STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

1

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 1 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

1. Perpustakaan: Adalah sebuah ruangan bagian dari sebuah gedung atau gedung itu sendiri yang digunakan sebagai tempat menyimpat buku dan terbitan lainnya yang disimpan dan ditata menurut sistem tertentu untuk dimanfaatkan informasinya. 2. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi ( Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat ). 3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi: a. Melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai yang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi. b. Melayani staf / dosen dalam persiapan bahan perkuliahan. c. Melayani para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi. d. Menambah khazanah kekayaan rohaniah pembaca melalui bacaan ringan yang bersifat menghibur / rekreatif. 4. Tugas Perpustakaan : Mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri serta menyebarluaskan ilmu dan informasi yang terkandung dalam koleksi / bahan pustaka yang dimiliki serta memberikan bimbingan pada pemakai. 5. Tujuan Perpustakaan : a. Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan koleksi yang diterimanya.

2



b. Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk keperluan penelitian. c. Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan oleh pemakai. d. Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup. e. Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau masyarakat. 6. Jenis Koleksi Perpustakaan : Koleksi perpustakaan UMSIDA dapat berupa monograph (koleksi cepat/buku) dan elektronik seperti kaset, keping CD dan disket. Untuk koleksi monograph dibagi dalam beberapa kelompok yaitu: a. Koleksi Referensi Koleksi ini disebut juga rujukan atau acuan yaitu koleksi yang memberikan informasi tentang sesuatu secara singkat, menyeluruh dalam lingkupnya. Koleksi ini tidak perlu dibaca secara menyeluruh sebagaimana pada buku teks. Karena itu koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam keluar. Yang termasuk koleksi referensi diantaranya adalah  Kamus

 Abstrak

 Ensiklopedia

 Terbitan Pemerintah

 Buku Tahunan

 Atlas

 Direktori

 Almanak

 Handbook

 Buku-buku sumber geografi

 Indeks

 Biografi

b. Koleksi Tandon / Cadangan Sesuai dengan namanya, koleksi ini dimaksudkan apabila buku teks telah habis terpinjam, masih ada satu koleksi cadangan yang bisa dibaca ditempat sehingga tidak untuk dipinjamkan keluar. 3



c. Koleksi Periodikal

Yang termasuk koleksi periodikal atau yang juga disebut koleksi terbitan berkala antara lain berupa :  Jurnal

 Surat Kabar

 Buletin

 Majalah

 Warta

•

 Indeks

 Media

 Abstrak

 Brosur / Pamflet

 Laporan

d. Koleksi Buku Teks Koleksi ini terdiri dari berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan kedalam berbagai subyek. Koleksi ini biasanya digunakan sebagai bahan ajar, penataran, kuliah dan dapat dipelajari secara mandiri. Koleksi ini dapat dipinjamkan keluar dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. e. Koleksi Proyek Akhir Dan Karya Ilmiah Koleksi ini merupakan kumpulan hasil penelitian dan proyek akhir dari mahasiswa UMSIDA serta hasil penelitian dosen. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat.

7. Struktur Organisasi Perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan Unit Pelaksana Teknis yang bersifat mandiri dan terkoordinasi langsung dibawah Wakil Rektor I. Kepala Perpustakaan bertanggung jawab pada Wakil Rektor 1 dan mengepalai 3 unit kerja di Perpustakaan, yaitu Administrasi dan Keuangan, Pelayanan Teknis dan Pelayanan Pemakai. Tiap unit kerja dipimpin oleh seorang Kepala Sie (KASIE) yang bertanggung jawab terhadap beberapa sub unit kerja, dengan struktur seperti dibawah ini :

4



REKTOR

WAKIL REKTOR I

KA. PERPUSTAKAAN

KOORDINATOR ADM. & KEUANGAN

KOORDINATOR PELAYANAN TEKNIS

KOORDINATOR PELAYANAN PEMAKAI

PERAWATAN & PENGEMB. OTOMASI

PELAYANAN SIRKULASI

BAGIAN PENGADAAN

PELAYANAN REFERENSI

BAGIAN PENGOLAHAN

BIMBINGAN PEMAKAI

BAGIAN PRESERVASI

PENGAWASAN

GARIS KOMANDO GARIS KERJASAMA

8. Rincian Tugas Tiap Bagian dalam Struktur Organisasi Perpustakaan 8.1.

Kepala Perpustakaan a. Membuat Rencana Strategis bagi pengembangan perpustakaan b. Menetapkan Program Kerja dan Prioritasnya untuk pengembangan perpustakaan b. Menetapkan Kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan dalam perpustakaan c. Mengusahakan adanya dana bagi kegiatan dalam perpustakaan. d. Mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perpustakaan e. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian kegiatan perpustakaan

5

f. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada Wakil Rektor I Universitas Muhammadiyah Sidoarjo STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

8.2.


Koordinator Administrasi dan Keuangan a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan sistem administrasi dan keuagan. b. Melakukan Koordinasi tugas dengan Unit Kerja Pelayanan Teknis dan Pelayanan Pemakai c. Mengatur dan Mengkoordinir tugas-tugas dibagian administrasi dan keuangan d. Membuat laporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan keuangan Perpustakaan e. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan mengenai administrasi dan keuangan perpustakaan

8.2.1. Administrasi a. Menerima surat masuk b. Mengetik surat keluar c. Memberi nomor agenda untuk surat masuk dan surat keluar d. Mengarsip serta menginventarisir surat masuk dan surat keluar e. Menerima pendaftaran anggota baru dan mengarsip data anggota f. Mencetak kartu anggota dan kartu peminjaman untuk anggota baru g. Menerima dan menginventarisasi tambahan buku baru, sumbangan / hadiah, majalah dan surat kabar. h. Menerima serta mencetak bukti sumbangan alumni, skripsi/tugas akhir mahasiswa dan menginventarisasi kedalam buku induk i. Memberi stempel identitas perpustakaan atas semua koleksi bahan pustaka j. Mencetak surat bebas pinjam k. Mencetak surat penagihan atas koleksi yang terlambat dikembalikan 8.2.2 Keuangan a. Merekap penerimaan uang denda, buku saku anggota, surat pengantar dan kartu super. b. membuat laporan pertanggungjawaban

6


8.3.


Koordinator Pelayanan Teknis a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan pelayanan teknis dalam Perpustakaan b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan pelayanan teknis c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan teknis d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan teknis d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan Perpustakaan e. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di unit Pelayanan Teknis f. Membuat Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan

8.3.1. Otomasi a. Membuat desain WEB Perpustakaan b. Menyempurnakan Software Sistim Otomasi Perpustakaan c. Mengembangkan Digilib dan MDLN d. Membuat dan Mengembangkan Software Repository Institusi e. Memelihara kabel jaringan perpustakaan 8.3.2. Pengadaan a. Merekap dan mengecek data pemesanan bahan pustaka b. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan c. Melakukan pemesanan buku / literatur, majalah dan surat kabar baru 8.3.3. Pengolahan a. Menentukan katalogisasi, klasifikasi dan tajuk subyek atas bahan pustaka baru b. Mencetak kartu katalog c. Mengentri data pada komputer atas bahan pustaka yang baru d. Membuat label, kartu buku, kantong kartu buku dan menempel slip tanggal kembali pada bahan pustaka baru

7

e. Membuat indeks atas majalah Universitas Muhammadiyah Sidoarjo STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN


f. Membuat Abstrak pada bahan pustaka g. Menempatkan bahan pustaka pada raknya setelah selesai diolah h. Membuat laporan statistik jumlah koleksi 8.3.4. Preservasi a. Melakukan penyiangan terhadap bahan pustaka yang rusak b. Melakukan perbaikan terhadap bahan pustaka yang rusak c. Melaksanakan pelestarian terhadap kandungan bahan pustaka dengan melakukan proses alih digital terhadap bahan pustaka c. Melakukan laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Pelayanan Teknis 8.4.

