Production & Operations Management HANDOJO HENDRA T
2003
ABOUT LECTURER Name: Handojo Hendra T
Education Background: Bachelor’s Degree in Industrial & Systems Engineering ITS, Surabaya
Working Experiences: Matsushita/Panasonic Seiko / Epson Ciba Vision TEC / Toshiba
CONTENTS : CHAPTER 1 : OPERATIONS MANAGEMENT & PRODUCTIVITY CHAPTER 2 : PRODUCT, PROCESS, AND CAPACITY DESIGN CHAPTER 3 : LOCATION PLANNING & LAYOUT DESIGN CHAPTER 4 : MAN AND WORK SYSTEM CHAPTER 5 : FORECASTING & PRODUCTION PLANNING CHAPTER 6 : INVENTORY CONTROL CHAPTER 7 : TOTAL QUALITY MANAGEMENT CHAPTER 8 : PROJECT MANAGEMENT REFERENCES
CHAPTER
1
OPERATIONS MANAGEMENT & PRODUCTIVITY
Produksi adalah penciptaan barang dan jasa. Manajemen Operasi adalah serangkaian kegiatan yang membuat barang dan jasa melalui perubahan dari masukan menjadi keluaran.
Proses manajemen terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pembentukan staf, kepemimpinan, dan pengendalian. Tugas-tugas dalam Manajemen Operasi: 1. Teknologi/metode Kesempatan paling besar dewasa ini adalah dalam bidang yang menggunakan teknologi dan teknik-teknik pembangunan yang berkesinambungan. Termasuk di dalamnya bidang aplikasi komputer, pemeliharaan, penyimpanan, pencari pesanan, aliran kerja, dan ergonomi. 2. Pemanfaatan fasilitas/ruang Pengembangan gugus kerja (team), penyediaan fasilitas, perbaikan tata-letak untuk penyimpanan bahan-bahan mentah, pergudangan, barang dalam proses, dan barang jadi yang semuanya menyediakan banyak peluang. 3. Isu-isu strategi Mengenali kesempatan-kesempatan baru, memberikan visi, pengembangan organisasi, sistem pelaporan dan pengukuran, benchmarking, juga proses pencapaian dan mempertahankan posisi puncak adalah kesempatan yang utama. 4. Waktu tanggapan Kecepatan dan waktu tanggap dari sebuah organisasi dan pemasok, pengurangan waktu pemasangan, dan waktu desain produk dianggap penting pada masyarakat yang serba cepat ini. 5. Manusia/pembentukan tim Dalam proses produksi dan sistem distribusi, topik mengenai keterlibatan dan pemberdayaan pegawai, kepemimpinan, komunikasi, dan pembentukan tim adalah sangat penting untuk memaksimalkan peluang produktivitas. 6. Layanan pelanggan
7. 8.
9.
10.
Seiring dengan keinginan pelanggan untuk mendapatkan produk sesuai keinginan mereka, layanan menjadi sangat penting, dan porsi teknologi jadi bertambah besar untuk banyak produk, pemenuhan pesanan, layanan purna-jual, dan pembaruan peralatan adalah kunci bagi suksesnya suatu operasi. Mutu Mutu produk dan mutu informasi tetap sangat penting bagi suksesnya suatu operasi. Pengurangan biaya Seperti biasanya, seorang manajer operasi harus memusatkan perhatian untuk menghasilkan lebih maksimal dengan usaha minimal melalui penyederhanaan, pengetatan, dan memusatkan perhatian pada sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan dengan biaya seminimal mungkin. Pengurangan persediaan Pengurangan dan perpindahan persediaan yang lebih cepat melalui mata rantai perdagangan, mengurangi kerusakan dan kendala, kedatangan persediaan tepat waktu (just-in-time) ini sangatlah membantu penggunaan aset untuk tujuan yang lebih produktif. Produktivitas Peningkatan produktivitas adalah satu-satunya cara agar kita dapat meningkatkan standarisasi kehidupan kita. Ini adalah tugas seorang manajer operasi secara berkesinambungan supaya hal tersebut direalisasi.
