Projectplan Implementatiefase

Projectplan Implementatiefase Regionalisering Leerplicht West-Brabant: Niveau 1: gemeenschappelijke leerlingenadministratie voor 18 gemeenten

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Context Doelstelling Projectopdracht Projectorganisatie Resultaat en deelresultaten Acties en planning Begroting Risicomanagement

AALBURG  ALPHEN-CHAAM  BAARLE-NASSAU  BERGEN OP ZOOM  BREDA  DRIMMELEN  ETTEN-LEUR  GEERTRUIDENBERG  HALDERBERGE  MOERDIJK  OOSTERHOUT  ROOSENDAAL  RUCPHEN  STEENBERGEN  W ERKENDAM  W OENSDRECHT  W OUDRICHEM  ZUNDERT

Regionalisering leerlingenadministratie West-Brabant  Door het samen te organiseren nog beter presteren.

1

1. Context Sinds 2007 worden door West-Brabantse gemeenten de mogelijkheden onderzocht om samen te werken bij de uitvoering van wettelijke taken in het kader van de leerplicht- en RMC-wet. Het streven daarbij is steeds om samen één leerlingenadministratie te voeren, aangevuld met lokale of subregionale teams van leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders. Deze samenwerkingsvorm is de afgelopen jaren in meerdere regio’s in het land van de grond gekomen, steeds vanuit de overtuiging dat door samen te werken schoolverzuim en uitval effectiever kunnen worden aangepakt. Deze overtuiging is gebaseerd op meerdere ervaringen, de belangrijkste: 















Oorzaken van en oplossingen voor schooluitval overstijgen vaak gemeentegrenzen. Scholen hebben locaties in meerdere gemeenten, veel jongeren gaan buiten hun woongemeente naar school, organisaties die hulp verlenen aan jongeren en gezinnen met problemen werken vaak (sub)regionaal. Het ligt dus voor de hand de benadering van schooluitval door gemeenten ook (sub)regionaal te organiseren. Eén administratie met betrouwbare regionale gegevens maakt samenwerkende gemeenten tot een sterkere gesprekspartner voor het onderwijs. Het wordt inzichtelijk hoe scholen binnen de regio presteren bij het voorkomen van verzuim en uitval; knelpunten kunnen goed onderbouwd en namens alle gemeenten worden besproken. Maar door samen te werken kunnen scholen ook beter worden bediend en daar vraagt het onderwijs ook om. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld vanuit één administratie goed en tijdig aangeven welke kinderen en jongeren worden voorbereid om weer naar school te gaan, waardoor scholen in staat worden gesteld daarop te anticiperen (warme overdracht verzorgen, instroommogelijkheden organiseren). Andersom maakt het voeren van één administratie en samenwerking in de uitvoering ook mogelijk dat gemeenten en scholen samen sneller de jongeren in beeld hebben die zijn uitgevallen. Scholen kunnen op één punt (de regionale administratie) en in één keer met alle gemeenten afstemmen naar welke jongeren het eerst gezocht moet worden. Door ook in de uitvoering samen te werken garanderen de gemeenten dat die zoektocht in de hele regio even snel en adequaat wordt opgepakt. Het onderwijs wordt ook beter bediend doordat scholen als gevolg van de samenwerking één aanspreekpunt hebben vanuit de gemeenten. Nu moeten scholen vaak de woongemeente van een jongere benaderen als de leerplichtambtenaar of trajectbegeleider ingeschakeld moet worden. Door samen te werken in de uitvoering ervaren scholen meer eenheid in de dienstverlening. Nu klagen schoolbesturen regelmatig over verschillende aanpakken voor hun leerlingen/studenten, afhankelijk van de gemeente waarin het ouderlijk huis staat. Samenwerking waarborgt – en dat argument speelt meer in kleinere gemeenten – de continuïteit van de dienstverlening. Dat snelheid van signaleren en handelen belangrijk zijn als een jongere in de problemen raakt is bekend. Permanente bereikbaarheid en beschikbaarheid zijn in een groter team beter te organiseren. Eén administratie met vergelijkbare managementinformatie en goed georganiseerde samenwerking tussen leerplichtambtenaren en trajectbegeleiders ten slotte, biedt mogelijkheden voor benchmarking en prestatiemanagement die we nu niet kennen.

