Programma IP&A Drechtsteden. Jaarverslag 2009

Programma IP&A Drechtsteden

Jaarverslag 2009

Drechtsteden, april 2010 1

Inhoud 1. Inleiding ...................................................................................................................................................... 3 2. Hoogtepunten en vooruitzichten ............................................................................................................... 5 Hoogtepunten............................................................................................................................................. 5 Trends 2010-2015 ....................................................................................................................................... 6 3. Organisatie programma IP&A ..................................................................................................................... 9 Wat IP&A doet ............................................................................................................................................ 9 Werkwijze van het programma IP&A ......................................................................................................... 9 Organisatiestructuur programma IP&A .................................................................................................... 11 4. Samenwerking in de regio ........................................................................................................................ 12 Afstemming in de regio ............................................................................................................................ 13 5. Deelprogramma’s ..................................................................................................................................... 15 5.1 Deelprogramma I: Automatisering en architectuur ........................................................................... 16 5.2 Deelprogramma II: Regionale informatievoorziening & processen .................................................. 18 5.2.1 Dienstverleningsprojecten: modern en vraaggericht .................................................................. 19 5.2.2 Basisregistraties: gegevens altijd correct en beschikbaar ........................................................... 23 5.2.3 Nieuwe wet-en regelgeving projecten ........................................................................................ 26 5.2.4 Projecten bedrijfsvoering: sneller, slimmer & goedkoper........................................................... 27 5.3 Deelprogramma III: Lokale Projecten ................................................................................................. 28 5.4 Deelprogramma IV: Projecten Servicecentrum .................................................................................. 29 6. Financiën ................................................................................................................................................... 30 7. Contact...................................................................................................................................................... 33

2

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag IP&A Drechtsteden 2009. IP&A staat voor informatievoorziening , processen en automatisering. Die naam geeft al aan dat het niet gaat om hard- en software alleen, maar om daadwerkelijke veranderingen in de bedrijfsprocessen en de inrichting van (moderne) informatiesystemen die daarvoor nodig zijn. Hoewel het programmaplan in juni 2008 door de Drechtraad is vastgesteld, startte het programma feitelijk al medio 2007. Dat was het moment waarop de Drechtsteden tot de conclusie kwamen dat de optelsom van alle lopende veranderingen te groot was. Het voormalige programma Drechtsteden Digitaal en het besturingsplan voor de oprichting van onder andere het Servicecentrum Drechtsteden en Gemeentebelastingen Drechtsteden zorgden voor veel veranderingen tegelijkertijd. En daar kwamen uitdagingen voor vernieuwingen binnen de gemeenten nog eens bovenop. Uitdagingen die we nu samenvatten met NUP (Nationaal Uitvoering Programma dienstverlening en e-Overheid). De Drechtsteden hebben een totaal andere – programmatische – aanpak gekozen voor het succesvol uitvoeren van het bestuursplan. Al snel bleek dat de totale ambitie niet geheel op de oprichtingsdatum van het Servicecentrum (01-04-2008) gerealiseerd kon zijn. De totale opgave moest worden uitgesmeerd over zo’n 3,5 jaar. Dat leidde tot het IP&A plan 2008-2011 dat in juni 2008 is vastgesteld. Ieder kwartaal wordt uitgebreid gerapporteerd over de voortgang van dit plan, maar dit is voor het eerst dat er ook een meer populair jaarverslag verschijnt. Na 2,5 jaren praktijk kunnen we vaststellen dat het programmatisch werken zijn vruchten heeft afgeworpen voor de Drechtsteden. De uitvoering van het bestuursplan is veiliggesteld. Stapsgewijs zijn de processen en informatiesystemen van wel 8 á 9 verschillende uitvoeringspraktijken grotendeels gestandaardiseerd binnen het Servicecentrum en Gemeentebelastingen Drechtsteden e.d. Samen vormden deze projecten het programma ‘Projecten SCD’ (4A). Dit programma is ruim binnen budget is gerealiseerd. Qua technologie was de opgave tweeledig. Met de komst van een regionaal servicecentrum moesten medewerkers op meerdere locaties binnen de Drechtsteden kunnen werken. Medewerkers van het Servicecentrum moesten met hun eigen applicaties en bestanden ook op gemeentehuizen kunnen werken en omgekeerd. Ook deze doelstelling is ruim binnen budget gerealiseerd (programma 4.B). De lange termijn betrof het vernieuwen en standaardiseren van de gehele ICT-Infrastructuur van de Drechtsteden (programma 1). Dit betekende 1 regionaal netwerk en rekencentrum, het vervangen van alle PC’s en verplaatsen van alle databestanden en applicaties van de oude computeromgevingen naar het nieuwe regionale rekencentrum. Dit was en is geen gemakkelijke opgave, niet in de laatste plaats door achterstallig onderhoud aan de oude ICT netwerken en ontoereikende beheer. Daar bovenop bleek het aantal werkplekken en het aantal gebruikte applicaties veel hoger te zijn dan vooraf begroot. Gelukkig vallen de materiële kosten mee, zodat de totale kosten op de lange termijn in lijn zijn met het begrote werkplektarief. Ondanks de extra kosten voor het opheffen van achterstallig onderhoud en ontoereikend beheer. We hebben op dit moment meer dan 1000 PC’s vervangen en ruim 500 3

applicaties verplaatst en we verwachten grotendeels klaar te zijn rond de jaarwisseling 2010/2011. De regionale projecten (Programma 2 wordt bekostigd uit de € 6,50 bijdrage per inwoner per jaar) betreffen wet- en regelgeving, basisregistratie zoals de BAG, dienstverlening en bedrijfsvoering. Een breed scala dus, waarbij we samenwerken met veel geledingen in de regio. Op dit gebied is sprake van een behoorlijke dynamiek. Daarom hebben we de behoeften van de gemeenten in kaart gebracht en doen we op verzoek van de gemeenten (op ambtelijk niveau) een verzoek tot bekostiging van een aanvullend IP&A plan voor 2010 t/m 2015. Ook voeren we lokale projecten uit op verzoek van de individuele deelnemers. Deze vormen deelprogramma 3. Deze lokale projecten zijn goed verlopen en ook daar blijven we gemiddeld ruim binnen budget. Qua uitvoering lopen met name de informatieprojecten helemaal niet slecht en zijn de technische projecten nu in ‘control’. Landelijk gezien zijn de Drechtsteden zeker de snelle volger die de Drechtsteden willen zijn. Toch zijn er een paar zorgen. Het programma is heel breed en raakt heel veel facetten van de bedrijfsvoering. En die hoeveelheid samen met de regionale dimensie van 8 á 9 deelnemers maakt het geheel complex, ondanks een duidelijke structuur, organisatie en rapportagecyclus. De aanpak van de op die complexiteit afgestemde programmaorganisatie sluit nog niet altijd aan op de werkwijzen van gemeenten. Dat uit zich bijvoorbeeld in een gevoel dat een gemeente – wel formeel, maar praktisch gezien onvoldoende als (mede)opdrachtgever kan fungeren. En, hoewel dat gevoel het vertrouwen wel eens op de proef stelde, lijkt dat de laatste tijd aanmerkelijk beter te voelen. Een volgend punt van aandacht is de inhuur van extern personeel. Een aantal interne I&Adeskundigen heeft hun kwaliteit zonder twijfel aangetoond. Ze vervullen cruciale rollen in de uitvoering van het programma en halen hier een grote portie arbeidsvreugde uit. Toch is de afhankelijkheid van extern personeel nog te groot en hebben de Drechtsteden onvoldoende oog voor de kwaliteit. Het Servicecentrum doet dan ook terecht voorstellen om de pool van eigen deskundigen uit te breiden, maar een meer structurele bekostiging van regionale programma is daarvoor nodig. Het programmatisch werken heeft ervoor gezorgd dat de Drechtsteden zich blijven ontwikkelen tot moderne, krachtige dienstverleners. We hopen dat we de ervaringen vanuit dit programma kunnen hergebruiken in het Innovatie Programma Drechtsteden en de brede doorlichtingen en dat uit de verbinding tussen de regionale programma’s een krachtige veranderorganisatie groeit, die de Drechtsteden in staat stelt om de toekomstige opgaven met succes te vervullen. Het CIO-office neemt de handschoen op. Math Muijres, CIO Drechtsteden

4

2. Hoogtepunten en vooruitzichten “We staan in de regio op een breekpunt. We gaan weer een nieuwe periode in. En dan niet alleen een nieuwe raadsperiode, maar ook een nieuwe periode van verdergaande samenwerking en professionalisering. Qua informatisering wordt dit breekpunt duidelijk met de komst van een nieuw vijfjarenplan: het IP&A-plan 2010-2015. Samen met alle deelnemers kijken we terug op 3 jaar regionale informatisering en automatisering. En we kijken naar de komende 5 jaar, waarin de gemeente hét loket voor de overheid wordt.” Math Muijres

“Ondanks alle verschillen kiezen we er als regio toch voor om onderwerpen samen op te pakken. De wil is er om over de verschillen heen te stappen.” Ton Mol, beleidsadviseur I&A.

