PLAN VAN AANPAK – LP (HOES) ONTWERPEN
OPDRACHTGEVER:
MEDIA COLLEGE
DATUM:
MEI 2015
CHEF`SPECIALS EERSTE VINYL PLAAT
INHOUDSOPGAVE Achtergronden
Pagina 3
Projectopdracht
Pagina 4
Projectactiviteit
Pagina 5
Projectgrenzen
Pagina 6
Kwaliteit
Pagina 7
Projectorganisatie
Pagina 9
Planning
Pagina 12
Begroting
Pagina 13
Risico`s
Pagina 14
ACHTERGRONDEN Opdrachtgever: Mediacollege Amsterdam. Het Media College is een vak school, die opleidingen aanbiedt voor MBO`ers. De opleiding richt zich op, zoals de naam al zegt, op de media. Er zijn verschillende opleidingen zoals: mediamanagement, game-developer, grafisch vormgever etc. Opdracht nemer: Judy Westenberg. Ik volg de opleiding media management, op het Media College in Amsterdam. Korte informatie over de LP: Een langspeelplaat, ook wel vinylplaat genoemd, vaak afgekort tot lp of elpee, is een van vinyl gemaakte grammofoonplaat van 30 cm (12 inch) diameter, die aan elke kant ruimte biedt aan 20 à 30 minuten muziek. De afkorting lp staat voor long Play. Elke grammofoonplaat heeft per zijde één doorlopende groef bestaande uit de inloop, daarna de opname en aan het eind de uitloop. De langspeelplaat werd in 1948 geïntroduceerd door Columbia Records. Sinds 1990 is de langspeelplaat grotendeels vervangen door de compact disc, hoewel sommige artiesten nog steeds hun muziek alleen op lp uitbrengen.
PROJECT ODPDRACHT Projectnaam: ‘Chef’Specials eerste vinyl plaat’ Opdrachtgever: Media college Amsterdam Opdrachtnemer: Judy Westenberg
De opdracht: De naam van dit project luidt als ‘Chef`Special `s` eerste LP’. Dit is de naam van de artiest die ik heb gekozen om de LP (hoes) voor te ontwerpen. In deze opdracht ga ik een LP (hoes) ontwerpen voor een muzikant (in dit geval Chef`Special). Daarnaast wordt er ook een productie en promotie plan opgesteld voor de (fictieve) druk van deze LP (hoezen). Deze LP hoes zal een `single` vinyl plaat zijn. Ik richt mij op één nummer van Chef `Special, namelijk `Magic markers`. Deze plaat krijgt een speciale hoes (een special edition). Omdat dit een unieke plaat is zullen er maar 100 platen worden verkocht, deze platen worden exclusief verkocht in platenwinkel ‘Concerto’ in Amsterdam.
Het doel: Aan het eind van deze opdracht zijn er in (vrijwel) alle platenwinkels van Amsterdam vinyl platen van Chef`Special (deze opdracht is fictief, dit is het doel van de opdracht wanneer het daadwerkelijk zou kunnen worden uitgevoerd.
PROJECT ACTIVITEIT De voorbereiding: o o o o
Onderzoek plegen (maten van de vinyl plaat etc.). Plan van aanpak schrijven. Het kiezen van de juiste bedrijven. Het maken van een planning via Exel.
Uitwerking: o Er moet een drukkerij worden gevonden die vinyl platen drukt van 17,5 x 17,5 cm. We maken namelijk een `single` vinyl plaat, de drukkerij moet wel deze maten kunnen afdrukken. o Via InDesign moeten er ontwerpen gemaakt worden voor de vinyl plaat en de hoes. o Een productie plan is van groot belang. De drukkerij moet precies weten hoeveel en wat zij moeten drukken. o Hoe ga je het product promoten? Dit wordt vastgesteld in het promotieplan. o Een mail sturen naar alle stakeholders, deze mail zal dienen als tussentijdse controle. o Er moet een fotograaf worden geregeld die foto`s schiet van de band. o Een transport bedrijf zal worden ingezet om de platen
Werkoverleg: o Kick-off vergadering o Tussentijdse controles (in het bedrijf)
Oplevering o De deadline staat op 19 juni. o Presentatie
PROJECTGRENZEN Start en- einddatum: Om deze opdracht binnen zeven af te hebben (het maken van het plan van aanpak etc.), heb ik besloten om 6 april als mijn startdatum te kiezen. De einddatum zal daarom op 25 mei vallen (inclusief één week meivakantie meegerekend).