In West-Brabant kiezen alle 18 gemeenten voor deelname aan de regionale leerlingenadministratie (‘niveau 1’). Een belangrijke stap in het terugdringen van schooluitval. Een aantal gemeenten gaat een stap verder door in de uitvoering bindend samen te werken (‘niveau 2’). In bijna alle gemeenten is de besluitvorming hierover afgerond. Nu gaan we de laatste voorbereidende fase in, met als resultaat een regionale leerlingenadministratie op 1 augustus 2012. Daarvoor moet nog het nodige werk worden verzet, maar de basis ligt er. De gemeenschappelijke regeling is er, de aanbesteding van de leerlingenadministratie is afgerond en ook op andere onderdelen is al veel voorwerk verricht. Nu moet de organisatie worden gebouwd en daar gaat dit projectplan over.


2

2. Doelstelling 



Op 1 augustus 2012 staat er een West-Brabantse leerlingenadministratie (WLA = werktitel). Die ondersteunt 18 West-Brabantse gemeenten bij de uitvoering van wettelijke taken ten aanzien van de leerplichtwet en de rmc-wet, zoals vastgelegd in de door afzonderlijke gemeenteraden aangenomen (nog aan te nemen) gemeenschappelijke regeling. Dat betekent concreet dat er een regionale leerlingenadministratie draait, op basis waarvan leer/kwalificatieplichtambtenaren en trajectbegeleiders in staat worden gesteld hun werk in te richten en daarvan verslaglegging te doen. De regionale leerlingenadministratie genereert ook managementinformatie en faciliteert het opstellen van wettelijke rapportages.

3. Projectopdracht Zorg voor…  de oprichting van een WLA waarin de 18 West-Brabantse gemeenten samenwerken op basis van door hun gemeenteraden vastgestelde gemeenschappelijke regeling;  een leerlingenadministratie die functioneert naar tevredenheid van alle deelnemende gemeenten en die kundig wordt beheerd;  een kundig en gemotiveerd team voor de leerlingenadministratie dat onder goede omstandigheden kan werken;  een goed ingerichte P&C cyclus en aansturing van het WLA. De opdracht behelst niet…  Het werken aan de verlaging van verzuim en schooluitval gedurende de trajectperiode. In opdracht van….  Projecteigenaar en opdrachtgever zijn de gemeentebesturen van 18 West-Brabantse gemeenten zoals vertegenwoordigd in de bestuurscommissie ZWO (coördinerend wethouder Voortijdig Schoolverlaten is Wethouder Boelema van de gemeente Breda);

4. Projectorganisatie tot 1-8-2012 

Bestuurscommissie ZWO: Het platform waar bestuurders van de 18 gemeenten elkaar periodiek treffen; is projecteigenaar en hoogste opdrachtgever van het project; heeft het opdrachtgeverschap van het project gedelegeerd aan de stuurgroep; indien nodig kan het project worden geagendeerd (uitgangspunt is informeren over stand van zaken om de andere bijeenkomst).



Stuurgroep: De stuurgroep is samengesteld uit één gemeentelijk vertegenwoordiger op centraal managementniveau per subregio (West-Brabant West, West-Brabant Oost, Land van Heusden Altena); kiest één voorzitter uit haar midden; krijgt het opdrachtgeverschap gedelegeerd vanuit de Bestuurscommissie ZWO; stuurt de projectleider aan; krijgt via de projectleider stukken uit werkgroepen voorgelegd ter vaststelling; komt bijeen voorafgaand aan de ZWO bijeenkomsten waar het project is geagendeerd of zoveel vaker als één van de stuurgroepleden dat nodig acht; kan besluiten tot het informeren van bestuurders en/of Klankbordgroep RMC.



