Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01
Projectfiche nr. 8 “Uitbouwen van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer” Periode 2003 t.em. 2006 Kernwaarde: De impact van crisissen op de gezondheid van de consument en het welzijn van dieren zoveel mogelijk inperken
Opgesteld door: Geert De Poorter Datum van opmaak: 2003/06/01 Versie: 03
De wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn cursief weergegeven
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 1 van 1
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01
Inhoudstafel pagina 1. Inleiding & uitgangspunt
3
2. Wettelijke basis
3
3. Methodologie
4
4. Principes waarop het crisisbeheer is gebaseerd
4
5. Taken Crisispreventie en Crisisbeheer
5
5.1. Taken partim Crisispreventie
5
5.2. Taken partim Crisisbeheer
6
5.3. Implementatiekalender/boordtabel
7
6. KPI
11
7. KSF
12
Bijlagen Bijlage 1: Definities
13
Bijlage 2: Gebruikte afkortingen
13
Bijlage 3: Functiebeschrijvingen
14
Bijlage 4: Excel file: budgettering Bijlage 5: Excel file: sizing
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 2 van 2
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01
1. Inleiding & uitgangspunt Sedert de dioxinecrisis is het vertrouwen van de consument in het beheer van de voedselproductieketen en de veiligheid van het voedsel in het algemeen, ernstig aangetast. Een rechtstreeks gevolg van de dioxinecrisis van 1999 was de oprichting van het Federale Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen. Indien het Agentschap voldoende geloofwaardigheid wil creëren bij de consument, dan zal het ondermeer in staat moeten zijn om crisissituaties op een adequate manier het hoofd te bieden. Daarom werd door de Gedelegeerd Bestuurder beslist om een speciale Stafdienst op te richten die als verantwoordelijkheid het curatieve aspect te behandelen (als er een crisis uitbreekt), maar die ook preventief (a priori) moet optreden. De eerste versie van deze projectfiche werd in een bilateraal overleg op 2003/01/09 met de Gedelegeerd Bestuurder doorgenomen; de op- en aanmerkingen resulterend uit dit overleg hebben geleid tot een nieuwe versie die besproken werd op het Directie-comité van 2003/02/3. De definitieve versie kon slechts opgemaakt worden nadat de Aviaire Influenza crisis over haar hoogtepunt heen was.
2. Wettelijke basis In artikel 3, §3 van het koninklijk besluit van 16 mei 2001 tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen zijn vier permanente onafhankelijke eenheden vermeld, die ingericht worden onder de leiding van de gedelegeerd bestuurder aan wie ze rechtstreeks rapporteren: a) de communicatie b) het meldpunt c) de interne audit d) de kwaliteitszorg. Een cel Crisispreventie en -beheer is er niet bij vernoemd. Echter, aangezien zowel het businessplan van de eerste gedelegeerd bestuurder (goedgekeurd op de Ministerraad van 2000-11-22) en het Management- en Operationeel van de tweede gedelegeerd bestuurder (draftversie 2002-09-06) expliciet voorzien in de oprichting van een crisiscel is het nodig hiervoor een actieplan uit te werken. E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 3 van 3
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Dit werd vertaald in het Management- en Operationeel plan als SD nr. 14: “Verdere uitwerking van een cel crisispreventie en –beheer” en een aantal OD’s.
3. Gebruikte werkmethodologie Binnen de Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer zal vanaf 2003-01-01 gestart worden met de invoering van een kwaliteitssyteem volgens het EFQM-model en de ISO-9001 (editie 2000) standaard. De architectuur moet dermate open zijn dat binnen twee tot drie jaar het gehanteerde kwaliteitssysteem kan ingepast worden in het algemeen kwaliteitssyteem van het FAVV en dat uitgewerkt wordt door de Stafdienst Kwaliteitszorg. Daarnaast wordt voor het operationele werk het MAPE model gebruikt dat gelinkt wordt aan KPI’s en KSF. M(iddelen) Medewerkers Logistieke middelen
A(ctiviteiten) Overleggen Analyseren Deduceren
P(restaties) Advies preventie Draaiboeken
E(evaluatie) CAF, interne audit Evaluatie d.m.v. simulatie
De evaluatie zal gebeuren op procedureel vlak door de Stafdienst Interne audit en door de eigen Stafdienst volgens het CAF-principe. De CAF methodologie laat toe om via vijf specifieke domeinen via een eenvoudig evaluatierooster een eigen inschatting te maken van de effectiviteit van de organisatie. De externe evaluatie op operationaliteit zal geschieden d.m.v. de simulatie en een externe beoordelaar. Hieruit kan dan de effectiviteit gegenereerd worden, ten vroegste in 2004.
