PROJECTPLAN

PROJECTPLAN 2009-2013

‘REALISATIE CITYMARKETING DOOR CENTRUM MANAGEMENT BRIELLE’

STREEKARCHIEF VOORNE-PUTTEN EN ROZENBURG

HORECA VERENIGING BRIELLE

ONDERNEMERS RECREATIE & TOERISME

BRIELSE BELANGEN VERENIGING

CENTRUM MANAGEMENT TEAM BRIELLE

GEMEENTE BRIELLE

VERENIGING WONEN IN BRIELLE

BIBLIOTHEEK ZUID HOLLANDSE DELTA

STICHTING REGIO VVV ZUIDHOLLANDSE EILANDEN

DIT INITIATIEF WORDT MEDE ONDERSTEUND DOOR: ONDERNEMERS VERENIGING BRIELLE OUTDOOR BRIELLE MARITIEM CENTRUM BRIELLE DE STICHTING BRIELLE STAD VAN KUNST & CULTUUR

PLAN van AANPAK

Realisatie Citymarketing door Centrummanagement Brielle

Auteur : Opdrachtgever : Datum Versie

: :

InterLynx bv | Bureau voor marketing, communicatie & creatie Gemeente Brielle in samenwerking met Centrum Management Brielle (CMB) 15 april, 2010 Definitief

Inleiding In navolging van de ambitie van de gemeente Brielle (Strategische Economische Visie Gemeente Brielle) en de betrokken partijen om citymarketing (in combinatie met de BIZ Experimentwet) voor de gemeente Brielle te realiseren is onderstaand plan van aanpak uitgewerkt. In de afgelopen periode zijn met diverse partijen gesprekken gevoerd over het opzetten, implementeren en uitvoeren van het “Citymarketing Brielle” zodat meer bezoekers worden aangetrokken om de stad te bezoeken. Tevens is besproken hoe citymarketing opgezet, geïmplementeerd en geborgd kan worden. In dit plan wordt in eerste instantie ingegaan op de doelstellingen en de te behalen resultaten welke de uitgangspunten vormen voor de werkzaamheden van de centrummanager. Achtereenvolgens wordt de voorgestelde werkwijze omschreven welke is omgezet naar een planning van activiteiten en de daartoe benodigde middelen. In de verschillende hoofdstukken van het plan van aanpak komen de volgende onderwerpen aan bod: • In hoofdstuk 1 Aanleiding wordt de uitgangssituatie beschreven; wat is de historie van het project “Realisatie Citymarketing door Centrummanagement Brielle”. • In hoofdstuk 2 Projectdoel wordt ingegaan op het doel en het resultaat dat beoogd wordt te bereiken met de invoering van het project. • Hoofdstuk 3 Projectfasering geeft aan welke activiteiten dienen te worden verricht om het project te kunnen implementeren en sturing te kunnen geven aan de uitvoeren daarvan. • In hoofdstuk 4 wordt een weergave gegeven van de activiteitenplanning afgeleid uit de projectfasering. • Hoofdstuk 5 geeft vervolgens inzicht in de projectvoorwaarden om activiteiten -de middelen- alsmede de planning binnen de gestelde tijd te realiseren.

2

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1

Hoofdstuk

Hoofdstuk

Hoofdstuk Hoofdstuk

Hoofdstuk Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3.

Uitgangssituatie 1.1. Aanleiding 1.2. Uitgangsdocumentatie 1.3. Samenstelling 2 Projectdoel 2.1. Doelstelling 2.2. Resultaat 2.3. Deelresultaten 3 Projectfasering 3.1. Informele fase 3.2. Formele fase 3.3. Uitvoeringsfase 3.3.1. Detailhandel 3.3.2. Citymarketing 3.3.3. Veiligheid 3.3.4. Buitenruimte 3.3.5. Stimuleren ondernemers 4 Projectplanning 5 Projectvoorwaarden 5.1. Werkwijze 5.2. Projectorganisatie 5.3. Rolverdeling 5.3.1. Stichting Centrummanagement (BIZ) Brielle 5.3.2. Adviesgroep Binnenstad 5.3.3. Adviesgroep Promotie 5.3.4. Centrummanager 5.3.5. Secretariaat 5.3.6. Financiën 5.3.7. Projectuitvoering Detailhandel 5.3.8. Projectuitvoering Buitenruimte & Veiligheid 5.3.9. Projectuitvoering Citymarketing 5.3.10. Projectuitvoering Stimuleren ondernemers 5.4. Communicatie 5.4.1. Bestuursvergadering Stichting 5.4.2. Adviesgroep Binnenstad overleg 5.4.3. Adviesgroep Promotie overleg 5.4.4. Projectoverleg 5.5. Risicofactoren 5.6. Voorwaarden 5.7. Faciliteiten 5.8. Procedures 6. Projectfinanciën

pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina pagina

4. 4. 6. 6. 7. 7. 7. 7. 11. 11. 11. 12. 12. 13. 18. 19. 20. 22. 22. 22. 23. 24. 24. 25. 25. 26. 27. 27. 27. 27. 28. 28. 28. 28. 28. 29. 29. 29. 30. 30. 30. 31.

Projectfasering Activiteitenplanning Organogram

3

1. Uitgangssituatie 1.1. Aanleiding In opdracht van het gemeentebestuur wordt een ‘Strategisch Economische Visie Gemeente Brielle’ opgesteld. Het concept van deze visie is door de gemeenteraad in haar vergadering van 15 september 2009 voor het inspraaktraject vrijgegeven. De planning is erop gericht de visie door de gemeenteraad te laten vaststellen aan het eind van 2009. Waar in dit plan wordt gesproken over de economische visie wordt dan ook bedoeld de visie, zoals die in de conceptfase verkeert. Zoals beschreven in de concepteconomische visie van de gemeente Brielle kenmerkt de binnenstad van Brielle zich door de geschiedenis (vestingverleden), het vele culturele erfgoed, de sfeervolle en levendige binnenstad, de waterrecreatie en het verblijfsrecreatieve aanbod. Brielle is een stad in beweging, waarin continue wordt gewerkt aan nieuwe plannen, zodat uitdagende ontwikkelingen in de stad in gang worden gezet. Er wordt hard gewerkt aan het stimuleren van de economie en de werkgelegenheid door de gemeente en het bedrijfsleven. Ondanks al deze inspanningen en ontwikkelingen van nieuwe plannen en initiatieven is in de afgelopen jaren gebleken dat onwetendheid en gedeeltelijke onzichtbaarheid afbreuk doen aan het optimaal benutten van de economische potenties van de Brielse binnenstad. In ruimtelijk en functioneel opzicht biedt de binnenstad van Brielle met haar culturele- en historisch erfgoed volop kansen om de economische prestaties van de gemeente een impuls te geven. Zo onderscheidt het detailhandelsaanbod in Brielle zich van grotere hoofdwinkelcentra in de regio door de historische sfeer, kleinschaligheid en de aanwezige couleur locale. Het aanbod is redelijk gevarieerd en trekt een fors aantal consumenten. In vergelijking met andere vestingsteden is het aanbod in Brielle bovendien naar aantal en soort formules goed op peil. In een aantal segmenten zijn toevoegingen gewenst om de aantrekkelijkheid van Brielle als winkelbestemming voor zowel inwoners en bezoekers te vergroten. Daarmee kunnen de huidige binding en toevloeiing van koopkracht vergroot worden. Prioriteit dient met name te liggen bij een verbijzondering van het aanbod en versterking van de compacte omvang van het winkelgebied waardoor de positie van de binnenstad van Brielle als volwaardige, zelfstandige recreatieve winkelbestemming uitgedragen kan worden. Ook is de functionele structuur voor detailhandel en voor toerisme, recreatie en horeca behoorlijk op orde. Om de economische potenties beter te benutten ligt de belangrijkste taak bij het tonen van de potenties en ambities van Brielle als aantrekkelijke stad om te winkelen en te verblijven. Het kenbaar maken van de geneugten van Brielle is vooral een organisatorische aangelegenheid. Onderling kunnen de detailhandel, recreatieve en toeristische en horecaondernemers nadrukkelijker samenwerken, ook met de culturele, kunst en historische sector. Daarmee ontstaat een krachtiger product 'binnenstad', wat zijn vertaling dient te vinden in gezamenlijke evenementen, acties en promotie. De externe samenwerking dient zich te richten op het communiceren van de gezamenlijke kracht van Brielle om te bezoeken en te verblijven. Zeer praktische acties gericht op PR en marketing verdienen daarbij aandacht. Sinds 2006 heeft de gemeente in samenspraak met betrokken partijen (vanuit het huidige bestaande Centrummanagement Brielle CMB) haar visie gevormd over het centrummanagement, de toegevoegde waarde daarvan, alsmede hoe de koopkracht in Brielle in stand kan worden gehouden en nieuwe koopkracht naar de stad kan worden

