Pedoman Perilaku Terakhir Diperbarui: Januari 2016
Surat kepada Kolega Perkenalan Pedoman Perilaku Bisnis dan Etika Willis Towers Watson. "Pedoman," demikian kita akan menyebutkan, adalah panduan penting tentang tata cara kita berbisnis sebagai Willis Towers Watson. Pedoman ini memberikan rincian perilaku yang diharapkan untuk diikuti – perilaku yang selalu kita dukung dan hargai. Saya harap Anda akan membaca Pedoman ini, meski terdapat bagian-bagian tertentu yang mungkin tidak berlaku bagi tugas Anda. Jika ada pertanyaan, harap hubungi manajer atau sumber informasi lain yang tercantum pada dokumen ini – mereka siap untuk membantu Anda. Dengan membaca dan mengikuti ketentuan-ketentuan Pedoman ini, kita akan menunjukkan kepada nasabah, kolega, pemangku kepentingan, dan masyarakat bahwa kita bangga berbisnis dengan menggunakan nilai-nilai kita sebagai landasan untuk segala hal yang kita lakukan. Nilai-nilai kita adalah faktor utama yang paling berperan untuk menjalankan bisnis bersama-sama. Nilai-nilai yang kita miliki dikenal sebagai Willis Towers Watson – fokus pada nasabah, teamwork, penghargaan, keunggulan, dan integritas – menyatukan kita dan merupakan jantung perusahaan kita. Anda dapat membaca selengkapnya tentang nilai-nilai itu di sini. John
1
Pedoman dalam Satu Halaman
Perusahaan kita menjalankan bisnis untuk menyediakan layanan dan solusi terbaik bagi nasabah kami. Itu adalah tujuan kita dan alasan seluruh apa yang Anda kerjakan di sini, langsung atau tidak langsung. Jika Anda suka bekerja sama dengan orang-orang hebat untuk memberikan layanan dan solusi bermutu tinggi, disertai dengan pengalaman pemberian layanan kelas dunia kepada nasabahnya, Anda berada di tempat yang tepat.
Senantiasa melaksanakan tugasnya dengan kejujuran, integritas, dan keadilan dalam segala yang Anda lakukan. Selalu.
Kita selalu bekerja benar-benar sesuai dengan peraturan. Tanpa suap, tanpa uang pelicin, tanpa isyarat mata, tanpa anggukan, tanpa sulap-tangan verbal, tanpa kesepakatan bawah meja; tak satu pun dari itu. Hal ini sangat sederhana. Bayangkan apakah Anda akan merasa nyaman menjelaskan tindakan-tindakan Anda ke seluruh dunia di halaman depan surat kabar global. Jika merasa ragu, hubungi manajer Anda, bagian Hukum atau Risk & Compliance dan diskusikan keadaannya. Mereka siap untuk membantu Anda untuk berbuat yang benar. Manfaatkan mereka.
Kita hanya akan bekerja sama dengan orang-orang, mitra bisnis, dan pihak ketiga yang juga bekerja dengan kejujuran, integritas, dan keadilan, serta melakukan pekerjaan sepenuhnya sesuai aturan. Perilaku mereka tercermin perlakuan kita.
Apakah Anda memiliki perjanjian kerahasiaan atau perjanjian untuk tidak bersaing dengan perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya? Hargailah itu. Itu adalah bagian dari integritas Anda.
Di industri, kita membicarakan nilai yang kita berikan untuk memenuhi kebutuhan nasabah, bukan dengan merendahkan pesaing kita.
Jika Anda melihat sesuatu, katakanlah. Katakan kepada manajer Anda, bagian Layanan Hukum, Risk & Compliance, atau Hotline Etika. Kita tidak memberikan toleransi terhadap retribusi, jadi jika Anda melaporkan sesuatu dengan niat baik, baik hal ini akan berubah menjadi isu atau tidak, Anda akan tetap dilindungi.
Anda akan berhubungan dengan banyak informasi pribadi dan rahasia di sini. Jagalah agar hal ini tetap bersifat pribadi dan rahasia. Hanya bagikan informasi rahasia kepada pihak-pihak yang perlu mengetahuinya, meskipun mereka adalah orang dalam perusahaan. Termasuk juga informasi rahasia tentang sesama kolega Anda dan nasabah kita. Anda menghargai privasi Anda, demikian bukan? Demikian juga orang lain.
Kita harus memberikan penjelasan yang bersifat objektif dan tak bias kepada nasabah-nasabah kita. Itulah salah satu alasan mereka memilih untuk mempekerjakan kita. Benturan kepentingan adalah setiap situasi ketika kita terlibat dalam beberapa kepentingan, salah satunya yang mungkin dapat mengakibatkan objektivitas kita dipertanyakan oleh pihak lain. Konflik kepentingan, dan bahkan sekadar terlihat seperti benturan kepentingan, dapat menyebabkan masalah besar bagi Anda dan perusahaan. Jika Anda menganggap diri Anda, atau perusahaan dalam situasi tertentu, memiliki benturan kepentingan, hubungi manajer Anda, bagian Hukum, atau Risk & Compliance. Mereka akan membantu Anda dalam menanganinya.
2
Perdagangan orang dalam adalah perdagangan dalam sekuritas keuangan berdasarkan informasi material, non-publik. Ini juga merupakan tindakan berlawanan dengan hukum. Anda mungkin memiliki keleluasaan dalam mengakses informasi pada Willis Towers Watson atau pada perusahaan nasabah dalam rangka pelaksanaan pekerjaan Anda di sini. Jangan memperdagangkan informasi-informasi tersebut. Dan jangan memberikannya kepada keluarga Anda, teman, atau siapa pun di luar Willis Towers Watson tanpa izin.
Kita mematuhi hukum di negara tempat kita beroperasi, hukum internasional seperti peraturan tentang sanksi dan pembatasan ekspor, Pedoman dan kebijakan kita yang mendukung Pedoman tersebut. Hal ini menjadi bagian dari tugas kita di sini untuk memahaminya dan mematuhinya. Jika Anda memiliki pertanyaan, harap hubungi manajer Anda, bagian Hukum atau Risk & Compliance Mereka akan memandu Anda ke arah yang benar.
3
DAFTAR ISI Surat kepada Kolega ..............................................................................................................................1 Pedoman dalam Satu Halaman .............................................................................................................2 1.
Pendahuluan: Pedoman Willis Towers Watson...........................................................................6 1.1 Mengapa Kita Memiliki Pedoman .............................................................................................6 1.2 Siapa yang Harus Mematuhi Pedoman ini................................................................................6 1.3 Tanggung Jawab Kita Berdasarkan Pedoman .........................................................................6 1.4 Mematuhi Undang-undang dan Peraturan................................................................................7 1.5 Informasi Tambahan .................................................................................................................7
2.
Nilai-nilai Willis Towers Watson ....................................................................................................8
4.
Pentingnya Bicara Berterus Terang ...........................................................................................11 4.1 Di Mana (dan Kapan) Harus Mengajukan Pertanyaan dan Membahas Hal-hal yang Perlu Mendapat Perhatian. .....................................................................................................11 4.2 Investigasi dan Akibat dari Kesalahan ....................................................................................11 4.3 Komitmen Tanpa Hukuman Willis Towers Watson .................................................................12
5.
Melakukan Hal yang Benar bagi Nasabah dan Mitra Kita .........................................................13 5.1 Mutu Layanan dan Solusi .......................................................................................................13 5.2 Praktik Penjualan dan Pemasaran yang Adil ..........................................................................13 5.3 Penempatan dan Pembaruan Asuransi ..................................................................................13 5.4 Pengungkapan Kompensasi ...................................................................................................14 5.5 Keluhan ...................................................................................................................................14 5.6 Undang-Undang Persaingan Global .......................................................................................15 Informasi persaingan tentang pihak lain .................................................................................15 5.7 Bisnis Beregulasi .....................................................................................................................16 5.8 Praktik Hukum Tanpa Izin .......................................................................................................16 5.9 Kekayaan Intelektual dan Hak Cipta .......................................................................................17
6.
Melakukan Hal yang Benar bagi Sesama Karyawan .................................................................18 6.1 Keragaman dan Penyertaan di Willis Towers Watson............................................................18 Privasi karyawan .....................................................................................................................18 Kewajiban-kewajiban pekerjaan sebelumnya .........................................................................19 6.2 Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan Tempat Kerja.......................................................19 Mencegah kekerasan di tempat kerja .....................................................................................19 Penyalahgunaan penggunaan zat ..........................................................................................19
7.
Melakukan Hal yang Benar demi Perusahaan Kita ...................................................................20 7.1 Benturan Kepentingan ............................................................................................................20 Benturan Kepentingan secara organisasi ...............................................................................20 Benturan Kepentingan Pribadi dan Keluarga .........................................................................20 4
Pekerjaan tambahan ...............................................................................................................21 Direktur pada perusahaan lain ................................................................................................21 Peluang bisnis .........................................................................................................................21 7.2 Menerima Hadiah dan Jamuan Bisnis ....................................................................................22 7.3 Menyediakan Hadiah dan Jamuan Bisnis ...............................................................................22 7.4 Panduan Antikorupsi ...............................................................................................................22 7.5 Sanksi, Embargo Dagang, dan Kontrol Ekspor ......................................................................24 7.6 Pencucian uang dan Antiterorisme .........................................................................................24 7.7 Aset dan Informasi Perusahaan ..............................................................................................24 Informasi Rahasia Nasabah ....................................................................................................25 Keamanan informasi ...............................................................................................................26 Privasi data .............................................................................................................................26 Aset fisik dan sistem komputer Perusahaan ...........................................................................27 Kekayaan intelektual ...............................................................................................................27 7.8 Media Sosial ............................................................................................................................27 8.
