PEDOMAN PERILAKU UNTUK KARYAWAN

PEDOMAN PERILAKU UNTUK KARYAWAN

1  PESAN DARI CHAIRMAN

Daftar isi 2  KOMITMEN DAN AKUNTABILITAS KITA

2  Memimpin dengan Nilai-Nilai 2  Kebijakan Pintu Terbuka 3  Keuntungan Komunikasi Terbuka Kita 3  Meminta Bantuan dan Mengemukakan Kekhawatiran 3  Larangan Pembalasan Dendam

4  ANDA DAN TEMPAT KERJA ANDA

4  Kesetaraan Peluang dan Larangan Diskriminasi atau Pelecehan 4  Mengakomodasi Penyandang Disabilitas 4  Kejujuran 4  Diskon Produk 5  Mencatat Waktu Kerja 5  Kesehatan dan Keselamatan Kerja 6  Larangan Membawa Senjata atau Senjata Api 6  Tempat Kerja Bebas Obat-Obatan dan Alkohol 6  Larangan Kekerasan di Tempat Kerja 6  Perilaku di Luar Pekerjaan 6  Penggantian Biaya Perjalanan dan Pengeluaran

7 CARA KITA BERBISNIS

7  Bermitra dengan Pemasok dan Mitra Bisnis yang Bertanggung Jawab 7  Perdagangan Internasional, Transaksi yang Adil, dan Persaingan yang Sehat 8  Penyuapan dan Korupsi 8  Konflik Kepentingan 9  Hadiah dan Keramahtamahan Bisnis 10  Berinteraksi dengan Pemerintah 10  Kegiatan Politik 10  Kontribusi Amal

11  PERUSAHAAN KITA DAN ANDA

11  Melindungi Informasi Bisnis 11  Informasi Orang Dalam 12  Integritas Keuangan dan Catatan yang Akurat 12  Audit dan Penyelidikan 12  Penggunaan Properti Perusahaan 13  Kekayaan Intelektual 13  Komunikasi Eksternal 14  Menggunakan Media Digital 14  Permintaan Sumbangan dan Distribusi

15  PERNYATAAN 17  KONTAK 19  CARA KITA MENDUKUNG PEDOMAN

Pesan dari Chairman

Karyawan yang terhormat, Seiring pesatnya pertumbuhan perusahaan kita, nilai-nilai kita tetap menjadi bagian dalam segala hal yang kita lakukan — nilai-nilai tersebut menjadi penghubung terhadap warisan kita serta menjadi panduan bagi masa depan kita. Nilai-nilai kita merupakan ukuran keberhasilan mengenai cara kita melakukan berbagai hal, dan kita semua bertanggung jawab untuk menjalankannya setiap hari. Pelanggan adalah yang utama! Seluruh hal yang kita lakukan wajib dimulai dan diakhiri dengan dorongan tiada henti untuk mengantisipasi dan memenuhi keinginan pelanggan kita. Semangat adalah jalan menuju kesuksesan. Kita memburu kesempurnaan karena kita terlibat dalam pekerjaan secara emosional, intelektual, dan spiritual ... dan itulah yang membuat bakat kita dihormati serta menghadirkan hasil luar biasa. Keikutsertaan menguatkan kita. Kita menghargai keragaman, sebab merangkul pemikiran, pengalaman, harapan, dan mimpi orang lain akan lebih melengkapi diri kita serta menghubungkan kita dengan para pelanggan kita. Cara kerja kita sangatlah penting. Melakukan hal yang benar berarti mengikuti kepercayaan kita — serta aturan kita — meskipun tidak ada yang mengawasi. Kemenangan tidaklah berarti tanpa cara yang jujur, mengedepankan kerja sama, tertanam dalam nilai-nilai kita, serta membawa manfaat yang lebih besar. Sebagai penjaga toko, semenjak awal saya mempelajari bahwa nilai-nilai baik yang kuat membantu kita mengambil pilihan terbaik — khususnya saat keputusan yang tepat tidak selalu jelas. Pedoman Perilaku kita didasarkan pada nilai kita serta menjadi sumber daya bagi karyawan untuk mencari informasi mengenai perilaku yang dapat diterima dan yang tidak. Seluruh kebijakan kita, baik di Pedoman Perilaku, prosedur operasi standar, ataupun dari sumber lain dalam bisnis kita, didasarkan pada nilai-nilai kita. Manfaat bekerja sama dalam lingkungan inovatif, kreatif, dan berjiwa kewirausahaan seperti yang kita miliki ini sangatlah dahsyat. Tentunya, manfaat tersebut juga diikuti dengan tanggung jawab — kepada satu sama lain dan kepada diri sendiri. Sebagian dari tanggung jawab tersebut meliputi meninjau Pedoman dan kebijakan perusahaan, memahami dan menjunjung tinggi Pedoman, serta mengajukan pertanyaan jika kita tidak yakin mengenai suatu hal. Ini merupakan sebuah janji pribadi. Serta menjadi dasar bagi semua hal yang kita perjuangkan. Apabila Anda mengetahui segala hal yang tampak tidak sesuai dengan nilai-nilai atau Pedoman Perilaku kita, pastikan untuk membicarakannya dengan manajer atau mitra Sumber Daya Manusia Anda. Terima kasih telah bersedia mengemban tanggung jawab ini bersama. Salam,

