Interlokale Vereniging Associatie Midwest

Interlokale Vereniging Associatie Midwest

Prezone Midwest

dinsdag 21 oktober 2014


Inhoud 1.

Goedkeuring verslag prezoneraad 30 september 2014

4

2.

Vacant verklaring functie zonecommandant – terugkoppeling overleg vakbond

4

3.

Financiering – te bespreken

4

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4.

Opsplitsing exploitatie en investeringstoelage Overname waarde roerende goederen vs. Ontwerp KB Standpunt huur gebouwen Bespreking voorstel van retributiereglement: Varia – aanwervingen

7

Verzekeringen en contracten – te bespreken 4.1. 4.2.

5.

7 7

Bespreking ontwerp brief Bespreking bestek verzekering

7

Stand van zaken bestekken 5.1. 5.2. 5.3.

4 5 5 6 6

7 7 7

Weddecentrale – bespreken prijsvraag Externe geneeskundige dienst GPS tracking

6.

Boekhouding – aankoop boekhoudprogramma

8

7.

Procedure aanwerving financieel beheerder voor zone Midwest

8

8.

Voorstel vergoeding vrijwilligers

8

9.

Varia

9

9.1. Detachering personeelslid en gebruik server Ingelmunster. 9 9.2. Ministeriële omzendbrief – continuïteit van de opdrachten inzake dringende geneeskundige hulp binnen de hulpverleningszones 9 9.3. Archiveren documenten brandweer 9 10.

9

Afspraak volgende prezoneraad

Prezone Midwest 21 oktober 2014

2

Aanwezig


Luc Martens (voorzitter, Burgemeester Roeselare), Rita Demaré (burgemeester Hooglede), Ivan Delaere (Burgemeester Pittem), Greet De Roo (Burgemeester Ruiselede), Els De Rammelaere (Burgemeester Tielt), Kurt Windels (Burgemeester Ingelmunster), Francesco Vanderjeugd (Burgemeester Staden), Dirk Verwilst (Burgemeester Meulebeke), Ria Beeusaert‐Pattyn (Burgemeester Lichtervelde), Jean‐Marie Bonte (Burgemeester Oostrozebeke), Hendrik Verkest (Burgemeester Wingene), Bert Maertens (Burgemeester Izegem), Donald Withouck (coördinator prezone Midwest), Saskia Verriest (secretaris prezone Midwest).

Verontschuldigd met kennisgeving Verontschuldigd Ward Vergote (Burgemeester Moorslede), Koenraad Degroote (Burgemeester Dentergem), Karlos Callens (Burgemeester Ardooie). Aanwezig voor toelichting