Koordinator Pelayanan Pemakai a. Membuat program kerja yang berkaitan dengan pelayanan pemakai b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan pelayanan pemakai c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan pemakai d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan pemakai d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan Perpustakaan e. Membuat survey kepuasan pengguna f. Mengkordinir sarana media saran dan kritik g. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di unit Pelayanan Pemakai h. Melakukan Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan

8.4.1. Sirkulasi a. Melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka b. Mengatur kartu buku dan kartu peminjaman sesuai tempatnya c. Membuat laporan statistik peminjam dan koleksi yang dipinjam d. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian pinjaman

8



f. Memeriksa data pinjaman mahasiswa, mencabut kartu peminjaman dan menarik kartu anggota bagi mahasiswa yang akan diwisuda, cuti dan atau mengundurkan diri g. Mengembalikan koleksi yang telah selesai dipinjam ke dalam raknya 8.4.2 Layanan Referensi a. Memberikan rujukan referensi b. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai c. Memberikan layanan silang layan terhadap koleksi referensi d. Memberikan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian 8.4.3. Bimbingan Pemakai a. Memberikan pendidikan literasi terhadap pengguna perpustakaan b. memberikan informasi mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan 8.4.4. Pengawasan a. Mengawasi ruangan dan keamanan koleksi serta pengunjung perpustakaan b. Memeriksa keluar masuknya koleksi sesuai prosedur sirkulasi c. Mengambil surat kabar yang dilanggan, menempatkan pada rak dan setelah lewat tanggal, mengurutkan sesuai tanggal dan bulannya untuk kemudian diserahkan pada bagian penjilidan surat kabar d. Membuat laporan statistik pengunjung

9


9.

Visi dan Misi

9.1

Visi


Sebagai fasilitator utama Universitas Muhammadiyah Sidoarjo untuk menjadi perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020 dalam pelestarian, penelusuran dan pemberdayaan informasi yang menunjang kegiatan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat. 9.2

Misi 1. Menyediakan sumber-sumber informasi keilmuan. 2. Menyediakan sumber-sumber informasi keislaman dan kemuhammadiyahan. 3. Memberikan layanan informasi keilmuan, keislaman dan kemuhammadiyahan yang dapat memperluas kegiatan belajar mengajar penelitian. 4. Mengembangkan upaya pemberdayaan informasi yang telah dimiliki perpustakaan untuk civitas akademika, alumni dan masyarakat dalam kaitannya dengan konsep belajar seumur hidup. 5. Mengorganisasikan informasi agar mudah untuk ditemukan kembali baik secara manual maupun berbasis teknologi informasi. 6. Mewujudkan SIM Perpustakan yang terintegrasi dengan Fakultas, Biro dan Unit Kerja Lainnya 7. Mewujudkan terbentuknya MDLN (Muhammadiyah Digital Library Network). 8. Mewujudkan Repository Institusi sebagai upaya pelestarian dan pengembangan kekayaan intelektual civitas akademika.

10


10.


Tata Tertib Perpustakaan 1.

Umum

1.1

Jam pelayanan Perpustakaan : PAGI : SENIN – JUM’AT: 08.00 – 13.30 WIB : 08.00 – 11.30 WIB

SABTU

SORE :SENIN – JUM’AT: 16.00 – 21.00 WIB : 16.00 – 18.30 WIB

SABTU

Seluruh warga (sivitas akademika) UMSIDA dapat menggunakan fasilitas perpustakaan dengan menunjukkan KTM / Kartu Anggota masing-masing. 1.2

Mahasiswa Perguruan Tinggi dan Karyawan Instansi lain dapat menggunakan fasilitas perpustakaan setelah menunjukkan identitas diri dan membawa surat pengantar dari institusi asal serta mengisi buku tamu, namun tidak diperkenankan untuk meminjam keluar/ membawa pulang koleksi.

1.3

Pengunjung harus meninggalkan jaket, tas, map, buku bacaan dan sebagainya di tempat penitipan tas kecuali buku tulis dan catatan a t a u b a r a n g b e r h a r g a d e n g a n sepengetahuan petugas.

1.4

Pembaca dipersilakan mengambil sendiri bahan pustaka yang diperlukan dan wajib mengembalikan ke rak asalnya dengan rapi setelah dibaca.

1.5

Pengguna perpustakaan wajib ikut serta

menjaga kesopanan,

ketertiban, ketenangan dan kebersihan, dilarang memakai kaos oblong, sandal, topi, serta merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan. 1.6

Setiap pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga koleksi supaya tidak rusak, hilang serta ikut memelihara kerapian susunan koleksi pada setiap rak.

2. Keanggotaan Untuk ketertiban administrasi perpustakaan, maka sistim keanggotaan diatur sebagai berikut:

11

Universitas Muhammadiyah Sidoarjo



2.1

Mahasiswa UMSIDAwajib mendaftarkan diri terlebih dahulu untuk mendapatkan Kode Identitas Peminjam pada Buku Anggota yang berfungsi pula sebagai sarana peminjaman dan Berlaku selama yang bersangkutan terdaftar sebagai mahasiswa aktif UMSIDA.

2.2

Dosen dan Karyawan UMSIDA wajib mendaftarkan diri/heregistrasi setiap satu tahun sekali.

2.3

Mahasiswa atau Karyawan Instansi lain wajib mendaftarkan diri dan akan mendapatkan Kartu Anggota yang berlaku selama 1 (satu) bulan dengan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 5.000,-.

3. Peminjaman 3.1

Koleksi Umum

3.1.1 Setiap peminjaman wajib menunjukkan Kartu Peminjaman

bagi

Mahasiswa

atau

Kartu

Anggota bagi Karyawan dan Dosen. 3.1.2 Mahasiswa maksimal (satu)

UMSIDA 4

(empat)

minggu,

dapat

judul

dengan

meminjam

koleksi

masa

selama

1

perpanjangan

sebanyak 2 (dua) kali dengan catatan koleksi tersebut tidak sedang diperlukan/dipesan oleh calon pengguna lain. 3.1.3 Karyawan

dan

Dosen

UMSIDA

dapat

meminjam maksimal 4 (empat) judul koleksi selama

1

(satu)

perpanjangan catatan

minggu,

sebanyak

koleksi

2

dengan

(dua)

tersebut

kali

tidak

masa dengan sedang

diperlukan/dipesan oleh calon pengguna lain. 3.2

Koleksi Referensi

12


3.2.1 Koleksi dapat

Referensi

dipinjam


(BERTANDA

keluar

kecuali

“R”)

tidak

hanya

untuk

dibaca di perpustakaan dan difotokopi selama jam kerja. 3.2.2 Keterlambatan

pengembalian

akan

dikenakan

denda sebesar Rp. 500,- / buku / jam kerja termasuk libur. 3.3

Koleksi Tesis / Tugas Akhir / Skripsi / Laporan Penelitian dan Kerja Praktek Koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan dan tidak dapat dipinjam keluar maupun untuk difotokopi.

3.4

Koleksi Majalah dan Koran Peminjaman majalah berlaku sama dengan koleksi umum. Koran atau bendel koran hanya dapat dipinjam untuk difotokopi selama jam kerja dan jika terjadi .keterlambatan pengembalian akan dikenai denda Rp. 500/ eksemplar/jam.

4.

Pengembalian

4.1

Koleksi

yang

dikembalikan

harus

disertai

dengan

Kartu

Anggota/Kartu Peminjaman 4.2

Bagi Dosen atau Karyawan yang akan meninggalkan tugas sekurangkurangnya 6 (enam) bulan diwajibkan mengembalikan semua pinjamannya

4.3

Bagi mahasiswa yang akan mengambil cuti a t a u t e r k e n a D O (drop

out)

wajib

terlebih dahulu

13

mengembalikan semua pinjamannya


4.4


Keterlambatan pengembalian bahan pustaka dikenai sanksi denda Rp. 200,- per buku per hari termasuk hari libur. Khusus untuk koleksi bertanda referensi atau koleksi khusus, maka biaya denda yang dikenakan adalah Rp. 500,- per buku per hari termasuk hari libur

5. Menghilangkan / Merusakkan Bahan Pustaka Semua pengguna yang menghilangkan dan merusakkan bahan pustaka diwajibkan melapor sebelum atau pada saat tanggal pengembalian dan dikenakan sanksi denda sesuai dengan tingkatannya. 5.1

Kerusakan ringan Memperbaiki dan atau menjilid (terburai, acak, sobek).

5.2

Koleksi ada di pasaran, mengganti dengan koleksi yang sama / identik ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar.

5.3

Koleksi tidak ada dipasaran, mengganti 3 (tiga) kali harga (perkiraan) ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar sesuai dengan persetujuan Kepala Perpustakaan.

5.4

Penggantian sudah harus terlaksana paling lama dalam waktu 1 (satu) bulan.

