Plan van Aanpak WATERSCHAPS VERKIEZINGEN 2015 ‘Uw waterschap zorgt voor droge voeten, schoon en voldoende water’ ‘Er valt wat te kiezen’.
Opdrachtgever: Harry Bauman Opdrachtnemer: Tineke Kramer Datum: juni 2014
INHOUDSOPGAVE 1.PLAN VAN AANPAK ............................................................................................................. 3 1.1 AANLEIDING EN DOEL ............................................................................................................................................ 3 1.2 PROCES EN ORGANISATIE ........................................................................................................................................ 3 1.2.1 Projectorganisatie en planning .............................................................................................................. 3 1.2.3 Financiën ................................................................................................................................................ 4
2. RESULTAAT EN KWALITEIT.................................................................................................. 5 2.1 RESULTAAT .......................................................................................................................................................... 5 2.1.1 Afbakening ............................................................................................................................................. 5 2.1.2 Randvoorwaarden .................................................................................................................................. 5 2.1.3 Te behalen kwaliteit ............................................................................................................................... 5 2.2 BESLUITVORMING ................................................................................................................................................. 5 2.3 EVALUATIE .......................................................................................................................................................... 6
3. RISICOMANAGEMENT ........................................................................................................ 7 3.1 RISICOANALYSE ........................................................................................................................................................ 7 3.2 HEFPUNT ................................................................................................................................................................ 8 3.3 GEMEENTEN ............................................................................................................................................................ 8 3.4 PROVINCIE .............................................................................................................................................................. 8
4. JURIDISCHE ASPECTEN ....................................................................................................... 9 4.1 ALGEMEEN .............................................................................................................................................................. 9 4.2 CONSEQUENTIES AANPASSING KIESWET VOOR DE WATERSCHAPSVERKIEZINGEN .................................................................... 9 4.3 GEBORGDE ZETELS .................................................................................................................................................. 10
5. COMMUNICATIE ............................................................................................................... 11 5.1 ALGEMEEN ............................................................................................................................................................ 11
6. PROJECTORGANISATIE ...................................................................................................... 12 6.1 LANDELIJK ............................................................................................................................................................. 12 6.2 REGIONAAL ........................................................................................................................................................... 12 6.3 NOORDERZIJLVEST .................................................................................................................................................. 12 6.3.1 Stuurgroep ................................................................................................................................................. 12 6.3.2. Hoofdstembureau ..................................................................................................................................... 12 6.3.3. Projectgroep ............................................................................................................................................. 13
7. PLANNING ........................................................................................................................ 14 8. FINANCIËN ........................................................................................................................ 16 9. INFORMATIE ..................................................................................................................... 17 9.1 INFORMATIEBEHOEFTE............................................................................................................................................. 17 9.2 INFORMATIEOPSLAG ................................................................................................................................................ 17
10. BIJLAGEN ........................................................................................................................ 18
2
1.PLAN VAN AANPAK 1.1 Aanleiding en doel In 2008 zijn er voor het laatst (schriftelijke) waterschapsverkiezingen gehouden. In het Regeerakkoord Rutte II is afgesproken dat de eerstvolgende waterschapsverkiezingen, directe verkiezingen zullen zijn en gelijktijdig zullen plaatsvinden met de verkiezingen voor de Provinciale Staten. Op 28 januari 2014 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de “Wet aanpassing waterschapsverkiezingen”. Daarmee staat vast dat op 18 maart 2015 waterschapsverkiezingen zullen plaatsvinden, gecombineerd met de verkiezingen voor Provinciale Staten volgens de stembusmethode. De waterschapsverkiezingen vallen nu voor het eerst onder de Kieswet en zullen worden georganiseerd door de gemeenten. In de Memorie van Toelichting Wet Aanpassing Waterschapsverkiezingen is opgenomen “de regering acht het essentieel dat op democratische gecontroleerde wijze verantwoording wordt afgelegd over de besteding van de middelen die worden geïnd via de algemeen geldende en verplichte waterschapsbelastingen. Daarom vindt zij het wenselijk dat de vertegenwoordigers van de categorie van ingezetenen in het bestuur van de waterschappen worden gekozen door middel van directe verkiezingen”. Doel van dit Plan van Aanpak is de activiteiten te beschrijven, te benoemen en te plannen die benodigd zijn om te komen tot het gewenste eindresultaat, een rechtsgeldige verkiezing zodat in maart 2015 een nieuw, democratisch gekozen, algemeen bestuur kan worden geinstalleerd. Daarnaast is het wenselijk een hogere opkomst te behalen dan in 2008 (Landelijk 24%, NZV: 25,6%). 1.2 Proces en organisatie Bij de waterschapsverkiezingen worden de leden van het bestuur van Noorderzijlvest gekozen. Daarnaast wordt een aantal leden benoemd via de geborgde zetels van belangenorganisaties Kamer van Koophandel en LTO Noord, waarvan één vertegenwoordiger in overeenstemming met BoerenNatuur. Portefeuillehouder van het project is de dijkgraaf, de heer L.P. Middel. Het Project Verkiezingen valt onder het proces Bestuur en Relatiebeheer (BRB). De manager BRB, de heer H. Bauman, heeft opdracht gegeven voor het project Verkiezingen. Opdrachtnemer is de projectleider van het project Waterschapsverkiezingen 2015, mevrouw T.G.C. Kramer-Klein, bestuursondersteuner. 1.2.1 Projectorganisatie en planning De projectorganisatie kent drie componenten: landelijk, regionaal en per waterschap individueel.