4

gebracht. Vanuit het CMB is naar voren gekomen dat de hoeveelheid aan betrokken instanties binnen de gemeente Brielle het toe zouden juichen als er gecoördineerd en vanuit een centrale regie aan de citymarketing van Brielle wordt gewerkt. Recent heeft, zoals eerder genoemd, de gemeente Brielle een economische visie opgesteld. In deze visie, die - na vaststelling door de gemeenteraad - als leidend zal worden beschouwd, is een indicatie gegeven van de benodigde financiële middelen, nodig om een externe centrummanager aan te trekken, die de verantwoordelijkheid heeft om op het gebied van detailhandel, toerisme, recreatie en horeca acties in gang te zetten, waaronder: • het citymarketing als beleid neer te zetten, • het winkelaanbod te versterken en de leegstand te bestrijden, • de aantrekkingskracht van de Brielse binnenstad te vergroten, • de koopzondagen optimaal te benutten, • verbreden van het toeristisch product Brielle, • versterken en benadrukken van het cultuurhistorisch imago in promotie en producten, • stimuleren van de toename van verblijfsaccommodaties, Dat alles gericht op de doelstelling om meer bezoekers (eigen inwoners, toeristen en winkelend publiek) uit de regio naar Brielle te trekken, omdat dit leidt tot een verhoging van de koopkracht (stimulering economie en werkgelegenheid). Ondanks de intentie van de gemeente Brielle om bovenstaande te implementeren, te borgen en te coördineren is het duurzaam beheer in de binnenstad en de uitstraling naar de markt om meer bezoekers te trekken een zaak van de gemeente en de ondernemers gezamenlijk, zowel op functioneel- als op financieel niveau. Toch blijkt het concreet in de praktijk brengen van duurzaam beheer in de binnenstad heel lastig. De ondernemers moeten gezamenlijk meerwaarde zien in de uitvoering van duurzaamheidmaatregelen in de binnenstad, aangestuurd vanuit het centrummanagement, Een financiële bijdrage van de ondernemers is daarbij van belang, als instrument om het duurzaam beheer te regelen. Vaak blijft een gezamenlijke aanpak steken in goede voornemens. De zogenaamde ‘freeriders’ zijn vaak de voornaamste belemmering om gezamenlijk initiatieven te nemen. Freeriders zijn ondernemers die niet bereid zijn mee te betalen aan zaken als duurzaam beheer en centrummanagement, maar er welbewust van profiteren. Dankzij de nieuwe wet BedrijvenInvesteringsZones (BIZ), voorheen BGV-zones genoemd, van staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken hebben ondernemers, die zelf aan de slag willen met het centrummanagement en duurzaam beheer in winkelgebieden, een instrument om alle ondernemers verplichtend bij deze ontwikkelingen te betrekken en ook mee te laten betalen. De Wet BIZ maakt het mogelijk dat lokale ondernemersorganisaties zelf investeren in de kwaliteit van de binnenstad op basis van de uitgangspunten ‘schoon, heel en veilig’. Met BIZ kunnen lokaal georganiseerde ondernemers zelf investeren in de kwaliteit van de binnenstad. Deze investeringen zijn aanvullend op het voorzieningenniveau dat de gemeente al biedt aan de binnenstad.

5

1.2. Uitgangsdocumentatie De uitgangsdocumentatie die als basis heeft gediend voor onderliggende plan van aanpak is: • • • • • •

Strategische Economische Visie Gemeente Brielle (concept), augustus 2009. Convenant Stimulering Toerisme Voorne-Putten/Rozenburg 2008 – 2011. Onderzoek “De bezoekers van Brielle”, 24 januari 2006. Rapport “Naar een Centrummanagement strategie voor Brielle”. Nota Koersbepaling, RBOI Rotterdam. Conceptstructuurvisie.

1.3. Samenstelling Het plan van aanpak “Realisatie Citymarketing door Centrummanagement Brielle” is samengesteld door mevrouw W. Hakstege-Hofman, InterLynx bv | bureau voor marketing, communicatie & creatie in samenwerking met: • • • •

De heer H. de Vette, Brielse Belangenvereniging, Mevrouw I. van Oosten, Stichting Regio VVV Zuid-Hollandse Eilanden, De heer W. Lakerveld, gemeente Brielle, De heer H. Swart, Ondernemers Vereniging Brielle.

6

2. Projectdoel 2.1. Doelstelling Het doel van het project “Realisatie Citymarketing door Centrummanagement Brielle” is het verhogen van de aantrekkelijkheid van de stad voor de bezoeker van Brielle, te weten de eigen inwoners, de (dag)toeristen en het winkelend publiek uit de regio, zodat de binnenstad aantrekkingskracht uitoefent om deze te bezoeken. Dit leidt tot een verhoging van de koopkracht, waardoor dit resulteert in een stimulans aan de economie en werkgelegenheid in Brielle. Daarvoor is noodzakelijk een centrale coördinatie en organisatie van het project, omdat dat ertoe zal bijdragen dat Brielle als aantrekkelijke stad wordt gezien en potentiële nieuwe inwoners uit de regio ervoor kiezen om in Brielle te gaan wonen. Hierdoor worden ook nieuwe ondernemers aangetrokken, die zich willen gaan vestigen in Brielle, hetgeen ook weer een nieuwe stimulans geeft aan de economie en werkgelegenheid. 2.2. Resultaat Ten einde bovenliggende doelstelling te bereiken is het specifieke uitgangspunt:

De algehele implementatie, borging, coördinatie en uitvoering van het project “Realisatie Citymarketing door Centrummanagement Brielle” in de binnenstad van Brielle in 2009-2013 in samenspraak met alle betrokken partners, zodat de binnenstad naar de eigen inwoners, als naar regionale omwonenden onder de aandacht wordt gebracht en meer bezoekers worden aangetrokken de binnenstad te bezoeken. 2.3. Deelresultaten Om bovenliggend resultaat te realiseren wordt in het project “Realisatie Citymarketing door Centrummanagement Brielle” in eerste instantie gewerkt aan het hervormen van de organisatie, de scope, de processen en de financiën van het Centrummanagement Brielle om de inzet van citymarketing ook op de lange termijn mogelijk te maken. Hierna wordt de implementatie en borging van met name Citymarketing en Detailhandel (en diverse andere overige inhoudelijke thema’s vanuit de scope van Centrummanagement Brielle) uitgevoerd. Per thema zijn daartoe deelresultaten bepaald, namelijk: 1. Detailhandel Bij Detailhandel gaat om het creëren van een aantrekkelijke binnenstad. De binnenstad dient een onderscheidend vermogen te hebben die bezoekers aantrekt. In dit deelproject staat centraal: • • • • •

Bepalen strategie binnenstad. Aanbrengen diversiviteit en versterking in het winkelaanbod. Aantrekkingskracht naar bezoekers. Attractiviteit binnenstad naar bezoekers. Verbreden van het toeristisch product Brielle.

7

• • •

Verbetering omzet (rendement) ondernemingen. Openingstijden – koopavonden, koopzondagen. Opheffen leegstand.

Het deelresultaat is:

Het ontwikkelen van een door de betrokken partijen gedragen plan voor detailhandel (branchering) voor de komende 5 jaar waarin is bepaald wat de visie en strategie is van de binnenstad in Brielle, alsmede zorgen voor de uitvoering en coördinatie. 2. Citymarketing Het creëren van aantrekkingskracht voor de binnenstad van Brielle kan worden gegenereerd door het verhogen van de naamsbekendheid en imago van de binnenstad door de inzet van gerichte citymarketing. In dit deelproject staat centraal: • • • • •

Citymarketing inzetten als beleidsinstrument. Cultuurhistorisch imago versterken en benadrukken in promotie- en producten. Verhogen aantrekkingskracht van de binnenstad voor bezoekers door PR & Communicatie. Organisatie van aantrekkelijke evenementen aansluitend bij de cultuur en omgeving. Inzet promotionele acties voor en door ondernemers in de stad.

PR & Communicatie Het is van belang de binnenstad meer op de kaart te zetten en een meer in het oogspringend imago te geven, zodat meer bezoekers het stadshart gaan bezoeken. Daartoe wordt een strategisch communicatieplan ontwikkeld, waarin wordt ingegaan op welke wijze de binnenstad de komende jaren haar externe PR & Communicatie kan inzetten naar de gekozen doelgroepen. Het deelresultaat is:

Het ontwikkelen van een door de betrokken partijen gedragen strategisch communicatieplan voor de komende 5 jaar, waarin zowel de interne (winkeliers in de binnenstad) als de externe (bezoekers) PR & Communicatie voor de binnenstad is bepaald, alsmede zorgen voor de uitvoering. Evenementen Een aantrekkelijker stadshart kan worden bereikt door het organiseren van evenementen. In dit deelproject wordt een jaarplan met evenementen/activiteiten in de binnenstad samengesteld. Ook wordt aandacht besteed aan het verwerven van sluitende financiële middelen om uitvoering te kunnen geven aan de evenementen, alsmede aansturen van de uitvoering van de evenementen.