Produktivitas = Unit yang diproduksi / Masukan yang digunakan = Unit yang diproduksi / Jam kerja yang digunakan = 1.000 / 250 = 4
Misi sebagai sasaran organisasi. Apa yang akan perusahaan sumbangkan untuk masyarakat. Strategi adalah rencana aksi organisasi untuk mencapai misi. Strategi perusahaan: • Bersaing pada diferensiasi • Bersaing pada kepeloporan biaya • Bersaing pada waktu tanggap yang cepat Sepuluh keputusan Manajemen Operasi yang mendukung misi dan menerapkan strategi adalah: 1. Mutu 2. Desain barang dan jasa 3. Desain proses dan kapasitas 4. Seleksi lokasi 5. Desain tata letak 6. Manusia dan sistem kerja 7. Manajemen dan rantai-pasokan 8. Persediaan 9. Penjadwalan 10. Pemeliharaan
CHAPTER
2
PRODUCT, PROCESS, AND CAPACITY DESIGN
Produk itu sebenarnya lahir, hidup, dan kemudian mati. Produk yang mati disingkirkan oleh perubahan yang terjadi di masyarakat. Kehidupan produk dibagi atas 4 fase: • Perkenalan • Pertumbuhan • Dewasa • Menurun
Siklus hidup produk bisa beberapa jam saja (koran), beberapa bulan (mode musiman), beberapa tahun (video rekam Betamax), atau beberapa dekade (Volkswagen Beetle). Seorang manajer operasi harus mendesain suatu sistem yang dapat membantu pengenalan produk baru dengan sukses.Bila fungsi operasinya tidak berjalan secara efektif, perusahaan akan terjerat dengan kekalahan, bisa berupa produk yang tidak dapat diproduksi secara efisien atau bahkan tidak dapat diproduksi sama sekali. Pengembangan produk melewati 8 tahapan, dimulai dengan ide dan diakhiri dengan pengiriman pada pasar dan kemudian melakukan evaluasi akhir.
Dokumentasi Produksi: 1. Gambar teknik (engineering drawing) 2. Struktur produk (bill-of-material) 3. Gambar perakitan 4. Diagram perakitan 5. Lembar Rute
6. Perintah kerja (work order): job released, manufacturing order (MO) 7. Pemberitahuan perubahan teknis (ECN-Engineering Change Notice)
Desain Produk Jasa 4 teknik dalam desain jasa yang dapat menurunkan biaya dan memberikan jasa yang bermutu: 1. Penyesuaian produk dengan keinginan konsumen dapat dilakukan belakangan. 2. Membuat modul produk 3. Membagi jasa menjadi bagian-bagian kecil dan mengidentifikasi bagian-bagian yang bisa diotomatisasi atau dikurangi interaksinya dengan konsumen. 4. Memfokuskan desain pada titik-titik terkesan atau “moment-of-truth”. Momentof-truth adalah saat yang menunjukkan kesan mendalam, yang bisa meningkatkan atau mengurangi harapan konsumen. 3 Strategi Proses: 1. Fokus Proses 2. Fokus Produk 3. Fokus Proses Berulang Rekayasa Ulang Proses Pertanyaan-pertanyaan yang dimunculkan dalam rekayasa ulang antara lain: • Apakah proses didesain untuk menciptakan nilai konsumen? • Apakah kita mencapai keuntungan kompetitif dalam hal mutu, produk, kecepatan pengiriman atau harga? • Apakah proses itu membantu memenangkan order? • Apakah proses itu memaksimalkan persepsi konsumen tentang nilai? Ada beberapa pendekatan dalam menganalisis proses dan merekayasa proses.
• •
Salah satu pendekatan yaitu menggunakan diagram arus proses tradisional tetapi dengan menambahkan waktu pada sumbu mendatarnya. Diagram seperti ini disebut pemetaan fungsi-waktu atau pemetaan proses. Analisis arus kerja, menyerupai cara manusia berkomunikasi. Ide yang mendasari adalah bahwa setiap orang dalam organisasi merupakan konsumen atau pelaku, tergantung transaksi yang terjadi. Analisis arus kerja membuat dokumentasi atau suatu jaringan transaksi antara konsumen dan pelaku. Tujuan dari setiap transaksi adalah untuk mencapai kepuasan konsumen. Analisis arus kerja mencakup 4 tahap: 1. Permohonan dari konsumen atau penawaran untuk menyajikan pelayanan jasa oleh pelaku. 2. Negosiasi, yang memungkinkan konsumen dan pelaku menyetujui cara pengerjaan pekerjaan dan sejauh mana pekerjaan dapat dianggap memuaskan. 3. Kinerja dari penugasan dan penyelesaiannya. 4. Penerimaan, yang menutup transaksi, asalkan konsumen mencerminkan kepuasan dan menyetujui bahwa keinginannya telah dipenuhi.
Manajemen kapasitas Kapasitas adalah hasil produksi (output) maksimal dari sistem pada periode tertentu. Kapasitas biasanya dinyatakan dalam angka per satuan wkatu, misalnya jumlah bertonton baja yang dapat diproduksi setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun. Kapasitas efektif atau pemanfaatan efektif merupakan persentase kapasitas desain yang benar-benar diharapkan mampu secara operasional. Kapasitas efektif tersebut dapat dihitung dengan menggunakan rumus: Kapasitas efektif atau utilisasi efektif = Kapasitas yang diharapkan / Kapasitas Efisiensi = Output aktual / kapasitas efektif Kapasitas yang dijadikan patokan (rated capacity) adalah ukuran kapasitas dimana fasilitas tertntu sudah diguanakan dengan maksimal.