Budget: Om dit project te kunnen vervullen neem ik een ruim budget, zelf denk ik genoeg te hebben aan €20.000,-. Ik zal zeer waarschijnlijk een groot bedrag overhouden, maar voor nu leek dit mij de meest handige oplossing. De meeste bedrijven wil zo goedkoop mogelijk inkopen doen, dit is ook een van mijn prioriteiten tijdens dit project. Er zullen maar weinig bedrijven zijn die dure producten inkopen doen voor hun bedrijf, wanneer je dure producten inkoopt is de winst (over het algemeen) minder hoog dan wanneer je goedkope producten inkoopt.
De randactiviteiten zijn te vinden in het hoofdstuk ‘kwaliteit’.
KWALITEIT Mijn product is een LP (hoes). Een LP is gemaakt van vinyl, deze vinyl platen moeten van goede kwaliteit zijn om er een mooi geluid uit te krijgen. De juiste vinyl drukkerij vinden zal daarom lastig zijn. Het is het meest handig als deze drukkerij ook de LP hoezen tegelijk kan afdrukken. Wanneer dit niet het geval zullen we twee aparte drukkerijen moeten vinden en de vinyl plaat en de LP hoes drukken. Deze zullen uiteindelijk bij elkaar moeten worden gevoegd door middel van een transport bedrijf. Ik zal verschillende drukkerijen met elkaar moeten vergelijken. Ik heb besloten vier verschillende drukkerijen met elkaar te vergelijken om een goed idee te krijgen welke drukkerij het beste is. Naast het drukken van de platen moeten er ook worden gedacht aan de transport van de platen om deze in de winkels te krijgen. Er zal een transport bedrijf moeten worden ingehuurd.
De randactiviteiten: Wanneer we alle bedrijven hebben gecontacteerd zullen wij duidelijk afspraken maken over wanneer wat af moet zijn, wat voor materiaal er moet worden gebruikt etc. Dit wordt allemaal besproken tijdens een gesprek op het kantoor van deze bedrijven. Met elk bedrijf zal telefonisch contact worden gehouden, ook via de mail zal ik iedereen op de hoogte houden van alle handelingen die worden gedaan die van belang zijn tijdens de productie. Daarnaast zullen er ook tussentijdse controle mails worden gestuurd aan alle bedrijven. Wanneer een bedrijf zich niet aan de afspraken houd of zich niet aan de deadline houd zullen er maatregelen worden genomen. Er zal iemand van mijn bedrijf naar het desbetreffende bedrijf worden gestuurd om de afspraken nogmaals door te nemen en de problemen op te lossen. De bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor het produceren van het product.
PROJECTORGANISATIE Er zal één vergadering plaatsvinden met alle belanghebbende bedrijven, de kick- off vergadering. Tijdens deze vergadering zullen er duidelijke afspraken worden gemaakt. Team lid/Naam bedrijf Judy Westenberg
Harm ten Brink
http://www.mediatr ack.nl/
http://www.discme dia.nl/
http://www.huurbe stelbusmetchauffe ur.nl/ Bestel bus + chauffeur.
Functie
Verantwoordelijkhe den Organisato Judy houd de r tussentijdse controles. Daarnaast mail ik alle bedrijven één keer in week om eventuele problemen op te lossen. Fotograaf De fotograaf schiet foto`s van de band, die (eventueel) worden gebruikt voor het ontwerp van de hoezen/vinylplaten. Het Mediatrack zal de drukken hoesontwerpen van de printen en hoezen. vervolgens naar de studio verzenden, waar deze worden ingepakt. Het Dismedia al de drukken vinyl platen van de drukken. Deze vinyl platen worden platen. vervolgens verzonden naar de studio waar ze worden ingepakt. Het Dit bedrijf zal de transporter platen afleveren bij en van de de platen winkel in platen naar Amsterdam vanuit de de studio. platenwink el
beschikbaarheid Maandag tot en met vrijdag. 07:00 – 17:00
contactge gevens 0636059680 18734@m a-web.nl
Bellen voor beschikbaarheid.
06-1603 8999 info@bedr ijfsfotogra af.nl
Bellen voor beschikbaarheid/af spraak.
0307611202 Info@med iatrack.nl
Bellen voor beschikbaarheid/af spraak.
+31 (0)6 432 556 98 media(at)d iscmedia.n l
Bellen voor beschikbaarheid/af spraak.
06542680 30 huurbestel busmetch auffeur@h otmail.nl
Studio 8
Back beat records
Chef`Special
De foto studio
De winkel waar de platen zullen worden verkocht. Het onderwerp
Hier worden de Bellen voor foto`s geschoten beschikbaarheid/af van de band, spraak. daarnaast wordt deze ruimte om de platen in verpakken en ten slotte wordt deze ruimte gebruikt voor kickoff vergadering.