8

Het deelresultaat is:

Het samenstellen van een themagerelateerd jaarplan in samenspraak met betrokken partijen, met daarin opgenomen de evenementen in de binnenstad, het verwerven van sluitende financiële middelen om uitvoering te kunnen geven aan de evenementen, alsmede de wijze waarop in de uitvoering de evenementen worden aangestuurd. 3. Veiligheid In dit deelproject gaat het om het verbeteren van de veiligheid in de binnenstad. Centraal staat: • • •

Criminaliteitsbeperking. Creëren meer veiligheidsgevoel. Meer blauw op stad (politie, wijkagenten).

Het deelresultaat is:

Het ontwikkelen van een door de betrokken partijen gedragen veiligheidsplan voor de komende 5 jaar, waarin de kwaliteit van de veiligheid is bepaald, alsmede zorgen voor de uitvoering. 4. Buitenruimte In dit deelproject gaat het om een schone & hele stad. Een schone en hele binnenstad wordt enerzijds gevormd door de bebouwing in de stad. Een schone en hele winkelstad heeft ook betrekking op de uitstraling van de buitenruimte, zoals het onderhoud van het groen en de openbare ruimte. In dit deelproject staat centraal: • • • • • •

De kwaliteit van panden en omgeving. Onderhoud van het groen in de openbare ruimte. Meer groen in de openbare ruimte. Eenduidigheid aan buitenreclame. Verlichting in de binnenstad. Parkeergelegenheid voor de binnenstad.

Het deelresultaat is:

Het ontwikkelen van een door de betrokken partijen gedragen plan voor een schone en hele binnenstad voor de komende 5 jaar, waarin de kwaliteit van schoon en heel is bepaald, alsmede zorgen voor de uitvoering. 5. Stimuleren ondernemers. In dit deelproject worden ondernemers, die zich vestigen in de binnenstad of zij die reeds gevestigd zijn, desgewenst begeleid, zodat de slagingskans om te blijven bestaan wordt vergroot. Ondernemers blijken in de praktijk waarde te hechten aan

9

het hebben van een ervaren klankbord / sparringpartner. Het kan dan gaan om bespreking van vraagstukken in de dagelijkse bedrijfsvoering binnen een onderneming, maar ook om advies inzake strategische keuzes en uitdagingen. Binnen Brielle bestaat daartoe een stichting: Praktijk Gericht Ondernemen. Met deze stichting kan een betrokkenheid en samenwerking worden gecreëerd. In het verleden heeft ook het Startersplatform Brielle gefunctioneerd. Deze Stichting is sinds enige tijd in ruste, maar zou kunnen overgaan in de stichting PGO. Het deelresultaat is:

Het overdragen van kennis en ervaringen van gevestigde ondernemers (specialisten in de markt) aan de ondernemingen die zijn gevestigd in de binnenstad van Brielle, zodat het aantal (onnodige) faillissementen en liquidaties wordt beperkt, waardoor werkgelegenheid kan worden behouden en het aantal groeiende ondernemingen kan worden gestimuleerd. Gezien de hoeveelheid aan facetten van het centrummanagement van de binnenstad en de inzet van citymarketing daarin, zijn vele belanghebbenden en instanties daarbij betrokken. Samenwerking met alle betrokken partijen is essentieel. Uiteindelijk moeten de resultaten worden gedragen door de betrokken organisaties, opdat zij ook van harte een bijdrage leveren aan de uitvoering van het plan.

10

3. Projectfasering Om de citymarketing en de versterking van de binnenstad te realiseren en tot een succes te maken is een aantal fundamenten van belang voordat gestart kan worden met de uitvoering van de activiteiten. In eerste instantie is het van belang de aandacht en energie te richten op de hervorming van de organisatie (de formele structuur, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden), de scope, de processen en de financiën (eventueel via de inzet van de BIZ Experimentenwet) van het Centrummanagement Brielle. Van daaruit worden de inhoudelijke projecten (detailhandel, citymarketing, veilig, buitenruimte en stimuleren ondernemers) ingericht, zodat gestart kan worden met de uitvoering. In de uitvoering ligt de prioriteit in eerste instantie op de gebieden Citymarketing en Detailhandel en in een later stadium op de gebieden Veilig, Buitenruimte en Stimuleren ondernemers. Om de organisatie en de financiën van het centrummanagement (eventueel via de inzet van de BIZ Experimentenwet) mogelijk te kunnen maken wordt gewerkt in een 3 stappenmodel: 1. Informele Fase 2. Formele Fase 3. Uitvoeringsfase 3.1. Informele fase In de informele fase wordt het project geïnitieerd. De ambitie tot het centrummanagement (eventueel in combinatie met de BIZ Experimentenwet) wordt uitgesproken. Centraal staat het creëren van commitment en draagvlak bij het bestuur van het Centrummanagement Brielle, bij de diverse verenigingen (Belangenvereniging Handel & Nijverheid, Ondernemersvereniging Brielle, Brielse Horeca Vereniging) bij de ondernemers en bij de gemeente Brielle. Op basis van de ambitie, behoefte en onderzoek van de huidige situatie worden de contouren van de plannen vastgesteld, wordt de BIZ-zone bepaald, wordt de bijdrage van de ondernemers vastgesteld en wordt een eerste aanzet gegeven over de uitvoeringsperiode. Ook is in deze fase de financiële bijdrage van de gemeente in activiteiten en/of financiën van belang. Op basis van de plannen wordt de organisatie ingericht in de vorm van de stichting Centrummanagement(BIZ) Brielle en wordt de organisatie samengesteld. De uitvoeringsovereenkomst tussen de stichting Centrummanagement(BIZ) Brielle en de gemeente Brielle wordt opgesteld en ondertekend. 3.2. Formele fase In de formele fase wordt in eerste instantie de concept heffingsverordening BIZ samengesteld en wordt deze besproken met de betrokken partijen, zodat dit leidt tot commitment en draagvlak. Het bespreken van de conceptheffingsverordening mondt uit in een definitieve heffingsverordening met onderliggend commitment van alle betrokken partijen. De gemeenteraad zal zich hierover moeten uitspreken alvorens deze een officiële status kan krijgen. De gemeente zal vervolgens een draagvlakonderzoek moeten uitvoeren. Als het draagvlak voldoet aan de gestelde normen, dan is de verordening pas van kracht.

11

Dit is het startsein om met de uitvoering te starten. Ook wordt in deze fase de organisatie definitief ingericht. 3.3. Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase staat de uitvoering van de 5 geformuleerde onderwerpen centraal en worden deze gemanaged en bijgestuurd. De gemeente voert de bestemmingsheffing uit en er wordt gecontroleerd of de activiteiten op de juiste wijze worden uitgevoerd. In bijlage 1. is de projectfasering schematisch weergegeven, dat wil zeggen hoe de vorming tot de organisatie van het centrummanagement en de uitvoering van de inhoudelijke projecten gaat verlopen. 3.3.1. Detailhandel Initiatiefase Er dient in eerste instantie een inventarisatie en analyse te worden uitgevoerd. Uiteraard worden hierin de voorhanden liggende rapporten betrokken. Er wordt een schets gemaakt van de bestaande situatie en belangrijke ontwikkelingen worden in beeld gebracht. In de analyse worden de volgende onderwerpen onder de loep genomen: kernactiviteiten in de stad, bezoekers, koopkracht, omzetcijfers, marktpositie, bewonersaantallen, cultuur in de stad, cultuur onder de ondernemers. Daarnaast is informatie en analyse van de bezoekers van belang. Informatie over de bezoekers en kopers van de binnenstad wordt in kaart gebracht. Wie is de doelgroep, welke doelgroepen worden bediend, wat is de behoefte van de doelgroepen, zijn er potentiële doelgroepen, wat is de klanttevredenheid over de binnenstad en het aanbod. Tevens wordt in deze fase gekeken naar de omliggende wijken in de stad en de centra in de omliggende gemeenten. Hoe positioneren de andere wijken en centra zich, welke doelgroepen bedienen zij, zijn er mogelijkheden voor ontplooiing, wat is de positie en imago van de andere wijken en centra. Een ander item dat binnen dit project aan de orde komt is het aantal m2 winkeloppervlak. Het is van belang in samenspraak met de gemeente te bepalen hoeveel m2 winkeloppervlak dient te blijven bestaan, hoeveel er dient te worden afgebouwd. Voor de wijze, waarop dit kan worden ingezet is een onderzoek noodzakelijk. Aangezien er al veel informatie voorhanden is over bovenstaande kan deze fase versneld worden uitgevoerd. Voorbereidingsfase Na de analyse wordt de SWOT bepaald door het benoemen van de sterkten en zwakten, benoemen van kansen en bedreigingen. Op basis van de SWOT worden de belangrijkste SWOT-elementen geselecteerd en wordt de definitieve SWOT-analyse opgesteld. Op basis van de SWOT wordt de strategie en het doel bepaald om de binnenstad te positioneren. Aangezien er al veel informatie voorhanden is kan ook deze fase versneld worden uitgevoerd.

