Raadsvergadering d.d. 29 november 2007 nr. 13 Reg.nr.: RV07.0051/BvK Portefeuille: Werk en Inkomen Brummen, 30 oktober 2007 Onderwerp: Uitbesteding taken Wet werk en bijstand aan de gemeente Apeldoorn Wij stellen voor: 1. In te stemmen met het uitbesteden van de in de bijlage (offerte) opgenomen taken met betrekking tot de Wet werk en bijstand aan gemeente Apeldoorn. 2. Voor de kosten van de uitbesteding een bedrag van € 609.664 beschikbaar te stellen conform de door gemeente Apeldoorn uitgebrachte offerte (exclusief BTW en inclusief indexering 2008).
Inleiding Op 30 januari 2007 heeft het college de intentie uitgesproken tot uitbesteding van Sociale Zaken. Dit heeft op 24 mei 2007 geleid tot een voorgenomen besluit tot uitbesteding. Inmiddels zijn de gesprekken met gemeente Apeldoorn over de offerte en het contract nagenoeg afgerond. Op de meeste onderdelen bestaat overeenstemming, op enkele moeten nog wat details worden uitgewerkt. Verwacht wordt dat dit niet tot andere inzichten over de uitbesteding zal leiden. Het GO en de OR hebben positief geadviseerd over de uitbesteding. Met de huidige medewerkers worden nadere afspraken gemaakt. De meeste medewerkers hebben een andere betrekking gevonden, enkele medewerkers zullen op resterende functies worden geplaatst en een enkele medewerker zal per 1 januari 2008 als boventallige zijn of haar werkzaamheden binnen de gemeente Brummen voortzetten. Hierover worden individuele afspraken gemaakt. Bij de afweging om tot nadere uitbesteding van de werkzaamheden van de afdeling sociale zaken te komen hebben een aantal factoren een rol gespeeld. Hoofdreden is dat de omvang van het aantal bijstandsgerechtigden de afgelopen jaren is gedaald. Op dit moment (medio 2007) ontvangen ongeveer 155 cliënten een WWB-uitkering. De geringe omvang van het klantenbestand heeft een aantal consequenties voor de uitvoering van de WWB. De gemeente heeft, gezien de omvang van de dienst, moeite met het inhoudelijke en wetstechnisch op peil houden van de deskundigheid op de diverse aspecten van de WWB: werk, inkomen, zorg. De bezetting is eenvoudigweg te klein om op al deze aspecten voldoende expertise te behouden. Het geringe aantal klanten in relatie tot de diversiteit van werkzaamheden kan leiden tot kwetsbaarheid en kan ten koste gaan van de tijdigheid en rechtmatigheid van de uitvoering. Dit is ook de reden om de resterende Wmo en bijzondere bijstand functies op een dusdanige wijze bij teams binnen de organisatie onder te brengen om daarmee de kwetsbaarheid op te vangen. Met de uitbesteding is een aanzienlijk bedrag gemoeid, waarbij de omvang hiervan gedeeltelijk afhankelijk is van het aantal klanten. Getracht wordt het aantal klanten nog verder te beperken voor 1 januari 2008. Het genoemde bedrag aan kosten is echter gebaseerd op de kosten die met de te verwachten omvang per 1 januari 2008 van het bestand gemoeid zijn. Argumenten 1.1 De uitbesteding betekent dat de uitvoering voor de nabije toekomst is gegarandeerd met een goede kwaliteit In de besprekingen met gemeente Apeldoorn hebben de volgende uitgangspunten een rol gespeeld: A. De uitbesteding van de dienstverlening mag niet ten koste gaan van de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de dienstverlening. Dit betekent dat Brummen voor de bijzondere bijstand loketten in de gemeente wil behouden. B. De gemeente stelt dat het dienstverleningsniveau (in termen van doorlooptijden, klanttevredenheid) door de nieuwe uitvoerders op tenminste het huidige niveau blijft. Ook stelt zij dat het dienstverlening niveau voor haar klanten gelijk moet liggen aan de dienstverlening aan de eigen klanten. C. De gemeente stelt dat de uitvoerder de WWB conform de rechtmatigheideisen uitvoert, zij stelt voor nadere afspraken te maken over de toets op de rechtmatigheid door de accountant. D. Uitgangspunt van de uitbesteding is dat de klanttevredenheid gelijk blijft of toeneemt. E. De nieuwe uitvoerder moet een voor de gemeente acceptabele prijs-kwaliteit verhouding realiseren.