3
Het project kan globaal opgedeeld worden in zes fasen: 1. Voorbereiding februari 2014 tot en met juni 2014 2. Registratie juli 2014 tot en met december 2014 3. Kandidaatstelling 2 februari 2015 4. Verkiezingsdag en Vaststellen uitslag 18 maart tot en met 23 maart 2015 5. Nieuw bestuur maart 2015 tot en met mei 2015 6. Evaluatie maart 2015 tot en met juni 2015 De uitwerking van de volledige projectorganisatie en de werkzaamheden die binnen de zes fasen vallen, zijn opgenomen in hoofdstuk 6. 1.2.3 Financiën De kosten voor het organiseren van de verkiezingen voor het bestuur van Noorderzijlvest in 2015 wordt in totaal op € 650.000,00 geraamd. Een nadere specificatie wordt in hoofdstuk 8 gegeven.
4
2. RESULTAAT EN KWALITEIT 2.1
Resultaat
2.1.1 Afbakening De organisatie van de verkiezingen voor zowel Provinciale Staten als de waterschappen ligt bij de gemeenten. Onder de verantwoordelijkheid van het waterschap vallen onderstaande werkzaamheden. Taak ontwikkelen en uitvoeren regionale communicatiecampagne informatieverstrekking aan belangengroepen, oproep tot registratie kandidaten informeren bestuur en medewerkers
Uitvoering door: communicatie projectgroep projectgroep
functioneren hoofdstembureau instellingsbesluit DB 20 mei registratie belangengroepen registratie kandidaten controleren en autorisatie kiezersbestand en afbakening waterschapsgrenzen
juridisch
fysiek transport processen-verbaal naar waterschappen vaststellen en bekendmaken verkiezingsuitslag aftreden/aantreden algemeen bestuur, benoeming, beëdiging etc. faciliteren t.b.v. inwerkprogramma en coalitieprogramma etc.
hoofdstembureau hoofdstembureau projectgroep in afstemming met Hefpunt projectgroep hoofdstembureau projectgroep projectgroep
Deadline apr ‘14-mrt ‘15 mei ’14-feb ‘15 juni ’14 en jan ‘15 mei ‘14 juli t/m 22 dec ‘14 2 feb ‘15 3e/4e kwartaal 2014
18/19 maart 2015 18 t/m 23 mrt ’15 mrt ’15 mrt t/m mei‘15
De Unie van Waterschappen draagt zorgt voor: • landelijke communicatiecampagne / pers / informatienummer / kieswijzer Door de Unie is een functieprofiel voor een AB- en DB-lid opgesteld. Deze kunnen indien gewenst worden ingezet. 2.1.2 Randvoorwaarden Op 1 juli 2014 treedt de Wet aanpassing waterschapsverkiezingen in werking. Deze wet de regelt de rechtstreekse verkiezing van de vertegenwoordigers van de categorie ingezetenen. De Wet aanpassing waterschapsverkiezingen wijzigt hoofdzakelijk de Kieswet. Voor het slagen van het project is een voortdurende focus van de projectgroep leden nodig. Cruciaal is dat steeds voldoende mensen en middelen beschikbaar zijn gedurende de duur van het project. De systemen bij de gemeenten moeten de door het waterschap aan te leveren bestanden kunnen omzetten naar een correct kiezersbestand en de mogelijkheid hebben meerdere verkiezingen op één dag aan te kunnen. 2.1.3 Te behalen kwaliteit Voor rechtmatige en rechtsgeldige verkiezingen is accuratesse een vereiste. De aan te leveren bestanden voor het kiesregister, de kandidatenlijsten en de belangengroeperingen moeten correct zijn. Over de aan te leveren bestanden voor het kiesregister (waaronder afbakening waterschapsgrenzen) vindt afstemming plaats met Hefpunt. 2.2 Besluitvorming De dijkgraaf, Bert Middel, is portefeuillehouder van de verkiezingen. Bestuurlijke contactmomenten zijn o.a.
5
•
informeren bestuur over wetsvoorstel wijziging waterschapsverkiezingen jan 2014 instellen hoofdstembureau incl. aanwijzen ruimte zittingen hoofdstembureau mei 2014 Plan van Aanpak Verkiezingen in DB juni 2014 aanwijzen vestigingsgemeente hoofdstembureau juni 2014 informeren algemeen bestuur over de verkiezingen in een info-AB juni 2014 portefeuillehouder op de hoogte houden over de voortgang van het project 2014/2015 overzicht geborgde zetels ter kennisneming aan DB/AB zodra bekend overzicht registratie belangengroeperingen ter kennisneming aan DB/AB zodra bekend uitslag stemming bekendmaken aan DB/AB zodra bekend
2.3 Evaluatie De conclusies en aanbevelingen uit de procesevaluatie verkiezingen 2008 zijn zowel in het Plan van aanpak als in het communicatieplan verwerkt. In april/mei 2015 vindt de evaluatie van het verkiezingsproces 2015 plaats. De evaluatie wordt uitgevoerd door de projectgroep.
