Rapport Bevindingen Visitatiecommissie Stichting Pensioenfonds Grontmij 2014

___________________________________________________________________________

Rapport Bevindingen Visitatiecommissie Stichting Pensioenfonds Grontmij 2014

DE VISITATIECOMMISSIE Ruud Degenhardt Gerrit Euverman Niek de Jager 21 mei 2015

VISITATIECOMMISSIE HOLLAND

PAGINA 1 VAN 15

___________________________________________________________________________

Inhoudsopgave

1. Inleiding 2. Het Fonds (de karakteristieken) 3. Bevindingen A. Follow-up aanbevelingen visitatiecommissie 2012 B. Aandachtsgebieden 1. Algemeen 2. Governance 3. Deskundigheid/Geschiktheid 4. Beleggingen 5. Risico’s 6. Communicatie Bijlage 1: Lijst met aanbevelingen (beknopte weergave) Bijlage 2: Samenvatting


PAGINA 2 VAN 15

___________________________________________________________________________ 1. INLEIDING Met de invoering van de Pensioenwet zijn nadere eisen gesteld aan het interne toezicht van pensioenfondsen in Nederland. Met de inwerkingtreding van de Code Pensioenfondsen (per 1 januari 2014) als vervanging voor de in 2005 geïntroduceerde Principes voor goed pensioenfonds bestuur en de Wet versterking bestuur pensioenfondsen (per 1 juli 2014) zijn voornoemde eisen op een aantal aandachtgebieden nog nader aangescherpt, met name op het gebied van de governance van het Fonds. De naleving van de Code Pensioenfondsen maakt onderdeel uit van de visitatie. Wet- en regelgeving schrijven voor dat het interne toezicht betrekking dient te hebben op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken bij pensioenfondsen. Een adequate risicobeheersing en een evenwichtige belangenafweging door het bestuur staan daarbij centraal. Het intern toezicht vervult zijn toezichtstaak zodanig dat het bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering door het pensioenfonds. Het pensioenfonds verstrekt aan de visitatiecommissie alle inlichtingen en gegevens, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. De inlichtingen worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. Het interne toezicht door middel van een visitatie dient met de inwerkingtreding van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen vanaf 2014 jaarlijks plaats te vinden. Het bestuur van de Stichting Pensioenfonds Grontmij (hierna: het Fonds) heeft in het kader van deze wettelijke verplichting daaraan invulling gegeven door na bindende voordracht van het Verantwoordingsorgaan een opdracht te verlenen aan VCHolland voor de uitvoering van een jaarlijkse visitatie bij het Fonds gedurende een driejaarsperiode vanaf 2015. VCHolland heeft voor de uitvoering van jaarlijkse visitaties een aanpak ontwikkeld waarbij in een driejarige visitatiecyclus een algehele visitatie steeds de basis vormt voor de jaarlijkse visitaties in de jaren daarna. De eerste visitatie in deze cyclus is de visitatie die is uitgevoerd in 2015. Bij de twee volgende, jaarlijkse visitaties in deze driejaarsperiode bouwt VCHolland verder op de bevindingen en aanbevelingen die naar voren zijn gekomen in die algehele visitatie, rekeninghoudend met de invloed van externe en interne ontwikkelingen op het Fonds in de periode daarna. Daarbij wordt ook meegenomen de wijze waarop het bestuur van het Fonds de ontwikkelingen met betrekking tot de governance (Wet versterking bestuur pensioenfondsen en de Code Pensioenfondsen) voor het Fonds heeft ingevuld. De werkzaamheden van de visitatiecommissie hebben onder meer bestaan uit een oriënterend overleg over de voorgestelde aanpak door VCHolland van visitaties in een meerjarige cyclus, een beoordeling van de door/namens het bestuur gegeven antwoorden op de vragen in de Visitatie Matrix Jaarlijks van VCHolland en een beoordeling van het functioneren van het bestuur van het Fonds op basis van de gevraagde en ter beschikking gestelde documenten. Het Fonds heeft de gevraagde