3

Interlokale Vereniging Associatie Midwest 1. Goedkeuring verslag prezoneraad 30 september 2014 Het verslag wordt goedgekeurd. Burgemeester Maertens (Izegem) deelt mee dat de financiële verdeelsleutel en dotatie aan de zone, na een grondig debat in de gemeenteraad, werd goedgekeurd. Weliswaar is er de vraag naar medezeggingschap van de gemeenteraad. In de federale wetgeving is niets voorzien over betrokkenheid van gemeenteraadsleden maar toch lijkt het opportuun om als zone na te denken over hoe zij kunnen geïnformeerd worden. De prezoneraad gaat ermee akkoord dat zowel naar raadsleden, schepenen, ambtenaren als naar eigen personeel communicatie zeer belangrijk is. 2. Vacant verklaring functie zonecommandant – terugkoppeling overleg vakbond De voorzitter geeft toelichting bij het overleg met de vakbonden naar aanleiding van het selectiereglement van zonecommandant. Op vraag van de vakbond werd een amendement toegevoegd aan dit reglement (zie infobundel). Conclusie, de prezoneraad kan akkoord gaan met het geamendeerde selectiereglement. Daarnaast ging ACV akkoord dat de procedure die reeds lopende is, niet hernomen moet worden. Hernemen zou sowieso geen meerwaarde opleveren. VSOA en ACOD gingen principieel niet akkoord als signaal naar alle zones die het syndicaal overleg niet opgenomen hadden bij het publiceren van het selectiereglement. Het is evenwel niet hun intentie om de lopende procedure te blokkeren. Het meest heikele punt bij de bespreking was de 38 uur regeling (voorstel van 41 u/week). Bespreking heeft geleid tot volgend voorstel (zie verslag in infobundel): 1. Verhoging waarde maaltijdcheque met 2 euro. 2. Behoud van het stelsel tot 2025. 3. Opbouwen van een tijdskrediet, te gebruiken in geval van VVP, dat de helft van 3/38sten van één maand, per gepresteerde maand in het 41‐uur systeem, bedraagt. Zowe VSOA als ACV hebben na de vergadering opmerkingen geformuleerd, zelfs aanvullend aan de bespreking. Er wordt ondermeer gevraagd om de term “tijdskrediet” niet te gebruiken. Het volgende overleg is gepland op 5 november 2014 waarbij dit hernomen wordt. Essentieel is dat het voorstel dat voorligt, gedragen is door het personeel. Daarnaast is het ‘tijdskrediet’ financieel eveneens betaalbaar. De komende 10 jaar (tot 2025) zou het gaan om een tweetal personen die hierop recht hebben. Op langere termijn dient het systeem opnieuw geëvalueerd te worden met de overweging over te stappen naar een 38 uur stelsel waardoor huidige regeling vervalt. Conclusie, de prezoneraad kan akkoord gaan met het gemaakte voorstel zoals hoger omschreven. 3. Financiering – te bespreken 3.1. Opsplitsing exploitatie en investeringstoelage Op de vorige bijeenkomst ging de prezoneraad akkoord met een opsplitsing van de bijdrage voor rollend materiaal onder investeringstoelage op te nemen. Principe is hierbij dat het percentage dotatie van elke gemeente wordt toegepast op 1 miljoen euro. Dit laatste bedrag is wat als investeringstoelage kan gebruikt worden en dus kan geleend worden. Prezone Midwest 21 oktober 2014

4

Interlokale Vereniging Associatie Midwest In 2015 is het wel zo dat die 1 miljoen euro niet alleen aan wagens besteed zal worden, maar ook aan ander materieel. In 2015 ligt de federale dotatie lager dan vanaf 2016. Voor de berekening van de gemeentelijke dotatie werd gerekend met de federale dotatie van 2016. Concreet betekent dit dat er in 2015 circa € 600.000,00 minder dotatie zal zijn. Deze besparing zal in 2015 worden opgevangen door bv. de kost voor het administratief personeel die pas vanaf de zomer 2015 voor de zone zal in dienst zijn. Daarnaast zal in 2015 minder geïnvesteerd worden in wagens. Conclusie, de prezoneraad gaat hiermee akkoord. 3.2. Overname waarde roerende goederen vs. ontwerp KB Bij de berekeningen voor de financiële verdeelsleutel, hanteerde de volgende uitgangspunten: ‐ ‐

Goederen worden gewaardeerd vanaf € 12.500. In het KB wordt € 2.500 als norm genomen. De afschrijvingstermijn is eveneens verschillend (10 jaar in voorstel van de zone vs. 5 jaar in KB).

Voor de opmaak van het budget voor 2015, baseren de financieel beheerders zich momenteel op de voorlopige cijfers van de commandant m.b.t. inbreng van materieel. Deze cijfers moeten herberekend worden. Een aantal korpsen hebben nog in 2014 voertuigen aangekocht, wat mee in rekening gebracht moet worden. Daarom werd aan de dienstchefs gevraagd om op te lijsten wat in 2014 werd aangekocht met een waarde boven de € 12.500. Bespreking prezoneraad ‐

