Plan van aanpak Digitaliseren vergaderen en bestuurlijke besluitvorming
Auteur Afdeling Versienummer Status Datum Projectnummer
Franka van Alphen en Maarten ter Hoeve 4 Vastgesteld 5 juni 2014
Inhoudsopgave 1 Projectdoel en –resultaat
1
1.1 / Aanleiding; waarom digitaliseren van de bestuurlijke besluitvorming?
1
1.2 / Projectdoel & resultaat
1
1.3 / Afbakening van het project
2
1.4 / Gerelateerde documenten
3
2 Uitgangssituatie en gewenste situatie
5
2.1 / Huidige proces en werkwijze
5
2.2 / Eerste inventarisatie van wensen en eisen
6
3 Projectorganisatie/inrichting
8
4 Aanpak en fasering
10
4.1 / Fase 1: plan van aanpak en een business case
10
4.2 / Fase 2: inkooptraject
11
4.3 / Fase 3: Implementatie en testfase
14
4.4 / Fase 4: Inproductiename
1615
4.5 / Fase 5: Nazorg en advies vervolg
17
5 Beheersing
18
1 Projectdoel en –resultaat 1.1 / Aanleiding; waarom digitaliseren van de bestuurlijke besluitvorming? Raad, college en organisatie hebben aangegeven behoefte te hebben aan digitale informatievoorziening die zaakgewijs en transparant verloopt, in plaats van dat deze op papier gebaseerd is. Voor het College en de Raad vertaalt zich dit naar een overgang op een digitale wijze van aanlevering van stukken, vergaderen en vastlegging van besluiten. In 2012 heeft de gemeente, met de invoering van een document management systeem voor digitale opslag van dossiers, de basis gelegd voor het mogelijk maken van deze digitale werkwijze. De gemeente Woensdrecht wil in 2014 de overstap maken van een analoge naar een digitale bestuurlijke documentenstroom en vergaderwijze. Voor de gemeentesecretaris en griffier – als opdrachtgever voor het in dit plan beschreven project - zijn er twee belangrijke redenen om juist nu het besluitvormingsproces te willen digitaliseren: 1 De gemeente Woensdrecht heeft wens tot doorontwikkeling van ‘lean’ en zaakgericht werken. De gemeente is steeds bezig met het optimaliseren van eigen processen. Geconstateerd is dat rond de bestuurlijke besluitvorming door digitalisering winst te behalen valt in termen van efficiëntie en transparantie in het werkproces en kostenreductie door papierarm te gaan werken. 2 De behoefte van het college en de gemeenteraad goed gealloceerd te worden in de uitvoering van hun werkzaamheden. Met de komst van een nieuwe gemeenteraad en college in het tweede kwartaal van 2014 is dit het moment om stappen te zetten.
1.2 / Projectdoel & resultaat De doelstelling van het project is om het hele besluitvormingsproces van begin (opstellen van de ambtelijke stukken) tot het einde (besluitvorming in de raad en publicatie van de stukken) te digitaliseren. Deze doelstelling leidt tot het volgende resultaat: Met betrekking tot de totstandkoming van voorstellen: De volledige routing van steller tot publicatie wordt digitaal ingevuld (inclusief interne advisering, accordering en eventuele wijzigingen in voorstellen). Alle betrokkenen beschikken over de benodigde vaardigheden en werken (effectief) digitaal. Met betrekking tot vergaderingen van de verschillende gremia: Het MT, het college van B&W en de raad ontvangen de agenda’s en bijbehorende vergaderstukken digitaal. De besluitvorming en verslaglegging van het MT, het college van B&W, en de raad wordt digitaal vastgelegd en gepubliceerd. Alle betrokkenen beschikken over de benodigde vaardigheden en vergaderen digitaal. Met betrekking tot de fysieke inrichting: Aanpassingen in de fysieke inrichting zijn in voldoende mate gerealiseerd om het vergaderproces ook digitaal te kunnen uitvoeren (Wi-Fi, etc.). Deze resultaten beschrijven het eindbeeld van dit project.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
1
De eerste stap in dit project is echter het verzorgen van een tussenvoorziening die de nieuwe gemeenteraad vanaf april 2014 in staat stelt agenda’s en vergaderstukken digitaal te ontvangen. Momenteel kunnen raadsleden vergaderstukken al digitaal ontvangen via Extranet en de app RaadDigitaal, maar dit is geen optimale oplossing. Met de leverancier van het huidige Extranet wordt momenteel gesproken over een tussenoplossing die zoveel mogelijk aansluit bij de reeds bestaande infrastructuur van Woensdrecht, en daarom een zo beperkt mogelijke investering vraagt.
1.3 / Afbakening/ uitgangspunten van het project Afbakening / Van steller tot raad: de scope van het project begint bij de steller en eindigt bij besluitvorming van de gemeenteraad. De afhandeling van besluiten, zoals het sturen van beschikkingen, valt buiten de scope van het project. De besluiten van de gemeenteraad worden binnen de organisatie en op de website gedeeld en digitaal ter archivering aangeboden. De feitrelijke archivering van de stukken valt buiten de scope van het project. Evenals de informatie die de steller van het stuk vervolgens met externe belanghebbenden deelt - zoals beschikkingen. /
Kwaliteitsverbetering van processen en agendaplanning: Om tot digitalisering te komen zullen processen in kaart gebracht moeten wordenDit valt echter buiten de scope van de opdracht In het project worden deze processen wel doorgelicht op basis van het LEAN principe en vormen ze onderdeel van het project. De resultaten hiervan worden geïntegreerd in het systeem voor zover deze betrekking hebben op de workflow.
/
Faciliteiten raadszaal en vergaderzalen: om digitaal te kunnen vergaderen zijn faciliteiten nodig in de vergaderzalen en raadszaal. Het inventariseren van de benodigde faciliteiten valt binnen de scope van het project, maar het realiseren van de faciliteiten in de raads- en vergaderzalen valt buiten het project.
/
Functie systeem: de functie van het in te voeren systeem is het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van digitale besluitvorming in een dynamische omgeving, waarbij een snelle en transparante geleiding van enkel de workflow centraal staat. Workflowstappen en handelingen die geen directe waarde hebben voor het eindproduct of de eindgebruikter worden geëlimineerd. Steeds wordt de vraag gesteld of een handeling meerwaarde heeft voor het uiteindelijk op te leveren product.
