Plan van aanpak Overheidscommunicatie Concert at SEA 2014

Plan van aanpak Overheidscommunicatie Concert at SEA 2014

Plan van aanpak Communicatie Concert at SEA 2014 versie 2.0 M. Vis

VERTROUWELIJK Pagina 1

Versiebeheer Datum 06-04-2014 versie 0.1 14-05-2014 versie 0.2

Door M. Vis M. Vis

21-05-2014 versie 1.0

M. Vis

02-06-2014 versie 2.0

M. Vis

Opmerkingen Start document Opmerkingen gemeente, RWS Rijkswaterstaat , politie, organisatie verwerkt. Definitieve versie. Laatste opmerkingen polite, RWS Rijkswaterstaat, OM, VR ZHZ, VRZ verwerkt. Definitieve versie. Plan aangepast op het punt van omgevingsanalyse tijdens de feestfase. Omgevingsanalyse tijdens de feestfase wordt niet apart ingericht en structureel uitgevoerd.Uiteraard wel in een evt. GRIP-fase.



Inhoudsopgave

1.

Inleiding ...............................................................................................................4

2.

Communicatieadvies ..........................................................................................4

3.

Externe communicatie .......................................................................................4 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.

4.

ALGEMEEN ............................................................................................................................................4 COMMUNICATIE GEMEENTE SCHOUWEN-DUIVELAND ...........................................................................4 COMMUNICATIE OPENBAAR MINISTERIE ...............................................................................................5 COMMUNICATIE POLITIE ........................................................................................................................5 COMMUNICATIE RWS RIJKSWATERSTAAT ............................................................................................5 COMMUNICATIE VEILIGHEIDSREGIO ZEELAND ......................................................................................6 PROTOCOL VIDEOSCHERMEN, OMROEPINSTALLATIES EN PUSHBERICHTEN ............................................6 GEZAMENLIJK TWITTERACCOUNT VAN DE OVERHEID ............................................................................6

Bijlage 1: Plan van aanpak Crisiscommunicatie..............................................9 4.1. 4.2. 4.3.

SITUATIE PROCES CRISISCOMMUNICATIE ............................................................................................10 LOCATIES EN BEMENSING (ZIE OOK SCHEMA): .....................................................................................10 TAKEN VAN DE VERSCHILLENDE DEELNEMERS, VOOR DETAILINFORMATIE ZIE DE TAAKKAARTEN IN HET WERKDOCUMENT PROCESPLAN PERS- EN PUBLIEKSVOORLICHTING VERSIE 15 FEBRUARI 2013. ................11 4.4. OVERZICHT COMMUNICATIEMIDDELEN BIJ EEN INCIDENT....................................................................12

5.

Bijlage 2: Protocol tekstschermen, omroepinstallatie en pushberichten ...14 5.1. 5.2. 5.3.

6.

AANPAK ...............................................................................................................................................14 TELEFOONLIJST ....................................................................................................................................14 KERNBOODSCHAPPEN ..........................................................................................................................15

Bijlage 3: Overzicht Communicatie .................................................................18



1. Inleiding Op vrijdag 27 en zaterdag 28 juni 2014 vindt op de Brouwersdam, bij Scharendijke, in de gemeente Schouwen-Duiveland voor de negende keer het festival 'Concert at SEA' plaats. Dit communicatieplan beschrijft de externe communicatie van de overheidsdiensten, namelijk Gemeente Schouwen-Duiveland, Politie Zeeland-West-Brabant, Veiligheidsregio Zeeland, Rijkswaterstaat en Openbaar Ministerie. Uitgangspunt voor de communicatie is dat de overheid hun eigen communicatiemiddelen inzetten. Onderling worden duidelijke afspraken gemaakt over inzet en timing van deze middelen bij de voorbereidingen, gedurende het feest en voor het geval het toch fout gaat. Ook wordt door genoemde organisaties getwitterd via één overheidsaccount. Bij crisissituaties treedt GRIP op. Het scenario voor communicatie wordt gestart conform de GRIP-regeling (zie verder in dit plan). Tijdens een noodsituatie wordt hetzelfde twitterkanaal gebruikt, ondersteund door reeds bestaande twitteraccounts van de genoemde overheidsdiensten en de organisatie.