4. Principes waarop het crisisbeheer gebaseerd is 1. Gecentraliseerd beheer te Brussel met een gespecialiseerde equipe van enquêteurs in de PCE’s. 2. Toepassing van het voorzorgsprincipe (zoals vastgelegd door de Europese Commissie, zie Witboek);
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 4 van 4
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 3. Incrementele en gefaseerde aanpak gebaseerd op een incidententypologie (vier zwaartegraden); (let op: voor sommige types crisissen is dit minder van toepassing, e.g. epizoötsiche ziekten) 4. Samenwerking met de sectoren en de betrokken andere overheidsinstellingen, waaronder de Europese Commissie; 5. Informatie aan de actoren waar mogelijk 6. Effectiviteit toetsen via crisissimulatie en “nazorgteams” , die de afbouw van de crisis/alarmtoestand moeten begeleiden naar de “vredestoestand”
5. Taken 5.1. Taken voor het partim Crisispreventie Missie: Er voor zorgen dat de tussenkomsten van de Crisispreventie-eenheid horizontaal doorheen de volledige organisatie van het F.A.V.V. resulteren in een dermate goed functioneren dat crisissen met een hoge en hoogste graad van impact zoveel mogelijk vermeden worden. Taken: .Verificatie van de plannen van het Bestuur Controle of alle elementen die een efficiënt controlebeheer moet hebben, ook afgedekt worden; .Raadgevingen geven aan de coördinatoren Controle (=N-2) en de PCE-hoofden (beiden via de DG Controle) om problemen te vermijden; .Alert zijn voor externe signalen die potentieel kunnen uitmonden in een crisis; .Hiaten en tekorten opsporen in de beschikbaarheid, kwaliteit, en toepassing van de preventie- en actieplannen; .Impulsen geven aan de geledingen van het FAVV en de externe diensten om de hiaten in te vullen; Middelen: E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 5 van 5
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 *Een vaste kern medewerkers die de organisatie zeer goed moet kennen die gespecialiseerd zijn in risico-management, risico-evaluatie, risico-communicatie en gegevensbeheer. Te voorzien: Opleiding geven aan deze vaste kern medewerkers die op hun beurt anderen in de organisatie opleiden (“teach the teacher”) 5.2. Taken voor het partim Crisisbeheer Missie: Er voor zorgen dat een crisis of alarmtoestand ASAP wordt te niet gedaan met een minimale impact voor de gezondheid van de consument, plant en dier. De Stafdienst Crisisbeheer en Crisispreventie werkt hier actief aan mee onder leiding van de crisismanager (DG Controle of Gedelegeerd Bestuurder) Taken: Ontwikkelen van crisisscenario’s voor de volgende domeinen en in overleg met de verschillende sectoren en de bevoegde overheidsinstellingen: *chemische contaminanten en scheikundige incidenten; *epizoötische ziekten *zoönosen *radionucleaire incidenten *(micro)biologische agentia en bio-terrorisme *natuurrampen De ontwikkeling moet gebaseerd zijn op een algemene methodiek die dezelfde strategie gebruikt; deze laatste moet vastgelegd worden in een Algemeen Crisishandboek. Middelen: *Een vaste kern medewerkers die aangevuld met specialisten op het terrein, de handboeken ontwikkelen;
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 6 van 6
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Te voorzien: Voldoende opleiding voor de vaste kernmedewerkers en voor de gespecialiseerde enquêteurs op het terrein. De gepaste uitrusting qua monsternamemateriaal, ontsmettingsmateriaal, speciale kledij, performante communicatiesmiddelen (GSM, GPS, foto-apparatuur, …). Eén goed uitgeruste “crisisroom” in WTC III, goed uitgeruste crisisrooms gedecentraliseerd in de Provinciale Verbonden voor Dierenziektebestrijding of bij ontstentenis in de PCE’s of via specifieke tijdelijke infrastructuur (e.g. containers)