Rate capacity = Kapasitas x Pemanfaatan x Efisiensi
CHAPTER 3
LOCATION PLANNING & LAYOUT DESIGN
4 Metode Evaluasi Alternatif Lokasi: 1. Metode Pemeringkatan Faktor Memiliki 6 tahap: • Mengembangkan daftar faktor-faktor terkait • Menetapkan bobot pada setiap faktor untuk mencerminkan seberapa jauh faktor itu penting bagi pencapaian tujuan perusahaan • Mengembangkan suatu skala untuk setiap faktor (misalnya 1 sampai 10 atau 1 sampai 100 poin) • Meminta manajer menentukan skor setiap lokasi untuk setiap faktor, dengan menggunakan skala yang telah dikembangkan pada tahap 3 • Mengalikan skor itu dengan bobot dari setiap faktor, dan menentukan jumlah total untuk setiap lokasi • Membuat rekomendasi yang didasarkan pada skor laba maksimal, dengan juga mempertimbangkan hasil dari pendekatan kuantitatif. 2. Analisis Titik-Impas Lokasi Merupakan penggunaan analis biaya-volumen produksi untuk membuat suatu perbandingan ekonomis terhadap alternatif-alternatif lokasi. 3 tahap yang ada: • Tentukan biaya tetap dan biaya variabel untuk setiap lokasi • Plot biaya untuk setiap lokasi, dengan biaya pada garis vertikal dan volume produksi tahunan pada garis horisontal di grafik itu. • Pilih lokasi yang biaya totalnya paling rendah, untuk setiap volume produksi yang diinginkan. 3. Metode Pusat Gravitasi Merupakan teknik matematika dalam menentukan loksi pusat distribusi yang akan meminimasi biaya distribusi. 4. Model Transportasi Tujuannya adalah untuk menentukan pola pengangkutan yang terbaik dari beberapa titik penawaran (pasokan/sumber) ke beberapa titik permintaan (tujuan) agar dapat meminimalkan produksi total dan biaya transportasi. Ada 8 komponen besar volume dan pendapatan untuk perusahaan jasa, yaitu: 1. Daya beli pada area lokasi konsumen yang diseleksi 2. Kecocokan pelayanan jasa dan citra dengan demografi wilayah konsumen 3. Persaingan di wilayah tersebut 4. Mutu persaingannya 5. Keunikan lokasi perusahaan dan lokasi pesaing 6. Mutu fisik fasilitas perusahaan dan mutu fisik fasilitas perusahaan yang berdekatan letaknya 7. Kebijakan operasi perusahaan 8. Mutu dari manajemen Jenis Tata Letak: 1. Tata letak dengan posisi tetap 2. Tata letak yang berorientasi pada proses 3. Tata letak seluler 4. Tata letak kantor 5. Tata letak toko retail (eceran) 6. Tata letak pergudangan dan penyimpanan
7. Tata letak yang berorientasi pada produk Penyeimbangan Lini Perakitan Waktu siklus = waktu produksi yang tersedia setiap hari / permintaan per hari atau tingkat produksi per hari Efisiensi = Jumlah waktu tugas / (Jumlah stasiun kerja x Waktu siklus yang diberikan)
CHAPTER 4
MAN AND WORK SYSTEM
Desain pekerjaan menentukan spesifikasi tugas-tugas yang terkandung dalam pekerjaan untuk seseorang atau suatu kelompok. Ada 6 komponen dari suatu desain pekerjaan: 1. spesialisasi tenaga kerja 2. perluasan pekerjaan 3. unsur kejiwaan 4. kelompok kerja yang mandiri 5. motivasi dan sistem insentif 6. ergonomis dan cara-cara kerja Job enlargement (pembesaran pekerjaan) dimana pada pekerjaan yang bersangkutan ditambahkan tugas-tugas yang membutuhkan keahlian yang sama. Job rotation (rotasi pekerjaan) merupakan versi job enlargement yang terjadi bila tidak dilakukan penambahan tugas, tetapi dilakukan dengan cara memberikan karyawan pengalaman dengan pekerjaan lain, di mana karyawan dapat berpindah dari satu pekerjaan terspesialisasi ke pekerjaan terspesialisasi lainnya. Job enrichment (pengayaan pekerjaan) di mana kepada pekerjaan ditambah unsur perencanaan dan pengendalian. Pemberdayaan karyawan adalah praktik job enrichment di mana karyawan memperoleh tanggung jawab yang lebih besar terhadap berbagai keputusan yang biasanya berkaitan dengan pekerjaan, diberikan kepada staf yang spesialis. Unsur kejiwaan suatu Desain Pekerjaan Unsur kejiwaan dari desain pekerjaan memfokuskan pada bagaimana mendesain pekerjaan yang memenuhi beberapa kebutuhan minimal kejiwaan. Mendesain pekerjaan hendaknya dapat mencakup: 1. Variasi keahlian. Pekerjaan itu harus menuntu pekerja untuk menggunakan berbagai keahlian dan bakat. 2. Identitas pekerjaan. Pekerjaan itu harus memungkinkan pekerja untuk memandang pekerjaan tersebut secara menyeluruh dan mengetahui yang mana awal dan yang mana akhir dari suatu pekerjaan. 3. Pentingnya pekerjaan. Pekerjaan harus memberikan suatu perasaan bahwa pekerjaan tersebut mempengaruhi kehidupan organisasi dan masyarakatnya. 4. Otonomi. Pekerjaan itu harus memungkinkan seseorang dalam melaksanakan pekerjaan mempunyai kebebasan, ketidaktergantungan, dan keleluasaan. 5. Umpan balik. Pekerjaan itu harus memberikan informasi yang jelas dan tepat waktu atas kinerja yang diharapkan. Kelompok-kelompok Kerja yang Mandiri Kelompok yang mandiri merupakan suatu kelompok-kelompok kerja yang terdiri dari orangorang yang berdayaguna yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Kelompokkelompok kerja ini dapat diorganisir untuk tujuan-tujuan jangka pendek maupun tujuang jangka panjang. Motivasi dan Sistem Insentif Bonus, biasanya dalam bentuk uang tunai atau opsi saham, sering digunakan pada tingkat eksekutif dalam rangka memberi penghargaan kepada manajemen. Sistem pembagian laba memberikan sebagian dari laba untuk dibagikan pada karyawan. Teknik pembagian keuntungan memberikan pengharagaan pada karyawan untuk berbagai peningkatan kinerja organisasi.
