REGELING DECLARATIES COMMISSARIS VAN DE KONINGIN EN GEDEPUTEERDEN Herziene versie 2003
(Vastgesteld door gedeputeerde staten op 19 augustus 2003)
2
Bijlage
INLEIDING
Op 19 augustus 2003 hebben gedeputeerde staten (GS)van Drenthe onderstaande regeling aangaande de declaraties van de Commissaris van de Koningin (CvdK) en gedeputeerden vastgesteld. ln deze Regeling declaraties CvdK en gedeputeerden worden de richtlijnen en procedures uitgewerkt aangaande het declaraties van de CvdK en gedeputeerden. Bij deze regeling is uitgegaan van het volgende. De CvdK en gedeputeerden zullen te allen tijde de eerstverantwoordelijken blijven voor de door hen
gemaakte onkosten en declaraties. De budgethouder en de hierna uitgewerkte richtlijnen kunnen de CvdK en gedeputeerden hierbij slechts ondersteunen. De bedoeling van deze regeling is bepaalde werkafspraken over declaraties te maken. Het is echter onmogelijk volledig sluitende regels op te stellen. De eindverantwoordelijkheid vanuit de ambtelijke organisaties ligt bij de directeur-secretaris (DS). De budgethouder beheert het hem/haar toegewezen budget voor de DS. ln geval van twijfel over de declareerbaarheid van bepaalde onkosten zal er dan ook overleg plaatsvinden tussen de DS en de budgethouder. De DS maakt vanuit de ambtelijke organisatie de uiteindelijke beslissing over de declareerbaarheid van gemaakte onkosten door de CvdK en gedeputeerden. Deze regeling bestaat uit twee hoofdstukken. ln het eerste hoofdstuk zullen de richtlijnen voor declaraties van de CvdK en gedeputeerden uitgewerkt worden. Hierbij staat de vraag centraal wat wel en niet declareerbaar is bij de provincie. ln het tweede hoofdstuk zullen de procedures over declaraties door de CvdK en gedeputeerden onder de loep genomen worden. HOOFDSTUK 1, RICHTLIJNEN VOOR DECLARATIES
Artikel 1.1, R.ichtlijnen voor de declaraties van de GvdK De gezamenlijke kabinetschefs hebben in de nota Richtlijnen onkostenvergoedingen en declaraties CvdK de richtlijnen voor de CvdK vastgelegd. Deze nota is op 25 oktober 1999 door de CvdK's vastgesteld. De nota van de kabinetschefs is als bijlage 1 toegevoegd.
Artikel 1.2, Richtlijnen voor de declaraties van gedeputeerden Gedeputeerden krijgen een onkostenvergoeding voor kosten die voortvloeien uit hun ambt. De onkostenvergoeding van GS-leden is bestemd voor (Rechtspositiebesluit gedeputeerden 19g4): cursussen, seminars, symposia en congressen; excursies,inclusiefverblijfkosten;
-
vakliteratuur;
zakelijke telefoonkosten (uitsluitend gesprekskosten); afschrijving tekstvenruerker met toehoren, faxapparatuur en andere technische middelen (exclusief telefoon);
portokosten en fotokopieën; representatiekosten (bijvoorbeeld attenties bij receptie).
Bijlage
3
Vorenstaande onkostenvergoeding is ingevoerd ter vervanging van de fiscale beroepskosten
Ter beantwoording van de vraag of bepaalde onkosten ten laste komen van de provincie of ten laste van de onkostenvergoeding, is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de gedragslijn die geldt voor de CvdK (zie paragraaf
'1
.1 en bijlage 1).
Bij de CvdK wordt onderscheid gemaakt tussen de als "persoonlijk" te karakteriseren onkosten die gemaakt worden om het ambt naar behoren te kunnen uitoefenen, en dus ten laste van de onkostenvergoeding moeten worden gebracht, en die kosten die voortvloeien uit de uitoefening van een redelijkenruijs als "provinciaal" te beoordelen taak en dus bij de provincie kunnen worden gedeclareerd. Daar waar twijfels bestaan over de wijze van declareren, verdient het aanbeveling dat het college van GS zo mogelijk vooraf aangeeft of de onkosten bij de provincie kunnen worden gedeclareerd. Dit zal zich voordoen in gevallen waarin de afbakening tussen de hiervoor bedoelde uitgaven in de persoonlijke dan wel in de functionele sfeer niet direct duidelijk is. Bij cursussen, seminars, symposia, congressen en excursies zal vrijwel altijd een provinciaal belang aanwezig zijn; daarom zullen deze in de meeste gevallen bij de provincie declarabel zijn.
