Rapport
GHOR Datum
4 augustus 2010 Status
GHOR Procedure
Gepubliceerd Versie
1.1
Risicomanagement bij evenementen
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
Colofon Opdrachtgever Bureau GHOR Brabant-Zuidoost Auteur(s) Gemeente Eindhoven / dhr. E.J. Smeets Eindredactie dhr. E.J. Smeets en P.T.J. Bloks
Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
Inhoudsopgave 1
2
Risicomanagement bij evenementen
4
1.1
Doelstelling
4
1.2
Stappenplan
4
1.3
Toetsingsmatrix.
5
1.4
Schema 1
7
1.5
Schema 2
8
Risicomatrix evenementen
10
3 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
1
Risicomanagement bij evenementen
1.1
Doelstelling
Het doel van deze nota is om verantwoord invulling te geven aan het regionale evenementenuitgangspunt: •
‘Vergunning verlenen: Ja, mits….’
Bij acceptatie van bovenstaande benadering zullen nog nadrukkelijker de risico’s verbonden aan evenementen moeten worden geanalyseerd om deze, via maatregelen en voorwaarden, een verantwoord en beheersbaar karakter te geven.
1.2
Stappenplan
Het evenementenbeleid dat hierbij het beste past, kenmerkt zich door toetsing van de vergunningaanvragen door alle daarbij betrokken overheidsdiensten die, op basis van eigen expertise, het evenement separaat beoordelen (1e fase), gevolgd door een plenaire bespreking teneinde een gezamenlijk definitief eindadvies uit te brengen (2e fase). Binnen deze intra- en interdisciplinaire fasen wordt het evenement integraal getoetst op de aanwezigheid van risicofactoren en doorwerkingeffecten De toetsing leidt uiteindelijk tot een evenementspecifiek risicoprofiel en inzicht met betrekking tot de vraag of aan het evenement (versterkende) risico’s zijn verbonden.
FASE 1
STAP 1. INFORMATIE DOOR ORGANISATOR STAP 2. RELATIE-ANALYSE DOOR OVERHEIDSINSTANTIES
FASE 2
STAP 3. RISICO-ANALYSE DOOR OVERHEIDSINSTANTIES STAP 4. ADVIES EN VERGUNNING DOOR BURGEMEESTER
Zoals geschetst is het noodzakelijk om binnen een toetsingsmodel de diverse evenementen en projecten te kunnen wegen op een aantal risico-indicatoren. Deze noodzaak wordt nog verder onderstreept omdat er een geobjectiveerd oordeel van de burgemeester als bestuurlijk verantwoordelijke wordt gevraagd over het reguliere aanbod evenementen versus nieuwe of incidentele evenementen.
4 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
1.3
Toetsingsmatrix.
De matrix is bestemd als hulpmiddel om de bestuurlijke afweging inzichtelijk en beheersbaar te maken, waarbij de volgende uitgangspunten worden gekozen: •
De organisator dient de benodigde en juiste informatie aan te leveren;
•
De beoordeling dient te geschieden in relatie met de lokale omstandigheden op het gebied van fysieke, maatschappelijke en logistieke voorzieningen;
•
De beoordeling dient zodanig integraal met adviesdiensten plaats te vinden dat een verantwoord vergunningenbeleid kan worden gevoerd;
•
Het vergunningenbeleid dient binnen de regio zoveel mogelijk eenduidig te zijn.
De totale beoordelingsmatrix is opgebouwd uit 4 stappen: Stap 1 Informatieschema Door de organisatie dient alle relevantie informatie zoals in schema 1 is vermeld, aangeleverd te worden. Dit kan middels een gestandaardiseerd evenementenaanvraagformulier gerealiseerd worden. Deze informatie dient standaard gehanteerd te worden. Deze matrix dient om te beoordelen of : a)
de gegevens compleet zijn;
b)
gelet op de omvang en de schaal van het evenement bij de organisator een juiste inschatting is gemaakt van de benodigde organisatiestructuur en de door hem te nemen maatregelen.
Stap 2 Relatie analyse Ten einde te komen tot een juiste beoordeling dient een relatie gelegd te worden tussen een aantal toetsingselementen. Deze toetsingscriteria dienen als hulpmiddel voor de beoordelende adviesdiensten om met alle aspecten zoveel mogelijk rekening te kunnen houden. Hierbij is met nadruk ruimte gehouden om plaatsgebonden aspecten te kunnen wegen in relatie met de resultanten van stap 1. De toetsingscriteria zijn gevoegd in schema 2. Stap 3 Toetsingsmatrix De uitkomsten uit stap 1 en stap 2 worden gewogen om te komen tot een classificatie van de risico’s op het gebied van beheersing en openbare orde en veiligheid. Het gaat niet om de inhoudelijke toets maar een toets passend binnen het juridisch kader. Deze matrix dient als basis voor de juridische onderbouwing onder welke voorwaarden een vergunning wordt verstrekt, dan wel afgewezen.