Projectleider: de projectleider is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor realisatie van de projectdoelstellingen; wordt geleverd door gemeente Breda, werkt in directe opdracht van stuurgroep en legt verantwoording af aan stuurgroep; is verantwoordelijk voor communicatie naar stakeholders gedurende het project. Regionalisering leerlingenadministratie West-Brabant  Door het samen te organiseren nog beter presteren.

3



RMC klankbordgroep: Dit is het ambtelijk regionaal overleg op terrein van voortijdig schoolverlaten; treft elkaar periodiek; het project kan geagendeerd worden ter informatie; dient als klankbord voor zaken waarover de stuurgroep nog niet heeft besloten; de klankbordgroep wordt door de projectleider op de hoogte gehouden van het project indien gewenst t.b.v. de advisering van bestuurders.



Externe ondersteuning: Werkt ter ondersteuning en in opdracht van projectleider; specifieke inzet: procesondersteuning, faciliteert sessies m.b.t. het ontwerp van werkprocessen, invoering JVS (Jeugdvolgsysteem = naam van de nieuwe applicatie voor de leerlingenadministratie).



Werkgroep P&C: Werkt aan het opstellen van de eerste begroting, de inrichting van de administratie en een P&C cyclus. (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Werkgroep HRM: Werkt aan het inrichten van een deskundig en gemotiveerd team bij de start van de samenwerking op 1-8-2012 en buigt zich over detacheringsovereenkomsten, functieprofielen en teambuilding (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Werkgroep Juridisch: Inventariseert juridische vragen uit overige werkgroepen en adviseert de projectleider. (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Werkgroep Werkprocessen: Inventariseert werkprocessen die beschreven dienen te worden, doet voorstellen voor werkprocesbeschrijvingen en beoordeelt systeemaanpassingen in JVS a.g.v. werkprocesbeschrijvingen. (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Werkgroep Invoering JVS: Richt zich op de inrichting van JVS, de conversie van huidige gemeentelijke systemen naar JVS, de link vanuit de regionale leerlingenadministratie naar gemeentelijke GBA’s en de training van medewerkers. (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Werkgroep Communicatie: Werkt aan een communicatieplan (en de uitwerking ervan) ten behoeve van de WLA (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Werkgroep Huisvesting: Werkt aan het voorzien in een goede werkomgeving voor het team per 1-8-2012. (Zie paragraaf 5 en 6 voor verdere uitwerking.)



Schematisch:


4

18 West-Brabantse gemeenten (bestuurscommissie ZWO) / coördinerend wethouder VSV

Stuurgroep

RMC klankbordgroep

(Informerend)

Projectleider

(Ondersteunend)

Externe ondersteuning

(klankbord)

Werkgroep P&C

Werkgroep HRM

Werkgroep Juridisch

Werkgroep Invoering JVS

Werkgroep Werkprocessen

Werkgroep Communicatie

Werkgroep Huisvesting

Leverancier software-applicatie

Trekker:

Trekker:

Trekker:

Trekkers:

Trekkers:

Trekker:

Trekker:

T. Wilmer (Breda)

E. Simons (Breda)

S.Schilderspel (Etten-Leur)

M. Keulemans / J. Klink (Breda, Steenbergen)

P. Ros / L. vd Lee, (R’daal, Breda)

R. Vogels (Oosterhout)

L. vd Lee (Breda)

Leden:

Leden:

Leden:

Leden:

Leden:

Leden:

Leden:

E. Wiertz (Breda)

G. Jas (Roosendaal)

Marcel Nanne (Breda)

L. v. Donkelaar (extern)

M.Harder (Oosterhout)

H. Neutkens (Roosendaal)

S. van Oijen (Breda)

E. Vogel (Moerdijk)

N. v. Alphen (Breda)

C. Uitdewilligen (Zundert)

G. v. Zomeren (Roosendaal)

M. Toulliss (Breda)

J. v. Oorschot (Breda)

T. van Zijl (Breda)

R Adriaansen (Breda)

