Projectfiche nr. 8 Uitbouwen van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Periode 2003 t.em. 2006

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01

Projectfiche nr. 8 “Uitbouwen van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer” Periode 2003 t.em. 2006 Kernwaarde: De impact van crisissen op de gezondheid van de consument en het welzijn van dieren zoveel mogelijk inperken

Opgesteld door: Geert De Poorter Datum van opmaak: 2003/06/01 Versie: 03

De wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn cursief weergegeven

E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 1 van 1


Inhoudstafel pagina 1. Inleiding & uitgangspunt

3

2. Wettelijke basis

3

3. Methodologie

4

4. Principes waarop het crisisbeheer is gebaseerd

4

5. Taken Crisispreventie en Crisisbeheer

5

5.1. Taken partim Crisispreventie

5

5.2. Taken partim Crisisbeheer

6

5.3. Implementatiekalender/boordtabel

7

6. KPI

11

7. KSF

12

Bijlagen Bijlage 1: Definities

13

Bijlage 2: Gebruikte afkortingen

13

Bijlage 3: Functiebeschrijvingen

14

Bijlage 4: Excel file: budgettering Bijlage 5: Excel file: sizing



1. Inleiding & uitgangspunt Sedert de dioxinecrisis is het vertrouwen van de consument in het beheer van de voedselproductieketen en de veiligheid van het voedsel in het algemeen, ernstig aangetast. Een rechtstreeks gevolg van de dioxinecrisis van 1999 was de oprichting van het Federale Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen. Indien het Agentschap voldoende geloofwaardigheid wil creëren bij de consument, dan zal het ondermeer in staat moeten zijn om crisissituaties op een adequate manier het hoofd te bieden. Daarom werd door de Gedelegeerd Bestuurder beslist om een speciale Stafdienst op te richten die als verantwoordelijkheid het curatieve aspect te behandelen (als er een crisis uitbreekt), maar die ook preventief (a priori) moet optreden. De eerste versie van deze projectfiche werd in een bilateraal overleg op 2003/01/09 met de Gedelegeerd Bestuurder doorgenomen; de open aanmerkingen resulterend uit dit overleg hebben geleid tot een nieuwe versie die besproken werd op het Directie-comité van 2003/02/3. De definitieve versie kon slechts opgemaakt worden nadat de Aviaire Influenza crisis over haar hoogtepunt heen was.

2. Wettelijke basis In artikel 3, §3 van het koninklijk besluit van 16 mei 2001 tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen zijn vier permanente onafhankelijke eenheden vermeld, die ingericht worden onder de leiding van de gedelegeerd bestuurder aan wie ze rechtstreeks rapporteren: a) de communicatie b) het meldpunt c) de interne audit d) de kwaliteitszorg. Een cel Crisispreventie en -beheer is er niet bij vernoemd. Echter, aangezien zowel het businessplan van de eerste gedelegeerd bestuurder (goedgekeurd op de Ministerraad van 2000-11-22) en het Management- en Operationeel van de tweede gedelegeerd bestuurder (draftversie 2002-09-06) expliciet voorzien in de oprichting van een crisiscel is het nodig hiervoor een actieplan uit te werken. E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 3 van 3

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Dit werd vertaald in het Management- en Operationeel plan als SD nr. 14: “Verdere uitwerking van een cel crisispreventie en –beheer” en een aantal OD’s.

3. Gebruikte werkmethodologie Binnen de Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer zal vanaf 2003-01-01 gestart worden met de invoering van een kwaliteitssyteem volgens het EFQM-model en de ISO-9001 (editie 2000) standaard. De architectuur moet dermate open zijn dat binnen twee tot drie jaar het gehanteerde kwaliteitssysteem kan ingepast worden in het algemeen kwaliteitssyteem van het FAVV en dat uitgewerkt wordt door de Stafdienst Kwaliteitszorg. Daarnaast wordt voor het operationele werk het MAPE model gebruikt dat gelinkt wordt aan KPI’s en KSF. M(iddelen) Medewerkers Logistieke middelen

A(ctiviteiten) Overleggen Analyseren Deduceren

P(restaties) Advies preventie Draaiboeken

E(evaluatie) CAF, interne audit Evaluatie d.m.v. simulatie

De evaluatie zal gebeuren op procedureel vlak door de Stafdienst Interne audit en door de eigen Stafdienst volgens het CAF-principe. De CAF methodologie laat toe om via vijf specifieke domeinen via een eenvoudig evaluatierooster een eigen inschatting te maken van de effectiviteit van de organisatie. De externe evaluatie op operationaliteit zal geschieden d.m.v. de simulatie en een externe beoordelaar. Hieruit kan dan de effectiviteit gegenereerd worden, ten vroegste in 2004.