Hoogtepunten Hans Tanis (wethouder Drechtstedenbestuur met in 2009 IP&A in zijn portefeuille) en Math Muijres (CIO Drechtsteden) blikken terug. Moeilijke start Ieder begin is moeilijk. Dat gold ook voor het programma IP&A. Zeker het creëren van één ICT netwerk voor de hele regio blijkt zwaarder dan voorheen in geschat. Math Muijres (CIO Drechtsteden) legt uit hoe dat kwam. ”Oude netwerken functioneerden slechter dan we voorheen dachten. Door teveel achterstallig onderhoud moesten we ook aanpassingen doen aan de oude netwerken. Bovendien was er onvoldoende kennis intern aanwezig voor het hele traject. Maar over dit dieptepunt zijn we heen. We hebben een hoop geleerd van de overzetting van Hendrik-Ido-Ambacht, die toch min of meer proefkonijn waren. Zonder de inzet en het vertrouwen van deze gemeente was het niet gelukt. Inmiddels zit de vaart er weer in en gaat de ene na de andere Drechtstedenorganisatie over op het nieuwe, regionale

netwerk.”

5

“Als je zorgt dat alles op de werkplek werkt, creëer je ruimte om verder te kijken. Zo simpel is het.” Jos Boer, accountmanager SCD

Belangrijke bijdrage oprichting servicecentrum Vanuit een hoop IP&A projecten is gewerkt aan het laten van het Hans functioneren Tanis servicecentrum. Denk bijvoorbeeld aan de 500 werkplekken (qua ICT) aan de Noordendijk, het terugbrengen van applicaties voor financiën en facilitair management en het bouwen en de eerste invulling van het virtuele serviceplein. “Als je kijkt dat we pas 2 jaar bezig zijn, vind ik dat een presentatie van formaat. Het samenvoegen van 7 culturen, organisaties en alle bijbehorende werkwijzen is een omvangrijke klus, die wij als Drechtsteden wel geklaard hebben”, vertelt Hans Tanis. “Het servicecentrum is nog niet klaar. We moeten nog verder stabiliseren en verbeteren. Het programma IP&A kan hier een belangrijke rol inspelen. We moeten kijken hoe we nog slimmer en praktischer kunnen werken. Deze stappen horen ook gewoon bij de fase waarin het servicecentrum zich nu bevindt.” Schroevendraaier in de hand Math Muijres: “Als samenwerkingsorganisatie Drechtsteden zijn we enorm gegroeid. In 2007 stond ik nog letterlijk met een schroevendraaier aan het netwerk te sleutelen om een acute storing op te lossen. Nu is de rol van informatisering en automatisering erkend in de regio. We weten dat we niet zonder kunnen.”

Hans Tanis (wethouder Drechtstedenbestuur)

Trends 2010-2015 Wat kunnen we verwachten de komende jaren? We blikken alvast vooruit samen met Hans Tanis (wethouder Drechtstedenbestuur), Math Muijres (CIO Drechtsteden), Ton Mol (beleidsadviseur I&A), Henk Willem Langhorst (contramal gemeente Sliedrecht), Pieter van Loon (contramal gemeente Zwijndrecht) en Jos Boer (accountmanager SCD). Breder kijken dan alleen ICT Volgens Hans Tanis en Math Muijres is het belangrijk om naar de hele keten te kijken. “De hele keten draait om samenwerking. ICT is één schakel van de keten en is niet leidend. We mogen de andere schakels, zoals Personeelszaken, Communicatie en 6

“Verder kijken dan alleen de ICT. ICT is geen doel, maar een middel. Bij veranderingen moet aan alle aspecten (organisatie, cultuur, communicatie én techniek) aandacht besteed worden. Dan is de kans dat de beoogde doelen gehaald worden, bijvoorbeeld betere dienstverlening, groter.” Ton Mol, beleidsadviseur I&A. Bedrijfsvoering niet vergeten”, aldus Hans Tanis. Math Muijres vult aan: “ICT mag geen doel op zich worden. ICT projecten zijn mooi, maar zijn altijd bedoeld ter ondersteuning of verbetering van iets. Daarom kijken we als Drechtsteden steeds breder. De invoering van de Omgevingsvergunning is een goed voorbeeld van ketensamenwerking. De invoering heeft gevolgen voor de ICT, maar ook voor de organisatiestructuur, samenwerkingspartners zoals de Milieudienst ZuidHolland Zuid (wie gaat deze vergunningen afhandelen?) en voor de communicatie naar de burger.” Bezuinigingen In de komende jaren moeten miljarden bezuinigd binnen de gehele Nederlandse overheid. Dat gaan de gemeenten merken. “Hoewel er minder geld komt vanuit het rijk, wordt van gemeenten nog steeds verwacht dat ze inspelen op de veranderende maatschappij en nieuwe regels en wetten in voeren. Kortom steeds meer taken en minder geld. Juist daarom moeten we gebruik maken van onze gezamenlijke kracht als Drechtsteden. Samen doen is nog altijd goedkoper dan ieder voor zich,” vertelt Math Muijres. Henk Willem Langhorst (Sliedrecht) ziet ook nog een mogelijkheid om binnen het programma te besparen. “Omdat we als gemeenten continue moeten blijven veranderen, verwacht ik dat goede projectleiders nodig blijven. Niet alleen de komende 5 jaar. Daarom is het verstandig om te investeren in een groep vaste projectleiders. Nu worden de meeste projectleiders extern ingehuurd. Door deze (deels) te vervangen door interne projectleiders scheelt dat in de kosten en blijft kennis behouden voor de regio.” Regiegemeenten Een 3e trend die in de regio werd genoemd is die van gemeenten als regisseurs. “Als gemeenten willen we ons steeds meer richten op onze primaire taken, zoals paspoorten verstrekken, vergunningen verlenen, zorg dragen voor een goede inrichting en onderhoud van de openbare ruimte e.d. De overige taken besteden we het liefst zoveel mogelijk uit,” vertelt Henk-Willem Langhorst (Sliedrecht). Drechtsteden als snelle volger Ton Mol (beleidsadviseur I&A) heeft voor het vernieuwde IP&A-plan met vrijwel alle directies en MT’s van alle deelnemers gesproken over de ambities van de Drechtsteden. “Uit deze gesprekken bleek dat de Drechtsteden zichzelf graag zien als ‘snelle volger’. Dat betekent dat we als Drechtsteden niet met alles de 1e hoeven te zijn. We kiezen bewust om niet als 7

koploper de initiële technologische risico’s te lopen, maar technologie die zichzelf heeft bewezen wel snel willen overnemen.” Steeds meer en verder samenwerken Volgens Pieter van Loon (Zwijndrecht) werken we steeds meer samen in de Drechtsteden. “Niet alleen door onze afdelingen samen te voegen in het servicecentrum of door IP&A projecten, maar ook door elkaar op te zoeken. Steeds meer medewerkers vormen met collega’s uit andere Drechtstedenorganisaties vakgroepjes om kennis te delen over een specifiek onderwerp.” Ook Jos Boer (SCD) ziet dat het samenwerken en afstemmen steeds beter gaat in de regio. “De afstemming met verschillende gemeenten is de afgelopen jaren verbeterd. Het bewustzijn dat we elkaar nodig hebben is sterk gegroeid. Ik verwacht dat dit bewustzijn de komende jaren alleen nog maar groter en sterker wordt.”

Pieter van Loon met Terry van Ditmars (raadsgriffier Zwijndrecht) in de papierloze Raadzaal van Zwijndrecht: bits en bites in de praktijk.

8

3. Organisatie programma IP&A “De materie van wat het programma precies doet is lastig te omschrijven. Dat merkte ik met name toen we begin van het jaar een informatieavond hielden voor de Drechtraad. Samen met Math Muijres, Ina Sjerps en Rob Beek hebben we het programma en de noodzaak geprobeerd uit te leggen.” Hans Tanis, wethouder Drechtstedenbestuur,in 2009 portefeuillehouder organisatieontwikkeling en IP&A Drechtsteden.

