Plan van aanpak Digitaal Verwijzen

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen

Plan van aanpak 1

Inleiding

Doel De huisartsen in de regio Rijnmond hebben de LHV Huisartsenkring District Rotterdam gevraagd om de papierstroom tussen huisartsen en zorginstellingen te minimaliseren. Hierbij heeft tot nog toe de stroom van informatie naar huisartsen centraal gestaan. In samenwerking met de ziekenhuizen is hier veel vooruitgang geboekt en de meeste huisartsen ontvangen nu minder patiëntgerelateerd papieren post (specialistenbrieven, opname en ontslagberichten etc.). Daarom heeft nu de omgekeerde informatiestroom de aandacht: het elektronisch verwijzen. Hiervoor zijn 2 oplossingsrichtingen beschikbaar: • Weboplossing met koppelingen naar het huisartsinformatiesysteem, waarvan het product Zorgdomein veruit de bekendste is. Zorgdomein is al in zeer veel regio’s geïmplementeerd. • Oplossingen op basis van de klassieke Edifactberichten, waarbij verwijsbrieven rechtstreeks vanuit het huisartsinformatiesysteem naar de specialisten worden gestuurd. Er zijn enkele regio’s waar deze (“low cost”) oplossing operationeel is. Het Maasstad Ziekenhuis heeft als eerste ziekenhuis in de regio Rijnmond Zorgdomein geïmplementeerd, maar de huisartsen zijn (blijkens een enquête) matig tevreden over de gebruikersvriendelijkheid en het is (mede door de hoge licentie- en invoeringskosten) nog zeer de vraag of deze applicatie zorgbreed geïmplementeerd zal worden. Daarom heeft de huisartsenvereniging besloten om het Edifact alternatief te onderzoeken en een pilot te starten. Deze pilot is betrekkelijk eenvoudig uitvoerbaar omdat huisartsen en ziekenhuizen al beschikken over de nodige software en netwerkvoorzieningen, waardoor grote investeringen achterwege kunnen blijven. Inmiddels hebben ruim 20 huisartsen aangegeven graag mee te doen met de pilot.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:

© 2012 Douma ICT Consult

[email protected] www.douma-ict.nl

10 oktober 2011 Plan van aanpak digitaal verwijzen.doc

Pagina 1 / 11

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen Partners De LHV-kring werkt voor de afstemming met de ziekenhuisdirecties nauw samen met de Stichting Rijnmondnet die dit afstemt via Stichting Samenwerkende Rijnmond Ziekenhuizen (SRZ). Bovendien is Rijnmondnet als beheerder van het regionale berichtenverkeer bij het project betrokken. Verder is het Fonds Achterstandswijken als financier betrokken ter dekking van de kosten aan de huisartsenzijde en de projectcoördinatie.

Voor- en nadelen Voor de volledigheid is in dit plan nog een opsomming opgenomen van de voor- en nadelen van e-verwijzen via edifact.

Afbakening De Edifact-communicatie zal eerst op kleine schaal worden geïmplementeerd bij: • de specialismen Urologie en Neurologie • in de ziekenhuizen op de Noordoever (SFG, Erasmus MC, IJsselland Ziekenhuis, Havenziekenhuis)

NEN7510 Informatiebeveiliging Omdat alle zorgverleners verplicht zijn hun ICT te beveiligen volgens de norm NEN7510 is in deze notitie een bijlage opgenomen met een toetsing van de Edifactoplossing aan deze norm. Op hoofdlijnen komt dit er op neer dat als het berichtenverkeer verloopt via E-Novation dat ENovation zorg voor een goed beveiligde communicatie. Het is dan nog de taak van de ziekenhuizen en huisartsen om de organisatie zo in te richten dat alle berichten daadwerkelijk worden verzonden en gelezen door de juiste personen en dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot deze patiëntinformatie.

2

Bijdrage van ziekenhuizen en specialisten

Om de pilot tot een succes te maken willen wij graag dat de ziekenhuizen de volgende bijdragen leveren: •

Een projectcoördinator die binnen het ziekenhuis zorgt voor de afstemming met de specialisten en ICT-ers.

•

Afspraken met de specialisten over deze wijze van ontvangst van verwijsbrieven.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 2 / 11

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen •

Afstemming met de specialisten en poli-assistenten hoe de afspraken met patiënten tot stand gaan komen.1)

•

Het op de juiste momenten beschikbaar stellen van de verwijsbrieven aan de specialisten.