2
F. De gemeente Brummen hecht eraan dat zoveel mogelijk van de huidige medewerkers aan de slag kunnen bij de nieuwe uitvoerder. Ad a. Voor fysieke contacten in het kader van de uitkeringen levensonderhoud moet de burger naar de gemeente Apeldoorn. Dit zal niet vaak extra noodzakelijk zijn. Voor nieuwe aanvragen moet men nu ook al naar het CWI in Apeldoorn. Mensen die alleen bijzondere bijstand nodig hebben kunnen in Brummen terecht en wel op twee locaties, in Eerbeek en in Brummen. De collectieve aanvragen SCW en Diftar/rioolrechten en de Collectieve Aanvullende Zorgverzekering (CAZ) worden vanaf 2008 door Apeldoorn uitgevoerd. Dit zijn voornamelijk administratieve processen waar geen fysieke klantcontacten voor nodig zijn. Aanmeldingen kunnen via loket Wegwijs blijven plaatsvinden. Ad b. In de overeenkomst met gemeente Apeldoorn wordt opgenomen dat Apeldoorn dezelfde kwaliteitsnormen toepast op de dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Brummen als zij zichzelf oplegt. Daarbij worden de regels van toepasselijke wetgeving, waaronder de privacywetgeving en de wet op de basisadministraties in act genomen. Ad c Gemeente Apeldoorn voert het proces van kwaliteitsborging uit. Apeldoorn stelt zich aansprakelijk voor het niet op een goede manier voldoen aan de rechtmatigheideisen. Bij tekortkomingen is een schade clausule opgenomen en geldt een inspanningsverplichting voor Apeldoorn om de tekortkomingen te herstellen. De Apeldoornse accountant zal de rechtmatigheid ten behoeve van de verantwoording vaststellen, met een review van de Brummense accountant. Ad d. Jaarlijks zullen er klanttevredenheidsonderzoeken plaatsvinden, vergelijkbaar met de onderzoeken die gemeente Brummen de laatste drie jaar heeft laten uitvoeren. Indien de uitkomsten een neergaande lijn laten zien, zal dit onderwerp van bespreking met de gemeente Apeldoorn zijn. Dit wordt opgenomen in de overeenkomst. Ad e. Over de kwaliteit worden in de overeenkomst afspraken gemaakt. Hierop zal Apeldoorn zich periodiek verantwoorden. Over de prijs zijn inmiddels afspraken gemaakt. Hierna wordt verder op de financiële kant van zaken ingegaan. Ad f. Gedurende het jaar zijn een aantal medewerkers zelf naar een nieuwe werkgever gaan zoeken. Dit betekent dat inmiddels meer dan de helft van de medewerkers uit externe krachten bestaat. Voor de resterende medewerkers geldt dat als zij daarvoor kiezen in enkele situaties nog mogelijkheden in Apeldoorn zijn. Een aantal medewerkers kan in dienst van gemeente Brummen blijven. Hiervoor loopt momenteel een plaatsingsprocedure die overeengekomen is met het GO. Voor het gehele proces is het sociaal statuut van toepassing verklaard. Ook daarover is overeenstemming bereikt met de bonden. 1.2 Eigen beleid blijft mogelijk, maar laat geen grote verschillen zien Op basis van een beleidsvergelijking zijn de verschillen in beeld gebracht tussen Apeldoorn en Brummen. Op de meeste onderdelen zijn de verschillen niet groot. De belangrijkste afwijking zit in het beleid ten aanzien van de bijzondere bijstand en het overig minimabeleid. Doordat Brummen de bijzondere bijstand voor de overige minima zelf blijft uitvoeren (tot en met de beschikking) is dit verschil niet van belang voor de uitvoering door gemeente Apeldoorn. Ook het overige minimabeleid kan zo vorm gegeven worden dat het eigen beleid op dit punt gehandhaafd kan blijven. Voor het overige zal nog in de decemberraad een voorstel worden besproken voor aanpassingen van het beleid. Gemeente Apeldoorn zal ook op enkele onderdelen aanpassingen doen. Over de aanpassingen van het beleid wordt separaat geadviseerd. 