6. Surat Pengantar dan Kartu Super Setiap permintaan Surat Pengantar dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 1.000,-/ surat. Untuk Kartu Super dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 5.000,7. Pelanggaran Barang siapa yang mengambil sebagian maupun keseluruhan isi buku, jurnal, skripsi, tesis atau koleksi lain akan dikenakan sanksi akademis berupa skorsing tidak diperkenankan mengikuti perkuliahan dalam waktu tertentu dan, atau sanksi lain sesuai dengan status pelanggaran.

14


8. Bebas

Pinjam

Akhir/

Skripsi

dan /


Penyerahan

Laporan

Tesis

Kerja

/

Tugas

Praktek

dan

Keping CD

Sebelum mengikuti wisuda dan mengambil ijasah, setiap mahasiswa wajib: 8.1

Mengurus Surat Bebas Pinjaman di perpustakaan Kampus I, II dan IV.

8.2

M e n ye r a h k a n Akhir/Laporan ditandatangani

1

(satu)

Kerja oleh

eksemplar

Praktek

Ketua

Program

Tesis/Skripsi/Tugas

(hardcopy) y a n g Studi

(untuk

telah

mahasiswa

pascasarjana) atau Dekan Fakultas dan dibubuhi stempel masingmasing jurusan ke Perpustakaan disertai 1 (satu) keping CD (softcopy)

berisi data Tesis/Skripsi. Setiap penyerahan Tesis,

Skripsi/Tugas Akhir dan keping CD akan diberikan Surat Tanda Terima Penyerahan. 8.3

Khusus mahasiswa Fakultas Teknik, Ekonomi dan Pertanian wajib mengurus Bukti Bebas Pinjam dari Perpustakaan Kampus II terlebih dahulu untuk kemudian diserahkan ke Perpustakaan Kampus I.

8.4

Setiap mahasiswa yang akan mengajukan cuti kuliah/terminal diwajibkan untuk mengurus Surat Bebas Pinjam

8.5

Permintaan ulang Surat Tanda Terima Penyerahan Tesis, Skripsi / Tugas Akhir dengan alasan apapun wajib mengganti sebesarRp. 10.000,-

9. KHUSUS Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan / tata tertib ini akan ditentukan kemudian

15

16



Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 15 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

a. Tujuan : Untuk mendapatkan koleksi sesuai kebutuhan. b. Ruang lingkup : Ketua Jurusan, dosen, karyawan dan civitas akademik serta Perpustakaan c. Definisi : Untuk mendapatkan buku-buku atau majalah-majalah yang dibutuhkan civitas akademika UMSIDA d. Dokumen Terkait : Pengajuan Judul koleksi dari masing-masing jurusan dan Program studi yang ada di UMSIDA yang diserahkan ke Perpustakaan 5. Rincian Prosedur

:

a. Perpustakaan memberi tahu Civitas Akademika tentang adanya anggaran untuk pembelian atau penggadaan koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.). Civitas Akademika Mengusulkan judul Koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang perlu dibeli atau digandakan kepada Perpustakaan. b. Bagian Pengadaan Perpustakaan Memverifikasi terlebih dahulu Judul koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang diusulkan civitas akademika dengan menggunakan database otomasi. Untuk koleksi usulan dari civitas akademika yang telah dimiliki oleh perpustakaan, maka hanya koleksi yang kurang dari 5 lima copy dan dalam keadaan baik yang akan diusulkan untuk dibeli, sedangkan yang lebih dari 5 copy akan dibatalkan pengajuannya, dan diberitahukan kepada pihak civitas akademika.

17




c. Bagian Pengadaan kemudian membuat daftar koleksi yang diperlukan dengan meminta persetujuan Kepala Perpustakaan, Fakultas dan PR 1. d. Ka. Perpustakaan mengajukan anggaran pengadaan koleksi kepada PR II untuk koleksi yang perlu di beli atau digandakan. e. Pengajuan anggaran koleksi yang telah diterima/ditanda tangani, akan diberikan pada Biro Administrasi Keuangan f. Biro Keuangan memberikan dana yang telah dicairkan kepada Ka. Perpustakaan untuk Pembelian atau penggandaan Koleksi

18




ALUR KERJA

PENGADAAN DAN PEMILIHAN CIVITAS AKADEMIK

PERPUSTAKAAN

REKTORAT

BAK

Mulai

Menyerahkan daftar katalog Bahan pustaka dari penerbit Mengirim Balik Katalog bahan pustaka yang telah ditandai untuk diusulkan dalam proses pengadaan koleksi Verifikasi daftar bahan pustaka Yang Diusulkan di Database Otomasi

ya

Beritahu Civitas Akademik

Ada ?

tidak tidak Diterima ?

Bagian Pengadaan Menyusun daftar bahan pustaka yang hendak dibeli Kemudian meminta persetujuan Kepala Perpustakaan dan Fakultas

ya ya

Ka. Perpustakaan Mengajukan Permohonan Pengadaan Bahan Pustaka Pada PR I dan PR II

Diterima ?

tidak

Permohonan Diserahkan Ke Biro Administrasi Keuangan

arsip tidak Kepala Perpustakaan Menyerahkan Dana Kebagian Pengadaan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGOLAHAN BUKU Selesai

19

Dana Dicairkan dan Diserahkan Ke Ka. Perpustakaan




LAMPIRAN PENGADAAN BAHAN PUSTAKA 1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data untuk proses verifikasi data Bagian Pengadaan

20

21



Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 19 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

1. Tujuan : Menjadikan koleksi tertata dengan rapi, terawat dan mempermudah pencarian kembali koleksi dengan cepat dan tepat. 2. Ruang Lingkup : Staf Perpustakaan, Koleksi (buku, majalah, keping CD/DVD), dan dokumen terkait 3. Definisi : Adalah kegiatan pengolahan bahan pustaka agar bisa dibaca dan dipinjam oleh segenap civitas akademika, sesuai aturan yang berlaku 4. Dokumen terkait : a. Koleksi : Buku Teks, Diktat, Keping CD, Kaset, Majalah/Terbitan Berkala b. Buku Panduan DDC : Dewey Decimal Classification (DDC); Berfungsi sebagai alat untuk menentukan nomor klasifikasi suatu koleksi. c. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus tersimpan di database. d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data koleksi dengan sistem otomasi perpustakaan e. Stempel Inventaris Setiap koleksi bahan cetak harus di beri stempel inventaris dan stempel identitas kepemilikan perpustakaan

22




f. Kelengkapan bahan pustaka Kantong kartu, Kartu buku, slip tanggal kembali, label dan barcode adalah kelengkapan bahan pustaka yang berfungsi sebagai dokumen kegiatan layanan sirkulasi g. Plastik Sampul Berfungsi sebagai pelindung dari kotoran, minyak, air dan sebagainya setiap bahan pustaka harus diberi sampul plastik. 5. Rincian Prosedur : a. Pemberian Stempel Perpustakaan dan Stempel Pengolahan pada Koleksi. Dalam stempel pengolahan, tertera beberapa keterangan berikut ini : -

nomor induk

yang merupakan nomor inventaris dari koleksi yang

dimiliki. Nomor induk disusun secara urut berdasarkan pertamakali koleksi diolah. Untuk koleksi jurnal maupun majalah, maka sebelum nomor akan diberi kode TB (Terbitan Berkala). Untuk skripsi diberi kode berdasakan jurusan, contoh : MAN (Manajemen), , IND (Teknik Industri), PSI (Psikologi), PAI (Pendidikan Agama Islam), AGRO (Agronomi), PGSD (Pendidikan Guru Sekolah Dasar) dll. -

Tanggal Terima, yaitu tanggal diterimanya buku dari bagian pengadaan ke bagian pengolahan

-

Asal, yaitu status dari proses pengadaan, apakah dari pembelian atau merupakan hadiah/pemberian dari civitas akademi, perseorangan atau organisasi

-

Nomor Judul, yaitu nomor dari judul koleksi yang diterima. Setiap koleksi yang memiliki judul yang sama, akan menerima satu nomor judul.

-

Nomor Kelas, yaitu nomor katalogisasi, yang terdiri dari nomor klasifikasi DDC, tiga huruf nama depan pengarang dan satu huruf dari judul koleksi.

b. Verifikasi bahan pustaka dengan bantuan database.