•

Een voorziening om de edifact-verwijsbrieven minimaal eenmaal per dag uit de edifactpostbus te halen en in een leesbare vorm (digitaal of op papier) beschikbaar stellen aan de specialist(en maatschap). Dit betekent dat elke specialist(en maatschap) moet beschikken over een edifactpostbus en een postbusadres. Dit kan worden verzorgd door Rijnmondnet en E-Novation.

•

Afspraken tussen specialisten en de deelnemende huisartsen over: o

De inhoud van de verwijsberichten. Hierbij zullen we ons in eerste instantie zoveel mogelijk beperken tot de informatie die nu ook op de verwijsbrieven wordt aangegeven plus de actuele medicatie (voor zover bekend bij de huisarts).

o

Hoe en wat wordt gecommuniceerd met de patiënt (bijvoorbeeld (zoals in regio Alkmaar), dat het ziekenhuis moet reageren binnen 3 werkdagen, maar dat aan de patient verteld wordt dat als hij binnen 5 dagen nog niet gebeld is, hij zelf even moet bellen),

o

Hoe te handelen bij urgentie (wellicht blijft bij zeer urgente verwijzingen een aanvullend telefoontje van de huisarts noodzakelijk),

o

Hoe te handelen als een patiënt niet telefonisch bereikbaar is en

o

Hoe te handelen als de patiënt naar een ander ziekenhuis wil.

3

Projectevaluatie

Wij gaan elk kwartaal alle deelnemende huisartsen, specialisten en poli-assistenten vragen om de ervaringen. Bovendien zullen we de patiënten bellen om ook hun ervaringen te vernemen. De deelnemende huisartsen zullen dit aan de patiënten meedelen. Per kwartaal worden de resultaten verzameld en in een beknopt verslag beschikbaar gesteld aan de deelnemende specialisten en huisartsen. In dit rapport zullen tevens de gewenste verbetermaatregelen worden vermeld.

1

) Bij het IJssellandziekenhuis regelen de patiënten de afspraken zelf door of te bellen of een afspraak in te voeren via een webportal van het ziekenhuis. IJsselland verwacht dat dit zo kan blijven.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 3 / 11

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen Aan het eind van het project wordt een eindrapport gemaakt en beschikbaar gesteld aan de directies/raden van bestuur van de ziekenhuizen. In dit eindrapport wordt een vergelijking opgenomen van de ervaringen met Zorgdomein en met Edifactverkeer en over hoe regiobrede e-verwijzing kan worden gerealiseerd.

4

Nadere informatie over de pilot

Duur en omvang De pilot duurt naar verwachting minimaal 6 maanden en maximaal 1 jaar. Met de deelnemende huisartsen wordt afgesproken dat zij in deze periode alle verwijsbrieven patiënten voor Urologie en Neurologie via edifact versturen. Bij positieve resultaten kan het aantal huisartsen en het aantal specialismen nog tijdens de pilot worden uitgebreid.

Deelnemende huisartsen Er zijn ruim 20 huisartsen die zich hebben aangemeld voor deze pilot. Ons streven is een evenwichtige verdeling over de 4 ziekenhuizen en het heeft onze voorkeur om die huisartsen te kiezen waar de ziekenhuizen al mee samenwerken in bijvoorbeeld werkgroepen.

Deelnemende ziekenhuizen Met alle 4 ziekenhuizen hebben wij gesprekken met enthousiaste medewerkers, specialisten managers en in een aantal ziekenhuizen met specialisten, maar tegelijk geldt dat alle ziekenhuizen behoefte hebben aan iets meer praktische informatie (zoals in dit plan opgenomen) voordat de pilot van start kan gaan. Ons beeld is dat ze alle vier positief zijn over deze pilot en hieraan mee willen werken.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 4 / 11


Bijlage 1:

NEN7510-Informatiebeveiliging

NEN7510 beschrijft de volgende aspecten: • Vertrouwelijkheid van informatie (Afscherming tegen onbevoegde inzage) • Integriteit (geen ongecontroleerde wijzigingen of verlies van gegevens) • Beschikbaarheid van de informatie (het op de juiste momenten beschikbaar hebben van de informatie) • Onweerlegbaarheid (het niet kunnen ontkennen van de verzending) • Verantwoordelijkheid (vast moet staan wie verantwoordelijk is voor de gegevens en de verwerking) • Authenticiteit (het zeker stellen van de identiteit van de verzender, ontvanger en gebruiker) • Betrouwbaarheid (het waarborgen van de overige kwaliteitseisen ten aanzien van de bron, de route en de gegevens). Voor het berichtenverkeer kan gebruik worden gemaakt van Zorgmail van E-Novation. E-Novation heeft blijkens hun website de nodige maatregelen getroffen om dit berichten verkeer veilig te laten plaatsvinden. Zie onderstaand citaat: “ZorgMail heeft voor alle onderstaande onderwerpen een adequate oplossing en voldoet ruimschoots aan alle gestelde eisen. • Vertrouwelijkheid – geen inzage door onbevoegden; • Authenticatie – vaststellen van de identiteit en bepalen van de autorisatie; • Integriteit – geen wijzigingen door onbevoegden; • Onweerlegbaarheid – afzender en ontvanger kunnen niet ontkennen; • Betrouwbaarheid – zekerheid over transport; • SPAM-vrije omgeving – verzender en ontvanger zijn bekend; • Constante virusscanning – centrale actuele antivirus software. ZorgMail is uiterst flexibel als het gaat om de wijze waarop deelnemers onze dienst kunnen benaderen. Of u nu bent aangesloten bij een Zorg Access Provider (E-Zorg, eHealthNet etc.) of een willekeurige Access Provider heeft (ZIGGO, KPN, UPC, XS4All etc.) u kunt altijd veilig gebruik maken van ZorgMail. Daarnaast moeten gebruikers van Zorgmail zelf ook de nodige maatregelen treffen:

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 5 / 11

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen Vertrouwelijkheid De edifact-verwijsbrieven worden via beveiligde verbindingen gecommuniceerd van de huisarts naar de E-Novation-edifactpostbus en van deze postbus naar het ziekenhuis. Bovendien kan alleen de geadresseerde (specialistengroep) deze gegevens opvragen. Deze communicatie vindt in omgekeerde richting al vele jaren plaats voor lab-uitslagen, opname/ontslagberichten etc, en er zijn ons geen situaties bekend waarbij dit als onveilig werd beoordeeld. Wel is het belangrijk dat binnen het ziekenhuis goed wordt geregeld dat uitsluitend bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens, maar dat is nauwelijks anders dan in de oude situatie.

Integriteit De waarborg dat berichten niet verloren gaan wordt bij de patiënt neergelegd door de afspraak dat als hij niet wordt gebeld dat hij zelf moet bellen. De kans op vervorming of wijziging van berichten is vanwege de al jarenlang bestaande edifact-communicatie nihil. Het grootste risico zit aan de zijde van de verzendende en ontvangende software. Bij de start van de pilot wordt dit getest.

Beschikbaarheid Evenals bij het aspect integriteit is ook voor de beschikbaarheid de waarborg dat patiënten die niet gebeld worden zelf moeten bellen. Ontbrekende informatie kan altijd bij de huisarts worden gevraagd.

Onweerlegbaarheid Verzonden berichten worden automatisch in het huisartsinformatiesysteem vastgelegd. Verwijdering is (indien al mogelijk) in strijd met de verplichting van het bijhouden van een dossier. Verder is via E-Novation altijd te achterhalen of (en zo ja wanneer) een bepaald bericht verzonden is.

Verantwoordelijkheid Binnen het ziekenhuis moet eenduidig vaststaan wie verantwoordelijk is voor de ontvangst, het gebruik en de archivering van en berichten.

Authenticiteit De informatiesystemen van het ziekenhuis en de huisartsen moeten de berichten van de juiste identiteit voorzien. Dit wordt verzorgd door het huisartsinformatiesysteem en Zorgmail van E-Novation.

Betrouwbaarheid De betrouwbaarheid van het berichtenverkeer is moeilijk te definiëren, maar belangrijk is dat er aan de ziekenhuiszijde en aan de huisartsenzijde een meldpunt is waar afwijkingen kunnen worden gemeld.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 6 / 11


Conclusie Bij gebruik van Zorgmail van E-Novation zijn slechts een paar aspecten die aanvullende geregeld moeten worden: • Uitsluitend bevoegde personen hebben toegang tot de gegevens, • Het testen van de correcte en volledige overdracht van de gegevens, • Eenduidige vastlegging wie verantwoordelijk is voor de ontvangst, het gebruik en de archivering van en berichten, • Inrichten/benoemen van een meldpunt aan beide zijden waar afwijkingen kunnen worden gemeld.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 7 / 11


Bijlage 2:

Voor- en nadelen

Voordelen Ziekenhuizen: • Het ziekenhuis beschikt tijdig over een leesbare verwijsbrief met een reden van verwijzing, • De verwijsbrief bevat de actuele medicatie (voorzover bij de huisarts beschikbaar), • De ziekenhuizen kunnen bij het maken van planning rekening houden met de hulpvraag van de patiënt • De ziekenhuizen kunnen eventueel nodige vooronderzoeken direct combineren met het consult. Huisartsen: • Uniforme manier van verzending naar alle ziekenhuizen. • De huisartsen kunnen de verwijsbrief veelal tijdens het consult afhandelen. • Het schrijven en verzenden van een verwijsbrief gaat sneller. • De verwijsbrieven zijn vollediger. • De verwijsbrieven komen automatisch in het patiëntdossier. Patiënten: • De patiënten hoeven niet aan het eind van de dag de verwijsbrief ophalen • Patiënten hoeven niet zelf naar het ziekenhuis te bellen. • De verwijsbrief kan niet meer zoek raken. • Het eerste consult in het ziekenhuis is effectiever, omdat de arts zich meer heeft kunnen voorbereiden.