Randvoorwaarden Om het project te doen slagen zijn een aantal randvoorwaarden van belang. Deze randvoorwaarden schetsen we hieronder: / Faciliteiten raadszaal en vergaderzalen: digitaal vergaderen vraagt om faciliteiten, zoals een stabiele wifiverbinding en stroomvoorzieningen. Wifi is daarbij een harde voorwaarde. / Gebruiken van ‘proven technology’: het in te voeren systeem moet zich reeds bewezen hebben in andere gemeenten. Woensdrecht wil graag digitaliseren, maar hoeft in haar systemen niet voorop te lopen in Nederland. / Operationeel partnerschap; de invoering en implementatie van digitaal werken is een samenwerking tussen de werkgroep, stuurgroep en de projectleider. In het volgende hoofdstuk omschrijven we de rolverdeling en beslissingsbevoegd van de verschillende betrokkenen. /
/
Besluitvorming: over onderwerpen, die binnen de opdracht vallen, vindt door de opdrachtgever snelle besluitvorming plaats op de momenten waarop dit vereist is. Over opdrachtoverstijgende zaken of over de onderwerpen, die het organisatiebelang raken, zal door de stuurgroep snelle besluitvorming plaatsvinden. Capaciteit: de projectleider heeft de beschikking over voldoende capaciteit en kunde uit de organisatie indien dat nodig is. Te denken valt aan steun van bestuursondersteuning bij het plannen van afspraken Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
2
/
/
/ /
en ICT-ondersteuning, maar ook ondersteuning door de adviseur inkoop- en aanbesteding en de juridisch experts. Ambassadeurschap: draagvlak in de top van de organisatie is cruciaal voor een dergelijk project. Met behulp van een ambassadeur toont de top van de organisatie haar engagement door mee te werken (tijd en ruimte te geven) binnen de verschillende stappen van het implementatieproces. Corsa: het nieuwe systeem moet aansluiten op Corsa. Corsa is pas onlangs ingevoerd, maar ambtenaren zijn inmiddels gewend aan het werken met Corsa, ondanks dat het niet altijd als een optimaal systeem beschouwd wordt. Arbeidsvoorwaarden: de arbeidsvoorwaarden sluiten aan bij digitaal werken. Een belangrijke voorwaarde is bijvoorbeeld dat er een ‘bring your own device’ regeling is. Aansluiting bij regio: er zal steeds meer samengewerkt gaan worden met de regio, daar moeten de systemen bij aansluiten. Daarbij moeten gekozen oplossingen niet op problemen stuiten bij Equalit.
Projectrisico’s Met grote projecten zoals deze bestaan altijd risico’s dat resultaten niet of onvoldoende worden bereikt. Hieronder volgt een inventarisatie van de projectrisico’s die de stuurgroep heeft geformuleerd. Nr. 1
Fase 1
Risico De raadszaal en de vergaderzalen zijn facilitair niet op orde voor 24 mei.
2
1
De raad stemt niet in met het voorstel voor digitalisering.
3
3
Er ontstaat weerstand in de organisatie (zie Corsa).
4
2/3
Er zijn niet voldoende middelen beschikbaar of de gemeenteraad is niet bereid voldoende middelen beschikbaar te stellen.
5
2/3
Digitalisering zorgt voor een grotere workload voor sommige werknemers
6
3
Koppelvlakken werken niet goed
Gevolg/Maatregel/Actie Dit betekent dat digitaal vergaderen nog niet of niet volledig mogelijk is. Er zal dan voor een langere periode op papier terug gegrepen moeten worden. Zorgen dat de griffier vooraf de opvattingen van de fractievoorzitters scherp heeft. En zorgen dat hij raadsleden goed kan informeren over de (fiscale) gevolgen. Zorgen dat vooraf de juiste mensen in de werkgroep zitten, zodat alle belangen zijn gedekt. Medewerkers goed informeren, verwachtingen managen en zorgen voor een meerwaarde van digitaliseren. Zorgen voor een reële begroting vooraf en programma van wensen en eisen. De gemeenteraad goed meenemen in dit proces, omdat zij uiteindelijk budget beschikbaar moeten stellen. Uitgangspunt is dat digitalisering zorgt voor meer gemak. Dit zal echter niet altijd voor iedereen gelden, dat vraagt om een goede uitleg. Zorgen voor goede afspraken met de leveranciers.
1.4 / Draagvlak Na de evaluatie van fase 1 van het traject is gebleken dat aandacht voor draagvlak een belangrijke voorwaarde is voor succes. Vanuit projecten uit het verleden, zoals de invoering van Corsa, blijkt dat de factor ‘mens’ een hele belangrijke is. Reflectie op de eerste fase leidt tot de conclusie dat er Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
3
onvoldoende ruimte is voor de ‘menskant’ van dit digitaliseringsproject. Dat het betrekken van medewerkers een uitdaging vormt blijkt bijvoorbeeld uit de opkomst bij de workshops die we georganiseerd hebben. De projectgroep geeft aan dat meer aandacht voor communicatie (informeren en betrekken) gewenst is en dat steeds de vraag ‘what’s in it for me’ vanuit de verschillende gremia beantwoord moet kunnen worden. Dit betekent dat de projectleiders vanaf fase 2 meer tijd dan initieel begroot in zullen moeten ruimen voor communicatie (nieuwsberichten, één op één gesprekken en sessies) waarin bevindingen terug worden gelegd. Uit de ervaring van de projectleiders blijkt dat voor organisatieverandering van belang is in de sturing op evenwichtige wijze aandacht te schenken aan de in de afbeelding genoemde aspecten. Digitalisering kans voor lean en procesgericht werken
Op basis van de analyse van het huidige bestuurlijke besluitvormingsproces maken we op dat processen nu niet altijd optimaal efficient en uniform verlopen. Het digitaliseringsproces vormt een kans om hierin een stap te zetten. Bij de inproductiename stellen we voor naast de training van competenties (knoppencursus), aandacht te schenken aan wat de digitalisering betekent voor de werkprocessen in de praktijk. Doel van deze investering is dat het voor ieder (deel)proces binnen de bestuurlijke besluitvorming helder is wie aan welke taken werkt, wie beslissingsbevoegd is, welke mensen betrokken zouden moeten zijn en wie geïnformeerd moet worden over beslissingen. In een workshop per gremia willen we hieraan aandacht schenken. De gemaakte afspraken kunnen na de workshop worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en/of een RACI matrix (hiertoe doen we tijdens de workshop een aanzet). Het is belangrijk om in de periode na implementatie steeds aandaht voor procesgericht werken is, zodat ‘best practices’ aan het licht komen en dat medewerkers steeds verder blijven kijken dan de eigen werktaken. 1.5 / Gerelateerde documenten /
Korte termijn actieplan digitalisering gemeenteraad
/
Eerste concept programma wensen en eisen gemeenteraad
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
4
2 Uitgangssituatie en gewenste situatie 2.1 / Huidige proces en werkwijze Proces raadsstukken Op dit moment is het grootste gedeelte van de besluitvorming in de gemeente Woensdrecht nog niet digitaal. De organisatie maakt wel gebruik van CorsaCase. In Corsa worden voorstellen aangemaakt, opgeslagen en gearchiveerd. Echter, het verspreiden en accorderen van stukken gebeurt op papier. Stellers printen de concept voorstellen. Zowel teamhoofd, als afdelingshoofd, als secretaris geven op papier akkoord op de voorstellen. Na een besluit van het college worden de besluitenlijst en voorstellen door het bestuurssecretariaat bij elkaar gebracht en door DID ingescand. Het ingescande bestand gaat terug naar de steller via Corsa. Wanneer voorstellen ook een raadsbesluit vragen zorgt de steller er voor dat alle raadsstukken op de I-schijf klaar staan voor de griffier. De griffie zorgt er voor dat vergaderstukken voor de raad zowel op extranet, als de raaddigitaal app, als op papier bij raadsleden terecht komen. Na een raadsbesluit wordt het besluit door de griffie ingescand en naar de steller teruggestuurd via Corsa. Hieronder is het proces ‘van steller tot raad’ uitgetekend, zoals dat was in ‘oude situatie’.