6
3. RISICOMANAGEMENT 3.1 Risicoanalyse De voorbereidingen voor de verkiezingen komen langzaam op gang. De projectgroep is een aantal keren bij elkaar geweest en ook de projectleiders hebben een aantal bijeenkomsten gehouden. Het verkiezingsproces is aan een strikte planning gebonden met een aantal cruciale data. In onderstaande tabel zijn de risico’s benoemd die zich tijdens de looptijd van het project kunnen voordoen en waarop we beheermaatregelen hebben gezet. Gebeurtenis
Oorzaak
Gevolg
Projectgroep leden zijn niet (voldoende) beschikbaar
Andere urgente werkzaamheden vragen de aandacht. Bijv.: een calamiteit
Planning komt in gevaar; kwaliteit wordt niet gehaald reputatieschade
Onduidelijkheid bij de kiezer over de stemoproepen
Twee verkiezingen op één dag/beperking op stemmen in een willekeurig stemlokaal binnen de gemeente Menselijke fout
Stem wordt niet of niet juist uitgebracht
Fouten in bestand Hefpunt aan gemeenten
Voortijdig uitlekken verkiezingsuitslag De periode tussen de dag van de stemming (woensdag 18 maart 2015 en de dag van de vaststelling van de uitslag door het hoofdstembureau (maandag 23 maart 2015) is aanmerkelijk langer dan bij andere verkiezingen (vijf i.p.v. twee dagen) Gemeenten hebben daardoor donderdag, vrijdag en zo nodig het weekend (19-22 maart 2015) om hun werkzaamheden uit te voeren. Onvoldoende tijd om formaliteiten rondom toelating gekozenen grondig te doorlopen.
De burgemeester brengt de processen-verbaal van de stembureaus en de opgave van de door hem vastgestelde aantallen stemmen onverwijld over naar het hoofdstembureau Tevens legt hij een afschrift van deze stukken onverwijld voor een ieder ter inzage op het gemeentehuis totdat over de toelating van de gekozenen is beslist.
Krappe planning tussen bekend-making uitslag en installatie bestuur.
Gevolg is ongeldige stemmen en lage opkomst Fouten in het kiezersbestand Geen vertrouwen bij burger dat de verkiezingen rechtmatig verlopen Burgers en media brengen aan de hand van de afschriften van de processen-verbaal van de stembureaus voorlopige uitslagen naar buiten die geen officiële status hebben
Kans van optreden Middel
Middel
Beheermaatregel Afspraken met leidinggevenden om mensen vrij te maken. Projectleider ziet daarop toe. Escalatie via procesmanager en eventueel secretaris-directeur Duidelijke afspraken en goede communicatie naar burgers en met gemeenten
Hoog
Extra controle op aan te leveren gegevens in procedure opnemen.
Middel
Duidelijke afspraken en goede communicatie naar burgers en met gemeenten
Middel
Draaiboek maken voor dit deel van het project. Dit goed communiceren. De leden van de projectgroep verdelen de werkzaamheden onderling.
Gevolgen: - Verwarring bij burger over de verkiezingsuitslag - Geen vertrouwen bij burger dat de verkiezingen rechtmatig verlopen
Toelating en beëdiging gekozenen is niet tijdig klaar
7
De verkiezingen worden georganiseerd door de gemeenten. Hier hebben we geen invloed op. Goed contact, duidelijke afspraken en goede communicatie zijn daarom cruciaal. 3.2 Hefpunt Hefpunt levert onder verantwoordelijkheid van het waterschap de gegevens aan bij de gemeenten voor het kunnen aanmaken van het kiezersbestand. Deze werkwijze is nieuw ten opzichte van voorgaande verkiezingen. Over de controle, autorisatie en afbakening waterschapsgrenzen wordt door de noordelijke waterschappen overleg gevoerd met Hefpunt. H&A’s heeft een voortrekkersrol in deze contacten. 3.3 Gemeenten Over de risico’s die naar voren zijn gekomen en onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten vallen is overleg tussen VNG, IPO, NVVB en UvW. Dit betreft het niet tijdig klaar hebben van de nieuwe Basis Registratie Personen (BRP) wat van invloed is op het tijdig klaar hebben van de lijst kiesgerechtigden en aanmaken en versturen van de stempassen. Daarnaast zijn er gemeenten die werken met een systeem dat geen twee verkiezingen tegelijkertijd kan draaien. Voor beide risico’s geldt dat er inmiddels aan oplossingen wordt gewerkt. Om de gemeenten zoveel mogelijk uniform te informeren kan een informatieavond worden georganiseerd door het waterschap. Het onderwerp Verkiezingen kan geagendeerd worden tijdens het bestuurlijk overleg met de inliggende gemeenten. Aandachtspunten daarbij zijn de beperking op het stemmen in een willekeurig stembureau voor de waterschapsverkiezingen1, tijdige stemverwerking en inzet van voldoende menskracht. In bijlage 1 zijn de voorgestelde communicatiemomenten met de gemeenten opgenomen. De verdere uitwerking hiervan zal plaatsvinden in samenspraak met de portefeuillehouder. 3.4 Provincie De provincie is verantwoordelijk voor een actueel ‘Reglement voor het Waterschap Noorderzijlvest’. Het huidig reglement dateert van 2008. Ambtelijk is er overleg tussen de provincie Groningen en waterschap Noorderzijlvest over de aanpassingen van het huidige reglement. Mocht de provincie besluiten het reglement niet aan te passen dan levert dit geen risico op voor de uitvoering van de waterschapsverkiezingen omdat de bepalingen in de Waterschapswet voorrang hebben op toepassing van het Reglement. Omdat de waterschapsverkiezingen tegelijkertijd plaatsvinden met de verkiezingen voor de leden van Provinciale Staten zal gedurende de looptijd van het project contact worden gelegd met de provincie ten behoeve van mogelijke samenwerking in dit project.