PAGINA 3 VAN 15

___________________________________________________________________________ informatie en documenten namens het bestuur zonder voorbehoud aan de visitatiecommissie ter beschikking gesteld. Op basis van de verkregen informatie heeft de visitatiecommissie een Memo opgesteld met aanvullende vragen en aandachtpunten. Op 21 april 2015 heeft de visitatiecommissie het Memo besproken met een delegatie van het bestuur en een vertegenwoordiging van het Verantwoordingsorgaan. De visitatiecommissie heeft een conceptrapport opgesteld en ter beoordeling voorgelegd aan het bestuur. De reactie van het bestuur is in het rapport verwerkt. Het rapport is op 30 april 2015 met een vertegenwoordiging van het bestuur en het Verantwoordingsorgaan besproken. De beoordelingsperiode van deze visitatie strekt zich uit tot de op 8 april 2015 voor de visitatiecommissie beschikbare informatie met betrekking tot de periode tot ultimo 2014. VCHolland onderschrijft het “Normenkader voor goed intern toezicht bij pensioenfondsen” als opgesteld door de beroepsvereniging van intern toezichthouders in de pensioensector, de VITP. Door beschikbaarstelling van dit rapport legt de visitatiecommissie verantwoording af aan het bestuur, het verantwoordingsorgaan en de werkgever. De CV’s van de leden van de visitatiecommissie staan vermeld op de website van VCHolland, www.vcholland.nl 2. Het Fonds (de karakteristieken) Het Fonds is een ondernemingspensioenfonds, statutair gevestigd te De Bilt, en voert de pensioenregelingen uit van (ex-)werknemers van Grontmij, hierna te noemen de werkgever. De basispensioenregeling bestaat uit een Middelloonregeling op basis van een vaste premie tot en met 2016. Er is dus sprake van een CDC regeling. In 2016 zal de premie voor deze CDC regeling opnieuw voor een vijfjarige periode worden vastgesteld. Het jaarlijkse opbouw percentage is afhankelijk van de verhouding tussen deze vaste premie en de kostendekkende premie. In 2014 bedroeg het opbouwpercentage 2,1% en in 2015 bedraagt het 1,7%. Vanaf een salaris van ongeveer € 67.000 is sprake van een excedentregeling waarvoor minder premie beschikbaar is en als gevolg daarvan ook een lagere opbouw. In verband met het Pensioenakkoord zijn de maximum salarissen in de regeling beperkt tot € 100.000. De pensioenleeftijd is verhoogd naar 67 jaar. Voor de indexatie van de opgebouwde rechten van de actieve deelnemers wordt uitgegaan van de cao verhoging in het voorgaande jaar met een maximum van 2%.Voor de indexatie van de Pensioenen van gepensioneerde en premievrije deelnemers volgt het Fonds zoveel mogelijk de consumentenprijsindex. De feitelijke indexatie is gebaseerd op de in de ABTN omschreven staffel.


PAGINA 4 VAN 15

___________________________________________________________________________ Het Fonds had ultimo 2013 een belegd vermogen van ca. € 760 mio. De nominale dekkingsgraad bedroeg per die datum: 109,8% bij een vereiste minimale dekkingsgraad van 104,1%. De vereiste dekkingsgraad bedraagt: 111,7%. Er is op die datum dus sprake van een reservetekort. Eind maart 2015 bedroeg de beleidsdekkingsgraad 110,8% en de vereiste dekkingsgraad 111,1%. Er is dan nog steeds een reserve tekort waarvoor een herstelplan vanaf 2009 geldt. Per einde 2013 bedroeg het aantal actieve deelnemers: 1960 (2012: 2128), gewezen deelnemers:2845 (2012:2774) en pensioengerechtigden:1420 (2012:1371). Het deelnemersbestand vertoont een inkrimpend beeld over de laatste vijf jaar. Het bestuur van het Fonds bestaat uit acht leden, is paritair samengesteld en bestaat uit drie leden namens de werkgever, 3 leden namens de werknemers en 2 leden namens de pensioengerechtigden. De dagelijkse zaken van het Fonds worden behartigd door de directeur van het Fonds. Ook bij de ondersteuning van het bestuur vervult de directeur een centrale rol. Zijn taken en bevoegdheden zijn schriftelijk vastgelegd. Het Fonds kent een Dagelijks Bestuur (DB) bestaande uit de voorzitter en de secretaris van het bestuur. Het bestuur heeft conform de wettelijke bepalingen een verantwoordingsorgaan (VO) ingesteld bestaande uit zeven leden. Twee leden namens de werkgever, drie leden namens de werknemers en twee leden namens de pensioengerechtigden. Het bestuur heeft overwogen om ook een gewezen deelnemer in het VO op te nemen, maar heeft daarvan afgezien vanwege de veronderstelde zeer beperkte betrokkenheid van deze groep. Het intern toezicht wordt uitgeoefend middels een visitatiecommissie. Het pensioenbeheer en het vermogensbeheer wordt door het Fonds in eigen beheer uitgevoerd. Towers Watson levert de adviserend actuaris, alsmede de certificerend actuaris. EY is de certificerend accountant van het Fonds. 3.

BEVINDINGEN

A. Follow-up aanbevelingen visitatie 2012 De visitatiecommissie heeft kunnen constateren dat het bestuur op zorgvuldige wijze is omgegaan met de aanbevelingen zoals deze bij de laatste algehele visitatie in 2012 zijn gedaan. Het bestuur heeft de aanbevelingen en de follow-up, zoals deze door het bestuur aan de aanbevelingen is gegeven, besproken met het Verantwoordingsorgaan. Naar aanleiding hiervan heeft het bestuur actiepunten geformuleerd en deze opgenomen in een separate actielijst van het bestuur.