2. Communicatieadvies Iedere organisatie heeft zijn of haar eigen verantwoordelijkheden en belangen. Deze moeten met elkaar in evenwicht zijn. De communicatieprofessionals van de betrokken organisaties adviseren in eerste aanleg hun eigen leidinggevenden en houden de collega's van de andere diensten op de hoogte en in positie.

3. Externe communicatie 3.1.

Algemeen

Regie op de externe communicatie is van belang, want als die er niet is, is de kans groot dat voortijdig onderwerpen bekend worden en over eenzelfde kwestie door meerdere monden verschillende dingen worden gezegd. Hierbij moeten we proberen om het aspect veiligheid niet te laten overheersen. Uiteindelijk moet het beeld bij pers en publiek blijven hangen dat het een goed georganiseerd festival is, waarbij we de maximale inspanning leveren om dat voor elkaar te krijgen. Er zijn afspraken over de communicatie gemaakt. Hierbij hebben we niet de illusie dat het mogelijk is om de communicatie waterdicht te houden. Het is van belang om nauw contact met elkaar te hebben. 3.2.

Communicatie Gemeente Schouwen-Duiveland

De gemeente verzorgt haar publieksvoorlichting, die met name gericht is op de inwoners en de bedrijven in de omgeving van CAS. In de voorfase gebeurt dit via diverse middelen, zoals brief aan inwoners, katern in WereldRegio etc. Bij eventuele grote(re) incidenten (meestal vanaf grip-situaties) voert de burgemeester het woord. Het gaat dan met name over het duiden van het voorval. Het sec verstrekken van informatie, bijvoorbeeld vergunningsvoorwaarden, gebeurt door gemeenteambtenaren of burgemeester, waarbij duidelijke afspraken zijn gemaakt wie dat zijn.



FAQ: De organisatie maakt een FAQ-lijst conform het voorgaande jaar. Deze FAQ-lijst zal binnen de gemeente, daar waar nodig, verspreid worden. 3.3.

Communicatie Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) en politie werken nauw samen bij de voorlichting en woordvoering over opsporing en vervolging. De eindverantwoordelijkheid hierbij ligt bij het OM. Over strategische keuzes ten aanzien van opsporing en over strafvorderlijke beslissingen doet het OM de woordvoering. Over de operationele zaken voert de politie het woord. De communicatieadviseurs van politie en OM en de persofficieren van justitie zijn hiertoe bereikbaar. 3.4.

Communicatie Politie

Voorlichting: de politie doet alle voorlichting over incidenten rondom dit evenement. Er is afstemming tussen politiewoordvoerder en Algemeen Commandant Politie Zorg over de woordvoering. Mochten zich tijdens Concert at SEA incidenten voordoen die direct media-aandacht krijgen, dan is de communicatieadviseur voor de Algemeen Commandant Politie Zorg direct aanspreekbaar. De woordvoering door de politie gaat over de feitelijke taakuitoefening door de politie en heeft dan ook een operationeel karakter. De communicatie door de politie heeft als belangrijk doel de gevoelens van onrust en onveiligheid te verminderen. Tevens biedt het de politie de gelegenheid het politieoptreden toe te lichten. Burgernet: inzetten als hier de meerwaarde van wordt ingeschat. Politie.nl: op deze website komt een link naar de pagina van Concert at Sea naar de FAQlijst. Deze lijst zal binnen de politie, daar waar nodig, verspreid worden. 3.5.

Communicatie RWS Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is vanuit haar taak voor de veiligheid op het water en de weg nauw betrokken bij Concert at SEA. Zij doet daarover proactieve voorlichting over de verkeersmaatregelen en communiceren ook over verkeershinder door Concert at SEA. Website: in de laatste week voor het festival verschijnt op de website van Rijkswaterstaat een nieuwsbericht met de speciaal voor dit festival getroffen verkeersmaatregelen. Dit bericht wordt ook naar de media gestuurd. In het nieuwsbericht wordt zoveel mogelijk ook naar andere bronnen verwezen (bijvoorbeeld meest gestelde vragen). Twitter: Rijkswaterstaat gebruikt voor de communicatie over verkeershinder door Concert at SEA en de aankondiging daarvan het corporate RWS Rijkswaterstaat-account (@Rijkwaterstaat) en het van A naar Beter account (@vanAnaarBeter). Dit omdat RWS Rijkswaterstaat al 45.000 volgers heeft en zo ook makkelijker mensen bereikt die helemaal niets met CAS te maken hebben. RWS Rijkswaterstaat gebruikt in deze tweets ook de hashtag #cas2014. Uiteraard zal de inhoud van deze tweets tevens met de volgers van het overheidsaccount gedeeld worden.