5.3. Implementatiekalender/Boordtabel Operationele
Verantwoordelijke Limietdatum Controle door x
doelstelling
Opmerkingen
op datum:…….. 2003-01-01
Cel Interne audit in
O.D.14.1. :Creëren van
Gedelegeerd
een cel crisispreventie en
Bestuurder, Piet
maand februari
–beheer bij de diensten
Vantemsche
2003
van de gedelegeerd bestuurder O.D.14.2.: Uitbouw van
Geert De Poorter
2003-05-01
Gedelegeerd
de cel Crisispreventie en
bestuurder, in
–beheer bij de diensten
maand juni 2003
van de gedelegeerd bestuurder O.D.14.3.: Integratie van
Geert De Poorter
2003-01-01
Gedelegeerd
de conclusies van de
bestuurder, in
Werkgroep Program
maand februari
Office Crisisbeheer en de
2003
vroegere beleidsdocumenten
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 7 van 7
KSF 1
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 crisisbeheer O.D.14.4.: Opmaak van
Philippe Houdart &
een inventaris van
Geert De Poorter
2003-02-01
Gedelegeerd bestuurder, in
draaiboeken (bestaande
maand februari
en op te stellen) en
2003
boordtabel O.D.14.5: Opmaak van
Medewerker van de
2002-05-01
Geert De Poorter
timing Gedelegeerd
een standaard handleiding stafdienst i.s.m. PCE voor het uitvoeren van
Wijkt af van de Bestuurder
DG Controle
een enquête n.a.v. een calamiteit O.D.14.6.: Samenstelling
Guy Van Caneghem
en vorming van een vast
en Geert De Poorter
2003-08-01
Geert De Poorter
Wijkt af van de timing Gedelegeerd Bestuurder
team van gespecialiseerde enquêteurs O.D.14.7.: Coördinatie en verdere uitwerking van de crisisdraaiboeken en overleg met de betrokken sectoren en de verschillende overheden (Europese Commissie, CGCCR, FOD Volksgezondheid, Gewesten en Provincies) O.D.14.7.1.A.: Opstarten
Geert De Poorter
overleg met de sectoren
Startdatum:
Frequentie van
2003-01-15,
vergaderen:
nadien
driemaandelijks
permanent Startdatum:
Frequentie van
overleg met Europese
2003-01-15,
vergaderen:
Commissie, FOD
nadien
driemaandelijks
Volksgezondheid,
permannent
O.D.14.7.1.B.: Opstarten
Geert De Poorter
Justistie, CGCCR,
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 8 van 8
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Gewesten en Provincies O.D.14.7.2.: Opmaak van Eén niveau A crisisscenario Chemische
2004-01-01
Er wordt verder
medewerker
gewerkt op de bestaande scenario’s
contaminanten
die opgenomen zijn in het “Ontwerp Algemeen Crisishandboek” versie 2002/03/18 O.D.14.7.2.A: Opmaak
Eén niveau A
Gefaseerd:
Timing is sterk
van crisisscenario
medewerkers
einde voorzien
afhankelijk van wat
voor 2005-01-
de inventaris
01
oplevert aan
epizoötische ziekten
bestaande en nog steeds actueel zijnde plannnen. O.D.14.7.2.B: Opmaak
Eén niveau A
Gefaseerd:
Timing is sterk
van crisisscenario
medewerkers
einde voorzien
afhankelijk van wat
voor 2005-01-
de inventaris
01
oplevert aan
zoönosen
bestaande en nog steeds actueel zijnde plannnen. O.D.14.7.3.: Opmaak van Één niveau A crisisscenario
2003-12-31
medewerker
CGCCR, te evalueren bij
radionucleaire incidenten
simulatie in 2004
O.D.14.7.4: Opmaak van
Eén niveau A
crisisscenario
medewerker
2003-12-31
(micro)biologische
FOD Crisiscel in
Er moet -gezien de
het laatste trimester
dreiging van de
2003
oorlog in Irak-
incidenten en
voorrang gegeven
bioterrorisme
worden aan dit item
O.D.14.7.5.: Opmaak van Eén niveau A crisisscenario
2005-12-31
medewerker
natuurrampen
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 9 van 9
CGCCR
Heeft geen prioriteit, er wordt gestart begin 2005.