4. Principes waarop het crisisbeheer gebaseerd is 1. Gecentraliseerd beheer te Brussel met een gespecialiseerde equipe van enquêteurs in de PCE’s. 2. Toepassing van het voorzorgsprincipe (zoals vastgelegd door de Europese Commissie, zie Witboek);


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 3. Incrementele en gefaseerde aanpak gebaseerd op een incidententypologie (vier zwaartegraden); (let op: voor sommige types crisissen is dit minder van toepassing, e.g. epizoötsiche ziekten) 4. Samenwerking met de sectoren en de betrokken andere overheidsinstellingen, waaronder de Europese Commissie; 5. Informatie aan de actoren waar mogelijk 6. Effectiviteit toetsen via crisissimulatie en “nazorgteams” , die de afbouw van de crisis/alarmtoestand moeten begeleiden naar de “vredestoestand”

5. Taken 5.1. Taken voor het partim Crisispreventie Missie: Er voor zorgen dat de tussenkomsten van de Crisispreventie-eenheid horizontaal doorheen de volledige organisatie van het F.A.V.V. resulteren in een dermate goed functioneren dat crisissen met een hoge en hoogste graad van impact zoveel mogelijk vermeden worden. Taken: .Verificatie van de plannen van het Bestuur Controle of alle elementen die een efficiënt controlebeheer moet hebben, ook afgedekt worden; .Raadgevingen geven aan de coördinatoren Controle (=N-2) en de PCE-hoofden (beiden via de DG Controle) om problemen te vermijden; .Alert zijn voor externe signalen die potentieel kunnen uitmonden in een crisis; .Hiaten en tekorten opsporen in de beschikbaarheid, kwaliteit, en toepassing van de preventie- en actieplannen; .Impulsen geven aan de geledingen van het FAVV en de externe diensten om de hiaten in te vullen; Middelen: E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 5 van 5

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 *Een vaste kern medewerkers die de organisatie zeer goed moet kennen die gespecialiseerd zijn in risico-management, risico-evaluatie, risico-communicatie en gegevensbeheer. Te voorzien: Opleiding geven aan deze vaste kern medewerkers die op hun beurt anderen in de organisatie opleiden (“teach the teacher”) 5.2. Taken voor het partim Crisisbeheer Missie: Er voor zorgen dat een crisis of alarmtoestand ASAP wordt te niet gedaan met een minimale impact voor de gezondheid van de consument, plant en dier. De Stafdienst Crisisbeheer en Crisispreventie werkt hier actief aan mee onder leiding van de crisismanager (DG Controle of Gedelegeerd Bestuurder) Taken: Ontwikkelen van crisisscenario’s voor de volgende domeinen en in overleg met de verschillende sectoren en de bevoegde overheidsinstellingen: *chemische contaminanten en scheikundige incidenten; *epizoötische ziekten *zoönosen *radionucleaire incidenten *(micro)biologische agentia en bio-terrorisme *natuurrampen De ontwikkeling moet gebaseerd zijn op een algemene methodiek die dezelfde strategie gebruikt; deze laatste moet vastgelegd worden in een Algemeen Crisishandboek. Middelen: *Een vaste kern medewerkers die aangevuld met specialisten op het terrein, de handboeken ontwikkelen;


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Te voorzien: Voldoende opleiding voor de vaste kernmedewerkers en voor de gespecialiseerde enquêteurs op het terrein. De gepaste uitrusting qua monsternamemateriaal, ontsmettingsmateriaal, speciale kledij, performante communicatiesmiddelen (GSM, GPS, foto-apparatuur, …). Eén goed uitgeruste “crisisroom” in WTC III, goed uitgeruste crisisrooms gedecentraliseerd in de Provinciale Verbonden voor Dierenziektebestrijding of bij ontstentenis in de PCE’s of via specifieke tijdelijke infrastructuur (e.g. containers)