1.3 Zelfstandige voortzetting van de uitvoering Wwb is niet efficiënt In 2003 is de sociale dienst van de gemeente Brummen gereorganiseerd. De afgelopen jaren signaleren we een aantal ontwikkelingen die aanleiding zijn om opnieuw naar de toekomst van de sociale dienst Brummen (nu geheten team Werk, Inkomen en Zorg) te kijken. Het aantal klanten is de afgelopen jaren verder gedaald. Het aantal Wwb klanten is nu ongeveer 155. Verwacht wordt dat dit aantal voor 1 januari 2008 nog verder zal dalen. In het contract wordt uitgegaan van 150 Wwb klanten. Landelijk zien we dat sociale diensten met deze omvang, in een of andere vorm gaan samenwerken met andere sociale diensten. Zo is gemeente Brummen nog de enige gemeente in de CWI regio Apeldoorn die zowel het klantmanagement als de administratie zelf uitvoert. De invoering van de brede klantmanagementfunctie in 2003 (een combinatie van inkomen, werk als zorg) heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. In de praktijk is daarom inmiddels een knip in deze functie gemaakt door te komen tot een klantmanagement zorg en een klantmanagement inkomen en werk. Belangrijke reden om deze knip te maken is ook de komst van de WMO, waarmee het klantmanagement functie nog breder zou zijn geworden.
3
Ook de brede back office functie is niet tot de beoogde functie uitgegroeid. Weliswaar kunnen de back office medewerkers een aantal taken allemaal uitvoeren, maar op onderdelen zijn nog steeds taakverdelingen zichtbaar. Zo werkt de ene back office medewerker meer met de Wvg en doet de ander meer het debiteurenbeheer. Doorgaan op deze weg betekent toch een verdere meer kwetsbare specialisatie of een zware controllers functie. Andere belangrijke redenen voor de scheiding zorg en inkomen&werk is dat daarnaast geconstateerd wordt dat de rechtmatigheid niet optimaal uit de voeten kwam en verdieping in de functie met betrekking tot zowel zorg (zelfstandige indicering) als klantmanagement m.b.t. werk, onvoldoende ingevuld kon worden. Inmiddels is door extra inzet de rechtmatigheid weer op een acceptabel niveau. Dit kost echter veel inzet en gaat ten koste van inzet op reïntegratie activiteiten. Tot slot zijn er landelijke ontwikkelingen op het gebied van verdergaande digitalisering van de overheid (de andere overheid, digitaal klantdossier en verplichting tot eenmalige uitvraag) die het steeds aannemelijker maakt dat op termijn het puur verstrekken van een uitkering beter centraler uitgevoerd kan worden. 2.1 Onderhandelingen met gemeente Apeldoorn hebben tot overeenstemming geleid over de kosten van de uitvoering door gemeente Apeldoorn Besprekingen met gemeente Apeldoorn hebben tot een offerte geleid die als acceptabel wordt beschouwd voor de door gemeente Apeldoorn te verrichten werkzaamheden. De onderhandelingen hebben tot een daling van de kosten met structureel € 53.000 geleid. Hierdoor komen de kosten redelijk overeen met eerder uitgebrachte offertes, waarmee in de door het college genomen besluiten over het voornemen van uitbesteding rekening was gehouden. Zie verder de financiële toelichting. 