Rapport Beoordeling Paragrafen Programmabegroting 2008

Rapport Beoordeling Paragrafen Programmabegroting 2008

Rekenkamercommissie Loon op Zand April 2008

2

Voorwoord De Rekenkamercommissie heeft in haar onderzoeksprogramma 2006 – 2008 aangegeven dat zij jaarlijks de kwaliteit van de programmabegroting wil beoordelen. In haar onderzoek naar de programmabegroting 2007 heeft zij het programma Welzijn beoordeeld. Dit jaar heeft de Rekenkamercommissie er voor gekozen om een drietal paragrafen te onderzoeken. Het betreft de paragrafen Weerstandvermogen, Onderhoud kapitaalgoederen en Bedrijfsvoering. Het onderzoek is uitgevoerd door de leden van de Rekenkamercommissie en de ambtelijk secretaris. Het resultaat van dit onderzoek inclusief de aanbevelingen van het onderzoek naar de paragrafen van de programmabegroting 2008 biedt de Rekenkamercommissie u hierbij aan. Wij willen graag alle betrokkenen bedanken voor hun medewerking aan dit onderzoek. Kaatsheuvel, april 2008 Drs. J.B.Val Voorzitter Rekenkamercommissie Loon op Zand

3

4

INHOUDSOPGAVE 1. Conclusies en aanbevelingen................................................................................. 7 1.1. Conclusies ........................................................................................................ 7 1.2. Aanbevelingen .................................................................................................. 8 2. Reacties................................................................................................................ 10 2.1. Reactie College van Burgemeester en Wethouders ....................................... 10 2.2. Nawoord Rekenkamercommissie ................................................................... 11 3. Toelichting onderzoeksuitvoering ......................................................................... 12 3.1. Aanleiding onderzoek ..................................................................................... 12 3.2. Doelstelling ..................................................................................................... 12 3.3. Reikwijdte onderzoek...................................................................................... 12 3.4. Onderzoeksvragen ......................................................................................... 12 3.5. Normenkader/toetsingscriteria ........................................................................ 13 3.6. Verantwoording onderzoeksaanpak ............................................................... 13 4. Bevindingen.......................................................................................................... 14 4.1. Proces van totstandkoming paragrafen .......................................................... 14 4.2. Toegankelijkheid paragrafen .......................................................................... 15 4.3. Paragraaf Weerstandsvermogen .................................................................... 15 4.4. Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen ........................................................ 17 4.5. Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................... 19 Bijlage 1 Normenkader ............................................................................................. 23 Bijlage 2 Betrokken documenten en interviews ........................................................ 26

5

6

1. Conclusies en aanbevelingen In hoofdstuk 3 zijn de onderzoeksvragen en het normenkader toegelicht en in hoofdstuk 4 de bevindingen verwoord. In dit hoofdstuk worden de uitkomsten van de toetsing van de bevindingen aan het opgestelde normenkader (zie ook bijlage 1) door de Rekenkamercommissie uiteen gezet in de vorm van conclusies en aanbevelingen.

1.1. Conclusies Proces Bij de totstandkoming van de paragrafen ontbreekt het in algemene zin aan duidelijke en geactualiseerde kaders over de inhoud en opbouw van de paragrafen. De primaire aandacht gaat (ook binnen de gemeenteraad) uit naar de programma’s in de programmabegroting. De verbetering van de vorm, structuur en inhoud van de paragrafen onderhoud kapitaalgoederen en bedrijfsvoering vormen wel een belangrijk aandachtspunt binnen de ambtelijke organisatie. De paragraaf Bedrijfsvoering van de begroting 2008 is inmiddels qua vorm en inhoud aangepast en zal de huidige paragraaf gaan vervangen. Ook de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen wordt naar verwachting in de programmabegroting 2009 voorzien van een nieuwe opzet. Toegankelijkheid In de structuur van de paragrafen in de begroting 2008 ontbreekt het aan een heldere opzet waarbij bijvoorbeeld aan de hand van een korte inhoudsopgave wordt aangegeven welke elementen besproken of behandeld gaan worden. Bij de verbetering van de opzet van de paragrafen zal ook de structuur en de leesbaarheid aandacht krijgen. De nieuw opgezette paragraaf bedrijfsvoering laat hierin al een duidelijke verbetering zien. Weerstandsvermogen De Rekenkamercommissie concludeert dat een actueel beleidskader en een duidelijke kaderstelling vanuit de gemeenteraad ontbreekt omtrent risicomanagement en weerstandsvermogen. In de paragraaf zijn de risico’s niet altijd duidelijk geanalyseerd c.q. gekwantificeerd. Ook wordt geen inzicht gegeven in het gewenste weerstandsvermogen, de stille reserves en de bezuinigingsmogelijkheden waardoor niet geheel wordt voldaan aan de eigen financiële verordening. Daarnaast wordt opgemerkt dat de hoogte van het weerstandsvermogen nog altijd wordt bepaald aan de hand van het achterhaalde advies van de provincie. Uit de gehouden interviews blijkt dat gestructureerd risicomanagement in algemene zin nog maar in beperkte mate wordt toegepast, waarbij dit zich bovenal veelal beperkt tot rechtmatigheid. Risico’s bij grote projecten (zoals “het bruisend dorpshart”) worden gemanaged door het inzetten van eigen medewerkers op cruciale posities. Onderhoud Kapitaalgoederen Uit de paragraaf en de interviews blijkt dat sprake is van een achterstand in de actualisatie van de relevante beleidsdocumenten voor de kapitaalgoederen en dat ook het integraal beheerplan Openbare ruimte nog niet is gerealiseerd. Naar verwachting wordt op basis van dit nog op te stellen beheerplan in de begroting 2009 een geactualiseerd inzicht gegeven in het beoogde en het feitelijke onderhoudsniveau van de aanwezige kapitaalgoederen. Mede doordat in 2007 met name is geïnvesteerd in de ambtelijke organisatie van het beheer en niet in beleidsdocumenten óf een kwaliteitsvisie openbare ruimte, ontbreekt het in de paragraaf aan een duidelijk inzicht in het beoogde kwaliteitsniveau, de daarvoor benodigde budgetten én een aantal kapitaalgoederen (water, kunstwerken, straatmeubilair). Naar mening van de Rekenkamercommissie wordt derhalve niet voldaan aan de financiële verordening. In de paragraaf wordt verder geen inzicht geboden in de activiteiten in het begrotingsjaar 2008 en de hiervoor benodigde onderhoudsbudgetten. Dit inzicht ontbreekt naar mening van de Rekenkamercommissie ook in de betreffende programma’s. Er is geen duidelijke samenhang tussen de paragraaf en de betreffende programma’s.