5 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
Methodiek •
In de matrix worden de classificaties (gering, gemiddeld en hoog) gekoppeld aan de advisering.
•
Bij de classificatie gering gelden de standaard voorwaarden.
•
Bij de classificatie gemiddeld gelden aanvullende voorwaarden.
•
Bij de classificatie hoog (risico) is in principe sprake van het overschrijden van een aanvaardbaar risico op dat onderdeel dat in principe kan leiden tot het weigeren van de vergunning c.q. is de organisatie in de staat om inhoudelijk zodanige wijzigingen aan te brengen dat een nieuwe weging noodzakelijk is.
•
Uiteindelijk kan geen vergunning worden verleend als in één van de scores de
•
Bij de aanwezigheid van een score ‘gemiddeld’ kan de vergunning worden
classificatie ‘hoog’ nog aanwezig is. verleend, maar dienen er nadere maatregelen getroffen te worden om het risico beheersbaar te maken / houden.. •
Uit een beginsel van zorgvuldigheid is het aan te bevelen om richting aanvrager / organisator de stappen en onderbouwing tussentijds aan te leveren.
Stap 4 Advies en vergunning. Ten behoeve van de besluitvorming door het college dient een advies te worden geformuleerd waarbij de informatie uit de stappen 1 t/m 3 te dient te worden verwerkt. Ter volledigheid merken we op dat de procesgang in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht richtinggevend is voor de behandeling van de vergunningaanvragen. Nadere toelichting •
De methode is gericht op het objectiveren van de beoordeling van de risico’s bij evenementen. Aangezien een evenement gemiddeld genomen maar één keer per jaar wordt gehouden kan hierover ook maar één keer ervaringsgegevens worden opgedaan. Dit is een andere situatie dan bij een continue activiteit, waarin je regelmatig kunt bijsturen.
•
De kwaliteit van afweging zit dus in een analyse van te verwachten en in te schatten risico’s. In de methode is rekening gehouden met het aanwezig zijn van risico’s. Deze zijn ook niet altijd uit te sluiten. Wel dient een afweging te worden gemaakt of de risico's aanvaardbaar en maatschappelijk verantwoord zijn. Hiervoor dient met name classificatie ‘gemiddeld’. Tevens kunnen bij de rubriek ‘maatregelen’ de noodzakelijke uitvoeringsactiviteiten worden vastgelegd.
•
De methode kan als tegenwicht worden gebruikt in de moeilijke positie die een vergunningverlener heeft in het verloop richting het evenement.
6 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
1.4
Schema 1
EVENEMENT : NUMMER EVENEMENT: ORGANISATIE: GEGEVENS
INHOUDELIJKE
VOLLEDIG
ONVOLLEDIG
TOELICHTING INHOUD • Inhoudelijke omschrijving
• • • •
Doelgroep deelnemer / bezoeker aantal deelnemers aantal bezoekers locatie toelichting
ORGANISATIE • rechtspositie (juridisch)
• • •
organisatiestructuur management organisatiestructuur medewerkers ervaringsinformatie organisatie
EXTERNE INVLOEDEN • inzicht in consequenties voor het normale gebruik van de openbare ruimte
•
inzicht in relatie bezoekers deelnemers
•
inzicht in maatschappelijke conflicterende belangen
•
noodzakelijke inzet voor de overheidsorganisatie
•
inzicht in de risico’s van het evenement bij de organisatie
LOGISTIEK / VEILIGHEID • mobiliteitsplan
• • •
beveiligingsplan gezondheidsplan milieuplan
7 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
1.5
Schema 2
Schema toetsingscriteria Om met name de onderlinge relaties tussen de inhoudelijke informatie van de organisatie en de omgeving inzichtelijk te krijgen is het van belang om deze analyse op basis van de weergegeven toetsingscriteria, vanuit de gezamenlijke adviesinstanties op te bouwen. 1.
Doelgroep •
Verwachte evenementgerichte bezoekers:
•
Bekendheid bezoeker met evenement / omgeving;
•
Exposure (imago);
•
Uitstralingseffecten van gasten / artiesten en overig entertainment c.q.
•
Verwachtte bezoekers met tegengestelde belangen, doelen, interesses
evenementen; als oorspronkelijk bedoeld door de organisatie (dan wel die een bedreiging vormen voor de openbare orde en veiligheid); • 2.
Cultuurverschillen binnen doelgroepen.
Capaciteit •
Mensen en middelen die, ten behoeve van het evenement, geleverd dienen te worden door de verantwoordelijke overheidsdiensten (gemeente, milieudienst);
•
De organisatie;
•
Het capacitaire vermogen van op het gebied van veiligheid (politie, brandweer, geneeskundige hulpverlening etc.).
3.
