Regionaal ICT Overleg MidWest

Regionaal ICT Overleg MidWest Verslag vergadering 13 maart 2013

Opgesteld door: Kristien De Caluwé – V-ICT-OR

Regionaal ICT Overleg MidWest Verslag vergadering 13 maart 2013 Aanwezigen:

Regionaal ICT Overleg MidWest | 3/13/2013

E-mailadres

1

Naam

Aanwezig op 13/03/2013

[email protected]

Rik Van Steenkiste

JA

[email protected]

Enigo Vandendriessche (Schepen ICT)

JA

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Wouter Meeus Steven De Freyne Thomas Vandevyvere Isabelle De Langhe Johan Denys

[email protected]

Griet Coppé (Schepen ICT)

JA

[email protected]

Willy Vallaey (archivaris)

JA

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Wesley Verhaeghe Eddy Van der Stock Kristien De Caluwé Elisabeth Wiels Michael Anckaert Olivier Ramon Roeland Pledts Magali Penninck Sofie De Clerck Kris Devoldere Guy De Pourcq (Secretaris) Karl De Clerck (Schepen ICT) Maarten Nuytten

JA JA NEEN JA JA

JA NEEN JA JA JA NEEN NEEN NEEN NEEN JA NEEN NEEN JA

AGENDA: 09:00-09:15: Verwelkoming met koffie 09:15-10:45: • • •

Verhaal rond databeheer (klassement, omzetting naar geschikte archivering) (Johan Denys en Willy Vallaey, Roeselare) Recreatex: centraal boekings- en reservatiesysteem (aanpak & werking in Roeselare) Agility (FALCK): software voor helpdesk

11:00-12:30: • •

Rondetafel: plannen voor 2013 per bestuur Raamcontract ICT stad Brugge (door Johan, Roeselare & Wouter, Tielt)

12:30: Broodjeslunch

Introductie en verwelkoming Schepen ICT & IKZ en databeheer Stad Roeselare, Griet Coppé: Benadrukking van het belang van IT voor stad/gemeenten/regio’s. Uitwisseling/ervaring delen = stap vooruit! Politiek is onze wens => digitaal meer service naar bevolking toe! Hoe gestroomlijnder intern en extern, hoe beter, burger wil niet meer in de rij komen staan…. => uitdaging voor admin en voor infra en middelen!! Burger stelt meeste vragen tijdens de werkuren via digitale weg, niet erna… digitale weg zorgt niet altijd voor werkvermindering.

Kennis en Databeheer: Strategisch plan (klassement, omzetting naar geschikte archivering) (Johan, Willy - Roeselare) Gepresenteerd door WILLY en JOHAN: Zie ook PPT Roeselare op dit moment ook nog zoekende - Problematiek: veelheid van documenten, beheer archiefstukken hoe? 120 strekkende meter archief per jaar….efficiënt beheer? Er was geen strategie => focus op de creatie van het document op de dienst zelf Archief => oorspronkelijke archivering Bill Gates  : Word/Excel/… database, MAAR daarnaast nog n producten die niet gedigitaliseerd of slecht gefiled zijn => probleem! Informatie wordt slecht beheerd, chaos => geen correcte info naar de burger toe! Roeselare heeft wetenschappelijk onderzoek uitgevoerd => resultaat = advies gekregen om te werken rond 8 fases (zie PPT): processen, beleidsdoelstellingen, records aanmaak, soft-hardware vergelijken tegelijkertijd. ECM = Beschrijving verschillende punten/domeinnamen: Procesverandering => veranderen ook de middelen die je ervoor nodig hebt processen moeilijk punt: opgelet rij je niet vast op het definiëren vd verschillende processen, opbouwen en verbeteren op hetzelfde moment kan niet! Procesbeschrijving kan gerust door de personen die ermee bezig zijn zelf, maak gebruik vd kennis die er is. resultaatgericht werken moet mss op een andere manier? Tools moeten beschreven worden waarvoor ze dienen. (Fb dient voor dit, Word dient voor dat…)

Veranderingsmanagement: cultuur/organisatie interview door neutraal persoon !! nu reeds belangrijk: lacune aan hoe info moet beheerd worden: vb wet op de privacy, hoe ga je ermee om. Mensen willen dit wel doen, als ze het NUT ervan inzien, gebruiksvriendelijk alternatief. (VB goed framework hoe de docs moeten benoemd worden). Discussie: Tielt: ook al is het proces beschreven, de ambtenaar past het niet altijd toe . Hoe beheer ik Outlook is niet gekend noch door jonge noch door oude ambtenaren Algemene feedback zaal: Opleiding voor beheer van documenten is cruciaal! Sturing is nodig vanuit de gemeenten! Hergebruik van informatie: problematiek: er is geen archivering organogram en van wijzingen van functies van ambtenaren, deze records zijn niet bewaard. Kennisbeheer: toegang en delen van info => folderstructuur!!! Oplossingsintegratie: linken van docs – geen silo’s, anders geen e-gov Life cycle management: mensen niet meer toelaten zelf records te creëren – creëer templates waarin metadata al inzit. (waar gaat doc naartoe, duurtijd bewaring, toegankelijkheid, waar bewaren op harde schijf). Denk na hoe je de omgeving gaat structureren om maximaal resultaat te krijgen.