Wat IP&A doet Het programma IP&A is verantwoordelijk voor goede projectresultaten richting de Drechtstedenorganisaties. Kort door de bocht zorgt IP&A voor de apparatuur en applicaties op de werkplek, die medewerkers in staat stellen inwoners en bedrijven beter van dienst te zijn. Maar IP&A doet dit in de breedste zin van het woord. Uiteenlopende activiteiten die nodig zijn om bijvoorbeeld een nieuwe wet goed te laten functioneren bij 1 of meerdere deelnemers kan binnen een IP&A project vallen. Dit kan uiteenlopen van het opstellen van of adviseren over functieprofielen tot het (her)ontwerpen van processen. Mooi gezegd: we (her)ontwerpen, ontwikkelen en voeren (ICT) oplossingen (producten) in op het gebied van informatievoorziening en automatisering. Maar we houden ons ook bezig met het digitaliseren en tegelijk optimaliseren van werkprocessen. Denk hierbij aan het digitaal afhandelen van parkeervergunning aanvragen of evenementvergunningen.

Werkwijze van het programma IP&A Binnen het programma werken we projectmatig. Dit heeft als voordeel dat we als programma onderwerpen gestructureerd regionaal dan wel lokaal oppakken. Bovendien maakt projectmatig werken controle op budget en planning mogelijk. Afstemming beleid en architectuur Voordat projecten van start gaan toetst de afdeling informatiserings-en automatiseringadvies en beleid (IAB) de voorgestelde oplossingen. IAB toetst of de oplossingen passen binnen de afspraken die we regionaal hebben gemaakt op de gebieden informatisering en automatisering (I&A). Deze afspraken zijn door IAB vertaald naar I&A beleid en de architectuur. Een voorbeeld van zo’n afspraak is: ‘aan welke voorwaarden moet een nieuwe applicatie voldoen om te kunnen werken binnen ons netwerk?’. De afdeling IAB adviseert het

9

netwerkberaad en de CIO over de te maken afspraken. Daarnaast werkt IAB de afspraken uit en bewaakt de naleving ervan. Start van een project Een project start altijd met een vraag, probleem of verzoek vanuit een of meerdere deelnemers. Als in overleg met de deelnemers en het servicecentrum wordt besloten dat het betreffende onderwerp bij het programma IP&A thuishoort starten we een vooronderzoek. In het vooronderzoek wordt het vraagstuk verder onderzocht en een businesscase gemaakt. In de businesscase staan de kosten, baten, randvoorwaarden en omvang van het project omschreven. Bij regionale projecten besluiten de gemeentesecretarissen vervolgens op basis van het vooronderzoek en de businesscase of er een project wordt gestart voor het vraagstuk. Tijdens het project Het project wordt altijd uitgevoerd in samenwerking met de betreffende deelnemer(s) en het servicecentrum. Afstemming gebeurt regelmatig met lokale stuur- en werkgroepen en de IP&A programmamanagers. Daarnaast wordt vanuit het programmabureau de voortgang van de projecten en het programma als geheel bewaakt. Hierbij wordt gelet op kosten, functionaliteit en doorlooptijd. Hierover wordt periodiek gerapporteerd, zowel naar de lokale als regionale opdrachtgevers. Na het project Het project is afgerond als de deelnemer(s) akkoord zijn met de oplossing voor het vraagstuk. Met het tekenen van een officieel opleverdocument is het project afgerond.

10

Organisatiestructuur programma IP&A

Netwerkberaad: is opdrachtgever van het programma IP&A en bepaalt welke projecten IP&A uitvoert. De CIO Drechtsteden is de schakel tussen het programma en het netwerkberaad. Het netwerkberaad bestaat uit de zes gemeentesecretarissen van de Drechtstedengemeenten en de directeur/secretaris Drechtsteden. De directeur van Zuid-Holland Zuid sluit aan bij bepaalde onderwerpen zoals het programma IP&A. Coördinatieplatform IP&A: bestaat uit de ‘lokale’ stuurgroepvoorzitters IP&A. Het coördinatieplatform adviseert het Netwerkberaad over de uit te voeren projecten. CIO Drechtsteden: is verantwoordelijk voor de regionale IP&A strategie, beleid, architectuur, de planning en neemt de leiding in dit proces. Het programma IP&A is een uitvoering van het strategische IP&A beleid. Programmabureau: is het stafbureau van de CIO en het programma IP&A. Hier zijn de taken financiën, control, communicatie en het secretariaat belegd. Beleid & architectuur: de afdeling IAB (voluit: informatisering-en automatiseringsbeleid en advies). Deze afdeling ondersteunt direct de CIO met betrekking tot beleid en architectuur en wordt daarom ook wel de CIO office genoemd. Programmamanagers: sturen de projectleiders aan.

11

4. Samenwerking in de regio Bij ieder IP&A project spelen drie partijen een cruciale rol; ♦ de deelnemers als opdrachtgever(s), ♦ de beheerorganisatie (Servicecentrum Drechtsteden) ♦ het programma IP&A zelf. Samenwerking is wellicht de grootste succesfactor van ieder project. Verantwoordelijkheden lokale organisaties Ieder project is in meer of mindere mate afhankelijk van één of meer opdrachtgevers. Voor het project is vaak inhoudelijke kennis (informatie) en capaciteit (personeel) nodig uit de organisatie van de opdrachtgever. Hoewel het programma de opdrachtgever hierover adviseert, is de lokale organisatie zelf verantwoordelijk voor het leveren van voldoende capaciteit, inhoud en organisatorische aspecten. De lokale organisaties werken bij de informatisering- en procesprojecten ook op deze manier.

“Als gemeente zijn we zelf verantwoordelijk voor onze eigen doelstellingen. Ook als IP&A een project voor ons uitvoert blijven we zelf eigenaar. Het programma IP&A is een hulpmiddel, maar als gemeente ben je in ‘control’.” Pieter van Loon, contramal Zwijndrecht Verantwoordelijkheden beheerorganisatie Na voltooiing van het project neemt het SCD het onderhoud en beheer over. Vanuit het

programma wordt geadviseerd over het in beheer nemen van het product, maar de verantwoordelijkheid ligt bij het SCD als beheerorganisatie. Het SCD kan voor haar eigen bedrijfsvoering tevens opdrachtgever zijn en heeft dus een dubbelrol.

12

Afstemming in de regio Afstemming binnen de regio vindt op alle niveaus plaats. Op strategisch niveau in het netwerkberaad tot operationeel niveau in projectwerkgroepen. Het aantal overleggroepen is te uitgebreid om hier allemaal te noemen, daarom beperken we ons in dit jaarverslag tot de overleggen op strategisch en tactisch niveau. Soms zijn medewerkers van het programma IP&A als deelnemer uitgenodigd en soms is IP&A zelfs initiatiefnemer. Overleg

Deelnemers

Coördinatieplatform IP&A De leden van het coördinatieplatform zijn één van de belangrijkste adviesorganen. De leden hebben een adviserende rol naar de gemeentesecretarissen en de directeuren van de Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid. Daarnaast zijn ze ook ‘ambassadeurs’ van het programma. Zij zijn het 1e aanspreekpunt voor IP&A projectleiders en voor de eigen organisatie. Zij vergaderen maandelijks.

Math Muijres (voorzitter), Nico Noorland (IP&A & Alblasserdam), Karel van Hengel (Dordrecht), Eric Loe (H-I-Ambacht), Erik Lam (Papendrecht), Henk Willem Langhorst (Sliedrecht), Pieter van Loon (Zwijndrecht) Reimke Hitimana (SDD), Jos Boer (SCD), Jaap Bakker (SCD), Adri van Gool (Regio ZHZ), Ton Mol (Beleidsadviseur CIO Office) Tjip Pasma (Programmasecretaris)

Stuurgroep Uniforme Werkplek Omdat in 2009 en 2010 alle PC’s bij de Drechtstedenorganisaties worden vervangen is deze regionale stuurgroep in het leven geroepen. Deze stuurgroep is ingesteld om het beheer van de nieuwe PC’s zo soepel mogelijk over te dragen van het programma IP&A naar het SCD.

Math Muijres (voorzitter) Jaap Bakker (SCD), Paul Wielaard (SCD), John van Eck (architect), Ben Akkerboom (IP&A) en Tjip Pasma (secretaris).

Stuurgroep Afstemming IP&A/SCD-Beheer Dit gaat om zaken die uitstijgen boven de Stuurgroep Uniforme Werkplek.

