PROFIELSCHETS TEN BEHOEVE VAN DE WERVING EN SELECTIE VAN EEN SENIOR PERSONEELSFUNCTIONARIS VOOR STICHTING RONDUIT, ALKMAAR Situatieschets 1.1
Algemeen De scholen Stichting Ronduit heeft 10 basisscholen met in totaal 18 locaties, 1 school voor speciaal basisonderwijs en 1 REC-school (met acht vestigingen SO en VSO gedrags- en/of psychiatrische problematiek) onder haar beheer. Er werken ongeveer 525 mensen en er wordt lesgegeven aan zo’n 3750 leerlingen. Ronduit is een gezonde onderwijsinstelling die volop in beweging is. De onderwijskwaliteit op de scholen is goed en een recent afgenomen tevredenheidsonderzoek onder leerlingen, ouders en leerkrachten geeft een positief beeld. Missie en Visie De missie van Ronduit laat zich vatten in drie kernwoorden: ondernemend, verantwoordelijk en resultaatgericht. De kwaliteit van de samenleving wordt voor een niet onaanzienlijk deel bepaald door ondernemende mensen die hun handen uit de mouwen steken en initiatief ontwikkelen. Dit geldt ook op de scholen van Ronduit, voor zowel de leerkrachten, de kinderen als het management. Het ondernemende van de scholen is niet alleen zichtbaar door de manier waarop kinderen leren, maar ook door de manier waarop de leerkrachten lesgeven en de manier waarop aan de bedrijfsvoering gestalte wordt gegeven. Binnen Ronduit wordt iedereen uitgenodigd en uitgedaagd om met initiatieven te komen, nieuwsgierig te zijn en open te staan voor zijn of haar omgeving. Doelstellingen Ronduit wil een organisatie zijn waarin de scholen opbrengstgericht werken en een fundamentele, duurzame verbetering behalen op het gebied van de taal- en rekenprestaties; waar voor iedere leerling een passend onderwijsarrangement wordt geboden; die in iedere wijk van Alkmaar een brede basisschool heeft; waar competente medewerkers werken met diverse functies, die gezamenlijk ambitieuze netwerken vormen en waarin ondernemend, creatief en kritisch gedrag wordt gewaardeerd. Kortom een organisatie die gekend wordt als een professionele, transparante en solide onderwijsorganisatie.
1.2
Bestuursbureau De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de organisatie is in handen van de algemeen directeur. Onder zijn leiding regelen en coördineren de medewerkers van het bestuursbureau veel bovenschoolse zaken. Daarnaast bereiden zij beleid voor en geven zij uitvoering aan het vastgestelde beleid op het terrein van vooral onderwijskundig beleid, personeelszaken, financiën, huisvesting en ICT. Verder fungeren zij als vraagbaak voor zowel interne als externe partijen. De senior personeelsfunctionaris functioneert binnen het stafbureau en zal samen met de nog te werven (junior) personeelsfunctionaris invulling geven aan de voor Ronduit geldende P&O-taken. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met de algemeen directeur, de andere medewerkers van het stafbureau en de directeuren van de scholen van Ronduit.