12

Op basis van de strategie en keuzes kan met de betrokken partijen een brancheringsconvenant worden opgesteld, zodat een betere screening van ondernemers gaat plaatsvinden als deze zich willen vestigen in de binnenstad. Dit gaat op termijn zorgen voor een kwalitatief meer hoogwaardige invulling van het centrum. Op basis van de gestelde branchering is het denkbaar dat het bestemmingsplan en het vestigingsbeleid dient te worden bijgesteld door de gemeente. In dit traject is samenwerking, participatie en het delen van een gemeenschappelijke visie met de gemeente Brielle een absolute voorwaarde. Ook de samenwerking met vastgoedeigenaren, die zorgen voor de verhuur van panden is een voorwaarde om de branchering handen en voeten te kunnen geven. Uitvoeringsfase Tijdens de uitvoeringsfase wordt door de diverse partijen veelvuldig samengewerkt om zorg te dragen dat de branchering bij daadwerkelijke vestiging van ondernemers ook daadwerkelijk binnen de gestelde branchering gaat plaatsvinden. Dit is een proces dat langere tijd in beslag neemt en met name kan worden ingezet indien nieuwe ondernemers zich willen vestigen in de binnenstad. Maar ook doordat de gemeente in contact treedt met ondernemers die zij graag gevestigd zien in de stad. Nazorgfase In de nazorgfase wordt na 5 jaar geanalyseerd wat is bereikt. Tussentijds wordt gemeten of de tevredenheid onder de bezoekers is toegenomen aangaande het winkelaanbod, of daadwerkelijk meer bezoekers de binnenstad hebben bezocht en of de stad in zijn geheel een eigen positionering heeft. Tevens staat centraal het borgen van de werkzaamheden en vastleggen van de documentatie. 3.3.2. Citymarketing Voor de inzet van Citymarketing is ervoor gekozen om de algehele externe communicatie en promotie van de stad Brielle los te koppelen van het proces om te komen tot een integraal jaarplan van evenementen en de uitvoering daarvan. Uiteraard hebben beide elementen een onderlinge verbondenheid en versterken zij elkaar. Beiden dragen zij bij tot het hoger gelegen doel. Doordat de processen worden losgekoppeld van elkaar leidt dit ertoe dat eenduidiger en efficiënter kan worden aangestuurd zodat de resultaten worden bereikt, minder ruis wordt gecreëerd in de samenwerking met de betrokken partijen. 3.3.2.1. Externe PR & Communicatie Zoals omschreven in de economische visie is het van belang Brielle op de kaart te zetten. Er bestaat momenteel geen uniforme promotievisie voor Brielle. Voordat kan worden gestart met de inzet van communicatie naar de doelgroepen dient er een strategische visie ontwikkeld te worden hoe Brielle kan worden gepromoot (strategisch communicatieplan). Het integrale strategische communicatieplan moet erop gericht zijn dat enerzijds een hogere naamsbekendheid wordt gecreëerd van de stad Brielle naar de eigen inwoners, het winkelend publiek uit de nabije regio en de (dag)toeristen.

13

Anderzijds dient het strategisch communicatieplan erop gericht te zijn dat Brielle een imago krijgt als “Vestingstad & aantrekkelijke winkelstad Brielle”, zodat dit leidt tot een verhoging van de bezoekersaantallen. Dit vraagt om een nieuwe communicatieinzet voor de komende 3 jaar. Het te ontwikkelen integrale strategisch communicatieplan is een plan waarin wordt ingegaan op hoe de stad Brielle de komende 3 jaren haar externe PR & Communicatie kan inzetten naar de gekozen doelgroepen en hoe deze qua beleving en boodschap wordt ingezet. Het bepalen of een nieuwe huisstijl aan de orde is, alsmede ontwikkelen van een (nieuwe) huisstijl qua beleving en boodschap maakt daarvan deel uit. Uiteindelijk worden vanuit de (nieuw) ontwikkelde huisstijl de nieuwe communicatiemiddelen ontwikkeld en ingezet. In dit plan wordt aangegeven hoe het traject om te komen tot een integraal strategisch communicatieplan wordt ingezet. In het strategisch communicatieplan wordt aandacht gegeven aan een inleiding, analyse van de huidige situatie, de gekozen communicatiestrategie, bepalen van de doelgroepen, bepalen van de boodschap/motto (huisstijl), de in te zetten communicatiemiddelen, maken van de doelgroepen-middelenmatrix, de planning wanneer de nieuwe communicatiestrategie wordt ingezet, de betrokken partijen en samenwerkingsmogelijkheden, alsmede het kostenaspect. Het ontwikkelen en uitvoeren van het integraal strategisch communicatieplan en de uitvoering van de communicatiecampagne kan worden bereikt door het volgen van een gefaseerd stappenplan: Initiatiefase In deze fase wordt de huidige situatie bekeken en geanalyseerd. Welke communicatiemiddelen worden op dit moment door de verschillende partijen ingezet. Ook wordt bekeken welke middelen effect hebben of een succes zijn door het houden van een marktonderzoek (0-meting) bij de stakeholders. In het bepalen van de communicatiestrategie wordt geformuleerd wie de doelgroepen zijn die we met de vernieuwde communicatie willen bereiken en wordt bepaald wat we met de communicatie willen bereiken bij de doelgroepen. Er wordt aangegeven langs welke weg het communicatiedoel kan worden bereikt. Keuzes die daarin bepalend zijn: worden de doelgroepen proactief, actief of passief benaderd, wat is de mate van openheid, wat is de toon of voice, wat is de aard van de in te zetten middelen en op welke wijze ga je doelgroepen benaderen, met welke partijen wordt daarin samengewerkt en wat is de planning. Voorbereidingsfase In de voorbereidingsfase gaat het om het bepalen van de naamgeving en pay-off, alsmede om de ontwikkeling van de huisstijl en de ontwikkeling van de communicatiemiddelen van de huisstijldragers. In het ontwikkelen van de pay-off worden de burgers van de gemeente Brielle betrokken. Het betrekken van de burgers gaat door middel van het uitschrijven van een wedstrijd met daarin het winnen van een prijs. Uiteraard wordt in dit proces veel aandacht gegeven aan PR en Free Publicity door het betrekken van de lokale pers.

14

De huisstijl is de visuele presentatie om de gemeente Brielle onder de aandacht te brengen als “Vestingstad & aantrekkelijke Winkelstad Brielle”. Van belang is dat de huisstijl een onderscheidend vermogen en aantrekkingskracht genereert naar de doelgroep. Zonder een duidelijke huisstijl is er gebrek aan consistentie en hebben investeringen in marketing en communicatie minder effect. De huisstijl brengt de identiteit en het imago van de gemeente Brielle naar buiten. Uiteraard is het uitgangspunt dat de huisstijl wordt ontwikkeld in samenwerking met de betrokken partijen en dat deze niet alleen wordt gedragen, maar dat men daar ook trots op is. Van belang is in deze fase te bepalen welke medewerkers vanuit welke betrokken organisaties bij het proces worden betrokken (interne organisatie, besturen, burgers/inwoners, stakeholders), wordt er gebruik gemaakt van werkgroepen, klankbordgroepen, welke rol heeft de werkgroep, welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden en hoe en op welke wijze worden de betrokken partijen geïnformeerd. In de ontwikkeling van de huisstijl wordt een logo qua beeldmerk en/of woordmerk ontwikkeld die samen met een pay-off het beeld naar de markt gaat bepalen. Tevens is het van belang in dit proces duidelijke richtlijnen te ontwikkelen voor het gebruik van logo’s, kleuren en teksten met als doel ervoor te zorgen dat de uitstraling in de communicatie eenduidig en herkenbaar is. In de ontwikkeling van de huisstijl is het belangrijk te denken aan een duidelijke briefing, goede planning en kostenbewaking. Bij de invoering van een huisstijl is de voorbereiding van groot belang. Vragen die daarin aan de orde komen zijn: Hoe willen we overkomen? Willen we verbinding houden met het verleden, of kunnen we een hele nieuwe weg in slaan? Willen we alleen een woordmerk of ook een beeldmerk? Zijn speciale kleuren van belang? Willen we het logo kopiëren in kopieermachines? Ook worden alle huisstijldragers geïnventariseerd. Daarbij wordt gekeken naar de representativiteit van drukwerken en wordt er gekeken welke prioriteit verdienen en welke kunnen vervallen. Uiteindelijk mondt deze voorbereiding uit tot een programma van eisen waarin aandacht wordt geschonken aan alle voorwaarden waaraan de huisstijl dient te voldoen. Ook is het belangrijk hierbij na te denken over het gewenste ideaalbeeld. Op basis van het programma van eisen wordt vervolgens een bureau voor grafisch ontwerp (bij voorkeur 3 partijen in verband met uitbesteding en onafhankelijkheid) gezocht door het uitschrijven van een pitch. Tijdens een gedetailleerde briefing is het van belang alle organisatorische, financiële en juridische aangelegenheden goed door te spreken en het bureau aan te sturen. Om alle betrokken organisaties alvast aan het idee te laten wennen, is het van belang in deze fase ook alvast informatie te verstrekken over de huisstijl. Op basis van de briefing worden door de bureaus verschillende ontwerpen gemaakt en gepresenteerd. Wanneer uit de verschillende ontwerpen is gekozen voor een huisstijl die voldoet aan de gestelde eisen is de keuze gemaakt voor een ontwerpbureau. Hierna wordt het geselecteerde bureau gevraagd het gekozen ontwerp uit te werken in de huisstijl. Om te communiceren met de doelgroep(en) heb je de keuze uit een groot aantal middelen. Daarbij zijn de communicatiedoelen, analyse en strategie richtinggevend. Daarnaast is het van belang te zoeken naar een evenwicht tussen effectiviteit en efficiency. Onderdeel van het proces is te bepalen welke communicatiemiddelen