Opdracht voorstel
Concept op papier
Beleidsmedewerker stelt voorstel op in Corsa
Secretaris beoordeelt
Raadsstukken op I schijf
Concept op papier Griffier verwerkt stukken
Akkoord A-stuk
Concept op papier
Niet akkoord Concept op papier
Teamleider beoordeelt Besluitvorming college
akkoord Concept op papier
Niet akkoord
Medewerkers BO scant stuk en archfeert in Corsa Besluit via Corsa
Afdelingshoofd beoordeelt
akkoord
Beleidsmedewerker handelt besluit af
Portefeuille houder beoordeelt Akkoord B-stuk
Besluitvorming Raad
Concept op papier Besluit via Corsa
Beleidsmedewerker handelt besluit af
Einde
Einde
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
5
In fase 2 zijn de werkprocessen verder in detail uitgewerkt, na het afschaffen van de a- en b-stukken. Het zijn juist de processen die plaatsvinden tussen akkoord van teamhoofd, afdelingshoofd en agendering voor B&W en gemeenteraad, die vaak gemeente specifiek zijn en die in de weg kunnen staan voor een ‘generieke oplossing’. Onder andere de uitwerking van deze processen hebben geleid tot het programma van eisen.
Ambt. org. Opdracht voorstel
College
Beleidsmedewerker stelt voorstel op en draagt verantwoording (R) over het proces en de rollen • R: beleidsmedewerker & afdelingshoofd • A: secretaris • C: staf , teamleider en specifieke collega’s, porteuillehouder • I: collega’s
Niet akkoord
Raad
Portefeuille houder beoordeelt
Griffier verwerkt Stukken in vergaderapp
Akkoord Medewerkers bo zetten stuk in vergaderapp
Niet akkoord Teamleider beoordeelt
R (Responsible, NL: Verantwoordelijk). A (Accountable, NL: Eindverantwoordelijk) C (Consulted, NL: Geraadpleegd) I (Informed, NL: Geïnformeerd)
Toekomstig besluitvormingsproces
Besluitvorming Raad
Besluitvorming college
Griffier verwerkt Stukken in RIS en Corsa
Niet akkoord Akkoord
Akkoord Afdelingshoofd beoordeelt (R)
Medewerkers BO archiveert in Corsa
Raadsstukken
Niet akkoord Beleidsmedewerker handelt besluit af
Akkoord Secretaris beoordeelt (A)
Besluit via Corsa
Niet akkoord
Beleidsmedewerker handelt besluit af
Einde Einde
Akkoord
2.2 / Eerste inventarisatie van wensen en eisen Op basis van kennismakingsgesprekken met stakeholders, is een eerste beeld verkregen van eisen en wensen die worden gesteld aan het digitaliseren van het bestuurlijke besluitvormingsproces. De komende tijd gaan de werkgroep en stuurgroep de beoogde resultaten van het project verder specificeren, en kan in fase 2 een volledig programma van eisen en wensen worden opgesteld. Breed / Digitale besluitvorming moet leiden tot een transparant en efficiënt proces: het levert voor de organisatie als geheel minder werk op dan in de huidige situatie. /
De gehele organisatie, van steller tot raad, gaat papierarm werken.
/
Het is mogelijk om voor alle soorten vergaderingen een aparte agenda te publiceren in het systeem, waarin met verschillende machtigingen gewerkt wordt. Het is mogelijk agenda’s volledig openbaar te maken, maar ook om agenda’s alleen zichtbaar te maken voor één of enkele gremia.
/
Het systeem is toepasbaar op ‘bring your own device’. Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
6
/
Er is een mogelijkheid om een lange termijn agenda in de digitale besluitvormingsmodule op te nemen.
Organisatie / De steller kan een voorstel maken met daarin beslispunten voor zowel B&W als commissie als raad. / Het voorstel kan digitaal worden geaccordeerd door verschillende personen, nadat de steller het heeft opgesteld. / Wanneer een voorstel wordt afgekeurd is het mogelijk om het digitaal van feedback te voorzien en terug te sturen naar de steller. / Er wordt gewerkt met een ‘bring-your-own-device’ regeling. College / De agenda en besluitenlijst van de college vergadering zijn alleen volledig zichtbaar voor collegeleden. ‘Buitenstaanders’ kunnen alleen de agenda en openbare besluitenlijst zien. De openbare agenda en besluitenlijst hoeven niet apart geplaatst te worden. /
In ieder geval is het van belang dat de steller, het secretariaat en de deelnemers aan de vergadering op de hoogte zijn van het besluit van B&W en de geplaatste opmerkingen.
/
Alle openbare stukken moeten voor burgers eenvoudig raadpleegbaar zijn.