Samenwerking: stel de acties in vraag, welk resultaat bereik je ermee? Samenwerking is !!! maar je moet de mensen wel vertellen wat waarvoor moet gebruikt worden. SharePoint, Yammer…collab platformen => is prima tool maar je moet erover nadenken op voorhand! Hou het dan in testfase.

2

CONCREET: Opsomming van de stappen per project: Vb Definities vastleggen, analyse informatiecultuur Vastleggen van de records!! METADATA en INFO moeten gelinked zijn aan elkaar => zekerheid van authentieke bronnen (e-depo met info van het doc, ) vb vergunning verleend, maar is die wel verleend door de bevoegde ambtenaar? Is je systeem consistent? (e-depo / 3P: software archivering is in feite gewone DB, als we naar een e-gov gaan is het niet met 3P) Consultancy is gebeurd door RealDolmen en Delaware - Tot nu toe 15 000 euro besteed verspreid over 3 jaar Bedrag 10 000 euro voor (xml-)koppeling (vb. CEVI/Schaubroeck/Cipal) (Ingelmunster) Check bij V-ICT-OR: koppeling mid-office verhaal met verschillende soft van verschillende leveranciers => wetgeving uniformiseren want kost per stuk veel geld (cfr GRP) Hoe coördineren zodat de verschillende gemeenten niet telkens de volle pot moeten betalen. => Kristien checkt

Recreatex: centraal boekings en reservatiesysteem (aanpak & werking in Roeselare) Gepresenteerd door JOHAN: Zie PPT Doel: Voor cultuur en vrije tijd: algemeen pakket voor kassa, inschrijvingen, zaal reservatie, materiaaluitlening in verschillende diensten. Openbare aanbesteding met 2 aanbieders, waarvan de tweede nog moest opstarten met programmeren, van 0, hebben zelfs geen POC gemaakt. Historiek: 2009 jeugddienst Grabbelpas, 2010 sportdienst inschrijvingen sportkampen, testjaar, 2011 uitbreiding diensten, openbare procedure alle toek. modules => goedgekeurd.


Nu lopen: inschrijvingen jeugd & sport, met aut. betaling, inschrijvingen web gaat via login en paswoord, bij Pittem werkt inschrijvingen via e-id vanaf december 2012. Problematiek niet iedereen heeft e-id kaartlezer.

3

Bevolkingsgegevens worden geïmporteerd in Recreatex kan ook, of koppeling met gegevens van het Rijksregister (is uitgebreider, maar Johan is niet overtuigd dat Recreatex hieraan voldoet (want ‘privé’), facturatie gekoppeld aan Recreatex. Aanpak in Roeselare: 1. Back-office 2. Facturarie 3. Online gaan Bij Ingelmunster: verschillende diensten werken ermee maar op verschillende manieren => grote weerstand om te veranderen/integreren omwille van de problematieken . Recreatex ook ticketing en toegangscontrole, beveiliging, toegangscontrole, reserveringssysteem sportzalen (niet ivm verlichting/verwarming…), afhuren zalen enkel intern (niet publiek). Besluit: -

Niet iedereen is even tevreden. Recreatex stuurt onverwachte facturen, bij Oostrozebeke loopt dit via Schaubroeck. Onderhoudscontract tamelijk duur. Besluit Roeselare: stroomlijnen en vereenvoudigen van de reglementen en de tarieven. Release management en change management bij Syx/Recreatex is beneden alle peil, ook opgestarte usersgroep helpt niet… Nood aan mid-office pakket (cfr CRM) ivm integratie

AGILITY (Falck): software voor Helpdesk Zie PPT: Demo Melding definitie: ; tekortkoming in dienstverlening. Werkorders komen toe bij de juiste dienst! Draait op alle browsers Stratenlijst wordt gekoppeld aan CRAB, Bedoeling is om een App te ontwikkelen om foto te kunnen toevoegen (gsm) Zowel gegevens uit lokaal bevolkingsgegevensbestand als rijksregisterbestand mogelijk. Koppeling van dezelfde meldingen - Koppeling met Outlook => mogelijk Falck is niet auteur vh pakket (www.softsolsgroup.com)