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 O.D.14.8.: Uitbouwen
Philippe Houdart +
van een efficiënt
Geert De Poorter
2003-12-31
communicatienetwerk
Te testen via de
Niet opgenomen als
crisissimulatie in
OD door de
2004 en 2005
Gedelegeerd
met de PCE’s en het
Bestuurder;
CGCCR; afsluiten van
Samenwerking met
samenwerkingsprotocols
DG Algemene Diensten is vereist en met Interne Communicatie (Jan Germonpré)
O.D.14.9.: Inrichting van
Geert De Poorter + JM 2003-05-01
Te testen via de
Niet opgenomen als
de lokalen Hoofbestuur
Dochy + Herman
crisissimulatie in
OD door de
(bureaus medewerkers+
Diriks
2004 en 2005
Gedelegeerd
crisisroom) en
Bestuurder;
crisisrooms die
Moet besproken
gedelocaliseerd zijn
worden met DG Algemene Diensten; Financiële interne
Niet opgenomen als
template file voor het
audit, telkenmale 1
OD door de
bepalen van de totale
maand na het
Gedelegeerd
kostprijs per calamiteit
volledig stopzetten
Bestuurder;
van de
Samenwerking met
crisisbehandeling
DG Algemene
O.D.14.10. Ontwikkelen
Geert De Poorter
2003-12-31
Diensten is nodig 2003-09-01
Geert De Poorter
Niet opgenomen als
O.D.14.11. Strategie
Medewerker van de
uitwerken voor
stafdienst i.s.m.
OD door de
crisissimulaties
CCGCR
Gedelegeerd Bestuurder; er wordt in 2004 en 2005 één simulatie gehouden naast wat volgens de EU moet (dierziektenbestrijdi ng: twee/jaar)
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 10 van 10
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Externe
De
beoordelaar, te
verantwoordelijkhei
crisiscommunicatiestrateg
beoordelen tijdens
d ligt hier
ie (oprichting Call
crisissimulatie
gedeeltelijk bij de
O.D.9.1.: Ontwikkelen
Pascal Houbaert &
van een
Geert De Poorter
2003-07-01
Center: naar de
Stafdienst
bevolking toe ,naar de
Communicatie;
sectoren toe, inschakeling
Deze doelstelling
Meldpunt)
kadert in de SD nr. 9 van de Gedelegeerd Bestuurder
6. KPI KPI 1: Er voor zorgen dat de top van het F.A.V.V. overtuigd is van het nut van crisishandboeken; via voorstelling en goedkeuring van deze projectfiche; de projectfiche dient dient jaarlijks geactualiseerd te worden. KPI 2: De medewerking krijgen van alle diensten van het FAVV; via gezamenlijk overleg; af te toetsen op het directiecomité (maandelijks) of een andere horizontale interne overlegstructuur die nog moet opgericht worden. KPI 3: Standaardtool voor het schrijven van de crisisscenario’s voor de verschillende parameters en matrices; via het aftoetsen of dezelfde methodologie nog gevolgd wordt en waar er zich problemen situeren; af te toetsen op interne stafvergaderingen driewekelijks. KPI 4: Ontwikkeling template file voor berekening van de onkosten, die gepaard gaan met een calamiteit, via een programma voor analytische boekhouding; af te toetsen zesmaandelijks met DG Algemene Diensten. KPI 5: Informatievoorziening naar de medewerkers van de Stafdienst moet optimaal verlopen; via linken met de databanken Consum, Sanhimilk, Sanitel en nieuw te creëren databanken (WEBLABORATORIA, WEBCONSUM); af te toetsten op overlegvergaderingen met ICT, maandelijks.
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 11 van 11
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 KPI 6: Beschikbaarheid van de medewerkers; het opzetten van een permanentieregeling op strategisch niveau (FAVV-FOD-CGCCR) en operationeel niveau (hoofdbestuur F.A.V.V.PCE’s); via een procedure die uiteenzet wie wanneer van permanentie is en wat hij/zij moet doen; moet maandelijks gebeuren.
7. KSF Plannen in het kader van beter besturen kunnen slechts slagen als aan een aantal succesfactoren voldaan is. De ene succesfactor is belangrijker dan de andere, vandaar dat die succesfactoren die de grootste impact hebben als kritisch worden bestempeld. Hieronder worden een aantal KSF weergegeven die absoluut moeten vervuld zijn, wil de OD van de Gedelegeerd Bestuurder vervult geraken. KSF 1: Personeel Benchmarking van vergelijkbare organisaties in het buitenland heeft ertoe geleid dat een “sizing to be” werd opgesteld die noodzakelijk is om een effectief crisisbeheer uit te bouwen. Het is nodig dat tegen 2002-05-01 de nodige medewerkers ter beschikking staan, zodat kan gestart worden met de interne opleiding; KSF 2: Budget Efficiënt crisisbeheer betekent vooral de nodige logistieke middelen ter beschikking te hebben op het terrein en beschikken over een zeer performante interne informatiestructuur. Als het budget niet (of in onvoldoende mate) ter beschikking gesteld wordt, dan wordt dit een kritische factor. KSF 3: Simulatie Het schrijven van plannen moet regelmatig getoetst worden aan simulaties. Aangezien er nog geen ervaring binnen het F.A.V.V. aanwezig is, moet in eerste instantie beroep gedaan worden op een externe organisatie (e.g. ECMA, Crismart). Dit verhoogt de eerste drie jaren aanzienlijk de kostprijs, maar door de opgedane ervaring kan de simulatiekost vanaf het vierde jaar met 50 % verminderd worden.