Invloedssferen. •
Ongewenste politieke impact;
•
Openbare orde en veiligheid;
•
Actuele situatie (lokaal, regionaal, internationaal) die strijdig is en derhalve ongewenst in relatie tot de doelstelling van het evenement;
•
Plaatselijke omstandigheden (van infrastructurele aard) zowel vanuit
•
Plaatselijke bevolking (samenstelling culturele achtergrond).
historisch oogpunt als van tijdelijke aard;
4.
Logistiek. •
Invloed van het evenement op de bestaande openbare verkeersstructuur;
•
Noodzakelijke logistiek en bereikbaarheid voor bezoeker naar het evenement en bereikbaarheid van de overheidsdiensten bij calamiteiten.
8 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen 5.
Kwaliteiten. •
Infrastructuur en ervaring organisatie en ervaringen van anderen
•
Betrouwbaarheid met als aandachtspunt het nakomen van vastgelegde
waaronder overheidsdiensten met de organisatie; afspraken en het nakomen van de afspraken vanuit moreel plichtsbesef; •
Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisator.
9 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
2
Risicomatrix evenementen
Evenement Organisatie Datum toetsing Vastgesteld op 1. PUBLIEKSPROFIEL (doelgroep): Toetsingscriteria
• •
Gering
Gem.
Hoog
Maatregelen / opmerkingen
Gering
Gem.
Hoog
Maatregelen / opmerkingen
Bekendheid met het evenement Uitstraling van de doelgroep op de omgeving c.q. naar de hulpdiensten toe.
• •
Bezoekersaantallen Eigenschappen publieksgroepen (leeftijd, gezondheid)
•
Wat is het uitstralingseffect van de gasten c.q. programma/artiesten en zijn er problemen te verwachten?
•
Verwachtte bezoekers met tegengestelde belangen, doelen en interesses
• • • • •
Groepsgedrag + zelfregulerend vermogen Cultuurverschillen binnen doelgroepen Aard van de activiteit Relatie activiteit tot publiek Hoelang duurt het evenement?
2. CAPACITEIT VAN DE ORGANISATOR Toetsingscriteria
•
Ervaringsinformatie organisator (betrouwbaarheid, maatschappelijke verantwoordelijkheid)
•
Betrouwbaarheid met als aandachtspunt het nakomen van vastgelegde afspraken en het nakomen van afspraken vanuit moreel plichtsbesef
•
Op een juiste wijze invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid als organisator
•
Management en organisatie evenement
10 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
3. BESCHIKBAARHEID VAN CAPACITEIT OVERHEID Toetsingscriteria
•
Gering
Gem.
Hoog
Maatregelen / opmerkingen
Gem.
Hoog
Maatregelen / opmerkingen
Capacitair vermogen op gebied van openbare orde en veiligheid ( politie, brandweer en GHOR )
•
Ervaring organisatie en ervaringen van anderen o.a. overheidsdiensten met organisatie.
•
Mensen en middelen die nodig zijn bij de gemeente en de milieudienst
•
Mensen en middelen die nodig zijn bij gemeente, politie brandweer en milieudienst etc.
•
Organisatie evenement (kwaliteit en volledigheid van draaiboek, calamiteitenplan communicatieschema)
•
Informatie over Beveiligingspersoneel/ maatregelen
4. WELKE ZAKEN KUNNEN HET EVENEMENT BEÏNVLOEDEN Toetsingscriteria
• • • • •
Gering
Ongewenste politieke impact Openbare orde en veiligheid Extreme weeromstandigheden Uitval nutsvoorzieningen (water en elektra) Toetsing aan externe gebeurtenissen c.q. andere evenementen.
•
Plaatselijke omstandigheden van infrastructurele aard zoals wegafsluitingen, overstromingen, stroomuitval en bommeldingen
•
Plaatselijke bevolking (samenstelling en culturele achtergrond)
• •
Rol van de media Strijdigheid met beleidsuitgangspunten, weten regelgeving en beleidskader
11 Versie: 1.1
GHOR Procedure Risicomanagement bij evenementen
5. VERKEERSPROFIEL Toetsingscriteria
•
Gering
Gem.
Hoog
Maatregelen / opmerkingen
Gering
Gem.
Hoog
Maatregelen / opmerkingen
Invloed op bestaande openbare verkeersstructuur / hoe druk wordt het?
•
Noodzakelijke logistiek en bereikbaarheid bezoeker (fiets, auto, trein). Is aan- en afvoer van personen c.q. goederen gegarandeerd?
• • • •
Bereikbaarheid voor hulpdiensten Hinder overige verkeerstromen Parkeren (auto’s en fietsen) Bereikbaarheid (bewoners, bedrijven, parkeergarages)
6. RUIMTELIJKPROFIEL (locatie) Toetsingscriteria
•
Hoe is het terrein ingericht (m.a.w. logische inrichting?)
• • •
Eigendomsstructuur Schade gevoeligheid van de locatie Belangen van derde in directe omgeving van de locatie
•
Externe veiligheid (aanwezigheid risicovolle bedrijven)
12 Versie: 1.1