M. v. Welie (Werkendam)

E. Gubbels (Breda)

H. Bakker (extern)

M. van Praet (Breda)

C.Arends (Alphen-Chaam)

M.Vrolijk (Drimmelen)

R. de Jager (extern)

Meelezer: K. v. Hees (Berg.op Z.) M. Loots (Baarle-N.) M. Janssens (Moerdijk)

Meelezer:

Meelezer:

F. Naafs (O’hout)

L. vd Lee (Breda)

P. Criens (Alphen-Chaam)

C. de Bruijn (extern)

Meelezer: K.A.G.-i (kennis en adviesgroep informatievoorzie ning WestBrabant)

E. vd Haterd (BoZ)

Meelezer:

Meelezer:

L. v. Donkelaar (extern)

T. Melisse (Etten-Leur)

Wim Cuijten (extern)

L. vd Lee (Breda)

Meelezer: Nog in te vullen Nog in te vullen


5

5. Resultaat en deelresultaten A.

Goed doorlopen besluitvorming door alle 18 gemeenten gedurende het project. [door: projectleider] A1. Een heldere, vastgestelde en goed gecommuniceerde projectstructuur en projectplanning. A2. Zicht op besluitvormingsprocessen in gemeenten waar GR nog niet is vastgesteld. A3. Afgestemd (in tijd en inhoud) informeren van alle bestuurders gedurende het project. A4. Afgestemd (in tijd en inhoud) informeren van alle gemeenteraden gedurende het project. A5. Afgestemd (in tijd en inhoud) informeren van alle ondernemingsraden gedurende het project.

B.

Een uitgewerkte P&C cyclus die ten grondslag ligt aan de regionale samenwerking. [door: werkgroep P&C] B1. Een ingerichte P&C cyclus van de WLA. B2. Vastgestelde besluitvormingsprocedures aangaande aansturing WLA. B3. Vastgestelde conceptbegroting voor periode 1-8-2012 tot 31-12-2012. B4. Ingerichte financiële administratie WLA. B5. Connectie met AO Breda + aansluiting P&C cycli op niveau 2. B6. Inrichten managementinformatie

C.

Een gemotiveerd en kundig team van collega’s dat de WLA vormgeeft per 1-8-2012. [door: werkgroep HRM] C1. Vastgestelde formatie WLA (inhoud en omvang functies). C2. Vastgestelde competentie- / functieprofielen voor alle medewerkers van de WLA. C3. Invulling van de formatie. C4. Duidelijkheid over arbeidsrechtelijke gevolgen voor medewerkers. C5. Teambuilding-activiteiten. C6. Connectie met HRM cyclus Breda. C7. Zorgvuldige communicatie naar betrokken medewerkers.

D.

Goede huisvesting en werkomstandigheden voor het team. [door: werkgroep Huisvesting] D1. Vastgestelde locatie D2. Inrichtingsplan locatie D3. Uitgevoerd inrichtingsplan

E.

Een goed functionerende regionale leerlingenadministratie. [door: werkgroep Invoering] E1. Afgeronde aanbesteding E2. Beschikbaarheid module leerlingenvervoer E3. Communicatie implementatie alle betrokkenen + uizetten van acties en plannen bijeenkomsten E4. Oplijnen gemeenten voor overgang naar het nieuwe systeem E5. GBA berichtenverkeer inrichten E6. Bepalen benodigde werkprocessen en inrichting tabellen E7. Bepalen benodigde brieven en formulieren E8. Bepalen benodigde management informatie E9. Conversies (volgens planning aansluiting gemeenten) E10. DUO aansluiten E12. Training en Opleidingen

F.