Gemeenteraad / Raadsleden kunnen aantekeningen maken bij stukken en kunnen deze delen met andere raadsleden. / Er worden tijdens de vergadering geluidsopnamen en/of videobeelden gemaakt. De wens bestaat dat deze kunnen dienen als notulen en zijn gekoppeld aan agendapunten. Geluidsopnamen moeten de papieren notulen gaan vervangen. Dit is een eis, videobeelden zijn een wens. / Er moet een koppeling mogelijk zijn tussen de agenda van raadsleden en ris-kalender. / Digitaal vergaderen moet mogelijk zijn voor alle raadsvergaderingen en werkgroepen, ongeacht of dit een openbare of besloten vergadering is. / Bij voorkeur wordt de ICT-vergoeding in stand gehouden i.c.m. ‘bring-your-own-device’, waarbij voorwaarden gesteld worden voor minimale specificaties. / Alle openbare stukken moeten voor burgers eenvoudig raadpleegbaar zijn. / De RIS moet bij voorkeur gekoppeld worden aan de vergaderapplicatie, om extra handelingen van de griffie te voorkomen. / Er moet een afgesloten deel van het RIS blijven bestaan voor raadsleden (het huidige extranet) / Het RIS moet ook dienen als archieffunctie voor de raad / Documenten moeten doorzoekbaar zijn / Alle raadsstukken moeten op het RIS geplaatst kunnen worden, zoals moties, amendementen, toezeggingen, vragen aan het college etc. De griffier heeft inmiddels een breed programma van wensen en eisen opgesteld. Dit is samengesteld na een bezoek van de griffier met een aantal raadsleden aan een aantal gemeenten in de omgeving (Steenbergen, Etten-Leur en Bergen op Zoom). Voor de gehele uitwerking van dit programma van wensen en eisen zie ‘Programma van eisen raadsinformatiesysteem gemeente Woensdrecht (1e concept december 2013)’.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
7
3 Projectorganisatie/inrichting Voor dit project zijn een werkgroep en een stuurgroep in het leven geroepen. De stuurgroep vormt de dagelijkse leiding over het project en komt regelmatig bijeen. De voorzitter van de stuurgroep is de projectleider. De werkgroep adviseert de stuurgroep en legt verantwoording af aan de stuurgroep. Dit hoeft niet altijd in het collectief zijn. De Stuurgroepleden zijn verantwoordelijk voor de producten die het project moet opleveren of voor de controle op de inhoud van die producten. De werkgroep bestaat uit: Naam
Functie
Perspectief
Aanwezigheid
Patrick Adriaensen
Teamleider Ruimte
Vertegenwoordiger gebruiksorganisatie in de lijn
Maandag t/m vrijdag
Stan de Graaf
Informatie adviseur
(aansturing van) functioneel beheer
Maandag t/m vrijdag
Mariëlle van Loon
Bestuursondersteuner
Materie deskundige vanuit gebruikersperspief organisatie/bestuur in de staf
Maandag t/m vrijdag
Carolien Disse
Bestuursondersteuner
Materie deskundige vanuit gebruikersperspief organisatie/bestuur in de staf
Maandag t/m vrijdag
Godelief Averdieck
Griffiemedewerker
Materie deskundige vanuit gebruikersperspief raad in de staf
Maandag t/m donderdag
Christoph de Bie
Beleidsmederwerker
Vertegenwoordiger gebruiksorganisatie in de lijn
Maandag t/m vrijdag
Wanneer de applicatie(s) gereed zijn voor implementatie, vervullen de leden van de werkgroep een belangrijke rol als ambassadeur richting hun directe collega’s. De leden van de werkgroep kennen de praktijk van hun eigen afdeling het best. Leden van de werkgroep krijgen dan ook intensieve training in het gebruik van de nieuwe applicatie(s), en worden eerste aanspreekpunt bij vragen van hun directe collega’s. In een later stadium wordt bezien of uitbreiding van de projectgroep met vertegenwoordigers van de afdelingen PZ en BCV uitgebreid moet worden. De stuurgroep neemt de beslissingen in het project en wordt daarbij gevoed door de werkgroep. De stuurgroep komt twee maal per maand bijeen. Deze afspraken worden proactief gepland maar worden geannuleerd indien bijeenkomen niet nodig blijkt. Aan de stuurgroep wordt gerapporteerd over de voortgang van het project terwijl de stuurgroep de voorwaarden schept in tijd en geld om deze voortgang te realiseren. Voor deze laatste financiële voortgang zal het in grote mate terug moeten vallen op de gemeenteraad. De gemeenteraad zal, in het geval het gaat om grote bedragen, budgetten beschikbaar moeten stellen. Echter,
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
8
in eerste instantie wordt geprobeerd zoveel mogelijk uit bestaande budgetten te putten. De werkgroep bereidt de beslissingen onder leiding van de projectleider voor. De stuurgroep bestaat uit: Naam
Functie
Rol
Aanwezigheid
Stephen Adriaansen
Burgemeester
Ambassadeur voor organisatie, college en raad
Maandag t/m vrijdag
Annette Baart
Gemeentesecretaris
Opdrachtgever Vertegenwoordiging van het college en de stellers van voorstellen
Maandag t/m vrijdag
Kees Adriaanse
Griffier
Opdrachtgever vanuit de raad, verantwoordelijk voor deelproject raad.
Maandag t/m vrijdag
Ger Dingemans
Teamleider Team Services
Opdrachtgever ICT en facilitair perspectief
Maandag t/m vrijdag
Raadswerkgroep Al in een eerder stadium heeft de griffier gezamenlijk met drie raadsleden werkbezoeken gebracht aan andere griffies in de omgeving om te komen tot een programma van wensen en eisen. Dit programma van wensen en eisen is inmiddels in concept klaar. Het programma is nu een verzameling van eisen en wensen en zal verder afgestemd moeten worden op de gemeente(raad) Woensdrecht. Belangrijk is dat de raad keuzes maakt over wat eisen zijn en wat wensen zijn. Daarvoor zal gebruik gemaakt worden van een raadswerkgroep. Afhankelijk van de uitslag van de verkiezingen kan dit hetzelfde groepje zijn welke eerder tot het concept programma van eisen en wensen kwam. Hetzelfde groepje kan betrokken worden bij de testfase van de applicatie. Beheerfase Wanneer de gemeente Woensdrecht een keuze heeft gemaakt voor de nieuwe applicatie(s), wordt in kaart gebracht welke impact deze keuze heeft voor de capaciteit in de organisatie in de beheerfase. -
Welke afdeling wordt verantwoordelijk voor functioneel beheer, en hoeveel tijd kost dat jaarlijks?
-
Welke personen binnen de organisatie zijn eerste aanspreekpunt bij vragen over de applicatie(s)?
-
Betekent de nieuwe manier van werken dat een verschuiving van capaciteit van de ene gebruikersgroep naar de andere gebruikersgroep nodig is?
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
9
4 Aanpak en fasering Hieronder schetsen wij de aanpak en bijpassende planning uitgaande van de fasering die Woensdrecht heeft vastgesteld. De planning in tijd zoals in dit hoofdstuk beschreven gaat uit van een ideaalplanning waarbij voldaan wordt aan de randvoorwaarden beschreven in paragraaf 1.3. Het is een strakke planning waarbij we meerdere activiteiten parallel aan elkaar uitvoeren.