PAGINA 5 VAN 15

___________________________________________________________________________ B. Aandachtsgebieden B1. Algemeen Het pensioenfonds heeft – gelet de “Wet versterking bestuur pensioenfondsen” - na intensief onderzoek besloten om het huidige (paritaire) bestuursmodel te handhaven. Statuten en reglementen zijn aan die wet versterking bestuur aangepast. De ervaringen van het bestuur zijn positief en met het VO wordt regelmatig overlegd. Verder is gekozen voor jaarlijkse visitatie. Tegelijk met de “Wet versterking bestuur pensioenfondsen” zijn de Principes voor goed pensioenfondsbestuur vervangen door de Code Pensioenfondsen. Aan deze code - die 83 normen bevat – is ondertussen een wettelijke grondslag gegeven. Het bestuur heeft in 2014 de code beoordeeld op zijn gevolgen en zal in het jaarverslag 2014 verantwoording afleggen over de toepassing of uitleg, indien bepaalde normen niet worden nageleefd dan wel daarvan wordt afgeweken. Het Fonds heeft voorbereidingen getroffen in het kader van nFTK. Er wordt op dit moment gewerkt aan een vernieuwde ABTN, waarin alle wijzigingen vanuit het nFTK worden opgenomen. Het Fonds heeft Towers Watson ingeschakeld om in 2015 een nieuwe ALM studie te laten uitvoeren om de effecten van het nFTK in kaart te brengen. De haalbaarheidstoets zal worden uitgewerkt vóór 1 oktober 2015. Volgens het bestuur werken alle organen in materiële zin bevredigend en in overeenstemming met de Wet. Het bestuur bewaakt dit middels profielschetsen voor bestuurders en leden van het VO en middels opgestelde reglementen. Towers Watson vervult zowel de taak van certificerend actuaris als de rol van adviserend actuaris van het Fonds. De visitatiecommissie beveelt aan goed te blijven monitoren of deze dubbelfunctie tot ongewenste neveneffecten kan leiden. Het bestuur zal onder leiding van Montae binnenkort een strategische verkenning gaan uitvoeren om te bezien hoe de toekomst van het Fonds het er het beste uit kan zien. Daarbij zijn alle mogelijkheden nog open, van doorgaan op de huidige basis of volledig herverzekeren en alles wat daar nog tussen ligt. (APF, nieuw BPF of aansluiten bij een bestaand BPF). Per deelnemer (in de definitie van de pensioenfederatie) bedroegen de kosten in 2013 € 387 (2012: € 390). De kosten liggen binnen de bandbreedte voor fondsen van vergelijkbare omvang. De kosten van vermogensbeheer inclusief transactie kosten bedroegen in 2013 0,43% (2012: 0,46%) Deze kosten liggen aan de onderkant van de bandbreedte voor fondsen met vergelijkbare omvang. De huidige staffel voor toekenning van indexatie zal worden aangepast conform de regels van het nFTK.


PAGINA 6 VAN 15

___________________________________________________________________________ B2. Governance De visitatiecommissie heeft geconstateerd dat de bestaande governancestructuur binnen het Fonds een goede aansturing van het Fonds mogelijk maakt. De oordeelsvorming en besluitvorming van het bestuur heeft op toereikende en evenwichtige wijze plaatsgevonden op grond van een goede voorbereiding en documentatie van de in de bestuursvergaderingen te behandelen onderwerpen. Het Fonds beschikt over een beschrijving van de gedelegeerde werkzaamheden. Deze delegatie is vastgelegd in de ABTN. De uiteindelijke besluitvorming vindt echter alleen plaats in het bestuur. Met betrekking tot het vermogensbeheer zijn richtlijnen opgesteld. De rapportages over het vermogensbeheer zijn helder en geven het bestuur voldoende inzicht om zelfstandig tot een oordeel te komen. De door en ten behoeve van het Fonds gehanteerde processen/procedures zijn zodanig dat er naar de mening van de visitatiecommissie wordt voldaan aan een adequate inrichting in lijn met de wettelijke vereisten. Er is onder andere sprake van een geformaliseerde vastlegging inclusief de vereiste interne beheersings-maatregelen (zoals het vier-ogen-principe), er is sprake van een periodieke toetsing van de toereikende werking van het interne beheersingsstelsel en er is sprake van een directe bijstelling op basis van opgedane ervaringen en/of veranderende omstandigheden. Van de externe partijen wordt met betrekking tot hun interne processen en procedures een verklaring ontvangen, waaruit blijkt dat de risico’s adequaat beheerst worden, zoals een ISAE-rapportage. De visitatiecommissie heeft geconstateerd dat in algemene zin aan de (wettelijke) normen voor uitbesteding wordt voldaan. Het bestuur heeft de enquete van DNB met betrekking tot het “beleid ter voorkoming van belangenverstrengeling” ingevuld. DNB heeft middels een brief laten weten dat het Fonds onvoldoende scoort. Er wordt op dit moment een risicoanalyse uitgevoerd in samenwerking met NCI. Vervolgens wordt een plan van aanpak opgesteld om de onvoldoende score weg te werken. De visitatiecommissie beveelt aan hier met enige spoed aan te werken. Het bestuur heeft aangegeven dat één en ander in juni 2015 zal worden afgerond. De compliance van de bij het Fonds aanwezige documenten, processen en procedures met de geldende weten regelgeving wordt door het bestuur bekeken na adviezen van de adviserend actuaris en de juridisch adviseur. Aan PWC zal opdracht worden verleend om nog eens een integrale compliance check te doen. Het bestuur heeft niet overwogen om een Raad van Toezicht in te stellen. Vooralsnog blijft het Fonds gebruik maken van de jaarlijkse visitaties. In 2017 zal nader bekend worden of het intern toezicht door middel van visitaties nog is toegestaan. Het premiebesluit 2015 is niet met het Verantwoordingsorgaan besproken, omdat er sprake is van een vaste CDC premie. Bij de vaststelling van die premie over de nieuwe periode vanaf 2017 zal het Verantwoordingsorgaan worden betrokken.