15

ingezet gaan worden. Te denken valt aan de keuze uit: website, affiches, advertenties, artikel, bijeenkomst, brochure, factsheet, folder, flyer, informatiemap, informatiestand, intranet, interview, presentatiemateriaal, briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, nieuwsbrief, persbericht, videofilm. Uiteindelijk wordt dit vastgelegd in een doelgroep-middelenmatrix, zodat het inzichtelijk is welke doelgroepen met welke middelen bereikt gaan worden en waar nog eventuele 'gaten' in de communicatie zitten. Op basis van het communicatieplan en doelgroepen-middelenmatrix wordt een planning samengesteld alsmede de kosten die daarvoor benodigd zijn. Nadat de eerste materialen vervaardigd zijn wordt de huisstijl in een pilot geïntroduceerd. In de pilotfase wordt voor het eerst ervaring opgedaan met de toepassing van de huisstijl bij een geselecteerd aantal partijen. Op basis van de praktijkervaringen in de pilot worden eventueel wijzigingen aangebracht. Na de pilot en het ontwikkelen van de definitieve huisstijl wordt het huisstijlhandboek ontwikkeld. Het is van belang een huisstijlhandboek te ontwikkelen aangezien vele partijen met de huisstijl gaan werken. In het huisstijlhandboek worden alle hoofdzaken van vormgeving duidelijk vastgesteld. Het handboek is een losbladig systeem zodat aanvullingen en/of wijzigingen makkelijk verwerkt kunnen worden. Het huisstijlhandboek geeft verklaring over de huisstijl en bevat gegevens over waar, hoe groot en hoe een embleem of logo wordt toegepast. Ook over de kleur, eventuele rastervlakjes of achtergronden etc. Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase wordt de huisstijl definitief gelanceerd in de markt en is dit een onderdeel van de gekozen communicatiestrategie en doelgroepbenadering. Het is van belang de huisstijl zowel intern (betrokken partijen) als extern (doelgroep) op de juiste wijze te presenteren. Elementen die aan de orde komen in het communicatieplan zijn: brief aan alle relaties, persbericht, interne ‘kick-off’ bijeenkomst, ludieke presentatie huisstijl (pers erbij), speciale editie nieuwsbrief, posters, externe billboards, advertenties. In het projectplan dient de worden bepaald wie de interne en externe doelgroepen zijn, en hoe en wanneer deze worden geïnformeerd? In de uitvoeringsfase worden ook de uitvoering van de publieksgerichte communicatiecampagnes uitgevoerd. Per jaar worden deze ingezet. Op basis van marktonderzoeken wordt per jaar gemeten wat de bereikte effecten zijn op de doelgroep. Hebben de ingezette middelen geleid tot een verhoging van de naamsbekendheid en imago, maar bovenal heeft dit geleid tot het aantrekken van meer bezoekers. Nazorgfase In de nazorgfase wordt de gelanceerde communicatiecampagne in de afgelopen 3 jaren geanalyseerd en wordt gemeten wat het effect is geweest van de inzet. Heeft de campagne het resultaat opgeleverd zoals bepaald in het doel? Op basis van de analyse en het onderzoek wordt bepaald wat de inzet voor de komende 3 jaar zal zijn en voor welke strategie gekozen gaat worden.

16

3.3.2.2.

Evenementen

Als tweede resultaat is gesteld het samenstellen van een door de betrokken partijen gedragen, passend binnen het evenementenbeleid, themagerelateerd jaarplan met daarin de evenementen in de stad, het verwerven van sluitende financiële middelen om uitvoering te kunnen geven aan de evenementen, alsmede aansturen van de uitvoering van de evenementen zodat meer bezoekers de stad Brielle bezoeken. Door het hele jaar heen worden al een groot aantal sterke evenementen georganiseerd. De evenementen bieden alleen geen complete dekking door het gehele jaar heen. Uitgangspunt om het jaarplan te ontwikkelen is een jaarplan met maandelijkse activiteiten. Het organiseren van een evenement vraagt om een tijdige en goede voorbereiding en gestructureerde aanpak. In dit proces wordt gewerkt volgens een centraal gecoördineerde projectmatige aanpak voor het samenstellen van het jaarplan en de organisatie per evenement. Dit maakt de kans op succes vele malen groter. Het voorstel is dan ook om per jaar het volgende stappenplan te doorlopen: Initiatiefase Aangezien de stad Brielle wordt geconfronteerd met een teruglopend aantal bezoekers en aan aantrekkingskracht heeft ingeboet, is ervoor gekozen om aantrekkelijke evenementen te organiseren als onderdeel van het promotiebeleid. Ten einde deze evenementen zoveel mogelijk aan te sluiten bij de verwachtingen en behoeften van de bezoekers is het raadzaam tijdens de initiatiefase informatie te verzamelen over de huidige evenementen en de bereikte resultaten. Maar ook om een marktonderzoek te houden, zodat informatie ontstaat over de behoefte van de bezoekers en de wijze waarop we de bezoekers kunnen enthousiasmeren Brielle te bezoeken tijdens evenementen. Op basis van deze informatie wordt inhoudelijk richting gegeven aan de jaaragenda voor evenementen en worden vernieuwde ideeën ontwikkeld. Uiteraard worden de ideeën zoals die zijn besproken in de Kerngroep in de fase meegenomen. Voorbereidingsfase In Brielle zijn er vele partijen, die zich bezighouden met de organisatie van evenementen. In de voorbereidingsfase wordt in gezamenlijkheid met deze partijen een nieuwe jaaragenda samengesteld op basis van hun input en de informatie uit het marktonderzoek. Nadat de definitieve jaaragenda is samengesteld leggen de betrokken partijen met elkaar de definitieve jaaragenda, de inzet van ieder der partijen, de taken en verantwoordelijkheden, alsmede de inzet van geldelijke middelen vast in een samenwerkingsovereenkomst. Hierna is deze jaaragenda leidend voor de organisatie van de evenementen in het betreffende jaar. Uitvoeringsfase In deze fase wordt per evenement de projectgroep samengesteld die bestaat uit medewerkers van betrokken partijen om een zo groot mogelijk draagvlak te krijgen, hetgeen van invloed is op de uitvoering van het evenement op de dag zelf.

17

Ondanks dat ieder evenement uniek is, is de aanpak per evenementen in hoofdlijnen hetzelfde. Om te komen tot een succesvolle organisatie van de verschillende evenementen, die voortvloeien uit de jaaragenda, is het van belang te werken volgens een vastgesteld stappenplan en wordt per evenement een projectplan samengesteld waarin: • inzicht wordt gegeven in de aanleiding van het evenement, • wordt bepaald wat het doel is dat men met het evenement wil bereiken, • wat de resultaten (kwantitatief en kwalitatief) zijn die met het evenement dienen te worden bereikt, • is bepaald welke doelgroep moet worden bereikt (inzet externe communicatie), • is vastgelegd wat de uitgangspunten zijn, • is vastgesteld wat het beschikbare budget is voor het evenement, • is vastgesteld wat programma van het evenement wordt; • is bepaald wie de betrokken partijen zijn om het evenement te organiseren en wie welke rol heeft in de organisatie, • de planning van de organisatie is bepaald. Om de voortgang van de organisatie te bewaken wordt als afgeleide van het projectplan gewerkt met een voorbereidingsdraaiboek. In dit document worden alle afspraken, activiteiten en feiten met betrekking tot het evenement in chronologische volgorde genoteerd. Wie doet wat en wanneer. Voor de dag zelf wordt een dagdraaiboek samengesteld. In dit dagdraaiboek staat alle informatie voor de organisatie, die nodig is op dé dag: de acties, wie doet wat en wanneer, maar ook telefoonnummers, briefings, afspraken etc. Na het evenement worden de zaken afgehandeld die moeten worden opgevolgd. Tevens wordt als afsluiting van het evenement een analyse gehouden van het evenement met de interne projectorganisatie: wat ging goed, wat kon beter, wat ging mis? Wat zijn de leermomenten en hoe kan het een volgende keer worden voorkomen. Tevens is het van belang om te evalueren onder de bezoekers, zodat inzicht wordt verkregen hoe het evenement door de bezoeker is ervaren. Nazorgfase In de nazorgfase wordt het uitgevoerde jaarplan geanalyseerd en wordt gemeten wat het effect is geweest van de inzet. Is met het jaarplan het totale resultaat bereikt, wat werkte wel en wat werkte niet. Op basis van analyse en onderzoek wordt bepaald wat de inzet voor de komende jaaragenda zal zijn en welke evenementen georganiseerd gaan worden. 3.3.3. Veiligheid Initiatiefase In de initiatiefase is het van belang inzicht te krijgen in de beleving van de veiligheid onder de winkeliers en inwoners. Dat inzicht vormt de basis om te komen tot een plan van aanpak om de komende jaren het gevoel van veiligheid te verhogen. Samenwerking met de gemeente is daarin van cruciaal belang. Tijdens deze fase wordt een analyse gehouden van de huidige situatie en wordt bepaald hoe de veiligheid kan worden verhoogd.