Les

Pedoman Perilaku L Brands

1

MEMIMPIN DENGAN NILAI-NILAI:

KOMITMEN DAN AKUNTABILITAS KITA

Kita mengikuti panduan dasar Pedoman Perilaku kita: Melakukan hal yang benar.

Memimpin dengan Nilai-Nilai

Kita berkomitmen untuk menjalankan nilai-nilai kita dengan melakukan hal yang benar dan bertindak dengan penuh integritas di mana pun kita berbisnis, tanpa memandang situasinya. Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk memahami dan mengikuti Pedoman serta kebijakan lain perusahaan. Kita mengikuti hukum di seluruh negara tempat kita berbisnis. Pelanggaran akan mengakibatkan dijatuhkannya tindakan disiplin, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Manajer dan pemimpin senior memiliki tugas tambahan: • memimpin dengan keteladanan; • memastikan tim Anda memahami dan mengikuti Pedoman serta menyelesaikan seluruh pelatihan; • menciptakan lingkungan penuh keterbukaan sehingga karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan mengungkapkan kekhawatiran; • mendukung secara aktif dan mematuhi kebijakan larangan balas dendam; • segera mengambil tindakan korektif jika diperlukan; dan • meminta bantuan dari Sumber Daya Manusia atau Kantor Kepala Petugas Kepatuhan saat diperlukan.

2


Kebijakan Pintu Terbuka

Kami mendorong Anda untuk berbicara secara terbuka dengan kami mengenai gagasan, pertanyaan, masalah, dan kekhawatiran seputar pekerjaan agar semuanya dapat terselesaikan. Apabila Anda mengkhawatirkan sesuatu mengenai pekerjaan Anda atau perusahaan, atau melihat sesuatu yang dirasa salah, kami meminta Anda untuk menyampaikannya kepada manajer, manajer tingkat berikutnya, mitra Sumber Daya Manusia Anda, ataupun Saluran Langsung Etika yang tersedia.

LAKUKAN

• Gunakan kebijakan pintu terbuka dan bicarakan dengan mitra yang tepat. • Apabila Anda merasa tidak nyaman untuk berbicara dengan manajer, manajer tingkat berikutnya, atau mitra Sumber Daya Manusia Anda, atau Anda merasa pertanyaan atau kekhawatiran Anda belum terselesaikan, Anda dapat menghubungi Kantor Kepala Petugas Kepatuhan atau Saluran Langsung Etika. Lihat bagian Kontak.