Alleen het bijwonen van cursussen, excursies en bijeenkomsten van de betrokken politieke partij heeft een meer persoonlijk karakter. Om die reden behoren de kosten hiervan ten laste te komen van de onkostenvergoeding. Een cursus Duits voor gedeputeerden is dus voor rekening van de provincie. De kosten van vakliteratuur, kranten, tijdschriften en dergelijke behoren in beginsel voor rekening van de onkostenvergoeding te komen. Kennisname van bepaalde tijdschriften, kranten en vakliteratuur kan zozeq in het belang van de goede taakuitoefening van de gedeputeerde worden geacht, dat het gewenst is een abonnement op naam van de provincie te nemen. Hiervoor is een besluit van het college nodig. Het voordeel hiervan is dat soms meerdere collegeleden kennis kunnen nemen van de desbetreffende literatuur. De kosten van een dergelijk abonnement komen voor rekening van de provincie.
telefoonkosten komen ten laste van de onkostenvergoeding, voorzover het gaat om het abonnement voor de privételefoon en de met deze telefoon gemaakte gesprekskosten, faxkosten of "inbelkosten". Dit is tot dusverre ook gebruikelijk. De
Om de bereikbaarheid van gedeputeerden te vergroten - en dus meer in het provinciaal belang dan in het persoonlijk belang - is het noodzakelijk dat zij beschikken over een |SDN-aansluiting, een fax en een mobiele telefoon. De kosten voor de aansluiting van ISDN, alsmêde de abonnementskosten van ISDN komen, onder aftrek van de kosten van een "normaal" abonnement voor de telefoon, voor vergoeding door de provincie in aanmerking. De mobiele telefoon staat op naam van de provincie en wordt in bruikleen verstrekt aan de gedepu-
teerden. De kosten komen voor rekening van de provincie met inachtneming van de geldende fiscale regels. Voor de fax, die in bruikleen wordt verstrekt, geldt dat hieraan geen extra kosten zijn verbonden voor de gedeputeerde.
Voorzover een pc, notebook, faxapparatuur, mobiele telefoon of andere technische apparatuur het persoonlijk eigendom is van de gedeputeerde, kunnen de hieraan verbonden afschrijvingskosten
4
Bijlage
niet in rekening worden gebracht bij de provincie. Als deze apparatuur door de provincie in bruikleen wordt gegeven, zijn de hieraan verbonden afschrijvingskosten voor rekening van de provincie. De kosten van een abonnement op internet komen ten laste van de onkostenvergoeding, omdat hierin ook aspecten van een duidelijk persoonlijk belang zijn te onderkennen. Portokosten en kosten van fotokopieën komen ten laste van de onkostenvergoeding, voorzover deze kosten worden gemaakt ten behoeve van de betrokken politieke partij en overigens in die gevallen waarin ook een duidelijk aanwijsbaar persoonlijk belang aanwezig is.
Representatiekosten zijn over het algemeen ook voor rekening van de gedeputeerde zelf. Voorzover het gaat om representatieve ontvangsten bij de gedeputeerde thuis wordt de lijn gevolgd zoals deze geldt voor de CvdK; dat wil zeggen dat meer persoonlijk getinte ontvangsten om de persoonlijke relatie te onderhouden of te verbeteren voor rekening van de gedeputeerde zelf komen. Ontvangsten die voortvloeien uit de uitoefening van een taak als gedeputeerde met een meer zakelijk karakter komen voor rekening van de provincie. Een diner of een lunch met een meer persoonlijk gericht karakter (bijvoorbeeld met echtgenotes, ter verbetering of onderhoud van de onderlinge relaties) komt voor rekening van de gedeputeerde zelf. Een diner of lunch met een meer zakelijk karakter (met een zakelijk gespreksonderwerp of met een gerichte zakelijke doelstelling (bijvoorbeeld teambuilding met externe begeleiding of de bespreking van de begroting)) komt voor rekening van de provtncte. Attenties voor bijzondere gelegenheden en recepties komen in het algemeen ook voor rekening van de gedeputeerde zelf. Dit is alleen anders als duidelijk is dat het college wordt vertegenwoordigd. Een richtlijn die daarbij gehanteerd kan worden, is dat het bijwonen van bijeenkomsten op uitnodigingen die in het provinciehuis binnenkomen, in het algemeen in het provinciaal belang is. Om die reden komen de meegebrachte attenties ook voor rekening van de provincie. Dergelijke attenties zullen veelal ook via de provincie worden aangeschaft.
Bijlage
5
Attenties voor bijzondere gelegenheden en recepties die om meer persoonlijke redenen worden bijgewoond, komen niet voor rekening van de provincie; te denken valt aan een ambtsjubileum van een fractiegenoot. ln het algemeen gaat het om gelegenheden die ook bijgewoond zouden worden als betrokkene geen gedeputeerde was geweest.
