1
Plan van Aanpak Verbouwing Dorpshuis van Vogelenzang
mei 2010 corsa
2010011572 2010011572
1. Aanleiding Op aangeven van de Stichting Dorpshuis van Vogelenzang wil het gemeentebestuur van Bloemendaal het Dorpshuis van Vogelenzang aan de Henk Lensenlaan 2 moderniseren en uitbreiden. De theaterzaal en de entree moeten worden verbeterd en vergroot. Het dorpshuis staat in een gebied met andere maatschappelijke voorzieningen, zoals twee scholen en een aantal sportverenigingen. Op loopafstand van het dorpshuis start in de zomer van 2010 de bouw van 37 seniorenappartementen. Door de ligging van het dorpshuis is sprake van een synergie met andere maatschappelijke voorzieningen. Deze maatschappelijke voorzieningen, maar ook de bewoners van Vogelenzang (met name de bewoners van de naastgelegen geplande seniorenappartementen) profiteren van de modernisering en uitbreiding van het dorpshuis. Modernisering en uitbreiding van het dorpshuis draagt bij aan de leefbaarheid van de kern Vogelenzang. In de raadsvergadering van 17 december 2009 is onder andere gesproken over de “Notitie Dorpshuis Vogelenzang” om inzicht te geven in de verbouwplannen van het Dorpshuis. In de commissievergadering van 7 april 2010 is nogmaals vast komen te staan dat er een bedrag van € 279.363,= beschikbaar is voor de verbouwing. Dit bedrag is niet toereikend om het bouwplan te realiseren zoals het is ingediend. Het college heeft in de commissievergadering van 7 april 2010; 1. 2.
3.
inzicht verschaft in de tot nog toe gedane uitgaven i.v.m. de verbouwing Dorpshuis, met name m.b.t. de uitgaven aan de architect en adviseurs; inzicht verschaft in de extra wensen van de stichting Dorpshuis met betrekking tot de verbouwing van het Dorpshuis en de financiële consequenties hiervan, waaronder ook weer de uitgaven voor de architect en adviseurs en duidelijkheid verschaft over de stand van zaken rond de subsidie van de provincie (€ 75.000,= zie ook corsa 2010004898).
2. Doel plan van aanpak Het doel van dit plan van aanpak is om te komen tot: 1.
2.
Een gedragen keuze voor een verbouwing van het dorpshuis met een bouwbudget van € 279.363,= (exclusief BTW). Daarbij wil de gemeente zoveel mogelijk tegemoet komen aan het ingediende bouwplan. Een planning waarmee inzichtelijk wordt wanneer de gemeente een bouwvergunning kan afgeven zodat realisatie voor 1 juli 2011 kan zijn afgerond.
3. Achtergrond en stand van zaken Deze paragraaf beschrijft de bouwkosten, bijkomende kosten, BTW, techniek en subsidie. 3.1 Bouwkosten en bijkomende kosten Het Dorpshuis is eigendom van de gemeente Bloemendaal. In de eerdergenoemde “Notitie Dorpshuis Vogelenzang” (Corsanummer 2009031955) is geschetst dat de oorspronkelijke bouwplannen in de loop van 2008 werden verruimd. Het betrof wijzigingen aan de entree en het kantoor van het jeugdhonk alsmede het sanitair van de Kerkuil. Ten behoeve van de opstelling van de notitie vroeg de gemeente de architect de totale geraamde bouwkosten van ca. € 385.000,= te specificeren. Zo maakte de architect inzichtelijk wat de kosten waren behorende bij het oorspronkelijke plan. Dit heeft geleid tot de schematische kostenopstelling op blz. 5 van de notitie. Mede op basis hiervan besloot de raad in de vergadering van 17 december 2009 het geraamde bedrag behorende bij de oorspronkelijke plannen van € 279.363,= beschikbaar te stellen. De raadscommissie Samenleving bevestigde deze visie op 7 april 2010 tijdens de commissievergadering. Daarbij maakte de commissie de opmerking dat er zal moeten worden onderzocht of er ook andere bronnen zijn aan te boren. Het beschikbaar gestelde bedrag van € 279.363,= moet worden verhoogd omdat het beschikbaar gestelde bedrag slechts geraamde bouwkosten betrof. Naar aanleiding van het raadsbesluit van 17 december 2009 is de architect gevraagd een totaal kostenopstelling te maken op basis van de geraamde bouwkosten van € 279.363,=. Dit leidt dit tot bijkomende kosten van totaal € 115.900,= (architectkosten, constructeurkosten, installatie-
2
