Rapportage IKSport Audit JVC Cuijk
Uitgevoerd op: 27-10-2014 Door: Niels van den Berg en Marijn Dollevoet
Inleiding. IKSport staat voor Integrale Kwaliteit binnen de sportverenigingen. Met het IKSport meetinstrument is het mogelijk een objectieve en genormeerde meting te doen van de kwaliteit van sportverenigingen in Nederland. De Gelderse Sport Federatie heeft het instrument in gebruik genomen om verenigingen te ondersteunen bij hun zoektocht naar verbeteringen. De uitvoering van de audit (de toets) gebeurt door geschoolde auditeurs die bij de Gelderse Sport Federatie werken. Om de kwaliteit van verschillende verenigingen objectief te kunnen beoordelen is het evaluatie- en registratiesysteem IKSport NL gemaakt. Het systeem is ontwikkeld door de Universiteit van Leuven in opdracht van de Belgische overheid. Oorspronkelijk richtte het zich op de gymnastiekverenigingen met als doel een gymcatalogus met kwaliteitslabels op te stellen (vergelijkbaar met Michelin-sterren voor restaurants). Hiervoor was het nodig om een relevante, sport specifieke vragenlijst op te stellen. Vanuit een objectieve benadering en rekening houdend met de situationele context werd een integrale kwaliteitsbenadering nagestreefd. Tot slot beoogde het instrument een verbeterde ondersteuning voor gymnastiekverenigingen. Deze benadering was zo succesvol dat is besloten het instrument generiek te maken en om te vormen tot IKSport. Het NOC*NSF heeft IKSport laten aanpassen op de specifieke Nederlandse situatie en is vervolgens licentiehouder geworden. IKSport NL is ter beschikking gesteld aan alle leden van NOC*NSF, met als enige eisen dat de auditeurs geschoold dienen te zijn en dat de uitkomsten van de gehouden audits aan NOC*NSF ter beschikking moeten worden gesteld. Het geheel aan resultaten geeft relevante beleidsinformatie over de kwaliteit van de sport in Nederland.
De analyse IKSport richt zich op 9 aandachtsvelden: Strategische planning; Procedures en interne communicatie; Externe communicatie; Clubsfeer en cultuur; Bestuur en structuur; Human resource management (vrijwilligersbeleid); Accommodatie; Sportkantine; Effectiviteit van het verenigingsproces. Een beschrijving van elk aandachtsveld vindt u bij de desbetreffende hoofdstukken. Van al deze gebieden is een score berekend. Een score van 60 betekent 60% van maximum oftewel 6,0 op een schaal van 0 tot 10. Aan de hand van deze scores kan de vereniging zien wat haar sterke punten zijn en op welke gebieden verbetering mogelijk zou zijn. Uitkomsten van de audit In de bijlage vindt u de scores per gebied en een tabel van alle scores: 0=nee
1=ja
R=recreatief P=prestatief
E=evenwicht
In het navolgende gedeelte van deze rapportage worden de uitkomsten beschreven van de audit die op 27-10-2014 is gehouden bij JVC Cuijk te Cuijk. De audit is afgenomen door: Niels van den Berg en Marijn Dollevoet Aanwezig bij het interview waren: Eric Meijers, hoofdtrainer JVC 1 Sjaak Wellesen, bestuurslid materiaal en dames voetbal Huub van der Cruijsen, bestuurslid accommodatie Eric van Oudenhoven, lid werkgroep JVC toekomstbestendig Willian van den Berg, lid werkgroep JVC toekomstbestendig Timothy van Oss, trainer D1
De rapportage zal ter beschikking worden gesteld aan werkgroep JVC toekomstbestendig De gegevens die vanuit het IKSport meetinstrument beschikbaar zijn, zullen geautomatiseerd aan NOC*NSF worden aangeboden. Bij elk aandachtsveld worden ook aanbevelingen gedaan. Elke aanbeveling kan een prioriteit krijgen. Dit wordt niet door de auditeur ingevuld, maar kan door de vereniging zelf worden gedaan. Bijvoorbeeld prioriteit 1, 2 of 3. 1 = zeer belangrijk 2 = belangrijk 3 = minder belangrijk Algemeen beeld JVC Cuijk heeft een rijke historie. Na een aantal fusies en naamsveranderingen wordt op maandag 29 mei 2000 het akkoord gegeven door de leden met de naam JVC Cuijk. JVC is vernoemd naar de lokale historische held Jan van Cuijk. In 2001 had JVC Cuijk meteen succes geboekt met een kampioenschap in de hoofdklasse. Na dit kampioenschap heeft de gemeente besloten om de accommodatie flink te verbeteren. In 2008 heeft de accommodatie weer een facelift gekregen, er werd een kunstgrasveld en een nieuwe zit- en sta-tribune aangelegd. Sinds de KNVB (Koninklijke Nederlandse Voetbal Bond) de topklasse heeft ingevoerd heeft JVC de ambitie gehad om in de hoogste klasse van het Nederlandse amateurniveau te spelen. In het seizoen 2010/2011 is dit gelukt en tot op heden spelen ze in deze klasse. De jeugd speelt sinds 2011-2012 ook in de hoogste amateur divisies van Nederland. JVC Cuijk heeft ongeveer 1000 leden en beschikt over een eigen accommodatie met vijf voetbalvelden. Binnen JVC Cuijk is er een werkgroep opgericht die zich bezig houdt met de toekomst van de vereniging bestaande uit zes leden. De werkgroep organiseert alle activiteiten die nodig zijn om JVC Cuijk een toekomstbestendige vereniging te laten zijn. Zo hebben zij Transferpunt Sport ingeschakeld voor een objectieve blik van de vereniging. Het bestuur staat los van de werkgroep en het onderzoek en hebben geen invloed op het verloop van het onderzoek. Echter hebben zij een indirecte rol om de vereniging toekomstbestendig te laten zijn, dit met betrekking tot vergaren van informatie door de stagairs van Transferpunt Sport. Op 19 september jl. heeft een vergadering plaatsgevonden tussen de stagiaires van het