3.6.

Communicatie Veiligheidsregio Zeeland

De operationele organisaties bereiden Concert at SEA voor op GRIP-1, 2 en 4 niveau. Dit betekent dat ook het proces communicatie georganiseerd is. Het proces communicatie is op basis van twee scenario’s georganiseerd, namelijk: 1) alles verloopt rustig, de festivaldagen zijn een feest of 2) indien een van de scenario's van toepassing is of als er sprake is van een opschaling conform GRIP. Conform de GRIP-regeling neemt bij GRIP 1 de communicatieadviseur van politie in het CoPI plaats. Met de Algemeen Commandant Politie Zorg wordt op dat moment afgestemd of de bezetting van een communicatieadviseur in de SGBO in deze situatie nog gewenst is. Indien noodzakelijk wordt een tweede communicatieadviseur opgeroepen. Ook kan een beroep op het crisiscommunicatieteam van de Nederlandse politie of het bovenregionaal team crisiscommunicatie worden gedaan. Vanaf GRIP 1 wordt een communicatieloket ingericht. Hier wordt de voorlichting en omgevingsanalyse uitgevoerd door de piketcommunicatieadviseur van Veiligheidsregio Zeeland. Bij GRIP 2 wordt een HTO Communicatie en een communicatiespecialist ROT opgeroepen. De communicatieadviseurs van de gemeenten worden benaderd voor een regionale taakorganisatie communicatie. Tijdens een noodsituatie wordt hetzelfde gezamenlijk twitterkanaal gebruikt, ondersteund door reeds bestaande twitteraccounts van de genoemde overheidsdiensten en de organisatie. Het proces crisiscommunicatie met daarbij de verschillende communicatierollen is nader beschreven in bijlage 1. NL-Alert: Rechtstreeks in te zetten door leider CoPI via meldkamer brandweer. Tekst in samenwerking met piket Communicatie Veiligheidsregio Zeeland. 3.7.

Protocol videoschermen, omroepinstallaties en pushberichten

Bij een calamiteit kunnen teksten getoond worden op alle schermen en kunnen de geluidsinstallaties gebruikt worden. Tevens kunnen via de Concert at SEA App pushberichten naar de app worden verspreid. In bijlage 2 staat beschreven in welke situaties welk middel wordt ingezet en hoe de inzet van deze middelen is geregeld. 3.8.

Gezamenlijk twitteraccount van de overheid

We berichten vanuit de overheid via Twitter. Belangrijkste reden is het contact leggen met de bezoekers aan de concertdagen door hen te informeren, preventietips te geven en interactie te voeren. Belangrijkste redenen voor deze aanpak zijn dat we minder afhankelijk willen zijn van externe (media)kanalen en we mensen dus snel kunnen informeren en gedrag kunnen beïnvloeden bij incidenten en calamiteiten. Hiertoe zijn afspraken gemaakt met diverse deelnemende partners. Alle twitterberichten (tweets) bevatten de hashtag cas2014 (#cas2014). Als tijdens het festival een andere hashtag algemeen gebruikt wordt, nemen we deze uiteraard ook in onze tweets op.



Twitteraccount Logo

: @EvenementinZld :

Hashtag

: #cas2014

Voorbeelden van berichtgeving via Twitter publiek welkom heten en een fijn evenement toewensen; verkeersinformatie; preventietips; veiligheidsmaatregelen; informatie van hulpverleningsdiensten die nuttig kan zijn voor bezoekers; politie-inzet waarbij duiding wordt gegeven; calamiteiten waarbij snel informatie verspreid moet worden; verzoek uit te zien naar verdachten van strafbare feiten (bijv. zakkenrollers); vermissing kinderen; bijzondere of opmerkelijke situaties. Redactie We herkennen verschillende fases tijdens het evenement. Voor plaatsing op het @EvenementinZLD vindt afstemming plaats met de organisatie. Voorfase: Elk van de deelnemende partners kan in de voorfase tweets van het account van Concert at SEA of deelnemende partners desgewenst retweeten via hun eigen organisatie account. De partners twitteren relevante informatie vanuit hun kolom via hun eigen account. De gemeente zorgt er voor dat relevante tweets indien nodig hetzij van de organisatie, hetzij van de partners geretweet worden via @EvenementinZld. Feestfase: Redacteur voor @EvenementinZLD is de communicatieadviseur van politie in het SGBO. Input wordt geleverd vanuit het EventCOPI (brongebeid), SGBO (effectgebied) of vanuit de organisatie. Opschaling: GRIP1: redacteur is piketvoorlichter Veiligheidsregio Zeeland GRIP2: redacteur maakt onderdeel uit van taakorganisatie communicatie Ondersteuning Er worden afspraken gemaakt met de deelnemende partijen, inclusief de organisatie van Concert at SEA om de meest in het oogspringende tweets via de twitteraccounts van deze organisaties te retweeten, waardoor het bereik van de berichten sterk groeit. Interactie We monitoren twitterreacties (replies) op onze berichten en beantwoorden deze. Promotie We promoten het twitteraccount via diverse middelen/kanalen (websites, twitteraccounts, huis-aan-huisbladen, persberichten).