adviseurkosten, bouwleges en inrichtingskosten). De oorspronkelijke bouwkosten van € 385.000,= en architectuurkosten staan in de juiste verhouding tot elkaar. Nu de Buitenschoolse Opvang is geschrapt van het bouwprogramma (evenals een aantal andere onderdelen) is de verhouding bijkomende kosten en bouwkosten scheef gegroeid. Vanwege het vervallen van juist die bouwactiviteiten is het redelijk gemaakte architectkosten van € 15.000,= (exclusief BTW) ten laste te brengen van de algemene reserve in plaats van het project ‘Verbouwing Dorpshuis’. Op basis van deze kostenverlaging zou de realisatie van de onderwerpen die door de raad in december zijn geaccordeerd incl. BTW van € 72.250,= een totale investering vergen van € 452.513,= (inclusief BTW).In deze raming is door de architect een deel van de bijkomende kosten gebaseerd op het bouwplan dat begin 2009 door het college geaccordeerd. Overige honoraria zijn niet verlaagd omdat deze al substantieel op het voor de bouwaanvraag ingediende plan zijn besteed en het overige nodig is voor de verdere uitwerking en directievoering, m.u.v. het toezicht, dat is beperkt verlaagd i.v.m. de kleinere omvang van de het plan. De totale bouwkosten zijn exclusief ambtelijk uren. 3.2 BTW Het Dorpshuis valt niet onder het BTW Compensatie Fonds. Er is geen BTW-compensatie mogelijk omdat het Dorpshuis is verhuurd aan een Stichting. Als de Stichting BTW-plichtig is (afhankelijk van de hoogte van de omzet van de kantine) kan overwogen worden om met de Stichting overeen te komen dat de verhuur wordt belast met BTW. De stichting kan de betaalde BTW dan verrekenen met de af te dragen BTW inzake de kantine. De gemeente draagt de ontvangen BTW af aan de fiscus maar kan vervolgens betaalde BTW inzake onderhoud/verbouwing van de fiscus terug krijgen. Dat betekent mogelijk een verlaging van de benodigde gemeentelijk investering. Deze mogelijkheid moet verder worden onderzocht. Het bestuur van de stichting zou zich hierover moeten buigen in overleg met de huurders. 3.3 Techniek en Duurzaamheid De aangepaste stichtingskostenopzet van 5 feb. 2010 (met Corsanummer 2009003851)is gebaseerd op een bouwkostenraming van € 279.363,= ten behoeve van 1. uitbreiding podium inclusief stoelenberging en kleedruimte van € 157.330,= en 2. entree dorpshuis inclusief aanbouw berging van € 122.033,=. Met het verschijnen van onderhavig Plan van Aanpak heeft een installateur / koelbedrijf een bezoek gebracht aan de het Dorpshuis om de technische koelmogelijkheden van de bestaande bier-drank opslag in het dorpshuis te onderzoeken. Een en ander kan betekenen dat de geraamde bouwkosten van de entree dorpshuis inclusief aanbouw berging van € 122.033,= omlaag zouden kunnen. Deze mogelijkheid moet verder worden onderzocht. Met betrekking tot het uitgebrachte duurzaamheidadvies is gebleken dat investeringen in duurzaamheid voor het bestaande dorpshuis vooralsnog niet rendabel zijn. De gemeente heeft een nieuw onderzoek uitgezet dat ten laste zal worden gebracht van het project Duurzaam Vogelenzang. In het kader van dit project wordt onderzocht of het wenselijk is het Dorpshuis aan te sluiten op een gemeenschappelijke (met o.a. de voetbalclub en 37 senioren woningen)en duurzame installatie. Het naderhand aansluiten van het dorpshuis op een (Warmte Koude Oplag) installatie is technisch mogelijk (mits de installaties hiervoor geschikt zijn en de berekeningen hiervoor zijn uitgevoerd). Een gepleegde verbouwing in het kader van het project Verbouwing Dorpshuis vormt dus geen belemmering. 3.4 Subsidie en andere bronnen Bij beschikking is door de provincie subsidie verleend voor onderhavig project. Aan de beschikking is een aantal verplichtingen verbonden. Een hiervan betreft de verplichting om binnen een jaar met de werkzaamheden waarvoor de subsidie is verleend een aanvang te maken en binnen twee jaar deze activiteiten af te ronden. Gegeven de beperkte termijn en de noodzakelijk te doorlopen planologische procedure is uitstel gevraagd en verkregen van de termijn. Een en ander betekent dat de verbouwing voor 1 juli 2011 dient te zijn gerealiseerd. De toekenning van de provinciale subsidie is verwerkt in de Zomernota 2009. De zomernota 2009 is vastgesteld in de raadsvergadering van 17 september 2009 (nr. 14, 2009026212). De uitbreiding van het dorpshuis Vogelenzang sluit aan bij het rijksdoel 2-5: gericht investeren in de leefomgeving met als doel ontmoetingen tussen bewoners te realiseren. Dit is een subsidie in het kader van ISV III. Deze subsidie moet nog worden gehonoreerd door de provincie. De gevraagde bijdrage van € 31.047,= (1/15e van de totale bouwkosten) zal vervolgens door de raad moeten worden toegekend. Andere subsidie mogelijkheden die zijn onderzocht bieden geen soelaas: 1. Budget vandalisme-bestrijding omdat het niet bestaat.