Melakukan Hal yang Benar untuk para Pemegang Saham ......................................................28 8.1 Pembukuan dan Arsip yang Akurat ........................................................................................28 Manajemen arsip.....................................................................................................................28 8.2 Perdagangan Sekuritas dan Informasi Orang Dalam .............................................................29 Pemberian tip ..........................................................................................................................29 8.3 Audit dan Investigasi ...............................................................................................................29 8.4 Menangani Penyelidikan Eksternal .........................................................................................30
9.
Melakukan Hal yang Benar bagi Masyarakat Kita .....................................................................31 9.1 Partisipasi dalam Masyarakat Kita ..........................................................................................31 Melakukan pendekatan ...........................................................................................................31
10. Pengecualian dan Pelepasan Hak ...............................................................................................32 11. Pertanyaan tentang Pedoman atau Kebijakan...........................................................................33 12. Pernyataan Resmi .........................................................................................................................34 LAMPIRAN .............................................................................................................................................35
5
1. Pendahuluan: Pedoman Willis Towers Watson 1.1 Mengapa Kita Memiliki Pedoman Pedoman kita adalah panduan dan rujukan bagi karyawan Willis Towers Watson untuk mendukung pengambilan keputusan setiap hari. Ini juga merupakan alat untuk mengadakan diskusi tentang etika dan memperbaiki cara kita menangani dilema etika dan area abu-abu yang dihadapi dalam pekerjaan sehari-hari. Penyebutan “karyawan” di seluruh Pedoman ini hendaknya diartikan termasuk seluruh direksi (selain direktur perusahaan induk, Willis Towers Watson plc – lihat bagian 1.2 berikut), petugas, dan karyawan Willis Towers Watson. Willis Towers Watson plc, bersama dengan seluruh anak perusahaan dan afiliasi, disebut secara bersama-sama sebagai Willis Towers Watson atau “Perusahaan”. Pedoman ini dimaksudkan untuk melengkapi standar, kebijakan, dan aturan yang ada, bukan ditujukan untuk menggantikannya, sehingga berisi rujukan ke kebijakan dan prosedur Perusahaan. Kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur ini dapat diakses oleh seluruh karyawan melalui intranet Willis Towers Watson, yang mungkin mencakup tautan ke situs-situs bawaan dan kebijakan-kebijakan terdahulu apabila sesuai. Perusahaan kita akan selalu menciptakan dan memperbarui kebijakan bila diperlukan. Sebagai individu, masing-masing kita bertanggung jawab untuk meninjau dan mematuhi kebijakan-kebijakan ini, termasuk kebijakan bawaan yang telah ada dan kebijakan-kebijakan baru yang menggantikannya.
1.2 Siapa yang Harus Mematuhi Pedoman ini Pedoman ini berlaku bagi seluruh karyawan Willis Towers Watson. Itu berarti bahwa seluruh karyawan Willis Towers Watson, seperti yang didefinisikan di atas, harus mematuhi ketentuanketentuannya. Selain itu, semua anak perusahaan dan afiliasinya —serta pihak lain yang bekerja sama dengan Willis Towers Watson, misalnya kontraktor, pekerja sementara, pihak ketiga, agen, dan vendor—harus mematuhi Pedoman dan kebijakan-kebijakan terkait. Bab-bab berikut berlaku juga bagi Direktur perusahaan induk, Willis Towers Watson plc: 1.4. Mematuhi Undang-undang dan Peraturan; 3.1. Di Mana (dan Kapan) Harus Mengajukan Pertanyaan dan Membahas Hal-hal yang Perlu Menjadi Perhatian ; 3.2. Penyelidikan dan Konsekuensi Kesalahan; 3.3. Komitmen Tanpa Hukuman Willis Towers Watson; 6.1. Benturan Kepentingan; 7.2. Perdagangan Sekuritas dan Informasi Orang Dalam; dan 9. Pengecualian dan Pelepasan Hak.
1.3 Tanggung Jawab Kita Berdasarkan Pedoman Di Willis Towers Watson, berkomitmen untuk berbisnis dengan kejujuran, integritas, dan keadilan, di mana pun kita beroperasi. Oleh karena itu, masing-masing dari kita harus meninjau Pedoman secara rutin dan memasukkan standar-standarnya ke dalam pekerjaan sehari-hari kita. Kita juga harus tetap waspada pada perilaku yang mungkin bertentangan dengan Pedoman, serta situasi-situasi yang 6
mungkin menyebabkan perilaku menjadi ilegal, tak beretika, atau tidak tepat. Jika Anda melihat kemungkinan terjadinya pelanggaran, Anda bertanggung jawab untuk melaporkan apa yang Anda ketahui. Mereka yang berada di posisi manajemen Willis Towers Watson memiliki tanggung jawab tambahan untuk memastikan perilaku beretika dilaksanakan. Jika Anda seorang manajer, Anda hendaknya memimpin sebagai teladan, dengan menggunakan perilaku Anda sendiri sebagai model bagi karyawan yang lain. Anda diharapkan menanamkan budaya kepatuhan dan bersiaga menghadapi pelanggaran atas Pedoman, Kebijakan Perusahaan, atau hukum yang berlaku. Manajer hendaknya juga memotivasi untuk komunikasi secara terbuka dan jujur. Sebagai manajer di Willis Towers Watson berarti dapat bertindak ketika masalah etika menarik perhatian Anda dan mendukung karyawan yang mengungkapkan hal-hal penting dengan niat baik. Dalam melakukan seluruh tanggung jawab ini, manajer hendaknya merasa bebas meminta nasihat dari bagian Risk & Compliance atau Bagian Hukum.
1.4 Mematuhi Undang-undang dan Peraturan Willis Towers Watson akan menjalankan bisnisnya sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku di negara tempat Perusahaan berbisnis. Apabila perlu, Perusahaan akan melaporkan pelanggaran pidana ke pihak berwenang yang sesuai dengan Pengajuan penuntutan dan akan menyelidiki dan menyelesaikan, pelanggaran non-pidana sebagaimana mestinya. Pedoman ini tidak dapat menjelaskan semua hukum di setiap Negara di mana kita beroperasi. Akan tetapi, kita semua bertanggung jawab untuk mematuhi hukum di Negara di mana kita berbisnis. Apabila terdapat keraguan atas legalitas suatu hal, Anda hendaknya merujuk ke Pedoman dan kebijakan lain yang dapat ditemukan di intranet Willis Towers Watson, atau menghubungi bagian Risk & Compliance atau Bagian Hukum. Selain itu, Willis Towers Watson bertanggung jawab untuk memberikan pengungkapan lengkap, adil, akurat, tepat waktu, dan dapat dipahami dalam laporan dan dokumen yang diarsip di, atau menyerahkan ke, Badan Pengawas Pasar Modal (Securities and Exchange Commission) dan dalam komunikasi publik lain.
1.5 Informasi Tambahan Perlu diperhatikan bahwa Pedoman ini bukan merupakan suatu janji akan pekerjaan atau layanan yang berkelanjutan. Informasi boleh dimodifikasi dan diubah sewaktu-waktu oleh Willis Towers Watson dengan kewenangan penuh Perusahaan. Jika hukum di negara setempat berisi persyaratanpersyaratan wajib yang berbeda dari ketentuan-ketentuan Pedoman ini, maka persyaratanpersyaratan itu akan tetap berlaku bagi seluruh karyawan yang bekerja di negara-Negara tersebut.
7
2. Nilai-nilai Willis Towers Watson Ada lima nilai utama yang membentuk cara kita berbisnis sebagai Willis Towers Watson. Nilai-nilai tersebut adalah:
Fokus pada nasabah: Kita diarahkan untuk membantu kesuksesasn nasabah-nasabah kita. Dalam setiap interaksi dan dengan setiap solusi, kita bertindak demi kepentingan yang terbaik bagi Nasabah-nasabah kita – berusaha untuk memahami kebutuhan mereka, menghargai perspektif mereka, dan melebihi dari apa yang mereka harapkan.
Kerjasama: Ketika Anda menerima layanan dari salah satu dari kami, berarti Anda menerima layanan kami semua. Kami memberi solusi inovatif dan nasihat berkelas dunia kepada nasabah kami dengan bekerja lintas batasan-batasan bisnis, geografi, dan fungsi. Kami saling membantu untuk kesuksesan dan menciptakan nilai lebih dengan bekerja sama.
Integritas: Nasabah-nasabah kita berinvestasi lebih besar dari waktu dan uang mereka pada kita; mereka juga menginvestasikan kepercayaan mereka. Kita mencoba mendapatkan kepercayaan tersebut setiap hari melalui profesionalisme, berbuat benar, dan menceritakan kebenaran. Kita bertanggung jawab atas organisasi dan pihak-pihak yang berinteraksi dengan kita – termasuk nasabah, pemegang saham, regulator, dan masing-masing saling bertanggung jawab atas tindakan dan hasilnya.
Penghargaan: Kita saling mendengar dan belajar satu sama lain. Kita mendukung dan menerima segala perbedaan, memelihara budaya inklusif dan bekerja dengan keterbukaan, kejujuran, dan penuh keyakinan. Kita mengelola hubungan kita, di dalam dan di luar perusahaan, berdasarkan keadilan, kepatutan, dan kepatuhan.
Keunggulan: Kita berusaha memimpin dan mempertahankan keunggulan. Yang terpenting, ini berarti komitmen kokoh pada pengembangan profesi dan perkembangan pribadi bagi karyawan kita. Para karyawan kita bertanggung jawab untuk mengembangkan keahlian, kompetensi, dan status mereka, sedangkan perusahaan berinvestasi pada alat dan peluang yang memungkinkan pendidikan berkelanjutan. Dalam bisnis, kita terus memberikan fokus pada inovasi, mutu, dan manajemen risiko.
8
Model Pengambilan Keputusan Beretika Pedoman ini memberikan rangkuman persyaratan umum yang diberlakukan oleh hukum yang berlaku serta prinsip bisnis yang bijaksana, serta menetapkan standar perilaku tertentu yang diharapkan Anda ikuti. Pedoman ini tidak mencakup setiap situasi yang mungkin terjadi atau sejumlah keadaan yang mungkin Anda hadapi dalam karier Anda di Perusahaan. Anda hendaknya menggunakan penilaian yang baik dalam setiap situasi dan menerapkan prinsip dan kebijakan yang mendasari Pedoman ini pada seluruh kegiatan Anda. Cara Pengambilan Keputusan Beretika memberikan satu kerangka kerja yang mencakup tiga pertanyaan untuk memandu pelaksanaan penilaian Anda.