Ergonomi dan Metode Kerja Manajer operasi tertarik untuk membangun hubungan yang baik antara manusia dengan mesin. Studi mengenai hubungan ini dikenal dengan istilah ergonomi. Ergonomi berarti “studi tentang kerja”. Analisis Metode Kerja Teknik-teknik metode kerja untuk menganalisis: 1. Perpindahan manusia atau bahan baku. Analisisnya dilakukan dengan menggunakan diagram arus dan diagram proses dengan detail yang bermacam-macam. 2. Kegiatan manusia serta mesin dan kegiatan awak mesin. Analisis ini dilakukan dengan menggunakan diagram kegiatan (juga dikenal sebagai diagram manusia-mesin dan diagram awak mesin). 3. Gerakan tubuh (utamanya lengan dan tangan). Analisis ini dilakukan dengan menggunakan diagram gerakan mikro. Diagram arus adalah skema (gambar) yang digunakan untuk meneliti perpindahan manusia dan bahan baku. Diagram proses menggunakan simbol untuk membantu memahami perpindahan manusia atau bahan baku. Dengan cara ini, perpindahan dan keterlambatan dapat dikurangi dan operasi dapat dibuat lebih efisien. Diagram kegiatan digunakan untuk mempelajari dan meningkatkan kinerja seorang operator dan sebuah mesin atau gabungan operator-operator dan mesin-mesin. Melalui observasi, analis akan mencatat metode kerja yang sekarang dipakai dan kemudian pada diagram usulannya menganjurkan perbaikan. Diagram operasi untuk menganalisis gerakan tubuh, untuk menganlisis segi ekonomi dari gerakan dengan menghilangkan gerakan yang sia-sia dan waktu yang tidak produktif. Nama lain diagram ini: diagram tangan kanan/tangan kiri. Standar tenaga kerja: jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan atau bagian dari pekerjaan. Tujuannya untuk menentukan: 1. Kandungan tenaga kerja untuk satu unit produk yang diproduksi (biaya tenaga kerjanya). 2. Kebutuhan penugasan staf organisasi (berapa orang yang diperlukan untuk memproduksi sejumlah volume tertentu dari suatu produk). 3. Estimasi biaya dan waktu sebelum produksi dilakukan (untuk membantu berbagai pengambilan keputusan, mulai dari mengembangkan estimasi biaya untuk konsumen sampai ke keputusan beli-atau-buat sendiri). 4. Banyaknya operator dan keseimbangan kerja (siapa yang melakukan apa dalam kegiatqn kelompok atau lini perakitan). 5. Produksi yang diinginkan (manajer dan juga pekerja harus mengetahui bagaimana hari kerja bisa dianggap adil). 6. Dasar dari rencana insentif-upah (bagaimana insentif yang baik itu). 7. Efisiensi karyawan dan penyeliaan (standar itu perlu untuk kepentingan pengukuran efisiensi). Standar tenaga kerja bisa diterapkan denga 4 cara: 1. Pengalaman masa lalu 2. Studi waktu 3. Standar waktu yang telah ditetapkan sebelum pekerjaa dilakukan 4. Penetapan sampel kerja Studi waktu Seseorang yang terlatih dan berpengalaman dapat menetapkan standar dengan mengikuti 8 tahap berikut ini: 1. Mendefinisikan tugas yang kan dijadikan objek studi (setelah dilakukan analisis metode). 2. Memilah tugas itu menjadi elemen-elemen dasar (bagian dari tugas yang sering memakan waktu hanya beberapa detik saja). 3. Menentukan berapa kali tugas akan diukur (jumlah siklus atau sampel yang dibutuhkan).