Keuntungan Komunikasi Terbuka Kita

Saat ini, kita merupakan salah satu penjual khusus terbaik di dunia dengan tradisi kesuksesan yang terutama dibangun di atas keuletan dan kerja tim. Kita meyakini bahwa kita akan lebih produktif, lebih efisien, dan lebih mampu menghadirkan janji produk kita saat karyawan kita memiliki hubungan dekat yang kolaboratif antara satu sama lain. Dalam sejarah panjang kita, karyawan mengembangkan karier mereka juga bisnis ini pada landasan kolaborasi dan kerja sama, serta memelihara kekuatan untuk bekerja secara bebas dan langsung antara satu sama lain. Semangat kerja sama ini merupakan landasan keberhasilan jangka panjang kita, serta kita berikrar untuk memelihara atmosfer ini. Sebagai bagian dari komitmen kami kepada Anda, karyawan dijamin akan memperoleh: • kesetaraan kesempatan dan perlakuan; • peluang pengembangan karier; • upah setara dan bersaing; • tunjangan istimewa; • komunikasi yang jujur dan terbuka; serta • lingkungan kerja yang aman dan memuaskan. Kebijakan pintu terbuka kita selalu berarti bahwa karyawan dapat menyelesaikan persoalan secara jujur dengan semua orang – pada tingkat mana pun.

Meminta Bantuan dan Mengemukakan Kekhawatiran

Pedoman ini tidak mampu mengantisipasi setiap situasi yang terjadi. Akan tetapi, sebagian besar masalah dapat dihindari dengan memeriksa Pedoman, menggunakan pertimbangan yang matang, serta meminta bantuan.

Larangan Pembalasan Dendam

Dalam keadaan apa pun, karyawan tidak akan dikenakan pembalasan, hukuman, atau kerugian karier akibat mengungkapkan kekhawatiran. Kami melarang keras pembalasan dendam karena melaporkan berdasarkan Pedoman ini. Siapa saja yang terlibat dalam pembalasan dendam (atau berupaya melakukan pembalasan dendam) akan dikenakan tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.

LAKUKAN

Apabila Anda tidak yakin jika suatu hal akan menimbulkan pertanyaan integritas, tanyakan kepada diri sendiri: • Apakah hal ini sejalan dengan nilai-nilai kita? • Apakah ini merupakan hal yang tepat? • Apakah hal ini sah dan apakah saya berwenang melakukannya? • Apakah hal ini sejalan dengan Pedoman dan kebijakan lain kita? • Apakah hal ini profesional dan terkait bisnis? • Bersediakah saya melihat hal ini terpampang di media? Apabila Anda menjawab “tidak” terhadap salah satu pertanyaan di atas, Anda harus membahas situasi ini dengan manajer, mitra Sumber Daya Manusia Anda, atau Kantor Kepala Petugas Kepatuhan.

Apa yang Terjadi Saat Seseorang Menghubungi Saluran Langsung Etika? Saluran Langsung Etika dioperasikan dan dikelola oleh perusahaan luar. Pada saat Anda mengungkapkan kekhawatiran melalui Saluran Langsung Etika, kekhawatiran tersebut hanya akan disampaikan kepada departemen yang perlu mengetahuinya (seperti Sumber Daya Manusia, Kepatuhan & Etika, Hukum, atau Pencegahan Kerugian/Layanan Keamanan) untuk menindaklanjuti serta mengambil tindakan dengan segera dan tepat waktu. Proses penyelidikan kita meliputi: • melakukan penyelidikan yang tepat waktu dan adil oleh pihak yang memenuhi syarat; • mendokumentasikan dan melacak kemajuan penyelidikan; • memastikan berjalannya proses hukum; • mencapai kesimpulan yang masuk akal berdasarkan bukti yang terkumpul; dan • menerapkan pilihan tindakan korektif yang sesuai. Anda dapat menghubungi Saluran Langsung Etika melalui telepon (lihat bagian Kontak) atau secara online (www. lb.ethicspoint.com). Apabila Anda memilih untuk menghubungi Saluran Langsung Etika, operator langsung akan menjawab dan mengajukan sejumlah pertanyaan seputar kekhawatiran Anda. Tersedia layanan juru bahasa. Apabila Anda mengirimkan laporan secara online melalui situs web Saluran Langsung Etika, situs akan menggali informasi lebih lanjut mengenai kekhawatiran Anda.


