PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN JARINGAN (POS-PJ) BIRO UMUM

POS Pengelolaan Jaringan

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN JARINGAN (POS-PJ) BIRO UMUM

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Senayan Jakarta

1


KATA PENGANTAR Segala puji bagi Alloh, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan hidayah-Nya, telah selesai tersusun Prosedur Operasional Standar Pengelolaan

Jaringan

(POS-PJ)

Biro

Umum,

Sekretariat

Jenderal

Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum merupakan standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan terhadap suatu masalah seputar jaringan dalam rangka mendukung implementasi program-program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja yang bersifat terbuka, artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan berpedoman pada tata kelola yang berlaku di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POSPJ) Biro Umum diharapkan menjadi pedoman dalam memberikan layanan bagi petugas pengelola jaringan yang telah ditetapkan. Atas bantuan dari semua pihak yang mendukung dalam penyusunan Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum ini kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, April 2016 Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud

Dr. Sutanto, SH, MA NIP 196401281988031001

BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD

i


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................ i DAFTAR ISI ................................................................ ii A. LATAR BELAKANG .................................................... 1 B. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................... 2 C. RUANG LINGKUP ..................................................... 2 D. DEFINISI ............................................................... 3 E. GAMBAR DAN ARTI ................................................... 4 F. DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN JARINGAN (POS-PJ) BIRO UMUM ...................................... 5 G. LEMBAR PENGESAHAN............................................... 6 H. LAMPIRAN ............................................................. 8 1. POS Penanganan Komplain Masalah Jaringan .............. 8 2. POS Pemasangan Alat Baru ................................... 10 3. POS Kontrol Rutin .............................................. 12 4. POS Maintenance Jaringan ................................... 14


ii


A. LATAR BELAKANG Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan, Biro Umum melaksanakan pengelolaan keuangan dan gaji, urusan ketatausahaan, pembinaan dan pengelolaan persuratan dan kearsipan, barang milik negara, serta kerumahtanggaan

dan

keprotokolan

di

lingkungan

Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan. Dalam Permendikbud tersebut juga diuraikan fungsi yang harus diselenggarakan oleh Biro Umum, yaitu: (a). pelaksanaan pengelolaan keuangan dan gaji; (b). pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal; (c). pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan keprotokolan; (d). pembinaan dan pengelolaan barang milik negara, persuratan, dan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; (e). penatausahaan barang milik negara Biro; dan (f). pelaksanaan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Mencermati tugas dan fungsi Biro Umum sebagaimana tertuang dalam Permendikbud tersebut, maka dapat terlihat luas dan beragamnya cakupan bidang pekerjaan yang harus diselenggarakan. Maka perlu dilakukan suatu upaya yang intensif agar semua tugas dan fungsi tersebut dapat terselenggara dengan lebih baik. Dan terobosan yang dapat dilakukan

adalah

dengan

mengoptimalkan

pemanfaatan

teknologi

informasi dan komunikasi (TIK) untuk mendukung pelaksanaan programprogram yang diselenggarakan. Hal ini dipertegas kembali pada Renstra Biro Umum Tahun 2015-2019 disebutkan bahwa Arah kebijakan Biro Umum 2015-2019 dilaksanakan melalui pelayanan prima pada bagian-bagian di lingkungan Biro Umum yang dilaksanakan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu menuju pelayanan yang prima. Oleh karenya perlu upaya untuk memastikan bahwa program-program berbasis TIK yang diselenggarakan dapat berjalan dengan baik. Upaya tersebut salah satunya adalah dengan membuat standart pengelolaan jaringan yang merupakan urat nadi agar program-program berbasis TIK dapat berjalan dengan lancar.


1


B. MAKSUD DAN TUJUAN Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum dimaksudkan agar Tim TIK Biro Umum dan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan jaringan di Biro Umum memiliki petunjuk tentang tata cara dan urutan kegiatan yang jelas, baku, dan terukur serta mengetahui bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. Pada dasarnya Prosedur Operasional Standar adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh Tim TIK Biro Umum dalam memberikan layanan pengelolaan jaringan berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum bertujuan untuk menciptakan tata kelola yang baik dan terstandarisasi sehingga semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit, tumpeng tindih dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Selanjutnya

dengan

adanya

Prosedur

Operasional

Standar

Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) ini setiap stakeholder baik pengguna jaringan maupun petugas yang melakukan pengelolaan dan memberi layanan akan dapat meningkatkan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus. Dengan demikin dapat diharapkan melalui Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pengelolaan jaringan di Biro Umum.