Crisissituaties Tijdens een crisissituatie wordt hetzelfde twitterkanaal gebruikt, eventueel ondersteund door reeds bestaande twitteraccounts zoals @Politie_Zeeland, @VRZ, @Rijkswaterstaat, @gemeentesd en @concertatsea.



4. Bijlage 1: Plan van aanpak Crisiscommunicatie Het uitgangspunt bij Concert at SEA is dat alles goed verloopt en dat deze dagen wederom een feest worden voor bezoekers, artiesten, organisatie, omwonenden en andere betrokkenen. Mocht er echter een incident plaats vinden van meer dan geringe betekenis, dan is daarop voorbereid middels onderstaand gezamenlijk plan van gemeente SchouwenDuiveland, de organisatie Concert at SEA, Politie, Veiligheidsregio Zeeland en RWS Rijkswaterstaat . Gemeente Goeree-Overflakkee, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid en Openbaar Ministerie worden geïnformeerd over deze plannen. De organisatie van het proces communicatie met daarbij de verschillende communicatierollen worden hierna beschreven. De rol van het proces communicatie is de laatste jaren steeds belangrijker geworden. Om 'een ramp in een ramp' te voorkomen, is een juiste communicatieaanpak belangrijk. Een correcte aanpak bestaat uit een tijdige en complete informatieverstrekking. Opschaling en alarmering Eventuele opschaling zal plaatsvinden conform GRIP (GRIP 1 - GRIP 2 - GRIP 4). GRIP 3 is niet van toepassing vanwege het directe regiogrensoverschrijdende aspect van de locatie (regiogrens Zeeland en Rotterdam-Rijnmond) en type evenement (regiogrensoverstijgende verkeersstromen en bezoekers vanuit heel Nederland/buitenland). Conform de GRIP-regeling zal bij GRIP 1 een communicatieadviseur van politie zich begeven naar het CoPI (zie ook het schema in 1.1). Met de Algemeen Commandant Politie Zorg zal afgestemd worden of de bezetting van een communicatieadviseur in het SGBO in deze situatie nog gewenst is, of dat een communicatieadviseur in het CoPI voldoende is. Indien noodzakelijk wordt een tweede communicatieadviseur opgeroepen. Ook kan een beroep op het crisiscommunicatieteam van de Nederlandse politie of het bovenregionaal team crisiscommunicatie worden gedaan. Vanaf GRIP 1 wordt een communicatieloket ingericht. Hier wordt de persvoorlichting en omgevingsanalyse uitgevoerd door de op dat moment dienstdoende piketcommunicatieadviseur van Veiligheidsregio Zeeland.



4.1.

Situatie Proces Crisiscommunicatie

Bij GRIP 1 is er alleen een CoPI. Bij GRIP 2 is er een CoPI, een ROT en een taakorganisatie Communicatie. Het schema toont de volledig opgeschaalde situatie van GRIP 4:

Communicatieadviseur (Regionaal) (communicatiepool) Beleidsteam op kantoor Veiligheidsregio Zeeland

Taakorganisatie Communicatie in kantoor VRZ Middelburg Pers- en Publieksvoorlichting & Analyse / Verwanteninformatie

HOOFD TAAKORGANISATIE COMMUNICATIE (HTO)

Regionaal Operationeel Communicatieadviseur ROT (VRZ) Team in kantoor VRZ-M’burg

/ ASSISTENT HOOFD / LCMS NFORMATIECOÖRDINATOR

TEAMLEIDER PERS- EN PUBLIEKSVL & ANALYSE

TEAMLEIDER VERWANTENINFORMATIE (VWI)

PUBLIEKSVOORLICHTERS

Stafsectie Bevolkingszorg

PERSVOORLICHTERS

VERWANTENVOORLICHTER

CONTACTPERSOON CALAMITEITENZENDER

(WEB)REDACTEUREN

Commando Plaats Incident (CoPI) op terrein CaS

4.2.