1 van 9
20140051NO01b-HvW
De personeels- en salarisadministratie van Ronduit is uitbesteed bij een administratiekantoor, te weten Akorda. Personeel en Organisatie De algemene taken van de senior personeelsfunctionaris staat beschreven in de functiebeschrijving ‘Personeelsfunctionaris senior’ 1. De werkzaamheden van de (junior) personeelsfunctionaris liggen in het verlengde van de senior personeelsfunctionaris. Het is dan ook de bedoeling dat de meeste P&O-taken over beide functionarissen verdeeld worden. De meer complexe en strategische taken liggen bij de senior. Deze laatste is ook eindverantwoordelijk. Het beschrijven en bewaken van de procedures zal vooral bij de (junior) P&O-adviseur komen te liggen. Hieronder een overzicht van enkele specifiek voor Ronduit geldende P&O-taken: Afstemmen, stroomlijnen en monitoren van de standaard uitvoering van P&O-taken door Akorda en door de directeuren. Sparringpartner voor de bestuurder en voor directieleden. Personeelsinstrumentarium in relatie met de visie van Ronduit en de geldende wet- en regelgeving ontwikkelen, implementeren, onderhouden en monitoren. Adviseren en ondersteunen van directies over ingewikkelde personele situaties. Heeft een coördinerende rol tussen de directies van de scholen en de jurist met betrekking tot de uitvoering van juridische procedures en bewaakt deze. Periodiek overleg met de directies om lopende zaken op de scholen te bespreken (preventief en adviesrol). Stelt samen met het hoofd financiën en een medewerker van het externe adviesbureau het bestuursformatieplan op. Signaleren van onevenwichtig ziekteverzuim, bewaken uitvoering afspraken met betrekking tot E-care, zorgen dat bepaalde trajecten (zoals 2e spoor) uitgevoerd worden. Werving en selectieprocedures voor directieleden coördineren. Bewaken van de procedures, zoals van de invalpool. Arbo: coördineren van BHV cursussen, RIE’s, afstemming Arbo zaken binnen heel Ronduit. Vertrouwenspersonen: monitoren, coördineren jaarlijkse studiedagen. Profiel van de senior personeelsfunctionaris De senior personeelsfunctionaris is samen met de (op een later moment aan te stellen) (junior) personeelsfunctionaris verantwoordelijk voor de coördinatie, afstemming en uitvoering van alle P&O-taken die zich binnen Ronduit kunnen voordoen. Deze taken zijn divers van aard: van strategische vraagstukken, beleidsadvisering op stichtingsniveau, tot uitvoering van rechtspositionele maatregelen en administratieve afhandeling. De senior personeelsfunctionaris beschikt daarom over een hands on mentaliteit, dat wil zeggen dat hij/zij in staat en bereid is om werkzaamheden op verschillende niveaus uit te voeren. Taken en verantwoordelijkheden Personeelsinstrumentarium in relatie met de visie van Ronduit en de geldende wet- en regelgeving ontwikkelen, implementeren, onderhouden en monitoren.
1
De functiebeschrijving en –waardering van de functie van senior personeelsfunctionaris is opgenomen in bijlage 1.
2 van 9
20140051NO01b-HvW
Afstemmen, stroomlijnen en monitoren van de uitvoering van P&O-taken door het administratiekantoor en door de directeuren. Sparringpartner voor de bestuurder. Adviseren en ondersteunen van directies over personeelsaangelegenheden en rechtspositionele/juridische vraagstukken.
Functie-eisen en competenties Beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau en heeft een ruime ervaring als P&Oadviseur in – bij voorkeur – het primair onderwijs. Kennis Heeft kennis van ontwikkelingen op personeelsgebied in het primaire onderwijs. Heeft kennis van de CAO-PO en van overige relevante regelingen in het primair onderwijs. Heeft inzicht in personeelsinstrumenten van het onderwijs. Vaardigheden Is vaardig in het adviseren over personele en rechtspositionele aangelegenheden. Is een stevige gesprekspartner voor de bestuurder en voor de directieleden. Kan de juiste prioriteiten stellen. Kan omgaan met heftige emoties en tegelijkertijd zakelijk blijven. Ondernemerschap Profileert de afdeling P&O binnen Ronduit. Denkt creatief, bijvoorbeeld ten aanzien van het implementeren van beleidsonderdelen / wettelijke regelingen. Is in staat om binnen de strakke regelgeving van het onderwijs een passende koers voor Ronduit uit te zetten. Is in staat om snel een relevant netwerk op te bouwen en daar gebruik van te maken. Persoonskenmerken Kan analytisch denken. Beschikt over een grote mate van integriteit bij de uitvoering van de werkzaamheden. Beschikt over een ‘hand-on’ mentaliteit. Straalt enthousiasme en geborgenheid uit. Heeft natuurlijk gezag; is transparant en daadkrachtig. Laat de verantwoordelijkheid bij de juiste persoon. Is initiatiefrijk. Blijft autonoom en heeft een professionele distantie. Verwoordt zaken mondeling en schriftelijk op een duidelijke manier. Kan verwachtingen managen en belooft geen dingen die niet mogelijk zijn. Heeft souplesse en kan zich met iedereen verhouden. Is in staat om zaken te borgen. Deze lijst kan zonder enige moeite uitgebreid worden, want van een senior P&O–er die binnen het primair onderwijs werkzaam is, wordt veel verwacht. Toch zal tijdens de selectie naast competenties en vaardigheden ook vooral gezocht worden naar een persoon die bij Ronduit past en die: past in het kleine team waarin gewerkt wordt in de staf; om kan gaan met: de aparte rol van het administratiekantoor Akorda; de vele vestigingen; de cultuur binnen Ronduit.