Tidak
3.
Apakah legal? Tidak Yakin
Jangan lakukan ini!
Ya Minta nasihat dari bagian Hukum
Apakah ini sesuai dengan nilai-nilai Willis Towers Watson?
Tidak
Jangan lakukan ini!
Ya Tidak Yakin
Minta nasihat dari
Manajer Anda Risk & Compliance Bagian Hukum Bagian Sumber Daya Manusia
Apakah saya akan dipermalukan jika muncul di laporan media atau tulisan Internet? Tidak
Silakan lanjutkan
9
Ya
Jangan lakukan ini!
10
4. Pentingnya Bicara Berterus Terang 4.1 Di Mana (dan Kapan) Harus Mengajukan Pertanyaan dan Membahas Halhal yang Perlu Mendapat Perhatian. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan Pedoman, kebijakan Perusahaan atau hukum, senantiasa mencari panduan. Ada sejumlah sumber daya yang siap membantu Anda. Jangan ragu untuk menghubungi salah satu sumber daya berikut jika memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau laporan:
Manajer Anda
Bagian Sumber Daya Manusia
Risk & Compliance
Bagian Hukum
The Willis Towers Watson Ethics and Compliance Hotlines (lihat di bawah ini)
Jika Anda memiliki kekhawatiran yang logis, niat baik bahwa telah terjadi pelanggaran Pedoman, Anda hendaknya segera melaporkannya ke salah satu sumber daya yang tercantum di atas. Direksi Willis Towers Watson plc hendaknya melaporkan pelanggaran ke Komite Audit. Akan diupayakan agar kerahasiaan dijaga di dalam batas-batas hukum dan batasan praktis. Jika Anda tidak merasa nyaman melapor ke salah satu individu yang disebutkan di atas, atau jika Anda memiliki kekhawatiran bahwa laporan Anda tidak disampaikan secara memuaskan, Anda memiliki pilihan untuk melaporkan kekhawatiran Anda kepada Ethics and Compliance Hotline Ethics and Compliance Hotline (selanjutnya disebut "The Hotline") disediakan oleh pihak ketiga yang independen. Hotline ini dapat digunakan 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Jika individu dianjurkan untuk menyebutkan identitas mereka, laporan anonim diterima jika hukum setempat mengizinkan. Laporan anonim akan disampaikan selama memungkinkan berdasarkan informasi yang diberikan. Anda boleh menghubungi Hotline secara cuma-cuma Lihat nomor Hotline yang tercantum di Lampiran Pedoman ini.
4.2 Investigasi dan Akibat dari Kesalahan Perusahaan kita akan segera mengambil tindakan sebagai tanggapan terhadap laporan pelanggaran Pedoman ini, termasuk melakukan penyelidikan terkait dengan pelanggaran-pelanggaran yang dilaporkan. Jika Perusahaan menetapkan bahwa seseorang telah melanggar Pedoman kita, maka Perusahaan akan mengambil tindakan sesuai, dalam hal kasus yang serius dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja (bagi petugas dan karyawan Perusahaan). Tergantung pada tingkat pelanggaran, Willis Towers Watson mungkin mengambil tindakan-tindakan lain yang sesuai, termasuk memulai tindakan hukum atau memberi tahu pihak berwenang pemerintah dan pembuat regulasi.
11
4.3 Komitmen Tanpa Hukuman Willis Towers Watson Ingatlah bahwa Willis Towers Watson tidak akan memberikan toleransi atas hukuman kepada siapa pun yang, dengan niat baik, melaporkan pelanggaran Pedoman ini. Siapa pun yang melakukannya dapat dikenai tindakan disipliner yang sesuai, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Membuat laporan dengan niat baik berarti Anda secara logis percaya telah ada atau mungkin telah ada potensi situasi tak etis atau ilegal dan Anda memberikan catatan tentang kekhawatiran Anda dengan benar dan lengkap. Ini tidak berarti bahwa Anda harus membuktikan tanpa keraguan bahwa telah terjadi kesalahan.
12
5. Melakukan Hal yang Benar bagi Nasabah dan Mitra Kita 5.1 Mutu Layanan dan Solusi Reputasi kita tergantung pada integritas orang-orang dan mutu layanan dan solusi kita. Itulah sebabnya kita jujur dalam mempresentasikan keterampilan dan kemampuan kita dalam proposal. Kita berusaha semaksimal mungkin memenuhi komitmen-komitmen kita. Masing-masing kita bertanggung jawab secara individu atas mutu layanan profesi kita. Bila perlu, kita juga bertanggung jawab sebagai individu untuk menjaga kredensial dan izin profesi terkait.
5.2 Praktik Penjualan dan Pemasaran yang Adil Di Willis Towers Watson, kita bersaing secara agresif untuk menjadi pemimpin di pasar global. Akan tetapi, kita tidak boleh melanggar hukum atau membuat pernyataan yang mungkin merusak reputasi kita terkait dengan integritas dan penyelesaian yang adil. Kita semua bertanggung jawab untuk berperilaku dan menjalankan bisnis kita secara adil, beretika, dan taat hukum. Merupakan tanggung jawab kita untuk memastikan bahwa informasi yang kita berikan kepada nasabah dan calon nasabah tentang solusi dan layanan kita adalah adil, faktual, dan lengkap. Kita tidak boleh membuat pernyataan yang bersifat menipu atau menyesatkan untuk memenangkan atau mempertahankan bisnis. Kita harus memberikan nasihat yang bersifat objektif dan netral tentang kepentingan nasabah-nasabah kita. Demikian juga, kita tidak boleh membuat pernyataan yang palsu, menyesatkan, atau merendahkan tentang layanan dan solusi satu pesaing. Kita memenangkan bisnis dengan integritas—tidak dengan merendahkan pesaing. Kita hendaknya menggunakan upaya logis untuk mendapatkan informasi dari calon nasabah dan nasabah baru yang kita perlukan untuk memahami kebutuhan dan persyaratan mereka serta memastikan bahwa kebutuhan dan persyaratan tersebut dibuat dengan memahami sepenuhnya seberapa besar peran Willis Towers Watson dalam melakukan transaksi, termasuk kewajibankewajiban Willis Towers Watson dan nasabah, ke masing-masing pihak dan pihak-pihak lain yang terlibat, seperti perusahaan asuransi. Informasi yang disediakan kepada nasabah kita harus dilakukan secara tepat waktu dan menyeluruh, agar nasabah dapat mengambil keputusan yang seimbang dan berdasarkan informasi.
5.3 Penempatan dan Pembaruan Asuransi Willis Towers Watson, secara langsung atau tidak langsung, tidak akan
13
(i) secara sengaja menerima atau meminta dari perusahaan asuransi kutipan atau indikasi palsu, fiksi, digelembungkan, artifisial, “B”, atau “lemparan”, atau kutipan atau indikasi yang tidak menunjukkan evaluasi terbaik perusahaan asuransi pada saat kutipan atau indikasi diberikan terkait dengan premi minimum yang akan diperlukan oleh perusahaan asuransi untuk mengikat jaminan asuransi yang diinginkan oleh nasabah tersebut; (ii) menerima atau meminta kompensasi terkait pemilihan perusahaan asuransi oleh Willis Towers Watson yang dari perusahaan asuransi tersebut Willis Towers Watson meminta penawaran; atau (iii) menerima atau meminta janji atau komitmen untuk menggunakan urusan broker, agensi, layanan produksi atau konsultasi Willis Towers Watson dari perusahaan asuransi, termasuk urusan broker reasuransi, agensi, atau layanan produksi, tergantung pada penerimaan kompensasi yang tidak pasti atau mendapatkan hal apa pun lainnya yang bernilai materi bagi perusahaan asuransi tersebut. Larangan di (ii) dan (iii) tidak berlaku bagi kompensasi yang dapat diizinkan dari perusahaan asuransi.
5.4 Pengungkapan Kompensasi Kita harus mengungkapkan kepada nasabah kita semua remunerasi yang kita terima dalam kaitannya dengan layanan yang diberikan kepada nasabah itu. Kebijakan pengungkapan kita merupakan tambahan bagi persyaratan hukum atau regulasi yang berlaku, dan didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
Kita tidak akan mengambil keuntungan secara tersembunyi. Pendapatan kita untuk tugas-tugas yang dilakukan bagi nasabah akan diperoleh sesuai undang-undang setempat dan akan diungkapkan ke nasabah seperti yang diwajibkan oleh undangundang tersebut;
Kita tidak akan bertindak yang bertentangan dengan kepentingan nasabah kita; dan
Kita tidak akan menyesatkan nasabah kita atau pasar yang kita gunakan.
Jika Anda memiliki keraguan tentang bagaimana kita menerima pembayaran untuk layanan, Anda hendaknya berkonsultasi dengan manajer Anda atau petugas compliance yang ditunjuk untuk Anda.
5.5 Keluhan Di Willis Towers Watson, kita melakukan segala yang dapat dilakukan untuk memastikan nasabah kita menerima layanan yang mewakili kepentingan terbaik mereka. Akan tetapi, kami mengakui bahwa kadang-kadang layanan kita mungkin tidak memenuhi harapan. Oleh karena itu, kita telah mengambil prosedur keluhan dan karyawan wajib mengikuti prosedur-prosedur itu sehingga keluhan-keluhan nasabah dapat ditangani dengan benar.