3
2.
Budget duurzaamheid kan pas worden aangewend voor duurzaamheidinvesteringen. Het betreft hier een verbouwing. Vanuit het project Duurzaam Vogelenzang moet worden bezien of budget vrij kan worden gemaakt of aangesloten kan worden op de gemeenschappelijke en duurzame energie-installatie.
4. Planning partiële partiële herziening bestemmingsplan Het dorpshuis Vogelenzang en de S.V. Vogelenzang hebben beide een bouwaanvraag ingediend voor een uitbreiding van hun gebouw. Beide bouwplannen passen niet in het bestemmingsplan. Een partiële herziening van dit bestemmingsplan is nodig om medewerking te kunnen verlenen aan het plan. Een en ander moet resulteren in een afgeronde verbouwing voor 1 juli 2011. De raad heeft aangegeven om de planologische procedure met de grootste spoed te willen doorlopen (en daarmee de wettelijk niet verplichte ter inzage legging van het voorontwerp bestemmingsplan niet toe te passen). Hiertoe stelde het college een planning op. Hierbij worden de belangrijkste voorwaarden beschreven om de planning te halen. Voor deze spoedprocedure worden ook de risico’s benoemd van deze planning. 4.1 Procedure Het team Ruimtelijke Ordening (van de afdeling Bouwen en Wonen) zal in deze procedure de aanhoudingsplicht (voor bouwvergunningen, die ontstaat als een ontwerp bestemmingsplan ter visie wordt gelegd) voor deze twee plannen doorbreken. Dit doorbreken kan plaatsvinden zodra het ontwerp bestemmingsplan ter visie wordt gelegd. Het ontwerp bestemmingsplan en de ontwerp bouwvergunning worden tegelijk te visie gelegd. Indien er geen zienswijzen op het ontwerp bestemmingsplan en de ontwerp bouwvergunning worden ingediend, adviseert team RO om een bouwvergunning te verlenen voor de uitbreiding van het dorpshuis en de sportkantine. Volgens de nu voorliggende planning kan deze begin september 2010 worden afgegeven.
4.2 Risico Het risico van de voorgestelde procedure is dat belanghebbenden een zienswijze indienen op het ontwerp bestemmingsplan en de ontwerp bouwvergunning. In dat geval adviseert team RO om pas een bouwvergunning te verlenen als het bestemmingsplan in werking is getreden. Hiervoor zijn drie redenen; 1. als een zienswijze op de ontwerp bouwvergunning wordt ingediend bestaat er een reëel risico dat beroep wordt ingesteld tegen het verlenen van de bouwvergunning, waardoor nog niet kan worden gestart met de bouw. 2. als een zienswijze wordt ingediend op het ontwerp bestemmingsplan bestaat er een reëel risico dat beroep wordt ingesteld tegen het vaststellen van het bestemmingsplan. Indien de Raad van State dit beroep gegrond verklaard moet het bestemmingsplan worden aangepast. Als er dan een bouwvergunning is verleend op basis van een niet vigerend bestemmingsplan, heeft de bouwvergunning geen rechtskracht. 3. het is in principe onmogelijk om in afwachting van de uitkomst van een bezwaarprocedure tegen een bestemmingsplan dat in voorbereiding is, al een bouwvergunning te verlenen. Het college van B & W zou hiermee een signaal afgeven dat het niets geeft om de belangen en rechten van de bezwaarmakers. Hiermee zou het college het vertrouwen van burgers in een zorgvuldige en onpartijdige besluitvorming schaden. Wanneer de aanhoudingsplicht niet zou worden doorbroken kan een bouwvergunning pas worden verleend als het bestemmingsplan in werking is getreden. Bij het doorlopen van een volledige bezwaar – en beroepsprocedure van het bestemmingsplan komt er pas uiterlijk zekerheid in het 1e kwartaal 2012. 4.3 Voorwaarden Het is noodzakelijk dat initiatiefnemers (Stichting Dorpshuis van Vogelenzang en het bestuur van de Voetbalclub) van de uitbreidingsplannen voorafgaand aan de ter visie legging van het ontwerp bestemmingsplan overleggen met de direct omwonenden. Dit verkleint het risico op zienswijzen. Als blijkt dat omwonenden bezwaar hebben tegen de plannen, heeft de gemeente de mogelijkheid om via een aanpassing van het ontwerp bestemmingsplan tegemoet te komen aan de bezwaren, waardoor het risico dat omwonenden zienswijzen indienen sterk wordt verkleind. Door in een vroeg stadium in overleg te treden hebben initiatiefnemers bovendien de mogelijkheid om afspraken te maken om aan eventuele bezwaren tegemoet te komen. Ook hierdoor neemt het risico op zienswijzen in de procedure af. 4.4 Planning Onderstaand schema geeft de planning weer zoals die nu aangehouden wordt.