5.3. Implementatiekalender/Boordtabel Operationele

Verantwoordelijke Limietdatum Controle door x

doelstelling

Opmerkingen

op datum:…….. 2003-01-01

Cel Interne audit in

O.D.14.1. :Creëren van

Gedelegeerd

een cel crisispreventie en

Bestuurder, Piet

maand februari

–beheer bij de diensten

Vantemsche

2003

van de gedelegeerd bestuurder O.D.14.2.: Uitbouw van

Geert De Poorter

2003-05-01

Gedelegeerd

de cel Crisispreventie en

bestuurder, in

–beheer bij de diensten

maand juni 2003

van de gedelegeerd bestuurder O.D.14.3.: Integratie van

Geert De Poorter

2003-01-01

Gedelegeerd

de conclusies van de

bestuurder, in

Werkgroep Program

maand februari

Office Crisisbeheer en de

2003

vroegere beleidsdocumenten


KSF 1

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 crisisbeheer O.D.14.4.: Opmaak van

Philippe Houdart &

een inventaris van

Geert De Poorter

2003-02-01

Gedelegeerd bestuurder, in

draaiboeken (bestaande

maand februari

en op te stellen) en

2003

boordtabel O.D.14.5: Opmaak van

Medewerker van de

2002-05-01

Geert De Poorter

timing Gedelegeerd

een standaard handleiding stafdienst i.s.m. PCE voor het uitvoeren van

Wijkt af van de Bestuurder

DG Controle

een enquête n.a.v. een calamiteit O.D.14.6.: Samenstelling

Guy Van Caneghem

en vorming van een vast

en Geert De Poorter

2003-08-01

Geert De Poorter

Wijkt af van de timing Gedelegeerd Bestuurder

team van gespecialiseerde enquêteurs O.D.14.7.: Coördinatie en verdere uitwerking van de crisisdraaiboeken en overleg met de betrokken sectoren en de verschillende overheden (Europese Commissie, CGCCR, FOD Volksgezondheid, Gewesten en Provincies) O.D.14.7.1.A.: Opstarten

Geert De Poorter

overleg met de sectoren

Startdatum:

Frequentie van

2003-01-15,

vergaderen:

nadien

driemaandelijks

permanent Startdatum:

Frequentie van

overleg met Europese

2003-01-15,

vergaderen:

Commissie, FOD

nadien

driemaandelijks

Volksgezondheid,

permannent

O.D.14.7.1.B.: Opstarten

Geert De Poorter

Justistie, CGCCR,


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Gewesten en Provincies O.D.14.7.2.: Opmaak van Eén niveau A crisisscenario Chemische

2004-01-01

Er wordt verder

medewerker

gewerkt op de bestaande scenario’s

contaminanten

die opgenomen zijn in het “Ontwerp Algemeen Crisishandboek” versie 2002/03/18 O.D.14.7.2.A: Opmaak

Eén niveau A

Gefaseerd:

Timing is sterk

van crisisscenario

medewerkers

einde voorzien

afhankelijk van wat

voor 2005-01-

de inventaris

01

oplevert aan

epizoötische ziekten

bestaande en nog steeds actueel zijnde plannnen. O.D.14.7.2.B: Opmaak

Eén niveau A

Gefaseerd:

Timing is sterk

van crisisscenario

medewerkers

einde voorzien

afhankelijk van wat

voor 2005-01-

de inventaris

01

oplevert aan

zoönosen

bestaande en nog steeds actueel zijnde plannnen. O.D.14.7.3.: Opmaak van Één niveau A crisisscenario

2003-12-31

medewerker

CGCCR, te evalueren bij

radionucleaire incidenten

simulatie in 2004

O.D.14.7.4: Opmaak van

Eén niveau A

crisisscenario

medewerker

2003-12-31

(micro)biologische

FOD Crisiscel in

Er moet -gezien de

het laatste trimester

dreiging van de

2003

oorlog in Irak-

incidenten en

voorrang gegeven

bioterrorisme

worden aan dit item

O.D.14.7.5.: Opmaak van Eén niveau A crisisscenario

2005-12-31

medewerker

natuurrampen


CGCCR

Heeft geen prioriteit, er wordt gestart begin 2005.