3 van 9
20140051NO01b-HvW
Er moet een goede ’klik’ zijn tussen de personeelsfunctionaris en zijn collega’s bij Ronduit (bestuursbureau en scholen). Ronduit biedt een salaris conform de CAO PO, schaal 10, met mogelijkheid tot doorgroei naar schaal 11. Resultaatsverwachtingen van de senior P&O-functionaris voor het eerste jaar De senior P&O-functionaris krijgt een eerste aanstelling van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Met het oog hierop heeft Ronduit een aantal resultaatsverwachtingen geformuleerd. Van de senior P&O-functionaris worden na het eerste jaar de volgende resultaten verwacht. De senior P&O-functionaris: 1. is goed ingewerkt in de P&O-zaken van Ronduit en het primair onderwijs; 2. heeft de afdeling P&O op sterkte gebracht door de aanstelling van een (junior) personeelsfunctionaris en heeft met deze nieuwe collega een goede taakverdeling gemaakt; 3. heeft de meest voorkomende (administratieve) processen en procedures beschreven, heeft hierbij de voor deze processen relevante functionarissen en organisaties betrokken en voert hierop regie; 4. is een goed opdrachtgever voor Akorda. Dit houdt in dat: de opdrachten aan Akorda duidelijk zijn en tijdig worden verstrekt en dat het verwachte resultaat helder is voor beide partijen; het voor Akorda duidelijk is wanneer Ronduit de formele regelgeving (CAO e.d.) wil volgen en wanneer Ronduit vanuit een eigen integrale afwegingen andere keuzes wenst te maken. 5. heeft een werkbare relatie opgebouwd met de medewerkers van het bestuurskantoor van Ronduit waarbinnen het voor alle betrokkenen prettig en effectief werken is; 6. is een door de algemeen directeur en de directeuren gezochte sparringpartner; 7. voert de regie op het verder terugdringen en beheersen van het ziekteverzuim en legt daarbij de nadruk op de preventie; 8. heeft de afdeling P&O op een positieve manier op de kaart gezet binnen de scholen van Ronduit; 9. heeft de gesprekkencyclus bij Ronduit opnieuw en verbeterd beschreven en ingericht, waardoor deze op effectieve wijze op de scholen van Ronduit wordt uitgevoerd. De gesprekkencyclus vormt het hart van het personeelsbeleid van Ronduit en biedt aanknopingspunten voor de verdere ontwikkeling van het personeelsbeleid; 10. heeft een begin gemaakt met de ontwikkeling van proactieve dienstverlening van de afdeling P&O op de scholen (advies en consultatie). Sollicitatieprocedure Uw brief en CV kunt u mailen naar
[email protected], t.a.v. de heer Hans van Willegen o.v.v. vacaturenummer 20140051. Voor meer informatie kunt u hem bellen op 06-51439302. Uw reactie dient uiterlijk 30 mei 2014 in ons bezit te zijn. De voorselectiegesprekken vinden plaats op 3 of 5 juni 2014 op het kantoor van Van Beekveld & Terpstra, Nieuwe Steen 18, 1625 HV Hoorn.
4 van 9
20140051NO01b-HvW
Het eerste gesprek vindt plaats in week 24 en het tweede gesprek in week 25. Beide gesprekken vinden plaats op het bestuurskantoor van Ronduit, Rubenslaan 2 , 1816 MB Alkmaar. Een assessment maakt deel uit van de procedure. Ten behoeve van de benoemingsprocedure is een benoemingsadviescommissie samengesteld die bestaat uit de algemeen directeur, de beleidsmedewerker onderwijs, de huidige interim P&O-er en een schooldirecteur. Hans van Willegen zal optreden als technisch voorzitter.
5 van 9
20140051NO01b-HvW
BIJLAGE 1 FUNCTIEBESCHRIJVING EN –WAARDERING SENIOR PERSONEELSFUNCTIONARIS 1.