7

Bedrijfsvoering Met de keuze voor het KO-model is de structuur en inhoud van de paragraaf aangepast en omvat deze nu alle aspecten van de bedrijfsvoering conform dit model. In de paragraaf zijn doelen (nog) niet meetbaar geformuleerd en er wordt niet specifiek ingegaan op de resultaatgebieden Waardering door medewerkers, Waardering door doelgroepen en Waardering door derden. Daarnaast ontbreekt een duidelijke samenhang met de betreffende programma’s. Tenslotte is sprake van een behoorlijk omvangrijke paragraaf. Algemene conclusie Op basis van het bovenstaande concludeert de Rekenkamercommissie dat de paragrafen weerstandsvermogen en onderhoud kapitaalgoederen zoals deze zijn opgenomen in de programmabegroting 2008 in algemene zin onvoldoende inzicht bieden en niet geheel voldoen aan de financiële verordening. Ook de aangepaste paragraaf bedrijfsvoering voldoet nog niet geheel aan de daaraan te stellen eisen. Doordat vorm, inhoud en samenhang van de paragrafen met de programmabegroting niet voldoen bieden de paragrafen in de huidige opzet naar mening van de Rekenkamercommissie nog onvoldoende houvast voor de raad als sturingsinstrument.

1.2. Aanbevelingen Proces en toegankelijkheid Het ingezette verbetertraject voor de planning & control cyclus moet uiteindelijk leiden tot een kwalitatief voldoende programmabegroting als sturingsinstrument van de gemeenteraad. In dit kader is het van belang dat een realistisch tijdpad wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Aan de hand van dit tijdpad moeten de elementen van de programmabegroting (inclusief de paragrafen) alsmede de hieraan ten grondslag liggende beleidskaders, ambtelijk worden voorbereid, opgesteld en uiteindelijk door de gemeenteraad worden vastgesteld. Het hiertoe op te stellen draaiboek, wat naar verwachting meerdere jaren zal omvatten, moet nadrukkelijk(er) door de gemeenteraad worden gemonitord. Daarnaast zal de gemeenteraad duidelijke kaders moeten stellen voor vorm, inhoud en totstandkoming van de programmabegroting inclusief paragrafen. Het startpunt hierbij vormt een evaluatie van de huidige financiële verordening uit 2003. Weerstandsvermogen In aansluiting op de te actualiseren financiële verordening adviseert de Rekenkamercommissie om de gemeenteraad een duidelijk beleidskader vast te laten stellen als uitgangspunt voor de implementatie van risicomanagement in de organisatie én de bepaling van het benodigde en het gewenste weerstandsvermogen. De Rekenkamercommissie adviseert daarnaast in de financiële verordening te volstaan met eenduidige kaders voor de uiteenzetting van de risico’s in de betreffende paragraaf in plaats van het in detail voorschrijven van de op te nemen risico’s. Tenslotte is het naar mening van de Rekenkamercommissie van belang dat in ieder geval een totaalinzicht (ook financieel) wordt geboden in de onderkende risico’s. Onderhoud kapitaalgoederen In de te actualiseren financiële verordening moet expliciet worden uiteengezet welke elementen van (het onderhoud aan) de kapitaalgoederen in de paragraaf dan wel de programma’s moeten worden uiteengezet. Een duidelijke samenhang zonder daarbij in herhalingen te vervallen is essentieel. De Rekenkamercommissie geeft in overweging om in de paragraaf met name aandacht te besteden aan de omvang van de kapitaalgoederen, het beoogde onderhoudsniveau en de financiering hiervan op de langere termijn (20 tot 40 jaar). Binnen het programma zou dan kunnen worden volstaan met een uiteenzetting van het huidige kwaliteitsniveau en de benodigde activiteiten en financiële middelen voor het betreffende jaar. Op basis van het programma en de paragraaf moet de gemeenteraad expliciet inzicht krijgen in eventueel ontoereikende budgetten teneinde hier weloverwogen keuzes te kunnen maken. Overigens bevelen wij aan om in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ook expliciet aandacht te besteden aan het cultureel erfgoed zoals monumenten, schilderijen en overige kunstwerken.

8

Bedrijfsvoering Als onderdeel van de te actualiseren financiële verordening adviseert de Rekenkamercommissie om duidelijke uitgangspunten vast te stellen voor de paragraaf bedrijfsvoering. Hoewel de bedrijfsvoering tot het domein van het college behoort moet de gemeenteraad naar mening van de Rekenkamercommissie voldoende inzicht hebben in de bedrijfsvoering om te kunnen beoordelen of daarmee de in de programma’s geformuleerde doelen gerealiseerd kunnen worden. De paragraaf bedrijfsvoering moet zich echter beperken tot de hoofdlijnen om te voorkomen dat de gemeenteraad zich op het domein van het college begeeft. De uiteen te zetten hoofdlijnen van de bedrijfsvoering moeten wel voldoen aan algemeen te stellen eisen van toegankelijkheid, leesbaarheid én voldoende SMART zijn. Ook bij deze paragraaf is een duidelijk samenhang met de programmabegroting van belang. Hierbij vormen met name de resultaatgebieden een aandachtspunt waarbij in de paragraaf de wijze waarop resultaten worden gemeten/gemonitord uiteen kan worden gezet en in de programmabegroting kan worden volstaan met de feitelijke scores.

9

2. Reacties 2.1. Reactie College van Burgemeester en Wethouders Rekenkamercommissie gemeente Loon op Zand t.a.v. Drs. J.B. Val Postbus 85203 3508 AE Utrecht datum

ons kenmerk

uw kenmerk

uw brief

12 maart 2008 onderwerp

Bestuurlijk wederhoor onderzoek paragrafen programmabegroting 2008

Geachte heer Val, Met belangstelling heeft het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Loon op Zand kennis genomen van uw bevindingen naar aanleiding van uw onderzoek naar de paragrafen van de Programmabegroting 2008. Op uw verzoek brengt het college hierbij haar bestuurlijk wederhoor uit. In eerste reactie deelt het college uw mening dat de paragrafen Weerstandsvermogen en Onderhoud Kapitaalgoederen van de begroting 2008 niet geheel conform de financiële verordening zijn opgesteld. De huidige financiële verordening ex art. 212 van de Gemeentewet is verouderd en dient nodig geactualiseerd te worden. Het college zal het initiatief nemen om samen met de raad deze voornamelijk kaderstellende verordening te actualiseren, waarbij de aanbevelingen die u doet met betrekking tot de financiële verordening zullen worden meegenomen. Vervolgens is het college van mening dat de onderzochte paragrafen zijn opgesteld conform de eisen van de BBV. Helaas heeft het college uw constatering hieromtrent niet kunnen achterhalen in het rapport. Onze suggestie aan u is dan ook om in het rapport duidelijk naar voren te brengen dat de onderzochte paragrafen conform de voorschriften van BBV zijn opgesteld. Voor wat betreft de aanbevelingen die u doet met betrekking tot de inhoud en opzet van de paragrafen kan het college u informeren dat deze zullen worden meegenomen bij de opmaak van de begroting 2009. Bij de jaarrekening 2007 zal een eerste stap gezet worden om te komen tot risicomanagement; risico’s worden in kaart gebracht en gekwantificeerd naar omvang en kans om vervolgens te worden afgezet tegen de huidige weerstandscapaciteit. Tenslotte wil het college u meegeven dat zij de uitkomsten van het onderzoek beschouwd als positief kritische aanbevelingen die ertoe moeten bijdragen te komen tot een begroting met voldoende kaderstellende en controlerende elementen. Met belangstelling wacht zij dan ook de uitkomsten van een volgend onderzoek af. Voor meer informatie over deze brief kunt u contact opnemen met E.A.M.F.J. Rossou, afdeling Financiën en Belastingen, telefoonnummer 0416 – 289183. Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de loco-burgemeester, W.R.A.M. Verkuijlen