PAGINA 7 VAN 15

___________________________________________________________________________ De missie, visie en strategie voor het Fonds is duidelijk omschreven in het jaarverslag. Telkenjare bij de vaststelling van het jaarverslag wordt deze missie, visie en strategie getoetst. Het bestuur heeft geen inzage in de klokkenluidersregelingen bij de externe dienstverleners. De visitatiecommissie beveelt aan hier naar te kijken. B3. Deskundigheid/geschiktheid Het Geschiktheidsbeleid en het geschiktheidsplan bestuur van februari 2015 getuigt van een professionele en gestructureerde aanpak. Het bestuur van het fonds kan getypeerd worden als hoog opgeleid, breed georiënteerd over de verschillende disciplines en met veel bestuurlijke ervaring. In het plan wordt de organisatie en het bestuurlijk kader van SPG weergegeven. Het geschiktheidsbeleid en de geschiktheidseisen die het bestuur aan zichzelf stelt worden verder uitgewerkt. Ook beschrijft het fondsbestuur hoe het haar deskundigheid periodiek evalueert. Daarnaast geeft het bestuur aan hoe SPG beleidsmatig omgaat met deskundigheid bij toe- en aftreding van bestuursleden (het opvolgingsbeleid). Ook wordt gedetailleerd uitgewerkt hoe het bestuur de permanente deskundigheidsbevordering in het geschiktheidsplan een plaats geeft. Aan de hand van de geschiktheidsmatrix wordt aan het opleidingsplan invulling gegeven waardoor de permanente educatie vorm krijgt. Het geschiktheidsbeleid is erop gericht om op gestructureerde wijze het niveau van de geschiktheid van het bestuur te laten aansluiten bij wat nodig is voor het goed besturen van het pensioenfonds. De geschiktheid zal worden georganiseerd rondom de kerntaak van het bestuur, namelijk het realiseren van het statutaire doel van het pensioenfonds. Dit komt per saldo neer op het maken van fondsbeleid, het organiserenvan de uitvoering van het beleid en het toezicht houden op die uitvoering en het afleggen van verantwoording daarover. Het bevorderen en waarborgen van deskundigheid heeft al geruime tijd grote aandacht van het bestuur. Voor nieuwe bestuursleden bestaat al vele jaren een introductie- en opleidingsprogramma en zittende bestuursleden volgen jaarlijks diverse deskundigheidsdagen. Om te komen tot een praktische invulling van dit beleid is door het bestuur voor het collectief bepaald aan welke eindtermen voldaan moet worden. Daarna is door bestuursleden gezamenlijk bepaald voor welk individueel bestuurslid welke stappen noodzakelijk zijn. De uitkomsten van de inventarisatie zijn verwerkt in het geschiktheidsplan. Het bestuur heeft de acties in het kader van de Wet versterking bestuur in het geschiktheidsbeleid van het fonds doorgevoerd en gedocumenteerd vastgelegd. De zelfevaluatie van het bestuur vindt nu plaats. Het bestuur heeft aandacht besteed aan het diversiteitsbeleid bij de samenstelling van de bestuursorganen. Het bestuur heeft ervoor gekozen om het paritaire bestuursmodel te handhaven en in verband met de continuïteit zo weinig mogelijk wisselingen in de bestuurssamenstelling aan te brengen. Dit punt heeft prioriteit gekregen boven het voldoen aan de diversiteitseisen. Op dit punt wijkt het bestuur dus gemotiveerd af van de Code Pensioenfondsen. Wat betreft leeftijdsopbouw lukt het wel om verjonging in het bestuur aan te brengen.