Transferpunt Sport en de werkgroep ‘JVC Cuijk toekomstbestendig’. Voor JVC Cuijk waren Marco Janssen en Ramon van den Heuvel aanwezig. Naar aanleiding van deze vergadering is bekend geworden dat er zich verschillende problemen voordoen binnen de vereniging. Vanuit JVC Cuijk is er naar aanleiding van de problemen een werkgroep opgericht die deze problemen gaan aanpakken. Zo is er vanuit de vereniging kritiek geuit op de mogelijke besteding van de ‘bekereuro’s’ en op het functioneren van de vereniging. Daarnaast merkten het bestuur, de vereniging en belanghebbende dat de ‘motor’ van de vereniging steeds minder soepel loopt en het steeds meer moeite kost om deze draaiende te houden. Dit vertaalt zich in ontevreden geluiden van de leden en belanghebbenden. Er dreigt een kloof te ontstaan tussen verschillende onderdelen en actoren binnen de vereniging, een teruggelopen betrokkenheid en een tekort aan vrijwilligers. Ook is de financiële situatie van de vereniging in het geding, elk dubbeltje moet worden omgedraaid. Om het voortbestaan van de vereniging te waarborgen is het van essentieel belang dat de neuzen dezelfde kant op staan. De aanpak van bovenstaande problemen wordt in drie fases gesplist. Dit is de nulmeting: waar staat de vereniging nu?, ambitiebepaling: waar wil de vereniging naar toe?, en het stappenplan: wat moet er gebeuren om dat te bereiken. Deze Ik sport audit is onderdeel van de nulmeting. Nuance rapport Echter moet er voor dit rapport een nuance worden aangebracht. De scores zijn namelijk gebaseerd op bepaalde punten, die door de IKSport audit verplicht zijn gesteld bij de afname van de IKSport audit. Indien de punten(bv documenten) aanwezig waren werd dit beschreven als een ‘ja’. De IKSport audit beschrijft alleen of hetgeen aanwezig is, niet wat de kwaliteit is en of het naar behoren wordt uitgevoerd. Vandaar dat de scores hoger kunnen zijn uitgevallen dan van te voren is ingeschat. Om de kwaliteit en uitvoering van bijvoorbeeld het beleid en dergelijke te kunnen bepalen, moeten er interviews met diverse mensen binnen de vereniging worden gehouden om de besproken punten bij de IKSport audit verder toe te lichten. Middels dit krijgt toekomstbestendig JVC Cuijk een duidelijk beeld of iets ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en of het van goede kwaliteit is.
Strategische planning Strategische planning wil zeggen: op welke manier is de vereniging met de toekomst bezig, zowel in de nabije als de verre toekomst. Score: 34%, onvoldoende
Positief: -
Er zijn concrete beleidsdoelstellingen geformuleerd m.b.t. het sportieve beleid en het jeugdsportbeleid.
-
Er wordt jaarlijks een begroting opgemaakt en deze wordt gecontroleerd en vergeleken met de eindbalans.
-
Iedereen kan zich bij de club aansluiten, ongeacht geslacht en nationaliteit.
-
Er wordt rekening gehouden met zowel de recreanten als wedstrijdsporters.
-
Er zijn sportieve mogelijkheden voor wedstrijdsporters die stoppen met competitie voetbal.
-
Leden kunnen deelnemen aan officiële wedstrijden, competities en aan externe (nietcompetitieve) activiteiten.
Sporter wordt doorverwezen naar andere vereniging indien er niet aan zijn wensen of behoefte kan worden voldaan.
Verbeterpunten:
Prioriteit: (door vereniging zelf in te vullen)
1. Strategisch plan / beleidsnota op lange termijn opstellen. 2. Beleids- / actie- / projectplan op korte termijn opstellen. 3. Beleidsdoelstellingen m.b.t. administratief beleid opstellen. 4. Begroting minstens 2 keer per jaar controleren. 5. Inkomsten jeugd, weer investeren in jeugdafdeling. 6. Infofolder met verenigingsdoelstellingen, alle teams, trainers, begeleiders, doelgroep en het niveau van elk team maken. 7. Jaarlijkse peiling naar wensen/verwachtingen en tevredenheid van sporters/ouders uitvoeren. 8. Jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de vereniging (door medewerkers) uitvoeren. 9. Ideeën of klachtenbus beschikbaar stellen.
10. Apart aanbod voor jonger dan 12 jaar en 12 jaar t/m 18 jaar aanbieden. 11. Aanbod voor mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking aanbieden.