J.J.P.M. Bisselink

10

2.2. Nawoord Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie heeft met belangstelling kennis genomen van uw reactie op de conclusies en aanbevelingen. Wij zijn verheugd met de positieve reactie van het college van Burgemeester en Wethouders en de door u uitgesproken intentie om uitvoering te geven aan de door de Rekenkamercommissie geformuleerde aanbevelingen. In aanvulling op het gestelde in de conclusies en aanbevelingen, wordt bij de uitvoering van de aanbevelingen aandacht gevraagd, voor de in de BBV aan de paragrafen gestelde eisen. Met name de paragrafen weerstandsvermogen en onderhoud kapitaalgoederen behoeven verdere aanvulling c.q. aanpassing om geheel aan deze eisen te voldoen. Zo wordt in de bevindingenparagraaf 4.3. (weerstandsvermogen) uiteengezet dat de risico’s niet altijd duidelijk zijn geanalyseerd c.q. gekwantificeerd en dat geen inzicht wordt gegeven in het gewenste weerstandsvermogen. De in de bevindingenparagraaf 4.4. (onderhoud kapitaalgoederen) gesignaleerde verbeterpunten betreffen bijvoorbeeld de ontbrekende uiteenzetting over het kapitaalgoed water en het verder verduidelijken van de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties. De Rekenkamercommissie kijkt met belangstelling uit naar de programmabegroting 2009 en zal het verbeterproces zeker positief kritisch blijven volgen.

Drs. J.B. Val Voorzitter Rekenkamercommissie Loon op Zand

11

3. Toelichting onderzoeksuitvoering 3.1. Aanleiding onderzoek De programmabegroting vormt voor de raad een belangrijk sturingselement voor de realisatie van de vastgestelde doelen. Systematisch, jaarlijks onderzoek naar de kwaliteit van dit sturingsinstrument kan, naar de mening van de rekenkamercommissie, bijdragen tot de noodzakelijk geachte verbetering hiervan. Om hieraan een constructieve bijdrage te leveren wil de rekenkamercommissie jaarlijks een onderzoek uitvoeren naar een afgebakend deel van de programmabegroting. Bij de begroting 2007 heeft de rekenkamercommissie het programma Welzijn onder de loep genomen en haar conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Bij de begroting 2008 wilde de rekenkamercommissie een ander programma onderzoeken en daarbij tevens nagaan in hoeverre de aanbevelingen uit het onderzoek naar de programmabegroting 2007 in de begroting 2008 navolging hebben gekregen. Bij bestudering van de programmabegroting bleek dat de door de rekenkamercommissie gedane aanbevelingen vanwege andere prioriteiten nog niet zijn doorgevoerd. Om die reden heeft de rekenkamercommissie besloten om bij het onderzoek naar de programmabegroting een aantal paragrafen te onderzoeken. Hierbij is de keus gevallen op de paragrafen Weerstandsvermogen, Onderhoud Kapitaalgoederen en Bedrijfsvoering.

3.2. Doelstelling De doelstelling van het onderzoek luidt: In hoeverre is de programmabegroting 2008 voor de raad een instrument waarmee zij sturing kan geven aan de realisatie van de vastgestelde doelen (maatschappelijke effecten), waarbij de paragrafen inzicht bieden of de vastgestelde doelen ook gerealiseerd kunnen worden.

3.3. Reikwijdte onderzoek Om tot concrete aanbevelingen te kunnen komen beperkt het onderzoek zich tot een afgebakend onderdeel van de programmabegroting. Voor de beoordeling van de programmabegroting 2008 is gekozen voor de paragrafen Weerstandsvermogen, Onderhoud Kapitaalgoederen en Bedrijfsvoering. Om de paragrafen in het juiste perspectief te plaatsen zijn ook de paragrafen van 2007 beoordeeld. Daarnaast zijn vergelijkbare paragrafen van andere gemeenten in het onderzoek betrokken. Voor de paragraaf bedrijfsvoering is er voor gekozen om de paragraaf in de nieuwe opzet, volgens het KOmodel, te beoordelen. Deze paragraaf gaat de huidige paragraaf in de programmabegroting 2008 vervangen.

3.4. Onderzoeksvragen De centrale vraagstelling is vertaald in een aantal deelvragen. a. Op welke wijze zijn de paragrafen in de programmabegroting tot stand gekomen en wat is hierbij de rol van de gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie? b. Voldoen de paragrafen aan de eisen van de BBV en de gemeentelijke financiële verordening? 1 c. Zijn de doelen en prestaties SMART geformuleerd? d. Is er samenhang tussen de paragrafen en de programmabegroting? e. Hoe wordt er door de raad gestuurd op de (inhoud van) de paragrafen? 1

S – specifiek, M - meetbaar, A - acceptabel, R – relevant en realistisch, T - tijdsgebonden

12

3.5. Normenkader/toetsingscriteria Aan de hand van beleidsdocumenten (van college en gemeenteraad), voorschriften ten aanzien van de inrichting van de programmabegroting i.c. de paragrafen en theoretische modellen op het gebied van sturing en beheersing is een normenkader opgesteld (zie bijlage I bij dit rapport). Dit normenkader is gebruikt bij de beoordeling van (de totstandkoming van) de paragrafen Weerstandsvermogen, Onderhoud Kapitaalgoederen en Bedrijfsvoering van de programmabegroting 2008 van de gemeente Loon op Zand. De uitkomsten van deze beoordeling inclusief adviezen ter verbetering worden weergegeven in het rapport.

3.6. Verantwoording onderzoeksaanpak Het onderzoek is uitgevoerd vanaf november 2007 tot en met december 2007. Op basis van de onderzoeksvragen is een normenkader opgesteld (zie Bijlage 1). De paragrafen van de programmabegroting 2008 zijn vervolgens beoordeeld aan de hand van dit normenkader. Ten behoeve van de beoordeling zijn tevens interviews gehouden en zijn diverse documenten bestudeerd (zie bijlage II). Ten slotte zijn ook de begrotingsbehandelingen bijgewoond en zijn begrotingen van diverse andere gemeenten (zie bijlage II) bestudeerd. De bevindingen (hoofdstuk 4) zijn ter beoordeling van de feitelijke juistheid voorgelegd aan de direct betrokkenen, waarna dit hoofdstuk waar nodig is bijgesteld. Op basis van de definitieve bevindingen zijn de conclusies en aanbevelingen opgesteld. Het conceptrapport is vervolgens voorgelegd aan het college voor een bestuurlijke reactie die integraal in het rapport is opgenomen. De Rekenkamercommissie heeft ten slotte het nawoord opgesteld en het rapport definitief vastgesteld.

13

4. Bevindingen In dit hoofdstuk zijn de bevindingen, gerelateerd aan de onderzoeksvragen, nader uitgewerkt. De gehanteerde normen zijn cursief weergegeven. Het meer gedetailleerde normenkader is opgenomen in bijlage 1.