************************* CoPI-voorlichter (Politie)

OMGEVINGSANALISTEN COMMUNICATIEADVISEUR

Locaties en bemensing (zie ook schema):

Commando Plaats Incident (CoPI) op het terrein van CaS: CoPI focust zich op alle effecten, maatregelen en acties op het terrein van CaS. Communicatiefunctie wordt ingevuld vanuit Politie Zeeland-West-Brabant (hard piket) OVD-Bevolkingszorg vertegenwoordigt de gemeentelijke inbreng in CoPI Deelname vanuit organisatie CaS in CoPI Regionaal Operationeel Team (ROT) in het kantoor van Veiligheidsregio Zeeland Middelburg: Communicatiefunctie wordt ingevuld vanuit Veiligheidsregio Zeeland (hard piket). ROT focust zich op alle operationele maatregelen en acties als gevolg van effecten op de omgeving buiten het CaS-terrein, dit kan zowel nabije omgeving als verder weg zijn.



Regionaal Beleidsteam in het kantoor van Veiligheidsregio Zeeland Middelburg: Het Beleidsteam focust op strategie, beleid en bestuurlijke besluitvorming. Communicatiefunctie wordt ingevuld door een adviseur beleidsteam vanuit de communicatiepool. Vooraf wordt vastgelegd wie hiervoor vanuit communicatiepool beschikbaar is, deze lijst is in het bezit van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg, OVD-bevolkingszorg en de piketvoorlichters van Veiligheidsregio Zeeland en politie. Taakorganisatie Communicatie/team Persen Publieksvoorlichting en Verwanteninformatie op kantoor VRZ in Middelburg: Vanaf GRIP 2 Hoofd Taakorganisatie Communicatie. Vooraf wordt vastgelegd wie vanuit de communicatiepool beschikbaar is voor het team Pers- en Publieksvoorlichting. Deze lijst is in het bezit van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg, OVD-bevolkingszorg en de piketvoorlichters van Veiligheidsregio Zeeland en politie. Teamleider Pers- en Publieksvoorlichting, stuurt het communicatieteam aan vanuit kantoor Veiligheidsregio Zeeland. Vooraf wordt vastgelegd wie vanuit communicatiepool beschikbaar is voor het team Pers- en Publieksvoorlichting. Deze lijst is in het bezit van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg, OVDbevolkingszorg en de piketvoorlichters van Veiligheidsregio Zeeland en politie Verdere invulling van bemensing zoals omgevingsanalisten, (web)redacteuren, persvoorlichters, publieksvoorlichters, informatiecoördinator LCMS etc. vanuit communicatiepool. In het team Pers- en Publieksvoorlichting zit zo mogelijk tevens een liaison van de organisatie. Redacteuren onderhouden het twitteraccount @EvenementinZld, zoals het versturen van tweets en beantwoorden van mentions.

4.3.

Taken van de verschillende deelnemers, voor detailinformatie zie de taakkaarten in het Werkdocument Procesplan Pers- en Publieksvoorlichting versie 15 februari 2013.

Communicatieadviseur CoPI Is ‘oog en oor’ op plaats incident voor de adviseur in het ROT en het team Persen Publieksvoorlichting. Rapporteert continue over de relevante communicatiefeiten en –gebeurtenissen (bijv. geruchtenvorming en tone of voice van journalisten ter plaatse). Vangt pers op, maar is beperkt in de woordvoering. Kan alleen informatie geven over de acties van hulpdiensten ter plaatse. Verwijst voor verdere woordvoering naar persvoorlichter in het team Pers- en Publieksvoorlichting. Zorgt voor vermelding van communicatieacties CoPI in LCMS, andere contacten verlopen via telefoon met teamleider Pers- en Publieksvoorlichting. Communicatieadviseur ROT Geeft communicatieve betekenis en duiding aan operationele informatie. Vertaalt operationele acties / beslissingen naar communicatieve implicaties. De communicatieadviseur zorgt er voor dat deze communicatieve duiding snel in handen komt van de teamleider Pers- en Publieksvoorlichting en CoPI-voorlichter. Zorgt voor vermelding van communicatieacties in LCMS, andere contacten verlopen via telefoon.