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 12 van 12
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01
Bijlagen Bijlage 1: Definities Crisis: kan algemeen gedefinieerd worden als een ernstige bedreiging van de basistructuren of van de fundamentele waarden en normen van een sociaal systeem, welke bij een geringe beslissingstijds en bij een hoge mate van onzekerheid noopt tot het nemen van kritieke beslissingen (Rosenthal, 1984); Efficiëntie: de relatie tussen prestaties of activiteiten enerzijds en de middelen anderzijds; Effectiviteit: de relatie tussen de prestaties of activiteiten enerzijds, en de effecten anderzijds; Input (= middelen) : verzamelnaam voor alle menselijke, materiële en immateriële inbreng die nodig is voor het opstarten en uitvoeren van een activiteit Prestatiemeting: het meten (kwantitatief of kwalitatief) van de prestaties die een organisatie levert in het kader van de beleidsuitvoering die haar werd opgedragen Prestatie (= output) : Producten en/of verstrekte diensten die het directe gevolg zijn van een bepaalde activiteit Bijlage 2: Gebruikte afkortingen CAF: Common Assessment Framework (auto-evaluatie systeem) CCC: Crisiscoördinatiecentrum CGCCR: Coördinatie- en Crisiscentrum van de Regering DG: Directoraat-generaal EFQM: European Foundation Quality Model F.A.V.V.: Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen KPI: Key Performance Indicator KSF: Kritische Succes Factor MAPE: Middelen, Activiteiten, Prestaties en Evaluatie OD: Operationele Doelstelling PCE: Provinciale Controle Eenheid SD: Strategische Doelstelling
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 13 van 13
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Bijlage 3: Functiebeschrijvingen
Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Diensthoofd Stafdienst “Crisispreventie en –beheer” (niveau A) Functiebenaming : Diensthoofd Stafdienst Federale overheidsdienst: FAVV Dienst: Crisispreventie en –beheer Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Coördinatie van de ontwikkeling van crisishandboeken die de verschillende domeinen van de voedselketen omvatten (microbiologsche en chemische contaminanten, besmettelijke dierlijke ziekten, nucleaire incidenten, natuurrampen, …). .Voorbereiden, deelnemen en a posteriori evaluatie van crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Kritische analyse van de organisatieplannen van de verschillende directoraten-generaal binnen de organisatie om potentiële “kritieke” punten te onderscheiden en adviesverstrekking om aan deze toestand te verhelpen .Actief deelnemen aan het beheer van crisissen en incidenten o.l.v. de Gedelegeerd Bestuurder 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert rechtstreeks aan de Gedelegeerd Bestuurder *geeft leiding aan de niveau A en B medewerkers binnen de dienst om eenzelfde methodiek na te streven *werkt samen met collega’s niveau A van het Bestuur Controle, Bestuur Laboratoria, Bestuur Controlebeleid en Bestuur Algemene Diensten 2.b. Externe relaties *werkt samen met de Gewesten en wetenschappelijke instituten en de verschillende actoren betrokken in de agro-voeding (industrie, E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 14 van 14
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 consumentenorganisaties) *volgt op Europees en internationaal vlak de ontwikkelen i.v.m. crisismanagement op *bouwt een netwerk uit met de collega’s van de andere Europese Voedselagentschappen en met de Europese Voedselautoriteit 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in de (inter)nationale evoluties omtrent “civil defence disaster management” *zorgt ervoor dat de crisishandboeken steeds actueel blijven Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden: *integreert ASAP de bestaande crisishandboeken/procedures in een werkzaam geheel
4. Competentieprofiel: Technische kennis vereist voor de functie: Goede kennis van de opbouw van de voedselketen Persoonlijke competenties: • • • •
functie specifieke competenties: Minimum 3 jaar managementervaring of minimum 5 jaar nuttige beroepservaring. Managementvaardigheden in crisisomstandigheden. Inzicht in het besluitvormingsproces van het FAVV. Affiniteit hebben met en inzicht hebben in het functioneel domein om de resultaatgebieden van de functie te kunnen realiseren. Generieke competenties:
• • • •
Verantwoordelijkheidszin. Analytisch vermogen. Flexibel en vernieuwend denken. Verwezenlijking van de doelstellingen.