‐

‐

De prezoneraad meent dat wanneer er een akkoord is binnen de zone over de toe te passen uitgangspunten, de formule van het ontwerp KB niet hoeft gehanteerd te worden. Opmerkingen van de toezichthoudende overheid worden afgewacht. Als de oefening alsnog moet hernomen worden, gaat veel tijd verloren, wordt opnieuw inspanning gevraagd van de financieel beheerders en zijn de correcte cijfers pas in 2015 gekend. Een andere piste is om de principes zoals nu gehanteerd voorlopig te behouden voor 2015, waarbij gecombineerd de oefening toch gemaakt wordt. Dit betekent dat de financieel beheerders alle facturen moet bekijken tot € 2.500. Hierbij bestaat bovendien een groot risico voor betwistingen allerhande. Uiteindelijk gaat het om een onderlinge herverdeling tussen de gemeenten uit de zone. Grote verschuivingen worden hierbij niet verwacht. Gelet op de vele voorbereidingen die nog voor 1 januari 2015 moeten gebeuren, meldt de commandant dat hij dit niet als prioriteit kan nemen.

Afspraak De eerder afgesproken principes blijven voorlopig behouden. Een herberekend overzicht van de waarde voor inbreng van roerende goederen wordt aan de gemeenten bezorgd. 3.3. Standpunt huur gebouwen Eerder besliste de prezoneraad dat de gebouwen voor de brandweer ten laste van de gemeenten blijven. Er werd nog geen standpunt ingenomen of het gaat om een ter beschikking stelling of als er bv. huur wordt betaald. Bespreking prezoneraad ‐ ‐

In politiezone RIHO ligt de kost voor de gebouwen bij de gemeente. De discussie rond het betalen van huur voor gebruik van de gebouwen zal leiden tot het voeren van de discussie over de noodzaak van twee posten in een gemeente. Dit heeft dan


5

‐ ‐


weer een impact op de dekkingsgraad binnen de zone die, met de bestaande indeling van de posten, zeer goed is. De overgrote meerderheid van de leden van de prezone meent dat de kazerne voor de brandweer een verantwoordelijkheid is van de gemeente (cfr. politiezones). Met ingang van de zone in januari 2015 heeft de gemeente geen eigen brandweer meer. Er zijn geen wettelijke bepalingen die een gemeente verplichten om in huisvesting te voorzien.

Afspraak De prezoneraad beaamt dat er een gebrek is aan wettelijke verplichtingen voor wat betreft de huisvesting van de brandweer in en door de gemeente. Daarom wordt afgesproken om de wijze waarop in huisvesting wordt voorzien, de keuze is van de gemeente. Er wordt geopteerd om de kazernes in patrimonium van de gemeenten te laten en zelf de evt. verantwoording naar de eigen post op te nemen. De prezoneraad heeft begrip voor de besturen die de lasten voor twee kazernes moeten dragen. Daarom zal deze discussie hernomen worden eens de zone een aantal jaar in werking is op basis van de huidige locatie en aantal posten. 3.4. Bespreking voorstel van retributiereglement Als basis voor een eerste bespreking wordt het reglement van Roeselare voorgelegd. Daardoor kunnen er artikels zijn die niet voor een zone geschikt zijn en typisch op één gemeente gericht zijn. De toestand van de andere gemeenten die, ter vergelijking, in de tekst zijn opgenomen, is deze van eind 2013. Afspraak Amendementen kunnen worden doorgestuurd op [email protected]. Op basis hiervan wordt een voorstel uitgewerkt. 3.5. Varia – aanwervingen In Staden waren onlangs een aantal vacatures voor de hoofd‐ en bijpost. De aanwervingen zijn conform het vooropgestelde kader. Eén personeelslid wordt 60 op 12 januari 2015. Wanneer deze persoon nu ontslag neemt, is er geen recht op de erkentelijkheidspremie. Ook in Ingelmunster zijn nog bevorderingen gebeurd. Bespreking prezoneraad ‐ ‐

De vergadering merkt op dat er afgesproken was om een het personeelsbestand af te bouwen. In de praktijk wordt vastgesteld dat dit in diverse korpsen niet gebeurt. Verschuivingen van personeel tussen posten zijn evt. mogelijk maar zijn afhankelijk van de woonplaats van de personeelsleden.

Afspraak ‐ ‐

Wat betreft de situatie in Staden, gaat de prezoneraad akkoord dat in deze uitzonderlijke situatie, één maand buiten het kader gewerkt kan worden. Het is de collectieve verantwoordelijkheid van elk van de leden van de (pre)zoneraad om te werken binnen het afgesproken en gekend kader.