23



c. Pemberian

nomor

perolehan

(accesion

number)


judul

dan

nomor

inventaris/nomor induk. Nomor-nomor tersebut ditulis di stempel pengolahan maupun database otomasi d. Pembuatan nomor klasifikasi dengan panduan buku pedoman DDC. Nomor klasifikasi ditulis distempel pengolahan maupun dalam database otomasi e. Entri database, memasukkan data bibliografi ke pangkalan data f. Pembuatan alat kelengkapan buku yang terdiri dari : Kantong buku, Kartu buku, slip tanggal kembali/lidah buku, label buku dan barcode untuk ditempel pada setiap bahan pustaka. Keterangan yang tercetak dalam Kantong Buku, Kartu Buku, Label Buku dan Barcode berasal dari sistem Otomasi Perpustakaan. g. Penyampulan bahan pustaka 6. Indikator keberhasilan : Buku tersaji dengan rapi dan pengguna dapat menemukan koleksi yang dicari/dibutuhkan dengan cara yang mudah dan cepat.

24




ALUR KERJA

PENGOLAHAN KOLEKSI Mulai

Beri Stempel Perpustakaan dan Pengolahan

Verifikasi bahan pustaka database

Pernah Ada?

Tidak

ya

Tambahkan No. Inventaris Pada Database

Cetak kantong kartu Barcode dan label Buku

Beri No. Inventaris, No. Judul, Tgl Terima, Status Pengadan dan No. Klas Pada Bahan Pustaka

Tempatkan kartu, kantong, barcode dan lidah buku pada koleksi, lalu sampul bahan pustaka



Selesai

25

Buatkan Data Baru




LAMPIRAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

1. Rincian Detil Tampilan Stempel

2. Stempel Perpustakaan

1. Stempel Pengolahan 2. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data

2.1.1

2.1.2

Pangkalan data untuk searching

Pangkalan Data untuk Searching 26




2.3 Pangkalan data untuk pengolahan

2.4 Pangkalan data untuk editing

2.5 Pangkalan data untuk pencetakan alat kelengkapan koleksi

27




3. Tampilan Alat Kelengkapan Buku

3.2 Kartu buku

3.1 Kantong Buku

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

362.1 Nov p-2 3.4 Label Buku

\

3.3 Lidah buku

3.5 Barcode buku

28

29



Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 26 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI 1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan koleksi suatu perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi kebutuhan koleksi yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 4. Definisi : Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Rekap Data dan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap semester. 5. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan sudah ter-otomasi, maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus tersimpan di database. b. Program/Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data bahan pustaka dalam bentuk statistik. c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data dalam otomasi dan pengolahan data sistem

30




d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka 5. Rincian Prosedur : a. Buka data pengolahan Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan b. Salin data pengolahan koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell. c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi dan jumlah pertambahan koleksi tiap tahun. 6. Indikator Keberhasilan : Data kepemilikan Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat

31




ALUR KERJA REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI

mulai

Salin data dan susun

Olah dalam bentuk statistik

Cetak hasil statistik

selesai

32

33



Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 29 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

1. Tujuan Sebagai tanda bukti keanggotaan dan sarana untuk peminjaman buku perpustakaan 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan kartu keanggotaan perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Buku Saku Keanggotaan Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan c. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena sistem manajemen pelayanan dalam perpustakaan sudah terotomasi, maka identitas dari civitas akademika harus tersimpan di database. d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data identitas anggota perpustaakaan e. Kertas Sticker Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil identitas anggota 5. Rincian Prosedur : a. Civitas akademika mengajukan permohonan secara lisan dengan bukti kartu tanda pengenal akademik (KTM)

34




b. Verikasi data civitas akademika dengan bantuan database otomasi. Dalam laman untuk otomasi perpustakaan juga

terdapat fasilitas edit untuk

mengubah data apabila terjadi kekeliruan memasukkan data c. Apabila dalam proses searching data civitas akademika tidak diketemukan, maka petugas memasukkan data pemohon kepangkalan data dengan menggunakan data dalam Kartu Identitas Akademik (KTM). d. Tambahkan foto pemohon dalam database dengan menggunakan fasilitas kamera web dan program photoshop. e. Cetak identitas pemohon dan tempelkan pada buku saku keanggotaan

6.

Indikator Keberhasilan : Semua civitas akademika dapat membuat kartu anggota perpustakaan dengan cepat dan mudah

35




ALUR KERJA

PENDAFTARAN ANGGOTA CIVITAS AKADEMIK

PERPUSTAKAAN

 

Mulai

Mengajukan Permohonan Pembuatan Kartu Anggota secara lisan dengan menunjukkan Kartu Tanda Pengenal Akademisi

Verifikasi Data Civitas Akademika database

Pernah Ada? Tidak

Tambahkan Foto ya Pada Database



Selesai

Cetak Identitas Anggota dan tempelkan pada buku saku keanggotaan

STANDAR OPERASIONAL PR

36

Buatkan Data Baru dan tambahkan Foto Pada Database




LAMPIRAN PENDAFTARAN ANGGOTA 1. Tampilan Pangkalan Data

1.1.1

Pangkalan data untuk searching identitas

1.1.2

Pangkalan data untuk searching identitas

1.1.2

Pangkalan data untuk upload foto dan editing data

37




1.2 Pangkalan data untuk pengisian identitas anggota tidak terdaftar

1.3.1

Pangkalan data untuk cetak kartu anggota

1.3.3

Pangkalan data untuk cetak kartu anggota

38



2. Tampilan Buku Saku Anggota Perpustakaan

Buku saku anggota perpustakaan

39


40



Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 35 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBUATAN STATISTIK PENGUNJUNG

1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan pengunjung perpustakaan, dan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan pengembangan perpustakaan dimasa akan datang 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 3. Definisi : Kegiatan evaluasi pengunjung perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap tahun. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pencatatan kunjungan perpustakaan sudah ter-otomasi, maka seluruh data kunjungan pengguna perpustakaan harus tersimpan di database. b. Program/Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data kunjungan pengguna dalam bentuk statistik. c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan menggunakan bantuan komputer d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data kunjungan pengguna perpustakaan dan pembuatan statistik pengunjung.

41



Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 36 Dari 86

5. Rincian Prosedur : a. Buka data kunjungan pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan b. Salin data kunjungan pengguna perpustakaan dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell. c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Kunjungan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik e. Cetak data statistik jumlah pengunjung perpustakaan tiap tahun.

6. Indikator Keberhasilan : Data kunjungan pengguna perpustakaan dapat diketahui dengan cepat ALUR KERJA REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI mulai



\


selesai

42

43



Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 37 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN PEMAKAI

1. Tujuan : Memenuhi kebutuhan mahasiswa, dosen dan karyawan akan diperlukan

sebagai

penunjang

kegiatan

belajar

mengajar

koleksi yang dan

sarana

rekreasi/hiburan. 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA 3. Definisi : Adalah kegiatan untuk memberikan layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pinjaman) kepada Dosen, Mahasiswa dan karyawan akan koleksi yang dimiliki perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen terkait : a. Koleksi : Buku Teks, Diktat, Keping CD, Majalah/Terbitan Berkala b. Kartu Buku : Berfungsi sebagai alat bukti pengganti koleksi yang dipinjam, dimana selama koleksi dipinjam, kartu buku akan disimpan pada kartu peminjaman yang disimpan di bagian pelayanan c. Slip Kembali : Berfungsi sebagai alat yang menginformasikan koleksi dipinjam oleh siapa, kapan koleksi yang dipinjam harus dikembalikan sehingga terhindar dari sanksi denda jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan

44




d. Kartu Peminjaman Adalah kartu yang disimpan di bagian pelayanan yang berisi informasi tentang data anggota (Nama, NIM/NIP, Alamat, Unit Kerja, Tanda Tangan) yang berfungsi untuk meletakkan Kartu Buku dari koleksi yang sedang dipinjam e. Kartu Anggota : Adalah sebuah kartu yang berfungsi sebagai alat bukti pemegang kartu berhak memanfaatkan (meminjam) koleksi yang ada di perpustakaan. Informasi yang ada didalam kartu ini adalah tentang Nama Anggota, NIM dan keterangan tentang No Buku yang dipinjam dan kapan harus dikembalikan f. Stempel Tanggal : Dibubuhkan pada Kartu Anggota, Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali yang berisi informasi tanggal kapan koleksi/pinjaman harus dikembalikan. g. Barcode Reader : Sarana yang membantu pembacaan data NPR/NIP peminjam dan Nomor Induk Koleksi (NIB) yang dipinjam/dikembalikan secara cepat dan akurat h. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan : Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi. 5. Rincian Prosedur : a. Setiap civitas akademika UMSIDA dapat melakukan pencarian koleksi dengan fasilitas komputer “Serching” untuk menemukan informasi koleksi dengan cepat dan tepat

45




b. Selanjutnya koleksi yang hendak dipinjam diserahkan ke petugas untuk dilakukan proses validasi peminjaman secara otomatis, dan buku bisa dibawa keluar dengan aman. Adapun batas buku yang boleh dipinjam, maksimal 4 buah dengan rentang waktu peminjaman selama seminggu, dan boleh diperpanjang

sebanyak

2

kali.