18

Voorbereidingsfase Op basis van de informatie en de analyse wordt een veiligheidsconvenant opgesteld en gesloten met de gemeente Brielle. Uitvoeringsfase In deze fase wordt de afgesproken inzet voor veiligheid en de norm die is afgesproken in het veiligheidsconvenant uitgevoerd. Nazorgfase In de uitvoering wordt per jaar bekeken en geanalyseerd of de maatregelen effect hebben gehad. Borgen van de werkzaamheden. Vastleggen documentatie. 3.3.4. Buitenruimte 3.3.4.1. Bebouwing Initiatiefase In deze fase is het van belang te inventariseren wat de staat is van de verschillende winkelpanden en de inrichtingen daarvan. Voorbereidingsfase Tijdens de voorbereidingsfase wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn vanuit de bestaande subsidiemogelijkheden (gemeente) om de uitstraling van de winkels te verbeteren. Ook het maken van afspraken met de betrokken participanten, zoals particuliere eigenaren van panden en vastgoedeigenaren, over de staat van de panden en het onderhoud daarvan wordt in deze fase ingezet. Het komen tot een convenant voor het opknappen van de panden staat hierin centraal. Uitvoeringsfase In deze fase wordt uitvoering gegeven aan het opknappen van de panden op een geplande en gestructureerde wijze. Nazorgfase In de nazorgfase wordt geanalyseerd wat de effecten zijn van de acties die zijn gepleegd en welke zaken nog meer kunnen worden aangepakt. Borgen van de werkzaamheden. Vastleggen documentatie. 3.3.4.2. Buitenruimte Initiatiefase In deze fase is het van belang te inventariseren wat de staat is van de buitenruimte en wat men aangepast wil zien. Voorbereidingsfase Tijdens de voorbereidingsfase wordt overeengekomen welke elementen aan de buitenruimte worden gewijzigd (toename parkeerplaatsen, hogere kwaliteit van de buitenruimte door meer groen, verbetering straten, kwaliteit van de bestrating, kwaliteit van de masten en palen in de buurt) en wanneer deze wordt ingezet en door wie. Dit mondt uit in gemaakte afspraken met de betrokken participanten als de gemeente Brielle. Het komen tot een convenant voor de buitenruimte met de verschillende partijen staat hierin centraal.

19

Uitvoeringsfase In deze fase wordt uitvoering gegeven aan het opknappen van de buitenruimte op een geplande en gestructureerde wijze. Nazorgfase In de nazorgfase wordt geanalyseerd wat de effecten zijn van de acties die zijn gepleegd en welke zaken nog meer kunnen worden aangepakt. Borgen van de werkzaamheden. Vastleggen documentatie. 3.3.5. Stimulering Ondernemers Aangezien in de gemeente Brielle al diverse jaren de Stichting Praktijk Gericht Ondernemen actief is, wordt in dit deelproject aangehaakt bij de werkwijze van deze stichting. Aangezien in het verleden ook het Startersplatform Brielle is opgericht, maar die als sinds geruime tijd in ruste is, wordt onderzocht of de doelstellingen, werkwijze en financiën kunnen worden ondergebracht in de Stichting PGO.

20

4.

Projectplanning

Op basis van de voorgestelde werkwijze is een planning gemaakt. Deze planning geeft inzicht in de werkzaamheden van de centrummanager (in eerste instantie uitgevoerd door een ad-interim procesmanager) voor de komende 5 jaar. In bijlage 2. is de activiteitenplanning schematisch weergegeven.

21

5.

Projectvoorwaarden

In het coördineren en aansturen van het centrummanagement zijn veel organisaties betrokken en dient voor het behalen van de resultaten te worden zorggedragen voor een intensieve samenwerking tussen alle betrokkenen. Samenwerken is mensenwerk. Het is daarom belangrijk om zoveel als mogelijk ‘iedereen’ zo persoonlijk mogelijk te betrekken bij de werkzaamheden van de centrummanager en de resultaten. In het project is de interne communicatie dan ook van zeer groot belang voor het draagvlak. Ook de wijze waarop de uit te voeren werkzaamheden worden verricht zijn van zeer groot belang om de coördinatie te kunnen behouden. In dit hoofdstuk wordt aangegeven hoe de werkwijze wordt ingezet, hoe de projectorganisatie wordt ingericht, maar ook hoe de communicatie en rapportage wordt ingezet en welke faciliteiten nodig zijn. 5.1. Werkwijze Betrokkenheid Van zeer groot belang en voorwaarde is: de betrokkenheid en goede samenwerking tussen betrokken partijen. In dit proces worden dan ook alle partijen zoveel mogelijk betrokken en worden concepten besproken en aangepast om draagvlak, acceptatie en homogeniteit te bewerkstelligen. Met name het betrekken van de ondernemers, die zijn gevestigd in de binnenstad is cruciaal voor het behalen van de resultaten. Veranderen

Mens en omgeving, samenspel van krachten, expansiedrift en voortgang vragen om een kundige regisseur die gezamenlijk ambities realiseert van de betrokken partijen. Plannen maken is Samen Werken. In het project zijn veel organisaties betrokken en wordt gewerkt aan een verandering. Veranderen is mensenwerk. Het is daarom belangrijk om zoveel als mogelijk ‘iedereen’ zo persoonlijk mogelijk te betrekken bij het project. Een belangrijk – maar vaak ook onderschat - aspect daarbij is communicatie. Projectmatig werken Het is van belang dat de uit te voeren werkzaamheden niet alleen op een pragmatische, maar ook projectmatige en resultaatgerichte werkwijze wordt ingezet. Dit betekent werken met gedragen en geaccordeerde projectplannen, draaiboeken, activiteitenplanningen, begrotingen, sturen op voortgang en bijstellen indien nodig. Voordoen, Samendoen, Zelf Doen Gezien de reikwijdte en de impact is het van belang op onafhankelijke wijze door een open sollicitatieprocedure een centrummanager aan te stellen. Om de beoogde resultaten te bereiken wordt de centrummanager in eerste instantie ondersteund door een ad-interim procesmanager om de vorming van de organisatie, de financiën en de totstandkoming van

22

inhoudelijke projecten in te richten. De procesmanager zal samen met de centrummanager werken volgens het principe ‘voordoen’, ‘samendoen’ en ‘zelfdoen’. De rol van de procesmanager is een ad-interim rol, die in de loop van de tijd wordt afgebouwd. 5.2.

Projectorganisatie

Om het centrummanagement Brielle op de juiste wijze te kunnen organiseren is het belangrijk te werken met een formeel vastgestelde organisatiestructuur en processen. Binnen de gemeente Brielle zijn de volgende organisaties betrokken bij het centrummanagement: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Brielse Horecavereniging Centrum Management Brielle Begeleidingsgroep Economische Visie Gemeente Brielle EZ, Kunst & Cultuur, B&W, Raad Ondernemers individueel Ondernemersvereniging Brielle Brielle Belangenvereniging Handel & Nijverheid (detailhandel) KVK VVV Bewoners Top Voorne (recreatieschap Voorne-Putten/Rozenburg) Campings Overleg Platform Toerisme Banken Makelaars Vastgoedeigenaren HBD hoofd Bedrijfschap Detailhandel Provincie Zuid-Holland Stichting Brielle Stad van Kunst & Cultuur Brielle Extern reclamebureau Musea, stichting & verenigingen kunst en cultuur o 1 April vereniging o Historisch museum Den Briel o Vereniging Vrienden vh Historisch Museum Den Brie o Vrienden van het Brielsche Carillion o Zomerfestival o Culturele Commissie St Catharijne o Gidsengroep Brielle o Catharina Stichting o Stichting Bruisend Brielle o Maskerade o Brielle Blues o De Sjoel Brielle o Collegium Vocale Briela o Bres Theater o Kunstkring Voorne o Kunst in Uitvoering o Regio Art Rijnmond o Jeugdcentrum BRAVO o Vrijzinnige Geloofsgemeenschap NBP