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 O.D.14.8.: Uitbouwen

Philippe Houdart +

van een efficiënt

Geert De Poorter

2003-12-31

communicatienetwerk

Te testen via de

Niet opgenomen als

crisissimulatie in

OD door de

2004 en 2005

Gedelegeerd

met de PCE’s en het

Bestuurder;

CGCCR; afsluiten van

Samenwerking met

samenwerkingsprotocols

DG Algemene Diensten is vereist en met Interne Communicatie (Jan Germonpré)

O.D.14.9.: Inrichting van

Geert De Poorter + JM 2003-05-01

Te testen via de

Niet opgenomen als

de lokalen Hoofbestuur

Dochy + Herman

crisissimulatie in

OD door de

(bureaus medewerkers+

Diriks

2004 en 2005

Gedelegeerd

crisisroom) en

Bestuurder;

crisisrooms die

Moet besproken

gedelocaliseerd zijn

worden met DG Algemene Diensten; Financiële interne

Niet opgenomen als

template file voor het

audit, telkenmale 1

OD door de

bepalen van de totale

maand na het

Gedelegeerd

kostprijs per calamiteit

volledig stopzetten

Bestuurder;

van de

Samenwerking met

crisisbehandeling

DG Algemene

O.D.14.10. Ontwikkelen

Geert De Poorter

2003-12-31

Diensten is nodig 2003-09-01

Geert De Poorter

Niet opgenomen als

O.D.14.11. Strategie

Medewerker van de

uitwerken voor

stafdienst i.s.m.

OD door de

crisissimulaties

CCGCR

Gedelegeerd Bestuurder; er wordt in 2004 en 2005 één simulatie gehouden naast wat volgens de EU moet (dierziektenbestrijdi ng: twee/jaar)


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Externe

De

beoordelaar, te

verantwoordelijkhei

crisiscommunicatiestrateg

beoordelen tijdens

d ligt hier

ie (oprichting Call

crisissimulatie

gedeeltelijk bij de

O.D.9.1.: Ontwikkelen

Pascal Houbaert &

van een

Geert De Poorter

2003-07-01

Center: naar de

Stafdienst

bevolking toe ,naar de

Communicatie;

sectoren toe, inschakeling

Deze doelstelling

Meldpunt)

kadert in de SD nr. 9 van de Gedelegeerd Bestuurder

6. KPI KPI 1: Er voor zorgen dat de top van het F.A.V.V. overtuigd is van het nut van crisishandboeken; via voorstelling en goedkeuring van deze projectfiche; de projectfiche dient dient jaarlijks geactualiseerd te worden. KPI 2: De medewerking krijgen van alle diensten van het FAVV; via gezamenlijk overleg; af te toetsen op het directiecomité (maandelijks) of een andere horizontale interne overlegstructuur die nog moet opgericht worden. KPI 3: Standaardtool voor het schrijven van de crisisscenario’s voor de verschillende parameters en matrices; via het aftoetsen of dezelfde methodologie nog gevolgd wordt en waar er zich problemen situeren; af te toetsen op interne stafvergaderingen driewekelijks. KPI 4: Ontwikkeling template file voor berekening van de onkosten, die gepaard gaan met een calamiteit, via een programma voor analytische boekhouding; af te toetsen zesmaandelijks met DG Algemene Diensten. KPI 5: Informatievoorziening naar de medewerkers van de Stafdienst moet optimaal verlopen; via linken met de databanken Consum, Sanhimilk, Sanitel en nieuw te creëren databanken (WEBLABORATORIA, WEBCONSUM); af te toetsten op overlegvergaderingen met ICT, maandelijks.


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 KPI 6: Beschikbaarheid van de medewerkers; het opzetten van een permanentieregeling op strategisch niveau (FAVV-FOD-CGCCR) en operationeel niveau (hoofdbestuur F.A.V.V.PCE’s); via een procedure die uiteenzet wie wanneer van permanentie is en wat hij/zij moet doen; moet maandelijks gebeuren.