Sedangkan

peminjaman

untuk

Dosen/Karyawan, maka jumlah buku yang boleh dipinjam maksimal 10 buah dengan rentang waktu 1 bulan dengan perpanjangan sebanyak 2 kali. Untuk koleksi referensi, buku hanya diperkenankan untuk pinjam fotocopy. Dan harus kembali dihari yang sama waktu peminjaman. Bagi mahasiswa yang terlambat mengembalikan koleksi umum, maka dikenai sanksi denda berupa uang sebesar Rp 200,- setiap hari. Sedangkan denda koleksi referensi sebesar Rp 500,- setiap hari. 6. Indikator keberhasilan : a. Pengguna dapat menemukan koleksi yang dibutuhkan secara mudah, cepat dan tepat. b. Pengguna dapat melakukan prosedur sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan pinjaman ) sesuai aturan yang telah ditetapkan. c. Koleksi yang dipinjam dikembalikan tepat waktu sehingga terhindar dari sanksi denda d. Koleksi yang dikembalikan dalam keadaan tetap baik dan terawat sehingga tidak terkena sanksi e. Tidak adanya koleksi hilang karena dipinjam tanpa melalui prosedur sirkulasi f. Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat akibat sistem sirkulasi yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

46




ALUR KERJA PELAYANAN PEMINJAMAN CIVITAS AKADEMIKA CIVITAS AKADEMIKA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Periksa koleksi di rak

Periksa Koleksi di catalog online

Tidak Ada ?

Periksa Koleksi di Database Petugas

Tidak Ada ? ya

ya ya Buku & Tanda Pengenal

Periksa Status Koleksi

Sedang Dipinjam?

Beritahu Pemakai

Tidak

sedang Dipinjam ?

Tidak Catat Sebagai Buku Hilang

Boleh Dipinjam ?

Ajukan Peminjaman

Tidak ya

ya

Pesan Pada Petugas

Serahkan buku anggota

Pesan ? Beri Stempel tgl pengembali an

Catat Pada Otomasi Sirkulasi

Tempatkan Kartu-Kartu



47

Selesai

ya Catat Pesanan pada Katalog Elektronika Tidak




ALUR KERJA PELAYANAN PENGEMBALIAN

CIVITAS AKADEMIKA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Buku Dikembalikan

Periksa tanggal

Periksa Keutuhan Buku

kembali

ya

Tidak

Terlambat ?

ya

Utuh ?

Kenakan Sanksi

Sanksi ?

Tidak ya

Tidak

Periksa Katalog Perpustakaan

Cap Tanda Kembali Tidak Perpanjangan ?

Cap Tanda

Tempatkan Kartu-kartu

kembali

ya

Serahkan Buku

Kembalikan Buku Ke Rak

Cap Tanggal Ke

kembali baru

Kirim Buku Ke Bagian Penjilidan



Tempatkan Kartu-kartu

48

Selesai



LAMPIRAN PELAYANAN SIRKULASI

1.

Rincian detil Tampilan Database

1.1

Tampilan pangkalan data untuk searching

49




1.2

Tampilan pangkalan data untuk peminjaman

1.3

Tampilan pangkalan data untuk pengembalian

50


51



Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 44 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENANGANAN KEHILANGAN BUKU

1. Tujuan : Untuk Menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku. 2. Ruang Lingkup : Staf Perpustakaan, Civitas Akademika 3. Definisi : Kegiatan untuk menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku berlangsung 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pelayanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan sudah terotomasi,

maka

seluruh

data

pelayanan

sirkulasi

(peminjaman

dan

pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan harus tersimpan di database. b. Form Tanda Kehilangan Buku Berfungsi sebagai tanda penerimaan buku pengganti 5. Rincian Prosedur : a. Terima laporan kehilangan buku dari pengguna b. Buka data peminjaman pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan c. buka laman pemblokiran pengguna dan beri keterangan blokir karena menghilangkan buku.

52




d. beritahu harga dari buku yang dihilangkan atau beritahu subyek/tema dari buku yang dihilangkan, apabila buku yang hilang merupakan buku lama dan sulit dicari di toko buku. e. berikan form pada buku pengganti yang telah diterima dari pengguna f. buka blokir dan aktifkan status peminjam. 6. Indikator Keberhasilan : Proses penanganan buku yang dihilangkan oleh pengguna dapat dilakukan dengan cara yang mudah dan cepat dan buku pengganti yang diterima sesuai dengan kebutuhan dari perpustakaan.

53




ALUR KERJA PENANGANAN KEHILANGAN BUKU CIVITAS AKADEMIKA

PERPUSTAKAAN

Mulai

Laporkan Kehilangan buku disertai kartu tanda anggota

Verifikasi data peminjaman koleksi dalam sistem otomasi

Blokir keanggotaan perpustakaan

Ganti buku hilang dengan buku pengganti sesuai saran petugas dan isi form Penggantian buku hilang

Verifikasi data pengolahan koleksi dalam sistem otomasi

Ganti status kondisi koleksi menjadi koleksi hilang

Beritahu pengguna harga koleksi dan subyek/tema dari koleksi pengganti

Aktifkan kembali status pengguna dari blokir

selesai

54

Serahkan buku pengganti pada bagian pengolahan




LAMPIRAN PENANGANAN KEHILANGAN BUKU

1.

Rincian Tampilan Pangkalan Data

1.1

Tampilan pangkalan data untuk kendali peminjaman

1.2

Tampilan Pangkalan Data untuk Blokir Pengguna

55




1.3

Tampilan pangkalan data untuk aktivasi keanggotaan

2.

Tampilan Form Buku Pengganti PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAHSIDOARJO w eb site : ww w.umsi da .ac.id

Form : Buku Hilang/ perpus/2015/0

em ai l : p erp us @um sid a.ac .i d

FORM PENGGANTIAN BUKU HILANG Nama

: ................................................................................................... ..............................................

NIM

: ................................................................................................... ..............................................

Fakultas

: ........................................................ Jurusan : ............................... .........................................

Judul Buku Hilang

: ................................................................................................... . No. Induk : .........................

Pengarang

: ............................................................................ .....................................................................

Judul Buku Pengganti : ................................................................................................... .............................................. ................................................................................................... .............................................. Sidoarjo, ............................................ 20.....

Tanda Tangan

56

57



Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 49 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI

1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah peminjaman koleksi, sebagai bahan evaluasi

untuk menentukan kebutuhan koleksi yang diperlukan dan

perencanaannya dimasa akan datang 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Dokumen terkait 3. Definisi : Kegiatan evaluasi peminjaman koleksi yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Pembuatan Statistik Peminjaman Bahan Pustaka dilakukan setiap tahun. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan sirkulasi sudah ter-otomasi, maka seluruh data peminjaman bahan pustaka harus tersimpan di database. b. Program/Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data peminjaman bahan pustaka dalam bentuk statistik. c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan menggunakan bantuan computer

58




d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka

5. Rincian Prosedur : a. Buka data peminjaman Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi Perpustakaan b. Salin data peminjaman koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell. c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan. d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan menggunakan bantuan program pengolahan statistik d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi terpinjam dan jumlah peminjam tiap tahun. 6. Indikator Keberhasilan : Data Peminjaman Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat

59




ALUR KERJA PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI

mulai




selesai

60

61



Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 52 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR STOCK OPNAME BAHAN PUSTAKA

1. Tujuan : Untuk mendapatkan informasi

sesungguhnya

keadaan koleksi

perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi sistem

suatu

keamanan

penyimpanan koleksi 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Koleksi 3. Definisi : Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka dilakukan tiap tahun sebelum Ajaran Baru dimulai, yaitu dimasa libur perkuliahan. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database. b. Program/Software Stock Opname Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi c. Barcode Reader Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB) e. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan stock opname f. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak data hasil kegiatan stock opname

62



5. Rincian Prosedur

Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 53 Dari 86

:

a. Sosialisasi (pengumuman tempel dan media sosial) b. Penarikan Koleksi c. Penentuan Jadwal Stock opename d. Pelaksanaan e. Pembuatan laporan 6. Indikator Keberhasilan : Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat ALUR KERJA STOCK OPENAME MULAI