Functie-informatie Code Functienaam Werkterrein Activiteiten Kenmerkscores Somscore Salarisschaal
: 2008OOPZOM03JK : Personeelsfunctionaris : Ondersteuning van het Management : Voorbereiden van beleidsontwikkelingen : 44343 43334 43 43 : 49 : 11
Omgeving De werkzaamheden worden verricht in een organisatie voor Primair Onderwijs, te weten ‘Ronduit’ te Alkmaar. De stichting heeft een bestuursbureau, scholen voor primair onderwijs, waaronder basisscholen, speciale basisschool en REC scholen. De werkzaamheden van de personeelsfunctionaris vinden plaats binnen een bestuursbureau van een onderwijsinstelling voor primair onderwijs en hebben betrekking op de behandeling van zaken en problemen op personeelsgebied en hebben raakvlakken met onderwijs, financiën en ICT. Nauw overleg met functionarissen binnen de organisatie op deze gebieden is vereist. De personeelsfunctionaris verricht zijn/haar werkzaamheden onder onverwachte omstandigheden, technologische ontwikkelingen of verschuivingen in onderwijskundig beleid of organisatiebeleid. De personeelsfunctionaris ondersteunt de voorbereiding en totstandkoming van een personeels-, organisatie- en opleidingsbeleid, geeft uitvoering aan het personeels-, organisatie- en opleidingsbeleid en levert een bijdrage aan de uitvoering, operationalisering en ontwikkeling van het formatiebeleid. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van en inzicht in de samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen of onderwijsondersteunende processen vereist. De werkzaamheden vereisen breed inzicht op personeelsbeleid, personeelsmanagement, arbeidsrechtelijke en rechtspositionele regelingen en ruime kennis van mogelijke oplossingen binnen het vakgebied. De in- en externe contacten kenmerken zich door overleg en afstemming van werkprocessen, waarbij moet kunnen worden omgegaan met verschillende belangen. Werkzaamheden 11. Ondersteunt de voorbereiding en totstandkoming van een personeels-, organisatie- en opleidingsbeleid door: het ontwikkelen en formuleren van concept- beleidsvoorstellen op het gebied van personeels- en organisatie-, formatie- en opleidingsbeleid ten behoeve van het bestuur, algemeen directeur en de schooldirecties; het toetsen van bestaande en nieuwe activiteiten aan het vastgestelde beleid; het signaleren van externe ontwikkelingen en het verstrekken van informatie hierover aan de daarvoor verantwoordelijke functionaris;
6 van 9
20140051NO01b-HvW
het inventariseren van de behoefte aan scholing en vorming en het zo nodig doen van voorstellen; het mede ontwikkelen van een personeelsbeoordeling- en loopbaanbegeleidingsysteem.
12. Geeft uitvoering aan het personeels-, organisatie- en opleidingsbeleid door: het bewaken van een evenwichtige beloningsverhouding binnen de scholen en het bewaken van bevorderingsmomenten; het informeren en adviseren van de algemeen directeur en de schooldirecties met betrekking tot de CAO-PO en rechtspositionele aangelegenheden; het ondersteunen bij de werving en selectie van medewerkers en het toezien op het correct verlopen van de werving- en selectieprocedures; het leveren van een bijdrage aan de introductie van nieuwe medewerkers; het optreden als adviseur bij functionerings- en beoordelingsgesprekken; het organiseren en coördineren van interne opleidingen; het onderhouden van contracten met opleidingsinstituten; het behandelen van aanvragen in het kader van de regeling studiefaciliteiten. 13. Levert een bijdrage aan de uitvoering, operationalisering en ontwikkeling van het formatiebeleid door: het mede ontwikkelen van het meerjarenformatiebeleid en het opstellen van de meerjarenformatieplanning; het opstellen van (meerjaren)plannen voor de personeelsbezetting van de scholen van de op basis van bestaande regelgeving en de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoefte; het geven van advies met betrekking tot de vast te stellen personeelsformatie; het verstrekken van informatie m.b.t. de richtlijnen en resultaten van de formatieplanning aan het bestuur, de algemene directie en de schooldirecties; het informeren en adviseren over formatiewijzigingen, functievorming en taakstructurering en daarmee samenhangende personele en financiële consequenties; het mede opstellen van de jaarlijkse financiële personeelsbegroting; het toetsen en evalueren van (meer)jarenbegrotingen; het opstellen van functiebeschrijvingen, functievorming en taakstructurering en daarmee samenhangende personele en financiële consequenties; het mede opstellen van de jaarlijkse financiële personeelsbegroting; het toetsen en evalueren van (meer)jarenbegrotingen; het opstellen van functiebeschrijvingen en het laten ontwikkelen van waarderingsvoorstellen. 14. Informeert en adviseert de algemeen directeur en de schooldirecties bij problemen in de werksfeer: het onderkennen en signaleren van die problemen en, in overleg met betrokkene(n), trachten die problemen op te lossen; het onderkennen van bestaande opleidingsbehoeften en het geven van advies met betrekking tot in- en externe scholing-, en vormingsmogelijkheden; is verantwoordelijk voor zorgdragen van de ziekteverzuimregistratie; het signaleren van onevenwichtig ziekteverzuim; het doen van voorstellen om een eventueel onevenwichtig ziekteverzuim terug te dringen; bewaken van re-integratie van zieke personeelsleden en het doen van voorstellen aan de directie en de bedrijfsarts ter bevordering van terugkeer op de werkplek.