2.2 De kosten van de uitbesteding zijn hoger dan de netto te besparen kosten van met name het personeel en zelfstandig blijven uitvoeren zal extra kosten met zich meebrengen Begrotingstechnisch gezien zal de uitbesteding een structurele last met zich meebrengen van circa € 158.642 vanaf 2008, zoals opgenomen in de programmabegroting 2008-2011. Zelf blijven uitvoeren zal een extra structurele last met zich meebrengen van circa € 100.000. De, ten opzichte van de begroting, extra benodigde middelen voor de uitbesteding (€ 158.642) worden volledig veroorzaakt door de overheadkosten en indirecte kosten, die voor een belangrijk deel niet vrijgemaakt kunnen worden bij uitbesteding. Inclusief alle in Brummen toegerekende overheadkosten en indirecte kosten zou uitbesteding redelijk overeen komen met de aan gemeente Apeldoorn te betalen kosten. Het zelfstandig blijven uitvoeren van de Wwb zal betekenen dat de destijds voorgenomen inzet met beperkte soorten functies anders vormgegeven zal moeten worden. Concreet betekent dit dat er een toetsersfunctie ingezet moet worden (zoals momenteel tijdelijk wordt uitgevoerd), evenals een controllersfunctie binnen de back office (is ook de huidige praktijk). Verder is het wenselijk aan de klantmanagement functie Wwb een specialist werk toe te voegen om de beoogde inzet op reïntegratie te garanderen. Met deze aanpak zal de kwetsbaarheid verder toenemen als klein team. 2.3 Conform de huidige situatie wordt een deel van de werkzaamheden uitgevoerd in het kader van reintegratie Onderdeel van het contract is dat voor de klanten motiveringstrajecten worden ingekocht. De kosten van deze trajecten kunnen ten laste van het werkdeel worden gebracht. Bij 150 klanten gaat het om € 105.000. Deze kosten worden apart gefactureerd. 2.4 Het door Apeldoorn te voeren debiteurenbeleid en handhavingsbeleid betekent een verdere afname van de kosten van de bijstand Het effect van zowel de reïntegratie activiteiten als van het actieve handhavingsbeleid en het debiteurenbeleid zal positief uit moeten pakken op de kosten van de bijstand. Hier is reëel om dit effect op € 20.000 in 2008 en vanaf 2009 € 30.000 in te schatten. Dit inverdieneffect is bij de financiële toelichting opgenomen in de totale dekking binnen de begroting. Advies adviescommissie De Ondernemingsraad heeft positief geadviseerd over de uitbesteding. Het Georganiseerd Overleg en de OR hebben ingestemd met de aanpak van de uitbesteding en het instellen van het sociaal statuut en de plaatsingsprocedure.
4
De cliëntenraad wordt regelmatig geïnformeerd over de uitbesteding. Forum Het Forum Samenleving heeft in haar vergadering van 15 november 2007 geadviseerd dit voorstel als bespreekpunt op de agenda van de raadsvergadering van 29 november 2007 te plaatsen. Kanttekeningen Het contract met gemeente Apeldoorn houdt onder andere een inzet in op reïntegratie voor de klanten van gemeente Brummen. Deze kosten kunnen ten laste worden gebracht van het werkdeel. Door dat we kosten ten laste brengen van het werkdeel, lopen we een risico. Op moment dat dit beleid succes heeft, kan er minder inzet verantwoord worden voor het werkdeel. Het aantal trajecten zal dan afnemen. De kosten van het totale contract zullen dan wellicht niet navenant afnemen, waardoor we als Brummen een risico lopen. Een andere mogelijkheid is dat het werkdeel zoveel lager gaat worden, dat het onvoldoende is om de kosten van gesubsidieerde arbeid plus trajectkosten nog te betalen. Voorlopig is, mede gelet op de aanzienlijke voorziening, geen groot risico. Op dit moment heeft gemeente Apeldoorn een aantal mandaten voor de uitvoering van