Rapportage Interne Audit - Toetsingskader Veilig Thuis februari 2016

Rapportage Interne Audit - Toetsingskader Veilig Thuis 2015 - 23 februari 2016 Auditgegevens Organisatie

Jeugdbescherming Noord/ Het Kopland

Datum

23 februari 2016 Toetsingskader Veilig Thuis 2015

Afdeling

Veilig Thuis Groningen

Onderwerp

Auditor 1

T. Sikkema

Document(en)

Plan van Aanpak Kwaliteit Veilig Thuis Groningen december 2015 A. van Eeten (medewerker) E. Schutter (medewerker) J. van Bruggen (manager)

Auditor 2

H. Orsel

Auditees

A. Vogt (vertrouwensarts) M. Platteschor (gedragswetenschapper) Y. Schut (medewerker) G. Nieland (medewerker)

Positieve punten en opmerkingen Het Plan van Aanpak heeft een duidelijke plek in de PDCA-cyclus van Veilig Thuis Groningen. PLAN: Alle audities zijn bekend met de inhoud van het Plan van Aanpak Kwaliteit Veilig Thuis Groningen (verbeterplan) dat geschreven is naar aanleiding van het onderzoek door de Inspectie Jeugdzorg en de Inspectie Jeugdgezondheidszorg dat in oktober 2015 heeft plaatsgevonden. Het is besproken in de teamvergaderingen en is fysiek en digitaal beschikbaar voor de medewerkers. DO: De verbetermaatregelen die staan beschreven in het Plan van Aanpak worden uitgevoerd. Verschillende onderdelen uit het Plan van Aanpak worden vanuit een jaarplangroep in gang gezet. CHECK: De voortgang van het Plan van Aanpak wordt gemonitord vanuit staf-lijn overleg en vanuit de kwartaalgesprekken tussen de manager van Veilig Thuis Groningen en de directeur van Jeugdbescherming Noord. Voortgang wordt geëvalueerd door de interne auditgesprekken die hebben plaatsgevonden op 23 februari 2016. De bevindingen vanuit de interne audit en vervolgacties worden met deze rapportage vastgelegd en inzichtelijk

Formulier rapportage interne audit -toetsingskader Veilig Thuis- 23 februari 2016

pagina 1 van 8

Rapportage Interne Audit - Toetsingskader Veilig Thuis 2015 - 23 februari 2016 gemaakt voor zowel de eigen organisaties als de Inspectie Jeugdzorg en de Inspectie voor de Gezondheidszorg. ACT: Op basis van de bevindingen en beschreven vervolgacties wordt een vervolg gegeven aan de uitrol van het Plan van Aanpak.

Criterium

Verwachting

Bevindingen

Vervolg

Criterium 1.1

Een medewerker van Veilig

Auditee (manager) benoemt dat de

Streefdatum van een

Veilig Thuis is te allen tijde

Thuis is 24/7 inzetbaar voor

bereikbaarheidsdienst van Veilig Thuis

geoperationaliseerde

bereikbaar en beschikbaar

handelingen die bij wet zijn

Groningen op verzoek van de Groninger

bereikbaarheidsdienst, conform

opgedragen aan Veilig Thuis.

gemeenten georganiseerd blijft worden in

gestelde eisen voor Veilig Thuis

samenwerking met Jeugdbescherming Noord.

organisaties blijft 1 april 2016.

Hierbij wordt er onderzocht hoe deze werkwijze zo kan worden ingericht dat het voldoet aan de gestelde (personeels)eisen. Daarnaast wordt het organiseren van een gezamenlijke bereikbaarheidsdienst in samenwerking met Veilig Thuis Drenthe en Veilig Thuis Friesland onderzocht. Criterium 1.1

Een vertrouwensarts is 24/7

Auditee (manager) benoemt dat een

Streefdatum beide vacatures

Veilig Thuis is te allen tijde

bereikbaar

vertrouwensarts is aangenomen voor 24 uur per

ingevuld te hebben, is 1 mei 2016.

bereikbaar en beschikbaar


week. Er is nog een tweede vacature voor een vertrouwensarts (voor 24 uur) die nog ingevuld

Landelijke dekking voor de 24/7

moet worden. Beide vacatures leken conform

bereikbaarheid van

planning ingevuld te worden. Eén kandidaat trok

vertrouwensartsen blijft eind 2016

zich echter laat in de selectieprocedure terug.