Conclusie/Aanbevelingen: JVC Cuijk scoort op het punt strategische planning een onvoldoende. Er zijn wel concrete beleidsdoelstellingen m.b.t. het sportieve en jeugdsportbeleid. Echter, een strategisch plan en beleidsnota op lange termijn en een beleids- / actie- / project plan op korte termijn is niet aanwezig. Het is opmerkelijk dat er wel beleidsdoelstellingen zijn geformuleerd, maar deze niet terug te zien in een beleidsplan. Dit is van belang omdat er zo een plan bekend is binnen de vereniging voor meerdere jaren. De club heeft zo een idee waar het al de mogelijke beslissingen op afstemt. Financieel wordt alles goed bijgehouden en staat de vereniging open voor allerlei soorten leden. Daarnaast is het mogelijk voor leden om deel te nemen aan officiële wedstrijden en zijn er sportieve mogelijkheden voor leden die stoppen met competitievoetbal. Indien de club niet aan de wensen en behoeften van iemand kan voldoen, wordt deze doorverwezen naar een andere vereniging. Als voorbeeld werd gegeven dat iemand met een verstandelijke of lichamelijk beperking werd door gestuurd naar een andere vereniging. Er zijn punten die minder goed zijn uitgewerkt en waar nog aan gewerkt moet worden. Zoals eerder vernoemd is er geen strategisch plan en beleidsnota op lange termijn aanwezig, het is van belang dat er een duidelijke strategie aanwezig is, zodat iedereen binnen de vereniging weet waar de club heen wil. Daarnaast is er geen beleids- / actie- / project plan op korte termijn aanwezig. Hierin kunnen de activiteiten worden omschreven die op korte termijn worden uitgevoerd. In lijn met de nieuwe beleidsplannen, is het ook belangrijk om beleidsdoelstellingen omtrent administratief beleid in te voeren. De begroting wordt niet twee keer per jaar gecontroleerd, dit moet gebeuren om te kijken of de begroting gedurende het jaar nog klopt. Er werd aangegeven dat inkomsten die werden vergaard via de jeugdafdeling, niet terug werd geïnvesteerd in de jeugdafdeling. De jeugd is in deze vereniging zeer belangrijk en ook het grootste deel van de leden bestaat uit jeugd, om hun te behouden en nieuwe jeugd leden aan te kunnen trekken zal de vereniging moeten investeren. Het is van belang dat er een infofolder aanwezig is voor nieuwe leden. Door deze infofolder zijn de belangrijkste zaken voor een nieuw lid duidelijk en gebundeld. Door JVC Cuijk werd er aangegeven dat alle informatie op de website staat, echter is het handig om deze informatie ook op papier te hebben. De vereniging zal jaarlijks een onderzoek moeten doen naar de wensen/verwachten en tevredenheid van de leden, om zo de vereniging te laten aansluiten aan
de wensen en verwachtingen van de leden, dit bepaalt voor een belangrijkdeel de ledentevredenheid. Een jaarlijkse evaluatie door medewerkers over het functioneren van de verenging, zorgt ervoor dat het functioneren van de vereniging wordt geoptimaliseerd. Om er voor te zorgen dat leden hun ideeën of klachten kwijt kunnen, zonder dit direct tegen iemand te moeten zeggen, moet er een ideeën en/of klachtenbus komen. Dit zorgt voor verschillende inzichten over de gang van zaken binnen de vereniging en kan bijdrage aan de evaluatie van de vereniging. Een apart aanbod voor kinderen onder de 12 jaar, kinderen tussen de 12 en 18 jaar en mensen met een verstandelijke of lichamelijk beperking zorgt ervoor dat het aanbod vanuit de vereniging wordt vergroot.
Procedures en interne communicatie Het onderdeel procedures en interne communicatie heeft te maken met hoe bepaalde zaken op het gebied van lidmaatschap en dergelijke geregeld zijn en hoe de vereniging met haar leden communiceert. Score: 65%, voldoende
Positief: -
Informatiebrochure aanwezig, echter wel alleen op website.
-
Document aanwezig over traingingsuren, trainingsplaats, trainer en contributie, echter wel alleen op website.
-
Website bevat informatie m.b.t. aankondiging van activiteiten en uitslagen van de wedstrijden.
-
Belangrijke bestanden / documenten zijn continu ter beschikking van meerdere personen.
-
Trainers beschikken over adressenlijst van dagelijks bestuursleden en van de leden.
-
Leden beschikken over adressenlijst van bestuursleden en trainers.
-
Ouders worden op hun verantwoordelijkheden/verplichtingen gewezen.
-
Vertrouwenspersoon aanwezig
Verbeterpunten:
Prioriteit:
12. Persoon aanwezig bij eerste training voor inschrijvingen. 13. Huisregels m.b.t. gezonde leefstijl op papier zetten. 14. Criteria lijst opstellen waaraan talent moet voldoen. 15. Leden schriftelijk op de hoogte stellen van de ontwikkeling van de vereniging, kan middels clubblad. 16. Adressenlijst van alle trainers voor alle trainers beschikbaar stellen. 17. Jaarlijkse voorstelling van alle medewerkers.
Conclusie/Aanbevelingen: JVC Cuijk scoort op het punt procedures en interne communicatie een score van 65%, oftewel een voldoende. Deze score heeft de vereniging doordat er een aantal belangrijke punten aanwezig zijn, op het gebied van het ondersteunen van de aanwezig leden. Belangrijke gegevens zoals contact gegevens, inleidende informatie (bij aanvang van nieuwe leden), trainingsrooster, activiteiten en contributies worden goed verzorgd binnen JVC Cuijk. Echter is
deze informatie alleen op de website aanwezig. Het is belangrijk dat deze informatie ook op papier aanwezig is, zodat de drempel tot het lezen van belangrijke informatie nog lager is. De vereniging wijst de ouders aan op hun verantwoordelijkheden en verplichtingen, zodat ieder ouder zijn of haar steentje bijdraagt aan de vereniging. Dit kan betekenen dat hij/zij vrijwilliger is of verantwoordelijk is omdat hij/zij een voorbeeld is voor de kinderen. Daarnaast is er sinds korte tijd een vertrouwenspersoon binnen de vereniging aanwezig. Het is van belang dat een ieder zijn of haar verhaal kwijt kan, zonder dat dit op straat komt te liggen. Er zijn nog steeds verbeterpunten binnen dit gebied. Zo is er niemand aanwezig bij de eerste training voor de inschrijvingen. Het zou voor een nieuw iemand fijn zijn als hij/zij wordt opgevangen binnen de verenigingen en vanuit daar wegwijs wordt gemaakt binnen de vereniging. Ook zijn er geen huisregels omtrent een gezonde leefstijl (bijv. roken, alcohol- en drugsgebruik) op papier gezet. Dit is belangrijk voor JVC Cuijk omdat je ook te maken hebt met een opvoedende functie als vereniging en een groot deel van de vereniging bestaat uit jeugdleden. Ook is er geen criterialijst om talenten te scouten voor handen. Om een eenduidige lijn binnen de vereniging te hanteren, zal er een lijst moeten worden opgesteld. De leden moeten op de hoogte worden gesteld van de ontwikkelingen van de vereniging. Dit kan middels een clubblad worden gedaan. Door leden op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen van de vereniging creëer je binding tussen de leden en de vereniging, wat later van pas kan komen bij bijvoorbeeld vrijwilligerswerk. Ook een adressenlijst van trainers voor trainers is van belang, zodat deze vrijwilligers elkaar op een gemakkelijke manier kunnen bereiken indien dat nodig is. Het jaarlijks voorstellen van alle medewerkers is van belang zodat iedereen een gezicht bij een taak kan herkennen. Het is dan voor alle leden duidelijk wie wat binnen de vereniging doet.