4.1. Proces van totstandkoming paragrafen Korte omschrijving norm Het proces van totstandkoming omvat voldoende waarborgen dat de paragrafen voldoen aan de door de organisatie gestelde eisen. De paragrafen zijn opgesteld door de direct betrokken afdelingen. Het ontbreekt in algemene zin aan duidelijke en geactualiseerde kaders omtrent de inhoud en de opbouw van de paragrafen. De paragrafen zijn door de jaren heen weinig van structuur én inhoud veranderd. Tijdens de behandeling van de begroting in de commissies en de gemeenteraad wordt weinig tot geen aandacht besteed aan de inhoud van de paragrafen. De aandacht gaat primair uit naar de programma’s in de begroting hoewel de paragrafen belangrijke basis vormen voor de beleidsrealisatie (paragraaf bedrijfsvoering) dan wel een totaalinzicht bieden van de kwaliteit van de openbare ruimte dan wel de met de programmarealisatie samenhangende risico’s en de hiervoor beschikbare weerstandscapaciteit. Paragraaf weerstandsvermogen De paragraaf Weerstandsvermogen 2008 is tot stand gekomen in samenwerking tussen de afdelingen onder coördinatie van de afdeling financiën en belastingen. De paragraaf weerstandsvermogen is feitelijk een kopie van de paragraaf weerstandsvermogen 2007. De tekst is vrijwel identiek alleen de bedragen zijn aangepast aan de huidige situatie. De organisatie is wel actief bezig met het onderwerp weerstandsvermogen. Zo wordt er gewerkt aan een methode voor de risicoanalyse. De gemeente Loon op Zand geeft echter momenteel prioriteit aan het project Bruisend dorpshart waarvan de contouren zijn bepaald en de beoordeling van risico`s zich in een belangrijke fase bevindt. Door Price Waterhouse Coopers ( PWC) is een onderzoek uitgevoerd naar de reserve positie. In het voorjaar 2008 zal een nieuwe nota reserves en voorzieningen aan de raad worden aangeboden Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen De paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen 2008 is een kopie van de betreffende paragraaf uit 2007. Geconstateerd is dat er geen aandacht is besteed aan het verbeteren van deze paragraaf. De aandacht is primair uitgegaan naar de wijzigingen in de interne organisatie en het uitwerken van de nieuwe werkwijze voor het beheer van de openbare ruimte. Er wordt naar gestreefd om, in aansluiting op deze methodiek, ook de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen 2009 van een nieuwe opzet te voorzien en inhoudelijk te actualiseren. Paragraaf bedrijfsvoering In de gemeente Loon op Zand werd de beperkte samenhang tussen diverse nota’s over de bedrijfsvoering als een gemis ervaren. Met het constateren van dit probleem is de organisatie gaan zoeken naar een meer conceptueel model uitgaande van de kernwaarden: resultaatgericht, transparant, bezieling en vernieuwend. Uiteindelijk heeft de gemeente Loon op Zand gekozen voor de invoering van het Kwaliteitsmodel Overheidsorganisaties (KO-model), aangezien dit model goed aansluit op het organisatie-ontwikkeltraject. De nieuwe bedrijfsvoeringparagraaf is conform dit KOmodel opgezet onder leiding van de adjunct-directeur en besproken met directie, MT en college. In december heeft het college de bedrijfsvoeringparagraaf vastgesteld. De organisatie en de fractievoorzitters (presidium) zijn over het proces geïnformeerd. In januari zal (naar verwachting) het document ter informatie worden aangeboden aan de Commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken, Veiligheid en Burgerparticipatie, inclusief Middelen. Hiermee komt de paragraaf zoals opgenomen in de programmabegroting 2008 te vervallen. Hiermee is het proces niet afgerond maar zal in de komende jaren op ambtelijk en bestuurlijk niveau verder vorm krijgen.

14

4.2. Toegankelijkheid paragrafen Korte omschrijving norm Een paragraaf kent een overzichtelijke structuur en is zelfstandig leesbaar De paragrafen bij de begroting zijn identiek aan de paragrafen in de begroting 2007. De inhoud van de begroting alsmede de structuur en de inhoud van de paragrafen zijn niet aangepast omdat in 2007 primair is geïnvesteerd in het updaten van de overige planning & control instrumenten. In de huidige structuur ontbreekt het aan een heldere opzet van de paragraaf bijvoorbeeld aan de hand van een korte inhoudsopgave van welke elementen, aspecten besproken of behandeld gaan worden. Er wordt gewerkt aan de verbetering van de opzet van de paragrafen waarbij de structuur en de leesbaarheid aandacht zullen krijgen. De paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen wordt naar verwachting in 2008 herzien (zie hiervoor) waarbij ook aandacht wordt besteed aan de aansluiting met het programma Wonen. Ook de paragraaf bedrijfsvoering wordt qua structuur en inhoud aangepast. De bedrijfsvoeringparagraaf, zoals in de programmabegroting 2008 opgenomen, geeft een toelichting op een beperkt aantal aspecten van de bedrijfsvoering én een viertal beleidsdoelen. De nieuwe paragraaf conform het KO-model geeft een overzicht van de gehele bedrijfsvoering (Beleid en strategie, Management, Medewerkers, Middelen, Informatie en Processen). In de nieuwe opzet zijn binnen de subparagrafen de doelen beschreven, is de stand van zaken beschreven en is aangegeven wat men in de komende jaren van plan is.

4.3. Paragraaf Weerstandsvermogen 4.3.1. Algemeen De paragraaf weerstandsvermogen geeft conform Besluit Begroting en Verantwoording naast een inventarisatie van risico’s en weerstandscapaciteit tevens het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s aan. Het weerstandsvermogen geeft de relatie aan tussen de risico`s, waar geen andere maatregelen voor zijn getroffen, en de capaciteit die een gemeente heeft om die niet begrote kosten op te vangen. De risico’s die zich bij de uitvoering van alle programma`s voordoen worden opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen waardoor hier een totaaloverzicht ontstaat van alle risico’s en de totale weerstandscapaciteit van de gemeente ten behoeve van de uitvoering van de programmabegroting. Omdat gemeenten zeer divers van aard zijn, waarbij in het bijzonder de risico`s die de gemeenten lopen zeer verschillend van aard kunnen zijn, heeft elke gemeenteraad de mogelijkheid maar ook de plicht zelfstandig de kaders te stellen en de controlerende functie uit te voeren. Door de genoemde diversiteit onder de gemeenten is het niet mogelijk een vaste norm voor het weerstandsvermogen vast te stellen. Om de paragraaf weerstandsvermogen transparant te maken, richting de gemeenteraad, burgers én de toezichthouders, is het de gemeenteraad zelf die aangeeft wat zij onder weerstandsvermogen en risico`s verstaat en wat zijn beleid is betreffende het weerstandsvermogen. Naast deze vooral financiële aspecten van het weerstandsvermogen dient de gemeenteraad zich ook de juridische aspecten rond in het bijzonder de risico`s te realiseren. Een te nadrukkelijke verwijzing naar een betwist risico (een risico waarover bijvoorbeeld de rechter een uitspraak moet doen) kan juridisch/tactisch de positie van de gemeente schaden. De Wet openbaarheid van bestuur geeft nu eenmaal aan dat de programmabegroting een openbaar stuk is. Er zal dus altijd een afweging gemaakt moeten worden op welke wijze en onder welke noemer een bepaald risico vermeld moet worden.