23

o o o o o o o o o o o o o o

Wandelsportvereniging Brielle Comité Viering Vrouwendag Oranjecomite Brielle Voorne’s Dameskoor Literair Café Brielle Folk Club Brielle Tafelronde Voorne 108 De Vogelhof Kwekerij Roest Sportweek Vierpolders Molen ’t Vliegend Hert Streekarchief VPR Kont van ’t Paard Bibliotheek Zuid-Hollandse Delta

In de uitvoering van het centrummanagement (met name in het project Citymarketing) worden ook derden organisaties betrokken, waarmee contacten worden onderhouden. Te denken valt aan: Bandweer, Bewonersorganisaties, Politie Rotterdam-Rijnmond, Gezondheidsinstellingen, lokale Ondernemers- en Winkeliersverenigingen, lokale ondernemers, etc. In bijlage 3. Organogram is de organisatie te zien. 5.3. Rolverdeling 5.3.1. Stichting Centrummanagement Brielle De verantwoordelijkheid voor het centrummanagement van de binnenstad berust primair bij het bestuur van de Stichting CMB. De Stichting CMB heeft als doel: werven van fondsen/middelen voor de economische stimulering binnenstad, structureel nadenken over kansen en voorkomen van bedreigingen en het initiëren van projecten voor de binnenstad, uitvoering geven aan de projecten. Binnen het bestuur is de verantwoordelijkheid gelegd voor de strategie, het beleid, het monitoren van de voortgang, het nemen van beslissingen omtrent de te volgen strategie, het zorgen voor de financiële middelen alsmede het kunnen interveniëren bij escalaties. De onderwerpen die in deze stichting centraal staan zijn: 1. Creëren aantrekkelijke binnenstad door de inzet van branchering (Detailhandel). 2. Verhogen naamsbekendheid en imago van de binnenstad door de inzet van gerichte PR & Communicatie en de organisatie van evenementen (Citymarketing). 3. Verbeteren van de veiligheid in de binnenstad (Veilig). 4. Een schone & hele binnenstad (Buitenruimte). 5. Stimulering ondernemers. In deze stichting zijn in elk geval de volgende partijen vertegenwoordigd: • • •

Belangenvereniging Handel & Nijverheid (bestuursverantwoordelijkheid). Ondernemersvereniging Brielle (bestuursverantwoordelijkheid). Brielse Horeca Vereniging (bestuursverantwoordelijkheid).

24

•

Gemeente Brielle (deelname aan het bestuur zonder bestuursverantwoordelijkheid).

5.3.2. Adviesgroep Binnenstad (AGB) Aangezien voor de uitvoering van activiteiten diverse organisaties betrokken worden, wordt de Adviesgroep Binnenstad ingericht. De AGB fungeert als adviesgroep in een staffunctie. Het doel van de AGB is gevraagd en ongevraagd advies geven over zaken die betrekking hebben op de binnenstad en om projecten te initiëren die het economisch klimaat verbeteren. In de AGB zitten partijen die betrokken willen zijn bij de binnenstad en zowel een financiële als inhoudelijke bijdrage (kunnen) leveren aan het programma. De AGB is een klankbord voor het CMB. Ook bevordert zij bij het creëren van een breed draagvlak. In de Adviesgroep Binnenstad hebben de hiernagenoemde organisaties zitting: • • • • • • • •

Kamer van Koophandel. Bewonersorganisaties. Hoofd Bedrijfschap Detailhandel. Gemeente Brielle (verschillende afdelingen). Provincie Zuid-Holland Banken. Makelaars. Vastgoedeigenaren.

5.3.3. Adviesgroep Promotie (AGP) Aangezien binnen de gemeente Brielle diverse organisaties betrokken zijn bij de Citymarketing is het advies een Adviesgroep Promotie in te richten. Het doel van de AGP is gevraagd en ongevraagd advies geven over zaken die betrekking hebben op de Citymarketing en om projecten te initiëren die de aantrekkingskracht van de stad verbeteren. In de AGP zitten partijen die betrokken willen zijn bij de binnenstad en zowel een financiële als inhoudelijke bijdrage (kunnen) leveren aan het programma. De AGP is een klankbord voor het CMB. Ook bevordert zij het creëren van een breed draagvlak. In de Adviesgroep Promotie kunnen de hiernagenoemde organisaties zitting hebben: • • • • •

Gemeente Kunst & Cultuur VVV Recreatie Overleg Platform Toerisme Musea, stichting & verenigingen kunst en cultuur o 1 April vereniging o Historisch museum Den Briel o Vereniging Vrienden vh Historisch Museum Den Brie o Vrienden van het Brielsche Carillion o Culturele Commissie St Catharijne o Historisch Museum Den Briel o Zomerfestival o Gidsengroep Brielle o Catharina Stichting o Stichting Brielle Stad van Kunst & Cultuur o Stichting Bruisend Brielle

25

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Maskerade Brielle Blues De Sjoel Brielle Collegium Vocale Briela Bres Theater Kunstkring Voorne Kunst in Uitvoering Regio Art Rijnmond Jeugdcentrum BRAVO Vrijzinnige Geloofsgemeenschap NBP Wandelsportvereniging Brielle Comité Viering Vrouwendag Oranjecomite Brielle Voorne’s Dameskoor Literair Café Brielle Folk Club Brielle Tafelronde Voorne 108 De Vogelhof Kwekerij Roest Sportweek Vierpolders Molen ’t Vliegend Hert Streekarchief VPR Kont van ’t Paard Bibliotheek Zuid-Hollandse Delta

5.3.4. Centrummanager De centrummanager draagt zorgt voor een goede coördinatie tussen gemeente, ondernemers en eigenaren in de binnenstad om de kwaliteit te verhogen op de gebieden detailhandel, citymarketing, buitenruimte, veilig en stimuleren ondernemers. De centrummanager werkt op het snijvlak van economisch en ruimtelijk beleid, projectmanagement, accountmanagement en acquisitie. Hij/zij doet voorstellen op het gebied van strategie/visie en doet voorstellen voor beleid aan het stichtingsbestuur. Hij/zij bewaakt en beheert het beleid op de diverse terreinen. Hij/zij denkt aan oplossingen voor problemen en benutten van kansen voor de gehele binnenstad. Voorts is hij/zij verantwoordelijk voor het verbeteren van de helderheid en de slagvaardigheid van de uitvoering van het beleid, zorgen voor een optimale taakverdeling en afstemming tussen de verschillende organisaties die zich bezighouden met activiteiten in de binnenstad. De centrummanager geeft leiding aan projecten/ontwikkelingen die de branchesamenstelling van de binnenstad versterken (detailhandel), die de ruimtelijke (schoon, heel en veilig) en economische structuur (citymarketing & stimuleren ondernemers) verbeteren. De centrummanager is verantwoordelijk voor de totale projectresultaten (binnen de gestelde grenzen van de opdracht) en de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de uitvoering van het project(en). De centrummanager bewaakt de voortgang, rapporteert hierover naar betrokken partijen en stelt eventueel het plan van aanpak bij. Hij/Zij heeft de taak om de samenwerking tussen de disciplines en betrokken partijen te verzorgen (strategie, tactisch en operationeel). Hiertoe geeft hij/zij aansturing aan de personen in de projecten.

26

Van belang voor de werkzaamheden van de centrummanager is dat werkzaamheden en verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden gedragen en ondersteund door de betrokken partijen. Voordat het project wordt gestart is het van belang de centrummanager op de juiste wijze te werven, te selecteren, te presenteren en kennis te laten maken met alle partijen, zodat commitment wordt gecreëerd voor de werkzaamheden. Het hervormen van centrummanagement en de inrichting van de inhoudelijke projecten wordt geïmplementeerd, gecoördineerd en georganiseerd door de centrummanager (in eerste instantie ondersteund door de procesmanager) onder de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de Stichting Centrum Management Brielle. Om de beoogde resultaten te bereiken wordt de centrummanager in eerste instantie bijgestaan door een procesmanager om de vorming van de organisatie, de financiën en de totstandkoming van inhoudelijke projecten in te richten (waarbij de aandacht en energie in eerste instantie wordt gericht op het inrichten van de citymarketing en detailhandel). De rol van de procesmanager is een ad-interim rol die in de loop van de tijd wordt afgebouwd. 5.3.5. Secretariaat Het secretariaat is de ondersteuning van de centrummanager. Taken zijn secretariële ondersteuning en het samenstellen van projectrapportages om de voortgang van het programma te monitoren. 5.3.6. Financiën Financiën is de ondersteuning van de centrummanager. Bij de projectmedewerker financiën zijn taken belegd om de financiën van het project te monitoren en zorg te dragen voor de juiste rapportage van de financiën. 5.3.7. Projectuitvoering Detailhandel In de projecten, die betrekking hebben op de detailhandel wordt uitvoering gegeven aan projecten/ontwikkelingen die de branchesamenstelling van de binnenstad versterken. Binnen de projectuitvoering zijn taken gelegd om op structurele basis ondernemers te bezoeken, ondernemers te steunen en problemen op te lossen. Ook de bemiddeling tussen ondernemers en makelaars over de bezetting van de panden is hier gelegd. Samen met de betrokken partijen uit de Adviesgroep Binnenstad wordt gewerkt aan het bezetten van de panden in de binnenstad. 5.3.8. Projectuitvoering Buitenruimte & Veilig In de projecten die betrekking hebben op de buitenruimte en veilig ondernemen wordt uitvoering gegeven aan projecten/ontwikkelingen die de ruimtelijke (schoon, heel en veilig) structuur van de binnenstad versterken. Binnen de projectuitvoering zijn taken gelegd om op structurele basis ondernemers te bezoeken, ondernemers te steunen en problemen op te lossen. Ook de bemiddeling tussen ondernemers en makelaars is hier ondergebracht. Samen met de betrokken partijen uit de