Externe communicatie Externe communicatie is de manier waarop de vereniging communiceert met allerlei partijen buiten de vereniging zoals subsidiegevers, sponsoren, bond, federaties, potentiële leden en dergelijke. Score: 100%, zeer goed
Positief: -
Consequent gebruik van eigen huisstijl.
-
Jaarlijkse organisatie opendagen.
-
Samenwerking met bond, sportraad, sportverenigingen en scholen.
-
Sponsordossier aanwezig.
-
Lokale media wordt op de hoogte gesteld van verenigingsgebeuren en jeugdafdeling.
-
Sponsors worden uitgenodigd op belangrijke clubmanifestaties.
-
Website is up-to-date.
Verbeterpunten:
Prioriteit:
-
Conclusie/Aanbevelingen: De externe communicatie binnen JVC Cuijk is met een score van 100% zeer goed. Er wordt consequent gebruik gemaakt van de eigen huisstijl. Er worden jaarlijks opendagen georganiseerd en er zijn samenwerkingen met de bond, sportraad, sportverenigingen en scholen. Er is een sponsordossier aanwezig die beschrijft wat de vereniging de sponsor kan bieden en wat de vereniging hiervoor in ruil wenst. Het sponsordossier beschrijft daarnaast de doelstellingen, activiteiten van de vereniging en het project (evenement, afdeling) waarvoor sponsoring wordt aangevraagd. Daarnaast wordt de lokale media op de hoogte gesteld van verenigingsgebeuren en van de jeugdafdeling, zodat binnen de gemeente iedereen op de hoogte is van de vereniging. De sponsoren worden door de vereniging uitgenodigd op belangrijke clubmanifestaties. Het is van belang dat dit blijft gebeuren om een goede band tussen de vereniging en sponsoren te behouden. Ook de website wordt up-to-date gehouden, zodat een ieder continu op de hoogte is van wat er binnen de vereniging zich afspeelt.
Clubsfeer en cultuur Hierbij wordt gevraagd naar enkele objectief vast te stellen uitingen van het ‘wij-gevoel’. Score: 62%, voldoende Positief: - Leden kunnen gratis de thuiswedstrijden van alle teams bijwonen. - Jaarlijkse sportevenementen worden georganiseerd. - Tradities worden in ere gehouden. - Logo van de vereniging is aanwezig op alle kleding. - Pr-bepalingen voor speciale gelegenheden (huwelijk, overlijden) is aanwezig. - Waarderingsbeleid t.a.v. eigen leden.
Verbeterpunten:
Prioriteit:
18. Concrete beleidslijnen m.b.t. (verbetering van) de clubsfeer formuleren. 19. Organiseren van nevenactiviteiten door de club, denk hierbij aan dagtrip, dans-, eet- of andere gelegenheden. 20. Voorbeeldig (sportief) gedrag stimuleren en/of belonen. 21. Financiële acties.
Conclusie/Aanbevelingen: De clubsfeer en cultuur binnen JVC Cuijk is met een score van 62% een voldoende. Dit komt mede doordat leden gratis naar alle wedstrijden kunnen en er jaarlijkse sportevenementen worden georganiseerd. De kleding die leden eventueel ontvangen, zijn allen voorzien van het logo. Men creëert daarmee een huisstijl die voor iedereen duidelijk is. Ook de tradities, zoals bij JVC Cuijk de seizoen afsluiting, wordt in ere gehouden. De vrijwilligers worden in het zonnetje gezet, om als verenging, blijk van waardering te geven. Daarnaast wordt door de vereniging aandacht geschonken aan speciale gelegenheden die leden van de club meemaken. Dit alles is belangrijk als bindmiddel en zorgt voor een positieve uitstraling van de vereniging. Maar net als bij andere thema’s zijn er ook hier verbeterpunten. Er moet binnen de club een beleid zijn, waarin beschreven wordt, hoe de clubsfeer eventueel verbeterd kan worden. Om ook in de toekomst een positieve clubsfeer te hebben. Het organiseren van nevenactiviteiten zorgt ervoor dat leden zich meer betrokken voelen bij de club. Dit kan er toe leiden dat de
vereniging makkelijker aan vrijwilligers kunnen komen. Daarnaast moet sportief gedrag worden gestimuleerd of beloond worden, zodat iedereen ziet dat goed gedrag wordt beloond en de sfeer binnen JVC Cuijk hierdoor beter wordt. Bestuur, management, structuur Op welke manier vinden bepaalde bestuursprocessen plaats en hoe wordt de vereniging ‘gerund’. Daarover gaat dit onderdeel. Score: 65%, voldoende
Positief: -
JVC Cuijk heeft de juridische structuur van de vereniging + aansprakelijkheidsverzekering
-
Alle leden en vrijwilligers zijn verzekerd, bestuursleden zijn verzekerd voor bestuurdersaansprakelijkheid.
-
Er is jaarlijks een algemene ledenvergadering.
-
Er zijn functieomschrijvingen van bestuur en commissies aanwezig.
-
Het bestuur heeft zes leden en het jongste bestuurslid heeft een leeftijd onder de 40.
-
De voorzitter heeft hoger onderwijs gedaan en heeft een management gerelateerde beroepservaring.
-
Er is een sport coördinator/technisch directeur die beschikt over minstens CIOS/ALO/RSLA
-
Het bestuur komt maandelijks of vaker bij elkaar voor vergaderingen
-
Er wordt bij bestuursvergaderingen gewerkt met een agenda en notulen, deze notulen worden centraal bewaard.
-
Er is een verantwoordelijke voor de PR/promotie/marketing én verantwoordelijke voor sponsoring/fondsenwerving binnen JVC Cuijk
-
Er is een activiteitencommissie, vrijwilliger coördinator, vertrouwenspersoon en jeugdsportcommissie binnen JVC Cuijk.
-
Er gaan afgevaardigde van het bestuur naar de algemene vergadering van de bond.