3


ANDA DAN TEMPAT KERJA ANDA

Kami menyediakan tempat kerja yang bebas pelecehan dengan kesempatan kerja yang sama.

Kesetaraan Peluang dan Larangan Diskriminasi atau Pelecehan Kami memperlakukan semua orang dengan penuh hormat dan martabat. Kami merupakan perusahaan yang memberikan peluang yang setara. Kami tidak mendasarkan keputusan terkait pekerjaan pada ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, identitas gender, asal kewarganegaraan, kewarganegaraan, usia, penyandang disabilitas, orientasi seksual, status perkawinan, ataupun setiap status yang dilindungi secara sah dalam undang-undang yang berlaku.

Kami juga tidak menoleransi diskriminasi atau pelecehan. Tidak peduli jika perilaku tersebut dilakukan secara langsung, dibagikan secara elektronik, ataupun terjadi di luar properti atau di luar jam kerja. Pelecehan dapat mencakup cercaan dan setiap pernyataan lain yang menyinggung, lelucon serta komentar lisan, nonlisan, berorientasi seksual, grafik, tertulis, atau secara elektronik, ataupun tindakan fisik.

Mengakomodasi Penyandang Disabilitas

Kami berkomitmen untuk menyediakan fasilitas dan layanan yang dapat diakses oleh pelamar kerja, karyawan, serta pelanggan penyandang disabilitas. Kami akan berupaya menyediakan akomodasi yang wajar bagi pelamar dan karyawan yang menyandang disabilitas sesuai kebutuhan atau sebagaimana diwajibkan oleh hukum yang berlaku. Apabila Anda merasa memerlukan akomodasi untuk melakukan pekerjaan Anda, bahkan untuk durasi yang singkat, beri tahu manajer atau mitra Sumber Daya Manusia Anda.

4


Kejujuran

Kita berkomitmen untuk bertindak dengan penuh kejujuran di tempat kerja. Jangan pernah terlibat dalam praktik bisnis yang curang, seperti pencurian, penipuan, penyalahgunaan diskon produk, ataupun secara sengaja mengeluarkan pernyataan palsu atau menyesatkan. Tindakan curang juga termasuk memalsukan catatan dan dokumen perusahaan (termasuk catatan waktu, penggajian, atau penjualan), secara sengaja tidak memasukkan informasi, ataupun menyalahgunakan properti dan aset perusahaan, seperti sistem komputer kami, untuk kepentingan Anda atau orang lain.

Diskon Produk

Sekalipun kami menganggap diskon produk promosi sebagai manfaat, hal tersebut juga dianggap sebagai hak istimewa yang bersifat kebijakan semata dan terdapat panduan untuk menggunakannya. Anda dapat menggunakan diskon produk untuk membeli barang bagi penggunaan pribadi, hadiah yang diberikan dengan tulus (sesungguhnya) bagi orang lain tanpa mengharapkan kompensasi berupa uang, layanan, atau benda lain, ataupun membuat sumbangan pribadi pada badan amal. Pasangan dan tanggungan Anda (anak-anak hingga usia 22 tahun, selama masih bersekolah serta menjadi tanggungan Anda) juga memenuhi syarat untuk menggunakan diskon ini. Anda menerima diskon di seluruh gerai milik perusahaan di seluruh dunia dan situs online Victoria’s Secret. Diskon tidak berlaku di gerai atau kios yang dioperasikan oleh pihak ketiga. Diskon diambil dari harga penuh setiap barang yang tertera di label. Diskon tidak berlaku untuk produk promosi atau produk yang didiskon secara permanen (dicoret dengan warna merah). Seperti pelanggan lainnya, Anda dapat mengembalikan atau menukarkan produk yang telah dibeli dengan diskon Anda sesuai dengan kebijakan pengembalian merek tersebut.