27

Adviesgroep Binnenstad wordt gewerkt aan het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de panden en de kwaliteit van de buitenruimte in de binnenstad. In de projectgroep berust de signaleringstaak met betrekking tot het openbaar gebied en de panden, schoon, heel en veilig, aandacht voor bereikbaarheid, parkeren, bewegwijzering en van veiligheid voor een beter verblijfsklimaat. Bovendien hoort daarbij de zorg voor het dagelijks beheer van het centrum zodat dit heel, schoon en veilig blijft. Zonodig worden onregelmatigheden geregistreerd met betrekking tot uitstallingen en terrassen en wordt dit doorgegeven aan de gemeente. 5.3.9. Projectuitvoering Citymarketing In het project dat betrekking heeft op citymarketing wordt op heldere en slagvaardige wijze uitvoering gegeven aan de promotie van de gemeente Brielle door de inzet van communicatiemiddelen en evenementen door de verschillende organisaties, die zich bezighouden met promotionele activiteiten in de binnenstad. Gespecialiseerde bureaus worden betrokken voor de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl en de huisstijldragers. 5.3.10. Projectuitvoering Stimuleren ondernemers In het project, dat betrekking heeft op het stimuleren van ondernemers wordt door de Stichting PGO uitvoering gegeven aan het coachen en begeleiden van ondernemers uit de binnenstad. Door aanmoediging en vervolgens concrete begeleiding en training van startende en gevestigde ondernemers wordt de levensvatbaarheid van de bedrijven vergroot. De kwaliteit van nieuwe ondernemingen komt op een hoger niveau te liggen en gevestigde ondernemingen kunnen doorgroeien in termen van kwaliteit, omzet en personeel. Het (nieuwe) ondernemerschap levert een positieve bijdrage aan de economische structuur en de werkgelegenheid.

5.4.

Communicatie

Binnen de projectorganisatie maakt rapportage een wezenlijk onderdeel uit. Om per project de voortgang van de activiteiten zo goed mogelijk te bewaken worden diverse overlegvormen in het leven geroepen. 5.4.1. Bestuursvergaderingen stichting (BIZ) Centrummanagement Brielle Doel : Bepalen van het beleid, het afstemmen van de resultaten, bespreken van de voortgang, eventuele knelpunten en de daarbij behorende oplossingen, nemen van beslissingen en het bespreken van wijzigingsvoorstellen. Frequentie : Elke 6 weken op vaste tijdstippen Deelnemers : Bestuur stichting Centrummanagement, Centrummanager, ad-interim Procesmanager. Inhoud : Schriftelijke voortgang in programmarapportage, planning, decisionlog, issuelog en risklog. Moment : Nader te bepalen.

28

5.4.2. Adviesgroep Binnenstad overleg Doel : Het informeren over de voortgang, afstemmen en coördineren van de strategie, creëren draagvlak, inzet van middelen, eventuele knelpunten en de daarbij behorende oplossingen. Frequentie : Elke 6 weken op vaste tijdstippen. Deelnemers : AGB, centrummanager, ad-interim procesmanager. Inhoud : Schriftelijke voortgang programmarapportage. Moment : Nader te bepalen. 5.4.3. Adviesgroep Promotie overleg Doel : Het informeren over de voortgang, afstemmen en coördineren van de strategie, creëren draagvlak, inzet van middelen, eventuele knelpunten en de daarbij behorende oplossingen. Frequentie : Elke 6 weken op vaste tijdstippen. Deelnemers : AGP, centrummanager, ad-interim procesmanager Inhoud : Schriftelijke voortgang programmarapportage. Moment : Nader te bepalen. 5.4.4. Projectenoverleg Doel : Het informeren over de voortgang, afstemmen en coördineren van de werkzaamheden, creëren draagvlak, inzet van middelen, eventuele knelpunten en de daarbij behorende oplossingen. Frequentie : Elke 2 weken op vaste tijdstippen. Deelnemers : Centrummanager, ad-interim procesmanager, projectuitvoering. Inhoud : Schriftelijke voortgang programmarapportage. Moment : Nader te bepalen.

5.5. Risicofactoren Binnen het centrummanagement is een aantal risicofactoren te onderscheiden: • • • • •

• •

Onvoldoende draagvlak en betrokkenheid ondernemers in het bepaalde gebied van het project. (2/3 van 50% van de ondernemers moet akkoord zijn met de plannen.) Geen eenduidigheid en uniformiteit in te verbeteren zaken bij betrokken ondernemers en de diverse verenigingen. Acceptatie centrummanager en procesmanager en diens functie door de betrokken partijen. Overlap in functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door de verschillende partijen. Onvoldoende kunnen overbruggen van oude standpunten, inzichten en vasthouden aan eigen belangen door betrokken partijen (niet komen tot Service Level Agreements (SLA). Onvoldoende draagvlak en commitment in de samenwerking met de diverse betrokkenen. Het onvoldoende beschikbaar kunnen krijgen van financiële middelen om het centrummanagement tot uitvoer te kunnen brengen.

29

•

•

5.6.

Onduidelijkheid en gebrek aan eenduidigheid in de rol van de opdrachtgever qua verantwoordelijkheden en bevoegdheden (m.a.w. wie is de opdrachtgever en wordt deze ook in haar rol door alle betrokken partijen als zodanig geaccepteerd). Onduidelijke en lange besluitvormingsprocessen waardoor resultaten niet of niet binnen gestelde tijd worden bereikt. Voorwaarden

Voor de totale voortgang van het project en het behalen van het resultaat binnen gestelde grenzen is het noodzakelijk dat de opdrachtgever (stichting BIZ Centrummanagement Brielle) binnen 3 werkdagen reactie geeft op output van de projectgroep. Daarnaast dient de opdrachtgever te allen tijde de centrummanager en de procesmanager te ondersteunen in de gestelde zienswijze en vastgestelde resultaten. Vanwege het zware tijdschema heeft elke vorm van wijziging en/of veranderen na definitieve vaststelling van het plan van aanpak effect op het te behalen resultaat binnen de gestelde termijn. Betrokken netwerkpartijen en leden van de projectgroep dienen zich aan de vastgestelde en gecommitteerde plannen van aanpak te houden.

5.7.

Faciliteiten

De activiteiten vinden enerzijds plaats vanuit een onafhankelijke locatie in de gemeente Brielle (bij voorkeur op een locatie die makkelijk toegankelijk is voor bezoekers en betrokken partijen). Van belang daarin zijn ingerichte werkplekken voor de centrummanager en de procesmanager die zijn voorzien van internet aansluiting en telefoon. Tevens dient de huisvesting de mogelijkheid te bieden tot bespreekruimten voor besprekingen en projectvergaderingen. 5.8.

Procedures

In het project zijn de volgende procedures van belang voor het behalen van de resultaten: • Wijzigingsvoorstellen kunnen alleen nog worden gedaan in de conceptfasen voordat het definitieve akkoord is gegeven, of anders op moment van evaluatie of aanpassing project voor het nieuwe jaar.

30

6.

Projectfinanciën

Om het centrummanagement voor Brielle te coördineren en organiseren zijn financiële middelen benodigd, die bestaan uit: • Directe kosten voor de personele inzet van de centrummanager en ad-interim procesmanager. • (In)directe kosten voor de personele inzet van de projectassistent (extern aangetrokken of aangetrokken vanuit één der organisaties betrokken in de stichting. • Directe kosten voor het houden van marktonderzoeken. • Directe kosten voor de ontwikkeling van de huisstijl en de ontwikkeling van nieuwe communicatiemiddelen, alsmede de inzet van communicatiemiddelen. • Directe kosten voor de uitvoering van de evenementen. • Directe kosten voor huisvesting. De meerjarenbegroting voor 2009 - 2013 van de directe kosten voor de inzet van de centrummanager (ad-interim procesmanager) en de activiteiten worden nader uitgewerkt in de informele fase van de projectfasering.

31

Bijlage 1.

Projectfasering

32

 

 

Bijlage 2.

Activiteitenplanning

33

 

Bijlage 3.

Organigram

34

 

35