(conform de termijn die de Inspectie

pagina 2 van 8

Rapportage Interne Audit - Toetsingskader Veilig Thuis 2015 - 23 februari 2016 Criterium

Verwachting

Bevindingen

Vervolg Jeugdzorg en Inspectie voor de Gezondheidszorg noemen in het rapport: “De kwaliteit van Veilig Thuis Groningen Stap 1”).

Criterium 1.2

Medewerkers kunnen tijdens

Auditees benoemen dat de beschikbaarheid

Zo snel mogelijke invulling van

Veilig Thuis beschikt over

kantoortijden altijd een beroep

van gedragswetenschapper – in vergelijking

vacature voor

kwalitatief en kwantitatief

doen op

met de periode voor het Plan van Aanpak – niet

gedragswetenschapper om de

voldoende personeel

gedragswetenschappers.

is toegenomen.

beschikbaarheid van de gedragswetenschapper te

Auditees benoemen dat het voor de eerst

vergroten. Streefdatum van 1 april

gestelde vacature niet gelukt is een geschikte

blijft gehandhaafd.

kandidaat te werven. Er is nogmaals een vacature uitgezet. Welke naar verwachting op korte termijn (intern) ingevuld kan worden. Auditees noemen dat het door de gemeente beschikbaar gestelde budget ruimte biedt voor één extra gedragswetenschapper in plaats van twee. Criterium 1.2

Veilig Thuis voert de triage uit

Auditees benoemen dat de Triage wordt


en start het onderzoek binnen

uitgevoerd binnen vijf dagen. Daarbij benoemen


vijf dagen na ontvangst van de

auditees dat het Triage-screeningsinstrument bij

voldoende personeel

melding.

schriftelijke meldingen (politiemeldingen) waarin geen sprake is van grote zorg, niet wordt


pagina 3 van 8


Verwachting

Bevindingen

Vervolg

gebruikt, vanwege: 

een gebrek aan tijd;



de stappen die middels het instrument worden doorlopen, nu ook middels het Triageoverleg worden doorlopen, dat sinds 1 februari 2016 is ingevoerd.

De meldingen worden tijdens het dagelijkse overleg doorgenomen met de gedragswetenschapper en/ of vertrouwensarts en de (totstandkoming van) besluitvorming wordt geregistreerd door de gedragswetenschapper of vertrouwensarts in Regas. Auditees benoemen dat het dienstverband van drie medewerkers van het Triageteam

Overleg met financier over extra

binnenkort wordt beëindigd. Auditee (manager)

financiële middelen om personeel in

benoemt dat er geen financiën zijn om de drie

te kunnen zetten als er een

medewerkers te vervangen.

wachtlijst ontstaat.

Auditees melden dat gezinnen bij meldingen van huiselijk geweld bij een overdracht naar de basisteams van de gemeenten door Veilig Thuis niet worden geïnformeerd over de melding en de overdracht, vanwege een tekort aan administratieve ondersteuning.


pagina 4 van 8


Verwachting

Bevindingen

Vervolg

Auditees noemen dat er in februari een intern scholingsplan is gepresenteerd dat in samenwerking met diverse teamleden is opgesteld. Het scholingsprogramma start in maart en loopt door tot december 2016. Auditees noemen dat ‘Learning by doing’ plaatsvindt in de praktijk doordat personeel wordt ingezet voor zowel kindermishandelingszaken als huiselijk geweldzaken. Auditees noemen dat teambuildingsactiviteiten nog van start moeten gaan. Criterium 1.2

Veilig Thuis rondt onderzoeken

Auditee (manager) benoemt dat de wachtlijst

Zo snel mogelijk structurele inzet


binnen 10 weken af na het

m.b.t. onderzoek – door de tijdelijke inzet van

van personeel realiseren.


besluit over de noodzakelijke

extra personeel – is gedaald van 80 naar 10.

voldoende personeel

vervolgstappen naar aanleiding

Alle onderzoeken worden binnen 10 weken

van de melding.

afgerond. Structurele inzet van personeel is nog niet gerealiseerd.


