Plan van Aanpak Digitaal Doorstroom Dossier schooljaar (DDD) 2014 - 2015 Inleiding In het Regionaal VSV‐Activiteitenplan van VSV Stedendriehoek is het voornemen opgenomen om de doorstroom van VO‐leerlingen naar het MBO te verbeteren. Daarbij werd open gelaten in welke vorm deze verbetering gestalte diende te krijgen. Achtergrond daarvan was ontevredenheid in 2012 over de bestaande praktijk rond het gebruik van de gezamenlijk vastgestelde portfolio‐map door o.a. de gegroeide diversiteit aan ingezette instrumenten en de behandeling daarvan . De opdracht tot het werken aan verbetering van informatieoverdracht bij de overstap van leerlingen van VO naar MBO heeft geleid tot het inzicht dat het DDD van Intergrip de gezochte verbetering kan brengen. Voor de implementatie van het DDD in onze regio worden twee schooljaren gebruikt met financiële ondersteuning vanuit de beschikbare middelen van VSV Stedendriehoek. Het eerste pilotjaar 2013 - 2014 is positief geëvalueerd. Derhalve is nu uitrol in de hele regio Stedendriehoek aan de orde, zowel bij het VO als het MBO
Wat is het DDD? Het DDD is een webbased applicatie, die het mogelijk maakt om verschillende gegevens over leerlingen vanuit het VMBO digitaal over te dragen aan de MBO instelling, waarvoor een leerling kiest. Hierbij moet gedacht worden aan: persoonlijke gegevens (NAW, BSN e.d) gegevens over de gekozen vervolgopleiding (MBO, niveau, BOL/BBL en motivatie) schoolloopbaan en competenties werkervaring thuis- en woonsituatie en vrije tijd, beperkingen en begeleiding Hiermee wordt de overdracht van een leerling inhoudelijk meer vorm gegeven, waardoor de kans op een juiste keuze vergroot wordt en een gerichtere intake plaats kan vinden. De regio Stedendriehoek is niet de eerste regio, die met het DDD werkt. Het DDD wordt inmiddels door 260 VO scholen en 22 MBO instellingen in het land gehanteerd.
Opdracht De Stuurgroep VSV Stedendriehoek heeft de ruimte gegeven om bij alle VO scholen en MBO instellingen in de regio het DDD in een pilot te implementeren (cursusjaar 2014-2015). Na een evaluatie met alle betrokken partijen zal in het tweede kwartaal van 2015 een aanbeveling worden gedaan over de definitieve implementatie van het DDD in de regio.
Doel: Het te gebruiken DDD bestaat uit 2 vaste onderdelen (A-B) met opties voor een deel C en D. A deel wordt door de leerling ingevuld. De NAW- gegevens hiervoor staan klaar vanuit “de Overstap” B deel wordt door de mentor ingevuld. De leerling krijgt dit naderhand te lezen en geeft hieraan zijn goedkeuring. Als de leerling niet akkoord gaat, ontstaat het gesprek tussen de leerling en de mentor. C deel het digitale zorgoverdracht formulier wordt, indien nodig, ingevuld door de zorgcoördinator van de VO school en meegestuurd. Onderzocht wordt of hier het ontwikkelingsperspectief van een leerling (in het kader van Passend Onderwijs) aan toegevoegd kan worden. D deel: een in 2014 - 2015 nader uit te werken deel over LOB door de pilot scholen( uit jaar 2013 2014) waarbij de leerling een aantal vragen beantwoord, die zijn keuze voor deze opleiding extra onderbouwen en waarbij een bestand kan worden meegestuurd dat dit ondersteunt. Denk hierbij aan een portfolio, beroepskeuzetesten, stageverslag of sectorwerkstuk. Het DDD zal naast een doorstroom dossier naar verwachting als digitale aanmelding bij de deelnemende MBO scholen gaan gelden. Bij het Hoorbeeck College is dit al het geval. Aventus heeft hier in schooljaar 2013 - 2014 de nodige voorbereidingen voor getroffen.
Fasering In 2013 - 2014 deden 8 VO scholen mee aan de pilot en Aventus. Het Hoornbeeck College werkte zelf al met het DDD. In 2014-2015 wordt de groep deelnemende scholen worden uitgebreid naar alle Beroepskolom partners in de regio Stedendriehoek. Bij positieve evaluatie van de resultaten van de pilot zal in het voorjaar van 2015 aan de scholen van de Beroepskolom samenwerking SBMIJ en ASB worden voorgelegd om te besluiten tot gezamenlijk invoering van het systeem, inclusief het samen dragen van de kosten daarvan.