4.1 / Fase 1: plan van aanpak en een business case Het doel van deze fase is om te komen tot dit plan van aanpak voor het digitaliseringsproces met aandacht voor onder meer de inrichting van de projectorganisatie, en een concreet overzicht van activiteiten, betrokkenen en doorlooptijd. Hieronder geven we aan hoe we dit zullen realiseren. Faciliteren van de nieuwe gemeenteraad Het opstellen van een planning voor het faciliteren van de nieuwe gemeenteraad is een belangrijk resultaat van de eerste fase. Inmiddels hebben er verkennende gesprekken plaatsgevonden met de griffie en de burgemeester. Om tot een snelle, efficiënte oplossing te komen is een planning voor de korte termijn opgesteld. Op dit moment is er door de gemeenteraad nog geen expliciete uitspraak gedaan om volledig papierarm te gaan vergaderen. Wel is hierover op het niveau van de fractievoorzitters gesproken. Voor de eerste raadsvergadering zal de griffier hiertoe een raadsbesluit voorbereiden. Een andere belangrijke keuze is de ‘bring-your-own-device regeling’ of verstrekking door de gemeente. Tenslotte zal de raad beslissingen moeten nemen over de devices waarmee het wil werken. Voor een verder gedetailleerde aanpak van het faciliteren van de nieuwe gemeenteraad is, zie het ‘korte termijnplan gemeenteraad’.
Business case In fase 1 zullen we ook een business case opstellen. Het feit dat de business case gereed moet zijn voordat we alle processen in kaart hebben gebracht en het programma van eisen - waarin eisen, wensen, randvoorwaarden en grenzen ten aanzien van het aan te schaffen pakket worden uitgewerkt – af is, betekent dat we de business case zullen opstellen op basis van de kennis over de behoeften in de organisatie die we hebben opgebouwd in fase 1 (zie eerste inventarisatie van wensen in hoofdstuk 2). Daarnaast kan de business case op basis van de ervaringen van andere gemeenten geschreven worden. In de business case worden enkele voorstelbare scenario’s uitgewerkt waarvoor de gemeente Woensdrecht gericht kan kiezen om de doelen te realiseren. Dit betekent dat we een business case zullen opleveren waarin diverse alternatieven worden uitgewerkt, waarin in contouren duidelijk is wat de opbrengsten in kosten in financiële en niet-financiële zin zijn van de verschillende alternatieven. De business case kan verder uitgebreid worden in de inkoopfase als meer eisen en wensen bekend zijn.De business case moet leiden tot een concrete aanbeveling voor het inkooptraject. Samengevat moet fase 1 resulteren in: / Projectorganisatie is ingericht.; / Plan van aanpak is gereed; / De nieuwe raad kan digitaal vergaderen; / Er is een business case opgesteld. Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
Fase 1: Plan van aanpak en een business case Activiteit
Deadline
Capaciteit
1.
Kennismaking en inventarisatie huidige en gewenste situatie
Reeds afgerond
Interviews Aanleveren documenten
2.
Inrichten projectorganisatie
3.
Faciliteren van de nieuwe gemeenteraad
Reeds afgerond 24 april
/
Behoeften vaststellen
/
Mogelijkheden verkennen
/
Ondersteunen in aanschaf/contractering
/
Ondersteunen bij implementatie
4.
Ontwikkelen plan van aanpak:
/
Bespreken stuurgroep
/
Vaststellen stuurgroep
5.
Zie korte termijn plan gemeenteraad
17 maart 2 april
Opstellen van de business case
/
Bespreken stuurgroep
/
Vaststellen stuurgroep
Overleg opdrachtgever en betrokkenen
Het plan van aanpak wordt opgesteld en vastgesteld door de stuurgroep.
Idem. 2 april 16 april
4.2 / Fase 2: inkooptraject Het doel van deze fase is om tot een pakketselectie te komen voor de software, die de digitalisering van de bestuurlijke stukkenstroom en de vergaderwijze kan faciliteren. Hiervoor moeten een aantal activiteiten georganiseerd worden. Te weten; het beschrijven van werkprocessen, het opstellen van een programma van eisen en wensen, het opstellen van een planning voor het inkooptraject, de beoordeling van offertes, selectie en contracteren en het beoordelen van het functioneel ontwerp. Het beschrijven van werkprocessen Om tot een geslaagde pakketselectie te komen voor digitaal werken is het van het belang om de werkprocessen die binnen de gemeente lopen in kaart te brengen en direct oog te hebben voor mogelijke verbeterkansen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over het accorderingsproces en de wijze waarop het dualisme in de praktijk vorm krijgt in Woensdrecht. Door middel van drie workshops met belanghebbenden brengen we het huidige werkproces in kaart en benoemen we verbeterkansen die met dit project gerealiseerd kunnen worden. Het resultaat van deze workshops is een verdere uitwerking van het reeds beschreven proces van de huidige werkwijze in hoofdstuk 2. We stellen voor drie workshops te organiseren van ieder 1 dagdeel met maximaal 8 deelnemers, waarin volgende drie processen worden uitgewerkt: 1. Het ambtelijke proces waarin raadsvoorstellen worden opgesteld en geaccordeerd. Bij deze workshop zijn minimaal aanwezig: stellers van de verschillende beleidsafdelingen, een teamleider die stukken accordeert, een afdelingshoofd en de uiteindelijke opdrachtgever die de stukken vrijgeeft (de gemeentesecretaris). Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
2.
Het bestuurlijke proces waarin stukken worden voorbereid voor behandeling in het college, de besluitvorming en de afhandeling van de besluitvorming. Hierbij zijn aanwezig de bestuursondersteuning, de gemeentesecretaris, een griffiemedewerker en een portefeuillehouder.
3.
Het politieke proces waarin stukken worden voorbereid voor behandeling in de raad, de besluitvorming en de afhandeling van het besluit richting de ambtelijke organisatie en de publicatie richting burgers. Hierbij zijn aanwezig de griffie, een medewerker van de bestuursondersteuning en iemand uit het presidium.
Het opstellen van een programma van eisen en wensen De werkprocessen en verbeterkansen dienen als input voor een programma van eisen en wensen. De projectleider zal mogelijke wensen inventariseren, de werk-, stuur en raadswerkgroep vullen deze wensen aan en voorzien deze van een prioritering. Dit doen we door alle wensen af te zetten op een impactmatrix met twee assen, de Bulk-as en de Gedonder-as. • De Bulk-as: als aan deze wens niet wordt voldaan, hebben daar (onacceptabel) veel eindgebruikers last van. •
De Gedonder-as: als aan deze wens niet wordt voldaan, volgt escalatie (‘komt er gedonder van’) in het politiek bestuurlijke proces.