7. KSF Plannen in het kader van beter besturen kunnen slechts slagen als aan een aantal succesfactoren voldaan is. De ene succesfactor is belangrijker dan de andere, vandaar dat die succesfactoren die de grootste impact hebben als kritisch worden bestempeld. Hieronder worden een aantal KSF weergegeven die absoluut moeten vervuld zijn, wil de OD van de Gedelegeerd Bestuurder vervult geraken. KSF 1: Personeel Benchmarking van vergelijkbare organisaties in het buitenland heeft ertoe geleid dat een “sizing to be” werd opgesteld die noodzakelijk is om een effectief crisisbeheer uit te bouwen. Het is nodig dat tegen 2002-05-01 de nodige medewerkers ter beschikking staan, zodat kan gestart worden met de interne opleiding; KSF 2: Budget Efficiënt crisisbeheer betekent vooral de nodige logistieke middelen ter beschikking te hebben op het terrein en beschikken over een zeer performante interne informatiestructuur. Als het budget niet (of in onvoldoende mate) ter beschikking gesteld wordt, dan wordt dit een kritische factor. KSF 3: Simulatie Het schrijven van plannen moet regelmatig getoetst worden aan simulaties. Aangezien er nog geen ervaring binnen het F.A.V.V. aanwezig is, moet in eerste instantie beroep gedaan worden op een externe organisatie (e.g. ECMA, Crismart). Dit verhoogt de eerste drie jaren aanzienlijk de kostprijs, maar door de opgedane ervaring kan de simulatiekost vanaf het vierde jaar met 50 % verminderd worden.



Bijlagen Bijlage 1: Definities Crisis: kan algemeen gedefinieerd worden als een ernstige bedreiging van de basistructuren of van de fundamentele waarden en normen van een sociaal systeem, welke bij een geringe beslissingstijds en bij een hoge mate van onzekerheid noopt tot het nemen van kritieke beslissingen (Rosenthal, 1984); Efficiëntie: de relatie tussen prestaties of activiteiten enerzijds en de middelen anderzijds; Effectiviteit: de relatie tussen de prestaties of activiteiten enerzijds, en de effecten anderzijds; Input (= middelen) : verzamelnaam voor alle menselijke, materiële en immateriële inbreng die nodig is voor het opstarten en uitvoeren van een activiteit Prestatiemeting: het meten (kwantitatief of kwalitatief) van de prestaties die een organisatie levert in het kader van de beleidsuitvoering die haar werd opgedragen Prestatie (= output) : Producten en/of verstrekte diensten die het directe gevolg zijn van een bepaalde activiteit Bijlage 2: Gebruikte afkortingen CAF: Common Assessment Framework (auto-evaluatie systeem) CCC: Crisiscoördinatiecentrum CGCCR: Coördinatie- en Crisiscentrum van de Regering DG: Directoraat-generaal EFQM: European Foundation Quality Model F.A.V.V.: Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen KPI: Key Performance Indicator KSF: Kritische Succes Factor MAPE: Middelen, Activiteiten, Prestaties en Evaluatie OD: Operationele Doelstelling PCE: Provinciale Controle Eenheid SD: Strategische Doelstelling


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Bijlage 3: Functiebeschrijvingen

Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Diensthoofd Stafdienst “Crisispreventie en –beheer” (niveau A) Functiebenaming : Diensthoofd Stafdienst Federale overheidsdienst: FAVV Dienst: Crisispreventie en –beheer Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Coördinatie van de ontwikkeling van crisishandboeken die de verschillende domeinen van de voedselketen omvatten (microbiologsche en chemische contaminanten, besmettelijke dierlijke ziekten, nucleaire incidenten, natuurrampen, …). .Voorbereiden, deelnemen en a posteriori evaluatie van crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Kritische analyse van de organisatieplannen van de verschillende directoraten-generaal binnen de organisatie om potentiële “kritieke” punten te onderscheiden en adviesverstrekking om aan deze toestand te verhelpen .Actief deelnemen aan het beheer van crisissen en incidenten o.l.v. de Gedelegeerd Bestuurder 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert rechtstreeks aan de Gedelegeerd Bestuurder *geeft leiding aan de niveau A en B medewerkers binnen de dienst om eenzelfde methodiek na te streven *werkt samen met collega’s niveau A van het Bestuur Controle, Bestuur Laboratoria, Bestuur Controlebeleid en Bestuur Algemene Diensten 2.b. Externe relaties *werkt samen met de Gewesten en wetenschappelijke instituten en de verschillende actoren betrokken in de agro-voeding (industrie, E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 14 van 14