onderdelen van de dienstverlening. Separaat wordt een advies voorbereid waarin alle voor de uitvoering van dit voorstel benodigde mandaten zal worden verstrekt. Communicatie Na uw besluitvorming zal actief richting klanten en derden gecommuniceerd worden over de nieuwe situatie. Inkoop en aanbesteding Een onderdeel van de overeenkomst is het inkopen van 150 motiveringstrajecten tegen een prijs van € 700 per traject. In totaal gaat het om € 105.000. Deze middelen zullen ten laste worden gebracht van het werkdeel. De accountant heeft dit aangemerkt als reïntegratie trajecten en zouden derhalve ingekocht moeten worden conform het Brummense inkoopbeleid. Daar de uitvoering integraal is ondergebracht in de werkzaamheden van gemeente Apeldoorn en deze werkzaamheden niet separaat door een ander kan worden uitgevoerd, wordt voorgesteld af te zien van het vragen van meerdere offertes. Uitbesteding aan Apeldoorn gebeurt als bestuurlijke regeling en wordt als zodanig bekend gemaakt. Het valt dan onder de uitzonderingsgevallen van de BAO voor intra-publieke opdrachten. Financiële dekking De laatste offerte van Apeldoorn komt neer op € 650.000. Dit bedrag is gebaseerd op een aantal van 152 personen in de bijstand per 1.1.2008 (145 Wwb, 6 Ioaw en 1 Ioaz), maar is nog gebaseerd op de uurtarieven 2007. Uitgaande van een index van 2,5% wordt het bedrag voor 2008 dan € 666.250. In het bedrag zit voor € 56.586 (incl. 2,5% index) aan kosten leerplicht, die voor de nu voorliggende adviesnota buiten beschouwing blijven. Blijft over een bedrag voor uitvoering Werk en Inkomen door Apeldoorn in 2008 van € 609.664. Vanaf 2009 wordt met een jaarlijkse indexering van 2% rekening gehouden. Aan dekking is het volgende aanwezig: Aan dekking is het volgende aanwezig: 2008 2009 2010 Benodigd ten behoeve contract 609.664 621.857 634.294 Apeldoorn Totale dekking binnen be346.006 360.319 364.719 staande begroting Dekking ten laste van werkdeel 105.000 107.100 109.242 Extra benodigd en opgenomen 158.642 161.815 165.052 in begroting 2008-2011 Tekort/Overschot 16 -7.377 -4.719
2011 646.980 307.969 111.427 168.353 59.231
De stijging tot een tekort van 2011 t.o.v. 2010 komt door het wegvallen van de uitkering van het rijk via de algemene uitkering per 2011 voor de taak van fraudepreventie. De verwachting is wel dat tegen die tijd het rijk opnieuw met een tegemoetkoming in de kosten van fraudepreventie (€ 45.000) en handhaving (€ 16.000) zal komen.
5
In de begroting 2008 is rekening gehouden met een bijdrage uit het werkdeel ad € 74.880. Op basis van het contract met Apeldoorn wordt nu uitgegaan van een bedrag ad € 105.000. Met voorstaande financiële bespiegeling is nog geen rekening gehouden met frictiekosten als gevolg van de uitbesteding. De frictiekosten zijn op dit moment nog niet te voorzien. Naar verwachting zullen 1 tot maximaal 3 medewerkers (gedeeltelijk) boventallig geraken, waarmee frictiekosten zijn gemoeid. Ook de feitelijke overgang zal kosten met zich meebrengen. Bijlagen De volgende bijlagen liggen voor u op de gebruikelijke wijze ter inzage - Uitvoeringsovereenkomst (kenmerk OVK07.010) - Offerte gemeente Apeldoorn (kenmerk 07.004305) - Collegebesluit d.d. 30 oktober 2007 (kenmerk 07.004304/BvK). Burgemeester en wethouders van Brummen,
drs. Th. van Waes N.E. Joosten bc. secretaris a.i. burgemeester Volgens voorstel door de raad besloten op 29 november 2007
Mr. M. Veenbergen griffier
N.E. Joosten bc. voorzitter