Verbeterpunten: 22. Organogram bestuur beschikbaar stellen 23. Penningmeester aanstellen 24. Sport coördinator lid van bestuur
Prioriteit:
25. Technische commissie aanstellen 27. Kwaliteitsverantwoordelijke aanstellen 28. Klankbordgroep/oudercomité/adviesraad aanstellen 29. Jeugdraad invoeren
Conclusie/Aanbevelingen: Met een score van 65% scoort JVC Cuijk op het gebied van bestuur, management en structuur een voldoende. Binnen JVC Cuijk zijn de verzekeringen voor de leden, vrijwilligers en bestuur geregeld. Er is jaarlijks ook een algemene ledenvergadering waarbij de voorzitter deze vergadering leidt. Het bestuur bestaat uit zes leden maar mist op dit moment een penningsmeester, wegens omstandigheden is de bestaande penningmeester weggevallen. Echter is het wel van belang om een penningsmeester aan te stellen om al de financiële zaken op orde te houden en een duidelijk beeld hebben van wat de liquide middelen zijn. Verder is het goed dat er een bestuurslid jonger dan 40 in het bestuur zit, dat betekent dat er eventueel andere ideeën worden opgedragen en zo ontstaat een andere kijk waardoor het bestuur niks over hoofd kan zien en ook met zijn tijd mee kan gaan. Er zijn verder al wel heel wat functies ingevuld namelijk; verantwoordelijke voor PR/promotie/marketing, sponsor/fondsenwerving, vrijwilliger coördinator, vertrouwenspersoon, activiteitencommissie en (jeugd) sportcommissie. Toch zijn er nog een aantal functies/commissies die wél nodig wordt geacht maar niet aanwezig is. Het gaat hierbij voornamelijk om een penningmeester. Dit is toch een belangrijk onderdeel van het bestuur. Verder mist JVC Cuijk nog een verantwoordelijke voor de kwaliteit te bewaken binnen de vereniging. Deze persoon moet zich voornamelijk bezig houden met de verbeterpunten uit deze IK sport audit en deze jaarlijks toetsen om te kijken waar JVC Cuijk zich kan verbeteren en of de kwaliteit van de bestaande zaken even hoog of beter worden. Om de jeugd belangrijker te maken kan men er voor kiezen om een jeugdraad aan te stellen. Zij zullen de jeugd dan vertegenwoordigen en mogen hun input melden aan het bestuur. Hierdoor voelt de jeugd zich belangrijker en krijgt het bestuur misschien nieuwe ideeën. Ook zal er op de site een organogram van het bestuur moeten komen. Het is belangrijk voor leden dat ze weten wie waar verantwoordelijk voor is en hoe de lijnen binnen de organisatie lopen. Zo kunnen problemen in de communicatie verholpen worden doordat leden precies weten waar ze moeten zijn voor een bepaald probleem o.i.d.
Human resource management Human resource management is een dure omschrijving voor wat bij verenigingen vaak vrijwilligersbeleid genoemd wordt, oftewel: ‘hoe gaan we om met onze vrijwilligers?’. Score: 49%, onvoldoende
Positief: -
Trainers en medewerkers krijgen onkostenvergoeding en vergoeding, de vergoeding wordt bepaald volgens een vast systeem.
-
Cursussen voor trainers worden volledig vergoed door de club, bijscholingen wordt voor de helft betaald.
-
Alle trainers krijgen informatie over bijscholingen/clinics (bond, gemeente, NOC-NSF)
-
Trainers/medewerkers ontvangen wel eens een bedankje
-
Trainers worden betrokken bij sportieve beleidsvoering
-
Er is regelmatig een vergadering met alle trainers
Verbeterpunten: 30. Alle trainers informatie geven over trainerscursussen 31. ARBO Check opstellen 32. Algemeen opleidingsjaarplan opstellen (wie volgt wat wanneer en waar) 33. Elke trainer een POP laten bijhouden. 34. Uitstapje regelen voor trainers 35. Trainers een polo/trainingspak geven 36. Een informatiepakket voor nieuwe trainers samen stellen 37. Functioneringsgesprekken met trainers 38. Het peilen van wensen, behoefte en tevredenheid onder trainers 39. Functiebeschrijving van trainers op papier 40. Gedragsregels voor begeleiders op papier 41. Minstens 2x per jaar bezoekt sport coördinator alle teams
Prioriteit:
Conclusie/Aanbevelingen: Met een percentage van 49% voor human resource management scoort dit een onvoldoende. Wat goed is bij JVC Cuijk dat trainers een (onkosten)vergoeding krijgen, dit gebeurt ook volgens een vast systeem met ervaring en leeftijd. Verder stimuleert JVC Cuijk dat trainers cursussen volgen, deze worden dan ook volledig vergoed door de vereniging. Bijscholingen worden voor de helft vergoed. Trainers worden minstens een keer per jaar bedankt bij de seizoen afsluiting en worden dan even ‘in het zonnetje’ gezet. Er zijn ook een aantal verbeterpunten bij dit kopje. Zo vergoed de vereniging wel de cursussen van de trainers maar wordt het niet altijd gemeld bij de trainers of de ouders dat er bepaalde cursussen plaats vinden, zo worden de leden die misschien wel een cursus willen volgen niet op de hoogte gesteld en zal dit een gemist kans zijn voor het verhogen van de kwaliteit binnen JVC. Verder houden de trainers op dit moment geen persoonlijk ontwikkelingsplan bij. Het is goed voor de ontwikkeling van de trainer zelf om dit bij te houden zodat er op papier wordt bijgehouden wat de doelen en verbeteringen op termijn zijn. Hierbij kunnen jaarlijkse functioneringsgesprekken ook helpen. Verder is het leuk voor de trainers dat er een uitje wordt georganiseerd voor trainers, dan worden ze toch meer belangrijker gevonden, dit zal ook blijken uit het geven van bepaalde jassen, pakken, polo’s dat trainers worden herkend. Bovendien mist er ook een informatiepakket/brochure voor nieuwe trainers. Hierin kan ook worden beschreven wat de gedragsregels van begeleiders van een team zijn, deze mist namelijk ook binnen de vereniging. Daarnaast worden trainers niet gepeild over hun wensen, behoefte en tevredenheid. Weer een puntje waardoor trainers zich belangrijk gevonden worden. Het is van belang dat trainers zich belangrijk voelen zodat ze zich hopelijk nog jarenlang willen inzetten voor JVC Cuijk met alle plezier. Als laatste is het erg belangrijk om een ARBO check te laten samen stellen. Dit is een risico-inventarisatie en evaluatie. Dit geldt bijvoorbeeld in de keuken van de kantine. Wat zou er allemaal kunnen gebeuren en hoe gaan we om met bepaalde gebeurtenissen. Het is belangrijk om dit allemaal op papier te hebben zodat voor voornamelijk de vrijwilligers en medewerkers duidelijk is hoe te handelen.