4
schema: planning van afgifte bouwvergunning indien geen zienswijze worden ingediend
5
5. Projectorganisatie In het kader van het projectmatig werken is de portefeuillewethouder bestuurlijk opdrachtgever en het hoofd afdeling Bouwen en Wonen ambtelijk opdrachtgever. Voor dit project is de projectleider ambtelijk opdrachtnemer. De inzet van de ambtelijke organisatie wordt als volgt ingeschat: Projectteam: rojectteam : Projectleider 200 uur Projectassistent 30 uur Beleidsmedewerker RO 50 uur Communicatie adviseur 20 uur Medewerker Beheer eigendommen 30 uur Voor de inzet van Projectmanagers geldt in principe dat zij declarabel moeten werken, maar voor dit project wordt een uitzondering gemaakt voor maximaal 200 uur. De inzet van de overige leden van het projectteam geschiedt vanuit de afdelingsplannen.
6. Financiële consequenties In het verleden is onvoldoende helder geworden dat de gepresenteerde bouwkosten van € 279.363,= exclusief bijkomende kosten (o.a. architect en constructeur) zijn geprognosticeerd. Met dit kostenoverzicht is het maximum bedrag van € 279.363,= voor de bouwkundige uitvoer van het plan van aanpak in acht genomen. Bouwkosten uitbreiding grote zaal aanbouw berging
€157.330 €122.033
subtotaal Bijkomende kosten inrichtingskosten basisopdracht architect architect o.a. BSO directievoering constructeur installatieadvies quick-scan leges 2,93% bouwkosten onvoorzien
€279.363
€10.000 €65.000 -/- €15.000 €9.000 €3.400 €12.500 €1.000 €8.185 €10.000
subtotaal
€104.085
Totaal BTW 19%
€383.448 €72.855
Totaal incl BTW
€456.304
Inzet ambtelijke organisatie Totale bouwkosten *
€456.304
* Meevallers in de zin van lagere bouwkosten en BTW of andere meevallers zullen worden gerapporteerd en in mindering gebracht op de totale bouwkosten van € 456.304,=. Een subsidie uit ISV kan leiden tot een lager bedrag uit de algemene reserve. Na vaststelling in de raad zal een aanbesteding worden georganiseerd om de werkzaamheden uit te voeren met als voorwaarde dat geen zienswijzen zijn ingediend.
7. Stappen 1. 2.
De procedure van de partiële herziening is in gang gezet. Het college stelt dit plan van aanpak vast en stuurt het ter informatie naar de raad.
6
3.
4.
5. 6. 7.
Het college zal de raad om een krediet vragen in de vergadering van juni dat lager of gelijk is aan € 176.941,= met een dekking uit de algemene reserve. Genoemd bedrag is het tekort zoals het plan van aanpak nu vertoont zonder de toekenning de ISV subsidie. Het bedrag zal lager kunnen worden na uitvoeriger onderzoek van subsidie mogelijkheden. Dit geldt als het Dorpshuis in het BCF (BTW Compensatiefonds) kan worden opgenomen. Onderzoeken of er mogelijkheden zijn om het bouwplan aan te passen in overleg met de stichting Dorpshuis zodat een krediet lager kan zijn. Uiterlijk 18 mei zijn de resultaten bekend van stappen en 3 en 4 en zullen worden verwerkt in een kredietaanvraag waarover de raad in juni kan besluiten Na vaststelling in de raad zal een aanbesteding worden georganiseerd om de werkzaamheden uit te voeren met als voorwaarde dat geen zienswijzen zijn ingediend.
8. Participatie Nadat de raad het plan van aanpak heeft goedgekeurd zullen het Dorpshuis en andere belanghebbenden worden geïnformeerd. Gedurende het proces om te komen realisatie zal een regulier en consulterend overleg plaatsvinden met het bestuur van het Dorpshuis.
9. Resultaten 1. 2. 3. 4.
Een nieuw bestemmingsplan waaraan de aanvraag bouwvergunning kan worden getoetst. Een bouwvergunning voor een groter podium en een aangepaste entree. Uitgevoerd binnen de totale bouwkosten van € 456.304,= (of lager) en Gerealiseerd voor 1 juli 2011.