Ina Sjerps (voorzitter), Maarten Schurink, (gemeentesecretaris Dordrecht en portefeuillehouder ICT in het Netwerkberaad), Math Muijres (CIO Drechtsteden), Ben Akkerboom (IP&A) John van Eck (ICT architect), Jaap Bakker (SCD), Paul Wielaard (SCD) en Tjip Pasma (secretaris).

Wijzigings Advies Commissie Behandelt aanvragen voor wijzigingen aan de ICT architectuur waar IP&A en SCD het niet unaniem over eens zijn.

Ben Akkerboom (voorzitter), John van Eck (architect), Peter van Leeuwen (SCD), Hans Schermer (SCD), Paul Zweers (IP&A), Erik Jan Kas (IP&A) en Tjip Pasma (secretaris).

Stuurgroep Dienstverlening Onderzoeken de mogelijkheden om samen te werken bij het oprichten van een Klantcontactcentrum (KCC).

Karel van Hengel (voorzitter), Astrid de Jong (Papendrecht), Jan van der Laan (Alblasserdam), Eric Loe (H-I-Ambacht), Paul Leenders (Zwijndrecht), Laurens Mourik & Aart Siebel (Sliedrecht), Lies Kersten (Dordrecht), Jan Vroom (secretaris), Sander van der Zee (SDD) en Jan Maassen (IP&A). 13

Het komt ook voor dat leden van het programma IP&A sporadisch worden uitgenodigd. Voorbeelden van deze overleggen zijn: - het Netwerkberaad, waar Math Muijres als CIO regelmatig wordt uitgenodigd om een toelichting te geven op een vergaderstuk of kwartaalrapportage. Ieder kwartaal ontvangen de leden de kwartaalrapportage van het programma IP&A. - Portefeuillehoudersoverleg Middelen. Ook bij dit overleg schuift Math Muijres geregeld aan. In dit overleg zitten de wethouders van de gemeenten die middelen (zoals personeel, financiën, ict) functies in hun portefeuille hebben. - Regio controllersoverleg. Math Muijres wordt regelmatig uitgenodigd om bijvoorbeeld de rapportages toe te lichten die de financiële controllers ieder kwartaal ontvangen. Nieuwsbrieven en website Ook medewerkers die niet deelnemen aan de hierboven genoemde overleggen worden geinformeerd. Dit doen we structureel via een 2-maandelijkse nieuwsbrief (de IPA Info), de website www.drechtsteden.nl/ipa en via een informatiepagina op het intranet.

14

5. Deelprogramma’s De onderwerpen binnen het programma IP&A zijn verdeeld in vier deelprogramma’s: 1. Het eerste deelprogramma richt zich op een goede ICT infrastructuur: verbetering van de (kantoor)automatisering voor alle Drechtstedenorganisaties gezamenlijk. 2. Het tweede deelprogramma gaat over innovatieve projecten die bijdragen aan een transparante, efficiënte en effectieve in- en externe dienstverlening (ook de wettelijk verplichte projecten zoals de Basisregistraties en het Burgerservicenummer). 3. Het derde deelprogramma omvat allerlei lokale projecten; projecten die op zich niet regionaal zijn, maar wel samenhangen met of gevolgen hebben voor de regionale component (bijvoorbeeld: verhuizing van ICT- ondersteuning in Zwijndrecht). 4. Deelprogramma vier tot slot richt zich specifiek op de vorming van het servicecentrum en de onderliggende procesveranderingen (bijvoorbeeld: digitale post via Mozaiek).

Samenhang tussen de deelprogramma’s Hoewel de vier deelprogramma’s hun eigen doelstelling hebben is er een sterke onderlinge afhankelijkheid. Zo kunnen regionale informatiesystemen niet werken als de datacommunicatie (uitwisseling van gegevens) niet eerst via Drechtnet is geregeld. Meer in het algemeen is een goede technische basis het fundament voor goed werkende informatiesystemen. Een aantal oplossingen voor het SCD (deelprogramma 4), zoals het Virtueel Serviceplein en Mozaiek Post, zijn afhankelijk van de ontwikkelingen van Mozaiek zelf binnen deelprogramma II. En de digitale dienstverlening – en in de nabije toekomst organisatieontwikkelingen zoals het Klant Contact Centrum – kunnen niet worden opgelost zonder het invoeren van Mozaiek Post bij het SCD in deelprogramma IV. De programmatische aanpak brengt de noodzakelijke samenhang.

15

5.1 Deelprogramma I: Automatisering en architectuur “In Zwijndrecht werken we eigenlijk al sinds 2008 met het flexplek concept op ons lokale netwerk. Overal kunnen inloggen en werken op ‘thin clients’. Toen was het een ingrijpende verandering, maar achteraf valt het eigenlijk wel mee. Het is gek hoe snel dingen wennen.” Pieter van Loon, contramal Zwijndrecht.

In 2010 beschikken alle Drechtstedenorganisaties gezamenlijk over één regionaal netwerk. Deze ‘regionale ICT infrastructuur’ verbindt letterlijk alle organisaties met elkaar. Hierdoor is het voor iedere medewerker met een standaard werkplek technisch mogelijk om op iedere locatie (ook thuis) in te loggen en te werken met eigen bestanden en programma’s. Waar nodig blijven specifieke werkplekken voor specifieke taken beschikbaar. Wat gaat er gebeuren? Op weg naar een regionale ICT- infrastructuur worden in de periode 2008 - 2011 onderstaande zaken geregeld: inrichten van een Regionaal Rekencentrum, een plaats waar alle apparatuur staat die nodig is om een regionaal netwerk te laten draaien (servers, telefooncentrale, maar ook bijvoorbeeld koelsystemen, elektriciteitsvoorzieningen, harde schijven etc.) – in feite is dit de ruggengraat van de regionale infrastructuur; vervangen van het merendeel van de computers door PC’s die werken vanaf centrale servers die in het Regionale Rekencentrum staan. Vervangen van de telefooncentrales, toestellen en telefoonnummers. Verbinden van alle Drechtsteden locaties aan het glasvezelnetwerk Drechtnet. Verplaatsen van bestanden (data) en applicaties van de oude, lokale rekencentra naar het nieuwe, regionale rekencentrum. Vervangen van de multifunctionals1 bij de Drechtstedenorganisaties. Waarom is dit programma nuttig? Voor de individuele medewerker: overal en altijd inloggen en werken; op iedere locatie in de Drechtsteden en vanuit huis toegang tot je eigen programma’s, bestanden en mail; bestanden gaan niet meer verloren, omdat ze centraal worden opgeslagen in het regionale Rekencentrum, waar doorlopend een back-up wordt gemaakt; computers en systemen zijn sneller en stabieler, omdat gewerkt wordt via het glasvezelnetwerk (Drechtnet). Voor de organisatie: Schaalvoordeel, door zoveel mogelijk gezamenlijk in te kopen besparen we aanzienlijk. Meestal door middel van een Europese Aanbesteding. Denk aan: computers, vaste telefoontoestellen, aanschaf en licenties voor applicaties. 1

Multifunctionals zijn apparaten die kunnen printen, faxen, scannen en kopiëren.

16

-

Efficiënter in onderhoud en beheer, door applicaties, telefooncentrales en ICT netwerken te centraliseren kunnen we ze regionaal gebruiken in plaats van lokaal. Daardoor besparen we op onderhoud en beheer.