Artikel 1.3, Verblijfskosten CvdK en gedeputeerden ln het Rechtspositiebesluit voor de CvdK is geregeld dat de normen van het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland voor de CvdK van toepassing zijn. Voor gedeputeerden is nief geregeld dat de normen van het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland van toepassing zijn. ln de Verordening kostenvergoedingen gedeputeerden provincie Drenthe is geregeld (artikel 2, tweede lid) dat aan leden van GS een vergoeding wordt verleend voor werkelijk gemaakte verblijfkosten terzake van reizen ten behoeve van de provincie. Bij de declaratie van de verblijfkosten worden rekeningen, bonnetjes etc. overgelegd.
Voor buitenlandse reizen geldt voor zowel de GvdK als gedeputeerden de Zakgeldregeling (normvergoeding per dag) zoals die ook geldt voor de provinciale ambtenaren.
HOOFDSTUK 2, PROCEDURES TEN AANZIEN VAN DECLARATIES DOOR GvdK EN GEDEPUTEERDEN
Aangaande de declaraties van de CvdK en gedeputeerden zijn drie procedures van belang. 1. Declaratie van privé voorgeschoten onkosten. 2. Directe betaling van facturen door de provincie in opdracht van de CvdK en gedeputeerden
3.
ProcedureProvincialeCreditcards
Hierna worden deze behandeld.
Artikel 2.l,Declaratie van privé voorgeschoten onkosten De procedure voor declaraties van privé voorgeschoten onkosten door de CvdK en gedeputeerden ziet er als volgt uit:
1.
ln gevalvan een buitenlandse reis of jaarlijks terugkerende kosten moet(en) de Cvdl(gedeputeerden vooraf melding maken/toestemming vragen in het college. De desbetreffende budgethouder wordt van het besluit van het college op de hoogte gebracht.
2.
De Cvdllgedeputeerde maakt bepaalde onkosten en betaalt deze onkosten met privégelden
3.
De Cvdl(gedeputeerde beoordeelt of de gemaakte kosten voor rekening van de onkostenvergoeding of de provincie zijn. Hierbij staat de vraag centraal of er sprake is van een provinciaal of een persoonlijk belang. De Cvdl(gedeputeerde maakt hierbij gebruik van deze nota en de checklist in bijlage 2.
Bijlage
6
4.
De Cvdl(gedeputeerde vult een declaratieformulier in. Op dit formulier dienen in ieder geval de volgende zaken benoemd te worden: - persoonsgegevens van degene die de onkosten gemaakt heeft; - een omschrijving van de gemaakte onkosten;de hoogte van de gemaakte onkosten per transactie en de totale onkosten - . het doel/provinciaal belang van de onkosten Alle bijbehorende bonnen en nota's worden bij het declaratieformulier gevoegd. De Cvdl(gedeputeerde stuurt het volledig ingevulde declaratieformulier en de bijbehorende bonnen naar de desbetreffende budgethouder. De bestuurder tekent voor akkoord voor geleverde prestatie tegen afgesproken prijs.
5.
De desbetreffende budgethouder beoordeelt of de gemaakte onkosten in aanmerking komen voor vergoeding. De budgethouder let daarbij op of er sprake is van provinciaal of persoonlijk belang. De budgethouder maakt hierbij gebruik van deze regeling en de checklist in bijlage 1. De budgethouder kan met betrekking tot het doel van de onkosten overleg hebben met de Cvdl(/gedeputeerde.
6.
lndien de budgethouder positief besluit over de vergoeding, parafeert hij/zij het declaratieformulier en stuurt die door naar de Stafgroep FC. lndien de budgethouder twijfelt over de declareerbaarheid van de onkosten, overlegt hij/zij met de DS. De DS maakt vanuit de ambtelijke organisatie de uiteindelijke beslissing over de declareerbaarheid. Bij blijvend verschil van inzicht heeft het college het laatste woord.
7.
De Stafgroep FC controleert het declaratieformulier op 'rekenkundige' juistheid. Na controle doet de Stafgroep FC een vergoedingsvoorstel en stuurt dit door naar de salarisadministratie.
8. 9.
Het vergoedingsvoorstel wordt verwerkt door de Salarisadministratie. Het bedrag van het vergoedingsvoorstelwordt bij het eerstvolgende salaris van de Cvdl(gedeputeerde opgeteld. De Stafgroep FC boekt de kosten in het grootboek volgens de verantwoordingsrichtlijnen in bijlage 3.
Artikef 2.2, Directe betaling van facturen door de provincie in opdracht van de CvdK en gedeputeerden De procedure voor betaling van facturen door de provincie in opdracht van CvdK en gedeputeerden ziet er als volgt uit: 1
2.
ln gevalvan een buitenlandse reis of jaarlijks terugkerende kosten moet de Cvdl(gedeputeerde vooraf melding maken/toestemming vragen in het college. De desbetreffende budgethouder wordt van het besluit van het college op de hoogte gebracht. De Cvdl(gedeputeerde maakt bepaalde onkosten en geeft - in geval er sprake is van provinciaal belang - opdracht aan de dienstverlener een factuur naar de provincie Drenthe te sturen.