Terdapat beberapa hal yang perlu diketahui mengenai penggunaan diskon produk sebagaimana mestinya: • Anda dapat membeli kartu hadiah menggunakan diskon Anda; namun demikian, Anda tidak dapat melakukan pembelian secara online menggunakan kartu hadiah yang telah didiskon ataupun menerima diskon produk Anda di toko saat menukarkan kartu hadiah yang telah didiskon. • Kecuali jika dinyatakan lain, Anda tidak memenuhi syarat untuk memperoleh diskon Teman dan Keluarga. • Secara umum, Anda tidak dapat menggabungkan diskon Anda dengan penawaran khusus atau kupon, baik di toko ataupun secara online. Periksa syarat dan ketentuan setiap penawaran untuk mengonfirmasi kelayakannya. • Produk yang dibeli dengan diskon Anda atau dengan obral khusus karyawan, atau diberikan oleh perusahaan kepada Anda (secara gratis), tidak dapat dijual kembali di mana pun, termasuk di pasar loak, situs web lelang, atau obral barang lama. • Anda dan tanggungan Anda harus memberikan identitas agar memenuhi syarat untuk menerima diskon produk promosi. Anda mungkin diminta untuk menunjukkan pasfoto yang berlaku atau dokumentasi lain, seperti kartu diskon ataupun nomor ID karyawan. • Anda dan toko bertanggung jawab untuk mengikuti kebijakan diskon. Jangan menempatkan diri Anda atau karyawan lain dalam posisi yang dapat dipertanyakan atau tidak nyaman karena “melanggar aturan.” Karyawan tidak dapat mencatat transaksi bagi diri sendiri, keluarga, atau teman.

Mencatat Waktu Kerja

Kami mengikuti seluruh undangundang serta peraturan seputar upah dan jam kerja yang berlaku. Seluruh karyawan yang digaji per jam (dan beberapa karyawan yang digaji per bulan bergantung pada peran serta lokasinya) harus mencatat waktu kerjanya dengan akurat. Saat mencatat waktu kerja Anda, Anda tidak diperkenankan:

• bekerja tanpa dibayar (di luar jam kerja); • mencatat waktu kerja karyawan lain atau meminta karyawan lain mencatatkan waktu kerja Anda; • secara sengaja melaporkan catatan waktu kerja yang tidak akurat; atau • mengedit catatan waktu kerja Anda sendiri. Selain itu, karyawan harus mengikuti undang-undang dan kebijakan perusahaan yang berlaku mengenai pembayaran untuk perjalanan bisnis serta waktu istirahat dan jam makan.

Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Kami menyediakan fasilitas yang aman, bersih, dan dapat diakses karyawan serta para pelanggan kita. Kami mematuhi seluruh undang-undang keselamatan di tempat kerja yang berlaku dan kami memiliki kebijakan serta prosedur keselamatan global guna melindungi kita dari cedera yang dapat dihindari di tempat kerja. Baik Anda bekerja di toko, pusat distribusi, ataupun kantor, sangatlah penting untuk: • mengetahui prosedur keselamatan dan keadaan darurat (bacalah prosedur operasi standar merek/ fungsi atau bicarakan dengan manajer Anda); • mengawasi potensi bahaya dan segera melaporkannya kepada manajer Anda; • segera melaporkan setiap kecelakaan atau cedera yang terjadi, tidak peduli seringan apa pun kejadian tersebut, kepada manajer Anda dan Pusat Operasi Keadaan Darurat (Lihat bagian Kontak); dan • melaporkan insiden panggilan telepon atau postingan elektronik cabul atau mengancam yang berkaitan dengan pekerjaan kepada Pusat Operasi Keadaan Darurat.


5

LAKUKAN

• Perlakukan semua orang dengan penuh hormat dan martabat. • Ikuti aturan upah dan jam kerja yang berlaku. • Pahami prosedur kesehatan dan keselamatan di tempat kerja Anda. • Ajukan permohonan penggantian biaya perjalanan dan pengeluaran yang akurat. • Segera laporkan dugaan pelanggaran Pedoman.