Voor burgers en bedrijven: betere beveiliging en privacybescherming, betere mogelijkheden voor dienstverlening buiten kantoortijden etc. Terugblik 2009 programmamanager Ben Akkerboom

In 2009 is het Drechtnet (het glasvezelnetwerk dat alle deelnemers verbindt) klaar gemaakt voor gebruik door alle Drechtstedenorganisaties. Tevens zijn alle voorbereidingen getroffen voor het nieuwe, regionale rekencentrum om de gebruikers er naartoe te kunnen verhuizen. Eén van de voor de gebruikers meest zichtbare projecten – het vervangen van de PC’s op de werkplekken – is gestart in het tweede kwartaal van 2009. In H-I-Ambacht is een ‘proefverhuizing’ uitgevoerd en is de nieuwe infrastructuur getest. Daarna is de daadwerkelijke ‘digitale verhuizing’ gestart bij de kleinere gemeenten, met H-I-Ambacht als 1e in juni 2009. Alblasserdam is als 2e gemeente overgezet in november 2009. Eind 2009 waren de voorbereidingen voor Papendrecht, Dordrecht en de GGD in een vergevorderd stadium. Oorspronkelijk is in 2007 ingeschat dat de totale “verhuispopulatie” ca 3300 werkplekken, 4000 gebruikeraccounts en 800 applicaties zou omvatten. Gaandeweg de werkplekverhuizing bleek, dat deze aantallen aan de lage kant waren. Momenteel houden we rekening met 4400 werkplekken, 5000 gebruikersaccounts en 1600 applicaties. Samenhangend met de werkplekverhuizing moet ook de data (bestanden) verhuisd worden van de oude computeromgeving naar de nieuwe omgeving. Dit is een technisch ingewikkeld en arbeidintensief proces, maar onttrekt zich aan het blikveld van de gebruikers. De voorbereiding voor H-I-Ambacht zijn eind 2009 opgestart. Nadat dit is afgerond, kunnen de oude, lokale computeromgevingen worden opgeruimd. Ook met de nieuwe digitale telefonie is in 2009 een begin gemaakt. Na afronding van de Europese aanbesteding en de selectie van een leverancier is bij het SCD een nieuwe telefooncentrale gebouwd. Vervolgens is het SCD als eerste onderdeel aangesloten op deze centrale. In januari 2010 is in het oude rekencentrum van Dordrecht een tweede telefoniecentrale opgebouwd. Deze dient als back-up voor de centrale bij het SCD. Naast dit alles is in 2009 ook gestart met een Europese aanbesteding multifunctionals (apparaten die kunnen kopiëren, printen, faxen en scannen). Het doel is om een leverancier te selecteren die voor de gehele Drechtsteden de (doorgaans sterk verouderde) multifunctionals gaat vervangen. Vooruitblik 2010 In 2010 is 90% van alle werkplekken en circa 70% van alle data verhuisd naar de nieuwe omgeving. Het restant wordt afgerond in het eerste kwartaal 2011. Vrijwel alle gebruikers worden volgens planning aangesloten op de nieuwe telefooninfrastructuur. Organisaties kunnen alleen later aangesloten worden bij afwijkende telefoniecontracten of als er specifieke telefooncentrales in gebruik zijn. Alle multifunctionals, waarvan het contract is afgelopen, worden vervangen door nieuwe.

17

5.2 Deelprogramma II: Regionale informatievoorziening & processen In 2010 behoren de Drechtsteden nog altijd tot de voorlopers in Nederland op het terrein van digitale dienstverlening. Grootschalige nieuwe (wettelijk verplichte) opgaven die te maken hebben met betere dienstverlening aan burgers en bedrijven zijn op regionaal niveau opgepakt. Veel veranderingen hebben geleid tot intensievere samenwerking en leiden tot structurele besparingen. Waar gaat het om? Onder de verzamelnaam ‘regionale informatievoorziening’ worden in totaal zo’n 30 (sub)projecten uitgevoerd. Waar het bij deelprogramma I plat gezegd gaat om ‘kabels en beeldschermen’, gaat het in dit deelprogramma II om de uitwisseling en het gebruik van gegevens en veranderingen in processen onder andere door nieuwe wetgeving. Deze projecten hebben direct effect op de werkzaamheden van een werknemer. Waarom is dit programma nuttig? Voor de individuele medewerker: ♦ maakt werkvoorraad en afhandeling van aanvragen en bezwaren overzichtelijker: van begin tot eind is helder wie welk dossier in behandeling heeft en wat de stand van zaken is. Voor de organisatie: ♦ transparante, uniforme en gestructureerde gegevensuitwisseling tussen overheden en ♦ binnen een overheidsinstantie een bijdrage aan goede managementinformatie, waarmee achterstanden tijdig opgespoord kunnen worden (keteninformatisering). Voor burgers en bedrijven: ♦ door het consequent vastleggen van gegevens in Basisregistraties hoeft een burger niet steeds zijn gegevens door te geven wanneer hij in contact treedt met een overheid – informatie die bij de ene overheid bekend is, moet een andere overheid gebruiken; ♦ hoge kwaliteit van dienstverlening: steeds meer mogelijkheden om vragen, problemen etc. bij de gemeente neer te leggen op het moment en de manier die de inwoner of bedrijf zelf het meest prettig vindt – van klantcontact aan een balie tot volledig digitale afhandeling van een dienst. Wanneer is dit programma afgerond? De planning van de projecten verschilt sterk. Met Mozaiek wordt al enkele jaren gewerkt, maar verschillende onderdelen worden nog doorontwikkeld. Continu worden werkprocessen aan Mozaiek Zaken toegevoegd en worden nieuwe digitale diensten beschikbaar voor burgers en bedrijven. De invoering van de Basisregistraties is een jarenlang traject, waarbij ook veel afstemming met de landelijke overheid nodig is qua inhoud, middelen of schaarse menskracht. Clusters binnen dit deelprogramma De projecten binnen dit deelprogramma zijn onder te verdelen in vier clusters: dienstverlening, basisregistraties, bedrijfsvoering en nieuwe wet-en regelgeving. 18

5.2.1 Dienstverleningsprojecten: modern en vraaggericht Zoveel mogelijk interne en externe producten en diensten digitaliseren met behulp van het midoffice systeem Mozaiek. Inwoners, bedrijven en collega’s 24/7 informeren over de afhandeling van hun aanvraag of bezwaar. Via elk kanaal (telefoon, balie, post of digitaal) krijg je correcte en actuele informatie. Geheel volgens het dienstverleningsconcept Antwoord©, zodat de 6 Drechtsteden gemeenten zijn voorbereid op hun rol in 2015 als loket voor de hele overheid. Om die transparantie te kunnen bieden aan inwoners en bedrijven digitaliseren we zoveel mogelijk producten en diensten en de bijbehorende werkprocessen. Het digitaal afhandelen van producten en diensten heet ‘zaakgericht werken’. Waarbij het werkproces wordt aangeduid als ‘zaaktype’ en een individuele aanvraag of bezwaar als ‘zaak’. Terugblik programmamanager Jan Maassen “In 2009 is hard gewerkt aan de dienstverleningsagenda. Hierbij stonden een aantal projecten centraal. Tot 2009 werkte vooral de gemeente Dordrecht met ‘zaken’ (=gedigitaliseerde werkprocessen). In 2009 lag de nadruk juist op het invoeren van zaakgericht werken bij de andere Drechtstedengemeenten. In het begin van 2009 ging dit moeizaam. Dit is een logische ontwikkeling. Zaakgericht werken betekent immers een geheel nieuwe en transparante manier van werken. Daarnaast is het noodzakelijk dat het digitaliseren van zaaktypen gebeurt in nauwe samenwerking met de gemeenten. ‘Wij kunnen wel een feestje organiseren, maar het is uiteindelijk de gemeente die het (samen met de burger) moet vieren’. Langzamerhand kwamen we met de gemeenten in een positieve cadans. Dit leverende vooral in het laatste deel van 2009 mooie resultaten op voor en door alle betrokken partijen. Gezamenlijk is het besef gegroeid van de noodzaak om te blijven werken aan het centraal stellen van inwoners en bedrijven om deze optimaal te bedienen. Dit optimaal bedienen heeft ook betrekking op het optimaal informeren, daarvoor is landelijk het concept Antwoord© bedacht. In 2009 hebben we samen met de gemeente Dordrecht dit concept nadere invulling gegeven door het volledige productenaanbod om te vormen tot vraaggerichte informatie in plaats van aanbodgericht. Hiermee is een solide basis gelegd om dit in 2010 voor alle andere Drechtstedengemeenten toe te passen. In de loop van 2010 gaat 19