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 15 van 15
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 • • • • • • • •
Integratievisie en -vermogen. Personeel coachen, motiveren en tot ontplooiing brengen. Leiden van groepen. Samenwerken aan en uitbouwen van netwerken Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit. Gericht op burger, interne klant en maatschappij.
5. Organogram: Is verantwoordelijk voor de Stafdienst die onder de leiding staat van de Gedelegeerd Bestuurder
6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: A4 Rang: Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: universitaire opleiding in de wetenschappen (biologie, farmacie, scheikunde, fysisca, diergeneeskune, geneeskunde) Ervaring vereist voor de functie: § grondige kennis van de voedingsmiddelenindustrie § stressbestendig § bereidheid tot werken op zeer onregelmatige uren § sterke analytische geest § in staat om snel beslissingen te nemen § leiderschap tonen § goede kennis van Frans en Engels
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 16 van 16
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01
Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Stafmedewerker (m/v) Stafdienst “Crisispreventie en –beheer” (niveau A) Functiebenaming : Stafmedewerker (m/v) Stafdienst Federale overheidsdienst: FAVV Dienst: “Crisispreventie en –beheer” Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Actief meewerken aan het ontwikkelen van crisishandboeken die de verschillende domeinen van de voedselketen omvatten (microbiologsche en chemische contaminanten, besmettelijke dierlijke ziekten, nucleaire incidenten, natuurrampen, …). .Voorbereiden, deelnemen en a posteriori evaluatie van crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Kritische analyse van de organisatieplannen van de verschillende directoraten-generaal binnen de organisatie om potentiële “kritieke” punten te onderscheiden en adviesverstrekking om aan deze toestand te verhelpen .Actief deelnemen aan het beheer van crisissen en incidenten 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert aan het Diensthoofd Crisisbeheer- en preventie *werkt samen met collega’s niveau A binnen de dienst om eenzelfde methodiek na te streven *werkt samen met collega’s niveau A van het Bestuur Controle, Bestuur Laboratoria, Bestuur Controlebeleid en Bestuur Algemene Diensten 2.b. Externe relaties *werkt samen met de Gewesten en wetenschappelijke instituten en de verschillende actoren betrokken in de agro-voeding (industrie, consumentenorganisaties)
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 17 van 17
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in de (inter)nationale evoluties omtrent “civil defence disaster management” Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden : *integreert ASAP de bestaande crisishandboeken/procedures o.l.v. het diensthoofd in een werkzaam geheel
4. Competentieprofiel: Technische kennis vereist voor de functie: Goede kennis van de opbouw van de voedselketen Persoonlijke competenties: • • • •
functie specifieke competenties: Minimum 3 jaar ervaring in een functie die verband houdt met de voedselketen Managementvaardigheden in crisisomstandigheden. Inzicht in het besluitvormingsproces van het FAVV. Affiniteit hebben met en inzicht hebben in het functioneel domein om de resultaatgebieden van de functie te kunnen realiseren. Generieke competenties:
• • • • • • • •
Verantwoordelijkheidszin. Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Integratievisie en -vermogen. Samenwerken aan en uitbouwen van netwerken Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit.