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 consumentenorganisaties) *volgt op Europees en internationaal vlak de ontwikkelen i.v.m. crisismanagement op *bouwt een netwerk uit met de collega’s van de andere Europese Voedselagentschappen en met de Europese Voedselautoriteit 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in de (inter)nationale evoluties omtrent “civil defence disaster management” *zorgt ervoor dat de crisishandboeken steeds actueel blijven Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden: *integreert ASAP de bestaande crisishandboeken/procedures in een werkzaam geheel

4. Competentieprofiel: Technische kennis vereist voor de functie: Goede kennis van de opbouw van de voedselketen Persoonlijke competenties: • • • •

functie specifieke competenties: Minimum 3 jaar managementervaring of minimum 5 jaar nuttige beroepservaring. Managementvaardigheden in crisisomstandigheden. Inzicht in het besluitvormingsproces van het FAVV. Affiniteit hebben met en inzicht hebben in het functioneel domein om de resultaatgebieden van de functie te kunnen realiseren. Generieke competenties:

• • • •

Verantwoordelijkheidszin. Analytisch vermogen. Flexibel en vernieuwend denken. Verwezenlijking van de doelstellingen.


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 • • • • • • • •

Integratievisie en -vermogen. Personeel coachen, motiveren en tot ontplooiing brengen. Leiden van groepen. Samenwerken aan en uitbouwen van netwerken Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit. Gericht op burger, interne klant en maatschappij.

5. Organogram: Is verantwoordelijk voor de Stafdienst die onder de leiding staat van de Gedelegeerd Bestuurder

6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: A4 Rang: Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: universitaire opleiding in de wetenschappen (biologie, farmacie, scheikunde, fysisca, diergeneeskune, geneeskunde) Ervaring vereist voor de functie: § grondige kennis van de voedingsmiddelenindustrie § stressbestendig § bereidheid tot werken op zeer onregelmatige uren § sterke analytische geest § in staat om snel beslissingen te nemen § leiderschap tonen § goede kennis van Frans en Engels



Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Stafmedewerker (m/v) Stafdienst “Crisispreventie en –beheer” (niveau A) Functiebenaming : Stafmedewerker (m/v) Stafdienst Federale overheidsdienst: FAVV Dienst: “Crisispreventie en –beheer” Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Actief meewerken aan het ontwikkelen van crisishandboeken die de verschillende domeinen van de voedselketen omvatten (microbiologsche en chemische contaminanten, besmettelijke dierlijke ziekten, nucleaire incidenten, natuurrampen, …). .Voorbereiden, deelnemen en a posteriori evaluatie van crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Kritische analyse van de organisatieplannen van de verschillende directoraten-generaal binnen de organisatie om potentiële “kritieke” punten te onderscheiden en adviesverstrekking om aan deze toestand te verhelpen .Actief deelnemen aan het beheer van crisissen en incidenten 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert aan het Diensthoofd Crisisbeheer- en preventie *werkt samen met collega’s niveau A binnen de dienst om eenzelfde methodiek na te streven *werkt samen met collega’s niveau A van het Bestuur Controle, Bestuur Laboratoria, Bestuur Controlebeleid en Bestuur Algemene Diensten 2.b. Externe relaties *werkt samen met de Gewesten en wetenschappelijke instituten en de verschillende actoren betrokken in de agro-voeding (industrie, consumentenorganisaties)


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in de (inter)nationale evoluties omtrent “civil defence disaster management” Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden : *integreert ASAP de bestaande crisishandboeken/procedures o.l.v. het diensthoofd in een werkzaam geheel

4. Competentieprofiel: Technische kennis vereist voor de functie: Goede kennis van de opbouw van de voedselketen Persoonlijke competenties: • • • •

functie specifieke competenties: Minimum 3 jaar ervaring in een functie die verband houdt met de voedselketen Managementvaardigheden in crisisomstandigheden. Inzicht in het besluitvormingsproces van het FAVV. Affiniteit hebben met en inzicht hebben in het functioneel domein om de resultaatgebieden van de functie te kunnen realiseren. Generieke competenties:

• • • • • • • •

Verantwoordelijkheidszin. Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Integratievisie en -vermogen. Samenwerken aan en uitbouwen van netwerken Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit.