7 van 9
20140051NO01b-HvW
15. Professionalisering: houdt de voor het beroep vereiste bekwaamheden op peil en breidt deze zo nodig uit; het begeleiden van directeuren en locatieleiders; het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitend op het persoonlijk ontwikkelingsplan; het bestuderen van relevante vakliteratuur. Speelruimte
beslist bij/over: het formuleren van alternatieven ter bijstelling van het personeelsbeleid, het adviseren van scholen ten aanzien van specifieke ontwikkelingen op het gebied van personeelsbeleid en de uitvoering van het beleid, bijvoorbeeld: het adviseren over formatiewijzigingen, functie - en taakdifferentiatie en daarmee samenhangende personele en financiële consequenties, het doen van voorstellen over opleidings- en ontwikkelingsvraagstukken en begeleiden van personeelsbeoordelingen, het doen van voorstellen over de toepassing van rechtspositionele regelingen; kader: het vastgestelde personeels- en organisatiebeleid van de organisatie en vastgestelde beleidslijnen van de organisatie, rechtspositionele regelingen, arbowetgeving e.d.; verantwoording: aan de algemene directie over de kwaliteit van de beleidsvoorstellen, de kwaliteit van advisering op het gebied van personeelsmanagement, het uitvoering geven aan het personeelsbeleid en het adviseren over arbeidsrechtelijke en rechtspositionele regelgeving en beleid.
Kennis en vaardigheden
kennis van ontwikkelingen op personeelsgebied bij onderwijsorganisaties; kennis van en inzicht in rechtspositionele regelingen daaraan verbonden procedures; kennis van en inzicht relevante wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld in rechtspositionele regelingen voor onderwijspersoneel en daaraan verbonden procedures en systemen; kennis van en inzicht in op planning en beheersing gerichte formatie aangelegenheden; kennis van de inhoud en achtergronden van het functiewaarderingssysteem (in het bijzonder de FUWA-PO); inzicht in personeelsinstrumenten, met name personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding; vaardigheid in het formuleren en uitbrengen van informatie en adviezen; vaardigheid in het begeleiden van medewerkers; vaardigheid in het adviseren over personele en rechtspositionele aangelegenheden.
Contacten met de algemeen directeur, adjunct directeur, schooldirecties en het personeel over (de concrete uitvoering van) het personeelsbeleid, formatiebeleid en rechtspositionele regelingen om hierover te adviseren, afstemming te verkrijgen en om informatie te verstrekken; met sollicitanten om hen op de hoogte te brengen van arbeidsvoorwaardelijke en procedurele aangelegenheden; met medewerkers om informatie uit te wisselen en ondersteuning te verlenen bij personele aangelegenheden;
8 van 9
20140051NO01b-HvW
met externe instanties zoals opleidingsinstituten, arbeidsrechtelijke organisaties, uitkeringsinstanties, arbodienst om af te stemmen; met derden over nieuwe regelingen die betrekking hebben op het vakgebied om informatie in te winnen; met bedrijfsarts over re-integratieplanning om af te stemmen; met derden over nieuwe informatie om informatie te verkrijgen en te geven.
9 van 9
20140051NO01b-HvW