Gezamenlijk afgestemde en vastgestelde werkprocessen. [door: werkgroep Werkprocessen] F1. Sessies werkprocessen voorbereiden F2. Uitvoeren sessies werkprocessen


6

F3. Vastgelegde werkprocessen G. Een communicatieplan waarmee het WLA van start kan. [door: werkgroep Communicatie] G1. Vastgesteld communicatieplan G2. Uitvoering communicatieplan H.

Juridische zekerheid [door: werkgroep Juridisch] H1. Inventarisatie resterende juridische vragen H2. Antwoorden vastgelegd en indien nodig bekrachtigd

6. Acties en planning A.

Goed doorlopen besluitvorming door 18 gemeenten gedurende het project. A1. Een heldere, vastgestelde en goed gecommuniceerde projectstructuur en projectplanning. 1. Vaststellen projectstructuur 2. Vaststellen projectplanning (inclusief planning invoering JVS) 3. Vullen van de werkgroepen 4. Activiteitenplanning tot stand brengen per werkgroep 5. Communiceren projectstructuur en projectplanning 6. Bewaken projectplanning 7. Leggen van verbanden tussen werkgroepen A2. Zicht op besluitvormingsprocessen in gemeenten waar GR nog niet is vastgesteld. 8. Planning met laatste gemeenten afspreken + bewaking van die planning 9. Check op mogelijke behoefte aan extra info of draagvlak verwerving A3. Afgestemd (tijd en inhoud) informeren van alle bestuurders gedurende het project. 10. Afstemming met West-Brabant huis over vergaderdata en agenda bestuurscommissie ZWO 11. Eventueel informeren ZWO voorbereiden in stuurgroep. A4. Afgestemd (tijd en inhoud) informeren van alle gemeenteraden gedurende het project. 12. Eventuele noodzaak, timing en inhoud afstemmen in stuurgroep en klankbordgroep RMC. A5. Afgestemd (tijd en inhoud) informeren van alle ondernemingsraden gedurende het project. 13. Opstellen en verspreiden lijst Q&A’s Projectleider Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.


7

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

B.

Een uitgewerkte P&C cyclus die ten grondslag ligt aan de regionale samenwerking. B1. Een ingerichte P&C cyclus van de WLA. 1. Verzamelen voorbeeld P&C cycli WLA’s 2. Informeren mogelijkheden aanhaken bij cyclus West-Brabanthuis 3. Voorstel formuleren voor P&C cyclus WLA 4. Ter besluitvorming voorleggen aan stuurgroep B2. Vastgestelde besluitvormingsprocedures aangaande aansturing WLA. 5. Informeren mogelijkheden aanhaken bij cyclus West-Brabanthuis 6. Voorstel formuleren 7. Ter besluitvorming voorleggen aan stuurgroep B3. Vastgestelde conceptbegroting voor periode 1-8-2012 tot 31-12-2012 8. Opstellen conceptbegroting 9. Conceptbegroting bespreken in stuurgroep 10. Conceptbegroting ter besluitvorming voorleggen aan ZWO B4. Ingerichte financiële administratie WLA. 11. I.s.m. SCC Breda implementatieplan opstellen 12. Implementatieplan voorleggen aan stuurgroep 13. Uitvoeren implementatieplan B5. Connectie met AO Breda (archivering bv) + aansluiting P&C cycli op niveau 2 14. I.s.m. SCC Breda implementatieplan opstellen 15. Implementatieplan voorleggen aan stuurgroep 16. Uitvoeren implementatieplan B6. Inrichten managementinformatie 17. Bepalen resultaatgebieden 18. Bepalen KPI’s 19. Bepalen vindplaats gegevens 20. Voorleggen aan stuurgroep

Werkgroep P&C Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.


8

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

18. 19. 20.

C.