PAGINA 8 VAN 15

___________________________________________________________________________ Het bestuur heeft ook profielschetsen voor de bestuursfuncties opgesteld. Bij elke nieuwe vacature wordt een profielschets opgesteld naar de eisen van het moment. Op dit moment wordt de eerste ervaring opgedaan met het toetsen van kandidaten voor bestuursfuncties aan de hand van de profielschetsen. Bij de zelfevaluatie is geconcludeerd dat op bijna alle eindtermen twee of meer bestuurders beschikken over niveau B. Er is in voorzien dat dit niveau B ook wordt bereikt voor de discipline AO/IC. Ook is in de zelfevaluatie genoteerd dat er tussen de bestuursleden onderling voldoende openheid is: allen kunnen goed tot hun recht komen. Voor het bestuur als geheel worden periodiek externe adviseurs ingeschakeld om voor de diverse aandachtsgebieden de eigen deskundigheid te completeren en de noodzakelijke countervailing power een plaats te geven. De deskundigheidsbevordering voor het verantwoordingorgaan is een aandachtspunt voor het bestuur. Alle VO-leden krijgen bij aantreden de basiscursus van SPO en met enige regelmaat worden ook andere zaken aangeboden. Daarnaast betrekt het bestuur het VO actief bij de voorbereiding van belangrijke agendapunten. Per saldo is de visitatiecommissie van oordeel dat de deskundigheid en de geschiktheid van het bestuur van het fonds ruim in overeenstemming is met hetgeen in deze professionele omgeving verwacht mag worden. Wel adviseert de commissie het bestuur aandacht te blijven schenken aan het diversiteitsbeleid en aan de deskundigheidsbevordering van het VO. B4. Beleggingen De strategische beleggingsmix van het Fonds bestaat voor 65% uit vastrentende waarden, 23% aandelen, 7% vastgoed en 5% commodities. Binnenkort wordt afscheid genomen van de beheerder van de commodities omdat deze structureel onder de benchmark presteerde. Het Fonds heeft naar aanleiding van de in uitvoering zijnde ALM studie nog geen vervangende belegging in commodities gedaan omdat de meerwaarde ervan boven een Strategische Asset Allocatie met alleen aandelen, vastgoed en vastrentende waarden wordt betwijfeld. De strategische rente-afdekking bedraagt 70%. Deze afdekking geldt in totaal en wordt ook zoveel mogelijk gevolgd per maturity bucket. De langste maturity bucket is > 50 jaar. Voor de afdekking van de langere looptijden (7 jaar en langer) worden overwegend swaps gebruikt. De dekkingsgraad ultimo maart 2015 is ongeveer op hetzelfde niveau gebleven (110,8%). Geconcludeerd kan worden dat het effect van de recente rentedaling is opgevangen door de afdekking van het renterisico en door de stijging van de aandelenkoersen. De jaarlijkse uitkeringen overtreffen de premie. Het Fonds maakt periodiek een liquiditeitsplanning waarbij een voldoende groot window wordt gehanteerd om te voorkomen dat beleggingen moeten worden verkocht onder incidenteel ongunstige omstandigheden. Het Fonds beschikt op dit moment over veel liquiditeiten uit hoofde