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 18 van 18
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 5. Organogram:
6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: A3 Rang: Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: universitaire opleiding in de wetenschappen (biologie, farmacie, scheikunde, fysisca, diergeneeskune, geneeskunde) of in de humane wetenschappen (sociologie, psychologie) Ervaring vereist voor de functie: § § § § §
grondige kennis van de voedingsmiddelenindustrie stressbestendig bereidheid tot werken op zeer onregelmatige uren sterke analytische geest in staat om snel beslissingen te nemen
Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Veldmedewerker (m/v) Dienst Crisispreventie en –beheer (niveau A, deeltijds) Functiebenaming : Veldmedewerker Federale overheidsdienst: FAVV
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 19 van 19
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Dienst: Crisispreventie en –beheer (niveau A, deeltijds) Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Binnen de PCE actief meewerken aan het ontwikkelen van crisishandboeken die de verschillende domeinen van de voedselketen omvatten (microbiologsche en chemische contaminanten, besmettelijke dierlijke ziekten, nucleaire incidenten, natuurrampen, …). .Voorbereiden, deelnemen en a posteriori evaluatie van crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Kritische analyse van de organisatieplannen van de verschillende directoraten-generaal binnen de organisatie om potentiële “kritieke” punten te onderscheiden en adviesverstrekking om aan deze toestand te verhelpen .Actief deelnemen aan het beheer van crisissen en incidenten 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert aan het hoofd PCE en Diensthoofd Crisisbeheer- en preventie *werkt samen met collega’s niveau A binnen het Bestuur Controle van de andere provincies om eenzelfde methodiek voor het aanpakken van incidenten te ontwikkelen 2.b. Externe relaties *werkt samen met de inspectiediensten van de Gewesten 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in het snel kunnen inschatten van moeilijke sistuaties op het terrein Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden : nihil
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 20 van 20
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 4. Competentieprofiel: • • •
functie specifieke competenties: Minimum 3 jaar ervaring in een functie die verband houdt met de voedselketen Managementvaardigheden in crisisomstandigheden. Affiniteit hebben met en inzicht hebben in het functioneel domein om de resultaatgebieden van de functie te kunnen realiseren. Generieke competenties:
• • • • • • •
Verantwoordelijkheidszin. Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Integratievisie en -vermogen. Samenwerken aan en uitbouwen van netwerken Mondelinge en schriftelijke communicatie. Loyauteit en integriteit.
5. Organogram:
6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: A3 Rang: Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: universitaire opleiding als licentiaat scheikunde, biologie, voeding of dierenarts of bio-ingenieur Ervaring vereist voor de functie: E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 21 van 21
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 § § § § §
grondige kennis van de sectoren die in zijn/haar provincie aanwezig zijn stressbestendig bereidheid tot werken op zeer onregelmatige uren sterke analytische geest in staat om snel beslissingen te nemen
Functiebeschrijving 1.Identificatiegegevens: Administratief medewerker (m/v) Stafdienst “Crisispreventie en –beheer” (niveau B) Functiebenaming : Administratief medewerker Federale overheidsdienst: FAVV Dienst: Crisispreventie en –beheer Functiehouder: Validering hiërarchie : P&O: 2. Doel van de functie: .Administratieve taken uitvoeren voor de stafdienst .Voorbereidenden taken uitvoeren i.v.m. crisissimulaties, met als doel de effectiviteit van de handboeken en procedures te toetsen in de realiteit .Actueel houden van de databanken met de kerngegevens (telefoonnummers, adressen, …) .Controle van het stockbeheer in de verschillende provincies 2.a. Interne relaties binnen het FAVV *rapporteert aan het Diensthoofd Crisisbeheer- en preventie 2.b. Externe relaties
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 22 van 22
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 *werkt samen met de PCE’s en de Provinciale Verbonden voor het stockbeer 3. Resultaatgebieden: Permanente resultaatsgebieden : *vormt zich permanent bij in relationele databases en GPS software *houdt de databanken actueel
Belangrijkste projecten of tijdelijke resultaatsgebieden : nihil 4. Competentieprofiel: •
functie specifieke competenties: Minimum 2 jaar ervaring in het gebruiken van office applicaties (Word, Exell, Acess, Powerpoint) Generieke competenties:
• • • • • • •
Stiptheid Analytisch vermogen. Verwezenlijking van de doelstellingen. Goede mondelinge communicatie Mondelinge en schriftelijke communicatie. Overtuigen en onderhandelen. Loyauteit en integriteit.