6

4. Verzekeringen en contracten – te bespreken


4.1. Bespreking ontwerp brief Dit voorstel van brief of e‐mail geeft een overzicht van de acties die momenteel lopende zijn. Dit wordt verstuurd naar burgemeesters, secretarissen en financieel beheerders. 4.2. Bespreking bestek verzekering Voor de verzekeringen arbeidsongevallen, lichamelijke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid, alle risico elektronica, brandverzekering inboedel en omnium dienstverplaatsingen, is het voorstel dat de prezone aan de verzekeringsmaatschappijen die momenteel in de gemeenten van de zone actief zijn, voor één jaar prijs vraagt. Afspraak Gelet op de noodzaak van het hebben van de nodige verzekeringen en de korte termijn tot in werking treding van de zone Midwest, gaat de prezoneraad akkoord met dit voorstel.

5. Stand van zaken bestekken ‐ Weddecentrale – bespreken principe prijsvraag ‐

Externe geneeskundige dienst

‐

GPS tracking

5.1. Weddecentrale – bespreken prijsvraag Het voorstel is om voor één jaar aan de twee grootste spelers op de markt (Cevi en Schaubroeck), prijs te vragen. Om voldoende financiële middelen te hebben om de lonen te kunnen uitbetalen, wordt gevraagd of meerdere besturen bereid zijn om een vooruitbetaling te doen van de eerste kwartaaltoelage via storting van een voorschot voor januari 2015. Bespreking prezoneraad ‐

Er wordt op gewezen dat het evt. moeten overschakelen van de werking na één jaar (tussen Cevi en Schaubroeck), een aanpassing van de medewerkers zal vergen om het nieuwe systeem aan te leren.

Afspraak Gelet op de noodzaak van het hebben van een weddecentrale op 1 januari 2015 en de korte termijn tot in werking treding van de zone Midwest, gaat de prezoneraad akkoord met het voorstel voor de weddecentrale en prijs te vragen aan Schaubroeck en CEVI voor één jaar (2015). 5.2. Externe geneeskundige dienst Dit bestek wordt eerstdaags gepubliceerd. Er is een bepaling opgenomen waardoor ook de andere zones in West‐Vlaanderen hierop een beroep kunnen doen. De offertes kunnen tot 20 november 2014 worden ingediend. 5.3. GPS tracking Dossier wordt door Izegem opgenomen. Intussen is het dossier gepubliceerd. Prijzen tegen 1 december 2014. Prezone Midwest 21 oktober 2014

7

Interlokale Vereniging Associatie Midwest 6. Boekhouding – aankoop boekhoudprogramma Het voorstel is om een boekhoudprogramma aan te kopen om het budget voor de zone te kunnen opmaken. Ook hier zou prijs voor één jaar worden gevraagd. Op basis van praktijkervaring in Ingelmunster, zou de voorkeur uitgaan naar Cevi. Bespreking prezoneraad ‐

Hier wordt er eveneens op gewezen, dat een evt. wijziging in systeem na één jaar niet evident is voor de medewerkers.

Afspraak prezoneraad Gelet op de noodzaak van het hebben van een boekhoudprogramma op 1 januari 2015 en de korte termijn tot in werking treding van de zone Midwest, gaat de prezoneraad akkoord met dit voorstel voor prijsvraag aan CEVI voor de aankoop van een boekhoudprogramma.

7. Procedure aanwerving financieel beheerder voor zone Midwest Volgens de omzendbrief van minister Wathelet, kan de prezone reeds een aantal maatregelen nemen om de procedure voor aanwerving van een financieel beheerder voor de zone, te voeren. Dit dient wel bekrachtigd te worden door het zonecollege/zoneraad. De prezoneraad kan een reglement bepalen waarin de procedure voor aanwijzing wordt vastgelegd. Op basis van dit reglement kan de kandidaat al geselecteerd en aangeduid worden, en de werkzaamheden beginnen voor te bereiden. In de huidige situatie in de prezone werd Katrien Verbrugge (financieel beheerder Roeselare) aangesteld als financieel beheerder voor de prezone. De voorbije maanden is er veel ondersteuning van de financieel beheerder van Ingelmunster, Tine Dhondt. Bespreking en afspraak prezoneraad ‐ ‐

Er is geen wettelijke procedure voor de aanstelling van de financieel beheerder voor de zone. Een voorstel van reglement wordt opgemaakt dat eveneens aan de vakbond wordt voorgelegd.