7
Bijlage
3.
De factuur komt binnen en wordt naar de desbetreffende Cvdt(gedeputeerde gestuurd. Deze schrijft op de factuur het doel/provinciaal belang van de gemaakte onkosten. De bestuurder tekent voor akkoord voor geleverde prestatie tegen afgesproken prijs.
4.
De desbetreffende budgethouder beoordeelt of de gemaakte onkosten in aanmerking komen voor vergoeding. De budgethouder let daarbij op of er sprake is van provinciaal of persoonlijk belang. De budgethouder maakt hierbij gebruik van deze nota en de checklist in bijlage 2.
6.
lndien de budgethouder positief besluit over de vergoeding, parafeert hij/zij de factuur en stuurt die door naar de Stafgroep FC. lndien de budgethouder twijfelt over de declareerbaarheid van de onkosten, overlegt hij/zij met de DS. De DS maakt vanuit de ambtelijke organisatie de uiteindeItjke beslissing over de declareerbaarheid. Bíj blijvend verschil van inzicht heeft het college het laatste woord.
7 8
De Stafgroep FC controleert de factuur op'rekenkundige' juistheid De Stafgroep FC gaat tot betaling van de factuur over en boekt de kosten in het grootboek volgens de verantwoordingsrichtl'rjnen in bijlage 3.
Artikel 2.3, P rocedu re Provinciale Greditca rds Voor het gebruik van provinciale creditcards gelden de volgende richtlijnen
1.
De DS draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Het gebruik van creditcards is beperkt tot leden van het college van GS.
2.
Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens de geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld declaratieformulier ingediend. Op dit formulier dienen in ieder geval de volgende zaken benoemd te worden: persoonsgegevens van degene die de onkosten gemaakt heeft; een omschrijving van de gemaakte onkosten; de hoogte van de gemaakte onkosten per transactie en de totale onkosten - het doel/provinciaal belang van de onkosten
-
3.
Bij het formulier wordt een betalingsbewijs en rekening gevoegd. Op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.
5.
De desbetreffende budgethouder beoordeelt of de gemaakte onkosten in aanmerking komen voor vergoeding. De budgethouder let daarbij op of er sprake is van provinciaal of persoonlijk belang. De budgethouder maakt hierbij gebruik van deze nota en de checklist in bijlage 2.
I
6.
6.
Bijlage
lndien de budgethouder positief besluit over de vergoeding, parafeert hij/zij de factuur en stuurt die door naar de Stafgroep FC. lndien de budgethouder twijfelt over de declareerbaarheid van de onkosten, overlegt hij/zij met de DS. De DS maakt vanuit de ambtelijke organisatie de uiteindelijke beslissing over de declareerbaarheid. Bij blijvend verschil van inzicht heeft het college het laatste woord. De Stafgroep FC controleert de factuur op 'rekenkundige' juistheid
HOOFDSTUK 3, CONCERNCONTROLLER Conform voorschriften moeten de bewijsstukken (rekeningen, bonnetjes etc.) bijde dectaratie en de uitgaven met creditcard gevoegd worden. De budgethouder moet de ingevulde checklist eveneens bij de declaratie voegen, feyens moet hij de checklist voor afwerking paraferen. De medewerker van FS d/e de rekenkundge juistheid van de declaratie vasfsfe/f controleert feyens of de geparafeerde checklist is bijgevoegd De beoordeling van de uitgaven vindt bínnen het kader van control (w.o. budgetbewaking) plaats door de betreffende medewerker van FC/FA. De werking van de interne controle door de budgethouder kan worden gefoefsf door een controle op de uitgavenprocedure van de leden van GS en CvdK door middel van declaraties, creditcards en facturen op te nemen in het (nog te schrijven) interne controleplan van de provincíe.