Aanpak en activiteiten 2014 – 2015 (wordt in de periode juli - september verder bijgewerkt) juli Activiteit
2014
Scholen informeren (PM/PL) Procedure zorgformulier vaststellen (PL/BK) Checklist voor scholen ontwikkelen (PL/BK) Duidelijkheid deelname scholen (SCH) Ontwikkelen rollen en verantwoordelijkheden VO scholen (PL/BK/SCH) Werkprocessen vastleggen in MBO (AV) (aanmelding/intake/begeleiding) e
Aanbevelingen 2 pilotjaar 2014 – 2015 in activiteitenplan opnemen Contact gewenst stappenplan (PL/BK) Deel D met projectgroep voorbereiden Introductiecursus DDD geven (BK) Demoversies DDD klaar (BK) Plaats ontwikkelingsperspectief in DDD bepalen (PL/BK) Gebruikers trainen en begeleiden (BK) Systeem openzetten VO (BK/I) Systeem klaarzetten MBO (BK/I) Procedure zorgformulier testen (BK) Brainstormsessies deel D (LOB) MBO ronde (PL)
sept. okt. nov. dec. jan. 2015
febr. mrt. apr. mei juni
Activiteit
juli
sept. okt. nov. dec. jan.
2014 Deel D met pilot scholen afstemmen (PL/BK) Deel D bouwen (I) Deel D testen (BK) Deel D operationeel (SCH) Voorbereiding rapportage stuurgroep Voortgangsrapportage Voorbereiding borging (PL) Afstemming projectgroep (PL) DDD is digitale aanmelding Aventus (AV) Volgen aanmeld- en intakeproces (PL/BK/SCH) Contact gewenst monitoren (PL/BK/SCH)
Legenda: AV = Aventus BK = Beroepskolom Stedendriehoek I = Intergrip PL = Projectleider DDD PM = Programmamanager VSV Stedendriehoek SCH = Scholen
Aanzet Checklist scholen - aantal (en namen) decanen, mentoren, zorgcoördinatoren - verantwoordelijke binnen management - informatie en voorlichting - training gebruikers
2015
febr. mrt. apr. mei juni
Aandachtspunten/risico’s
Komen tot een gemeenschappelijk (VO en MBO) invulling van deel D (LOB gegevens) het zorgformulier ) en afspraken over het gebruik en de toegankelijkheid ervan. Draagvlak management/afdelingsleiders VO scholen; ondersteuning en aansturing mentoren, decanen, zorgcoördinatoren. Communicatie over pilot naar scholen. Koppeling aan digitale aanmelding MBO. Het beschrijven en vaststellen van de aanpassing van werkprocessen bij de MBO aanmelding en – intake. Begeleidingsaspecten en rollen binnen MBO vastleggen (m.n. bewaken contact gewenst/warme overdracht met MBO). Operationele afstemming intern binnen Aventus; spanningsveld procedures en praktijk. Afstemming met stuurgroep VSV (19/11, 19/3 en 19/6) en Beroepskolom Stedendriehoek. Het opstellen van aanbevelingen voor de implementatie in 2015 - 2016.
Organisatie & Positionering: De implementatie van het DDD valt onder VSV-Maatregel 1 van het Regionaal VSV Activiteitenplan en kent een eigen projectleider (Mária van Oorschot), die rapporteert aan en wordt aangestuurd door de programmamanager VSV (Piet Terpstra). Bij de implementatie werkt de projectleider DDD nauw samen met de andere projectleider voor LOB binnen Maatregel 1 ( Valentijn van Waalwijk). De projectleiders Beroepskolom (Mirjam Ellenbroek en Diederik Berns) vervullen een ondersteunende. In het tweede pilot jaar 2014 -2015 bereiden zij zich voor op de borging van het DDD binnen de Beroepskolom samenwerking. De projectleider DDD focust zich in het tweede pilot jaar ook op de verdere uitrol binnen het VO en het MBO, m.n. bij AOC Oost en Helicon. Bij de implementatie bij Aventus komt er naar verwachting een koppeling tussen het DDD en de digitale aanmelding. Het Hoornbeeck College werkt al langer met het DDD. De ervaringen hiermee worden gedeeld.
Projectleider DDD Mária van Oorschot maria@mariavanoorschot / 06 55 343 226 juni 2014