4. Menentukan waktu dan mencatat waktu pelaksanaan elemen dasar tugas itu dan menetapkan peringkat bagi kinerja pelaksanaan itu. 5. Menghitung waktu siklus aktual rata-rata. Waktu siklus rata-rata = Jumlah waktu tercatat yg diperlukan untuk melaksanakan elemen dasar tugas / Jumlah siklus yang diamati 6. Menghitung waktu normal untuk setiap elemen. Waktu normal = waktu siklus aktual rata-rata x faktor peringkat 7. Menjumlahkan waktu normal untuk setiap elemen, agar dapat peroleh waktu normal total untuk suatu pelaksanaan tugas. 8. Menghitung waktu standar. Waktu standar = waktu normal total / (1-faktor kelonggaran) Sampel kerja digunakan dalam: 1. Studi pemborosan waktu 2. Penetapan standar tenaga kerja 3. Pengukuran kinerja kerja Prosedur pengujian sampel dapat diringkas ke dalam 7 tahapan: 1. Ambil sampel awal untuk memperoleh estimasi dari nilai parameternya 2. Hitung ukuran sampel yang dibutuhkan 3. Siapkan jadwal pengamatan pekerja pada waktu-waktu yang tepat. Konsep nomor acak digunakan untuk memberikan pengamatan yang acak pula. 4. Amati dan catat kegiatan pekerja; beri peringkat pada kinerjanya. 5. Catat jumlah unit yang diproduksi selama studi dilangsungkan. 6. Hitung waktu normal per bagian. 7. Hitung waktu standar per bagian.
CHAPTER 5
FORECASTING & PRODUCTION PLANNING
Peramalan (forecasting) adalah seni dan ilmu memprediksi peristiwa-peristiwa masa depan. Peramalan memerlukan pengambilan data historis dan memproyeksikannya ke masa depan dengan beberapa bentuk model matematis. Bisa jadi berupa prediksi subjektif atau intuitif tentang masa depan. Atau peramalan bisa mencakup kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan penilaian yang baik oleh manajer. Meramalkan horison waktu: • Peramalan jangka pendek • Peramalan jangka menengah • Peramalan jangka panjang Jenis-jenis peramalan: • Ramalan ekonomi • Ramalan teknologi • Ramalan permintaan Pendekatan peramalan: • Peramalan kuantitatif • Peramalan subjektif atau kualitatif Ada 5 teknik peramalan kualitatif: 1. Juri dari opini eksekutif 2. Gabungan armada penjualan 3. Metode Delphi 4. Survei pasar konsumen 5. Pendekatan naif Ada 4 metode peramalan kuantitatif: 1. Rata-rata bergerak (moving averages) 2. Penghalusan eksponensial (Exponential smoothing) 3. Proyeksi trend (Trend projection) 4. Regresi linear (Linear regression) 8 Tahap sistem peramalan: 1. Menentukan penggunaan peramalan itu --- apakah tujuan yang akan dicapai? 2. Memilih hal-hal yang akan diramalkan 3. Menentukan horison waktunya --- jangka pendek, menengah, atau panjang? 4. Memilih model peramalannnya 5. Mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membuat ramalan 6. Menentukan model peramalan yang tepat 7. Membuat ramalan 8. Menerapkan hasilnya Penjadwalan agregat menyangkut penentuan jumlah dan kapan produksi akan dilangsungkan dalam waktu dekat, seringkali 3 sampai 18 bulan ke depan. Manajer operasi berupaya untuk menentukan cara terbaik untuk memenuhi ramalan permintaan dengan menyesuaikan tingkat produksi, tingkat kebutuhan tenaga kerja, tingkat persediaan, waktu lembur, tingkat nilai sub kontrak, dan semua variabel lain yang dapat dikendalikan. Tujuan proses produksi biasanya adalah meminimasi biaya sepanjang periode perencanaan.
Beberapa pertanyaan yang harus dijawab oleh manajer operasi dalam merumuskan rencana agregat: 1. Apakah persediaan akan digunakan untuk menyerap perubahan permintaan selama periode permintaan? 2. Apakah perubahan-perubahan akan diakomodasi dengan cara mengubah jumlah tenaga kerja? 3. Apakah kita akan menggunakan tenaga-tenaga paruh waktu atau apakah waktu lembur dan waktu kosong hendaknya menyerap fluktuasi? 4. Apakah kita perlu menggunakan subkontraktor dalam rangka mengantisipasi pesananpesanan yang berfluktuasi sehingga dapat dipertahankan tingkat jumlah tenaga kerja yang stabil? 5. Apakah kita perlu mengubah harga atau faktor-faktor lainnya dalam mempengaruhi permintaan? Pilihan Kapasitas mendasar yang dapat dipilih perusahaan adalah: Tingkat persediaan yang berubah-ubah Mengubah jumlah tenaga kerja dengan cara mempekerjakan pekerja atau memberhentikan pekerja Mengubah tingkat produksi melalui waktu lembur atau waktu kosong. Subkontrak Mempekerjakan tenaga-tenaga paruh waktu Pilihan permintaan yang mendasar adalah: 1. Mempengaruhi permintaan 2. Pesanan cadangan dalam memenuhi permintaan pada periode permintaan tinggi 3. Product mix antarmusim Metode-metode untuk penjadwalan agregat: 1. Metode pembuatan grafik & diagram Lima tahapan: Tentukan permintaan pada setiap periode Tentukan berapa kapasitas pada waktu-waktu biasa, waktu lembur, dan tindakan subkontrak untuk setiap periode. Tentukan biaya tenaga kerja, biaya pengangkatan dan pemberhentian pekerja, serta biaya penahanan persediaan. Pertimbangkan kebijakan perusahaan yang dapat diterapkan pada para pekerja dan tingkatan persediaan. Kembangkan rencana-rencana alternatif dan amatilah biaya totalnya. 