Op basis van de twee assen kunnen vier kwadranten worden onderkend, die staan voor een prioriteit 1, prioriteit 2 of prioriteit 3: • Prio 1: eisen moeten correct geïmplementeerd en grondig getest zijn. Indien (nog) niet correct geïmplementeerd, is de consequentie dat de volgende projectfase, of de inproductiename, moet worden uitgesteld. Dus een must have die noodzakelijk is voor het projectsucces. •
Prio 2: eisen moeten in principe correct geïmplementeerd zijn. De opdrachtgever kan er bij tijdsdruk echter voor kiezen dat pas in een volgende projectfase of release aan de eis wordt voldaan. Dus een should have die belangrijk is maar minder tijdkritisch als de must-have.
•
Prio 3: eisen mogen onder tijdsdruk of bij budgetbeperkingen sneuvelen; hier gaat men er van uit dat de bedrijfsvoering hier geen (serieuze) last van heeft. Dus een could have die het projectsucces niet bepaald maar wel meegenomen kan worden als het weinig kost en wel veel oplevert.
Om tot een gedragen prioritering te komen organiseren we enkele workshops. Te zijner tijd wordt in de stuurgroep bepaald in welke samenstelling dit zal gebeuren. Doel is te komen tot een gedragen en vastgesteld programma van eisen en wensen.
Al heel wat wensen bekend Op dit moment heeft de griffier reeds een programma van eisen en wensen geschreven voor de digitalisering van de gemeenteraad. Dit programma is geschreven op basis van een bezoek aan een drietal andere gemeenten welke inmiddels digitaal werken. Het programma is nu een verzameling van wensen en eisen bij andere gemeenten en zal verder afgestemd moeten worden op de gemeente(raad) Woensdrecht. Belangrijk is dat de raad keuzes maakt over wat eisen zijn en wat wensen zijn. Echter, om ook de bestuurlijke stukkenstroom volledig te digitaliseren is een programma van eisen en wensen nodig dat ook aansluit bij de behoefte van het college, MT en de organisatie. Om tot dit programma van eisen en wensen te komen is het belangrijk om alle belanghebbenden in dit proces te kennen.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
Het opstellen van een planning voor en afhandeling van het inkooptraject Op basis van het programma van eisen en wensen zal de projectleider een planning maken voor het inkooptraject en kunnen diverse offertes bij bedrijven worden opgevraagd. Nadat de offertes binnen zijn zal in een overleg met de werk- en stuurgroep een keuze gemaakt worden voor een partij. Bij de beoordeling van de offertes neemt ook het functioneel ontwerp een belangrijke rol in. Voor de beoordeling van de offertes wordt gebruik gemaakt van het programma van eisen en wensen. Het resultaat van bovenstaande activiteiten is dat de gemeente Woensdrecht komt tot de selectie van een softwarepakket dat aansluit bij de werkprocessen. Daarnaast moet de software voldoen aan het programma van eisen en wensen. Fase 2: inkooptraject Activiteit 1.
/
/ 2.
/
Deadline
Capaciteit Woensdrecht
Reeds uitgevoerd
3 Workshops
Beschrijven werkprocessen: Workshops en/of gesprekken om het belangrijkste processen rond de stukkenstroom en vergaderen te
De werkgroep doet de review van de werkprocessen.
Beschrijven/actualiseren Opstellen programma van eisen en wensen: Onderzoek en uitwerking door projectleiders
Week 19/20
3.
Creëren van draagvlak voor project en Programma van Eisen (ambtelijk)
/
Workshop om prioriteiten te stellen in brede afvaardiging van organisatie
Week 21 (21 mei)
/
Communicatie over de resultaten richting organisatie (medeverantwoordelijk maken)
Week 22
Roadshow langs belangrijke teamoverleggen om project en eisen voor te leggen
Week 22?
PvE vaststellen in gedeelde vergadering PG + SG
Week 24 (11 juni)
/
/ 4.
Creëren van draagvlak voor project en Programma van Eisen (raad)
/
Workshop om prioriteiten te stellen raadswerkgroep/raad
/
Bespreking van de resultaten met de griffie en raadswerkgroep
/
Opstellen (raads)voorstel voor vaststelling Programma van Eisen door de raad
Betrokkenen zijn beschikbaar voor workshops en review van PvE.
Betrokkenen zijn beschikbaar voor workshop
Week 21 (19 mei) Week 22 Week 25
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
/ 5.
Vaststellen Programma van Eisen
Week 26
Opstarten inkooptraject (het inkoop traject wordt in zijn geheel uitgevoerd door het inkoopbureau van Woensdrecht)
Start week 27
6.
Beoordeling van offertes en voeren van gesprekken
Week 30
Beoordeling offertes door werkgroep ism stuurgroep.
7.
Pakketselectie en contracteren
Week 31
Idem
8.
Beoordelen functioneel ontwerp:
Week 35
/
Gesprekken om het functioneel ontwerp te bespreken en verrijken
Planning inkooptraject wordt opgesteld door projectleider en vastgesteld door stuurgroep.
Werkgroep stelt functioneel ontwerp op.
