PLAN VAN AANPAK “VOORTBOUWEN DIGITAAL OPLEIDINGSHUIS” NETWERKSCHOOL SUMMA ENGINEERING, september 2012
1
INLEIDING Sinds 2005 is Fronter de corporate elektronische leeromgeving binnen ROC Eindhoven. Binnen de school voor de Techniek, voorheen WEI, bestaat op dit moment nog geen eenduidigheid binnen de ICT vertaalslag van onderwijsinrichting met organisatie en digitale ondersteuning. Het gebruik van deze systemen blijft ten opzichte van andere clusters ver achter. Vanuit het MT heeft de manager onderwijs van de school voor Techniek, waar de Netwerkschool onder valt, besloten dat er voor adequaat en bij-de-tijd onderwijs een digitale verbeterslag ingezet dient te worden.
DOEL VAN DE OPDRACHTFORMULERING Het verstrekken van een overzicht aan activiteiten en een raming van daarbij behorende tijdsinvestering om te komen tot een verbeterslag op gebied van ICT ondersteuning binnen de school voor Techniek / Netwerkschool. Werknaam van het te starten traject: “voortbouwen digitaal opleidingshuis”
ORGANISATIE Binnen het starten traject zijn diverse spelers actief. School voor Techniek Opdrachtgever MT S.v.Techniek
Projectadviseur Netwerkschool
Projectleider VDO
Teams / TL Teams Techniek incl. Netwerkschool
Binnen de school voor de Techniek bestaat er op dit moment een organisatie binnen het bedrijfsbureau die inrichting van Fronter en P&S verzorgt. Scholing verzorgen van het zittende personeel wordt op aanvraag vanuit bedrijfsbureau resp. ICT medewerker cluster georganiseerd. Er is momenteel geen structurele inbedding op gebied van digitale informatievoorziening in onderwijs binnen de onderwijsteams georganiseerd.
2
NULMETING Binnen het team Werktuig & Metaal heeft er op 13 september jl een nul meting plaatsgevonden. Vorig schooljaar is er in een eerder stadium met enige regelmaat gesproken met diverse onderwijsgevenden en studenten en een lat gelegd naast de werkwijzen en inrichting van applicaties mbt Netwerkschool. Er is onderzoek gepleegd op gebied van de inrichting van Fronter en P&S. Er zijn waar mogelijk statistieken gegenereerd.
BEVINDINGEN EN CONSTATERINGEN OP BASIS VAN DE NULMETING: Fronter wordt , gelet op gebruiksstatistieken, door docenten en studenten binnen de diverse teams weinig resp. niet gebruikt. P&S in beperkte mate. Diverse oorzaken volgen hieronder. -
-
Communicatie Inrichting van de applicatie is niet uniform en technisch niet op orde, Inzet van Fronter o.a. ten behoeve van communicatie is daardoor momenteel niet mogelijk. Onderwijskundige inrichting De bestaande onderwijskundige inrichting binnen Fronter is niet uniform. Dit belemmerd het gebruik van de ELO door docenten en studenten. Er is geen verbinding tussen onderwijsinrichting en vraag vanuit de teams en het beheer van Fronter binnen de school voor Techniek. Op enig moment worden structuren binnen de ELO ingericht waar onderwijsgevenden nut en noodzaak niet van inzien. Veel onderwijsgevenden zijn niet op de hoogte van deze wijzigingen.
3
-
-
-
-
Lesmateriaal en toetsen Lesmateriaal is divers van onderwijsinhoud, dataformaat, lay-out. Lesmateriaal staat verspreid binnen Fronter, WEI netwerk, pool en eigen data opslag. (usb stick). Toegangsbeheer van studenten Er is voor gekozen om binnen Fronter het toegangsbeheer van studenten door onderwijsgevenden te laten regelen. Onderwijsgevenden willen / snappen dit niet. Studenten hebben daardoor geen toegang tot hun onderwijsruimten. Scholing Er is niet in de afgelopen 5 jaren structureel op ICT in onderwijs geschoold en gemonitord. Veranderingen binnen de systemen ten faveure van het onderwijs zijn niet bekend dan wel weet men niet hoe hiermee om te gaan. Er is voor studenten geen structurele uniforme scholing binnen de jaarplanning opgenomen. Studenten worden op diverse wijzen al dan niet geschoold door hun loopbaanbegeleiders. Constatering: Onderwijsgevenden en studenten van de diverse leerjaren en leerwegen kennen daardoor een verschillend kennisniveau en gebruik van de systemen voor het onderwijs.