Communicatieadviseur Beleidsteam In de kern komt zijn / haar beraadslagingen erop neer dat hij/zij alles wat ter tafel komt en alle vergaderresultaten (besluiten, beslissingen, maatregelen, enz) vanuit communicatieoptiek duidt en betekenis geeft. Adviseert de voorzitter van het RBT, onderhoudt contacten met teamleider Persen Publieksvoorlichting. Zorgt voor vermelding van communicatiebesluiten en acties in LCMS, andere contacten verlopen via telefoon.

4.4.

Overzicht communicatiemiddelen bij een incident

Op het terrein van Concert at SEA

Communicatiemiddel

Aandachtspunt

Twitter (@EvenementinZld)

Geluidsinstallatie organisatie

Retweet via VRZ, Politie ZLD en/of gemeenten in aanloop naar CaS en bij evt. incident om volgers op dit veiligheidsaccount te attenderen In te zetten via organisatie. Standaard voorbeeldteksten worden vooraf gemaakt. In te zetten via organisatie.

Sirene (via meldkamer brw)

Advies: niet inzetten

NL Alert (mobiele telefoon)

Rechtstreeks in te zetten door leider CoPI via meldkamer brw. Tekst in samenwerking met piket Communicatie VRZ. Overleg met politie over inzetbaarheid. Bereikt alle deelnemers in dat gebied die zijn aangemeld, is mogelijk andere doelgroep dan bezoekers CaS Heeft min. een uur nodig voor inzetbaarheid

Tekstinformatieborden organisatie

Burgernet (mobiele telefoon) via meldkamer politie Helikopter met megafoon (via politie) Geluidswagens hulpdiensten Reddingsbrigade/strandwacht, evt. met terreinauto met megafoon Opvanglocatie en -informatie voor media

Via voorlichter CoPI te organiseren in overleg met CoPI

Toegangswegen Twitter (@EvenementinZld)

Retweet via VRZ, Politie ZLD en/of gemeenten

Omroep Zeeland Rampenzender



Landelijke Verkeerscentrale (via verkeersdienst RWS Rijkswaterstaat ) Website gemeente SchouwenDuiveland of www.crisis.nl

Verwijzingen naar deze website via websites Politie, VRZ, RWS Rijkswaterstaat en evt. andere partijen

Overige communicatiemiddelen, effectgebied buiten terrein / toegangswegen Publieksinformatienummer

Via DELTA Callcenter

Verwanteninformatienummer Informatievoorziening bij opvanglocaties bevolking Informatievoorziening bij opvanglocaties verwanten Persalarmering (via Politie, VRZ)

Via Bevolkingszorg

Persinformatienummer E-mail aan pers (regionaal en/of landelijke media) Persverklaring/-statement Persinformatiecentrum



5. Bijlage 2: Protocol tekstschermen, omroepinstallatie en pushberichten Gedurende het festival verschijnen er informatieve teksten van de organisatie op de schermen. In geval van een calamiteit kunnen ook direct teksten getoond worden op alle schermen en kan via de presentator gebruik gemaakt worden van de geluidsinstallaties. Tevens kan de organisatie via de Concert at SEA App pushberichten naar de app sturen. Dit protocol geeft aan in welke situaties welk middel wordt ingezet en hoe de inzet van deze middelen is geregeld. 5.1.

Aanpak

Bij incidenten of calamiteiten overleggen Algemeen Commandant Politie Zorg, leider CoPI en de Safety Manager van de organisatie of en zo ja, welke teksten en middelen gebruikt worden om bezoekers te informeren en instrueren. Hiervoor zijn kernboodschappen beschikbaar. Doel is het bewerkstelligen van een goede afhandeling van het voorval. Zij kunnen zich laten adviseren door de communicatieadviseurs van het SGBO en CoPI. Na overeenstemming over de inhoud en de aanpak verspreiden de Safety Manager Organisatie en Algemeen Commandant Politie Zorg deze tekst naar: Safety Manager Organisatie:  Productiekantoor waar iemand rechtstreeks de schermen op het terrein bedient;  Indien gewenst zorgt het productiekantoor voor een pushbericht via de Concert at SEA App;  Als de omroepinstallatie ingezet moet worden, gaat de tekst ook naar de geluidstafel bestemd voor de omroeper. Algemeen Commandant Politie Zorg:  Zo nodig ontvangt ook de sectiecommandant van de Mobiele Eenheid de tekst voor het omroepen via de ME-voertuig(en). De tekst is dan bestemd voor het publiek, welke de boodschappen vanaf het podium of op het festivalterrein niet meer hoort of leest. 5.2.