4.3 / Fase 3: Implementatie en testfase Het doel van deze fase is de aangekochte infrastructuur op een zorgvuldige manier uit te rollen en in gebruik te nemen in de organisatie. Het gaat daarbij om een proces dat aansluit op de mensen, organisatie en techniek en valt uiteen in twee onderdelen: / De technische implementatie gaat over het configureren, testen en het verwerken van de testresultaten (denk aan functionele eisen, koppelingen met andere systemen zoals Corsa, inregelen van rollen en rechten en de migratie van stukken uit huidige systemen) van het gekozen pakket in de organisatie van Woensdrecht. / De organisatorische implementatie is gericht op het veranderproces in de organisatie. Mensen gaan anders werken, wat gevolgen heeft voor de werkprocessen, taken, verantwoordelijkheden en evengoed voor de competenties van de medewerkers (vaardigheden, houding en gedrag). Monitoren van de migratie Hierbij gaat het om de werkelijke overgang tussen het oude en het nieuwe pakket en alle informatie die overgezet dient te worden. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door het functioneel beheer. Door de projectleider wordt toegezien op de planning. Monitoren van de configuratie Het gaat hier om het inrichten van het pakket voor de specifieke context in Woensdrecht en de realisatie van de koppelingen met CORSAcase en het inregelen van de hosting. Aandachtspunten zijn het functioneel inregelen van rollen en rechten en het invoeren van vaste sjablonen voor het opstellen van raadsvoorstellen en het publiceren van stukken op de website. Deze werkzaamheden worden vooral uitgevoerd door het functioneel beheer. Door de projectleider wordt toegezien op de planning. Testen van het systeem De test heeft tot doel te controleren of alle functionaliteiten goed functioneren, bijvoorbeeld het bestuurlijke besluitvormingsproces op de juiste wijze werkt (betrouwbaar in een dualistisch organisatiemodel) en of het digitaal vergaderen in de praktijk gefaciliteerd wordt. De testen dienen daarnaast voor het verkrijgen van draagvlak in de organisatie, door een groep eindgebruikers mee te nemen in het systeem. Concreet gaat het om het voorbereiden, uitvoeren van de tests in diverse gremia, komen tot testresultaten en afstemming met de leverancier over het doorvoeren van verbeteringen en monitoring van de realisatie.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
Voor de organisatie, college en MT zullen de test voornamelijk gedaan worden door de werkgroep. Ook zullen enkele stellers van voorstellen genaderd worden om de systemen te testen. Voor de gemeenteraad zullen de testen door de raadswerkgroep worden verricht, gezamenlijk met de griffie. Begeleiding en competentieontwikkeling Met behulp van communicatie-uitingen worden mensen in de organisatie proactief geïnformeerd en enthousiast gemaakt voor de invoering van digitaal werken. Per afdeling wordt een implementatie-team ingericht met daarin enkele expertgebruikers. Dit zijn medewerkers die in deze fase uitgebreid worden geïnformeerd en getraind om met het systeem om te gaan. Zoals in hoofdstuk 2 is beschreven vervullen, wanneer de applicatie(s) gereed zijn voor implementatie, de leden van de stuur- en werkgroep een belangrijke rol als ambassadeur richting hun directe collega’s. Zij zullen dan in ieder geval als expertgebruiker ingezet worden, aangevuld met collega’s van niet vertegenwoordigde afdelingen. Op deze manier worden afdelingen proactief betrokken en worden enkele medewerkers ambassadeur voor het systeem (expertgebruikers), zodat er kennis op de afdeling zelf wordt opgebouwd over proces en systeem. Het team brengt in kaart wat er in de implementatie geregeld moet worden qua processen, training en borging op de eigen afdeling. Op deze manier ontstaat er voor elke afdeling een inproductiename-planning. Tijdens de inproductiename komt deze groep enkele malen bijeen om de voortgang te bespreken, daarbij hebben we aandacht voor aanwezige obstakels en weerstanden die het succes van de implementatie kunnen belemmeren. Met het team van expertgebruikers wordt op basis van de ervaring die wordt opgedaan gekeken hoe de verdere uitrol plaats moet vinden. Het resultaat van deze fase is de acceptatie van het softwarepakket door de projectorganisatie. Een tweede resultaat is dat er draagvlak in de organisatie is gerealiseerd voor de invoering van de digitalisering van de bestuurlijke stukkenstroom. Fase 3 Implementatie en testfase Activiteit
Deadline
Capaciteit Woensdrecht
1.
Monitoren van de migratie
Week 35
Uitvoering door ICT/functioneel beheer
2.
Monitoren van de configuratie, inclusief realisatie koppelingen met CORSAcase en hosting
Week 35/36
Uitvoering door ICT/functioneel beheer
Week 36/40
Deze tests worden uitgevoerd door dezelfde groep die in fase 2 aan de workshops deelneemt
3.
Testen
/
Testprocedure voorbereiden
/
Testen in diverse gremia
/
Terugkoppeling van testresultaten (bijeenkomst stuurgroep)
/
Controle op verbeterpunten richting leverancier
5.
Begeleiding en competentieontwikkeling
/
Informatiebijeenkomst met teamleiders
/
Informatiememo voor intranet
Week 38/39
Van elke afdeling wordt minimaal 1 expertgebruiker aangewezen. In eerste informatiebijeenkomst zijn ook de teamleiders aanwezig, die eventueel ook kunnen optreden als expertgebruiker.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
/ 6.
Opleiden expertgebruikers Acceptatie go/no go
Week 40
Aanwezigheid afvaardiging stuurgroep en leverancier
4.4 / Fase 4: Inproductiename De inproductiename heeft tot doel het gekozen pakket in de gemeente Woensdrecht in gebruik te nemen, inclusief het ondersteunen van het veranderproces binnen de organisatie die hiermee samenhangt. Training van beleidsambtenaren, bestuursondersteuning en griffie, MT, bestuurders en raadsleden Voor alle gremia die digitaal zullen gaan werken zullen we in een dagdeel een training organiseren. Deze training zal een interactief karakter hebben: ‘al doende leert men’. Alle beleidsambtenaren die voorstellen maken, zullen bij deze training aanwezig moeten zijn. Dit geldt ook voor het MT. Voor bestuurders en bestuursondersteuning zal een aparte training worden georganiseerd, omdat zij op een andere manier gebruik gaan maken van het nieuwe systeen. Ook voor de gemeenteraad zal een aparte training worden georganiseerd. Monitoring van de ingebruikname van het pakket in de ambtelijke organisatie, het MT, het college en de raad De monitoring van de ingebruikname van het pakket zal voor een groot deel door de werkgroep en de expertgebruikers moeten gebeuren. Zij hebben immers in de dagelijkse praktijk te maken met het systeem. Functioneel beheer zal dit proces begeleiden. De projectleider zal een totaal overzicht houden over de ingebruikname van het pakket. Inloopspreekuur Organiseren van een inloopspreekuur voor vragen en opmerkingen voor eindgebruikers. Het gaat hierbij ook om ondersteunen bij vragen en problemen die kunnen ontstaan bij de inbedding van digitaal werken in de dagelijkse praktijk, dus de ondersteuning van expertgebruikers. Een inloopspreekuur zal ook voor raadsleden worden georganiseerd. Voortgangsoverleg met expertgebruikers In voortgangsgesprekken met de aangewezen expertgebruikers bespreekt de projectleider in hoeverre het digitaal werken op de juiste manier functioneert, in hoeverre digitaal werken is ingebed op de afdeling en of de gebruikers tevreden zijn over het digitaal werken. Overdrachtsdocument Om het project goed af te sluiten zal de projectleider een overdrachtsdocument opstellen voor de organisatie. In dit overdrachtsdocument zal er voor gezorgd worden dat de stand van zaken volledig duidelijk is in de organisatie en dat de organisatie zelf het traject voort kan zetten. Het resultaat van de implementatie is dat het bestuurlijke besluitvormingsproces van de gemeente digitaal en integraal (van steller tot publicatie) wordt gefaciliteerd en alle gremia in staat zijn om het systeem te gebruiken. Het college en de raad kunnen digitaal vergaderen.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
Fase 4 Inproductiename Activiteit
Deadline
Capaciteit Woensdrecht
1.