AMBITIE Vanuit het MT en de teamleiders van de school voor Techniek is de ambitie uitgesproken om stappen te maken zodat onderstaande uitgangspunten op gebied van informatievoorziening in onderwijs gerealiseerd kunnen worden. -
-
Een eenduidige Fronter architectuur voor het cluster. Uniform gebruik van: - Planning & Scores - Notities binnen P&S - Agenda binnen P&S - Verbeterslag presentieregistratie - Examinering (COE) (logistiek en resultaatverwerking) - Onderwijsgids - Resultatenbeheer en bijbehorende rapporten Gebruik Fronter: - Eenvoudige navigatie - Toetsing (ontwikkelingsgericht)
4
-
-
- Nieuws en e-mail binnen Fronter - Inzet van digitaal lesmateriaal - Digitaal inleveren en nakijken Onderwijsgevenden verzorgen lessen op basis van blended learning ondersteund middels digitale didaktiek. Gedacht kan worden aan oa. : digitale colleges, gebruik van social media gebruik en inzet van smartbeamers. Flexibilisering van het onderwijs d.m.v. gebruik ICT.
AANPAK Bepaal en regel de volgende stappen: 1. Bepaal verandercapaciteit en te lopen route met het Change Team. Maak hiervoor per team een integrale planning, gebruik indien nodig het 4inbalans model. 2. Besluitvorming tbv een onderwijsinrichting met bijbehorende uniforme ICT vertaalslag, 3. Maak de applicatie-inrichting uniform op orde waar nodig vul deze. 4. Bijbehorende scholing verzorgen 5. Organisatie en ondersteuning 6. Monitoren van voortgang en, indien nodig, stel deze bij.
Ad 1. Verandercapaciteit, route en Change Team (CT) Invoer van functionaliteiten op gebied van ICT in onderwijs vraagt om een strakke marsroute en voldoende verandercapaciteit. Deze verandercapaciteit definieer je op gebieden van tijd, aandacht, inrichting, scholing en ondersteuning. Binnen de factor tijd dient er voldoende ruimte opgenomen te worden voor het in-trainen. Het hebben van commitment m.b.t. het veranderproces in relatie met de verandercapaciteit van onderwijsgevenden is cruciaal. Een top-down benadering resulteert mogelijk in een krachtmeting. Een Change Team (CT), wat bestaat uit enkele medewerkers van uit de teams aangevuld met projectadviseur Netwerkschool en de projectleider van het traject, het team geeft richting aan de operationele invulling rondom het
5
veranderproject. De te behalen ambitie is voor de start van het traject vanuit het MT gedefinieerd en weggezet in een startplanning. Het Change Team is een kleine groep van (een vijftal) slagvaardige medewerkers met gevoel voor de verandercapaciteit van eenzelfde hiërarchisch niveau. Deze worden geselecteerd uit de groep van medewerkers die het meest door het veranderproject geraakt worden. Ook al verloopt in een team van medewerkers van eenzelfde (lager) hiërarchisch niveau het besluitvormingsproces niet altijd even gemakkelijk. Toch is de samenstelling en betrokkenheid van het change team op deze manier een bewuste keuze. Besluitvormingsproblemen worden opgelost d.m.v. een wisselwerking tussen Change Team en met het team van de manager onderwijs en de teamleiders. Het Change Team(CT) bepaalt samen met de projectleider van het traject: fasering van het WAT en invulling van het HOE. De geplande activiteiten worden in een op te leveren integrale planning vastgelegd. Manager onderwijs en teamleiders bepalen op hun beurt de daarvoor benodigde prioritering en facilitering. Bij de start van het verandertraject zal de Projectleider ODB samen met manager onderwijs en de projectadviseur Netwerkschool per team een te lopen routing in kaart brengen. Van het team van de Netwerkschool wordt op basis van onderwijsfilosofie een meer digitaal karakter van de lessen verwacht. Dit team zal een aparte route getiteld “NWS”doorlopen.
Ad 2. Besluitvorming tbv onderwijsinrichting en uniforme ICT vertaalslag Op enig momenten dienen besluiten genomen te worden op voorspraak van het Change Team. Het Change Team bepaald de richting van het besluit. Deze besluiten worden aansluitend uitgewerkt en voorbereid door de projectleider en de manager onderwijs. Na een akkoord binnen het teamleidersoverleg kunnen deze een weerslag krijgen binnen onderwijs, werkwijze en gebruikte applicaties. Er worden tijdens het traject binnen de systemen geen aanpassingen doorgevoerd zonder akkoord van de projectleider. Bij twijfel neemt de
6
projectleider finale besluiten over de te kiezen inrichting. Bij de start van het traject wordt er bij de teams en het bedrijfsbureau vooraf voldoende prioriteit en capaciteit geclaimd. Indien nodig wordt aanvullende capaciteit (extern) ingekocht.