31 (0) 6 502 46 444 www.studi o8amsterd am.nl
In deze winkel zullen de platen worden verkocht.
020 6271657
-
geek@stu dio8amste rdam.nl
backbeat @xs4all.nl -
Mailen voor afspraak.
chefspecia lmusic@g mail.com henkjan@ agentsafte rall.nl
Visser vakmensen
Opdracht nemer Project team
Inpakkers Het inpakken van van de vinyl platen in de vinyl platen LP hoezen. in de LP hoezen.
Elke werkdag vanaf 055 - 700 07:00 uur. 12 91 info@viss ervakmen sen.nl
Vraag
Antwoord
Wanneer vind de tussentijdse controle plaats?
Er zal één keer in de week een mail worden gestuurd naar alle bedrijven om te vragen naar eventuele problemen aan te pakken. Er zal één keer in de twee weken (in totaal 4 keer in deze 8 weken) een controle bij het bedrijf zelf.
Welke materialen/diensten moeten er worden ingekocht om het eindproduct te maken?
Dit is aan de bedrijven zelf om alle producten in te kopen. Wij vragen aan hen een product te maken. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het leveren van het eindproduct.
Er moeten contact gegevens worden uitgewisseld.
Deze gegevens zullen worden uitgewisseld tijdens de kick-off vergadering.
Tenslotte ben ik verantwoordelijk voor het opslaan van alle informatie die de bedrijven sturen, het archief dossier. Ik stuur alle bedrijven aan. Alle belangrijke informatie wordt (virtueel) naar mij gestuurd.
PLANNING Om deze opdracht zo goed mogelijk te voltooien heb ik de volgende (stroken)planning opgesteld via Exel.
Deze planning helpt mij het project in goed banen te leiden. Ik zou van deze planning kunnen afwijken. Binnen zeven weken moet het project af zijn, binnen deze zeven weken zou ik mijn tijd (indien nodig) anders kunnen inplannen dan op deze planning staat beschreven.
BEGROTING UURTARIEF € 50,activiteit FASEN
ACTIVITEIT
Uren
Prijs
Debriefing
1
50
Onderzoek plegen (juiste maten van de vinyl plaat etc.)
5
250
25
1250
Onderzoek plegen (de juiste bedrijven kiezen)
5
250
Planning opstellen
2
100
38
1900
Concept
5
250
Storyboard
1
50
InDesign ontwerp (LP hoes)
9
450
InDesign ontwerp (vinyl plaat)
7
350
Promotie plan opstellen
5
250
Productie plan opstellen
5
250
Definitief ontwerp
1
50
Plan van aanpak VOORBEREIDING
Totaal
UITWERKING
Totaal
OPLEVERING
WERKOVERLEG
INTERN
33
1650
Presentatie
2
100
Totaal
2
100
Vergaderingen
5
250
Tussentijdse controles
50
2500
Totaal
57
2850
130
€6500
Totaal
EXTERN Materialen Studio huren (€200,- per dag x 4 ( aantal studio gebruik dagen) = ) Kartonnen Dozen (om de vinyl platen in te vervoeren) (5 stuks) Totaal:
800 (9,99) 10 €809,99
EXTERN Werk Derden Fotograaf
200
LP hoezen drukkerij
48
Vinyl platen drukkerij
307
Inpakkers (twee personen, twee uur de tijd om in te pakken) Transporteurs
50 (57,75) 60
Totaal:
€722,75
€6500,00
Intern(e) (fasen) : Extern materialen:
€809,99
Extern werk derden:
€722,75 ________+ €8032,74
Totaal excl. 21% BTW
€8032,74+ 21% (8032,74 / 100 x 121) =
€9719,62
RISICO`S Interne risico`s o o o o o
De gegevens worden niet goed opgeslagen De projectleider controleert de bedrijven niet goed. Er ontbreekt motivatie bij de projectleider. De projectleider grijpt te laat in wanneer er een probleem ontstaat. Het product verkoopt slecht vanwege vele concurrenten.
Externe risico`s o Miscommunicatie met de stakeholders. o Een bedrijf haalt de deadline niet. o Eventuele wijzigingen van de planning veroorzaken problemen bij de bedrijven. o Producten worden niet op tijd aangeleverd bij het desbetreffende bedrijf. o Er ontbreekt motivatie bij de teamleden. o De teamleden communiceren niet goed met elkaar. o Er zijn onduidelijkheden binnen het project.