Een gemotiveerd en kundig team van collega’s dat de WLA vormgeeft. C1. Vastgestelde formatie WLA (inhoud en omvang functies). 1. Formuleren voorstel inrichting van het team dat de WLA vormgeeft 2. Vaststelling door stuurgroep C2. Vastgestelde competentie- / functieprofielen voor alle medewerkers van de WLA. 3. Verzamelen profielen uit de regio en in kaart brengen variaties 4. Voorstel doen voor nieuwe, verbeterde profielen indien nodig (linken detacheringsovereenkomst) 5. Profielen opstellen voor nieuwe functies 6. Die profielen laten accorderen door stuurgroep C3. Invulling van de formatie. 7. Check en update aangeleverde namen en gegevens (werktijdfactor, salaris, huidige functie e.d.) 8. Personen aan functies koppelen en beeld bevriezen 9. Procedurevoorstel maken voor niet ingevulde functies 10. Procedurevoorstel laten vaststellen door stuurgroep 11. Procedure voor niet ingevulde functies uitvoeren 12. (Detacherings)overeenkomsten opstellen, laten tekenen en opnemen in HRM administratie Breda C4. Duidelijkheid over arbeidsrechtelijke gevolgen voor medewerkers. 13. Checklist maken van mogelijke verschillen (bv reiskosten) 14. Aan de hand van checklist en smoelenboek inventariseren van verschillen 15. Bevindingen zorgvuldig communiceren naar medewerkers en hun werkgevers 16. Verschillen indien nodig verwerken in (detacherings)overeenkomsten 17. Duidelijkheid scheppen over rol van sociaal statuut. C5. Teambuilding-activiteiten. 18. Voorzet maken voor nieuwe team C6. Connectie met HRM cyclus Breda. 19. Voorstel maken 20. Voorstel voorleggen aan stuurgroep C7. Zorgvuldige communicatie naar betrokken medewerkers. 21. Beleggen bijeenkomsten (eventueel) 22. Individuele gesprekken met medewerkers 23. Bijdrage leveren aan Q&A lijst voor OR-en op HRM gebied

Werkgroep HRM Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


9

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

D.

Goede huisvesting en werkomstandigheden voor het team. D1. Vastgestelde locatie 1. Besluitvormingsproces binnen gemeente Breda doorlopen 2. Afspraken maken over huurprijs en –periode (incl. voorleggen aan stuurgroep) 3. Zorgvuldig communiceren (voortgang) naar betrokken medewerkers D2. Inrichtingsplan locatie 4. Betrekken afdelingen gemeente Breda + medewerker(s) op nieuwe locatie gaan werken 5. Vaststellen uitgangspunten van het (nieuwe) werken in subgroep 6. Opstellen verhuis- en inrichtingsplan D3. Uitgevoerd inrichtingsplan 7. Opstellen detailplanning 8. Uitvoeren

Werkgroep Huisvesting Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

E.

Een goed functionerende regionale leerlingenadministratie E1. Afgeronde aanbesteding 1. Contractafspraken maken (incl. module leerlingenvervoer) 2. Volgen of wat wordt geleverd ook voldoet aan de aanbesteding E2. Beschikbaarheid module leerlingenvervoer 3. Bij gemeenten inventariseren wie behoefte heeft aan module 4. Afspraken maken met leverancier 5. Afspraken via invoeringsplan verwerken in algemene projectplanning E3. Communicatie implementatie alle betrokkenen + uizetten van acties en plannen bijeenkomsten 6. Informeren E4. Oplijnen gemeenten voor overgang naar het nieuwe systeem Regionalisering leerlingenadministratie West-Brabant  Door het samen te organiseren nog beter presteren.