14
5.6 Undang-Undang Persaingan Global Untuk bersaing secara sah dan dengan integritas, kita juga harus mematuhi regulasi dagang, persaingan dan undang-undang antitrust. Jika Anda melanggar undang-undang ini, Anda dan Willis Towers Watson mungkin menghadapi masalah perdata dan pidana, termasuk denda besar dan pidana penjara. Meski undang-undang persaingan bisa jadi rumit, undang-undang ini umumnya melarang penandatanganan perjanjian dengan pesaing yang mungkin membatasi perdagangan, seperti penetapan harga, kecurangan penawaran, atau membagi atau mengalokasikan pasar, wilayah, atau pelanggan. Perlu diingat bahwa perjanjian dapat bersifat formal atau informal—bahkan jabat tangan atau catatan di atas tisu koktail tentang masalah-masalah ini dapat dianggap perjanjian yang tidak semestinya. Secara khusus, Anda harus selalu menghindari topik diskusi dan perjanjian terlarang berikut ketika berinteraksi dengan pesaing:
Penetapan harga, termasuk syarat dan ketentuan layanan
Tanggapan terhadap permintaan proposal atau penawaran
Spesifikasi perjanjian Perusahaan dengan nasabah mana pun
Membagi atau mengalokasikan pasar, termasuk alokasi nasabah-nasabah atau wilayah geografis tertentu
Undang-undang persaingan secara umum juga melarang mengadakan perjanjian formal atau informal dengan pemasok atau pelanggan yang mungkin membatasi persaingan. Terutama, Anda tidak boleh:
Setuju untuk memboikot nasabah atau pemasok
Membantu nasabah untuk mengadakan pertukaran atau perjanjian antipersaingan
Membuat kesepakatan dengan nasabah atau pihak ketiga mana pun yang melakukan distribusi kembali produk atau layanan Willis Towers Watson untuk mengenakan harga minimum atau menetapkan diskon maksimum
Melakukan pembelian dari vendor yang mensyaratkan vendor wajib melibatkan Willis Towers Watson untuk menyediakan layanan
Membuat kesepakatan dengan nasabah bahwa Willis Towers Watson tidak akan menerima penunjukan dari pesaing nasabah, tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan pemimpin bisnis Anda dan bagian Layanan Hukum
Menyediakan layanan Willis Towers Watson kepada nasabah dengan ketentuan bahwa nasabah tersebut tidak akan berbisnis dengan pesaing Willis Towers Watson, tanpa berkonsultasi terlebih dahulu dengan bagian Hukum
Informasi persaingan tentang pihak lain Selain itu, Anda harus sangat berhati-hati ketika ikut serta dalam kelompok-kelompok industri atau asosiasi profesi atau perdagangan yang di dalamnya ada pesaing. Dalam situasi-situasi ini, Anda 15
harus menghindari membuat pernyataan atau mengambil tindakan apa pun yang dapat melanggar atau tampak melanggar undang-undang antitrust. Dalam situasi-situasi ini, Anda harus menghindari membuat pernyataan atau mengambil tindakan apa pun yang dapat melanggar atau tampak melanggar undang-undang antitrust. Anda diharapkan menghargai informasi perusahaan lain yang bersifat rahasia atau hak milik. Anda hendaknya tidak pernah meminta atau menggunakan hak milik atau informasi rahasia pihak lain tanpa izin yang tegas. Jika Anda ditawari informasi rahasia atau hak milik yang Anda yakini mungkin diperoleh secara tidak semestinya, Anda harus segera memberi tahu manajer Anda, bagian Risk & Compliance atau Bagian Hukum. Hal ini sangat penting bagi karyawan Willis Towers Watson yang sebelumnya bekerja pada pesaing. Jenis-jenis informasi rahasia tertentu, termasuk informasi “pemilihan sumber” pemerintah federal A.S., harus dirahasiakan berdasarkan undang-undang integritas pengadaan federal A.S. Karyawankaryawan yang terlibat dalam pengadaan federal A.S. diharapkan mengetahui dan mematuhi ketentuan-ketentuan yang mengatur akses ke informasi tersebut. Undang-undang dan peraturan serupa juga berlaku pada pekerjaan dengan lembaga-lembaga pemerintah negara lain. Anda hendaknya berkonsultasi dengan bagian Hukum jika Anda memiliki pertanyaan tentang apakah informasi tersebut tunduk kepada undang-undang ini atau meminta nasihat tentang situasi-situasi ini. Jika Anda diminta untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan atau rilis pihak ketiga untuk mendapatkan informasi dari pihak ketiga, Anda harus menghubungi bagian Hukum untuk mendapatkan bantuan. Anda tidak boleh menandatangani jenis perjanjian ini tanpa tinjauan dan persetujuan bagian Hukum.
5.7 Bisnis Beregulasi Dalam beberapa lini bisnis, layanan yang kita berikan kepada nasabah diatur oleh pihak berwenang pemerintah. Anda bertanggung jawab untuk mendapatkan dan mempertahankan kualifikasi dan lisensi individual yang Anda perlukan untuk melakukan layanan-layanan tersebut dan mematuhi persyaratan-persyaratan regulasi. Konsultasikan dengan petugas Compliance yang ditunjuk untuk Anda, atau bagian Hukum jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan dalam mematuhi persyaratan-persyaratan regulasi.
5.8 Praktik Hukum Tanpa Izin Karena Willis Towers Watson bukanlah kantor hukum, kita harus menghindari praktik hukum tanpa izin kepada nasabah di negara-negara tempat praktik hukum karena bisnis menjadi hak penuh kantor hukum. Lokasinya meliputi Brasil, Kanada, Amerika Serikat, dan Inggris. Di beberapa negara Benua Eropa, Willis Towers Watson secara sah boleh memberikan apa saja yang umumnya dianggap sebagai nasihat hukum di sebagian besar belahan dunia lainnya. Karyawan-karyawan Willis Towers Watson yang memenuhi syarat boleh memberikan saran kepada nasabah tentang penafsiran atau penerapan hukum atau regulasi sebagai bagian dari nasihat konsultasi lain yang diberikan Perusahaan kepada nasabah itu. Akan tetapi, nasabah hendaknya 16
diberi tahu untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum mereka sendiri. Selalu ingat bahwa kita tidak boleh mengikat perjanjian dengan nasabah yang tujuan utamanya adalah memberikan nasihat hukum. Jika Anda merasa ragu tentang praktik hukum yang diizinkan dalam suatu negara, hubungi bagian Hukum untuk meminta bantuan menafsirkan aturan setempat.
5.9 Kekayaan Intelektual dan Hak Cipta Willis Towers Watson menggunakan beragam produk, publikasi, dan materi milik pihak ketiga yang dilindungi oleh undang-undang kekayaan intelektual (seperti undang-undang hak cipta) dan berbagai perjanjian lisensi, berlangganan, dan penggunaan. Kita mengharuskan pihak lain menghargai hak-hak kekayaan intelektual kita, dan kita harus menghargai hak-hak kekayaan intelektual pihak lain. Undang-undang hak cipta di sebagian besar negara melarang penyalinan, distribusi, penggunaan, dan penampilan karya berhak cipta tanpa izin tegas sebelumnya dari pemilik hak cipta. Penyebaran materi berhak cipta secara internal atau eksternal tidak pernah diizinkan tanpa izin semestinya. Ini mencakup pemasangan materi di intranet atau drive jaringan. Materi yang tercakup oleh hak cipta meliputi halaman web, perangkat lunak, alat, basis data, artikel atau publikasi, karya seni, footage video berhak cipta.
17
6. Melakukan Hal yang Benar bagi Sesama Karyawan 6.1 Keragaman dan Penyertaan di Willis Towers Watson Willis Towers Watson berkomitmen pada pengembangan tenaga kerja yang beragam serta menciptakan lingkungan yang inklusif dan memberdayakan bagi semua kolega. Tujuan kita adalah membangun tempat kerja yang menarik orang-orang paling berbakat dan membuat mereka dapat berkembang hingga mencapai potensi tertinggi. Kita menjunjung tinggi hak untuk bekerja di suatu lingkungan yang menumbuhsuburkan kesopanan dan saling menghormati. Kita juga membentuk tempat kerja yang bebas dari pelecehan, termasuk pelecehan seksual. Kita tidak memberikan toleransi terhadap bentuk diskriminasi atau pelecehan apa pun di tempat kerja atau di lingkungan kerja lainnya. Ini termasuk pelecehan yang terkait dengan ras, warna kulit, identitas atau ekspresi gender, agama, jenis kelamin, status perkawinan, orientasi seksual, usia, disabilitas, status veteran, asal-usul, asal negara, atau karakteristik lain yang dilindungi oleh hukum. Manajer bertanggung jawab untuk menerapkan dan menegakkan kebijakan ini. Perilaku melecehkan bentuknya dapat bermacam-macam, tapi secara umum, semuanya memiliki tujuan atau pengaruh yang sama, yakni menciptakan lingkungan kerja yang mengintimidasi, tidak bersahabat, atau ofensif. Tindakan pelecehan dapat mencakup, misalnya, tindakan seksual yang tak diinginkan (baik verbal, fisik, atau melalui bahasa tubuh, atau kiasan), ancaman kekerasan dan lelucon atau ucapan yang bersifat ofensif. Hal serupa berlaku untuk bullying, yang meliputi merendahkan, mencaci, atau mengisolasi orang lain. Perusahaan kita tidak akan memberikan toleransi terhadap pembalasan kepada siapa pun yang, dengan niat baik, melaporkan diskriminasi atau pelecehan atau ikut serta dalam penyelidikan laporan seperti itu. Siapa pun yang melakukannya dapat dikenai tindakan disipliner yang sesuai. Privasi karyawan Kita semua harus menghargai masing-masing privasi orang lain dengan mengamankan informasi pribadi sesama karyawan. Perusahaan kita berkomitmen melindungi informasi ini sesuai dengan semua undang-undang privasi terkait. Jika kita mendapatkan informasi pribadi apa pun tentang seorang karyawan sebagai bagian dari pekerjaan kita bagi Willis Towers Watson, kita harus sangat berhati-hati untuk mengamankan informasi ini. Secara khusus, kita tidak boleh membuat pernyataan tentang, atau memberikan rujukan mengenai, karyawan atau teman sejawat Willis Towers Watson atau mantan karyawan atau karyawan Willis Towers Watson tentang perusahaan terkait tanpa persetujuan dari bagian Sumber Daya Manusia. Misalnya, pemeriksaan rujukan rutin oleh calon pemberi kerja (perusahaan) hendaknya diserahkan ke bagian Sumber Daya Manusia. Akan tetapi, mungkin bagi manajer lebih tepat jika
18
membahas kualifikasi pekerjaan karyawan saat ini dan pengalaman dengan satu nasabah jika terkait dengan pekerjaan kita bagi nasabah tersebut. Kewajiban-kewajiban pekerjaan sebelumnya Kita harus mematuhi kewajiban-kewajiban tanpa persaingan, non-solisitasi, dan kerahasiaan yang telah kita jalankan sebagai bagian dari hubungan kerja kita dengan Willis Towers Watson. Penting juga bagi kita untuk mematuhi kewajiban-kewajiban serupa yang mungkin kita miliki pada perusahaan sebelumnya.