Bijlage
9
BIJLAGE 1, RICHTLIJNEN ONKOSTENVERGOEDINGEN EN DECLARATIES COMMISSARISSEN DER KONINGIN
l, Inleiding ln deze notitie is een aantal adviezen geformuleerd met betrekking tot de declaraties van onkosten door de CvdK's in relatie tot de ambtstoelage. Met name wordt aangegeven of bepaalde onkosten uit de ambtstoelage moeten worden bekostigd of dat deze bij de provincie kunnen worden gedeclareerd
ll, De ambtstoelage Volgens het Rechtspositiebesluit geniet de CvdK naast de bezoldiging een "bijdrage in de bijzondere kosten aan de uitoefening van het ambt verbonden". De CvdK heeft een rechtspositionele aanspraak op de ambtstoelage, welke aanspraak is gekoppeld aan de aanspraak op de bezoldiging. Het uitgangspunt van uw overwegingen over uw onkostenvergoedingen en declaraties hoort de ambtstoelage te zijn. Een redelijke mate van duidelijkheid over de intentie van de ambtstoelage wordt verschaft in de brief van de minister van binnenlandse zaken (BiZa) aan de staatssecretaris van financiën van 8 mei 1991, kenmerk BK91l372ll, en diens antwoord hierop van29 augustus 199'1, kenmerk DB91 1277 I (beide bijgevoegd). Relevant is ook het recente SGBO-onderzoek naar de algemene onkostenvergoedingen van politieke ambtsdragers. Aanleiding voor het onderzoek is de aangescherpte belastingwetgeving over het belastingvrij verstrekken van onkostenvergoedingen. ln dit onderzoek worden het algemene uitgangspunt en de categorieën van kosten die deel uitmaken van de algemene onkostenvergoedingen, in uw geval de ambtstoelage, genoemd. Er wordt gesproken van kosten tot venruerving, inning en behoud van de inkomsten uit het ambt. ln de brieven van de minister van BiZa en de staatssecretaris van financiën is in verband met de ambtstoelage sprake van kosten die uit de vervulling van het ambt voortvloeien, dan wel kosten voor de uitoefening van hun ambt te maken. De interpretatie van de minister BiZa en de staatssecretaris van financiën van de intentie van de ambtstoelage legt een bepaalde nadruk op het persoonlijke karakter (zie begrippen als "thuis", "in de woning", "echtgenote/pañner", "voorbeeldfunctie" enz.) van onkosten die door de ambtstoelage worden ondervangen. Dit geeft aan dat hiermee bedoeld worden de kosten die door een CvdK in de privésfeer worden gemaakt, maar direct verband houden met de uitoefening van het ambt. Bij wijze van afkorting wordt in het vervolg van deze notitie het begrip "persoonlijk" gehanteerd. De Belastingdienst spreekt van kosten die u maakt om uw beroep naar behoren te kunnen uitoefenen. De ambtstoelage wordt voor de heffing van de loon- en inkomstenbelasting beschouwd als een niet tot het loon, respectievelijk de inkomsten behorende vergoeding van kosten tot verwerving. Als voor-
Bijlage
10
waarde is hiervoor gesteld dat de met de ambtstoelage te bestrijken uitgaven niet op een andere wijze vergoed worden. Voor een eventuele aftrek van kosten die met de uitoefening van het ambt van CvdK samenhangen, betekent het vorenstaande dat een dergelijke aftrek pas mogelijk is indien wordt aangetoond dat de gemaakte kosten de ambtstoelage vermeerderd met het wettelijke arbeidskostenforfait overtreffen. Zowel in de brieven van de minister en van de staatssecretaris als in het SGBO-rapport worden de navolgende kostencategorieën genoemd om uw ambt naar behoren te kunnen uitoefenen. Dit zijn dus kosten die door een CvdK persoonlijk worden gemaakt: 1. kosten van zakelijke ontvangsten in de woning, 2. representatiekosten (algemeen en van de echtgeno(o)t(e)); 3. kosten van giften (collectes, inzamelacties en intekenl'rjsten), bloemen, gelukstelegrammen en contributies; 4. kosten van literatuur (boeken, naslagwerken, lokale en regionale kranten en weekbladen); 5. kosten van symposia en studiebijeenkomsten. Conclusie Uit het vorenstaande kan worden afgeleid dat de ambtstoelage bedoeld is voor kosten die door de CvdK persoonlijk worden gemaakt om zijn ambt naar behoren te kunnen uitoefenen. lmmers, enkel en alleen beroepskosten die persoonlijk worden gemaakt, zijn ook aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Hieruit kan ook worden afgeleid dat niet de locatie waar de kosten worden gemaakt of de samenstelling van het gezelschap ten behoeve waarvan de kosten worden gemaakt bepalend zijn voor de vraag of de kosten ten laste van de ambtstoelage moeten komen of bij de provincie kunnen worden gedeclareerd.