2. Pendekatan Matematika untuk perencanaan a. Metode Transporatasi dalam Program Linear b. Linear Decision Rule (LDR) c. Management Coefficients Model (MCM) d. Simulasi Output dari proses perencanaan agregat biasanya berupa jadwal produksi untuk pengelompokan produk berdasarkan famili. Meskipun demikian, perusahaan tetap memerlukan sebuah rencana dalam menangani produk tertentu: Berapa jumlah masing-masing produk yang harus diproduksi, dan pada tanggal berapa harus selesai? Proses pemisahan rencana agregat menjadi rencana yang lebih rinci disebut disagregasi. Disagregasi menghasilkan jadwal produksi utama (MPS), yang menspesifikasikan ukuran dan waktu dari item tertentu yang diproduksi dan dibeli. Penjadwalan agregat dalam industri jasa Pengendalian biaya tenaga kerja di perusahaan jasa merupakan sesuatu yang penting. Pengendalian ini mencakup: 1. Pengendalian yang ketat atas jam kerja agar dapat dipastikan tanggapan yang cepat terhadap konsumen. 2. Beberapa bentuk sumber tenaga kerja panggilan yang dapat ditambahkan atau dihilangkan untuk memenuhi permintaan yang tak terduga.
3. Fleksiblitas keahlian pekerja perorangan yang memungkinkan realokasi tenaga kerja yang ada. 4. Fleksibilitas pekerja perorangan pada tingkat output atau jam kerja untuk memenuhi permintaan yang sudah diperkirakan. Penjadwalan ke depan: memulai skedul/jadwal segera setelah persyaratan-persyaratan diketahui. Digunakan di organisasi: rumah sakit, klinik, restoran unuk makan malam, perusahaan alat-alat permesinan. Penjadwalan ke belakang: dimulai dengan tanggal jatuh/tempo, menjadwal operasi final dahulu. Tahap-tahap dalam pekerjaan kemudian dijadwal, pada suatu waktu, dibalik. Dengan mengurangi lead time untuk masing-masing item, akan didapatkan waktu awal. Contoh organisasi: perusahaan manufakur, katering atau penjadwalan pembedahan. Kerusakan mesin, ketidakhadiran, problem mutu, kekurangan dan fakor-faktor lain membuat penjadwalan menjadi semakin kompleks. 4 kriteria penjadwalan: 1. Meminimalkan waktu penyelesaian. Ini dinilai dengan menentukan rata-rata waktu penyelesaian. 2. Memaksimalkan utilisasi. Ini dinilai dengan menentukan persentase waktu fasilitas itu digunakan. 3. Meminimalkan persediaan barang dalam proses. Ini dinilai dengan menentukan ratarata jumlah pekerjaan dalam sistem. Hubungan antara jumlah pekerjaan dalam sistem dan persediaan barang dalam proses adalah tinggi. Dengan demikian semakin kecil jumlah pekerjaan yang ada di dalam sistem, maka akan semakin kecil persediaannya. 4. Meminimalkan waktu tunggu pelanggan. Ini dinilai dengan menentukan rata-rata jumlah keterlambatan.
CHAPTER 6
INVENTORY CONTROL
Persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Ada 6 penggunaan persediaan, yaitu: 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. Misalnya, bila permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. Demikian pula, bila pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan baku esktra mungkin diperlukan untuk “memasangkan” proses produksinya. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangn pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. “Safety stock” misalnya, barang di tangan ekstra, dapat mengurangi risiko kehabisan stok. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan “work-in-process” dalam persediaannya. Hal ini karena perlu waktu untuk memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul persediaanpersediaan. Jenis persediaan: 1. Persediaan bahan mentah 2. Persediaan barang-dalam-proses (Work-in-process / WIP) 3. Persediaan MRO (perlengkapan pemeliharaan/perbaikan/operasi) 4. Persediaan barang jadi (finished-goods inventory) Model pengendalian persediaan mengasumsikan bahwa permintaan untuk suatu barang bersifat independen atau dependen terhadap permintaan barang lainnya. Misalnya, permintaan untuk kulkas bersifat independen terhadap permintaan untuk oven pemanggangan roti. Meskipun demikian, permintaan untuk oven pemanggangan roti bersifat dependen terhadap kebutuhan produksi dari oven pemanggangan roti. Biaya penyimpanan (holding cost): biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan atau penahanan (carrying) persediaan sepanjang waktu tertentu. Mencakup biaya yang berkaitan dengan gudang, seperti biaya asuransi, staffing tambahan, dan pembayaran bunga. Biaya pemesanan (ordering cost) mencakup biaya-biaya pasokan, formulir, pemrosesan pesanan, tenaga para pekerja, dll. Biaya pemasangan adalah biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk memproduksi pesanan. Model-model permintaan independen ini adalah: 1. Model dasar Economic Order Quantity (EOQ) 2. Model Production Order Quantity 3. Model Quantity Discount Asumsi di dalam EOQ: 1. Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan 2. Lead time, yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan, diketahui, dan bersifat konstan 3. Persediaan diterima dengan segera. Dengan kata lain, persediaan yang dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu.