PAGINA 9 VAN 15

___________________________________________________________________________ van de derivatenposities en onderzoekt in hoeverre een reset van de derivaten of een andere vorm van belegging van het onderpand mogelijk respectievelijk wenselijk is. Het Fonds communiceert met de vermogensbeheerders over haar wensen op het gebied van maatschappelijk verantwoord beleggen. De vermogensbeheerders geven naar haar oordeel voldoende serieus respons hierop. Een recent hieruit voortvloeiende aktie is de transitie naar Verre Oosten fonds, exclusief Japan, zonder beleggingen in controversiële wapens. Het Fonds ontvangt voldoende peek thru informatie om te weten in welke objecten uiteindelijk wordt belegd. Deze informatie wordt gebruikt bij het opstellen van het jaarverslag, maar speelt nog geen rol in de operationele beoordeling van de beleggingen (concentraties, specifieke ondernemingen of landen, etc.). De visitatiecommissie beveelt aan te overwegen om de peek thru informatie ook te gebruiken bij het periodiek bewaken van de kwaliteit van het beleggingsbeleid naar rendement, risico en niet-financiële aspecten. Het Fonds is aktief in het beoordelen van de waardering van de vastgoedbeleggingen. Het fonds is altijd aanwezig of vertegenwoordigd bij de Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders van de vastgoedfondsen. Daarnaast rapporteren de geselecteerde vastgoedfondsen op heldere wijze over de waardering belangrijke grootheden zoals bezetting, ligging, etc. De waardering van derivaten wordt gecontroleerd door Kas Bank. Wanneer de waardering meer dan 1% afwijkt van die van de vermogensbeheerder, wordt nader onderzoek gedaan naar de oorzaak van het verschil. De vermogensbeheerder voor aandelen opkomende markten heeft een aktieve beleggingsstijl en ontvangt een performance fee. De beheerder is een fundamentele belegger en doet aktief research naar bedrijven (jaarverslagen, bedrijfsbezoeken, etc.) en rapporteert ook op transparante wijze over deze research en de hieruit voortvloeiende beleggingsbeslissingen. De beheerder toont over een reeks van jaren een netto toegevoegde waarde boven de benchmark. Desalniettemin beveelt de visitatiecommissie aan om te onderzoeken in hoeverre een performance fee over de gemiddelde outperformance van een reeks van jaren mogelijk is in plaats van performance fee over de outperformance van enig jaar. Het Fonds heeft een second opinion gevraagd ten aanzien van het geadviseerde beleggingsbeleid als een soort “comfort check” na jarenlange samenwerking met dezelfde adviseur. De conclusie hieruit was dat het bestaande beleid kan worden voortgezet. B5. Risico’s Het Fonds heeft vermogensbeheer, effectenbewaargeving, performance meting, actuariële berekeningen en excasso van pensioenen uitbesteed. Voor de belangrijkste processen worden ISAE 3402 rapporten ontvangen. De excasso van pensioenen geschiedt door de salarisadministratie van de sponsor. Het Fonds heeft de beheersingsmaatregelen op de excasso niet geformaliseerd. De visitatiecommissie


PAGINA 10 VAN 15

___________________________________________________________________________ beveelt aan om de beheersingsmaatregelen op de excasso te formaliseren en hierbij ook rekening te houden met het door DNB gewenste niveau van de zogenoemde COBIT controls (niveau 4 vanaf 1 juli 2015) met betrekking tot ICT beveiliging en beheersing. Deelnemersadministratie, pensioenadministratie en financiële administratie worden door het pensioenbureau uitgevoerd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van software van Innovact, die ook gehost wordt op computers van Innovact. In 2014 heeft Innovact voor de eerste maal een ISAE 3402 type 1 rapport uitgegeven en zal ook een type 2 rapport afgeven. De visitatiecommissie beveelt aan om dit rapport met name te beoordelen ten aanzien van het vereiste niveau van de ICT beheersingsmaatregelen (COBIT controls niveau 4). In algemene zin beveelt de visitatiecommissie aan om het eigen risico universum te confronteren met de in de ISAE 3402 gerapporteerde controledoelstellingen teneinde eventuele hiaten in de beheersingsmaatregelen in kaart te kunnen brengen en met de uitbestedingspartners te kunnen bespreken. Voor het bewaken van de diverse risico’s hanteert het Fonds een zogenoemd risico dashboard. De cijfers worden aangeleverd door Towers Watson, Kas Bank en Strategeon. De auditcommissie en het bestuur beoordelen dit dashboard in samenhang met de onderliggende rapportages. Eventuele inconsistenties worden besproken en rechtgezet. De BTW positie is nog altijd een punt van overleg met de belastingdienst. Het Fonds is van mening dat haar standpunt bepleitbaar is en ziet geen aanleiding om in de jaarrekening 2014 een post voor mogelijk te betalen BTW te verwerken of te vermelden. B6. Communicatie Het communicatiebeleidsplan dateert van mei 2012. Het bestuur heeft aangegeven dat de Wet pensioencommunicatie, die met ingang van 1 juli 2015 van kracht wordt, na de zomer door het fonds zal worden opgepakt. De steekwoorden in de nieuwe wet zijn: persoonlijker, gericht op koopkrachtbehoud en meer digitaal. Hiermee gaat het bestuur aan de slag. Overigens vindt het bestuur dat de huidige communicatie op een goed niveau plaatsvindt. Er is sprake van een gestructureerde aanpak, er is een communicatiebeleid vastgesteld, dat is neergelegd in een communicatieplan, enkele onderdelen zijn eventgericht, er wordt onderscheid gemaakt tussen actieven, gepensioneerden en slapers. Ook wordt in de communicatie aandacht besteed aan de risico’s voor de deelnemers, zoals bij het toeslagbeleid en inzake eventuele kortingen. Er is een commissie governance, jaarlijks wordt er een populaire versie van het jaarverslag uitgegeven en het fonds heeft een website. Er is geen klankbordgroep bestaande uit deelnemers om de effectiviteit van de communicatie te toetsen. De visitatiecommissie beveelt aan zo’n klankbordgroep in het leven te roepen. Wel wordt er een enquêteformulier meegestuurd bij de schriftelijke pensioencommunicatie. De resultaten hiervan worden jaarlijks geëvalueerd.