SOSIALISASI PENGUMUMAN

PENARIKAN KOLEKSI

VERIFIKASI DATA KOLEKSI

PEMBUATAN LAPORAN

SELESAI

63

64



Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 54 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENYIANGAN (WEEDING) BAHAN PUSTAKA

2. Tujuan : Untuk mengembangkan koleksi yang tersedia diperpustakaan dengan cara melakukan proses seleksi dan penarikan buku-buku usang atau yang sudah tidak dipakai lagi oleh pengguna dan diganti dengan koleksi yang berisi informasi terbarukan. 2. Ruang Lingkup : a. Staf Perpustakaan, b. Koleksi 3. Definisi : Kegiatan seleksi dan penarikan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Penyiangan koleksi dilakukan tiap 3 tahun, dan dilakukan di akhir semester genap hingga awal semester ganjil. 4. Dokumen Terkait : a. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database. b. Program/Software Stock Opname Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi c. Barcode Reader Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB) d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan penyiangan koleksi dengan menggunakan bantuan computer

65




e. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil data kegiatan penyiangan koleksi 5. Rincian Prosedur

:

a. Penentuan jadwal penyiangan koleksi (weeding) b. Penentuan Koleksi yang perlu disiangi (seleksi koleksi) c. Pelaksanaan d.. Pembuatan laporan

6. Indikator Keberhasilan : Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat

66




ALUR KERJA PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI

MULAI

PENETAPAN KOLEKSI YANG PERLU DISELEKSI

VERIFIKASI DATA KOLEKSI

PENARIKAN KOLEKSI

PEMBUATAN LAPORAN

SELESAI

67

68



Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 57 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN SURAT PENGANTAR

1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Surat Pengantar Perpustakaan kepada civitas akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain, yang hendak dituju 2. Ruang Lingkup : a. Mahasiswa b. Staf / Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Pengantar perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen Terkait : a. Form Permohonan Surat Pengantar Berfungsi sebagai media informasi petugas mengenai Perpustakaan Perguruan Tinggi yang hendak dituju oleh Civitas Akademika b. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) c. Komputer : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan Pembuatan Surat Pengantar dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer d. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pembuatan surat pengantar dengan menggunakan bantuan computer

69




e. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pembuatan Surat Pengantar di database Sistem Otomasi Perpustakaan f. Amplop Berfungsi sebagai pelindung bagi Surat Pengantar yang telah dicetak. 5. Rincian Prosedur

:

a. Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Pengantar dengan mengisi form yang telah disediakan oleh petugas. b. Pembuatan surat pengantar dilakukan secara online dengan menggunakan fasilitas komputer c. Surat Pengantar dicetak sebanyak 2 lembar dengan rincian : satu untuk pemohon dan sisanya untuk arsip perpustakaan. Setiap surat pengantar dikenai biaya administrasi sebesar Rp. 1000,6. Indikator Keberhasilan : Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan surat pengantar yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

70




ALUR KERJA PELAYANAN SURAT PENGANTAR

CIVITAS AKADEMIKA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Mengajukan Permohonan Pembuatan Surat Pengantar

Masukkan Data Mahasiswa dan Universitas yang dituju

MenunjukkanTanda Pengenal



Cetak Surat Pengantar

Selesai

arsip

71




LAMPIRAN SURAT PENGANTAR

1.

Rincian Detil Tampilan Pangkalan data untuk Surat Pengantar

2.

Form Surat Pengantar PERPUSTAKAAN


Form : F/Perpus/SPKS/2015/ D.4 / 1


FORM SURAT PENGANTAR / KARTU SUPER Nama

:

................................................................................................... .........................................................

NIM

:

................................................................................................... .........................................................

Fakultas PT Tujuan

: :

..........................................................Jurusan : ......................................... ..................................... ................................................................................................... .........................................................

Alamat Tujuan

:

.................................................... ................................................................................................... ..... Sidoarjo, ........................................... 20.....

Tanda Tangan

72

73



Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 61 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN KARTU SUPER

1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Kartu Super kepada civitas akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain dalam lingkup Jaringan Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi). 2. Ruang Lingkup : a. Mahasiswa b. Staf / Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Kartu Super menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Kartu Super Berfungsi sebagai pengganti Surat Pengantar bagi Civitas Akademika yang hendak mengunjungi Perpustakaan Lain yang bergabung dalam Jaringan Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi) c. Sistem Otomasi Perpustakaan : Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pencatatan pembelian Kartu Super sudah terintegrasi dalam database Sistem Otomasi Perpustakaan.

74




5. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa mengajukan permohonan pelayanan Kartu Super dengan mengisi form yang disediakan petugas dan menunjukkan KTM atau Kartu Keanggotaan Perpustakaan b. Petugas Mengisi data mahasiswa kedalam Kartu Super yang tersedia dan mencatat bukti pembayaran kesistem otomasi perpustakaan. c. Kartu Super diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan 6. Indikator Keberhasilan Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan pelayanan kartu super yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit ALUR KERJA PELAYANAN KARTU SUPER

CIVITAS AKADEMIKA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Tulis Identitas pada Kartu Super

Ajukan permohonan dengan mengisi form dan menunjukkan KTM/KTA Perpustakaan



Print bukti pembayaran

Selesai

75




LAMPIRAN KARTU SUPER

1.

Form Surat Pengantar PERPUSTAKAAN


Form : Surat Pengantar dan Kartu Super/Perpus/2015/0


FORM SURAT PENGANTAR /KARTU SUPER Nama

:

................................................................................................... .........................................................

NIM

:

................................................................................................... .........................................................

Fakultas PT Tujuan

: :

..........................................................Jurusan : ......................................... ..................................... ................................................................................................... .........................................................

Alamat Tujuan

:

.................................................... ................................................................................................... ..... Sidoarjo, ........................................... 20.....

Tanda Tangan

2. Kartu Super

76

77



Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 64 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM

1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Surat Bebas Pinjam kepada mahasiswa yang hendak cuti atau lulus 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Bebas Pinjam menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan

4. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) b. Buku Anggota Perpustakaan Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan UMSIDA serta alat bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian Koleksi bagi mahasiswa yang bersangkutan c. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan : Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi. d. Kartu Pinjaman : Berfungsi sebagai alat bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian koleksi

78




e. Formulir Tanda Terima Bebas Pinjam Berfungsi sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah menyelesaikan permohonan bebas pinjam 5. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa mengajukan permohonan bebas pinjam dengan menyerahkan Tanda Keanggotaan Perpustakaan atau KTM. b. Petugas mengecek status pinjaman mahasiswa kedalam sistem otomasi perpustakaan, karena sistem sirkulasi perpustakaan telah terotomasi. c. Petugas memberi stempel kedalam kolom bebas pinjam. Untuk mahasiswa Ekonomi,Teknik dan Pertanian, maka Kolom Bebas Pinjam Perpustakaan Kampus 2 akan diisi oleh petugas yang berdinas diperpustakaan Kampus 2. Untuk mahasiswa Fakultas Kesehatan, maka kolom bebas pinjam Kampus 4 akan diisi oleh petugas perpustakaan di kampus 4 6. Indikator Keberhasilan Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan pelayanan bebas pinjam yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

79




ALUR KERJA PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM

MAHASISWA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Tunjukkan kartu anggota untuk permohonan bebas pinjam Perpus

Verifikasi Pinjaman Mahasiswa di database

ya

Beritahu Mahasiswa

Ada? Pinjaman

Tidak

Blokir Akses Peminjam an Pada Database



Tanda tangani bukti bebas pinjam

Selesai

80




LAMPIRAN PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM

1.

Rincian Tampilan Pangkalan Data

1.1

Tampilan Pangkalan data untuk kendali peminjaman

2.

Form Bebas Pinjam

81

82



Kode/No : SOP Penyerahan Tugas Akhir/ PERPUS/ 2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 68 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR

1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Penyerahan Tugas Akhir kepada mahasiswa yang lulus dan hendak Wisuda 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Tanda Bukti Penyerahan Tugas Akhir menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan 4. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) b. Tugas Akhir Laporan Tugas Akhir yang akan diserahkan berupa Hardcopy dan Softcopy(CD). Dalam lembar Pengesahan harus sudah ditandatangani dan distempel oleh Dekan Fakultas dari mahasiswa yang bersangkutan. Untuk Softcopy harus dalam bentuk pdf. c. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan : Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan penyerahan tugas akhir(skripsi,tesis, disertasi) mahasiswa d. Lembar Tanda Bukti Penyerahan Tugas Akhir : Lembar Bukti Penyerahan Tugas Akhir berfungsi sebagai tanda bukti bagi mahasiswa yang telah menyerahkan tugas akhir.