Week 41/42
De trainingen zullen worden verzorgd door de projectleider. Afhankelijk van gemaakte afspraken zal ook de leverancier hier ook bij aanwezig zijn.
Ondersteuning met name door functioneel beheer. Projectleider heeft coördinerende rol.
Trainingen (voorbereiding en uitvoering)
/
Ambtenaren
/
Bestuursondersteuning & griffie
/
Raadsleden
/
Bestuurders
2.
In gebruik name pakket (vergaderen en stukkenstroom)
Week 42/43
3.
Inloopspreekuur en ondersteuning
Week 43/44
4.
Voortgangsoverleg met expertgebruikers
Week 45
5.
Opstellen van een overdrachtsdocument
Week 46
Planning van bijeenkomst Aanwezigheid
4.5 / Fase 5: Nazorg en advies vervolg De implementatie van digitaal werken is geen eenmalige actie. Het digitaal werken bewijst zijn toegevoegde waarde voor de gemeente pas echt wanneer het gebruik regelmatig geoptimaliseerd wordt. Het gaat dan zowel om inspanningen binnen de eigen organisatie als door de leverancier van de software. Het doel van deze fase is dat dit continue proces in de organisatie geborgd wordt. Het borgen van een leercyclus In de afronding zal het projectteam ontmanteld worden, bij de inproductiename zijn de noodzakelijke beheersmatige rollen al in de organisatie belegd. Tijdens deze afsluitingsfase maakt de stuurgroep afspraken wanener het digitaal werken zal worden gemonitord. Gebruikelijk is het effect van de implementatie na één of twee jaar te evalueren. Het verzorgen van een zorgvuldige overdracht Het project wordt afgesloten met een evaluatiebijeenkomst waarin − lerend van de opgebouwde ervaring – vooruit gekeken wordt. Op deze manier worden geleerde lessen gedeeld, ontwikkelkansen voor de toekomst expliciet gemaakt en aanbevelingen gedaan voor het inrichten van een continue optimalisatiecyclus. Het resultaat van deze fase is dat het digitaliseringsproject op een zorgvuldige wijze is afgerond en dat Woensdrecht zicht heeft op kansen voor doorontwikkeling. Fase 5 Nazorg en advies vervolg Activiteit
Deadline
Capaciteit Woensdrecht
1.
Het borgen van een leercyclus
Week 48/49
Stuurgroep
2.
Het verzorgen van een zorgvuldige overdracht
Week 49
/
Werkgroep en stuurgroep
Evaluatie Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
5 Beheersing Begroting De begroting wordt opgesteld zodra er inzicht is in de te maken kosten. Dit gebeurt wanneer de business case is vastgesteld. Projectorganisatie In hoofdstuk 3 is de projectorganisatie beschreven. Bovendien wordt uitgegaan van de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Opdrachtgever & stuurgroep / Keurt het Plan van Aanpak goed. /
Schept de condities die nodig zijn voor een correcte projectuitvoering.
/
Neemt besluit over de onderwerpen, die binnen de scope van het project vallen, met gebruikmaking van advies van de projectleider.
/
Legt te nemen besluiten over onderwerpen, die buiten de scope van het project vallen, maar wel een relatie hebben met de opdracht, voor aan de stuurgroep.
/
Keurt het projectresultaat goed.
/
Dechargeert na de projectafronding de projectleider.
Projectleider / Is verantwoordelijk voor het aansturen op het vastgestelde projectresultaat. /
Geeft leiding aan het projectteam.
/
Formuleert voorstellen voor het verkrijgen van de benodigde menscapaciteit en middelen en kwaliteit.
/
Signaleert (capaciteits)knelpunten aan de opdrachtgever.
/
Definieert de uit te voeren activiteiten.
/
Bewaakt de voortgang en kwaliteit van de projectresultaten.
/
Registreert en toetst de verbruikte middelen (m.n. financiën).
/
Is verantwoordelijk voor de juiste communicatielijnen en het informeren van alle belanghebbenden.
/
Is verantwoording verschuldigd aan de opdrachtgever over de voortgang van het project.
Leden van werkgroep / Brengt inhoudelijke kennis in van het proces van bestuurlijke informatievoorziening. /
Is verantwoordelijk voor het uitvoeren van afgesproken werkzaamheden.
/
Signaleert (capaciteits)knelpunten aan de projectleider.
/
Signaleert uit te voeren activiteiten aan de projectleider.
/
Bewaakt de voortgang en kwaliteit van de (deel)resultaten binnen eigen scope.
/
Is medeverantwoordelijk voor de juiste communicatielijnen en het informeren van alle belanghebbenden.
/
Is verantwoordelijk voor afstemming van (functionele) keuzes met de gebruikers. Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
/
Is het aanspreekpunt voor vragen van de gebruikers (kan in latere fase naar expertgebruikers.
Functioneel Beheerder / Verantwoordelijk voor de functionele inrichting van de nieuwe applicaties BIS en RIS. /
Aanspreekpunt voor leveranciers.
/
Zorgt voor overdracht van project naar regulier functioneel beheer.
/
Zorgt voor de inventarisatie van de eisen aan support door ICT.
/
Voorstel opstellen support door ICT op basis van de behoefte.
/
Zorgt voor afstemming met Equalt, indien nodig.
Kwaliteit / Beoordeling en vaststelling van het Plan van Aanpak door stuurgroep. /
Beoordeling en vaststelling van het Programma van eisen en wensen door de stuurgroep.
Informatie De informatie, die gedeeld moet worden door meerdere partijen binnen en buiten het project, wordt in een projectdossier vastgelegd. De stuur- en werkgroepoverleggen zijn de momenten waarop de voortgang wordt besproken en vastgelegd. Tijd In het project zal primair gestuurd gaan worden op tijd. Bewaking en besturing vindt plaats door de projectleider op basis van werk- en stuurgroep vergaderingen. Samenwerking De samenwerking tussen organisatie, bestuursondersteuning en de griffie is essentieel voor het slagen van het project. Deze samenwerking wordt geborgd door de samenstelling van de stuurgroep. Daarnaast is de samenwerking tussen de gemeente leverancier van de/het nieuwe syste(e)m(en) van groot belang.
Plan van aanpak / DBB Woensdrecht