PAGINA 11 VAN 15

___________________________________________________________________________ Het fonds heeft specifiek naar de deelnemers gecommuniceerd over de transitie naar het nFTK. Alle deelnemers hebben een brief ontvangen, er is een pensioenkrant uitgegeven en er zijn voorlichtingsbijeenkomsten geweest op de kantoren van Grontmij. Het fonds heeft gekozen voor een driefasenbeleid voor de communicatie naar de deelnemers: 1. overzicht 2. inzicht en 3. actie. De visitatiecommissie vraagt aandacht van het bestuur voor de wijze waarop de deelnemers worden geïnformeerd over de risicohouding van het bestuur. Het fonds heeft aangegeven dat de risicohouding in overleg met sociale partners wordt vastgesteld en hierna wordt verwerkt in het communicatiebeleid. Er is recent geen risicobereidheidsonderzoek onder de deelnemers gehouden. Het bestuur heeft aangegeven dat de indexatiematrix niet meer van toepassing is, hetgeen leidt tot de vraag hoe er over het toeslagbeleid met de deelnemers wordt gecommuniceerd. Het bestuur heeft aangegeven dat de voorwaardelijkheid van de toeslagverlening op alle relevante plaatsen wordt gecommuniceerd. De visitatiecommissie vraagt aandacht voor het gebruik door deelnemers van de eigen website. Zijn er voornemens voor aanvullende verbeteringen voor deze site en hoe bereidt het fonds zich voor op het gebruik van social media door jongeren? Alles overziende is de visitatiecommissie van oordeel dat het communicatiebeleid een gestructureerde aanpak laat zien. Het is een goede zaak dat de nieuwe Wet pensioencommunicatie na de zomer wordt opgepakt en verdere verbeteringen zal stimuleren, omdat pensioencommunicatie vandaag een vitale kernactiviteit is van pensioenfondsen. Utrecht, 21 mei 2015 De visitatiecommissie

Ruud Degenhardt

Gerrit Euverman

Niek de Jager

Beperking verspreiding Het visitatierapport is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de Stichting Pensioenfonds Grontmij en mag zonder onze toestemming vooraf niet aan derden worden verstrekt, behoudens aan de externe toezichthouders. Als gevolg hiervan accepteren wij geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid tegenover ieder andere persoon die dit verslag in handen krijgt of ter inzage


PAGINA 12 VAN 15

___________________________________________________________________________ Bijlage 1 Lijst met aanbevelingen (beknopte weergave) A Follow up aanbevelingen vorige visitatie · Geen aanbevelingen B1. Algemeen · Dubbelfunctie van Towers Watson blijven monitoren op ongewenste neveneffecten. B2. Governance · Risico analyse belangenverstrengeling met enige spoed aanpakken. · Nog eens kijken naar de klokkenluidersregelingen bij externe dienstverleners.

B3. Deskundigheid · Aandacht blijven schenken aan diversiteit en deskundigheidsbevordering VO. B4. Beleggingen · Overwegen of de peek thru informatie kan worden gebruikt voor het bewaken van de kwaliteit van het beleggingsbeleid · Onderzoek of een performance fee over een reeks van jaren mogelijk is. B5. Risico’s · Beheersingsmaatregelen op de excasso formaliseren · ISAE 3402 type 1 rapport van Innovact beoordelen ten aanzien van het vereiste niveau van ICT. · Eigen risico universum confronteren met de in ISAE 3402 gerapporteerde controledoelstellingen. B6. Communicatie · Aandacht schenken aan de wijze waarop de deelnemers worden geïnformeerd over de risicohouding van het bestuur. · Instellen van een klankbordgroep om de effectiviteit van de communicatie te meten.