4.3.2. Weerstandsvermogen Korte omschrijving norm In de paragraaf weerstandsvermogen wordt aandacht besteed aan de relatie tussen enerzijds risico`s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die een gemeente heeft om de niet begrote kosten op te vangen

15

De definities van weerstandsvermogen, risico`s en weerstandscapaciteit worden in de paragraaf duidelijk toegelicht. Verder wordt aangegeven op welke wijze dekking van financiële risico`s plaats zal vinden. De risico`s zijn niet altijd even duidelijk geanalyseerd, zo ontbreekt bijvoorbeeld de kans dat een risico zich voordoet, of het financiële belang dat met het risico gemoeid is. Hierdoor ontbreekt een duidelijke relatie met het weerstandsvermogen. De hoogte van het benodigde weerstandsvermogen wordt, onafhankelijk van het risico dat de gemeente loopt, bepaald aan de hand van het inmiddels achterhaalde advies van de provincie.

4.3.3. Beleidskader Korte omschrijving norm In de paragraaf weerstandsvermogen worden de beleidskaders aangegeven waarmee de gemeente rekening houdt als het gaat om de relatie tussen de risico`s waar geen maatregelen voor zijn getroffen en de capaciteit die de gemeente heeft om die niet begrote kosten op te vangen. De gemeente beschikt momenteel niet over een actuele beleidsnota waarin het beleidskader ten aanzien van het weerstandsvermogen is opgenomen. Dit betekent dan ook dat er momenteel geen sprake is van een duidelijke kaderstelling vanuit de raad door middel van sturingsinstrumenten, bijvoorbeeld procedures of ratiogetallen. De afdeling Financiën en Belastingen is momenteel wel bezig deze sturingsinstrumenten te ontwikkelen, waarbij ook extra aandacht besteed zal worden aan aspecten van risicomanagement. Het risicomanagement zal daarbij gecoördineerd worden vanuit het management, en volledig worden geïntegreerd in de organisatie.De huidige risico-inventarisatie vindt plaats aan de hand van de lijst vermeende risico`s welke is opgenomen in de “Financiële verordening Loon op Zand”.

4.3.4. Inzicht in risico`s, risicomanagement en het weerstandvermogen Korte omschrijving norm In de paragraaf weerstandsvermogen wordt op basis van de geformuleerde beleidskaders inzicht geboden in de risico`s waar geen maatregelen voor zijn getroffen, de weerstandscapaciteit waarover de gemeente beschikt en het weerstandsvermogen, d.w.z. in hoeverre de gemeente in staat is om de nog niet afgedekte risico`s op te vangen. De gemeente Loon op Zand heeft een duidelijke “risico lijst” opgenomen in de “Financiële verordening Loon op Zand” die de vermeende risico`s voor de gemeente aangeeft. Niet al de risico`s zijn voorzien van de financiële consequenties van het optreden van dat risico. Deels omdat deze risico`s (momenteel) niet van toepassing zijn, of afgewenteld kunnen worden. Maar ook omdat de gemeente er vanuit juridisch strategische aspecten voor gekozen heeft deze mogelijke risico`s niet verder te onderbouwen. Zo zijn van een tweetal “betwiste” risico`s om strategisch juridische redenen de mogelijke financiële risico`s niet opgenomen. Van de weerstandscapaciteit, de (stille) reserves, de onbenutte belastingcapaciteit en de eventuele bezuinigingsmogelijkheden zijn de stille reserves en de bezuinigingsmogelijkheden niet in de paragraaf opgenomen. Het gewenste weerstandsvermogen is niet in de paragraaf opgenomen mede omdat een aantal materiele risico`s niet in geld zijn gewaardeerd. Als gewenst weerstandsvermogen wordt momenteel uitgegaan van een in het verleden door de provincie gedane “aanbeveling“ over de te hanteren norm. Jaarlijks wordt wel gekeken of deze norm zich nog verhoudt met de risico`s die de gemeente heeft geïnventariseerd. Bij grote projecten zoals “Het bruisend dorpshart” wordt risicomanagement gevoerd waarbij de gemeente door inzet van eigen menskracht op de cruciale posities in het project de vinger aan de pols houdt. Binnen het project is geen sprake van een gestructureerde risicoanalyse en gestructureerd risicomanagement. Verder beperkt het risicomanagement in algemene zin zich momenteel nog tot aandacht op de rechtmatigheid.

16

4.4. Paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen 4.4.1. Algemeen Conform Besluit Begroting en Verantwoording is elke gemeente verplicht een paragraaf onderhoud kapitaalgoederen op te nemen in de begroting en jaarrekening. Deze paragraaf biedt de mogelijkheid om geactualiseerd inzicht te geven in het beoogde en het feitelijke onderhoudsniveau van de aanwezige kapitaalgoederen en de hieruit voortvloeiende financiële consequenties. De paragraaf vormt daarmee een nadere aanvulling op de beleidsdoelstellingen, activiteiten en financiële middelen zoals deze in de programmabegroting zijn opgenomen. Een duidelijke samenhang tussen de paragraaf en de programmabegroting is vereist. Zowel in de begroting 2007 als de begroting 2008 wordt gemeld dat wordt gewerkt aan de totstandkoming van een integraal beheerplan Openbare Ruimte. Dit integraal beheerplan omvat: (1) een integrale visie over het beheer en onderhoud van de openbare ruimte; (2) deelplannen waarin de visie per te beheren en onderhouden onderdeel wegen, riolering, groen, speelvoorzieningen, straatmeubilair is uitgewerkt; (3) een meerjarig uitvoeringsprogramma. In het eerste kwartaal van 2007 (aldus de begroting van 2007 én 2008) krijgt de Raad een concept integraal beheerplan voorgelegd op basis waarvan de raad tot een keuze kan komen omtrent het na te leven kwaliteitsniveau van de buitenruimte. Uit het gehouden interview bleek dat in 2007 met name energie is gestopt in de verandering van de interne organisatie en interne werkwijze. Doelstelling is om in 2008 een integraal beheerplan Openbare Ruimte op te stellen en deze (vanaf de begroting 2009) als basis te hanteren voor de rapportage in de begroting en de jaarrekening. Hierna wordt achtereenvolgens ingegaan op de in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen opgesomde kapitaalgoederen, het aanwezige beleidskader, het geboden inzicht in de staat van onderhoud van de kapitaalgoederen en de relatie met de programmabegroting.

4.4.2. Kapitaalgoederen Korte omschrijving norm In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aandacht besteed aan het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen. Naast een algemene uiteenzetting over de totstandkoming van het integraal beheerplan Openbare Ruimte bevat de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de begroting 2008 een toelichting van de beheerplannen Wegen, Riolering, Groen en Gebouwen. In de paragraaf ontbreekt expliciete aandacht voor water, kunstwerken en straatmeubilair. Uit het gehouden interview blijkt dat weinig/geen energie is gestoken in het verbeteren van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. De tekst van de paragraaf is identiek aan de tekst van de begroting 2007. Het voornemen is om in de begroting 2009 aan de hand van het op te stellen integraal beheerplan Openbare Ruimte geactualiseerd inzicht te geven in het beoogde en feitelijke onderhoudsniveau van de aanwezige kapitaalgoederen.