Tegen die achtergrond behoort een onderscheid te worden gemaakt tussen de als "persoonlijk" te karakteriseren onkosten die gemaakt worden om het ambt naar behoren te kunnen uitoefenen en dus ten laste van de ambtstoelage moeten worden bekostigd, en die kosten die voortvloeien uit de uitoefening van een redelijkerwrjs als "provinciaal" te beoordelen taak en dus bij de provincie kunnen worden gedeclareerd. Daar waar twijfels bestaan over de wijze van declareren, verdient het aanbeveling dat het college van GS vooraf aangeeft of de onkosten bij de provincie kunnen worden gedeclareerd. Dit zal zich voordoen in gevallen waarin de afbakening tussen de hiervoor bedoelde uitgaven in de persoonlijke dan wel functionele sfeer niet aanstonds duidelijk is. Opgemerkt zij nog dat bij eventuele vergoeding vanuit de provinciale begroting sprake is van provinciale autonomie. De kosten van giften (3) en literatuur (4) spreken voor zich dan wel zijn qua intentie duidelijk. Onduideltjkheid kan eigenlijk enkel bestaan ten aanzien van de aanduidingen "kosten zakelijke ontvangsten in de woning", "representatiekosten" en "symposia". Daarom wordt hierna op die drie posten nader ingegaan.
lll, Het schemergebied
a, Kosten van symposia en studieb-rjeenkomsten Deze zouden, in afwijking van het gestelde in de genoemde correspondentie uit 1991, in bijna alle gevallen bij de provincie declarabel moeten zijn, aangezien daarbij vrijwel steeds sprake is van een
11
Bijlage
provinciaal belang. Daar waar sprake is van een deelname aan een parlijpolitiek gebonden symposium of congres, dienen de kosten door de ambtstoelage te worden gedekt.
b, Kosten van "zakelijke ontvangsten in de woning" Hieronderworden verstaan de kosten verbonden aan besprekingen in de eigen woning die door een CvdK persoonlijk worden gemaakt om zijn ambt baar behoren te kunnen uitoefenen. ln de brief van de minister van BiZa uit 1991 is dit als volgt venvoord. "Een CvdK heeft een taakgebonden functie, hetgeen inhoudt dat hij daadwerkelijk24 uur per dag voor anderen (burgers, bestuurders, burgemeesters en ambtenaren) dus ook thuis aanspreekbaar moet kunnen zt1n. Deze ontmoetingen thuis brengen kosten van consumptieve verstrekkingen met zich mee." Vanwege het persoonlijk karakter van deze onkosten komen deze ten laste van de ambtstoelage.
c, Representatiekosten Ook voor de kosten van representatieve ontvangsten die door een CvdK thuis worden gemaakt, geldt het vertrekpunt dat deze uit de ambtstoelage moeten worden bekostigd. Dit zijn representatiekosten die door een CvdK persoonlijk worden gemaakt om zijn ambt naar behoren te kunnen uitoefenen. Gedacht kan daarbij worden aan persoonlijk getinte ontvangsten thuis met een incidenteel karakter van gedeputeerden (plus partners) en leden van provinciale staten (PS) (plus partners). Dit geldt ook voor ontvangsten van de burgemeesters in zijn provincie (plus partners). Daarnaast ware te denken aan persoonlijk getinte ontvangsten van buitenlandse gasten, nationale bestuurders of vertegenwoordigers van het bedrijfsleven (allen plus partners). Het oogmerk van deze ontvangsten is het onderhouden van de persoonlijke relatie. Dat deze kosten in de woning van de CvdK worden gemaakt is niet relevant, maar wel dat deze representatieve ontvangsten door de CvdK persoonlijk worden gegeven. De kosten hiervan worden door een CvdK gemaakt om zijn ambt naar behoren te kunnen uitoefenen. Hieruit vloeit voort dat wanneer een CvdK dergelijke representatieve ontvangsten met de beschreven intentie buitenshuis organiseert, de kosten hiervan eveneens uit de ambtstoelage zouden moeten
worden gekostigd. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een diner buitenshuis met de hiervoor bij wijze van voorbeeld genoemde categorie van personen.