pagina 5 van 8


Verwachting

Bevindingen

Vervolg

Criterium 1.3

Veilig Thuis beschikt over één

Auditees noemen dat er in december een nieuw

Continue optimaliseren van het


registratiesysteem.

registratiesysteem operationeel is geworden:

registratiesysteem door de

Regas.

applicatiebeheerder, in

kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel

samenwerking met het team van Auditees noemen dat met invoering van Regas

Veilig Thuis Groningen.

de administratieve last is toegenomen. Criterium 1.3

Het registratiesysteem

Auditees noemen dat één systeem helpt voor


ondersteunt het werkproces.

een uniforme werkwijze.

kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel

Auditees noemen dat door de wijze waarop

Continue optimaliseren van het

Regas is ingericht, de recidive moeilijker in kaart

registratiesysteem door de

is te brengen. Voorheen werden dossiers in Kits

applicatiebeheerder, in

gekoppeld. Het zoeken kost meer tijd met

samenwerking met het team van

daarbij het risico eerdere meldingen te missen.

Veilig Thuis Groningen.

Criterium 1.3

De instelling hanteert richtlijnen

Auditees noemen dat er een protocol is

Inventarisatie van onduidelijkheden


en een procedure voor het

ontwikkeld. Dit protocol is vastgesteld en er kan

over het protocol voor het opvragen


opvragen van informatie bij

mee gewerkt worden.

van informatie bij andere

voldoende materieel

andere vestigingen van Veilig

Auditees noemen dat binnen het protocol nog

vestigingen van Veilig Thuis.

Thuis.

een uitwerking moet komen van wie wat daarin

Waarna beoordeeld kan worden of

doet.

het protocol aanvulling nodig heeft, of er meer instructie moet plaatsvinden.


pagina 6 van 8


Verwachting

Bevindingen

Vervolg

Criterium 2.1

Professionals hebben een

Auditees noemen dat dit eigenlijk alleen

Zodra er een wachtlijst dreigt te

Professionals houden goed

actueel beeld van de veiligheid

gerealiseerd kan worden wanneer er geen

ontstaan, gaat Veilig Thuis

zicht op de veiligheid van

van alle leden van gezinnen en

wachtlijst is voor onderzoek. Momenteel is de

Groningen in gesprek met de

alle leden van gezinnen en

huishoudens.

wachtlijst weggewerkt, waardoor aan deze

Groninger gemeenten over

verwachting wordt voldaan.

personeelsinzet. Deze afspraak is

huishoudens

gemaakt met de Groninger gemeenten. Criterium 2.1

Professionals beoordelen de

Auditees noemen dat er dagelijks Triageoverleg

Professionals houden goed

veiligheid in multidisciplinair

plaatsvindt in multidisciplinair verband. Er is

zicht op de veiligheid van

verband.

gekozen om vooralsnog alle cases (zowel op

alle leden van gezinnen en

het gebied van huiselijk geweld als op het

huishoudens

gebied van kindermishandeling) te bespreken om zo te leren van elkaars deskundigheid en het gebruik van een uniforme werkwijze.

Criterium 3.1

Veilig Thuis heeft richtlijnen en

Auditees noemen dat de invoering van Regas,

Gedurende de eerste helft van 2016

Veilig Thuis zet

procedures vastgesteld voor

het dagelijks triageoverleg en ‘generalistisch

wordt gewerkt aan het verder

gekwalificeerde

het handelen van de

werken’ (zowel casussen behandelen op het

implementeren van de beschreven

professionals in

professionals.

gebied van huiselijk geweld als

werkprocessen.

kindermishandeling) helpt om te werken conform de vastgestelde procedures en werkprocessen. De huidige formatie maakt dat er gekozen wordt om het triage-instrument niet altijd toe te passen, zoals beschreven bij 1.2.


pagina 7 van 8

Rapportage Interne Audit - Toetsingskader Veilig Thuis 2015 - 23 februari 2016

Aanbevelingen auditteam voor volgende audit De verbeteracties uit het Plan van Aanpak blijven monitoren en bepalen of de planning gehaald wordt of bijstelling behoeft.


pagina 8 van 8

Rapportage Interne Audit - Toetsingskader Veilig Thuis februari 2016

Recommend Documents