C. RUANG LINGKUP Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum ini mempunyai ruang lingkup sebagai panduan/pedoman dalam melakukan pengelolaan dan layanan terhadap jaringan/infrastruktur TIK dalam rungka mendukung implementasi program-program berbasis TIK di


2


lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal kemendikbud..

P Program-

program berbasis TIK yang dimaksudkan antara lain adalah : 1. Pengelolaan Website Biro Umum 2. Penerapan e-office office 3. Program rogram Manajemen Aset 4. Program pengelolaan arsip digital 5. Pengelolaan dan operasional Data Center Biro Umum

D. DEFINISI Di dalam Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POSPJ) Biro Umum ini terdapat beberapa istilah sebagai berikut: 1. Tim TIK Biro Umum adalah kumpulan staf/pegawai yang ditugaskan oleh bagian nya untuk menangani dan mendukung implementasi program-program program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal enderal Kemendikbud. Penugasan dimaksud berdasarkan surat dari Kepala Biro Umum nomor: 4154/A6.1/KP/2016 tanggal 22 Januari 2016 Hal: Pembentukan Tim TIK Setjen. Tim TIK Biro Umum beranggotakan staf/pegawai dari bagian-bagian bagian bagian di lingkungan Biro umum yang juga uga disebut sebagai TIM TIK Bagian. Secara lebih rinci dapat dilihat pada struktur organisasi sebagai berikut: STRUKTUR ORAGANISASI TIM TIK BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD PENASIHAT Kepala Biro Umum

DR. SUTANTO,SH.MA PELINDUNG Kabag Keuangan Dan Gaji PENANGGUNG JAWAB - PIC 1 Kasubag Keuangan Biro Umum

Dra. YENISUCIANI, MM

SUPRIYADI, SE.MM PENANGGUNG JAWAB - PIC 2 Kasubag Gaji Biro Umum

KOORDINATOR

YAMA BAYUAJI,SE

BUDI PERMANA, S.Si

TIM TIK BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL Jamil Tri Gunawan

TIM TIK BAGIAN BMN Arief Rachmanda Kamardy Arief

TIM TIK BIRO UMUM ANDIK PURWANTO NURJOLIS HERMAN SETIAWAN JAKA SUTRISNO

TIM TIK BAGIAN KEUANGAN DAN GAJI Zimy Zulkarnaen Lucky Triantoro Wibowo

TIM TIK BAGIAN TATA USAHA Sularwo, S.Pd. M.M Lucky Adhi Pradana, S.Kom

3


2. Prosedur Operasional Standar adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan. 3. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum adalah standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan terhadap suatu masalah seputar jaringan dalam rangka mendukung implementasi program-program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. 4.

Mutu Baku Waktu adalah mutu waktu bila dihitung dalam hari berarti berlaku ketentuan 5 jam 30 menit per hari kerja (SeninJumat).

E. GAMBAR DAN ARTI Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja berupa diagram flow chart dengan symbol/gambar sebagai berikut: = Melambangkan dimulai/berakhirya suatu prosedur

= Melambangkan proses berjalannya/eksekusi suatu prosedur = Melambangkan pengambilan keputusan : Ya atau Tidak = Melambangkan koneksi perpindahan halaman = Melambangkan kegiatan

arah


kegiatan/arah

proses

4


F. DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN JARINGAN (POS-PJ) BIRO UMUM Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Jaringan (POS-PJ) Biro Umum terdiri dari : a) POS Penanganan Komplain Masalah Jaringan b) POS Pemasangan Alat Baru c) POS Kontrol Rutin Jaringan d) POS Maintenance Jaringan


5


G. LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

BAGIAN KEUANGAN DAN GAJI

BIRO UMUM DIBUAT OLEH :

MENGESAHKAN :

Kepala Bagian Keuangan Dan Gaji

Kepala Biro Umum


6


H. LAMPIRAN 1. POS Penanganan Komplain Masalah Jaringan


8



9


2. POS Pemasangan Alat Baru


10



11


3. POS Kontrol Rutin


12



13


4. POS Maintenance Jaringan


14



15

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN JARINGAN (POS-PJ) BIRO UMUM

Recommend Documents