10

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

7. Opstellen stappenplan voor gemeenten en toelichten 8. Gemeenten laten inschrijven op de planning E5. GBA berichtenverkeer inrichten 9. GBA beheerders betrekken in proces, uitleg geven kaders en afspraken maken over proces 10. Gemeenten dienen GBA verordening aan te passen en bewerkersovereenkomst te sluiten. Vraag: ondersteuning nodig vanuit ons? 11. Technische inrichting en realisatie levering GBA gegevens 12. Start levering GBA gegevens (volgens fasering in gebruik name) E6. Bepalen benodigde werkprocessen en inrichting tabellen 13. JVS laten zien aan alle uitvoerenden, hoe in andere regio’s gewerkt wordt (goed voorbeeld) 14. 4 halve dagen met werkgroep over werkprocessen/inrichting systeem 15. Inrichten systeem 16. 2 halve dagen finetuning E7. Bepalen benodigde brieven en formulieren 17. Voorbereiding door Densa/MO op basis van andere regio’s. Input voor werkgroep: bestaande set brieven en formulieren. 18. 2 halve dagen met werkgroep voor bepalen benodigde brieven en formulieren. 19. Inrichten systeem E8. Bepalen benodigde management informatie 20. Korte introductie mogelijkheden JVS aan management/beleid werkgroep 21. 1 halve dag sessie bepalen gewenste MI 22. Inrichten JVS MI E9. Conversies (volgens planning aansluiting gemeenten) 23. Verkrijgen databases (eerste gemeenten januari 2012) 24. Proefconversies, kwaliteit data bepalen, voorstellen doen 25. Resultaat laten zien in JVS 26. Beslissingen omtrent aanvullen gegevens/herstellen en overnemen gegevens 27. Conversie E10. DUO aansluiten 28. Inlichten DUO over inrichting regionale administratie 29. Inrichten aansluiting DUO verzuimloket en BRON voor de gemeenten die op X datum overgaan 30. Gedurende hele implementatie DUO bijstellen totdat alle gegevens in JVS opgenomen worden E11. Training en Opleidingen 31. Training JVS, inlezen DUO, GBA proces, testen conversie en inrichting JVS 32. Trainingen afhankelijk van planning aansluiten gemeenten

Werkgroep Invoering Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.


11

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.

F.

Gezamenlijk afgestemde en waar nodig vastgestelde werkprocessen. F1. Sessies werkprocessen 1. Inhoudelijk voorbereiden sessies werkprocessen 2. Plannen data en deelnemers 3. Bepalen uitwerking niveau 1 F2. Uitvoering sessies werkprocessen 4. Logistiek regelen 5. Betrekken leverancier leerlingenadministratie bij dit onderdeel voor (on)mogelijkheden systeem 6. Sessies + vastleggen werkprocessen 7. Terugkoppeling naar betrokken medewerkers 8. Vaststellen door stuurgroep

Werkgroep Werkprocessen Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

G. Een communicatieplan waarmee het WLA van start kan. G1. Vastgesteld communicatieplan 1. Werkgroep formuleert voorstel voor communicatieplan (inhoud, planning, kosten) 2. Voorleggen communicatieplan aan stuurgroep 3. Aparte aandacht voor logo en naamgeving Regionalisering leerlingenadministratie West-Brabant  Door het samen te organiseren nog beter presteren.

12

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

G2. Uitvoering communicatieplan 4. Beleggen uitvoering communicatieplan 5. Indien nodig activiteiten opnemen in jaarplanning WLA Werkgroep Communicatie Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

2 5

2 6

2 7

2 5

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

2 9

3 0

1. 2. 3. 4. 5.

H.

Juridische zekerheid H1. Inventarisatie resterende juridische vragem 1. Inventarisatie werkprocessen met juridische inslag en overige juridische vraagstukken uit werkgroepen H2. Antwoorden vastgelegd en indien nodig bekrachtigd 2. Voorstellen formuleren, juridisch laten toetsen. 3. Voorstellen voorleggen aan stuurgroep (eventueel ook klankbordgroep RMC)

Werkgroep Juridisch Acties

Planning dec 4 8

jan 4 9

5 0

5 1

5 2

0 1

Feb 0 2

0 3

0 4

0 5

0 6

mrt 0 7

0 8

0 9

1 0

apr 1 1

1 2

1 3

1 4

mei 1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

jun 2 0

2 1

2 2

2 3

jul 2 4

1. 2. 3.