Ad 3. Maak de applicatie-inrichting uniform op orde waar nodig vul deze. Pas op basis van het akkoord op de uniforme ICT vertaalslag de applicaties Fronter en mogelijk Planning & Scores daar waar nodig aan. Tijdens deze aanpassingen dienen eerder ingezette veranderingen binnen de applicaties en voortgang van onderwijs geen last hiervan te hebben. Tijdens de verbouwing blijft de winkel geopend! Projectleider controleert op de gemaakte aanpassingen en accordeert deze.
Ad 4. Verzorg bijbehorende scholing. Op basis van de gemaakte inrichting kan scholingsmateriaal vervaardigd worden, resp. gebruik gemaakt worden van scholingsmateriaal wat roc breed beschikbaar is. Scholing is geen vrijblijvende zaak: medewerkers die daarbij niet aanwezig kunnen zijn vragen vooraf toestemming bij Petra Stuit aan. Zij geeft daar wel of geen akkoord voor af. De medewerkers in kwestie halen de scholing op een later tijdstip in.(nemen daarvoor zelf initiatief)
Ad 5. Richt de benodigde organisatie en bijbehorende ondersteuning in Naast aangeboden scholing dient er binnen elk team een aanspreekpunt te zijn waar teamleden met hun vraag op af kunnen stappen. Deze eerstelijns ondersteuning werkt in de praktijk, zo blijkt bij andere scholen, snel en effectief. Tegelijkertijd kan het aanspreekpunt in een nog op te zetten regulier overleg “informatievoorziening in onderwijs” vragen en verzoeken terugkoppelen van zijn / haar team. Kan er op dit gebied over teams heen uitwisseling plaatsvinden. Een structurele investering van 120 uur op jaarbasis van de eerste twee jaren is hiervoor noodzakelijk.
7
Ad 6. Monitor de voortgang en, indien nodig, stel deze bij. In een Excel werkblad per team worden activiteiten, mijlpalen en voortgang bijgehouden. Binnen het Change Team dient het werkblad als onderwerp voor gesprek. Reguliere onderwijsteams doorlopen een basistraject voor de invoering van ict in onderwijs. Het team van de Netwerkschool doorloopt , gezien het onderwijsconcept wat bij de Netwerkschool hoort, een NWStraject. Ambitie die binnen een jaar behaald dient te worden is bij aanvang van het schooljaar binnen het MT gedefinieerd. Hiervan kan niet afgeweken worden. De route daar naar toe kan per team enigszins verschillen. Jaarplanningen van teams kunnen diverse piekmomenten bevatten. Op hoofdlijnen blijft de gemaakte planning van het verandertraject in tact. Er is ruimte voor nuancering op teamniveau. Voortgang wordt gemonitord op basis van gebruikersstatistieken. Deze worden maandelijks per team gegenereerd uit Fronter en P&S.
LOOPTIJD, FASERING EN TIJDSINVESTERING De door het MT uitgesproken ambitie kan binnen een tijdsbestek van een tweetaljaren gerealiseerd worden. Voorwaardelijk is dat mensen een middelen conform planning hiervoor vrijgemaakt worden. -
Ambitie leerjaar 1 Alle teams (basis) - Digitaal communiceren met Fronter - Verbeterslag presentieregistratie - Start uniform gebruik digitaal lesmateriaal - Start gebruik digitale toetsing - Microsoft office 365 en mailbox (25 Gb) Netwerkschool (NWS) - Lesgeven met laptops / ultrabooks / tablets(digitale didaktiek) - Social media in onderwijs
8
-
Ambitie leerjaar 2 Alle teams (basis) - Lesgeven met laptops / ultrabooks / tablets (digitale didactiek) - Social media in onderwijs Netwerkschool (NWS) - Digitale didactiek: onderwijsconcept en digitale didactiek - College on-line - Digitale examinering
Fasering jaar 1: Oktober/ November, afronding December 2012 Algemeen - Communicatie met alle doelgroepen: Aftrap traject “digitaal beter onderwijs” - Organisatie voor ondersteuning van onderwijsgevenden binnen de teams - Geaccordeerde Fronter architectuur voor het Cluster Alle teams - Gebruik van nieuws binnen Fronter voor alle studenten en medewerkers - Verbeterslag verzuimregistratie met P&S - Geschoolde studenten op gebieden van nieuws en verzuimregistratie Team NWS - Geïnventariseerd lesmateriaal wat uniform in word gezet is. - Geïnventariseerde toetsen die in Fronter ingevoerd zijn. Team Werktuig & Metaal Participatie in pilot digitaal lesmateriaal Looptijd Januari / februari, afronding maart 2013 Alle teams - Gebruik van E-mail en office 2365 als digitale office en mail omgeving. - Geïnventariseerd lesmateriaal wat uniform in word gezet is. - Geïnventariseerde toetsen die in Fronter ingevoerd zijn.