iedere 2 maanden 1 gemeente over. Op 1 oktober 2010 hebben alle gemeenten de productinformatie conform Antwoord© op hun website. Er ligt een uitdaging voor de Stuurgroep Dienstverlening om in het beheer hiervan, op een slimme manier gebruik te maken van de kracht van de Drechtsteden. Immers een goede informatievoorziening aan inwoners en bedrijven vergt continue intensieve aandacht. In het kader van de Europese Unie is in 2009 succesvol de Europese Dienstenrichtlijn bij alle Drechtstedengemeenten ingevoerd. De richtlijn is opgesteld om belemmeringen zoals regelgeving, administratieve lasten en hoge kosten voor Europese ondernemers weg te nemen of te verminderen. Goed om hierbij te vermelden is dat de Drechtsteden door het Ministerie van Economische Zaken als voorbeeld dienden. Tegelijkertijd is de informatievoorziening aan bedrijven verbeterd. Door de invoering van de samenwerkende catalogi is de lokale informatie ook vanuit landelijke loketten beschikbaar. Dit betekent dat ondernemers, onafhankelijk van de overheidswebsite waarop ze hun zoektocht naar informatie starten, door de koppeling van catalogi altijd de gewenste producten en diensten vinden. Vooruitblik 2010 Voor 2010 is het de bedoeling om in nauwe samenwerking met de Stuurgroep Dienstverlening 3 vernieuwingen op te nemen bij het digitaliseren van werkprocessen: 1. Het clusteren van producten in productpakketten. Een productpakket kan in één keer opgepakt worden, waarbij één gemeente het voortouw neemt. Vervolgens kan dit productpakket bij alle Drechtstedengemeente (met kleine aanpassingen) worden ingevoerd. Een voorbeeld van zo’n productpakket zijn meldingen openbare ruimte. In Dordrecht zijn deze producten gedigitaliseerd en deze worden nu met kleine wijzigingen ingevoerd bij de andere gemeenten. 2. Nog meer streven naar zoveel mogelijk hergebruik van digitale werkprocessen, waarbij het uitgangspunt geldt: hergebruik of leg uit. Tot en met 2009 werden werkprocessen per afdeling gedigitaliseerd. Kon het digitale werkproces vervolgens hergebruikt worden in de regio, dan was dat mooi meegenomen. Vanaf 2010 wordt het hergebruiken van zaaktypen een stuk minder vrijblijvend. 3. Verbeteren van de werkprocessen. Om dit te bereiken moeten werkprocessen die worden herontworpen voldoen aan de vereisten vanuit de regionale visie op de dienstverlening: kwaliteit, efficiency en lokale eigenheid. De stuurgroep Dienstverlening gaat hiermee een stap verder dan in de jaren ervoor. Waar lokale afdelingen eerst zelf mochten bepalen op welke manier zij hun werkproces wilden digitaliseren neemt vanaf 2010 de stuurgroep hierin een sturende en verantwoordelijke rol. Op regionaal niveau wordt gekeken hoe de werkprocessen het beste kunnen worden ingericht. Dankzij de aandacht voor de lokale eigenheid blijft de gemeente voor inwoners en bedrijven het aanspreekpunt.

20

Het budget uit het strategisch programma 2007-2011 is op. Indien ingestemd wordt met het Informatieplan 2010-2015 komt er nieuw budget beschikbaar. Op dat moment kan vanuit de Stuurgroep Dienstverlening gewerkt worden aan de “Bouwstenen voor een Moderne Dienstverlening”. Hierin staan de elementen omschreven die nodig zijn om te komen tot een regionaal Klant Contact Centrum (KCC) in de Drechtsteden, volgens de prioritering: ‘moeten, willen en kunnen’. Dit om de dienstverleningsvisie conform commissie Jorritsma (Klant contact centrum) in 2015 te kunnen realiseren. In deze visie functioneert de gemeente als toegangspoort voor alle overheidsdienstverlening.

Nieuwe functies in Mozaiek

Mozaiek is een midoffice systeem dat regionaal wordt doorontwikkeld. Het voornaamste voordeel van dit midoffice systeem is dat het helpt om transparantie te bieden aan inwoners, bedrijven, maar ook aan medewerkers en managers.

In 2009 is vooral hard gewerkt om Mozaiek in al zijn facetten regio-proof te maken, waarbij Mozaiek daadwerkelijk inzetbaar is voor alle Drechtstedengemeenten en ruimte biedt aan de “Couleur Locale”. In Mozaiek zijn in 2009 een aantal belangrijke, nieuwe functies ontwikkeld. De nieuwe mogelijkheden zijn: -

Mozaiek Antwoord. Informatie op de gemeente website aanbieden volgens het landelijke concept Antwoord. Begrijpelijke informatie over producten en diensten die goed vindbaar is. Dat is het uitgangspunt.

-

Bestuurlijk Informatie Systeem. Een handig hulpmiddel voor de griffie en de gemeenteraad, die recht doet aan het dualistische systeem. Vooralsnog is het systeem alleen in Dordrecht in gebruik. In 2009 startte een vooronderzoek om dit hulpmiddel ook in een aantal andere Drechtstedengemeenten te gaan gebruiken.

-

De afhandeling van zaken bij de gemeente Dordrecht zijn via mijnOverheid.nl te volgen. Hiervoor is de ‘Persoonlijke Internet Pagina’ gerealiseerd.

-

Management Informatiesysteem Zaken. Met 1 druk op de knop alle informatie over de afhandeling van (specifieke) zaken. Door criteria te selecteren wordt op maat managementinformatie getoond. Zo kunnen managers gemakkelijk zien of aanvragen tijdig zijn afgehandeld, welke (type) aanvragen bij welke afdeling en persoon liggen etc. 21

22

5.2.2 Basisregistraties: gegevens altijd correct en beschikbaar Via ‘Basisregistraties’ zijn overheden verplicht om bepaalde gegevens over inwoners, bedrijven of locaties op een vaste manier op te slaan en te hergebruiken. Dit voorkomt dat deze gegevens steeds opnieuw bij inwoners of bedrijven nagevraagd hoeven te worden. Eén keer informatie aanleveren bij één overheid moet genoeg zijn; de overheid moet er vervolgens zelf voor zorgen dat het gegeven voor allerlei diensten en processen gebruikt wordt. Nu zijn er landelijk naar schatting ongeveer 30.000 verschillende systemen. Dat moet minder versnipperd en eenvoudiger. Er komen meerdere wettelijk verplichte Basisregistraties. De meest bekende is de basisregistratie Personen, voorheen de GBA (de Gemeentelijke Basisadministratie) met persoonsgegevens over alle inwoners van een gemeente. Andere voorbeelden zijn de Basisregistratie Nieuw Handels Register, met kerngegevens van alle ondernemingen (vroeger de Kamer van Koophandel) en de basisregistratie Adressen en Gebouwen. De afzonderlijke Basisregistraties moeten uiteindelijk één, logisch, samenhangend geheel gaan vormen, het stelsel van Basisregistraties. Terugmeldplicht Als een gegeven uit een basisregistratie niet juist (lijkt) te zijn, is een overheidsorganisatie verplicht om dit te melden aan de landelijke voorziening2. Via de zogenoemde digimelding komt de melding binnen 1 werkdag bij de juiste bronhouder3 terecht en kan worden gecontroleerd of een gegeven wel of niet juist is. Dit heet ‘terugmelden’. Basisregistraties in de Drechtsteden In de Drechtsteden maken we samen de Basisregistraties mogelijk. Regionaal zijn IP&A projecten opgestart voor het invoeren van de basisregistraties. De Drechtsteden richten zich voorlopig op de invoering van vier Basisregistraties: Naam

Beschrijving

Bronhouder

Verplicht per

Basisregistratie

bevat persoonsgegevens over alle ingezetenen

Gemeente

01-01-2010

Personen

(voorheen de GBA).

Basisregistraties

De Basisregistratie Adressen registreert alle

Gemeente

01-07-2011

Adressen &

woonplaatsen, straatnamen en nummer-

Gebouwen (BAG)

aanduidingen. De Basisregistratie Gebouwen

Kadaster

01-01-2010

bevat gegevens over panden, verblijfsobjecten en (semi-) permanente standplaatsen en ligplaatsen. (kleinschalige)

Bevat gegevens over alle percelen, de

Topografie (BRT)

eigenaren daarvan en de kadastrale kaart waarop perceelsgrenzen staan.

2

In de landelijke voorziening staan de gegevens van de betreffende basisregistratie van alle bronhouders. Iedere basisregistratie heeft een landelijke voorziening. 3 Voor iedere basisregistratie is 1 bronhouder verantwoordelijk voor de gegevens. De bronhouder zorgt dat de gegevens correct en actueel zijn.

23

het Kadaster (BRK

bevat kleinschalige topografische kaarten.