Effectiviteit van het verenigingsproces Deze categorie gaat met name om de continuïteit van de vereniging, zowel op financieel gebied als wat betreft ledenaantallen en leiding. Score: 58%, voldoende
Positief: -
Er is een redelijke continuïteit m.b.t. leden op korte en lange termijn
-
Er is minstens een team in elke leeftijdscategorie.
-
Er zijn in vergelijking met het aantal leden veel vrijwillige medewerkers
-
JVC Cuijk heeft een positieve jaarrekening
-
Alle teams beschikken over een vaste trainer/coach
-
Er is een toename van gediplomeerde trainers
-
Er is aandacht voor JVC Cuijk in de media
Verbeterpunten:
Prioriteit:
42. Meer trainers met een EHBO diploma 43. Meer trainers met een erkend sportdiploma 44. Solvabiliteit en liquiditeit
Conclusie/Aanbevelingen: Met 58% score behaalt effectiviteit van het verenigingsproces net een voldoende. Een aantal goede zaken zijn dat er continuïteit is bij leden op korte en lange termijn, er zijn veel vrijwilliger medewerkers en alle teams hebben een vaste trainer/coach. Dit zijn belangrijke zaken omtrent de continuïteit van de vereniging. Daarnaast is de jaarrekening van afgelopen jaar positief. Er is verder een toename van gediplomeerde trainers en komt JVC Cuijk ook met enige regelmaat voor in de lokale, regionale en landelijke media. Wat echter voor verbetering vatbaar is, is dat er meer trainers met een EHBO en erkend sportdiploma moeten rondlopen. EHBO is erg belangrijk met betrekking tot gezondheid van de leden, en voornamelijk van de spelers uit het desbetreffende team van de trainer. Hoe meer trainers er met een EHBO diploma rond lopen hoe veiliger het is voor alle leden, zo zullen blessures ook sneller behandeld kunnen worden waardoor deze er minder (lang) zullen zijn. Ook zullen er meer trainers met een erkend sportdiploma moeten rondlopen. Deze hebben toch meer kennis over het voor de groep staan en hoe om te gaan met bepaalde zaken omtrent training/coaching. Vaak hebben zij ook meer verstand van voetbal technische en
tactische zaken. Dit kan door middel van meer cursussen aanbieden aan ambitieuze trainers. Als laatst waren de liquiditeit en solvabiliteit niet voldoende. Hierdoor loopt de vereniging een enig risico. Als er een penningmeester kan worden aangesteld zal deze hier scherp op moeten toe zijn en proberen de schulden zo snel mogelijk zien af te lossen.
Accommodatie Op welke wijze wordt de accommodatie geëxploiteerd en hoe wordt deze door de leden ervaren? Score: 88%, zeer goed Positief: -
De vereniging kan op elk moment over de accommodatie beschikken
-
Goede aanduiding vanaf de openbare weg
-
Er is voldoende parkeergelegenheid
-
Veilige omgeving
-
Altijd een toezichthouden aanwezig
-
Er is een geluidsinstallatie
-
Er is een goede bewegwijzering
-
Er is een mededelingenbord
-
Er is een EHBO kist beschikbaar en deze bevat alle belangrijke dingen
-
Er is een verlichtingsinstallatie
-
Accommodatie is goed afgebakend
-
Waterkwaliteit in kleedkamers wordt regelmatig gecontroleerd
-
Verloren voorwerpen worden gecentraliseerd
Verbeterpunten:
Prioriteit:
45. Accommodatie toegankelijk maken voor gehandicapten 46. Temperatuur van douches 47. Kluisjes/lockers 48. Afvalscheiding
Conclusie/Aanbevelingen: Met 88% score doet JVC Cuijk het erg goed m.b.t. de accommodatie. De zaken die allemaal aanwezig zijn staan hier boven bij ‘positief’. Er zijn toch een aantal verbeterpunten. Ten eerste is de accommodatie niet toegankelijk voor gehandicapten. Kantine ligt niet op de begane grond en moet er dus een trap opgelopen worden. Mensen in een rolstoel of die slecht ter been zijn kunnen niet naar binnen. Je sluit deze mensen een soort van buiten en een club als JVC moet ook deze mensen zich welkom laten voelen. Verder is er één vooraf bepaalde temperatuur voor het water uit de douches in de kleedkamers, dit kan door middel van een
draaiknop veranderd worden, dit kan een kleine aanpassing zijn en geef je de gasten toch een kleine luxe door zelf de temperatuur van het water te bepalen. Er zijn geen kluisjes/lockers aanwezig voor trainers of leden die hun persoonlijke spullen veilig willen opbergen. Hier kan JVC Cuijk iets aan doen door kluisjes aan te schaffen voor de mensen die dat zouden willen. Dit brengt een stukje veiligheid met zich mee. Als laatste wordt er bij JVC Cuijk niks gedaan aan afvalscheiding. In deze tijden waarbij het milieu belangrijker is dan ooit is het van belang afval te scheiden. De vereniging geeft dan ook een goed signaal af naar de buitenwereld en naar haar leden. Kantine Op welke wijze wordt de kantine geëxploiteerd en hoe wordt deze door de leden ervaren? Score: 74%, goed Positief: -
Er worden etens- en drinkwaar verkocht in de kantine
-
Kantine wordt wekelijkst gepoetst
-
Rookverbod in kantine
-
Geldige drank en horeca vergunning
-
Brandblusapparaat in keuken is aanwezig
-
Symbolen van de vereniging zijn aanwezig in kantine
Verbeterpunten:
Prioriteit:
49. Aparte containers voor verschillend afval 50. Barvrijwilligers instructie verantwoord alcoholgebruik 51. Schenktijden en leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol zichtbaar vermelden.