Nadelen Ziekenhuizen: • Indien het uitgangspunt is dat het ziekenhuis de patiënt zal benaderen voor een afspraak kan dit een nadeel zijn. In dat geval moeten afspraken gemaakt worden met de huisartsen/patiënten over hoe om te gaan met zaken als urgentie, onbereikbaarheid van de patient, etc) Huisartsen: • Men kan ook kiezen voor de optie dat de patiënt het met de huisarts afgesproken ziekenhuis benadert voor een poliafspraak.

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 8 / 11

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen • •

De huisartsen moeten samen met de patiënt een ziekenhuis kiezen.2) Er moeten afspraken gemaakt worden hoe om te gaan met patiënten (en hun verwijsbrieven) die naderhand naar een ander ziekenhuis willen.

Patiënten: • Minder flexibiliteit bij het kiezen van een ziekenhuis.

2

) De huisartsen kunnen via de website van KiesBeter.nl de wachttijden van de ziekenhuizen opvragen. (http://www.kiesbeter.nl/Zorgverleners/ziekenhuizen/resultaat/tabel)

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 9 / 11


Bijlage 3:

Kosten Edifact berichtenverkeer

Voor het Edifactberichtenverkeer zijn aan de ziekenhuiszijde een tweetal mogelijkheden beschikbaar: • Ontvangst via een beveiligde e-mail • Ontvangst via het product Messagelink van E-Novation.

Beveiligd e-mail Bij het gebruik van beveiligd e-mail wordt het ontvangen edifactbericht direct doorgestuurd naar een beveiligde web-mailbox. Zodra dat bericht ontvangen is wordt een waarschuwings email-bericht gestuurd naar (bijvoorbeeld de poli-assistente). Deze assistente kan dan met de spreekwoordelijke “een druk op de knop” het edifact-bericht openen en zo nodig in een leesbare vorm afdrukken. De kosten voor deze oplossing zijn (euro’s ex BTW): • Kosten van de Edifact-postbus: • Kosten vertaalsoftware van Edifact naar HL7: • Kosten van de verzending van de verwijsberichten:

•

Implementatie:

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:



27,50 per postbus per jaar 1.000 per ziekenhuis per jaar afhankelijk van het contract met Rijnmondnet. Het kan zijn dat het ziekenhuis een contract heeft waarin geregeld is dat het ziekenhuis ook betaalt voor de ontvangen edifactberichten. In dat geval geldt hetzelfde tarief per bericht als bij de verzending van edifactberichten. Aan de zijde van de huisartsen zijn geen extra kosten, omdat ook de verzending van de berichten onderdeel zijn van een “all-in” contract. per ziekenhuis: 500 eenmalig en 375 euro per jaar voor 10 mailboxen.


Pagina 10 / 11

E-Communicatie Huisarts - Ziekenhuis Plan van aanpak Digitaal Verwijzen Messagelink Messagelink is een product die Edifact-postbussen uitleest en de berichten vertaalt naar HL7 en (als de patiënt al bekend is in het ZIS) automatisch in het ZIS-opneemt. Als de patiënt nog niet bekend is wordt dit afhankelijk van de wensen van het ziekenhuis anders afgehandeld. De kosten voor deze oplossing zijn: • Implementatie • Abonnement • Vertaling Edifact – HL7 • Kosten voor de verzending:

ca 5.000 per ca 3.000 per ca 1.000 per zie boven bij

ziekenhuis eenmalig ziekenhuis per jaar ziekenhuis per jaar beveiligd email

Advies Voor de pilot is de oplossing met bezorging via beveiligd e-mail het goedkoopst en eenvoudig te installeren. Indien deze wijze van verwijzing een succes wordt dan heeft Messagelink de voorkeur omdat daarmee een koppeling kan worden gerealiseerd met het Ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS).

Auteur:

Fokko Douma

Copyright:




Pagina 11 / 11

Plan van aanpak Digitaal Verwijzen

Recommend Documents