Kadaster

01-01-2012

Deelname per gemeente Sliedrecht en Alblasserdam nemen niet aan het hele pakket van regionale ontwikkelingen deel. Sliedrecht neemt niet deel aan het opbouwen van een regionaal gegevensbestand BAG en Alblasserdam neemt in zijn geheel niet deel aan de opbouw en invoering van de BAG. Papendrecht beslist van geval tot geval om wel of niet te participeren, tot dusver neemt zij echter volledig deel aan het programma. Terugblik programmamanager Erik Steijn Erik Steijn is verantwoordelijk voor de invoering van de basisregistraties in de Drechtsteden. “In 2009 is een behoorlijke stap voorwaarts gezet in het realiseren van de diverse basisregistraties.” “De BAG is verreweg het moeilijkst om te realiseren. Dit komt omdat deze basisregistraties helemaal opgebouwd moesten worden. De gegevens stonden eerst in verschillende administraties. De afgegeven realisatiedatum van 1 juli 2009 bleek dan ook niet haalbaar. Sinds eind 2009 zijn we aan het regelen dat BAG gegevens uitgewisseld kunnen worden met andere overheidsorganisaties. Hiervoor is het nodig om aan te sluiten op de landelijke voorziening4 BAG. In december 2009 is voor Dordrecht getest of dit goed werkt. Helaas zonder positief resultaat. We verwachten dat alle deelnemende gemeenten uiterlijk rond of kort na de zomer van 2010 zijn aangesloten op de landelijke voorziening. Hiermee voldoen de Drechtsteden ruimschoots aan de termijn, waarop het verplicht gebruik van de BAG in werking treedt (1 juli 2011).” Vooruitblik 2010 op de Basisregistraties Erik: “in 2010 werken we volop aan het aansluiten van de BAG op de landelijke voorziening. Daarnaast volgen we de landelijke ontwikkelingen op de voet. Zodra deze aanleiding geven tot het oppakken van acties in de regio gaan we dit zeker doen. Zo herstart bijvoorbeeld de basisregistratie Kadaster (BRK), zodra het Kadaster aangeeft dat de randvoorwaarden aan haar kant zijn ingevuld.” Voor de volgende basisregistraties zijn (nog) geen activiteiten aan de orde op grond van de landelijke ontwikkelingen: -

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT);

-

Basisregistratie Niet Ingezetenen; wordt toegevoegd aan de BRP;

-

Basisregistratie Ondergrond, voorheen DINO (BRO);

-

Basisregistratie Kentekens;

-

Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen (BLAU).

4

De landelijke voorzienig BAG is de optelsom van alle gemeentelijke basisregistraties Adressen en Gebouwen.

24

25

5.2.3 Nieuwe wet-en regelgeving projecten De landelijke overheid verplicht gemeenten om nieuwe wetten en regels in te voeren, veelal om de dienstverlening te verbeteren. Gemeenten moeten bijvoorbeeld hun bestemmingsplannen digitaal aanbieden en 25 vergunningen samenvoegen in de omgevingsvergunning. Deelprogramma II omvat ook projecten die het gevolg zijn van nieuwe wet- en regelgeving, waarvan besloten is om deze regionaal uit te voeren. Terugblik programmamanager Erik Steijn “Terugkijkend op 2009 kunnen we tevreden zijn met wat is gerealiseerd op het vlak van wet- en regelgeving projecten. Zo is het Burger Service Nummer succesvol ingevoerd en is de basis gezet voor de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (Wkpb). Met de Wkpb wordt het voor kopers en eigenaren van onroerende goederen makkelijker te achterhalen of er beperkingen gelden voor bijvoorbeeld een stuk grond. Zo kan een status als monument of een plicht tot bodemsanering de mogelijkheden beperken. Bovendien is er een voortvarende start gemaakt met: -

het digitaal kunnen aanbieden van bestemmingsplannen volgens landelijke standaarden via de gemeentelijke website (nieuwe Wet Ruimtelijke Ordening – nWRO),

-

het uit kunnen wisselen van informatie met het Kadaster over kabels en leidingen. Om zo beschadigingen aan kabels en leidingen te voorkomen (Wet Informatieuitwisseling Ondergrondse Netten- WION).

-

Het samenvoegen van alle 25 vergunningvormen die betrekking hebben op activiteiten in de buitenruimte in de omgevingsvergunning (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht- WABO).

Ik verwacht dat de genoemde wet- en regelgeving projecten in de loop van 2010 worden opgeleverd.”

26

5.2.4 Projecten bedrijfsvoering: sneller, slimmer & goedkoper Het programma omvat ook een aantal projecten die leiden tot verbeteringen in de bedrijfsvoering binnen de Drechtsteden. Een bekend voorbeeld is het regionaal intranet, om bijvoorbeeld intern informatie met elkaar te delen en interne verzoeken via het Serviceplein af te handelen. Een ander belangrijk project is het ‘Regionaal Raadpleeg GIS’. GIS is de afkorting van Geografisch Informatie Systeem. Een GIS is een ondersteunend informatiesysteem waarbij data een geografische dimensie hebben, zodat ze gekoppeld kunnen worden aan een bepaalde plek op aarde. Vaak wordt deze combinatie van data gevisualiseerd in plattegronden, topografische kaarten en grafieken met bijvoorbeeld bodeminformatie. Bekende toepassingen zijn de routeplanners op internet en de weerkaarten die in de media gebruikt worden. Overheidsinstellingen en nutsbedrijven gebruiken GIS onder meer om de ligging van verschillende nutsvoorzieningen bij te houden (rioleringen, gas- en elektriciteitsleidingen, drinkwaterleidingen etc.) en voor allerhande (ruimtelijke) processen: milieu- effectrapportages, bodemkwaliteitsmonitoring, groeninventarisaties en vastgoedbeheersystemen. Een voorbeeld van het gebruik van een driedimensionaal GIS waarbij naast de plaats ook de hoogte van belang is, is de risicoanalyse in gebieden die gevaar lopen bij overstroming. Terugblik programmamanager Jan Maassen “Hoewel bedrijfsvoering de afgelopen jaren wat minder in beeld is geweest dan de ontwikkelingen op het gebied van dienstverlening is er een grote stap gezet. In een zeer fors onderzoek is gekeken naar de mogelijkheden om over te stappen naar een volledig digitaal archief. Nu hanteren Drechtstedenorganisaties zowel digitale als papieren archieven. Dit komt doordat de digitale archieven nog niet voldoen aan de wettelijke archiefeisen. De resultaten van dit vooronderzoek zijn inmiddels aangeboden aan het Netwerkberaad.” Vooruitblik 2010 Jan Maassen: “in het nieuwe informatieplan heeft bedrijfsvoering een nadrukkelijker plaats gekregen. Grotere efficiency en meer integratie van gegevens staan hierbij centraal. In 2010 startten we om de Management- en verantwoordingsinformatie te bundelen en te verbeteren. Hiermee is het streven om deze informatie op een gelijk niveau te brengen met de informatie over de bedrijfsvoering in zaken (het MIZ).” 27

5.3 Deelprogramma III: Lokale Projecten Binnen het IP&A programma worden ook lokale projecten uitgevoerd onder directe verantwoordelijkheid van de lokale gemeente of regionale dienst, zoals een GRD dochter of de regio Zuid-Holland Zuid. De lokale projecten binnen dit deelprogramma zijn mogelijk ook interessant voor de andere deelnemers. Na het project kijken we samen met de deelnemers naar de mogelijkheden.

Terugblik door programmamanager Jan Maassen “In 2009 is ook een groot aantal lokale projecten uitgevoerd voor bijna alle aangesloten organisaties. Een fors traject is bijvoorbeeld het aanpassen en verbeteren van het Raadsinformatiesysteem in Dordrecht. Hiervoor is het regionale midoffice Mozaiek ingezet. Er is een nieuwe functie ingericht in Mozaiek, met de naam MozaiekBestuur. Mozaiek Bestuur is een handig hulpmiddel voor de griffie en de gemeenteraad, die recht doet aan het dualistische systeem. Vooralsnog is het systeem alleen in Dordrecht in gebruik. In 2009 startte een vooronderzoek om dit hulpmiddel ook in een aantal andere Drechtstedengemeenten te gaan gebruiken. In 2009 is ook een eerste verbeterslag gemaakt met het Virtueel Serviceplein van het SCD. Het verbeteren van het virtuele Serviceplein gaat ook door in 2010. Er staan al vervolgprojecten in de planning.” Het virtuele Serviceplein is het digitale loket van het servicecentrum. Medewerkers van de Drechtstedenorganisaties kunnen hier terecht voor uiteenlopende informatie en voor bijvoorbeeld het indienen van declaraties of het aanvragen van een nieuwe telefoon. Jan Maassen: “

28

5.4 Deelprogramma IV: Projecten Servicecentrum De projecten binnen dit vierde deelprogramma richten zich specifiek op de vorming van het Servicecentrum Drechtsteden (officieel op 1 april 2008 van start gegaan). Denk aan een project rond de digitalisering van werving & selectie voor alle Drechstedenorganisaties en aan het Virtueel Serviceplein. Dit laatste is het digitale loket van het SCD, bestemd voor de klanten van het SCD (dus de medewerkers van de Drechtsteden). Terugblik programmamanager Jan Maassen “De projecten binnen dit deelprogramma zijn in 2009 vrijwel afgerond. Een project wat de gehele Drechtsteden heeft geraakt is het project Mozaiek-Post.” Met Mozaiek Post wordt post bij het SCD gedigitaliseerd zodat deze digitaal kan worden afgehandeld. De post van iedere Drechtsteden gemeente komt binnen bij het SCD. Daar merkt de burger niets van, want iedere Drechtsteden organisatie behoudt zijn eigen postadres. Er zijn afspraken gemaakt met TNT Post, waardoor alle post direct bij het Servicecentrum wordt afgeleverd. Bij het SCD wordt de post gesorteerd, gescand en geregistreerd als een zaak. Deze zaken worden via Mozaiek verstuurd naar de juiste afdeling binnen de juiste Drechtstedenorganisatie. Eenmaal in de organisatie worden de zaken toegewezen aan een behandelaar die de zaak afhandelt binnen de gestelde termijnen. Cartoon digitale post:

29

6. Financiën In het initiële plan is een begroting opgesteld. Onderstaande tabel geeft inzicht in de begroting en besteding per deelprogramma.