6.2 Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan Tempat Kerja Aset terbesar kita adalah karyawan, menjadikan keselamatan dan keamanan salah satu perhatian tertinggi kita. Inilah sebabnya kita semua harus mematuhi peraturan dan aturan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan hidup yang berlaku, serta seluruh prosedur keselamatan yang ditetapkan. Mencegah kekerasan di tempat kerja Karena kita berkomitmen pada kesehatan, keselamatan, dan keamanan, kita mendorong terbentuknya tempat kerja yang terbebas dari kekerasan. Kekerasan meliputi ancaman, intimidasi, dan upaya untuk menimbulkan ketakutan pada pihak lain. Jika Anda mengetahui atau menduga adanya insiden atau ancaman kekerasan di tempat kerja, segera laporkan kekhawatiran Anda tersebut ke manajer Anda atau bagian sumber daya Perusahaan lainnya. Penyalahgunaan penggunaan zat Perusahaan kita juga berkomitmen untuk menyediakan lingkungan yang aman, produktif, dan bebas narkoba. Kita tidak boleh berada di bawah pengaruh narkoba atau alkohol atau zat lain ketika berada di gedung dan tanah Willis Towers Watson. Aturan ini berlaku di lokasi lain tempat kita bertindak atas nama Perusahaan.
19
7. Melakukan Hal yang Benar demi Perusahaan Kita 7.1 Benturan Kepentingan Benturan kepentingan adalah setiap situasi ketika kita terlibat dalam beberapa kepentingan, salah satunya yang mungkin menyebabkan objektivitas kita dipertanyakan oleh orang lain. Benturan kepentingan, dan bahkan sekadar terlihat seperti benturan kepentingan, dapat merugikan kita, sesama karyawan, Perusahaan kita, dan para pemangku kepentingan kita. Setiap karyawan diharapkan menghindari kegiatan luar, hubungan keuangan atau hubungan yang menunjukkan benturan kepentingan atau tampaknya benturan kepentingan. Jika Anda menganggap bahwa Anda atau Willis Towers Watson mungkin memiliki benturankepentingan - atau tampak adanya benturan kepentingan - dalam situasi tertentu yang memerlukan bantuan, Anda hendaknya menghubungi petugas Compliance yang ditunjuk untuk Anda (dan direktur seharusnya menghubungi Penasihat Umum). Jika Anda adalah karyawan atau petugas Perusahaan, Anda hendaknya juga meninjau dan mematuhi Kebijakan Konflik Kepentingan atau setiap kebijakan benturan kepentingan atau prosedur yang khusus bagi bisnis Anda. Biasanya, benturan kepentingan dapat timbul dalam hal: Benturan Kepentingan secara organisasi Willis Towers Watson berkomitmen untuk menyediakan kepada nasabah layanan yang bersifat netral dan objektif. Untuk memastikan bahwa kepentingan nasabah kita selalu diutamakan, kita harus berhati-hati ketika mempertimbangkan setiap penunjukan yang mungkin melibatkan, atau tampak melibatkan, benturan kepentingan. Ini adalah wilayah yang sangat sensitif bagi Perusahaan kita dan mengidentifikasi serta mengelola setiap benturan terjadi melalui pengungkapan kepada nasabah dan alat-alat lain, adalah sangat penting bagi reputasi dan kesuksesan Willis Towers Watson. Oleh karena itu, kita harus memeriksa dan mengelola seluruh benturan kepentingan secara organisasi sesuai dengan kebijakan benturan Kepentingan kita. Benturan Kepentingan Pribadi dan Keluarga Anda harus menghindari situasi ketika Anda, atau anggota keluarga, memiliki kepentingan, baik bersifat finansial atau lainnya, terhadap bisnis, kekayaan, atau kewajiban lain yang dapat berpengaruh pada atau bahkan tampak berdampak pada kewajiban-kewajiban Anda terhadap Willis Towers Watson dan nasabah-nasabahnya. Sebuah benturan dapat timbul sama mudahnya ketika anggota keluarga Anda menjabat posisi tertentu, terlibat dalam kegiatan tertentu atau mengejar peluang yang bertentangan dengan 20
kepentingan terbaik Perusahaan kita. Secara umum, anggota keluarga Anda meliputi suami/istri atau pasangan tinggal serumah, anak, anak tiri, orang tua, orang tua tiri, saudara kandung, ipar, dan anggota keluarga lainnya. Untuk batasan investasi keuangan tertentu, jika Anda adalah karyawan atau petugas, Anda hendaknya juga merujuk ke kebijakan benturan kepentingan atau prosedur khusus bagi bisnis Anda. Pekerjaan tambahan Perusahaan kita tidak melarang seluruh pekerjaan di luar Perusahaan. Akan tetapi, kewajiban Anda terhadap Willis Towers Watson adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan luar itu tidak mengganggu tanggung jawab Anda terhadap pekerjaan atau kinerja Anda. Sebelum menyetujui pekerjaan di luar, Anda harus meminta persetujuan manajer Anda. Dalam hal apa pun, Anda tidak boleh menerima pekerjaan tambahan di pesaing Willis Towers Watson atau nasabah yang Anda layani atas nama Perusahaan. Pekerjaan tambahan juga tidak akan diizinkan jika akan membahayakan informasi rahasia Perusahaan atau salah satu nasabahnya. Direktur pada perusahaan lain Ikut serta di dewan direksi lembaga lain mungkin meningkatkan keterampilan profesional Anda, tapi juga dapat menyebabkan benturan kepentingan. Untuk menghindari benturan kepentingan di wilayah ini, karyawan tidak boleh menerima jamuan sebagai direktur lembaga lain tanpa persetujuan sebelumnya dari Penasihat Umum Grup atau Chief Compliance Officer. Jika posisi direktur di perusahaan lain disetujui, Anda tidak boleh menggunakan nama Perusahaan terkait kegiatankegiatan Anda. Secara khusus, Anda tidak boleh memberikan nasihat atau layanan apa pun yang dapat ditafsirkan sebagai layanan yang diberikan sebagai karyawan Willis Towers Watson. Layanan sebagai direktur organisasi sosial, organisasi masyarakat, atau klub swasta yang bukan nasabah, meski tidak tampak menimbulkan benturan kepentingan apa pun, tetap memerlukan pengungkapan dan persetujuan. Kebijakan mengenai posisi direktur di perusahaan lain bagi direktur Willis Towers Watson plc ditetapkan dalam Panduan Tata Kelola Perusahaan. Peluang bisnis Menghindari benturan kepentingan juga berarti Anda tidak boleh bersaing dengan Willis Towers Watson atau mengambil peluang bisnis bagi diri Anda sendiri atau anggota keluarga Anda yang Anda ketahui sebagai akibat dari jabatan Anda dalam Perusahaan. Peluang-peluang ini adalah milik Perusahaan. Anda hendaknya mendiskusikan dengan bagian Risk & Compliance atau Bagian Hukum tentang situasi ketika kepentingan atau peluang bisnis Anda atau anggota keluarga langsung Anda) mungkin bertentangan dengan Perusahaan. Mereka akan memastikan langkah-langkah yang tepat diambil 21
untuk menghindari atau mengelola benturan kepentingan yang ada atau potensi terjadi, termasuk memberi tahu dewan direksi, jika sesuai.
7.2 Menerima Hadiah dan Jamuan Bisnis Anda tidak boleh menerima hadiah atau jamuan dari nasabah atau vendor jika hadiah atau jamuan itu akan memengaruhi—atau dapat tampak memengaruhi—objektivitas, penilaian, independensi, atau integritas Anda. Demikian juga, Anda tidak boleh menerima pembayaran atau manfaat lain untuk menggunakan suatu produk atau layanan, termasuk dari nasabah atau pemasok. Jika Anda ditawari hadiah bernilai besar, Anda harus meninjau hal tersebut bersama petugas Compliance yang ditunjuk untuk Anda. Anda juga harus mematuhi kebijakan, aturan, atau prosedur yang berlaku bagi karyawan dalam lini bisnis atau geografi Anda. Beberapa lini bisnis mungkin memiliki aturan yang lebih ketat tentang hadiah atau jamuan. Manajer Anda atau petugas Compliance yang ditunjuk untuk Anda akan memberi tahu Anda bahwa ada aturan-aturan yang berlaku bagi Anda. Ingatlah bahwa hadiah atau uang tunai tidak boleh diterima. Selain itu, karyawan tidak boleh menerima diskon pribadi dari nasabah atau vendor yang secara umum tidak tersedia bagi umum atau ditawarkan berdasarkan program diskon yang mapan. Semua hadiah atau pembayaran pribadi bernilai besar yang ditawarkan kepada Anda untuk layanan konsultasi, materi terbitan, pidato, atau layanan dan produk lainnya berdasarkan pekerjaan Anda di Perusahaan harus diberitahukan dan dikirimkan ke Perusahaan.