9
Team NWS - Ontwikkelingsgerichte toetsen worden afgenomen - Studenten NWS leveren in en mdw NWS kijken digitaal na in Fronter - Scholing digitale didaktiek gegeven door De Graaf en partners (Social media in de les) Team Werktuig & Metaal - Ontwikkelingsgerichte toetsen worden afgenomen - Studenten leveren in en mdw team Werktuig & Metaal kijken digitaal na in Fronter Looptijd - April/ mei 2013 Alle teams - Ontwikkelingsgerichte toetsen worden afgenomen - Studenten leveren in en mdw kijken digitaal na in Fronter - Scholing: Inzet van social media in het onderwijs irt digitale didaktiek Team NWS - Bedrijfsbezoek aan een e-learning bedrijf - Maken van nieuw lesmateriaal tbv lichting 2013 - Scholing: Hoe verzorg ik mijn lessen gebruik makend van een laptop / ultrabook /tablet en digibord (Graaf en Partners) Team Werktuig & Metaal - Maken van nieuw lesmateriaal tbv lichting 2013 - Scholing (Combi met NWS): Hoe verzorg ik mijn lessen gebruik makend van een laptop / ultrabook /tablet en digibord (Graaf en Partners) Looptijd - Juni / Juli Voor alle teams binnen SvT - Jaarafronding , buffer in de tijd om gestelde ambitie te behalen Fasering van jaar 2 zal gemaakt worden op basis van het gerealiseerde ambities in jaar 1.
10
TIJDSINVESTERING Medewerkers van elk team Periode: oktober, november december: minimale claim op basis van in te plannen scholing. Team Werktuig & Metaal Investeert een halve dag in de week ikv pilot digitaal lesmateriaal. Periode januari, februari en maart: claim van een halve dag in de week Periode april mei: minimale claim op basis van in te plannen scholing. Medewerkers NWS Periode: oktober, november december: minimale claim op basis van in te plannen scholing. Extra claim ikv inventarisatie digitaal lesmateriaal en toetsing Periode januari, februari en maart: claim van een halve dag in de week Periode april mei: minimale claim op basis van in te plannen scholing Projectleider 5 dagdelen in de week. Project adviseur 1 dagdeel per week. Manager Onderwijs Een half dagdeel per week Leden van het Change Team 5 onderwijsgevenden: elk lid van het CT krijgt tijdens de looptijd van het project ikv digitale teamondersteuning en overleggen 120 uur op jaarbasis toegekend
OPBRENGSTEN -
Onderwijs De inzet van het project is nadrukkelijk om effectiever en efficiënter onderwijs te kunnen verzorgen.
11
Blended Learning combineert de voordelen van zelfstudie, klassikaal onderwijs en begeleiding via de digitale leeromgeving (e-learning). Door deze combinatie bevat blended Learning alle ingrediënten die nodig zijn om eigentijdse kennistrajecten te verzorgen. ICT in de klas maakt leerlingen gemotiveerder, het zorgt voor aantrekkelijker onderwijs, een rijkere leeromgeving en voor meer mogelijkheden voor onderwijs op maat/zelfstandig leren. Dat zijn de belangrijkste voordelen van ICT in het onderwijs die onderwijsmanagers in de praktijk hebben geconstateerd (onderzoek van Kennisnet). Op naar “bij de tijds” onderwijs waarbij onderwijsgevenden openstaan voor nieuwe technische mogelijkheden in relatie met het verzorgde onderwijs. -
Bedrijfsvoering Daarnaast raakt het project nadrukkelijk de bedrijfsvoering: registratie van studievoortgang, IIVO en presentieregistratie.
12