Larangan Membawa Senjata atau Senjata Api

Anda tidak diperkenankan membawa senjata atau senjata api ke dalam toko atau properti perusahaan kita. Hanya karyawan yang berwenang serta petugas penegak hukum yang dapat membawa senjata dan senjata api ke dalam properti toko serta toko.

Tempat Kerja Bebas ObatObatan dan Alkohol

Kami berkomitmen untuk memberikan tempat kerja yang bebas obat-obatan dan alkohol. Karyawan harus bekerja sepenuhnya tanpa dipengaruhi efek alkohol dan obat-obatan terlarang, serta efek samping segala zat legal lainnya. Anda tidak boleh memiliki atau mengonsumsi obat-obatan terlarang ataupun alkohol di properti perusahaan, serta Anda tidak boleh bekerja setelah mengonsumsi alkohol atau obat-obatan ilegal. Misalnya, Anda tidak boleh keluar untuk makan siang, mengonsumsi alkohol, kemudian kembali bekerja.

Larangan Kekerasan di Tempat Kerja

Kami sangat menganggap serius kekerasan dan ancaman kekerasan di tempat kerja. Setiap karyawan yang mengancam atau membahayakan orang lain dapat dipecat, tanpa memandang jika ancaman dibuat pada saat jam kerja atau di luar jam kerja, sebagai “lelucon” atau ketika “sedang marah.”

6


Perilaku di Luar Pekerjaan

Pada umumnya, perusahaan tidak mempermasalahkan perilaku karyawan di luar pekerjaan, kecuali jika hal tersebut menghambat kinerja pekerjaan atau tidak profesional. Meskipun perusahaan menghormati privasi Anda, segala perilaku atau kegiatan ilegal yang melanggar Pedoman dapat dikenakan tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemecatan, sekalipun tindakan terjadi di luar properti atau di luar jam kerja.

Penggantian Biaya Perjalanan dan Pengeluaran

Apabila Anda melakukan perjalanan bisnis atau membeli barang atas nama perusahaan, Anda berhak untuk mendapatkan penggantian biaya pengELUARan yang memenuhi syarat, termasuk biaya makan dan transportasi, seperti jarak tempuh yang melebihi dan di atas perjalanan normal. Anda diharapkan untuk memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan untuk penggantian biaya merupakan pengeluaran yang sah, wajar dan lazim, berkaitan dengan bisnis, serta sesuai. Seluruh pengeluaran harus dicatat secara akurat dan lengkap, dengan dokumen pendukung yang sesuai (seperti kuitansi terperinci) untuk memastikan bahwa perusahaan menyimpan catatan dan pembukuan yang akurat. Bacalah kebijakan penggantian biaya perjalanan dan pengeluaran perusahaan untuk perincian selengkapnya.

Kita berupaya menjadi warga negara yang baik.

Bermitra dengan Pemasok dan Mitra Bisnis yang Bertanggung Jawab

Kita sangat membanggakan kualitas dan integritas produk kita serta hanya bermitra dengan pemasok yang menerapkan nilai-nilai dan komitmen kita dalam menjalankan praktik bisnis secara etis dan bertanggung jawab. Kita tidak berbisnis dengan pemasok atau mitra bisnis yang secara sengaja mempekerjakan individu di bawah batasan usia bekerja minimum di tempat itu, terlibat dalam perdagangan manusia, menerapkan kerja paksa, atau menggunakan hukuman fisik guna mendisiplinkan karyawan, tanpa memandang jika praktik tersebut diizinkan menurut hukum setempat. Pedoman Perilaku Pemasok L Brands menguraikan standar pemasok kita secara lebih lengkap. Kita bertindak secara bertanggung jawab dengan mempertimbangkan aspek lingkungan. Kita mematuhi seluruh undang-undang lingkungan yang berlaku dan berupaya untuk menekan dampak terhadap lingkungan. Kita berupaya untuk menjual barang yang mematuhi seluruh undang-undang keamanan produk yang berlaku.