7.3 Menyediakan Hadiah dan Jamuan Bisnis Praktik bisnis umum, seperti menyediakan makanan, jamuan atau liburan sederhana atau hadiah pribadi kepada nasabah atau calon nasabah, adalah penting untuk membangun hubungan yang kokoh. Kegiatan-kegiatan ini mungkin tepat dalam keadaan bisnis biasa, dengan ketentuan bahwa jumlah uang yang digunakan tidak terlalu besar atau mewah dan penilaian yang baik dilakukan saat memberikannya. Anda hendaknya merujuk ke kebijakan terkait bisnis Anda untuk melihat perincian lebih lanjut, termasuk ambang batas besaran yang memerlukan persetujuan yang harus diperoleh sebelum memberikan atau menerima hadiah atau jamuan. Anda tidak boleh melakukan pembayaran atau memberikan hadiah atau jamuan yang, jika diungkapkan secara umum, akan mempermalukan diri Anda, penerima, atau Perusahaan. Seperti yang dibahas di bagian berikut, ada pertimbanganpertimbangan dan ketentuan-ketentuan lain yang berlaku pada pemberian hadiah atau jamuan bagi karyawan lembaga milik negara dan pejabat publik. Willis Towers Watson akan mengganti pengeluaran karyawan untuk pengeluaran jamuan bisnis yang logis dan diperlukan jika pengeluaran tersebut didokumentasikan dengan baik, memiliki tujuan bisnis yang sah menurut hukum dan sesuai Pedoman dan kebijakan lain, standar, dan reputasi Perusahaan.
7.4 Panduan Antikorupsi Kita berbisnis dengan integritas, dan kita tidak pernah melibatkan diri dalam penyuapan. Ini berarti Anda tidak boleh menawarkan suap, persenan, uang pelicin, atau bujukan lain dalam bentuk apa pun (pembayaran, pinjaman, janji, dan lain-lain) kepada siapa pun untuk memengaruhi keputusan 22
penggunaan layanan Perusahaan. Selain itu, Anda tidak boleh bekerja dengan pihak ketiga yang mungkin terlibat dalam jenis kegiatan ini secara umum, dan tidak pernah membuat pihak ketiga untuk melibatkan diri dalam jenis kegiatan ini atas nama kita. Seperti halnya Anda tidak boleh menawarkan suap, Anda juga tidak boleh menerimanya. Jika pembayaran tak etis atau ilegal diminta dari Anda oleh siapa pun, segera hubungi manajer Anda dan bagian Risk & Compliance. Selain melarang penyuapan komersial, banyak negara telah mengundangkan hukum yang secara khusus melarang perusahaan menyuap pejabat publik. Beberapa undang-undang ini berlaku di mana pun di dunia – misalnya, Undang-undang Praktik Korupsi Luar Negeri di AS (US Foreign Corrupt Practices Act) dan Undang-undang Penyuapan di Inggris (UK Bribery Act). Bisnis Willis Towers Watson bersifat global dan terkena undang-undang antipenyuapan ini di seluruh negara tempat kita berbisnis. Karena Perusahaan kita menyadari bahwa perilaku bisnis bisa jadi sangat berbeda-beda di berbagai negara, kita berkomitmen untuk mematuhi semua undang-undang antipenyuapan yang berlaku. Berdasarkan undang-undang antipenyuapan, Anda harus:
Tidak pernah memberikan atau menawarkan sesuatu yang berharga kepada pejabat pemerintah untuk memengaruhi keputusan apa pun dalam jabatan resmi mereka
Jangan pernah memberikan uang kepada siapa pun jika kita yakin bahwa sebagian pembayaran tersebut akan diberikan atau ditawarkan kepada pejabat pemerintah atas nama kita
Tidak pernah menawarkan atau memberikan keuntungan keuangan atau lainnya untuk membujuk orang lain bertindak secara tidak semestinya dalam salah satu fungsi mereka dalam posisi kepercayaan dan tanggung jawab, atau sebagai penghargaan atas kinerja yang tidak tepat
Menjaga agar pembayaran normal ke agen, konsultan, pengacara, dan pihak sejenis lain tidak disalurkan ke pejabat pemerintah
Mendapatkan persetujuan sebelumnya dari petugas Compliance yang ditunjuk sebelum memberikan hadiah atau jamuan kepada pejabat pemerintah. Memastikan bahwa hadiah atau jamuan diarsipkan sebagaimana mestinya dalam rekening Perusahaan yang tepat dan daftar Hadiah & Jamuan.
Pejabat pemerintah meliputi petugas atau karyawan apa pun dari Lembaga Pemerintah atau perusahaan milik negara, atau calon pejabat politik, apa pun peringkat atau senioritas orang tersebut di dalam organisasi, termasuk anggota keluarga langsung orang tersebut. Undang-undang antipenyuapan juga mengharuskan Willis Towers Watson menyimpan arsip transaksi bisnis secara akurat. Kelalaian melakukan hal itu dapat menjadi pelanggaran lain berdasarkan undang-undang antikorupsi, meski tidak terjadi penyuapan. Memahami Pembayaran Tak Semestinya 23
Kita semua tahu bahwa pembayaran tertentu dapat melanggar undang-undang antikorupsi. Tapi apakah tanda peringatan yang harus kita waspadai ketika berurusan dengan pihak ketiga?
Permohonan bahwa komisi akan dibayarkan secara tunai, dengan nama lain, atau ke alamat di negara lain
Pengeluaran yang besar dan tidak dijelaskan pada laporan pengeluaran perjalanan dan jamuan
Sebuah agen yang menuntut komisi tinggi secara tak wajar untuk sebuah transaksi
Agen atau tenaga penjualan mana pun yang mengatakan mereka bekerja secara langsung dengan pejabat pemerintah untuk memberikan kontrak kepada Perusahaan kita
7.5 Sanksi, Embargo Dagang, dan Kontrol Ekspor Kita harus mematuhi sanksi, embargo dagang, dan kontrol ekspor yang dikenakan oleh semua pemerintah di wilayah bisnis kita. Batasan-batasan ini melarang kita berbisnis dengan negara, perusahaan, atau individu tertentu. Kita juga harus mematuhi kontrol ekspor yang melarang atau membatasi ekspor atau ekspor kembali barang-barang, layanan dan teknologi tertentu, termasuk menyelenggarakan (re)asuransi yang memfasilitasi ekspor atau ekspor kembali. Untuk informasi selengkapnya, hubungi Sanction Team di bagian Risk & Compliance.
7.6 Pencucian uang dan Antiterorisme Banyak negara di mana Willis Towers Watson beroperasi memiliki undang-undang anti pencucian uang dan pendanaan teroris. Karyawan Willis Towers Watson tidak boleh secara sadar menjadi bagian dari transaksi apa pun yang dimaksudkan untuk mengubah atau menyamarkan identitas atau sumber uang yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan ilegal. Pencucian uang sering kali rumit dan sulit dikenali. Oleh karena itu, karyawan Willis Towers Watson pasti mengetahui dan memahami nasabah mereka dan bisnis nasabah mereka untuk membantu mereka menemukan kegiatan mencurigakan. Untuk informasi selengkapnya, hubungi Tim Kejahatan Keuangan di bagian Risk & Compliance.