8. Voorstel vergoeding vrijwilligers ‐ Er zou een beslissing van de minister volgen waarbij het standpunt van de administratie, overruled wordt. De standaard 2 uur vergoeding zou dus toch worden toegestaan. Wel blijft er nog discussie over de premie die kan worden toegekend voor zaterdag, zondag en nachtdiensten. In het voorstel van de prezone werd dit op 0 % gezet, wat niet toegestaan wordt. ‐ Overleg met de vakbond is eveneens noodzakelijk. ‐ De premie voor interventies op zaterdag, zondag en nachten werd op 0% gezet. ‐ Door het nieuwe statuut wordt de vergoeding voor wachtdiensten reeds verhoogd naar 100%. Voorstel is hier 1% extra te voorzien, m .a.w. 1,01%. Dit is een meerkost van € 10.000. ‐ Momenteel ligt de vergoeding voor zaterdag op 0 %, voor zondag op 100% en nachten op 50 %. In een overleg met de gouverneur en de afgevaardigden van de prezones in West‐ Vlaanderen, werd afgesproken om 25% premie te voorzien voor nachtdienst en zaterdagdienst en 50% voor interventies op zondag. De kost voor de zone in verhouding tot het vastgestelde budget is ongeveer € 60.000. Dit zal moeten worden opgevangen door het later of beperkter uitvoeren van andere investeringen. Prezone Midwest 21 oktober 2014

8

Bespreking prezoneraad ‐


De beroepsmensen krijgen reeds een verhoging van de waarde van de maaltijdcheque met 2 euro en een premie op de gepresteerde uren van 38%. Gelet op de gevraagde inspanningen van de vrijwilligers, is het aangewezen ook voor hen een premie te voorzien.

Afspraak ‐

‐

De prezoneraad gaat akkoord met het voorstel van premie van 25% voor nachtinterventies en op zaterdag en een premie van 50% voor zondag. Dit in combinatie met de gevraagde discipline, registratie ed. Als zou blijken dat de andere zones in West‐Vlaanderen zich niet houden aan deze afspraak, bekijkt de zone alternatieven.

9. Varia 9.1. Detachering personeelslid en gebruik server Ingelmunster. Er wordt een detacheringsovereenkomst opgemaakt voor het personeelslid van Ingelmunster voor ICT ondersteuning. De overeenkomst loopt tot eind 2019. Daarnaast wordt een overeenkomst opgemaakt voor het gebruik van de server van Ingelmunster. In het budget van de zone is hiervoor € 24.000 voorzien. 9.2. Ministeriële omzendbrief – continuïteit van de opdrachten inzake dringende geneeskundige hulp binnen de hulpverleningszones De prezones ontvingen een omzendbrief van ministers Onkelinx en Wathelet met het verzoek aan de hulpverleningszones om de volle medewerking te verlenen om de continuïteit van de dringende geneeskundige hulpverlening te garanderen. Voor zone Midwest is dit gegarandeerd. 9.3. Archiveren documenten brandweer De archivering van documenten m.b.t. de brandweer in gemeentelijke werking dient gescheiden te zijn van deze van de pre‐ en zonale werking. De richtlijnen worden in bijlage toegevoegd.

10. Afspraak volgende prezoneraad Dinsdag 25 november 2014 om 7.30 u. Daarnaast wordt op dinsdag 16 december 2014 om 7.30 u een bijkomende prezoneraad gepland. 4 november 2014, De secretaris,

De voorzitter,

Luc Martens

Saskia Verriest


9

Interlokale Vereniging Associatie Midwest

Recommend Documents