1
Dit speelt bij gemeenten waar meerdere waterschappen inliggend zijn. Het college van burgemeester en wethouders kan een besluit nemen op basis van art J5 Kieswet om binnen de betreffende gemeente stemmen in een willekeurig stembureau voor alle inliggende waterschappen mogelijk te maken.
8
4. JURIDISCHE ASPECTEN 4.1 Algemeen Op 1 juli 2014 treedt de Wet aanpassing waterschapsverkiezingen in werking. Deze wet de regelt de rechtstreekse verkiezing van de vertegenwoordigers van de categorie ingezetenen. De Wet aanpassing waterschapsverkiezingen wijzigt hoofdzakelijk de Kieswet. Paragraaf 4.2 gaat hier nader op in. De Wet aanpassing waterschapsverkiezingen wijzigt daarnaast de Waterschapswet op een drietal punten: Bepalingen over de zittingsduur, het lidmaatschap en de plaatsvervanging van de vertegenwoordigers met een geborgde zetel (categorie agrariërs, bedrijven en natuurterreinen) worden integraal in de Waterschapswet opgenomen. In de Waterschapswet wordt bepaald dat de leden van het dagelijks bestuur ook na de verkiezingen aanblijven totdat minstens de helft van hun opvolgers zijn benoemd en deze benoemingen zijn aangenomen. Als uiterste datum voor het vormen van een nieuw dagelijks bestuur geldt een termijn van drie maanden. Ten slotte wordt in de Waterschapswet geregeld dat wanneer het aantal leden van het dagelijks bestuur minder bedraagt dan de helft van het door het algemeen bestuur vastgestelde aantal leden de dijkgraaf de taak van het dagelijks bestuur op zich neemt totdat het dagelijks bestuur bestaat uit de helft van het door het algemeen bestuur vastgestelde aantal leden. Deze vervanging van het dagelijks bestuur door de dijkgraaf geldt ook voor de situatie waarin de coalitieonderhandelingen zich langer dan de driemaandentermijn voortslepen. Het Reglement van het waterschap Noorderzijlvest 2008 moet worden aangepast aan de (gewijzigde) Waterschapswet en opnieuw worden vastgesteld. Het initiatief voor de wijziging van het waterschapsreglement ligt bij de provincies Groningen, Drenthe en Fryslân. 4.2 Consequenties aanpassing Kieswet voor de waterschapsverkiezingen Als gevolg van de aanpassing van de Kieswet wordt het verkiezingsproces op een aantal punten gewijzigd: Er wordt niet langer per brief gestemd, maar via de stembus De waterschapsverkiezingen vinden gelijktijdig met de verkiezingen voor de Provinciale Staten plaats De verantwoordelijkheid voor de organisatie van de verkiezingen verschuift voor een deel van het waterschap naar de gemeente Bij de registratie van groeperingen wordt door het centraal stembureau niet meer aan het criterium van het algemeen belang bij de taakuitoefening van het waterschap getoetst. Het is mogelijk om met een blanco lijst deel te nemen aan de waterschapsverkiezingen
9
In bijlage 2 is in tabelvorm aangegeven welke overheid, gemeente of waterschap, voor welke in de Kieswet geregelde handeling verantwoordelijk is. Op grond van de Kieswet zijn achtereenvolgens het AB, DB en het hoofdstembureau belast met één of meerdere taken waarbij een besluit van één van deze organen vereist. In de tabel op bijlage 3 is aangegeven welke taken bij het bestuur (AB of DB) en hoofdstembureau zijn belegd en op welk tijdstip hierover een besluit genomen moet worden. 4.3 Geborgde zetels Met de wetswijziging van de Waterschapswet en de Kieswet is niets gewijzigd in de wijze waarop de benoeming van de geborgde zetels tot stand komt. Benoeming van de geborgden vindt plaats onder het bestaande artikel 14 van de Waterschapswet. Het algemeen bestuur van waterschap Noorderzijlvest bestaat op basis van het ‘Reglement voor het waterschap Noorderzijlvest 2008’ uit totaal 23 leden. Hiervan vertegenwoordigen 16 leden de ingezetenen en 7 leden (wettelijk minimum aantal) de categorieën ongebouwd, natuurterreinen en bedrijven (geborgde zetels).