83




5. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa menyerahkan Laporan Tugas Akhir (Skipsi, Tesis, dll.) kepada petugas dengan menyertakan laporan Tugas Akhir dalam dua format, yaitu Hardcopy dan Softcopy (CD). b. Petugas mengecek kondisi Laporan Tugas Akhir (TA) beserta dengan alat kelengkapannya, seperti tanda tangan dosen penguji dan pembimbing beserta stempel fakultas pada laporan Tugas Akhir yang berupa harcopy, sedangkan untuk Laporan Tugas Akhir yang berupa CD, maka format file harus berbentuk pdf dan diberi sticker yang berisi judul, nama dan nim dari pemilik Laporan Tugas Akhir c. Untuk Laporan Tugas Akhir yang dinilai sudah lengkap, maka petugas memberikan Tanda Terima Penyerahan Tugas Akhir yang telah ditandatangani dan di Stempel oleh petugas. 6. Indikator Keberhasilan Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penyerahan Laporan Tugas Akhir yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

84




ALUR KERJA PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR

MAHASISWA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Cek kelengkapan Karya Ilmiah

Menyerahkan TA berupa hardcopy dan CD

Tidak

Lengkap ?

Beritahu Mahasiswa ya



Tanda tangani bukti penyerahan TA

Selesai

85




LAMPIRAN PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR

1.

Tampilan Pangkalan Data untuk Upload Tugas Akhir

2.

Gambar Form Tanda Terima Penyerahan Skripsi

86

87



Kode/No : SOP Penyerahan Karya Ilmiah/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 72 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH

1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Penyerahan Karya Ilmiah Mahasiswa dan Dosen 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa 5. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan penyerahan karya ilmiah milik mahasiswa maupun dosen atau karyawan 6. Dokumen Terkait : a. Kartu Tanda Pengenal Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Kartu Tanda Pengenal Dosen atau Karyawan b. Karya Ilmiah Laporan Karya Ilmiah yang diserahkan berupa Hardcopy dan Softcopy(CD).. Untuk Softcopy, maka file harus dalam bentuk pdf. c. Komputer Sebagai sarana bantu dalam proses verifikasi karya ilmiah berbentuk Softcopy (CD) d. Lembar Tanda Bukti Penerimaan Karya Ilmiah : Lembar Bukti Penyerahan Tugas Akhir berfungsi sebagai tanda bukti bagi mahasiswa yang telah menyerahkan karya ilmiah 6. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa menyerahkan Karya Ilmiah (Laporan KKN-T, PKL, Jurnal dll.) kepada petugas dalam dua format pilihan, yaitu Hardcopy dan Softcopy (CD).

88




b. Petugas mengecek kondisi Karya Ilmiah yang diserahkan. Untuk Karya Ilmiah dalam bentuk Softcopy (CD), maka harus dalam bentuk pdf. c. Petugas memberikan Tanda Terima Penyerahan Tugas Akhir yang telah ditandatangani dan di Stempel oleh petugas. 6. Indikator Keberhasilan Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penyerahan Karya Ilmiah yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

ALUR KERJA PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH CIVITAS AKADEMIKA



PERPUSTAKAAN

Mulai

Cek kelengkapan Karya Ilmiah

Menyerahkan karya ilmiah

Tidak

Beritahu pengguna

Lengkap ?

ya



Tanda tangani bukti penyerahan karya ilmiah

Selesai

89




LAMPIRAN PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH

1. Form Penyerahan Karya Ilmiah

PERPUSTAKAAN

Form : F/Perpus/KI/2015/ D.8/1

UNIVERSITASMUHAMMADIYAH SIDOARJO we bsite : w ww.umsid a.ac.id

ema il : p erpu s@umsid a.ac.id

TANDA TERIMA PENYERAHAN KARYA ILMIAH Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menyat bahwa :

akan

Na ma NIM/NIK

: ...................................................................................................

......................,,...............................

: ...................................................................................................

......................,,...............................

Fakultas

: .......................

.......................

Jurusan : ..........................,,.........................................................

Telah menyerahkan...........................................................sebanyak ..........(..

...................) Eksemplar.

Pada tanggal......................................dengan judul.................................... ............................................................ ................................................................................................... ............................................................................................... ...................................................................................................

...............................................................................................

Demikian.Surat Keterangan ini dibuat, dan kami ucapkan terima kasih untuk partisipasinya dalam peng kekayaan koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

embangan

Sidoarjo, .............................................. Kepala Perpustakaan

Nurhayati, S.IIP.

90

.

91



Kode/No : SOP Pelayanan Sumbangan Buku/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 75 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN SUMBANGAN BUKU

1. Tujuan : Untuk memberikan Layanan Sumbangan Buku dari Mahasiswa dan Dosen 2. Ruang Lingkup : Mahasiswa, Dosen/Karyawan dan Masyarakat Umum 3. Definisi : Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan Penerimaan sumbangan buku milik mahasiswa, dosen atau karyawan maupun masyarakat umum. 4. Dokumen Terkait : a. Buku Sumbangan b. Lembar Tanda Bukti Penyerahan Sumbangan Buku : Lembar Bukti penyerahan sumbangan buku berfungsi sebagai tanda bukti bagi mahasiswa,

dosen/karyawan

maupun

masyarakat

umum

yang

telah

menyumbangkan buku 5. Rincian Prosedur : a. Mahasiswa menyerahkan buku yang hendak disumbangkan kepada petugas b. Petugas mengecek kondisi dari buku yang hendak diterima c. petugas memberikan Tanda Terima Sumbangan Buku yang telah di isi keterangan mengenai judul buku dan jumlahnya serta ditandatangani dan di Stempel oleh petugas. 6. Indikator Keberhasilan Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penerimaan sumbangan buku yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit

92




ALUR KERJA PELAYANAN PENYERAHAN SUMBANGAN BUKU

CIVITAS AKADEMIKA/MASYARAKAT

PERPUSTAKAAN

MULAI

PETUGAS MENGECEK KONDISI BUKU

PENYERAHAN BUKU SUMBANGAN

Tidak

BERITAHU PIHAK PENYUMBANG

LAYAK ?

ya

BERIKAN TANDA BUKTI

SELESAI

93




LAMPIRAN PELAYANAN SUMBANGAN BUKU

1.

Form Sumbangan Buku

PERPUSTAKAAN

Form : F/Perpus/SB/2015/ D.9/1

UNIVERSITASMUHAMMADIYAH SIDOARJO we bsite : w ww.umsid a.ac.id

ema il : p erpu s@umsid a.ac.id

TANDA TERIMA SUMBANGAN BUKU

Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menyat bahwa : Na ma NIM/NIK Fakultas

: ...................................................................................................

akan

......................................................

: ................................................................................................... ...................................................... : ....................... ....................... Jurusan : .....................................................................................

Telah menyumbangkan buku sebanyak .......... .(.....................) Eksemplar. Pada tanggal......................................dengan judul..................................... ...................................................................... ................................................................................................... ............................................................................................... ...................................................................................................

..............................................................................................

Demikian.Surat Keterangan ini dibuat, dan kami ucapkan terima kasih untuk partisipasinya dalam peng kekayaan koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

embangan

Sidoarjo, .............................................. Kepala Perpustakaan

Nurhayati, S.IIP.

94

.

95



Kode/No : SOP Survei Kepuasan Pengguna/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 78 Dari 86

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURVEY KEPUASAN PENGGUNA

1. Tujuan : Untuk Mengumpulkan informasi yang faktual dan signifikan mengenai ekspektasi dan persepsi dari pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/ kegiatan, sarana dan prasarana yang diberikan oleh perpustakaan, sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan strategi pengembangan perpustakaan di masa depan. 2. Ruang Lingkup a. Mahasiswa b. Staf/karyawan dan Dosen UMSIDA 3. Definisi : Survey kepuasan pengguna

adalah kegiatan mengumpulkan persepsi dan

ekspetasi pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program kerja/ kegiatan, sarana dan prasarana yang diberikan perpustakaan.