4.4.3. Beleidskader Korte omschrijving norm In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen worden de beleidskaders voor het onderhoud van de aanwezige kapitaalgoederen uiteengezet. Deze beleidskaders omvatten onder andere de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. Het beleidskader wordt in de paragraaf inhoudelijk niet toegelicht; er wordt verwezen naar wettelijke vereisten of in het verleden vastgestelde (beleids-)documenten. Bij de kapitaalgoederen Wegen en Riolering wordt het beleidskader met name bepaald door de wettelijke vereisten. Het beleidskader voor Riolering is verwerkt in het Gemeentelijk Riolerings Plan. Het beleidskader voor Groen wordt gevormd door het Landschapsbeleidsplan 1996 en Groenstructuurplan 1996. Bij het kapitaalgoed

17

Gebouwen omvat het beleidskader het uitgangspunt van de eeuwigdurende instandhouding met continuering van het huidige gebruik. Uit het gehouden interview blijkt dat er een achterstand is bij de actualisatie van de beleidsdocumenten. In 2008 wordt er een integraal beheerplan voor de raad opgesteld waarin de verschillende aspecten (gewenst kwaliteitsniveau, financiële consequenties) aan de orde komen. De inhoud van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is gedateerd. In de paragraaf worden voor de kapitaalgoederen wegen, riolering, groen en gebouwen de financiële consequenties in de begroting benoemd. Zo is bij wegen € 1,2 miljoen nodig voor het wegwerken van achterstallig onderhoud, daarnaast is jaarlijks € 0,4 miljoen extra nodig om aan het minimaal vereiste kwaliteitsniveau te kunnen blijven voldoen. Bij Riolering is voor de komende planperiode een bedrag nodig van € 5,5 miljoen. Voor Groen wordt een ombuiging benoemd van € 0,1 miljoen door te bezuinigen op het groenonderhoud dan wel het gebruik van andere werkwijzen. Bij Gebouwen worden de financiële consequenties niet benoemd. De teksten zoals deze in de begroting 2008 per “beheerplan” zijn opgenomen zijn identiek aan de begrotingsteksten 2007. Uit het gehouden interview blijkt ook dat de energie in 2007 met name is gestoken in de aanpassing van de interne organisatie en werkwijze. Zoals hiervoor al aangegeven wordt in 2008 gewerkt aan een integraal beheerplan.

4.4.4. Inzicht in staat van onderhoud kapitaalgoederen Korte omschrijving norm In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt op basis van de geformuleerde beleidskaders inzicht geboden in de voortgang van het geplande onderhoud en het eventueel achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen. 2 De opgenomen informatie met betrekking tot het onderhoud kapitaalgoederen is SMART . In de paragraaf wordt algemene informatie verstrekt over het beheer van de kapitaalgoederen. Specifieke informatie over gepland onderhoud c.q. achterstallig onderhoud ontbreekt in de pararaaf (én de begroting). In de paragraaf wordt meerdere malen aangegeven dat de in ontwikkeling zijnde systematiek inzicht gaat bieden in het gewenste onderhoudsniveau en de benodigde gelden om dit onderhoudsniveau te kunnen realiseren. In de paragraaf wordt (nog) geen inzicht geboden in het beoogde kwaliteitsniveau en de daarvoor benodigde budgetten. De financiële gegevens beperken zich tot wegwerken achterstallig onderhoud wegen (€ 1,2 miljoen), ophoging jaarlijks onderhoudsbudget (€ 0,4 miljoen) en totale omvang GRP € 5,5 miljoen. Op dit moment wordt nog gewerkt aan een integraal beheerplan openbare ruimte (visie, deelbeheerplannen en meerjarig uitvoeringsprogramma). Afhankelijk van de te maken keuzes qua kwaliteitsniveau (en het soort onderhoud) wordt ook de keuze gemaakt in de wijze van dekking van de kosten; groot onderhoud (via exploitatie of voorziening), klein onderhoud (exploitatie), nieuwe investeringen (activering, dekking kapitaallasten via exploitatie). Uit de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt op hoofdlijnen al wel duidelijk dat de huidige beschikbare budgetten onvoldoende worden geacht (extra budget voor wegen, gebouwen). In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen én het beleidsveld Infra (programma Wonen) wordt geen inzicht geboden in de activiteiten in het begrotingsjaar 2008 en de hiervoor benodigde onderhoudsbudgetten.

2

S – specifiek, M - meetbaar, A - acceptabel, R – relevant en realistisch, T - tijdsgebonden

18

4.4.5. Relatie met de programmabegroting Korte omschrijving norm Op basis van het vastgestelde beleidskader worden in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de (meerjarige) financiële consequenties geschetst. Zowel het beleidskader als de financiële consequenties zijn vertaald naar en zichtbaar gemaakt in de programmabegroting en de desbetreffende programma’s. Het onderhoud aan de kapitaalgoederen maakt onderdeel uit van beleidsprogramma Wonen, beleidsveld Infra; een verwijzing naar dit beleidsveld ontbreekt in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Bij het beleidsveld Infra wordt in de paragraaf Wat mag het kosten geen afzonderlijk inzicht geboden in de kosten van het beleidsveld Infra. Volstaan wordt met het geven van inzicht in de lasten en baten van nieuw beleid en bestaand beleid. De financiële consequenties zoals deze in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen worden uiteengezet zijn in de paragraaf Wat mag het kosten niet inzichtelijk gemaakt. Het beleidsveld Infra bevat nog andere onderdelen (bijv. milieustraat en afvalinzameling) waardoor de samenhang tussen paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen en het betreffende beleidsveld niet direct zichtbaar wordt. In de begroting ontbreekt financieel inzicht in kosten van het beheer van de openbare ruimte (regulier onderhoud en/of achterstallig onderhoud). Overigens wordt in actiepunt 1.7.02 (pagina 34) aangegeven dat de gemeente onvoldoende heeft ingespeeld op wensen en eisen van het beheer en onderhoud van de openbare voorzieningen waardoor op sectorale onderdelen sprake is van achterstallig onderhoud. Dit achterstallig onderhoud wordt in de paragraaf ook benoemd bij met name Wegen en Gebouwen.

4.5. Paragraaf Bedrijfsvoering 4.5.1. Algemeen Conform Besluit Begroting en Verantwoording is elke gemeente verplicht een paragraaf Bedrijfsvoering op te nemen in de begroting en jaarrekening. Deze paragraaf biedt de mogelijkheid om een geactualiseerd inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor de bedrijfsvoering. Volgens de Algemene Rekenkamer kan bedrijfsvoering als volgt worden omschreven: ‘Bedrijfsvoering betreft de bedrijfsprocessen binnen een gemeente om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren alsmede de sturing en beheersing daarvan. De beleidsdoelstellingen zijn vooral opgenomen in de programma’s. De paragraaf bedrijfsvoering vormt hierdoor feitelijk een dwarsdoorsnede van de programma’s en is erop gericht om de realisatie van de beleidsdoelstellingen, 3 te sturen, beheersen en ondersteunen’ . De gemeente Loon op Zand heeft gekozen voor het KO-model en heeft de paragraaf bedrijfsvoering conform dit model ingericht. De paragraaf bedrijfsvoering welke is opgenomen in de programmabegroting 2008 is nog opgesteld conform de oude werkwijze. Inmiddels is de nieuwe bedrijfsvoeringparagraaf gereed en toegezonden aan de raad. Hiermee is de oude bedrijfsvoeringparagraaf zoals opgenomen in de programmabegroting 2008 vervallen. Hierna wordt achtereenvolgens ingegaan op de paragraaf bedrijfsvoering, het aanwezige beleidskader, het geboden inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens en de samenhang met de programma’s in de programmabegroting.