10
5. COMMUNICATIE 5.1 Algemeen Vanuit de Unie van Waterschappen zijn de volgende algemene communicatiedoelstellingen voor de verkiezingen geformuleerd: 1. de kiezer weet dat er verkiezingen zijn voor provincies en waterschappen 2. de kiezer kent de taken van het waterschap 3. de kiezer weet dat er wat te kiezen valt (democratische legitimatie). De politieke partijen/kandidaten slagen erin om op regionaal niveau kenbaar te maken welke keuzes zij maken in de directe leefomgeving van de burgers Doelstelling één zal door de landelijke communicatielijn worden uitgedragen. Doel is de burger te mobiliseren een stem uit te brengen. Dit gebeurt o.a. met een landelijke Postbus 51-actie waarbij samenwerking wordt gezocht met de provincies. Ook voor het communiceren van de uitslag wordt nauwe samenwerking gezocht met de provincies, om elkaar te versterken en het voor de burger helder te houden. Aan de tweede doelstelling moet vorm worden gegeven door de regionaal samenwerkende waterschappen. Vanuit de Unie van Waterschappen wordt gezorgd voor een overkoepelende communicatielijn gericht op het overdragen van de kernboodschappen: “Uw waterschap zorgt voor droge voeten, schoon en voldoende water” en “Er valt wat te kiezen”. De Unie stelt hiervoor een communicatie toolkit beschikbaar. Met de derde doelstelling kunnen individuele waterschappen regionale kleur en inhoud geven aan de verschillende waterschapsthema’s en partijen en kandidaten bij hun profilering op deze thema’s, faciliteren. Alle communicatie-aspecten rondom dit project zijn opgenomen in bijlage 4 het ‘Communicatieplan waterschapsverkiezingen 2015 van het waterschap Noorderzijlvest. Als onderlegger voor het communicatieplan is een stakeholdersanalyse opgesteld.
11
6. PROJECTORGANISATIE De projectorganisatie bestaat uit drie componenten: landelijk, regionaal en per waterschap. 6.1 Landelijk Vanuit de Unie van Waterschappen is een projectorganisatie opgezet om de landelijke communicatiecampagne (mogelijk gezamenlijk met de provincies) en de afstemming met de gemeenten via de VNG uit te voeren. Daarnaast is er een klankbordgroep van de projectleiders van de individuele waterschappen en drie expertgroepen: Expertgroep BJZ, voor de bestuurlijk-juridische vragen waarmee elk waterschap te maken krijgt; Expertgroep Kostenverdeling, die het onderzoek naar de extra kosten voor de gemeenten volgt; Expertgroep Communicatie, die betrokken is bij de communicatiestrategie en de afspraken over wat centraal en decentraal wordt gecommuniceerd. 6.2 Regionaal Regionaal is er afstemming met de projectleiders en communicatieadviseurs van de waterschappen Hunze en Aa’s, Wetterskip Fryslân en Reest en Wieden. Hierbij wordt vooral gekeken naar acties die regionaal gezamenlijk kunnen worden opgepakt o.a.: op het gebied van communicatie, gegevensaanlevering aan gemeenten, contact leggen met gemeenten en provincie. 6.3 Noorderzijlvest De portefeuillehouder van het project is de dijkgraaf, tevens voorzitter hoofdstembureau, de heer L.P. Middel. Opdrachtgever van het project is de manager Bestuur en Relatiebeheer, de heer H. Bauman. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van het project. Voor de projectorganisatie bij het waterschap Noorderzijlvest wordt een stuurgroep, een hoofdstembureau en een projectgroep ingesteld. 6.3.1 Stuurgroep De stuurgroep bestaat uit de voorzitter van het waterschap, de manager BRB en de projectleider verkiezingen. Zodra het hoofdstembureau is ingesteld gaan de taken van de stuurgroep over in het hoofdstembureau. 6.3.2. Hoofdstembureau Voor de waterschapsverkiezingen is sprake van één kieskring. Het hoofdstembureau bestaat uit vijf leden: de voorzitter, een plv. voorzitter, een secretaris, een plv. secretaris en een lid. Daarnaast worden drie plaatsvervangende leden benoemd. Voorzitter is de voorzitter van het waterschap. De plaatsvervangend voorzitter en de overige leden worden benoemd en ontslagen door het dagelijks bestuur. De benoeming geldt voor vier kalenderjaren. Een voorstel hiertoe wordt voorgelegd aan het dagelijks bestuur in mei 2014. Voor de waterschapsverkiezingen treedt het hoofdstembureau ook op als centraal stembureau.