5. Organogram:
6. Beslissingsbevoegdheden: 7. Arbeidsvoorwaarden: Graad: Niveau B Rang:
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 23 van 23
Pojectfiche: Uibouw van de stafdienst Crisispreventie en crisisbeheer Versie 03 Datum van opmaak: 2003/06/01 Toelagen/premies: 8. Bijkomende informatie: Diploma en/of opleidingsniveau vereist voor de functie: graduaatsopleiding Ervaring vereist voor de functie: § grondige kennis van de sectoren die in zijn/haar provincie aanwezig zijn § flexibel en bereidheid tot werken tijdens de weekends § zeer goede kennis van relationele databases § zeer goede kennis van Word en Powerpoint § in staat om notulen te maken tijdens crisisvergaderingen § basiskennis van (of bereid zijn deze te verwerven op korte termijn) van de tweede landstaal
Bijlage 3: Budget Zie bijgevoegde Excel file. Omwille van vertrouwelijkheid werden de voorziene loonkosten niet weergegeven. Intern zijn deze wel ter beschikking. Bijlage 4: Sizing Zie bijgevoegde Excel file
E:\Transfer\GDP\crisisbeheer_Actieplan_versie03.docPagina 24 van 24
Budgettering Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer Versie 3 ; datum opmaak: 2003 -06-01 1. Personeelskosten 1 diensthoofd A4 5 niveau A medewerkers Anciënniteitstoelagen (3medewerkers) 1 niveau B medewerker 2. Werkingskosten 25 Portables HB + enqueteurs 25 * GPS Software 3 licenties Tele-atlas kaarten Inrichting speciale crisisrooms (HB+2 coördinatiecentra Vl+Wal.) Uitrusting enquêteurs radionucleaire incidenten Speciale communicatie radionucleaire incidenten Verplaatsingsonkosten Communicatiekosten (GSM, telefoon, internet)
3. Vormingskosten Simulatie voorbereiding+uitvoering Seminaries 20 Enquêteurs elk 10 mandagen Vakliteratuur
Basis (* index 1,2936)
2500 800 7000 15000 5000 8000 35880 150
25000 5000 149 1000
Totaal (€)
Totaal/jaar (€)
271046
271046
62500 20000 21000 15000 100000 8000 35880 3900
20833 6667 7000 3000 20000 8000 35880 3900
266280
105280
75000 5000 2978 1000 83978
25000 5000 2978 1000 33978
538326
377326
Afschrijving
3 3 3 5 5
3
Belangrijke nota: 1.Er moet een budget voorzien worden om overuren te compenseren die gepresteerd worden in crisisfases. Dit is bijzonder moeilijk te begroten (afhankelijke van Voorstel:
25000
2. De kostprijs voor het huren van de lokalen is nog niet voorzien, omdat de prijzen op het moment van opmaak van deze budgettering nog niet gekend waren
O: Gegevensbank/ crisispreventie_beheer/crisisbeheer_budgettering_versie02.xls
3. De vormingskosten zijn reeds opgenomen in het budget van het Bestuur Algemene Diensten "Vorming" en zijn hier enkel indicatief weergegeven
O: Gegevensbank/ crisispreventie_beheer/crisisbeheer_budgettering_versie02.xls
Opmerking
Dit dient in mindering gebracht te worden op het budget DG contrôle Hier moet een link voorzien worden met Sanitel en Consum
6000 km per enquêteur (*2O) + 3000 km (hoofdbestuur) (*6) aan 0,26 €) 100 € GSM/medewerker, 50 € (ADSL+andere)/medewerker (valt ook gedeeltelijk ten laste van DG Contrôle)
Gebaseerd op benchmarking met CGCCR, en buitenlandse agentschappen (dekt de periode: 2003 t.e.m. 2005) 10 mandagen opleiding à rato van 148,88 euro/dag)
het aantal incidenten) (gebaseerd op tussenkomsten in 2000 en 2001 ingevolge Consum alarmen)
O: Gegevensbank/ crisispreventie_beheer/crisisbeheer_budgettering_versie02.xls
O: Gegevensbank/ crisispreventie_beheer/crisisbeheer_budgettering_versie02.xls
Tâches
Sizing: Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer (versie 3, 2003-06-01) Sous-tâches Niveau Niveau Niveau Niveau A B C D
Algemene leiding
Crisispreventie
Crisisbeheer
Kwalteitsbeheer en procedures Leiding Secretariat
0,5 0,5
Evaluatie van de plannen van DG controle Raadgevingen geven Impulsen geven aan de geledingen van het FAVV Opzetten van crisissimulatie Actueel houden van databases Ontwikken van crisisscenario’s Uitvoeren van enquêtes/crisissimulaties
0,3 0,3 0,4 1 3 20 (*)
TOTAAL (zonder (*))
6
0,5
0,5
1
*: Vallen onder de bevoegdheid van de PCE’s, werken slechts deeltijds voor Crisisbeheer Personen reeds aanwezig (Nacaratto Marina, Rixta Lycklama, Philippe Houdart en parttime: Guy Van Caneghem): Niveau A: 3,5 Niveau B: 0 Personen nog toe te voegen: Niveau A: 1,5 Niveau B: 1 Door de aanstelling van Geert De Poorter als Directeur (n-2) wordt de leiding van de Stafdienst Crisispreventie en Crisisbeheer in vredestijd overgenomen door Philippe Houdart
E:\Transfer\GDP\sizing_stafdienst_crisisbeheer_versie03.doc Pagina 1