4. Tidak mungkin diberikan diskon 5. Biaya variabel yang muncul hanya biaya pemasangan atau pemesanan dan biaya penahanan atau penyimpanan persediaan sepanjang waktu. Biaya-biaya ii dibahas di bagian sebelumnya. 6. Keadaan kehabisan stok (kekurangan) dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat. Penggunaan model persediaan dependen yang efektif mengharuskan manajer operasi mengetahui hal-hal sebagai berikut: 1. Jadwal produksi utama (apa yang akan dibuat dan kapan akan dilakukan) 2. Spesifikasi atau bill of material (bagaimana produk akan dibuat) 3. Ketersediaan persediaan (apa yang ada di persediaan) 4. Pesanan yang harus dipenuhi (apa yang dipesan) 5. Lead Time (berapa lama waktu yang diperlukan untuk mendapatkan berbagai komponen = waktu antara). Manfaat dari MRP: Peningkatan pelayanan dan kepuasan konsumen Peningkatan pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja Perencanaan dan penjadwalan persediaan yang lebih baik Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar. Tingkat persediaan menurun tanpa mengurangi pelayanan kepada konsumen.
CHAPTER 7
TOTAL QUALITY MANAGEMENT
Total Quality Management adalah seni mengelola seluruh sumber daya untuk mencapai kesempurnaan. (the art of managing the whole to achieve excellence). Total = made up of the whole Quality = degree of excellence a product or service provides. Management = act, art, or manner of handling, controlling, directicng, etc. TQM requires 6 basic concepts: 1. A committed and involved management to provide long-term top-to-bottom organizational support. 2. An unwavering focus on the customer, both internally and externally. 3. Effective involvement and utilization of the entire work force. 4. Continuous improvement of the business and production process. 5. Treating suppliers as partners. 6. Establish performance measures for the processes. Quality can be quantified as follows: Q=P/E Where: Q = quality; P = performance; E = expectations According to ANSI/ASQC: Quality is the totality of features and characteristics of a product or service that bear on its ability to satisfy implied or stated needs. The dimensions of quality: 1. Performance: primary product characteristics, such as the brightness of the picture 2. Features: secondary characteristics, added features, such as remote control 3. Conformance: meeting specifications or industry standards, workmanship 4. Reliability: consistency of performance over time, average time for the unit to fail 5. Durability: useful life, includes repair 6. Service: resolution of problems and complaints, ease of repair 7. Responses: human-to-human interface, such as the courtesy of the dealer 8. Aesthetics: sensory characteristics, such as exterior finish 9. Reputation: past performance and other intangibles, such as being ranked first The Deming Philosophy: 1. Create and Publish the Aims and Purposes of the Organization 2. Learn the New Philosophy 3. Understand the Purpose of Inspection 4. Stop Awarding Business Based on Price Alone 5. Improve Constantly and Forever the System 6. Institute Training 7. Teach and Institute Leadership 8. Drive Out Fear, Create Trust, and Create a Climate for Innovation 9. Optimize the Efforts of Teams, Groups, and Staff Areas 10. Eliminate Exhortations for the Work Force 11. a. Eliminate Numerical Quotas for the Work Force b. Eliminate Management by Objective
12. Remove Barriers that Rob People of Pride of Workmanship 13. Encourage Eduction and Self-improvement for Everyone 14. Take Action to Accomplish the Transformation Principles & Practices: 1. Leadership 2. Customer Satisfaction 3. Employee Involvement 4. Continuous Process Improvement 5. Supplier Partnership 6. Performance Measures Tools & Techniques: 1. Statistical Process Control 2. ISO 9000 3. Benchmarking 4. Quality Function Deployment (QFD) 5. Concurrent Engineering 6. Experimental Design 7. Taguchi’s Quality Engineering 8. Products Liability
CHAPTER 8
PROJECT MANAGEMENT