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 5. Organogram:

6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: A3 Rang: Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: universitaire opleiding in de wetenschappen (biologie, farmacie, scheikunde, fysisca, diergeneeskune, geneeskunde) of in de humane wetenschappen (sociologie, psychologie) Ervaring vereist voor de functie: § § § § §

grondige kennis van de voedingsmiddelenindustrie stressbestendig bereidheid tot werken op zeer onregelmatige uren sterke analytische geest in staat om snel beslissingen te nemen

Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Veldmedewerker (m/v) Dienst Crisispreventie en –beheer (niveau A, deeltijds) Functiebenaming : Veldmedewerker Federale overheidsdienst: FAVV


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Dienst: Crisispreventie en –beheer (niveau A, deeltijds) Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Binnen de PCE actief meewerken aan het ontwikkelen van crisishandboeken die de verschillende domeinen van de voedselketen omvatten (microbiologsche en chemische contaminanten, besmettelijke dierlijke ziekten, nucleaire incidenten, natuurrampen, …). .Voorbereiden, deelnemen en a posteriori evaluatie van crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Kritische analyse van de organisatieplannen van de verschillende directoraten-generaal binnen de organisatie om potentiële “kritieke” punten te onderscheiden en adviesverstrekking om aan deze toestand te verhelpen .Actief deelnemen aan het beheer van crisissen en incidenten 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert aan het hoofd PCE en Diensthoofd Crisisbeheer- en preventie *werkt samen met collega’s niveau A binnen het Bestuur Controle van de andere provincies om eenzelfde methodiek voor het aanpakken van incidenten te ontwikkelen 2.b. Externe relaties *werkt samen met de inspectiediensten van de Gewesten 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in het snel kunnen inschatten van moeilijke sistuaties op het terrein Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden : nihil


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 4. Competentieprofiel: • • •

functie specifieke competenties: Minimum 3 jaar ervaring in een functie die verband houdt met de voedselketen Managementvaardigheden in crisisomstandigheden. Affiniteit hebben met en inzicht hebben in het functioneel domein om de resultaatgebieden van de functie te kunnen realiseren. Generieke competenties:

• • • • • • •

Verantwoordelijkheidszin. Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Integratievisie en -vermogen. Samenwerken aan en uitbouwen van netwerken Mondelinge en schriftelijke communicatie. Loyauteit en integriteit.

5. Organogram:

6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: A3 Rang: Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: universitaire opleiding als licentiaat scheikunde, biologie, voeding of dierenarts of bio-ingenieur Ervaring vereist voor de functie: E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 21 van 21

Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 § § § § §

grondige kennis van de sectoren die in zijn/haar provincie aanwezig zijn stressbestendig bereidheid tot werken op zeer onregelmatige uren sterke analytische geest in staat om snel beslissingen te nemen

Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Administratief medewerker (m/v) Stafdienst “Crisispreventie en –beheer” (niveau B) Functiebenaming : Administratief medewerker Federale overheidsdienst: FAVV Dienst: Crisispreventie en –beheer Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Administratieve taken uitvoeren voor de stafdienst .Voorbereidenden taken uitvoeren i.v.m. crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Actueel houden van de databanken met de kerngegevens (telefoonnummers, adressen, …) .Controle van het stockbeheer in de verschillende provincies 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert aan het Diensthoofd Crisisbeheer- en preventie 2.b. Externe relaties


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 *werkt samen met de PCE’s en de Provinciale Verbonden voor het stockbeer 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in relationele databases en GPS software *houdt de databanken actueel

Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden : nihil 4. Competentieprofiel: •

functie specifieke competenties: Minimum 2 jaar ervaring in het gebruiken van office applicaties (Word, Exell, Acess, Powerpoint) Generieke competenties:

• • • • • • •

Stiptheid Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Goede mondelinge communicatie Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit.