3

Handreiking Bedrijfsvoering voor Raadsleden, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, juli 2007.

19

4.5.2. Bedrijfsvoering Korte omschrijving norm In de paragraaf bedrijfsvoering wordt aandacht besteed aan alle aspecten van de bedrijfsvoering (Beleid en strategie, management, medewerkers, middelen, informatie en processen) In de inleiding van de paragraaf bedrijfsvoering wordt het KO-model toegelicht en wordt aangegeven dat de met dit managementmodel verbeterde bedrijfsvoering leidt tot betere resultaten voor de diverse klanten c.q. doelgroepen. Daarna wordt in de paragraaf ingegaan op de aspecten van de bedrijfsvoering: beleid en strategie, management, medewerkers, middelen, informatie en processen.

4.5.3. Beleidskader Korte omschrijving norm In de paragraaf wordt verwezen naar de actuele nota’s en beleidskaders welke betrekking hebben op de aspecten van de bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt onder het kopje Beleid en Strategie verwezen naar het Strategisch Plan 2005 – 2009. Dit plan is in 2005 vastgesteld door het college. In dit plan worden als belangrijkste strategische thema’s genoemd: het vergroten van de externe oriëntatie en het versterken van de interne organisatie. Deze twee thema’s zijn de rode draad voor de verbeteringen die de organisatie op het gebied van de bedrijfsvoering wil doorvoeren. Bij elk aspect van de bedrijfsvoering, met uitzondering van Processen wordt verwezen naar de actuele nota’s en notities welke het beleidskader vormen. Bij Processen wordt vermeld dat de organisatie nog niet beschikt over op uniforme wijze beschreven werkprocessen. Het beschrijven van werkprocessen is een activiteit welke in 2008 e.v. uitvoering zal krijgen.

4.5.4. Inzicht in de bedrijfsvoering Korte omschrijving norm De paragraaf geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van de bedrijfsvoering, waarbij aandacht wordt geschonken aan alle aspecten van de bedrijfsvoering (Beleid en strategie, management, medewerkers, financiën, informatie, en processen) en de resultaatgebeiden Waardering door medewerkers, Waardering door doelgroepen en Waardering door derden. De informatie in de paragraaf is SMART geformuleerd. De paragraaf beschrijft per aspect van de bedrijfsvoering de stand van zaken en de beleidsvoornemens. Hierbij wordt in de subparagrafen een zelfde indeling gehanteerd. Het aspect wordt in één zin omschreven. Elke subparagraaf benoemt de kadernotities, beschrijft de stand van zaken en de beleidsvoornemens. In elke subparagraaf is in een overzicht opgenomen wat men in 2008 e.v. gaat doen, zoals hierna als voorbeeld Medewerkers is opgenomen. Medewerkers De manier waarop de organisatie haar medewerkers inzet, stimuleert en waardeert.

Investeren in competenties en tevredenheid medewerkers e

Traject formele kanteling van de organisatie (4 kw 2007 – medio 2008) Uitwerking competenties in gedragsindicatoren en inbedding in functionerings- en ontwikkelgesprekken met medewerkers. (2008 – 2011) Implementatie nieuwe beleid op ziekteverzuimpreventie en – begeleiding (2008 – 2009) Medewerkerstevredenheidsonderzoek (2008 en 2010) Actualisering en optimalisering P&O- beleid vanuit vraag management en vanuit resultaten

20

medewerkerstevredenheidsonderzoek (2008 – 2010)

Met de keuze voor het KO-model met een indeling conform de aandachtsgebieden is de informatie in de paragraaf toegespitst op die onderdelen van de bedrijfsvoering en is daarmee specifiek. De doelen van de bedrijfsvoering zijn in de tekst verwoord. De doelen zijn niet meetbaar geformuleerd. Het KO-model heeft als resultaatgebieden Waardering door medewerkers, Waardering door doelgroepen, Waardering door derden. Deze resultaatgebieden zijn niet als een apart onderdeel in de bedrijfsvoeringparagraaf opgenomen. In de inleiding van de paragraaf wordt opgemerkt dat men daar 4 waar mogelijk en daar waar het een meerwaarde heeft doelen en resultaten in het organisatieplan en in de afdelingsplannen SMART zal formuleren. Hier wil men de komende jaren op bestuurlijk en ambtelijk niveau aan verder werken. Men wil consequent informatie verzamelen over de waardering van klanten, medewerkers en derden. Het houden van een medewerkerstevredenheidsonderzoek en het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek zijn als activiteiten opgenomen in de bedrijfsvoeringparagraaf, echter zonder een streefcijfer. In het programma dienstverlening is wel een aantal kengetallen opgenomen, waaronder bijvoorbeeld klanttevredenheid en medewerkertevredenheid. Ook hier zijn geen streefcijfers genoemd. Bij elke subparagraaf wordt aan de doelen een aantal concrete activiteiten gekoppeld met een tijdsaanduiding.

4.5.5. Relatie met de programmabegroting Korte omschrijving norm Er is samenhang tussen de programma’s en de paragraaf. De paragraaf bedrijfsvoering is een dwarsdoorsnede van de programma’s. In de bedrijfsvoeringparagraaf zijn geen verwijzingen opgenomen naar het programma dienstverlening. Ook in het programma dienstverlening wordt bij de relevante aspecten niet verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.

4

Hiermee wordt bedoeld de bedrijfsvoeringsparagraaf en het ‘wie doet wat’ overzicht. Dit ‘wie doet wat’ overzicht wordt niet in de programmabegroting opgenomen

21

22

Bijlage 1 Normenkader Toetsingskader Paragrafen Programmabegroting

1.1

Criteria 1 Proces van totstandkoming /bespreking in raad Op welke wijze zijn de paragrafen in de programmabegroting Proces tot stand gekomen (rol college, mt en organisatie)

1.2

In hoeverre zijn de paragrafen besproken door de raad 2 Algemene eisen BBV 2.1 Bevat de begroting ten minste de volgende paragrafen, tenzij het desbetreffende aspect bij de gemeente niet aan de orde is a. lokale heffingen b. weerstandsvermogen c. onderhoud kapitaalgoederen d. financiering e. bedrijfsvoering f. verbonden partijen g. grondbeleid 3 Toegankelijkheid 3.1 Zijn de paragrafen zelfstandig leesbaar 3.2 Is de in de paragrafen opgenomen informatie relevant 3.3 Zijn de paragrafen begrijpelijk 4 Paragraaf Weerstandsvermogen 4.1 Is er een actuele nota / beleidskader waarin de raad richting geeft 4.2 Wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een omschrijving van het doel en de inhoud van het begrip weerstandsvermogen gegeven 4.3 Wordt voldaan aan de eisen van het BBV 4.3.1 Bevat de paragraaf ten minste een inventarisatie van de weerstandscapaciteit