RAAMCONTRACT BRUGGE Johan: als je kans hebt mee te doen, doe mee! Meestal goedkoper Vb. Lyreco Voordeel: -

je bent er niet aan gebonden samenwerking en delen van kennis ts de verschillende besturen – langlopende relaties met leveranciers => belangrijk naar continuiteit je hoeft zelf geen overheidsopdrachten meer uit te schrijven als je niet genoeg kennis hebt ivm zaken heb je contactpersonen bi het raamcontract meestal goedkoper

Raamcontract Brugge: inhoud: 16 loten hard-software, consultancy, ontwikkeling software, AV materiaal, stemsystemen, netwerkswitches, smart phones, mid-office… meest 1 productlijn, cisco, dat van Kortrijk heeft IT meer soorten switches, andere benadering.) Izegem: Telefooncentrale zou er ook moeten inzitten…

-

Roeselare is afgestapt van alles lokaal te installeren, was niet meer te beheren 2 mogelijkheden: Terminal server van Windows of Citrix: Citrix gekozen (hoewel duurder) maar biedt meer mogelijkheden voor thuiswerk en remote werk.

-

Bij projecten stelt men dit project voor aan Howest om zo een stagiair te verkrijgen. Zeer interessant en aan te raden. De studenten beschikken over de kennis, documenteren alles

2013 ronde tafel -

Pittem: virtualisatie! (maar afwachten wat Brugge raamcontract zal geven)

-

Ardooie: samen met schepen ICT planning maken voor komende legislatuur

-

Gemeente Tielt: indexeren software, invulling van het volledige nieuwe bestuur, wat nog niet werd gecommuniceerd

-

OCMW Tielt: server vernieuwing, (Gemeente en OCMW werken op dit moment volledig gescheiden en met twee verschillende informaticacentra Cevi/Schaubroeck)

-


VARIA

4

-

Roeselare: grote infra projecten: core netwerk moet LAN worden, management software (EMC)=> beter zicht op soft en netwerk, vernieuwing firewalls, telefooncentrale vervangen (UC gebaseerd op Lync server + uitrol van de nevensystemen), data – en kennisbeheer project, planningsjaar waar willen we binnen 6 jaar landen vooral naar dienstverlening naar burger toe

-

Oostrozebeke: ICT plan tg einde 2013, overschakeling naar exchange virtualisatie, ipv cursus bij MS gaat Maarten hands on assistentie van Schaubroeck aanvragen, uitrol SMS Systeem (koppeling aan telefooncentrale is reeds gebeurd) alternatief van Active SMS gebruikt door Ingelmunster), Archivering van e-mail, helpdesk.

-

Staden: overstap van Exchange naar O365, server virtualisatie, (vorig jaar), nu doorlichting van gemeente en OCMW accent op samenwerking, bedoeling is ook om samen naar 1 front en back office te gaan.

-

Izegem: switchen vernieuwen, banden met OCMW aanhalen, om infra samen te vernieuwen, service design je laat je dienstverlening intekenen op creatieve manier (door vvsg) => veranderingen in organisatiestructuur, er zl veel vragen van mid office nood komen, (houthalen helchteren, 17 april, er is plaats op de bus, eerst naar Oostkamp voor e-learning).

-

Ingelmunster: uitwerking Recreatex, online opvolging, CRM Mid-Office wat en hoe?, Service design: doorlichting dienstverlening en hoe probeer ik dit te stroomlijnen

Circle software: mid-office packets voor middelgrote besturen – blijkbaar overleg geweest in W-Vl met (Izegem, Roeselare, Avelgem, Wingene, Wevelgem) maar heel duur voor elke gemeente apart, aanpak globaal? (Kristien checkt)


Volgend overleg : donderdag 13 juni 2013 - Ingelmunster

5

Agenda voorstellen: -

Service Design en CRM (Elizabeth, Izegem) Mid-Office problematiek versnippering/stroomlijning (Raf Buyle, V-ICT-OR)

o

versnippering van bestuurlijke informatie en concrete tips om tot een oplossing te komen. Gemeenten staan voor de uitdaging om betere dienstverlening te realiseren terwijl ze ook moeten bezuinigen. Een grote struikelblok in deze is de versnippering van de informatie over verschillende overheden, maar ook binnen de lokale overheid zelf (versnippering over de verschillende toepassingen). Raf start met een korte schets van de best practices m.b.t. integratie en sluit af met 5 praktische tips om er zelf mee aan de slag te gaan.

-

Intranet (Hoe, Wat, …)

Met dank aan gaststad Roeselare!

Regionaal ICT Overleg MidWest

Recommend Documents