Conclusie/Aanbevelingen: 74 % score voor de kantine is een goede score. In de kantine geldt een algeheel rookverbod en is voorzien van een drank en horeca vergunning. Deze wordt ook wekelijks gepoetst en verder zijn er herkenbare symbolen van JVC Cuijk aanwezig. Aantal punten die nog voor verbetering vatbaar zijn dat als de club afval wil scheiden, dit moet laten zien aan de verschillende afvalbakken voor verschillende producten. Verder is het aan te raden dat de barmedewerkers een instructie voor verantwoord alcoholgebruik krijgen. Met de nieuwe wetgeving is
het nog belangrijker strikt om te gaan met de regels omtrent alcohol. Daarnaast zullen de tijden en leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol duidelijk zichtbaar vermeld moeten worden dat ook de mensen onderling hier iets van kunnen zeggen. Alle verbeterpunten/aanbevelingen nog eens op een rijtje. 1. Strategisch plan / beleidsnota op lange termijn opstellen. 2. Beleids- / actie- / projectplan op korte termijn opstellen. 3. Beleidsdoelstellingen m.b.t. administratief beleid opstellen. 4. Begroting minstens 2 keer per jaar controleren. 5. Inkomsten jeugd, weer investeren in jeugdafdeling. 6. Infofolder met verenigingsdoelstellingen, alle teams, trainers, begeleiders, doelgroep en het niveau van elk team maken. 7. Jaarlijkse peiling naar wensen/verwachtingen en tevredenheid van sporters/ouders uitvoeren. 8. Jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de vereniging (door medewerkers) uitvoeren. 9. Ideeën of klachtenbus beschikbaar stellen. 10. Apart aanbod voor jonger dan 12 jaar en 12 jaar t/m 18 jaar aanbieden. 11. Aanbod voor mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking aanbieden. 12. Persoon aanwezig bij eerste training voor inschrijvingen. 13. Huisregels m.b.t. gezonde leefstijl op papier zetten. 14. Criteria lijst opstellen waaraan talent moet voldoen. 15. Leden schriftelijk op de hoogte stellen van de ontwikkeling van de vereniging, kan middels clubblad. 16. Adressenlijst van alle trainers voor alle trainers beschikbaar stellen. 17. Jaarlijkse voorstelling van alle medewerkers. 18. Concrete beleidslijnen m.b.t. (verbetering van) de clubsfeer formuleren. 19. Organiseren van nevenactiviteiten door de club, denk hierbij aan dagtrip, dans-, eet- of andere gelegenheden. 20. Voorbeeldig (sportief) gedrag stimuleren en/of belonen. 21. Financiële acties. 22. Organogram bestuur beschikbaar stellen
Prioriteit:
23. Penningmeester aanstellen 24. Sport coördinator lid van bestuur 25. Technische commissie aanstellen 27. Kwaliteitsverantwoordelijke aanstellen 28. Klankbordgroep/oudercomité/adviesraad aanstellen 29. Jeugdraad invoeren 30. Alle trainers informatie geven over trainerscursussen 31. ARBO Check opstellen 32. Algemeen opleidingsjaarplan opstellen (wie volgt wat wanneer en waar) 33. Elke trainer een POP laten bijhouden. 34. Uitstapje regelen voor trainers 35. Trainers een polo/trainingspak geven 36. Een informatiepakket voor nieuwe trainers samen stellen 37. Functioneringsgesprekken met trainers 38. Het peilen van wensen, behoefte en tevredenheid onder trainers 39. Functiebeschrijving van trainers op papier 40. Gedragsregels voor begeleiders op papier 41. Minstens 2x per jaar bezoekt sport coördinator alle teams 42. Meer trainers met een EHBO diploma 43. Meer trainers met een erkend sportdiploma 44. Solvabiliteit en liquiditeit 45. Accommodatie toegankelijk maken voor gehandicapten 46. Temperatuur van douches 47. Kluisjes/lockers 48. Afvalscheiding 49. Aparte containers voor verschillend afval 50. Barvrijwilligers instructie verantwoord alcoholgebruik 51. Schenktijden en leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol zichtbaar vermelden.
Eindconclusie.
Hierboven wordt weergegeven wat de scores zijn per deelgebied. Bij de bovenste afbeelding staan de procentuele cijfers + het oordeel. De tweede afbeelding geeft de resultaten weer in een staafdiagram. Wat meteen opvalt, is dat de externe communicatie 100% scoort. Op twee deelgebieden is onvoldoende gescoord, dat zijn strategische planning en human resource management. Hier zijn dan ook veel verbeterpunten voor geformuleerd. Uit de IK-sport audit zijn 51 verbeterpunten naar voren gekomen. De auditeurs hebben zelf een aantal verbeterpunten uitgekozen die zij het belangrijkst achten. Deze verbeterpunten worden hieronder per deelgebied toegelicht.