7.7 Aset dan Informasi Perusahaan Pengamanan aset Willis Towers Watson—harta berwujud dan tak berwujud—sangat penting bagi kesuksesan kita. Kita semua berkewajiban menggunakan aset Willis Towers Watson untuk tujuan yang sah dan untuk melindunginya dari kehilangan atau penggunaan yang tidak sah. Kita juga berkewajiban mengamankan informasi kita. Sebagai karyawan Willis Towers Watson, kita memiliki akses ke banyak informasi rahasia dan hak milik tentang Perusahaan kita, termasuk:
Informasi tentang bisnis kita Praktik profesi Teknologi 24
Keuangan Informasi karyawan Kompensasi Perencanaan bisnis Produk dan Layanan Penetapan Harga dan Pemasaran Penelitian dan pengembangan Metodologi Informasi ini membuat kita dapat mencapai misi kita untuk berperan bagi kesuksesan nasabah kita. Informasi ini harus digunakan hanya untuk kepentingan eksklusif Willis Towers Watson. Jika Anda memiliki keraguan tentang mana yang merupakan informasi rahasia, diskusikan dengan manajer Anda, petugas Compliance yang ditunjuk untuk Anda atau bagian Hukum. Kita tidak boleh mengungkapkan informasi rahasia atau hak milik kita kepada siapa pun di luar Willis Towers Watson, kecuali bila diperlukan untuk menjalankan bisnis kita. Dalam beberapa kejadian, kita mungkin mengharuskan nasabah atau pihak ketiga untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan sebelum kita mengungkapkan informasi tertentu. Selalu konsultasikan dengan bagian Risk & Compliance atau Bagian Hukum sebelum memberikan informasi sensitif kepada pihak di luar Perusahaan kita. Kewajiban Anda untuk menjaga integritas dan kerahasiaan informasi Willis Towers Watson terus berlaku meski Anda telah meninggalkan Perusahaan. Ketika Anda meninggalkan perusahaan, Anda tidak boleh menyalin atau menyimpan informasi atau dokumen tentang Willis Towers Watson atau nasabah-nasabahnya tanpa izin tertulis dari manajer Anda. Informasi Rahasia Nasabah Para nasabah kita juga mempercayakan kepada kita informasi rahasia mereka. Mereka berharap kita menjaga informasi pribadi, dokumen, dan data lainnya secara sangat rahasia. Banyak penunjukan kita melibatkan penggunaan data pribadi tentang individu (termasuk informasi kompensasi dan kesehatan mereka) atau akses ke perencanaan dan strategi bisnis. Segala informasi yang tidak tersedia secara umum dan diberikan kepada Willis Towers Watson oleh nasabah hendaknya dianggap sebagai rahasia. Informasi ini tidak boleh diungkapkan kecuali ketika diberi kewenangan sebagaimana mestinya atau diberi mandat secara hukum. Pada beberapa kondisi, bahkan fakta bahwa kita melayani nasabah tertentu juga bersifat rahasia. Informasi ini tidak boleh diungkap secara umum atau, dalam beberapa kejadian, melampaui individuindividu pada tim nasabah dalam Perusahaan. Jika sesuai, Anda hendaknya menghubungi manajer Anda atau petugas Compliance yang ditunjuk untuk Anda yang akan memberi tahu Anda bahwa Anda sedang bekerja pada jenis penunjukan rahasia seperti ini. Secara umum, untuk mematuhi kewajiban kerahasiaan, kita hendaknya: 25
Tidak pernah mengungkapkan atau menggunakan informasi tentang nasabah, pemasok, atau mitra bisnis lain secara tidak semestinya
Tidak pernah membahas hal-hal rahasia dengan pihak ketiga, termasuk spesifikasi pekerjaan yang kita lakukan untuk nasabah atau rekomendasi kita kecuali jika diberi izin oleh nasabah tersebut (lebih baik secara tertulis)
Tidak pernah membahas masalah nasabah di tempat umum, seperti elevator, lobi, restoran, pesawat terbang, atau kereta api, yang pembahasan tersebut mungkin dicuri dengar, atau di forum-forum umum, seperti blog dan situs web media sosial, kecuali jika diberi izin
Sangat berhati-hati ketika mengambil atau mengirimkan informasi rahasia di luar kantor, baik secara elektronik atau cetak
Mematuhi kebijakan keamanan informasi dan privasi data serta ketentuan nasabah terkait penanganan informasi rahasia
Mematuhi setiap pengaman dan prosedur lain yang mungkin berlaku bagi proyek-proyek tertentu seperti merger dan akuisisi Informasi rahasia terkait satu nasabah atau mitra bisnis lainnya bersifat sangat sensitif. Informasi ini hendaknya dianggap rahasia, kecuali ketika pengungkapannya disetujui secara tertulis oleh Willis Towers Watson, nasabah, atau mitra bisnis. Jika informasi tersebut telah tersedia bagi umum dalam laporan keuangan selama sekurang-kurangnya dua hari kerja, maka informasi tersebut juga diperbolehkan untuk dibahas atau diungkapkan. Jika Anda memiliki keraguan tentang mana yang merupakan informasi rahasia, sampaikan kepada manajer Anda, petugas Compliance yang ditunjuk atau Bagian Hukum. Keamanan informasi Penggunaan kata sandi dimaksudkan untuk melindungi keamanan bisnis Perusahaan. Ini tidak boleh ditafsirkan sebagai pemindahan ekspektasi privasi kepada pengguna individu. Seluruh salinan dokumen atau pesan yang dibuat, dikirimkan, diterima, atau disimpan di komputer, Internet dan sistem surat suara tetap menjadi kekayaan eksklusif Willis Towers Watson. Oleh karena itu, salinan-salinan tersebut harus dipantau jika seharusnya demikian, sesuai dengan ketentuan hukum setempat. Privasi data Di sebagian besar negara tempat Willis Towers Watson memiliki kantor, operasi-operasi kita tunduk pada undang-undang perlindungan data atau privasi data. Ketika undang-undang privasi data memiliki beberapa aspek kerahasiaan dan beberapa aspek keamanan, capaiannya biasanya jauh lebih luas. Misalnya, hukum-hukum ini umumnya mengatur pengumpulan, penggunaan, pemrosesan, pengungkapan, dan transfer informasi pribadi tentang orang yang telah dikenali atau dapat dikenali. Ketika menangani informasi pribadi, Anda harus melakukannya sendiri sesuai dengan kebijakan privasi dan prosedur yang berlaku pada pekerjaan Anda.
26
Aset fisik dan sistem komputer Perusahaan Willis Towers Watson menyediakan berbagai aset bagi kita untuk digunakan saat menjalankan bisnis Perusahaan. Kita bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aset-aset ini dilindungi dengan baik dan hanya digunakan untuk tujuan Perusahaan yang sah. Anda tidak boleh menggunakan kekayaan Perusahaan untuk penggunaan pribadi atau keuntungan Anda sendiri sebelum mendapatkan izin sebelumnya dari manajemen. Kekayaan Perusahaan meliputi informasi, fasilitas, kekayaan intelektual, peralatan, perangkat lunak, atau pasokan yang dimiliki, disewa, atau lainnya dalam kepemilikan Perusahaan. Penggunaan pribadi sistem dan peralatan yang terbatas dapat diterima selama tidak bertentangan atau mengganggu kepentingan atau operasi bisnis Perusahaan dan tidak melanggar kebijakan Perusahaan. Jika Anda secara tidak sah melepaskan kekayaan Perusahaan, Anda akan ditertibkan sebagaimana mestinya dan mungkin dikenai tindakan hukum. Dalam hal pekerjaan Anda bersama Perusahaan dihentikan sama sekali, semua asli dan salinan kekayaan dan material Willis Towers Watson dalam kepemilikan Anda atau di bawah kendali Anda harus dikembalikan ke Perusahaan. Kekayaan intelektual Dalam pelaksanaan kerja bersama Willis Towers Watson, Anda boleh membantu mengembangkan layanan, produk, materi, dan modal intelektual lainnya terkait bisnis Perusahaan. Willis Towers Watson memiliki secara eksklusif semua hak kekayaan intelektual, termasuk seluruh hak cipta, paten, dan hak rahasia dagang, pada pekerjaan itu.
7.8 Media Sosial Media sosial online memberikan kepada kita beragam peluang untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan dan masyarakat secara umum. Media sosial mencakup blog, blog mikro, situs jejaring sosial, wiki, situs berbagi foto/video, dan ruang ngobrol. Pesan elektronik adalah arsip permanen komunikasi kita yang dapat sangat berdampak pada reputasi Willis Towers Watson. Anda tidak boleh tampil berbicara atau bertindak atas nama Perusahaan kecuali jika telah diberi kewenangan untuk melakukannya. Anda hendaknya juga meninjau dan mematuhi Kebijakan Sosial Media yang khusus bagi bisnis Anda. Jika Anda yakin telah menyaksikan penggunaan teknologi atau komunikasi elektronik Willis Towers Watson yang tidak tepat di media sosial, segera beri tahu manajer Anda.
27
8. Melakukan Hal yang Benar untuk para Pemegang Saham 8.1 Pembukuan dan Arsip yang Akurat Untuk tujuan terkait etika, bisnis, dan hukum, arsip Willis Towers Watson harus dibuat secara profesional dan dikelola dengan baik. Secara khusus, ini berarti bahwa arsip keuangan dan akuntansi kita harus akurat dan lengkap. Pembukuan dan arsip harus disimpan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum dan dengan kebijakan keuangan dan akuntansi yang mapan. Jangan pernah membuat entri palsu atau menyesatkan dalam pembukuan atau arsip apa pun. Ingatlah selalu bahwa semua transaksi harus didokumentasikan secara cermat dan didukung oleh tujuan bisnis yang sah. Misalnya, Anda harus mengarsipkan waktu dan pengeluaran bisnis Anda secara tepat dan akurat untuk mematuhi kebijakan yang berlaku. Anda juga harus menyiapkan dan menyerahkan semua tagihan nasabah sesuai dengan perjanjian nasabah yang berlaku. Transaksi “Luar buku” mungkin tidak boleh digunakan untuk menyamarkan atau memfasilitasi pembayaran yang melanggar hukum atau tidak semestinya. Selain itu, Anda tidak boleh membuat pernyataan palsu atau menyesatkan kepada para akuntan, auditor kita atau pejabat pemerintah, atau pihak ketiga (seperti nasabah, pemasok, atau kreditor). Demikian juga, Anda tidak boleh mengambil tindakan apa pun untuk memaksa, memanipulasi, menyesatkan, atau secara curang memengaruhi auditor internal. Untuk memajukan kepatuhan dengan pengungkapan penuh, adil, akurat, tepat waktu, dan dapat dapat dipahami dalam komunikasi publik, karyawan senior tertentu harus menandatangani surat perwakilan manajemen yang mengakui kepatuhan mereka kepada kebijakan-kebijakan tersebut di atas. Manajemen arsip Untuk memastikan bahwa Willis Towers Watson menyimpan arsip yang diperlukan oleh hukum dan diperlukan bagi bisnisnya, Anda harus mengikuti kebijakan manajemen arsip yang berlaku bagi pekerjaan Anda. Ketika litigasi, audit atau investigasi eksternal mengalami penundaan atau dapat diramalkan sebelumnya secara logis, semua arsip kertas dan elektronik terkait—termasuk e-mail saat ini, yang telah diarsipkan, dan dicadangkan—harus dipelihara. Arsip-arsip ini tidak boleh dihancurkan sampai masalah tersebut ditutup dan Anda telah menerima perintah dari bagian Layanan Hukum tentang disposisi arsip. Setiap pertanyaan tentang kebijakan manajemen arsip yang berlaku hendaknya diarahkan ke bagian Hukum.
28
8.2 Perdagangan Sekuritas dan Informasi Orang Dalam Perdagangan orang dalam – yakni perdagangan berdasarkan informasi material, non-publik – dilarang keras berdasarkan undang-undang banyak negara tempat kita beroperasi. Undang-undang ini berlaku berapa pun nilai transaksi dagangnya. Undang-Undang sekuritas memberikan hukuman serius bagi perdagangan orang dalam, termasuk denda dan pidana penjara. Beberapa contoh informasi orang dalam adalah informasi yang terkait dengan:
Merger dan akuisisi Pemecahan saham Tingkat dividen atau pendapatan Kontrak baru Produk baru Perubahan manajemen besar-besaran Rencana ekspansi Larangan perdagangan orang dalam berlaku bagi perdagangan dalam sekuritas Willis Towers Watson dan perusahaan-perusahaan lain, termasuk nasabah, pemasok, mitra, dan pesaing. Jika Anda memiliki informasi yang bersifat material tentang perusahaan-perusahaan itu, jangan melakukan perdagangan berdasarkan informasi ini. Untuk informasi selengkapnya, lihat kebijakan Perdagangan Orang Dalam Willis Towers Watson. Selain itu, jalur-jalur bisnis tertentu memiliki aturan tambahan tentang perdagangan sekuritas nasabah yang harus diikuti dengan hati-hati. Jika Anda adalah karyawan atau petugas, Anda juga harus berkonsultasi dengan petugas Compliance untuk mendapatkan informasi lain. Pemberian tip Undang-Undang perdagangan orang dalam juga berlaku bagi pemberian informasi non-publik material kepada teman atau keluarga. Ini dianggap bentuk lain perdagangan orang dalam. Bahkan memberikan “tip” adalah melanggar hukum dan dapat membuat Anda dan pihak lain dikenakan denda besar atau pidana penjara.