Telefoonlijst

Plaats

Naam

Algemeen Commandant Politie Zorg Leider CoPI vrijdag

Johan Kasse Jeroen Brusse Rachel Jacobs Luc Wassenberg Eric Dieleman Lesley Grieten Bruno van der Hoek --

Leider CoPI zaterdag Festivaldirecteur organisatie Safety Manager organisatie EvenementCoPI vrijdag en zaterdag: geen bezetting SGBO vrijdag en zaterdag

Telefoonnummer

Alwin Don



5.3.

Kernboodschappen

Uitgangspunten: zo concreet mogelijk aangeven -

Wat er aan de hand is, Wat bezoekers moeten doen/laten, Waarom zij dat moeten doen/laten.

Dit is de beste weg naar een goede afhandeling van een incident en een adequate medewerking van bezoekers.

1.

Scenario Scenario 1.3.3 heftige regen of hagel

Aanvullende opties:

2.

Scenario 1.3.4 windhozen en zware storm

Aanvullende opties:

3.

Scenario 1.3.6 onweer

Kernboodschappen (basis voor teksten op videoschermen en presentator) ATTENTIE: belangrijke mededeling. Binnen xx uur wordt hevige regen/hagel verwacht. Uw veiligheid gaat boven alles. Het programma wordt (optie tijdelijk) stilgelegd, zodat u tijdig een veilig onderkomen kunt zoeken. Blijf rustig. Volg aanwijzingen van hulpverleners direct op. Er worden [extra] bussen ingezet vanaf de gebruikelijke vertrekpunten [of vanaf X]. Aangeven waar eventueel opvanglocaties zijn om te schuilen. Mag je wel of niet in een tent schuilen? Er wordt geen alcohol meer verkocht. Aangeven hoe bezoekers aan een regenponcho kunnen komen en bij afkoelingaan een alu-deken kunnen komen. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Er is hevige wind/zware storm op komst. Uw veiligheid gaat boven alles. Het programma wordt (optie tijdelijk) stilgelegd, zodat u tijdig een veilig onderkomen kunt zoeken. Blijf rustig. Volg aanwijzingen van hulpverleners direct op. Er worden [extra] bussen ingezet vanaf de gebruikelijke vertrekpunten [of vanaf X]. Aangeven waar eventueel opvanglocaties zijn om te schuilen. Er wordt geen alcohol meer verkocht. Aangeven hoe bezoekers bij afkoeling aan een alu-deken kunnen komen. ATTENTIE: belangrijke mededeling Er is onweer op komst. Uw veiligheid gaat boven alles. Het programma wordt (optie tijdelijk) stilgelegd, zodat u tijdig een veilig onderkomen kunt zoeken. Blijf rustig. Volg aanwijzingen van hulpverleners direct op.



Aanvullende opties:

4.

Scenario 2.1.2 grote brand binnen het evenementengebied, auto`s, catering e d

5.

Scenario 2.1.2 grote brand binnen het evenementengebied podium

6.

Aanvullende optie: Scenario 4.4.1. uitval voorziening spraak/datacommunicatie (GMS)

7.

scenario 5.3.1 incident wegverkeer

8.

Scenario 6.1.1 onwelwording, melding via 112 of ter plaatse standaard

9.