12
Het hoofdstembureau c.q. centraal stembureau zorgt voor: - de terinzagelegging van de ingediende kandidatenlijsten; - aanlevering van de handtekening van de voorzitter van het hoofdstembureau t.b.v. de achterzijde van de stembiljetten; - de vaststelling van de stemtotalen binnen de kieskring; - de registratie van (politieke) groeperingen die deel willen nemen aan de waterschapsverkiezingen; - de kandidaatstelling; - de vaststelling van de verkiezingsuitslag. 6.3.3. Projectgroep De projectgroep bestaat uit zes vaste leden en een aantal leden op afroep. De projectgroep bij Noorderzijlvest bestaat uit: 1. Opdrachtgever: dhr. H. Bauman, manager BRB 2. Projectleider: mw. T.G.C. Kramer-Klein, bestuursondersteuner 3. Projectsecretaris: mw. K. Vlieg, bestuurssecretaresse 4. Projectlid communicatie: mw. T. J. Akkerman, communicatieadviseur 5. Projectlid BJZ: mw. R. A. van Leeuwen, juridisch adviseur 6. Projectlid BJZ: dhr. F.C. Groeneveld, juridisch adviseur 7. Projectlid op afroep: mw. T. Schaub, webmaster Aan de projectgroep kunnen medewerkers op afroep worden toegevoegd voor ondersteuning op het gebied van I&A en het aanleveren van bestanden (Hefpunt). De projectleider bewaakt de voortgang van het project en is aanspeekpunt voor de opdrachtgever en portefeuillehouder ten behoeve van de dagelijkse gang van zaken. Op basis van voorziene werkzaamheden is het projectteam onderverdeeld in twee vakgebieden: bestuurlijk juridische zaken en communicatie. De projectleden vervullen elk een rol binnen het project op een van deze twee vakgebieden. De projectsecretaris is het dagelijks aanspreekpunt van de projectorganisatie, is verantwoordelijk voor de organisatie van bijeenkomsten en zorgt voor secretariële en administratieve ondersteuning voor de projectgroep. Voor het regulier overleg van de projectgroep worden de projectleden 1 t/m 6 uitgenodigd (de frequentie van het overleg wordt in overleg met de groep vastgesteld. De overige leden zijn op afroep aanwezig. De projectgroep leden zijn verantwoordelijk voor de gezamenlijke verdeling van de werkzaamheden, het tijdig uitvoeren van acties en de interne informatie van de organisatie. Ook het opstellen en uitwerken van voorstellen voor bestuur en het zorgen van draagvlak valt binnen de taken van de projectgroep. Tijdens het projectgroep overleg worden de voortgang van (on)geplande werkzaamheden en eventuele knelpunten besproken.
13
7. PLANNING De planning start op 1 april 2014 en loopt door tot en met 30 juni 2015. Binnen deze periode liggen zes fasen. Als bijlage 5 is opgenomen het draaiboek Waterschapsverkiezingen 2015 opgesteld door de werkgroep Bestuurlijk-Juridische Zaken. Fase 1 – Voorbereiding februari 2014 tot en met juni 2014 Nr Acties 01 Vaststellen Plan van aanpak 02 Projectorganisatie inrichten en starten 03 Ontwikkelen communicatiecampagne 04 Informeren dagelijks en algemeen bestuur 05 Informeren regionale belangengroepen 06 Instellen hoofdstembureau 07 Start uitvoeren communicatiecampagne 08 Instructiebijeenkomst ondersteunende software verkiezingen (OSV) 09 Projectgroep ervaring op laten doen met stembusproces; kijken of meedraaien bij EU-verkiezingen mogelijk is
Fase 2 – Registratie juli 2014 tot en met december 2014 Nr Acties 01 Registratie belangengroepen (uiterlijk 22 december 2014) 02 Zittingen hoofdstembureau 03 Informeren regionale belangengroepen (op basis van aanvraag een informatieavond organiseren) 04 Bekendmakingen en terinzagelegging lijst belangengroepen 05 Bekendmaken aan bestuur het definitieve overzicht registratie belangengroepen 06 Controle en autorisatie kiezersbestand 07 Uitvoeren communicatiecampagne
Fase 3 – Kandidaatstelling 2 februari 2015 Nr Acties 01 Kandidaatstelling (2 februari 2015) 02 Bekendmakingen en terinzagelegging kandidaatstelling 03 Bekendmaken aan bestuur overzicht kandidaten geborgde zetels 04 Opstellen draaiboek benoeming leden algemene bestuur 05 Zittingen hoofdstembureau 06 Uitvoeren communicatiecampagne
Fase 4 – Verkiezingsdag en vaststellen uitslag 18 maart 2015 t/m 23 maart 2015 Nr Acties 01 Eventueel helpen op stembureaus 02 Vaststellen uitslag door Hoofdstembureau (officiële uitslag wordt op maandag 23 maart 2015 vastgesteld) 03 Fysiek transport processen-verbaal naar waterschap 04 Inrichten atrium voor verkiezingsuitslag 05 Foto’s maken nieuwe bestuursleden (groepsfoto en individueel)