8.3 Audit dan Investigasi Karena Willis Towers Watson berkomitmen untuk mematuhi hukum, kami akan bekerja sama dengan permintaan logis apa pun yang diajukan dalam audit atau investigasi pemerintah. Akan tetapi, dalam melakukan hal ini, sangat penting bagi kami untuk melindungi hak-hak hukum siapa pun yang mungkin terlibat. Jika Anda menerima panggilan hukum atau dokumen hukum lain yang berkaitan dengan bisnis Perusahaan atau kolega atau nasabah Willis Towers Watson, segera hubungi bagian Hukum. Selain itu, semua pemberitahuan tentang investigasi atau audit apa pun harus dikirimkan ke bagian Hukum sehingga dapat mengkoordinasikan semua tanggapan. 29
8.4 Menangani Penyelidikan Eksternal Dari waktu ke waktu, kita mungkin perlu berkomunikasi dengan lembaga-lembaga pemerintah. Akan tetapi, kita tidak boleh menghubungi lembaga pemerintah apa pun atas nama Perusahaan tanpa kewenangan khusus. Kita juga tidak boleh berkomunikasi dengan lembaga pemerintah atas nama nasabah tanpa persetujuan nasabah tersebut. Tanggapan terhadap “layanan proses hukum” (misalnya, panggilan hukum untuk dokumen, catatan deposisi, atau permintaan interogasi) hanya dapat dibuat setelah konsultasi dengan bagian Hukum. Untuk mempertahankan reputasi kita terhadap integrasi, kita juga perlu memastikan bahwa komunikasi kita dengan masyarakat memberikan gambaran operasi, transaksi, dan rencana bisnis yang akurat dan jujur. Penting bagi kita untuk menyampaikan hal-hal tentang Perusahaan dengan satu suara yang konsisten. Oleh karena itu, Anda tidak boleh membuat pernyataan publik atas nama Perusahaan kecuali jika telah ditunjuk sebagai juru bicara Perusahaan. Jika salah satu anggota pers meminta informasi dari Anda, meski permintaan itu informal, arahkan mereka ke Departemen Komunikasi. Demikian juga, jika seorang investor, analis sekuritas, atau kontak keuangan utama lainnya meminta informasi dari Anda, meski permintaan itu informal, arahkan mereka ke Departemen Hubungan Investor.
30
9. Melakukan Hal yang Benar bagi Masyarakat Kita 9.1 Partisipasi dalam Masyarakat Kita Masing-masing kita memiliki perbedaan positif di masyarakat tempat kita tinggal dan bekerja melalui kegiatan sukarelawan, derma, dan politik. Willis Towers Watson menghargai kebebasan kita untuk ikut serta dalam kegiatan-kegiatan ini. Akan tetapi, seperti halnya kita tidak boleh ikut serta dalam kegiatan-kegiatan politik pribadi pada waktu Perusahaan, kita juga tidak boleh memberikan dana atau sumber daya Willis Towers Watson kepada partai politik, calon pejabat atau pejabat publik. “Sumber Daya” meliputi ruang kantor, peralatan, dan pasokan, atau waktu kerja karyawan untuk menelepon atau menyiapkan bahan-bahan kampanye. Setiap kontribusi politik pribadi yang Anda lakukan tidak boleh ditunjukkan sebagai berasal dari Willis Towers Watson. Melakukan pendekatan Dari waktu ke waktu, Willis Towers Watson mungkin menetapkan bahwa kepentingan terbaik Perusahaan—atau kepentingan para nasabah kita — diberikan dengan melakukan pendekatan kepada pihak berwenang pemerintah. Di banyak negara tempat kita beroperasi, melakukan pendekatan dikenakan peraturan dan regulasi yang ketat. Peraturan-peraturan dan regulasi ini bisa jadi rumit dan sulit ditafsirkan. Anda hendaknya tidak melibatkan diri dalam kegiatan pendekatan apa pun tanpa izin tegas dari bagian Layanan Hukum.
31
10. Pengecualian dan Pelepasan Hak Terkait karyawan selain pejabat eksekutif dan direksi Willis Towers Watson plc, setiap permintaan pelepasan hak atau pengecualian dari ketentuan-ketentuan ini harus diajukan kepada Penasihat Umum atau Direktur Grup Risk & Compliance Terkait pejabat eksekutif dan direksi Willis Towers Watson plc, setiap permintaan pelepasan hak atau pengecualian dari ketentuan-ketentuan ini harus diajukan kepada dewan direksi. Dalam hal pelepasan hak atau pengecualian disetujui yang melibatkan perilaku direksi atau pejabat eksekutif, pengungkapan sebagaimana mestinya akan dilakukan kepada para pemegang saham Perusahaan selama dan sejauh diperlukan oleh standar daftar bursa efek atau regulasi lain, termasuk alasan untuk pelepasan hak tersebut.
32
11. Pertanyaan tentang Pedoman atau Kebijakan Jika timbul ketidakjelasan atau ketidakpastian pada makna ketentuan yang ada dalam Pedoman atau kebijakan Perusahaan ini, hubungi Penasihat Umum atau Direktur Risk & Compliance.
33
12. Pernyataan Resmi Masing-masing karyawan harus memahami dan mengikuti Pedoman tersebut, mematuhi prinsipprinsip dan kebijakannya yang mendasar, dan membiasakan diri dengan proses pelaporan pelanggaran yang mungkin terjadi atau yang benar-benar terjadi. Untuk memastikan bahwa Anda memenuhi kewajiban-kewajiban ini dan mematuhi standar perilaku kita, Anda setiap tahun harus membuat pernyataan telah membaca, memahami, dan akan mematuhi Pedoman tersebut.
34
LAMPIRAN Nomor-nomor Hotline Etika and Compliance terutama ditujukan bagi perilaku terkait lembaga-lembaga hukum Willis Towers Watson saja.
Negara
Kode Akses
Hotline
Afrika Selatan Amerika Serikat Argentina Australia Belanda Belgia Bermuda Brasil Cile Inggris Irlandia
0800 981 691 866 620 9422 0800 444 3150 1 800 038 755 0800 022 4360 0800 7 1808 1 866 620 9422 0800 891 2737 1230 020 5552 0808 234 2556 1 800 550 000 atau 00 800 222 55288
Italia Jepang (C&W IDC) Jepang (KDD) Jepang (NTT) Jepang (Softbank) Jerman Kanada Kolombia Korea Malaysia Meksiko Portugal Prancis Singapura Spanyol Swedia Swiss Tiongkok – Hong Kong Tiongkok – Selatan Tiongkok – Utara Uruguay Negara-negara yang belum tercantum di atas
866 620 9422 800 789116 0066 33 830134 00531 11 3560 0034 800 900216 0066 33 112754 0800 182 3189 866 620 9422 01 800 5 1 81532 00798 1 1 002 3150 1 800 81 4328 001 866 620 9422 800 8 11136 0800 910932 800 110 1674 900 98 1050 020 790025 0800 892235 800 93 0270 10 800 110 0802 10 800 711 0872 000 411 002 3150
Tekan nomor operator internasional dan hubungi serta tanyakan “Towers Watson.”
35
770 582 5283
Nomor Hotline Ethics and Compliance yang terutama ditujukan bagi perilaku terkait lembaga Legacy Willis atau lembaga-lembaga hukum Willis Towers Watson yang baru saja.
Negara
Kode Akses
Hotline
Amerika Serikat dan Kanada Argentina Australia Bahama Belgia Bermuda Cile Finlandia Hong Kong Inggris Irlandia Italia
Jepang
1 866 704-5115 0-800-6661764 0011-800-5555-6789 1-866-342-5120 00-0800-71688 1-866-342-5260 1230-020-2636 0-800-1-16241 001-800-5555-6789 00-800-5555-6789 00-800-5555-6789 00-800-5555-6789 (harap perhatikan bahwa kode negara untuk Jepang berbedabeda sesuai penyedia layanan berikut: 001-KDD; 0061-IDC; 0041-Japan Telecom; 0033NPT)
Jerman Kepulauan Cayman Kolombia Kosta Rika Malaysia Meksiko Prancis Republik Dominika Selandia Baru Singapura Tiongkok
800-5555-6789
00-800-5555-6789 1-866-255-5183 01800-9-156002 0800-012-1437 00-800-5555-6789 001-8663113090 00-800-5555-6789 1-888-751-2319 00-800-5555-6789 001-800-5555-6789 00-800-5555-6789 001 212-519-5599 (harap perhatikan bahwa panggilan ke nomor ini akan dikenakan tarif internasional)
Semua negara lainnya
36
Nomor Hotline Ethics and Compliance terutama ditujukan hanya bagi perilaku terkait perusahaan Willis atau perusahaan-perusahaan Willis Towers Watson yang baru Untuk mengakses laman Ethicspoint dan fasilitas pelaporan harap mengklik tautan di bawah: Tautan web: https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/36140/employee.html Apabila Anda ingin melaporkan per telepon harap meminta agar percakapan direkam oleh Willis North America Inc. Negara
Kode Akses
Hotline
Singapura Inggris Amerika Serikat dan Kanada Semua negara lain yang tidak ada dalam daftar harap hubungi
800 1204 201 0800 032 8483 1 866 704 5115 00 1 971 371 7752
37