Strategische planning Strategisch plan / beleidsnota op lange termijn opstellen. Op dit moment mist JVC Cuijk een strategisch beleidsplan voor lange termijn. Er is op dit moment geen plan/visie voor de komende jaren waar JVC Cuijk als vereniging wil staan. Dit heeft als nadeel dat er onenigheid kan ontstaan tussen bestuursleden, vrijwilligers en leden omdat er geen helder idee is achter beslissingen en iedereen een andere mening heeft. Dit geeft allemaal onduidelijkheid. Door de werkgroep JVC Cuijk wordt er op een methodische wijze naar een visie/missie/toekomst gezocht en uiteindelijk bepaald. Deze uitkomsten zullen uitkomst bieden voor minstens vijf jaar. Er zullen geen onduidelijkheden met betrekking tot beslissingen zijn omdat er (als het goed is) volgens een duidelijke missie/visie/doelstellingen wordt gewerkt. Dit zijn handvaten die gebruikt worden om bepaalde beslissingen te nemen. Door de werkgroep JVC Cuijk toekomstbestendig zal dit strategische plan binnen korte tijd gerealiseerd worden. Jaarlijkse peiling naar wensen/verwachtingen en tevredenheid van sporters/ouders uitvoeren. Uit onderzoek van de KNHB is gebleken dat ledeninspraak een van de belangrijkste dingen zijn om hoge ledentevredenheid te krijgen. Daardoor hebben de auditeurs dit punt opgenomen in de belangrijkste verbeterpunten. Op dit moment worden leden niet gepeild naar de wensen/verwachtingen en tevredenheid. Vaak is een reden hiervoor dat er tijd en vrijwilligers kost. JVC Cuijk moet echter deze peiling niet onderschatten. Door een keer per jaar op een zaterdag/zondag een enquête uit te delen waarop de leden hun wensen/verwachtingen en tevredenheid kunnen uiten heeft dit een win-win situatie. De leden voelen zich gehoord en belangrijker, en uiteindelijk meer tevreden. Voor de vereniging geeft dit meer input over allerlei zaken waar het bestuur iets aan kan hebben om de kwaliteit binnen de vereniging beter te maken. Ideeën of klachtenbus beschikbaar stellen. Dit verbeterpunt heeft deels te maken met het genoemde punt hierboven. Het biedt leden de kans om hun ideeën of klachten te komen. Zoals hierboven omschreven is ledeninspraak erg belangrijk voor de ledentevredenheid. Door een brievenbus aan te schaffen waar leden hun bezwaren of ideeën kunnen plaatsen geeft het de leden een extra kans hun zegje te doen, de drempel om dit te doen wordt nog lager gemaakt omdat dit ook anoniem geplaats kan worden. Het invoeren van een brievenbus brengt overigens weinig kosten met zich mee.
Bestuur en structuur Organogram bestuur beschikbaar stellen. Op dit moment is er geen organogram van het bestuur beschikbaar voor vrijwilligers en leden. Dit kan voor verwarring zorgen bij deze twee groepen met betrekking tot communicatie. Het is van belang om hier een duidelijk beeld te creëren zodat personen met vragen/opmerkingen weten wie waar verantwoordelijk voor is en bij wie ze moeten zijn bij vragen/opmerkingen. Het zou erg goed zijn voor de interne communicatie binnen JVC Cuijk. Penningmeester aanstellen. JVC Cuijk mist door omstandigheden een penningmeester. Dit is een van de belangrijkste bestuurslid van een sportvereniging. Dit komt omdat deze een erg belangrijke rol heeft in het dagelijks besturen. Een aantal taken van penningsmeesterschap zijn: -
Het beheren van de rekening en de kas van de organisatie
-
De begroting voorafgaand aan een bepaalde periode opmaken
-
Financiële verslagen aan het eind van een bepaalde periode (bijvoorbeeld in de vorm van een jaarverslag of jaarrekening) presenteren
-
Transacties (ontvangsten en uitgaven) beheren en uitvoeren
Doordat bij JVC Cuijk er nu geen penningsmeester is worden deze taken door andere mensen vervuld. Deze taken moeten worden vervuld dus kunnen niet worden laten liggen. Doordat er niemand specifiek verantwoordelijk voor is kunnen dit problemen opleveren. Het is van belang dat de toekomstige penningsmeester affiniteit heeft met financiën, dit kan zijn door eerdere opleiding of beroepservaring. Bij het aanstellen van een penningsmeester kan diegene het financiële beleid gaan uitvoeren en controle houden op de rekening en kas.
Human resource management Alle trainers informatie geven over trainerscursussen. JVC Cuijk laat op dit moment niet altijd weten dat er bepaalde trainingscursussen plaats vinden waaraan trainers/leiders aan mogen deelnemen. Om de kwaliteit van het voetbal zelf hoger te krijgen binnen JVC Cuijk is het van belang dat trainers/leiders cursussen kunnen volgen. Hierdoor zal hun kennis worden vergroot en dit toegepast kunnen worden op spelers bij JVC.
Meer trainers met een EHBO diploma. JVC Cuijk heeft aangegeven dat er op dit moment erg weinig trainers met een EHBO diploma zijn. Dit kan erg eenvoudig verandert worden door een EHBO-cursus aan te bieden aan alle trainers/leiders. Het is van belang voor JVC Cuijk dat er meer trainers met een EHBO diploma rond lopen. De leden zullen zich veiliger voelen en kans op blessures zal kleiner worden. Een EHBO cursus brengt wel enige kosten met zich mee maar de auditeurs denken dat dit zeker de kosten waard zijn.
Accommodatie Accommodatie toegankelijk maken voor gehandicapten. Op dit moment is de accommodatie van JVC Cuijk niet toegankelijk voor gehandicapten. Er is een trap naar de kantine waar mensen die slecht ter been zijn of in een rolstoel zitten niet heen kunnen. Als sportvereniging heb je ook een maatschappelijke functie en moet iedereen zich thuis kunnen voelen. Doordat er geen voorzieningen zijn voor gehandicapten sluit je deze buiten, van bijvoorbeeld, een bezoek aan de kantine. Door een lift of een schuine helling te plaatsen zijn deze mensen ook welkom op de vereniging. Voor de uitstraling van de vereniging zal dit ook belangrijk zijn omdat iedereen ziet dat er ook rekening wordt gehouden met gehandicapten. Afvalscheiding. JVC Cuijk heeft aangegeven dat het niet aan afvalscheiding doet. Er zijn geen aparte afvalbakken voor plastic of GVT. In de tijd waar het milieu erg belangrijk is en iedereen zijn of haar steentje probeert bij te dragen aan het milieu zal ook zeker JVC Cuijk zijn steentje bij moeten dragen. Ook voor de buitenwereld geeft dit een goed signaal af als JVC Cuijk meer rekening houdt met het milieu door afval te scheiden. Dit kan door verschillende afvalbakken te plaatsen voor verschillende soorten afval.