14
Fase 5 – Nieuw bestuur maart 2015 tot en met mei 2015 Nr Acties 01 Toezenden benoemingsbrieven 02 Aanvaarden benoeming door gekozenen 03 Onderzoek geloofsbrieven tijdens laatste vergadering huidig algemeen bestuur op 25 maart 2015 04 Beëdiging leden algemeen bestuur tijdens eerste vergadering nieuw bestuur op 26 maart 05 Draaiboek inwerkprogramma algemeen bestuur 06 Formeren dagelijks bestuur (voordracht is apart traject / valt buiten deze opdracht) 07
Faciliteren bij opstellen van coalitieprogramma
Fase 6 – Evaluatie maart 2015 t/m juni 2015 Nr Acties 01 Evaluatie van het project 02 Opleveren evaluatieverslag 03 Aanleveren evaluatieverslag aan dagelijks bestuur
15
8. FINANCIËN De waterschappen betalen voor de verkiezingen in 2015 alleen de extra kosten van de gelijktijdige verkiezingen ten opzichte van de kosten van enkelvoudige Statenverkiezingen. Deze kosten bestaan hoofdzakelijk uit: huur van grotere locaties voor stembureaus. Maar ook dagvergoedingen en verzekering voor de (extra) stembureauleden en tellers. Eigenlijk het geheel van de coördinatie en uitvoering op de verkiezingsdag. Tevens zijn er nog de kosten van de ontwikkeling en het drukken van een nieuw stembiljet en de verspreiding daarvan. Dit alles maakt deze variant een aanmerkelijk duurdere variant dan de brief-in-brief methode. Uit het onderzoek Kostenverdeling gecombineerde verkiezingen blijkt dat de kosten uitkomen op € 1,84 per kiesgerechtigde. De VNG en UvW onderschrijven de uitkomsten van dit onderzoek. Deze afspraak geldt eenmalig. Na 2015 wordt gekeken hoe er een structurele oplossing voor het vergoeden van de extra kosten van gemeenten kan worden gevonden. Uitgaande van 284.000 kiesgerechtigden (bron http://statline/cbs/nl/StatWeb/) peildatum 3112-2012 kunnen de kosten als volgt worden gespecificeerd. Begroting Verkiezingen 2015
Bedrag
Communicatie landelijk 1/22 van ± € 423.000 (afdracht via contributie aan de UvW)
€
Betaling aan ministerie I&M (tbv gemeentefonds, aantal kiesgerechtigden x € 1,84
€ 523.000,00
Regionale communicatie
€
75.000,00
Interne kosten
€
22.000,00
Totaal
€ 640.000,00
20.000,00
Voor het project is in 2014 € 200.000,= in de begroting opgenomen. Het algemeen bestuur heeft hiermee ingestemd in november 2013. In de perspectiefnota 2015-2018 wordt een bedrag van € 440.000,00 opgenomen in het jaar 2015. Daarmee komt de totale kredietaanvraag voor de uitvoering van het project Verkiezingen op € 640.000,00. Het project is geregistreerd onder projectcode 577. In 2008 heeft het project verkiezingen 2008 € 557.000 gekost. De raming voor 2015 is aanmerkelijk hoger ten gevolge van de in rekening te brengen kosten aan het gemeentefonds.
16
9. INFORMATIE 9.1 Informatiebehoefte Bij de gemeenten die gedeeltelijk binnen NZV-gebied liggen moet uitgezocht worden wie onze kiezers zijn. Deze actie wordt in samenspraak met Hefpunt opgepakt (afbakening waterschapsgrenzen) 9.2 Informatieopslag Gedurende het project wordt er documentatie ingewonnen en geproduceerd. Tijdens het project zal alle projectdocumentatie opgeslagen worden op een gedeelde projectmap. Wanneer documenten archiefwaardig zijn worden deze ter archivering aangeboden door de projectleider.
17
10. BIJLAGEN 1. 2. 3. 4. 5.
Communicatie met gemeenten Tabel verantwoordelijkheden overheden gemeente versus waterschap Tabel verantwoordelijkheden bestuur en hoofdstembureau Communicatieplan waterschapsverkiezingen 2015 Draaiboek waterschapsverkiezingen 2015 Werkgroep Bestuurlijk-Juridische Zaken
18
Bijlage 1 (Concept, wordt nog nader uitgewerkt) Communicatie met gemeenten
Juli 2014 Uitnodiging aan colleges van B&W en/of gemeentesecretaris en/of hoofden Publiekszaken voor info-avond in september georganiseerd door het waterschap. (Afstemming tussen noordelijke waterschappen over inhoud brief en te geven presentatie)
September 2014 Informatie-avond voor gemeenten over de waterschapsverkiezingen
September –December 2014 Bestuurlijk overleg Aandachtspunten: opheffen van beperking voor de waterschapsverkiezingen op het stemmen in willekeurig stembureau in de gemeente door college, tijdige stemverwerking en inzet van voldoende menskracht.
September – Maart 2015 Rondje langs gemeenten door projectleider samen met een lid van de werkgroep t.b.v. stand van zaken verkiezingen. Ambtelijk contact over lopende zaken op ad hoc basis.