Automatiseringsprojecten I

A

begroting

€

3.276.000

€

3.037.848

93%

€

2.964.000

€

2.236.025

112% nagenoeg gereed

€

962.506

€ €

69.506 6.309.506

€ €

6.236.379

99%

oorspronkelijk deelprogramma

€

16.307.654

begrotingsbijstelling PFO 29/10/2009

€

425.104

actuele begroting

€

16.732.758

€

16.732.757

100%

meerwerk iov SCD (MFA; LAN)

€

900.000 €

900.000

100%

meerwerk achterstallig beheer en onderhoud meerwerk applicaties (+400) en werkplekken (+700)

€

2.544.162 €

2.544.162

100%

€

2.586.641 €

2.586.641

100%

€

630.878 €

630.878

100% 100%

gereed

nagenoeg gereed

Uniforme Werkplek/GRID en Telefonie

onvoorzien totaal

€

23.394.438

€

23.394.437

€

1.065.549

€

1.073.915

kantoorautomatisering

€

1.011.094

€

758.609

75%

gereed

telefonie totaal

€

450.000

€

404.348

90%

gereed

€

1.461.094

€

1.162.957

80%

gereed

Lokale projecten automatisering

III IV

versie maart 2010

rekencentrum Correctie lease ipv koop

B

%€

Drechtnet Prijscompensatie totaal I

eindbeeld

Rekencentrum

B

diverse locale projecten ICT-infrastructuur voor SCD

Projecten informatievoorziening & processen II

begroting

eindbeeld

101% nagenoeg gereed

%€

Regionale (ontwikkeling) Informatievoorziening en Processen oud beleid A.

front en mid office

€

364.000

€

364.195

B.

wet- en regelgeving

€

374.400

€

325.500

C.

basisregistraties

€

2.000.955

€

2.031.735

102% nagenoeg gereed

D.

dienstverlening

€

1.424.800

€

1.424.800

100% nagenoeg gereed

E.

bedrijfsvoering

€

202.800

€

99.752

49%

Prijscompensatie

€

73.983

nog te bestemmen

€

416.000

telling

€

4.856.937

€

4.245.982

87%

nieuw beleid (niet opgenomen in strategisch plan 2007-2011) wet- en regelgeving b.

87%

nagenoeg gereed

gereed

€

763.536

€

707.978

c

basisregistraties

€

112.148

€

112.148

e.

bedrijfsvoering

€

142.800

€

147.613

telling nieuw beleid totaal

€ €

1.018.485 5.875.422

€ €

967.739 5.213.721

€

1.315.000

totaal Lokale projecten informatisering

€

5.875.422

€

6.528.721

111%

diverse locale projecten

€

1.434.007

€

1.359.225

95%

nagenoeg gereed

€

2.531.000

€

2.375.000

94%

99% gereed

nog te doen restant stelsel van basisregistraties bestaand beleid III IV

100% nagenoeg gereed

A

89%

Projecten SCD 24 projecten voor SCD

30

Toelichting financiën Deelprogramma I: automatiseringsprojecten De automatiseringsprojecten in deelprogramma I zijn opgedeeld in cluster A en B. Waarbij cluster A vooral de niet zichtbare projecten bevat, zoals de inrichting van het rekencentrum en het gebruiksklaar maken van het glasvezelnetwerk Drechtnet. Deze projecten zijn binnen budget afgerond. In cluster B zijn de projecten opgenomen om de PC’s bij alle Drechtstedenorganisaties te vervangen en de applicaties en data(bestanden) te ‘verhuizen’ van de oude computernetwerken naar het nieuwe regionale rekencentrum. Dit cluster is opnieuw gefinancieerd. Dat was nodig omdat het aantal te vervangen PC’s en te ‘verhuizen’ data(bestanden) en applicaties veel hoger was dan voorheen begroot. De wijziging in de begroting en de meerwerkposten zijn apart vermeld in het voorgaande overzicht en deze posten worden ook apart gemonitord. Deelprogramma 2: Projecten informatisering en processen Aan deelprogramma II zijn in 2009 een aantal projecten toegevoegd, die niet waren opgenomen in het strategisch plan IP&A 2007-20115. Dit kwam door nieuwe wetten en regels vanuit de landelijke overheid. Om de deelnemers toch van dienst te kunnen zijn, hebben we hiervoor budgetten gebruikt van projecten die tijdelijk stil liggen, zoals de invoering van de basisregistratie Kadaster. Deze ‘stille’ projecten zijn opnieuw opgenomen in het vernieuwde informatieplan 2010-2015. Dit besluit is genomen in overleg met de gemeentesecretarissen en de directeuren van de GRD en de regio ZHZ. Als we kijken naar de projecten die in het oorspronkelijke strategisch plan van IP&A zijn vastgesteld, dan blijft dit deelprogramma met 89% binnen de begroting. Er is budgetruimte voor geplande, nog in te stellen projecten, maar die is aangewend voor bekostiging van projecten als gevolg van nieuw beleid (zie hierboven). Als we de op grond van het oorspronkelijke plan eigenlijk nog in te stellen projecten meenemen, dan leidt deelprogramma II, met name in het project basisregistraties, wel tot een tekort waarvan de helft na de planperiode (na juli 2011). Deelprogramma 3: lokale projecten Deze lokale projecten zijn goed verlopen en ook daar blijven we gemiddeld ruim binnen budget.

5

Het huidige programma IP&A is gebaseerd op het strategische plan IP&A 2007-2011. Deze is te downloaden op www.drechtsteden.nl/ipa.

31

Deelprogramma 4: Projecten Servicecentrum Ook de projecten voor het Servicecentrum zijn opgedeeld in 2 clusters. Waarvan het 1 cluster (IV.B) automatiseringsprojecten bevat en het 2e cluster (IV.A) voornamelijk projecten bevat gericht op informatisering en processen. Het cluster IV.B (automatisering) is binnen budget afgerond. Het 2e cluster is zo goed als afgerond. Van de 24 projecten resteren voor 2 projecten kleine restwerkzaamheden. Die dragen we over aan het servicecentrum en sluiten het krediet – dat valt binnen de begroting van het SCD zelf – af.

32

7. Contact Bezoekadres: CrownPoint Spuiboulevard 336 3311 GR Dordrecht

Telefoonnummer: 078 639 6107

Emailadres: [email protected]

Faxnummer: 078 639 8080

Website: www.drechtsteden.nl/ipa

Postadres: Programma IP&A Drechtsteden Postbus 619 3300 AP Dordrecht

Programmamanagement:

Math Muijres CIO Drechtsteden 0620138436

Erik Steijn Programmamanager Informatievoorziening 0655735305

Jan Maassen Programmamanager Informatievoorziening 0651534879

Nico Noorland Hoofd Programmabureau 0652332660

Tjip Pasma Programma secretaris 0612907527

Monique Biesemann Programma assistent 0786396107

Kees Jan van Vliet Controller 0622994758

Hans Elderhorst Financieel medewerker 078 6396107

Yvonne van Staveren Communicatieadviseur 0647003801

Ben Akkerboom Programmamanager Automatisering 0655727347

Programmabureau:

33

Beleid & architectuur:

John van Eck ICT architect

0622528221

Mark Slooff Informatie architect 0651533873

Ton Mol Beleidsadviseur I&A 0651536828

Hindrik Jan Tilma Adviseur Informatiebeveiliging 078 6396195

Een overzicht van alle projectleiders en hun contactpersonen bij de verschillende Drechtstedenorganisaties vindt u op de website: www.drechtsteden.nl/ipa.

34