Organisasi proyek berfungsi dengan baik pada saat: 1. Pekerjaan bisa didefinisikan degnan tujuan tertentu dan tanggal batas waktunya 2. Pekerjaan itu unik, atau sesuatu yang tidak lazim atas organisasi yang sudah ada 3. Pekerjaan itu memuat tugas saling berkaitan yang kompleks yang membutuhkan keahlian tertentu. 4. Proyek bersifat temporer tapi sangat penting/kritis terhadap perusahaan. Penjadwalan dalam proyek menyediakan beberapa kegunaan: 1. Menunjukkan hubungan tiap aktivitas kepada yang lainnya dan kepada seluruh proyek. 2. Menunjukkan hubungan utama di antara kegiatan-kegiatan 3. Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan. 4. Membantu meningkatkan kegunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan identifikasi hambatan kritis dalam proyek. Gantt Chart: membantu manajer memastikan beberapa hal yaitu: 1. merencanakan semua kegiatan 2. perhitungan penyelesaian pesanan 3. pencatatan perkiraan waktu kegiatan 4. pengembangan keseluruhan jangka waktu proyek 6 langkah yang terdapat di PERT dan CPM: 1. Mendefinisikan proyek dan semua aktivitas atau tugas yang signifikan 2. Membuat keterkaitan antara aktivitas-aktivitasnya. Putuskan aktivitas mana yang harus mendahului dan mana yang harus mengikuti yang lain. 3. Menggambar jaringan yang menghubungkan semua aktivitas. 4. Membebankan estimasi waktu dan atau biaya ke masing-masing aktivitas. 5. Hitunglah jalur waktu paling panjang melalui jaringan itu; ini disebut dengan jalur kritis. 6. Gunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek. PERT dan CPM menjawab pertanyaan seperti berikut: 1. Kapan keseluruhan proyek akan diselesaikan 2. Apa aktivitas kritis atau tugas-tugas dalam proyek yakni satu pekerjaan yang akan menunda keseluruhan proyek jika pekerjaan itu terlambat. 3. Apakah aktivitas non-kritis yakni pekerjaan-pekerjaan yang bisa berjalan terlambat tanpa menunda penyelesaian keseluruhan proyek 4. Probabilitas apa yang akan membuat proyek itu diselesaikan pada tanggal tertentu 5. Pada suatu tanggal tertentu, apakah proyek sesuai jadwal, di belakang jadwal atau mendahului jadwal. 6. Pada suatu tanggal yang telah ditentukan, apakah jumlah uang yang dibelanjakan itu sama, kurang dari atau lebih besar dari jumlah yang telah dianggarkan. 7. Apakah ada sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan proyek tepat pada waktunya. 8. Jika proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang lebih singkat, apa cara paling baik untuk menyelesaikan proyek ini dengan biaya yang sekecil mungkin. Di dalam PERT, menggunakan 3 perkiraan waktu aktivitas untuk masing-masing aktivitas, yaitu: waktu optimistis, waktu probabilitas yang paling besar, dan suatu perkiraan waktu pesimistis. Sedangkan, dalam CPM, hanya menggunakan satu faktor waktu yang diberikan untuk masingmasing aktivitas.
Analisis Jalur Kritis Sasaran dari analisis jalur kritis adalah untuk menentukan kuantitas masing-masing aktivitas berikut ini: ES: waktu mulai aktivitas paling awal. Semua aktivitas yang mendahuluinya harus diselesaikan sebelum suatu aktivitas bisa dimulai. Ini adalah waktu paling awal suatu aktivitas untuk bisa dimulai. LS; waktu mulai aktivitas paling akhir. Semua aktivitas berikut harus diselesaikan tanpa menunda keseluruhan proyek. Ini adalah waktu paling akhir bagi aktivitas untuk bisa dimulai tanpa menunda keseluruhan proyek. EF: waktu penyelesaian aktivitas paling awal. LF: waktu penyelesaian aktivitas paling akhir. S : waktu slak/waktu mundur aktivitas, yang sama dengan (LS-ES) atau (LF-EF) EF = ES + t LF = LS + t S = LS – ES atau LF – EF Sekali kita tahu kuantitas untuk setiap aktivitas, kita bisa menganalisis keseluruhan proyek. Analisis ini meliputi: 1. Jalur kritis : kelompok ativitas di dalam proyek yang memiliki waktu slak/kelambatan 0. Jalur ini kritis karena penundaan di semua aktivitas sepanjang jalur ini akan menyebabkan penundaan keseluruhan proyek. 2. T : total waktu penyelesaian proyek, yang dihitung dengan menambahkan nilai waktu yang diharapkan (t) dari aktivitas-aktivitas pada jalur kritis. 3. V : selisih pada jalur kritis, yang dihitung dengan menambahkan selisih (v) dari aktivitas individu pada jalur kritis. Probabilitas Penyelesaian Proyek Contoh: Jika kita mengharapkan waktu penyelesaian proyek T dan selisih proyek V adalah 100, berapa probabilitas bahwa proyek akan diselesaikan pada atau sebelum minggu ke-25. T = 20 V = 100 Standar deviasi = akar dari selisih proyek = akar dari V = akar dari 100 = 10 C= 25 minggu Z= (C – T) / Standar deviasi = (25 – 20) / 10 = 0,5 Area di bawah kurva untuk Z = 0,5 adalah 0,6915. Jadi, probabilitas penyelesaian proyek di minggu ke-25 adalah sekitar 0,69 atau 69%
REFERENCES 1. Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, Barry Render & Jay Heizer, Salemba Empat, 2001 2. Total Quality Management, Dale H. Besterfield, Carol Besterfield-Michna, etc., Prentice Hall, 1995