Data diperoleh melalui

penyebaran kuesioner dan diolah dalam bentuk statistic yang dilaksanakan setiap akhir semester genap selama 2 bulan. 4. Dokumen dan Alat Terkait a. Kuesioner Berfungsi sebagai alat bantu pengumpulan data mengenai persepsi dan ekspetasi dari pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/kegiatan perpustakaan dan sarana prasarana perpustakaan. b. Komputer dan Software Pengolahan Statistik Berfungsi sebagai alat bantu dan alat simpan data dalam proses pengolahan data survey kepuasan pengguna c. Printer Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data survey kepuasan pengguna. 96




d. Kertas HVS Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pengolahan data survey kepuasan pengguna 5. Uraian Prosedur a. Pembuatan Pembuatan form kuesioner kepuasan pengguna dilakukan oleh koordinator pelayanan pemakai bekerjasama dengan koordinator pelayanan teknis b. Penyebaran Menyebarkan form kuesioner kepada para pengguna perpustakaan pada masing-masing perpustakaan, yaitu Perpustakaan Kampus 1, Perpustakaan Kampus 2 dan Perpustakaan Kampus 4. Penyebaran kuesioner dilakukan selama 2 minggu hingga 1 bulan. c. Pengumpulan Hasil kuesioner dikumpulkan oleh staff perpustakaan dan diserahkan pada koordinator pelayanan pemakai. Kuesioner harus dikumpulkan paling lambat 1 bulan setelah kuesioner disebarkan dan diisi oleh pengguna perpustakaan d. Pengolahan hasil kuesioner akan ditabulasi dan diolah dalam bentuk statistik oleh koordinator pelayanan pemakai dan hasilnya ditampilkan paling lambat 2 minggu setelah survey dikumpulkan. 6. Indikator Keberhasilan a. Survey kepuasan pengguna dilaksanakan secara rutin setiap tahun pada akhir semester genap b. Form, data dan hasil survey terdokumentasi dengan baik c. Data hasil pengolahan kusesioner kepuasan pengguna terpublikasi

97




ALUR KERJA SURVEY KEPUASAN PENGGUNA CIVITAS AKADEMIKA

PERPUSTAKAAN

MULAI

PEMBUATAN KUESIONER KEPUASAN PENGGUNA

PENGISIAN KUESIONER

PENYEBARAN KUESIONER

PENGUMPULAN DAN TABULASI DATA

PENYAJIAN DATA DALAM BENTUK GRAFIK

SELESAI

98

99



Kode/No : SOP Saran dan kritik/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 81 Dari 84

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SARAN DAN KRITIK

1. Tujuan Mengumpulkan keluhan, kritik dan saran-saran pengguna perpustakaan untuk perbaikan pelayanan, program/kegiatan dan sarana prasarana perpustakaan 2. Ruang Lingkup a. Mahasiswa b. Staf/Karyawan UMSIDA c. Dosen UMSIDA 3. Definisi Media penyampaian keluhan dan kritik pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/kegiatan dan sarana prasarana perpustakaan yang disediakan oleh perpustakaan secara manual atau online yang terintegrasi dengan automasi perpustakaan 4. Dokumen dan Alat Terkait a. Form Saran dan Kritik Berfungsi sebagai alat bantu pengumpulan saran dan kritik dari pengguna perpustakaan

terhadap

pelayanan

petugas,

kegiatan-kegiatan

yang

diselenggarakan perpustakaan dan sarana prasarana yang tersedia di perpustakaan b. Komputer dan program/software Komputer Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pengisian saran dan kritik dapat dilakukan secara online oleh pengguna melalui system otomasi perpustakaan. Saran dan kritik juga dapat disampaikan melalui facebook dengan user name perpus umsida. Dengan media yang sama, jawaban atas saran dan ktitik mahasiswa dipublikasikan oleh pihak perpustakaan

100




c. Newsletter Berfungsi sebagai alat jawab untuk setiap saran dan kritik yang masuk ke perpustakaan 5. Uraian Prosedur a. Pemberian fasilitas saran dan kritik untuk mahasiswa melalui media manual seperti form saran dan kritik, melalui media online yang terdapat di system otomasi perpustakaan maupun media social online seperti facebook b. Perpustakaan melakukan sosialisasi terkait saran dan kritik online di perpustakaan kepada pengguna c. Pengguna mengisi saran dan kritik pada media yang telah disediakan oleh perpustakaan . d. Setiap bulan petugas akan melakukan rekap terhadap kritik dan saran yang masuk dan memberikan jawaban selambat-lambatnya satu minggu melalui media online dan newsletter tiap tahun. 6. Indikator Keberhasilan d. Perpustakaan mengecek saran dan kritik sebulan sekali e. Perpustakaan mendokumentasikan saran dan kritik untuk kebutuhan internal f. Mahasiswa mendapatkan jawaban atas saran dan kritik yang disampaikan pada perpustakaan

101




ALUR KERJA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

CIVITAS AKADEMIKA

PERPUSTAKAAN

MULAI

PENGISIAN SARAN KRITIK PERPUSTAKAAN

PEMBERIAN JAWABAN ATAS SARAN DAN KRITIK

PUBLIKASIKAN DAN DOKUMENTASIKAN JAWABAN ATAS SARAN DAN KRITIK

SELESAI

102




LAMPIRAN SARAN DAN KRITIK

1. Rincian Tampilan Pangkalan Data untuk Saran dan Kritik

2. Form Kritik dan Saran ...........................................................

...............................................................................................

.

PERPUSTAKAAN

Form : F/Perpus/KS/2015/ F.1



KRITIK dan SARAN Buat Kemajuan Perpus UMSIDA Kritik

: ...................................................................................................

......................................................

................................................................................................... .................................. ................................................................................................... .......................

Saran

......................................................

.......................... ..........................,,......................................................................

.......

: ........................................................................ ................................................................... ............................................................. ............................................................................. ................................................................................................... ...........................................................

......................................................

...............................................................................................

103

104



Kode/No : SOP Surat Masuk dan Surat Keluar/ PERPUS/2015/01 Tanggal : 23 Oktober 2015 Revisi Ke : 01 Halaman Ke 85 Dari 87

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

1. Tujuan Memberikan pedoman bagi unit kerja serta pihak lain yang terkait dengan penerimaan dan pencatatan nomor surat masuk dalam lingkungan UPT Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

2. Ruang Lingkup d. Rektorat e. Fakultas/Jurusan f. Biro/Unit Pelaksana Teknis g. Instansi lain 3. Definisi Penerimaan dan pencatatan nomor surat masuk dan surat keluar dalam lingkungan UPT Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 4. Dokumen dan Alat Terkait g. Buku penerimaan surat masuk dan surat keluar Sebagai alat bantu pencatatan penerimaan surat masuk dan pencatatan surat keluar h. Folder, Holder maupun alat-alat kelengkapan arsip lainnya Sebagai alat bantu untuk merapikan arsip-arsip surat yang masuk dan surat yang keluar i. Komputer dan program/software Komputer Sebagai alat bantu dalam proses pembuatan dan pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar secara online

105




5. Uraian Prosedur a. Surat-surat yang masuk dari rektorat, fakultas, biro dan lembaga lainnya akan mendapatkan nomor surat masuk yang diurutkan berdasarkan tanggal masuknya dan dicatat dalam buku penerimaan surat masuk b. Surat-surat yang ditujukan untuk diluar lembaga perpustakaan akan mendapatkan nomor surat keluar, dicatat dalam buku surat keluar dan diarsipkan dalam bentuk paper maupun dalam bentuk digital. c. Arsip-arsip dari surat yang masuk maupun surat yang keluar diklasifikasi berdasarkan subyek/tema pokok surat. d. Arsip-arsip surat yang telah melewati masa tiga tahun, akan dilakukan digitalisasi dan dimusnahkan. 6. Indikator Keberhasilan j. Surat yang masuk maupun yang keluar terdokumentasikan dengan rapi dan diklasifikasi sesuai dengan peruntukannya. k. Arsip-arsip surat yang masuk maupun yang keluar dapat diketemukan dengan cepat dan mudah l. Arsip-arsip surat yang masuk dan yang keluar dapat dilihat melalui berbagai media, karena proses digitalisasi arsip.

106




ALUR KERJA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

MULAI

BERI NOMOR SURAT MASUK DAN CATAT DALAM BUKU PENERIMAAN SURAT MASUK

BERI NOMOR SURAT KELUAR DAN CATAT DALAM BUKU SURAT KELUAR

KLASIFIKASI SURAT MASUK SESUAI DENGAN TEMA POKOK BAHASAN SURAT

KLASIFIKASI SURAT KELUAR SESUAI DENGAN TEMA POKOK BAHASAN SURAT

CATAT EKSPEDISI SURAT KELUAR DALAM FORM SURAT KELUAR

SELESAI

107

108

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

Recommend Documents