19
Bijlage 2 Gemeente invoeren gegevens waterschappen in ondersteunende software verkiezingen (OSV) registreren kiesgerechtigdheid het maken van stempassen het versturen van stempassen en eventueel door waterschap aangeleverde informatiefolder verstrekken kiezerspassen
verstrekken volmachten opstellen register ingetrokken stempassen bekendmaking kandidatenlijsten instructie stembureauleden advertenties verplichte aankondigingen het drukken van stembiljetten het verspreiden van stembiljetten naar stembureau opstellen processen-verbaal van de verkiezingsuitslag per gemeente Niet in de Kieswet geregelde handelingen waarvoor de gemeente verantwoordelijk is: verkiezingsborden plaatsen huur locaties stembureaus aanschaffen stembussen bemensen stembureaus catering op stembureaus
Waterschap instellen hoofdstembureau (treedt tevens op als centraal stembureau) aanwijzen vestigingsgemeente hoofdstembureau aanwijzen geschikte ruimte voor houden van zittingen van hoofdstembureau het onderzoek, de verbinding, de nummering en de openbaarmaking van de kandidatenlijsten openen/aanwijzen rekening voor waarborgsommen en inning waarborgsommen is rekeningnummer NL73NWAB0636755592 vaststellen van de verkiezingsuitslag de benoeming van de voor de ingezetenen gekozen leden van het algemeen bestuur
Niet in de Kieswet geregelde handelingen waarvoor het waterschap verantwoordelijk is: beschikbaarstelling van de middelen ontwikkelen en uitvoeren regionale communicatiecampagne voorlichten belangengroepen/kandidaten om zich verkiesbaar te stellen Informeren bestuur /medewerkers
20
Bijlage 3 AB Taak AB ingevolge de Kieswet Aanwijzen vestigingsgemeente hoofdstembureau
Tijdstip AB-besluit juni 2014
DB Taken DB ingevolge de Kieswet Instellen hoofdstembureau (treedt tevens op als centraal stembureau) (benoemen leden en plaatsvervangende leden) Aanwijzen geschikte ruimte voor houden van zittingen van hoofdstembureau
Tijdstip DB-besluit mei 2014
mei 2014
Hoofdstembureau Taken hoofdstembureau (tevens centraal stembureau) ingevolge de Kieswet Registratie aanduiding politiek groeperingen
Openbare kennisgeving beslissing centraal stembureau op verzoek registratie aanduiding politieke groepering Kennisgeving gemachtigde politieke groepering Bekendmaking registratie aan gemachtigde Laatste openbare kennisgeving beslissing centraal stembureau tot registratie aanduiding politieke groepering Laatste dag beslissing over doorwerken van geregistreerde aanduidingen Kennisgeving beschikking aan gemachtigde Openbare kennisgeving dag van kandidaatstelling
Tijdstip besluit hoofdstembureau (tevens centraal stembureau) Maandelijks Na inkomen registratieverzoeken aanduiding. Maandelijks Na beslissing centraal stembureau op verzoek registratie aanduiding Een besluit tot registratie kan uiterlijk op dinsdag 23 december 2014 worden genomen. Woensdag 24 december 2014 Maandag 29 december 2014 (streefdatum)
Uiterlijk woensdag 7 januari 2015
Uiterlijk maandag 12 januari 2015
21
Taken hoofdstembureau (tevens centraal stembureau) ingevolge de Kieswet Openbare kennisgeving zittingen centraal stembureau tot onderzoek kandidatenlijsten en tot geldigheid kandidaatstelling Tevens melding maken van t.i.z. legging processen verbaal van bovengenoemde zittingen. Bekendmaking zitting tot vaststelling van de uitslag door de voorzitter van het centraal stembureau (de voorzitter is de dijkgraaf) Zitting stembureau: onderzoek kandidatenlijsten
Tijdstip besluit hoofdstembureau (tevens centraal stembureau) Maandag 12 januari 2015
Verzending beslissing centraal stembureau/ gelegenheid herstel vormverzuim Openbaarmaking lijstnummering (voorzitter centraal stembureau)
Dinsdag 3 februari 2015
Terinzagelegging proces-verbaal
Vrijdag 6 februari t/m dinsdag 10 februari of maandag 16 februari
Terinzagelegging en openbare kennisgeving van geldige lijsten en lijstencombinaties
Vernietiging kandidatenlijsten en verklaringen van ondersteuning
(Mededeling omtrent) terugbetaling waarborgsommen (registratie groepering)
Openbare zitting hoofdstembureau: vaststellen aantallen stemmen Openbare zitting centraal stembureau: vaststelling uitslag en elektronische openbaarmaking proces-verbaal
Maandag 12 januari 2015
Dinsdag 3 februari 2015 – 16.00 uur (de eerste dag na kandidaatstelling)
Maandag 9 februari 2015
Onmiddellijk na zitting stembureau van 6 februari tot het moment dat het besluit onherroepelijk is Dinsdag 10 februari of maandag 16 februari Nadat onherroepelijk is beslist over geldigheid Dinsdag 10 februari of maandag 16 februari Nadat onherroepelijk is beslist over geldigheid Dinsdag 10 februari of maandag 16 februari Zo spoedig mogelijk na openbaarmaking van de kandidatenlijsten Maandag 23 maart, 10.00 uur Maandag 23 maart Aansluitend aan de zitting van het “hoofdstembureau”
22
Taken hoofdstembureau (tevens centraal stembureau) ingevolge de Kieswet Toezending proces-verbaal aan algemeen bestuur Verzending/uitreiking kennisgeving benoeming/gekozen zijn
Dag en uur worden door voorzitter bekend gemaakt; „zo spoedig mogelijk‟ Tijdstip besluit hoofdstembureau (tevens centraal stembureau) Maandag 23 maart Dinsdag 24 maart Uiterlijk de dag na vaststelling uitslag Tevens bericht aan algemeen bestuur (= geloofsbrief) Uitreiking kan ook op maandag 23 maart plaatsvinden aansluitend op de openbare zitting van het stembureau
23