5. Organogram:

6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: Niveau B Rang:


Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: graduaatsopleiding Ervaring vereist voor de functie: § grondige kennis van de sectoren die in zijn/haar provincie aanwezig zijn § flexibel en bereidheid tot werken tijdens de weekends § zeer goede kennis van relationele databases § zeer goede kennis van Word en Powerpoint § in staat om notulen te maken tijdens crisisvergaderingen § basiskennis van (of bereid zijn deze te verwerven op korte termijn) van de tweede landstaal

Bijlage 3: Budget Zie bijgevoegde Excel file. Omwille van vertrouwelijkheid werden de voorziene loonkosten niet weergegeven. Intern zijn deze wel ter beschikking. Bijlage 4: Sizing Zie bijgevoegde Excel file


Budgettering Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer Versie 3 ; datum opmaak: 2003 -06-01 1. Personeelskosten 1 diensthoofd A4 5 niveau A medewerkers Anciënniteitstoelagen (3medewerkers) 1 niveau B medewerker 2. Werkingskosten 25 Portables HB + enqueteurs 25 * GPS Software 3 licenties Tele-atlas kaarten Inrichting speciale crisisrooms (HB+2 coördinatiecentra Vl+Wal.) Uitrusting enquêteurs radionucleaire incidenten Speciale communicatie radionucleaire incidenten Verplaatsingsonkosten Communicatiekosten (GSM, telefoon, internet)

3. Vormingskosten Simulatie voorbereiding+uitvoering Seminaries 20 Enquêteurs elk 10 mandagen Vakliteratuur

Basis (* index 1,2936)

2500 800 7000 15000 5000 8000 35880 150

25000 5000 149 1000

Totaal (€)

Totaal/jaar (€)

271046

271046

62500 20000 21000 15000 100000 8000 35880 3900

20833 6667 7000 3000 20000 8000 35880 3900

266280

105280

75000 5000 2978 1000 83978

25000 5000 2978 1000 33978

538326

377326

Afschrijving

3 3 3 5 5

3

Belangrijke nota: 1.Er moet een budget voorzien worden om overuren te compenseren die gepresteerd worden in crisisfases. Dit is bijzonder moeilijk te begroten (afhankelijke van Voorstel:

25000

2. De kostprijs voor het huren van de lokalen is nog niet voorzien, omdat de prijzen op het moment van opmaak van deze budgettering nog niet gekend waren

O: Gegevensbank/ crisispreventie_beheer/crisisbeheer_budgettering_versie02.xls

3. De vormingskosten zijn reeds opgenomen in het budget van het Bestuur Algemene Diensten "Vorming" en zijn hier enkel indicatief weergegeven


Opmerking

Dit dient in mindering gebracht te worden op het budget DG contrôle Hier moet een link voorzien worden met Sanitel en Consum

6000 km per enquêteur (*2O) + 3000 km (hoofdbestuur) (*6) aan 0,26 €) 100 € GSM/medewerker, 50 € (ADSL+andere)/medewerker (valt ook gedeeltelijk ten laste van DG Contrôle)

Gebaseerd op benchmarking met CGCCR, en buitenlandse agentschappen (dekt de periode: 2003 t.e.m. 2005) 10 mandagen opleiding à rato van 148,88 euro/dag)

het aantal incidenten) (gebaseerd op tussenkomsten in 2000 en 2001 ingevolge Consum alarmen)



Tâches

Sizing: Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer (versie 3, 2003-06-01) Sous-tâches Niveau Niveau Niveau Niveau A B C D

Algemene leiding

Crisispreventie

Crisisbeheer

Kwalteitsbeheer en procedures Leiding Secretariat

0,5 0,5

Evaluatie van de plannen van DG controle Raadgevingen geven Impulsen geven aan de geledingen van het FAVV Opzetten van crisissimulatie Actueel houden van databases Ontwikken van crisisscenario’s Uitvoeren van enquêtes/crisissimulaties

0,3 0,3 0,4 1 3 20 (*)

TOTAAL (zonder (*))

6

0,5

0,5

1

*: Vallen onder de bevoegdheid van de PCE’s, werken slechts deeltijds voor Crisisbeheer Personen reeds aanwezig (Nacaratto Marina, Rixta Lycklama, Philippe Houdart en parttime: Guy Van Caneghem): Niveau A: 3,5 Niveau B: 0 Personen nog toe te voegen: Niveau A: 1,5 Niveau B: 1 Door de aanstelling van Geert De Poorter als Directeur (n-2) wordt de leiding van de Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer in vredestijd overgenomen door Philippe Houdart

E:\Transfer\GDP\sizing_stafdienst_crisisbeheer_versie03.doc Pagina 1

Projectfiche nr. 8 Uitbouwen van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Periode 2003 t.em. 2006

Recommend Documents