PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN KECAMATAN KALASAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENERIMAAN TAMU LUAR DAERAH
PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN KECAMATAN KALASAN
Nomor SOP Tanggal Pembuatan I Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Pengesahan
Camat Kalasan
SAMSUL BAKRI, S.IP, MM Pembina, IVa NIP 197105251991031006 Nama SOP Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok- Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999; 2. UU Nomor 32 Tahun 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah yang telah ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005; 3. Peraturan Daerah Nomor................... 4. Peraturan Bupati Sleman Nomor................ 5. Keputusan Bupati Sleman Nomor................
Kualifikasi Pelaksana 1. 2. 3. 4. 5.
Keterkaitan 1. Penyusunan SPJ Pengeluaran Dana APBD Kabupaten Sleman
Peringatan Sanksi: Jika SOP tidak dilaksanakan akan menurunkan kepercayaan tamu terhadap Kec. Kalasan Solusi: Sebelum kunjungan dilaksanakan harus dibicarakan syarat dan prosedur sesuai SOP.
Penerimaan Tamu Luar Daerah
Camat, S1/S2 Sekretaris Kecamatan, S1/S2 Kepala Sub Bag Umum dan Kepegawaian, Sarjana Muda Penyiap dan pengolah bahan Seksi: SLTA/D3/S1 Penatalaksana: SLTA/D3
Peralatan/Perlengkapan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ruang Penerimaan Tamu (Pendopo Kecamatan) Sound system LCD, dan Proyektor Komputer PC set (+ printer) ATK, buku Tamu Peralatan Kebersihan Pencatatan dan Pendataan
1. Penerimaan tamu luar daerah tidak dianggarkan di APBD 2. Informasi resmi (per surat) permintaan kunjungan 3. Contact Person kedua belah pihak.
Pelaksana No
Uraian Prosedur
Tamu/ Calon Tamu
Subbag Umum & Kepegawaian
Kasi/ Kasubbag
Mutu Baku Sekcam
Camat
Kelengkapan
Waktu
Output
1.
Pihak calon tamu mengajukan surat permintaan kunjungan: - Waktu - Tema - Locus kunjungan lapangan - Permintaan lainnya
- Surat resmi/Fax - Konfirmasi
Max 1 minggu sebelum hari H
2.
Memproses surat secara hierarki (kebijakan, arahan, disposisi)
- Lembar disposisi - Surat asli/fax
1 jam
Kebijakan, disposisi
3.
Menindaklanjuti kepada pihak Calon tamu untuk pembicaraan halhal substantif dan administratif termasuk biaya konsumsi, nara sumber, dan sarana lain.
-
Pesawat telepon Faximile Handphone Komputer
1 hari
Komunikasi dua arah terjadi
4.
Kepastian/deal kunjungan: - Hari,tanggal, jam - Daftar pertanyaan - Locus kunjungan lapangan - Lainnya (bila ada)
-
Hasil kesepakatan Daftar pertanyaan Surat resmi pemberitahuan
5.
Persiapan penerimaan kunjungan mulai H-3 s.d H-1 (cendera mata, undangan, konsumsi, tempat, dan sarana lain)
6.
Persiapan hari H kunjungan (memastikan kehadiran undangan, kesiapan konsumsi, kebersihan & positioning tempat dan sarana lain)
-
Menu Pesawat telepon Denah posisi tempat Komputer LCD Kamera Check list seluruh persiapan
Surat resmi/fax diterima
30 menit
Hasil kesepakatan
3 hari
Bukti pemesanan, koordinasi dengan pengurus barang
1 jam
Tempat siap, konsumsi tersedia, sarana lain siap
Ket
Kendaraan
7.
Tamu tiba/sampai kompleks kecamatan Kalasan
8.
Penyambutan/penerimaan sebelum masuk pendopo Kecamatan (oleh minimal seluruh pejabat struktural)
-
9.
Acara formal penerimaan kunjungan di Pendopo (Pembukaan selamat datang; sambutan maksud, tujuan, perkenalan tamu; sambutan penerimaan, perkenalan kec, gambaran umum/materi; serah terima cendera mata; dokumentasi)
-
10.
Penyelesaian administrasi kunjungan (penandatanganan SPPD, admin keuangan )
11.
12.
Seragam Salam khas Posisi/tempat
Ruang/pendopo Sound system Daftar tamu Buku tamu LCD proyektor Konsumsi Kamera/dokumentasi
10 menit
Kepastian jumlah tamu
10 menit
Tamu telah disambut dengan baik
2 jam
Acara penerimaan tamu secara formal terselenggara
- Nota, Kuitansi - SPPD
1 jam
SPPD ditandatangani dan distempel lengkap, administrasi keuangan selesai lengkap.
Kunjungan lapangan
- Camat/sekcam - Kasi terkait - Staf seksi terkait.
2 jam
Tamu diantar ke Seksi-seksi / desa sesuai tujuan
Tamu meningggalkan Kecamatan Kalasan
- Pembersihan ruangan - Evaluasi
20 menit
Jalinan silaturrahim antara dua pihak terjadi.