d, Conclusie lndien er sprake is van kosten van zakelijke of representatieve ontvangsten die door een CvdK persoonlijk worden gemaakt om zijn ambt naar behoren te kunnen uìtoefenen, zouden deze onkosten ten laste van de ambtstoelage moeten komen. lndien er echter sprake is van kosten van zakelijke of representatieve ontvangsten die voortvloeien uit de uitoefening van een taak als voorzitter/lid PS/GS of als provinciaal of rijksbestuursorgaan, moeten de onkosten bij de provincie kunnen worden gedeclareerd. Eerder is reeds geconcludeerd dat niet de locatie bepalend is voor de wijze van bekostigen. Dit betekent dat wanneer dergelijke zakelijke of representatieve ontvangsten bij de CvdK thuis worden georganiseerd, de kosten eveneens bij de pro-
12
B'rjlage
vincie kunnen worden gedeclareerd. Als gezegd verdient het aanbeveling hierover vooraf in GS een afspraak te maken. Als voorbeelden van zakelijke ontvangsten kunnen besprekingen met een minister vanwege de beoogde aanleg van een snelweg of de toekomst van een regionale luchthaven worden genoemd. Ook een bespreking met een gemeentebestuur in het kader van een beoogde herindeling kan in dit kader worden vermeld. Wanneer dergelijke besprekingen in de woning van de CvdK plaatsvinden, moeten dus de kosten hiervan bij de provincie kunnen worden gedeclareerd. Soms worden ook representatieve ontvangsten bij een CvdK thuis gegeven vanwege het extra cachet dat deze ontvangsten hierdoor krijgen. ln dit geval ontvangt niet de CvdK thuis, maar geeft het provinciaal bestuur een representatieve ontvangst in de woning van de GvdK. Met deze ontvangsten is dus een provinciaal belang gediend. ln verband hiermee kunnen bijvoorbeeld de ontvangst van een buitenlandse (handels)delegatie, ambassadeur of de directie van een onderneming die zich in de provincie wil vestigen, genoemd worden. Ook kan het voorkomen dat regelmatig groeperingen uit de provinciale samenleving bij de CvdK thuis worden ontvangen. Bij dergelijke ontvangsten zal een CvdK doorgaans niet alléén aanwezig zijn, maar zullen ook andere leden van het provinciaal bestuur vertegenwoordigd zijn. Gesprekken en de daaraan verbonden kosten buitenshuis met bijvoorbeeld bestuurders, belangenbehartigers en ambassadeurs, die op eigen initiatief dan wel op verzoek van of namens het college van GS worden gehouden, vallen onder de uitoefening van de provinciale taak of rijkstaak. Wanneer een CvdK het noodzakelijk acht dat hijzelf ten behoeve van de uitoefening van een provinciale taak of als rijksorgaan thuis of in het voorkomende geval buitenshuis een ontvangst organiseert, zou het belang hiervan vooraf via het college van GS zichtbaar moeten worden gemaakt. Als voorbeeld hiervan kan een voorlichtingsbijeenkomst voor burgemeesters over de benoemingsprocedure of het decoratiestelsel of een bijeenkomst met de korpschefs van politie worden genoemd.
Vl, Rijksorgaan
ln het vorenstaande is uitgegaan van de tegenstelling "persoonlijk" versLls "provinciaal belang". Niet is uitgegaan van de tegenstelling "rijksorgaan" versus "provinciaal orgaan". Êr zijn geen redenen te bedenken om in dit kader af te wijken van het gemaakte onderscheid tussen een CvdK persoonlijk en als behartiger van het provinciaal belang.
Vll, Samenvatting en slot
Onkosten ten behoeve van giften enz., literatuur, kranten, vakbladen enz. (met uitzondering van persoonsgebonden abonnementen) Onkosten in verband met symposia enz. (met uitzondering van pol itieke partij bijeen komsten ) O n kosten
zakel ij ke en representatieve ontva
-) persoonlijk -à
-)
-à
n
gsten
:
(in eigen woning) persoonlijk (elders) op basis van een taak (in eigen woning) op basis van een taak (elders)
Bij twijfel zou he-t belang van de te maken onkosten vooraf via het college van GS zichtbaar moeten
wordên gemaakt. Subsidiair en meer subsidiair zijn immers ook de provincie en de belastinginspecteur b,elanghebþende. Onderlinge discussie zal moeten worden voorkomen.
BIJLAGE 2, CHECKLIST DECLARATIES CVDK EN GEDEPUTEERDEN Deze checklist is op enkele punten geactualiseerd per september 2009.