13

2 8

7. Begroting Onderstaande globale begroting is gebaseerd op de totaal inbreng (middelen en personele inzet) van de 18 deelnemende gemeenten en een raming van de belangrijkste uitgavenposten. De werkgroep P&C zal een eerste gedetailleerde begroting samenstellen voor de periode van 1-8-2012 tot 31-12-2013. Inkomsten 1. Gemeentelijke bijdragen structureel 2. Gemeentelijke bijdragen eenmalig

2012 € 491.000 € 322.000 € 813.000

Uitgaven 3. Backoffice structureel 4. Backoffice eenmalig 5. Frontoffice

2012 € 177.000 € 322.000 € 314.000 € 813.000

Ad 1. en 2.: Cumulatief de bijdragen van de 18 gemeenten (eenmalig in 2012 hoger vanwege investeringskosten in de applicatie voor de leerlingenadministratie). Ad 3.: Voornamelijk gebaseerd op jaarlijkse uitgaven voor de applicatie voor de leerlingenadministratie. Daarnaast kosten voor huisvesting, werkplekken, bureaukosten e.d. Ad 4.: Eenmalige kosten voor de aanschaf van de applicatie voor de leerlingenadministratie Ad 5.: Personeelskosten voor de regionale leerlingenadministratie.

8. Risicomanagement Risico: Maatregel:

Te weinig betrokkenheid stakeholders Goed informeren middels nieuwsbrief Belangrijkste partners informeren via gesprekken projectleider

Risico: Maatregel:

Financiële overschrijdingen Begroting is opgebouwd uit bijdragen die al door gemeenteraden zijn vastgesteld Personele ruimte wordt deels opgevuld met flexibele contracten

Risico: Maatregel:

Technische invoering regionale leerlingenadministratie niet goed voorbereid Vooraf advies gevraagd aan K.A.G.-i. Ervaren externe ondersteuning ingezet op dit specifieke deelproject Betrokkenheid IV deskundigen in werkgroep Planning ruim opgezet GBA beheerders zijn al tijdig betrokken Volle medewerking leverancier bedongen

Risico:

Competenties van door gemeenten ingebrachte medewerkers sluiten niet aan bij profielen


14

Maatregel:

-

Risico: Maatregel:

Onvoldoende inhoudelijk afstemming niveau 1 en niveau 2 Alle gemeenten worden betrokken bij ontwerp werkprocessen op niveau 1. Afstemmen werkprocessen niveau 1 met alle (clusters van) gemeenten op niveau 2. Bestuurlijke uitspraak tot harmonisering werkprocessen niveau 2 waar nodig.

Risico:

Na de conversies van alle ‘oude’ administraties komt naar voren dat de kwaliteit van de gegevens van bepaalde gemeenten onvoldoende is. Vooraf checken wat deze kwaliteit is en daar de conversiestrategie op aanpassen Inplannen capaciteit regionale leerlingenadministratie in startperiode.

Maatregel:

Een check opgenomen op achtergrond van door gemeenten voorgestelde kandidaten. In detacheringsovereenkomsten aandacht voor aansluiting op profiel en beoordeling.

Risico: Maatregel:

Te weinig betrokkenheid van gemeenten bij de werkgroepen Projectleider benadert expliciet kandidaten, gespreid over gemeenten. Projectleider maakt inzichtelijk wat de gevraagde tijdsinvestering is. Elke werkgroep krijgt twee ‘meelezers’, een lichte functie die makkelijk door gemeenten ingevuld kan worden.

Risico: Maatregel:

Planning wordt niet gehaald. Planning op niet-technische onderdelen bevat bufferruimte. Technische processen (uit deelproject Invoering JVS) is al in vroeg stadium opgestart. Zomermaand juli is extra buffer. Eventuele planningsproblemen worden in vroeg stadium duidelijk, wat ruimte geeft voor bijsturing. Abonnementen van huidige leerlingenadministraties lopen door tot eind 2012.

-o-


15

Projectplan Implementatiefase

Recommend Documents