Proces Product

Structuur

Product Product Product

Leesbaarheid Relevantie Begrijpelijk

Product

Consistentie

Product

Structuur

Product

Structuur

4.3.2

Bevat de paragraaf ten minste een inventarisatie van de risico’s

Product

Structuur

4.3.3

Bevat de paragraaf ten minste het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s

Product

Structuur

4.4 4.4.1

Wordt voldaan aan de eisen van de financiële verordening Wordt in de paragraaf een inschatting gegeven van de kans dat de risico’s zich voordoen

Product

Structuur

4.4.2

Product Zijn de risico’s geactualiseerd, waarbij speciale aandacht wordt gegeven aan tegenvallende renteontwikkelingen, tegenvallende resultaten uit de grondexploitatie, tegenvallende realisatie op begrote subsidieverwachtingen, lopende en te verwachten nog niet getaxeerde kosten van (vermoede) milieuverontreiniging, overschrijding openeinde regelingen en subsidies, dreigend faillissement van verbonden partijen, dreigend faillissement van derden bij wie borgstellingen, garanties, leningen of vorderingen uitstaan. Is in de paragraaf aangegeven in hoeverre schade en Product verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen Is de informatie SMART geformuleerd Is de informatie specifiek (maar voor één uitleg vatbaar) Product Is de omvang van het huidige en gewenste Product weerstandsvermogen meetbaar weergegeven

Structuur

4.4.3

4.5 4.5.1 4.5.2

23

Structuur

Specifiek Meetbaar

4.5.3

Is er samenhang tussen de geformuleerde risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen

Product

Acceptabel

4.5.4

Is de risico-inschatting onderbouwd, geeft het een realistisch Product beeld en geeft het risico-overzicht ook inzicht in de mate van gemeentelijke beïnvloedbaarheid Zijn met name de verwachte risico’s voorzien van een Product tijdsaanduiding Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

Realistisch

Is er een actuele nota / beleidskader waarin de raad richting geeft Wordt in de paragraaf een omschrijving van het belang van onderhoud kapitaalgoederen gegeven Wordt voldaan aan de eisen van het BBV Bevat de paragraaf ten minste de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen

Product

Consistentie

Product

Structuur

Product Product

Structuur

4.5.5 5 5.1 5.2 5.3 5.3.1

Tijdgebonden

5.3.2 5.3.3

Wordt van de kapitaalgoederen het beleidskader aangegeven Product Worden de uit het beleidskader voortvloeiende financiële Product consequenties weergegeven

Structuur Structuur

5.3.4

Zijn de financiële consequenties vertaald in de begroting (en Product duidelijk zichtbaar in de programma’s) Wordt voldaan aan de eisen van de financiële verordening De paragraaf doet verslag over de voortgang van het Product geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen. Is de informatie SMART geformuleerd Is de informatie specifiek (maar voor één uitleg vatbaar Product

Structuur

Zijn de budgetten gekwantificeerd en is het beoogde kwaliteitsniveau meetbaar vastgelegd Past de uitvoering binnen het geformuleerde beleid

Product

Meetbaar

Product

Acceptabel

Is de haalbaarheid van het kwaliteitsniveau onderbouwd (via stand van zaken) en zijn er financiën aan gekoppeld (begroting en/of reserves/voorziening) 5.5.5 Zijn de onderhoudsbudgetten en activiteiten gekoppeld aan het begrotingsjaar (begroting en/of voorziening/reserves) 5.6 Is er samenhang met de programma’s in de programmabegroting 6 Paragraaf Bedrijfsvoering 6.1 Is er een actuele nota / beleidskader waarin de raad richting geeft 6.2 Bevat de paragraaf een omschrijving van het belang van een goede bedrijfsvoering

Product

Realistisch

Product

Tijdgebonden

Product

Consistentie

Product

Consistentie

Product

Structuur

5.4 5.4.1

5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4

6.3 6.3.1

6.4 6.4.1

Wordt voldaan aan de eisen van het BBV De paragraaf geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en Product de beleidsvoornemens van de bedrijfsvoering (eventueel uitsplitsen naar personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en facilitaire dienstverlening) Wordt voldaan aan de eisen van de financiële verordening Is ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die Product aandacht behoeven

Structuur

Specifiek

Structuur

Structuur

6.5 6.5.1

Is de informatie SMART geformuleerd Is de informatie specifiek, toegespitst op onderdelen van de bedrijfsvoering

Product

Specifiek

6.5.2

Zijn de doelen van de bedrijfsvoering (de kwaliteit van de

Product

Meetbaar

24

6.5.3 6.5.4

6.5.5 6.6 7

bedrijfsvoerings(aspecten)) meetbaar geformuleerd Past de uitvoering binnen het geformuleerde beleid Is de haalbaarheid van het beleid (te bereiken kwaliteit van de bedrijfsvoeringsaspecten) onderbouwd, zijn er concrete activiteiten gekoppeld aan de beleidsdoelen Zijn de activiteiten tijdgebonden Is er samenhang met de programma’s in de programmabegroting.

Product Product

Acceptabel Realistisch

Product Product

Tijdgebonden Consistentie

Is in de bedrijfsvoeringsparagraaf aandacht voor de aspecten Product conform het KO-model. Hierbij wordt in elk geval aandacht besteed aan de gebieden Beleid en strategie, Management, Medewerkers, Financiën en Informatie.

25

Structuur

Bijlage 2 Betrokken documenten en interviews Algemeen -

Programmabegroting 2007 Loon op Zand Programmabegroting 2008 Loon op Zand Financiële Verordening gemeente Loon op Zand, 30 oktober 2003 Programmabegroting 2008 Utrecht Programmabegroting 2008 Breda Programmabegroting 2008 Oisterwijk

Paragraaf Weerstandsvermogen -

Handreiking weerstandsvermogen voor Raadsleden, juli 2007, uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken Interview Mevr. P Voerman, hoofd afdeling Financiën en Belastingen, gemeente Loon op Zand Interview met Dhr. van de Water, afdeling Toezicht van de Provincie Noord-Brabant

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen -

Handboek Inrichting van en Werken in de Openbare Ruimte Beheerplan Wegen 2006 - 2010 Beheerplan Wegen 2008 – 2012, concept november 2007 Groenbeheer Loon op Zand, concept november 2007 Gemeentelijk Rioleringsplan 2004 – 2008 Beleidsplan Openbare Verlichting gemeente Loon op Zand, concept juli 2007 Meerjarenonderhoudsplanning Gemeentelijke gebouwen (actualisatie 2006) Interview Dhr. J.F.W. Parie, hoofd afdeling Infra, gemeente Loon op Zand

Paragraaf Bedrijfsvoering -

Samenvatting Strategisch Plan 2005 – 2009, oktober 2005 Handreiking Bedrijfsvoering voor Raadsleden, juli 2007, uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken Interview Dhr. E. van Loon, adjunct-directeur, gemeente Loon op Zand

26