Samenvatting Onderuerp Onkosten ten behoeve van giften enz., literatuur, kranten, vakbladen enz. (met uitzondering van persoonsgebonden abonnementen) Onkosten in verband met symposia enz. (met uitzondering van pol itieke partijbijeenkom sten) Onkosten zakelijke en representatieve ontvangsten persoonlijke insteek met zakelijk doel (in eigen woning) persoonlijke insteek met zakelijk doel (elders) zakelijke insteek met zakelijk doel (in eigen woning) zakelijke insteek met zakelijk doel (elders)
Te voldoen uiUdoor
Ambtstoelage Provincie
Ambtstoelage Ambtstoelage Provincie Provincie
Checklist declaraties CvdK en gedeputeerden Onderwerp
Te voldoen uit/door
Gursussen, seminars, symposia, congressen en excursies Cursus en dergelijke van politieke partij of fractie
Ambtstoelage
Overig
Vakliteratuur, kranten, tijdschriften en dergelijke Provinciaal belang/abonnement op naam van provincie Persoonlijk belang
Vereniging van Statenleden, kosten van fractieassistent/secretariaat, fractieweekend, fractievergaderi n g en dergel ij ke Telefoonkosten Zakelijke mobiele telefoon Privégesprekskosten via mobiele telefoon, via vaste maande-
Provincie Provincie
Ambtstoelage Ambtstoelage ln bruikleen
lijkse inhouding
Privékosten (m.u.v. CvdK)
Zakelijke internetverbind ing
Provincie
Overige zakelijke communicatiemiddelen Overige zakel ijke internetverbi ndi ngen
Ambtstoelage Ambtstoelage
Afschrijvingskosten van technische apparatuur (pc, fax, mobiele telefoon etc.) Zakelijke persoonlijke apparatuur Zakelijke apparatuur
Ambtstoelage ln bruikleen
Portokosten en kosten van fotokopieën Politieke partij/fractie of persoonlijk zakelijk belang Provinciaal belang
Ambtstoelage Provincie
Representatiekosten Ontvangsten thuis Persoonlijk karakter
Ambtstoelage
Zakelijk karakter Diner/lunch
Provincie
Persoonlijk karakter Zakelijk karakter Attenties voor recepties en dergelijke Uitnodiging thuis ontvangen Uitnodiging in provinciehuis ontvangen
Ambtstoelage Provincie
Ambtstoelage Provincie
Bijlage
15
BIJLAGE 3, BEGROTINGS- EN VERANTWOORDINGSRICHTLIJNEN
Deze bijlage is bestemd als richtlijn voor de verantwoording van de lasten CvdK en GS. Uitgangspunt voor de verantwoording van deze lasten is: - het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten van'17 januari2003 - de provinciale begroting van Drenthe ln de comptabiliteitsvoorschriften worden algemene indelingskaders aangegeven waaraan de begro-
ting (en rekening) van de provincie Drenthe voldoen. Zo dienen de kosten in verband met de CvdK (met uitzondering van de kosten die samenhangen met openbare orde, veiligheid, rampen en crisisbestrijding) en GS afzonderlijk te worden begroot en verantwoord. Het gaat hierbij om die kosten die een algemeen karakter hebben en samenhangen met het ambt en functioneren in algemene zin. ln de begroting van de provincie Drenthe wordt een tweetal budgetten voor algemene kosten CvdK begroot; dit zijn: - CvdK - kosten dienstauto - CvdK - overige kosten Alle algemene kosten van de CvdK die door de provincie worden bepaald of vergoed, dienen op deze post te worden verantwoord. Kosten van de CvdK die samenhangen met het college in zijn totaliteit horen niet op deze post te worden verantwoord. Desgewenst (inzicht en bewaking) kan een administratieve onderverdeling worden aangebracht naar een aantal categorieën binnen het totaalbudget, zoals zakelijke ontvangsten CvdK, giften CvdK, vorming en opleiding CvdK, reis- en verblijfkosten CvdK en overige kosten CvdK. Budgethouder van de begrotingspost is het hoofd van de Stafgroep Kabinet.
Voorts is in de provinciale begroting een viertal begrotingsposten in verband met de algemene kosten van leden van GS c.q. het college in zijn totaliteit (in casu de provincie); dit zijn: - kosten GS-leden - zakelijke ontvangsten, vergaderingen en besprekingen - blijken van belangstelling aan publiekrechtelijke lichamen
-
prijzen en giften college
De budgethouder voor vorenstaande budgetten is de manager van de Stafgroep Bestuurs-, J uridische en Concernzaken. De begrotingskosten Kosten GS-leden is rechtstreeks gerelateerd aan de Verordening inzake de tegemoetkoming in en vergoeding van kosten in verband met de vervulling van het ambt van Gs-lid (verordening d.d. 4 november 1992, nLrmmer E-9, gewijzigd op24 november 1993, nummer E-3). Deze verordening heeft betrekking op: - de vergoeding van reiskosten woon-werk - zakelijke reis- en verblijfkosten
-
de ambtstoelage
Via de post Kosten GS-leden wordt ook verantwoord: de provinciale kosten in verband met de aansluiting en het gebruik van |SDN-lijnen, mobiele telefoon en fax
-
l6
de persoonsgebonden vormings- en opleidingskosten De begrotingspost Zaketijke ontvangsten, vergaderingen en besprekingen omvat onder andere de ten laste van de provincie komende kosten wegens representatieve ontvangsten, zoals diner, lunch etc. en andere kosten voortvloeiende uit (algemene) vergaderingen en besprekingen, Tevens dienen de niet aan specifieke doelstellingen toe te rekenen kosten wegens cursussen, seminars, symposia, congressen en excursies op deze begrotingspost te worden verantwoord. De kosten wegens het verstrekken van attenties (inelusief prijzen en giften) en dergelijke worden gesplitst in blijken van belangstelling in publiekrechtelijke lichamen en overige. Dit onderscheid wordt ín de begroting niet meer aangebracht.
gm/coll. \IOTA\DATA\US ERS\RO ELAN D\regeling dectaraties\REG ELI n g decl ctb -2.doc