Scenario 7.1.6 criminaliteit

Er worden [extra] bussen ingezet vanaf de gebruikelijke vertrekpunten [of vanaf X]. Aangeven waar eventueel opvanglocaties zijn om te schuilen. Er wordt geen alcohol meer verkocht. Aangeven hoe bezoekers bij afkoeling aan een alu-deken kunnen komen. ATTENTIE: belangrijke mededeling Er is brand op het festivalterrein ter hoogte van locatie X. Geef hulpdiensten zo snel mogelijk ruimte en ga niet naar de incidentlocatie toe. Het programma wordt (optie tijdelijk) onderbroken. Volg aanwijzingen van medewerkers en hulpverleners direct op, zodat we het programma zo snel mogelijk kunnen hervatten. ATTENTIE: belangrijke mededeling Er is brand in de buurt van podium X op het festivalterrein. Het programma wordt (optie tijdelijk) onderbroken. Ga zo snel mogelijk weg van dit podium. Geef hulpdiensten ruimte om te blussen. Ga naar een ander podium of lokatie. Optie bij ontruiming: Verlaat het festivalterrein Er wordt buiten geen eten en drinken meer verkocht. ALLEEN VERMELDEN ALS ER MERKBAAR EFFECT IS BIJ PUBLIEK, BIJV. ONRUST HIEROVER. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Alle mobiel telefoonverkeer is uitgevallen. U kunt momenteel niet bellen of sms-en. [Optie: u kunt wel whatsappen, twitteren of mailen]. Heeft u spoedeisende hulp nodig? Ga naar hulpverleners op locatie X/Y/Z. Zij helpen u verder. ALLEEN VERMELDEN ALS DIT INCIDENT EFFECT HEEFT OP FESTIVAL/BEZOEKERSSTROMEN, BIJV. NA AFLOOP. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Wegens een verkeersongeval, is XX afgesloten. Verkeer wordt omgeleid via YY. Volg aanwijzingen van hulpverleners en medewerkers op voor een zo goed mogelijke doorstroming van het verkeer. Afwijken van de aangegeven rijrichting kan juist extra oponthoud voor u en uw medebezoekers opleveren. ALLEEN VERMELDEN ALS DIT INCIDENT EFFECT HEEFT OP FESTIVAL/BEZOEKERSSTROMEN. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Wegens een onwelwording is acuut medische hulp nodig op locatie X. [Optie: Deze locatie is in verband hiermee afgesloten]. Geef hulpverleners zo snel mogelijk ruimte en ga niet naar de incidentlocatie toe. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Er is extra politie ingezet wegens onrust en bedreigingen [richting een deel van het publiek/een artiest]. Optie: als u op locatie X staat, wordt u verzocht dit deel van het terrein (tijdelijk) te



10

Scenario 7.2.1 paniek in menigte

11. Scenario 7.2.2 stuwing in het publiek

12. Scenario 7.2.6 rellen/massale vechtpartijen ( na afloop )

verlaten. Blijf rustig, politie en beveiligers zijn waakzaam en alert. Volg hun aanwijzingen direct op. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Er is onrust onder een deel van het publiek door X. Hier is geen aanleiding [meer] toe. Blijf rustig en volg eventuele aanwijzingen van hulpverleners en beveiligers direct op. We vervolgen het programma zo snel mogelijk. ATTENTIE: belangrijke mededeling. Het is momenteel te druk voor podium X. Uw veiligheid gaat boven alles. Wij verzoeken u naar een ander podium of locatie te gaan. Volg aanwijzingen van hulpverleners direct op. Wegens onrust en vechtpartijen wordt extra politie ingezet. Blijf rustig, denk aan uw veiligheid. Volg aanwijzingen van hulpverleners direct op. Verlaat locatie X via richting Y en Z.



6. Bijlage 3: Overzicht Communicatie Telefoonlijst Concert at SEA (algemeen)

Naam Lesley Grieten

Concert at SEA (communicatie)

Arjan de Mooij

Gemeente Schouwen-Duiveland (projectleider)

Rens Vermeer

Gemeente Schouwen-Duiveland (communicatie)

Gemeente Goeree-Overflakkee (communicatie)

Manon de Jonge. Tijdens concertdagen aanspreekpunt bij gemeente Bert Brand

Openbaar Ministerie (communicatie)

Martine Pilaar

Politie (Algemeen Commandant Politie Zorg)

Johan Kasse

Politie (communicatie CAS 2014) Politie (mediadesk-west)

Alwin Don Henk Snepvangers

RWS Rijkswaterstaat (communicatie)

Piket communicatie

RWS Rijkswaterstaat (verkeerscentrale te Rhoon)

Piket communicatie

Veiligheidsregio Zeeland (communicatie)

Corry Brand

Veiligheidsregio Zuid-Holland (communicatie)

Piket communicatie

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (communicatie)

Piket communicatie


E-mail


Telefoon

Plan van aanpak Overheidscommunicatie Concert at SEA 2014

Recommend Documents