PAGINA 13 VAN 15

___________________________________________________________________________ Bijlage 2 Samenvatting Bevindingen Visitatiecommissie Pensioenfonds Grontmij Met de invoering van de Pensioenwet zijn nadere eisen gesteld aan het interne toezicht bij pensioenfondsen. Met de inwerkingtreding van de Code Pensioenfondsen (1 januari 2014) als vervanging van de in 2005 geïntroduceerde Principes voor goed pensioenfondsbestuur en de Wet versterking bestuur pensioenfondsen (per 1 juli 2014) zijn voornoemde eisen op een aantal aandachtsgebieden nog nader aangescherpt, met name op het gebied van de governance van het Fonds. De naleving van de Code Pensioenfondsen maakt onderdeel uit van de visitatie. Het intern toezicht heeft betrekking op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken bij pensioenfondsen. Een adequate risicobeheersing en een evenwichtige belangenafweging door het bestuur staan daarbij centraal. Het interne toezicht door middel van een visitatie dient met de inwerkingtreding van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen vanaf 2014 jaarlijks plaats te vinden. Het bestuur van de Stichting Pensioenfonds Grontmij (hierna: het Fonds) heeft daaraan invulling gegeven door aan VCHolland de opdracht te verlenen tot de uitvoering van een visitatie in de eerste helft van 2015. VCHolland heeft voor de uitvoering van jaarlijkse visitaties een aanpak ontwikkeld die voortborduurt op de bevindingen bij de uitvoering van de algehele visitatie die het Fonds in 2012 heeft laten uitvoeren, eveneens door VCHolland. De algemene indruk van de visitatiecommissie is dat het bestuur goed in control is. Processen en procedures zijn goed omschreven en ze worden door het bestuur voldoende bewaakt. Het bestuur speelt goed in op de wettelijke ontwikkelingen in de pensioensector. De visitatiecommissie heeft kunnen constateren dat het bestuur op zorgvuldige wijze is omgegaan met de aanbevelingen zoals die bij de laatste algehele visitatie in 2012 zijn gedaan. Het bestuur heeft aandacht geschonken aan de Wet versterking bestuur pensioenfondsen en heeft ook de code pensioenfondsen goed geanalyseerd. De visitatiecommissie beveelt wel aan de diversiteit van het bestuur te blijven monitoren. De visitatiecommissie heeft geconstateerd dat de bestaande governance structuur binnen het Fonds een goede aansturing van het Fonds mogelijk maakt. De oordeelsvorming en besluitvorming van het bestuur heeft op toereikende en evenwichtige wijze plaatsgevonden op grond van een goede voorbereiding en documentatie van de in de bestuursvergaderingen te behandelen onderwerpen. Het beleid tot voorkoming van belangenverstrengeling is nog in onderzoek, maar wordt naar verwachting in juni 2015 afgerond. Het Geschiktheidsbeleid en het geschiktheidsplan bestuur van februari 2015 getuigt van een professionele en gestructureerde aanpak. Het bestuur van het fonds kan


PAGINA 14 VAN 15

___________________________________________________________________________ getypeerd worden als hoog opgeleid, breed georiënteerd over de verschillende disciplines en met veel bestuurlijke ervaring. Het bestuur communiceert met de vermogensbeheerders over haar wensen op het gebied van maatschappelijk verantwoord beleggen. Het Fonds is actief in het beoordelen van de waardering van de vastgoedbeleggingen. Het Fonds is altijd aanwezig of vertegenwoordigd bij de Algemene Vergaderingen van Aandeelhouders van de vastgoedfondsen. Er is sprake van performance fee voor één van de aandelenfondsen waarin SPG belegt, wat volgens het bestuur goed heeft gewerkt. De visitatiecommissie beveelt wel aan te onderzoeken of de performance fee over een reeks van jaren mogelijk is in plaats van de performance fee over één jaar. Het bestuur heeft een aantal zaken uitbesteed. In algemene zin beveelt de visitatiecommissie aan om het eigen risico universum te confronteren met de in de ISAE 3402 gerapporteerde controledoelstellingen, teneinde eventuele hiaten in de beheersmaatregelen in kaart te kunnen brengen en met de uitbestedingspartners te bespreken. Daarnaast beveelt de visitatiecommissie aan de beheersingsmaatregelen op de excasso te formaliseren. Het communicatiebeleidsplan dateert van mei 2012. Het bestuur heeft aangegeven dat de Wet pensioencommunicatie, die met ingang van 1 juli 2015 van kracht wordt, na de zomer door het fonds zal worden opgepakt. De steekwoorden in de nieuwe wet zijn: persoonlijker, gericht op koopkrachtbehoud en meer digitaal. Hiermee gaat het bestuur aan de slag. De visitatiecommissie beveelt nog wel aan een klankbordgroep van deelnemers in te stellen om de effectiviteit van de communicatie te toetsen. Daarnaast vraagt de visitatiecommissie aandacht voor de wijze waarop de deelnemers worden geïnformeerd over de risicohouding van het bestuur. Alles overziende is de visitatiecommissie van oordeel dat het communicatiebeleid een gestructureerde aanpak laat zien. Het is een goede zaak dat de nieuwe Wet pensioencommunicatie na de zomer wordt opgepakt en verdere verbeteringen zal stimuleren, omdat pensioencommunicatie vandaag een vitale kernactiviteit is van pensioenfondsen.

De visitatiecommissie, Gerrit Euverman, voorzitter Henk Hanneman Niek de Jager


PAGINA 15 VAN 15

Rapport Bevindingen Visitatiecommissie Stichting Pensioenfonds Grontmij 2014

Recommend Documents