Perdagangan Internasional, Transaksi yang Adil, dan Persaingan yang Sehat Kita mematuhi seluruh undangundang yang mengatur perdagangan internasional, termasuk undangundang yang ditujukan untuk mencegah pencucian uang serta bekerja sama dengan boikot tanpa sanksi dan undang-undang yang mengatur kegiatan impor dan ekspor.

Kita bersaing secara ketat, namun tetap mengutamakan keadilan dan etika. Sangatlah penting bagi kita untuk mengikuti undang-undang persaingan yang berlaku serta menghindari praktik yang mengganggu persaingan secara adil dan terbuka. Hal ini berarti, contohnya, Anda dilarang menandatangani segala perjanjian (baik formal maupun informal) dengan pemasok, vendor, atau pihak eksternal untuk membatasi perdagangan. Perjanjian tidak boleh mencakup: • penetapan harga di toko kita atau penetapan harga dengan pesaing kita; atau • pemboikotan vendor tertentu.


CARA KITA BERBISNIS

Hindari diskusi mengenai topik ini dengan pihak eksternal, sekalipun mereka menyarankan hal tersebut atau topik ini mencuat pada pameran dagang. Undang-undang persaingan global cukup rumit dan hukuman atas pelanggarannya sangatlah berat – baik untuk perusahaan maupun individu yang terlibat. Bermitralah dengan Kantor Penasihat Umum untuk memperoleh panduan. Kita tidak terlibat dalam praktik bisnis yang tidak adil atau menipu, baik secara langsung maupun tidak langsung melalui pihak eksternal guna membantu bisnis L Brands atau merugikan bisnis pesaing. Jangan bertindak secara curang, menyalahgunakan, atau menggunakan cara ilegal atau tidak etis lain untuk mempelajari rahasia dagang pesaing atau memperoleh informasi rahasia mengenai perusahaan lain. Kita menayangkan iklan secara jujur dan mengikuti undang-undang serta standar periklanan yang berlaku. Periklanan dan pemasaran kita tidak boleh bersifat menipu, tidak adil, atau berisi pengungkapan yang menyesatkan. Bahas produk dan layanan kita dengan jujur serta akurat. Selain itu, jangan


7

mengeluarkan pernyataan yang tidak benar, tidak berdasar, atau menyesatkan mengenai pesaing, produk, ataupun layanan mereka.

Penyuapan dan Korupsi

Kita berkomitmen untuk melaksanakan praktik bisnis yang jujur dan etis. Hal ini berarti kita tidak menoleransi penyuapan atau korupsi di mana pun kita berbisnis di seluruh dunia. Kita mengikuti seluruh undangundang antikorupsi yang berlaku. Di antaranya, undang-undang antikorupsi dan kebijakan perusahaan yang melarang seluruh upaya menawarkan, memberikan, memberikan wewenang, menyetujui, menerima, meminta, atau menjanjikan suap ataupun barang berharga dengan maksud untuk memengaruhi seseorang dengan tidak pantas atau memperoleh keuntungan yang tidak pantas. Peninjauan tambahan mungkin diperlukan untuk memastikan bahwa kontrak atau perjanjian dilakukan dengan pihak eksternal terkemuka dan harus mencantumkan ketentuan antikorupsi yang sesuai. Penting untuk diingat bahwa kita tidak dapat meminta pihak eksternal untuk melakukan tindakan yang dilarang. Apabila Anda merasa akan berinteraksi dengan pejabat pemerintah atau memiliki pertanyaan seputar kebijakan antikorupsi, mintalah panduan dari Kantor Kepala Petugas Kepatuhan atau bacalah Kebijakan Antikorupsi Global perusahaan.

8


Konflik Kepentingan

Kita menghindari terjadinya konflik kepentingan. Konflik kepentingan adalah kegiatan, kepentingan, atau hubungan pribadi yang mengganggu (atau menimbulkan kesan mengganggu) objektivitas karyawan atas nama perusahaan. Konflik kepentingan dapat menciptakan situasi yang menghambat kita dalam melaksanakan pekerjaan secara efektif atau membahayakan bisnis perusahaan. Tindakan, kepentingan keuangan, atau hubungan Anda dapat menimbulkan konflik kepentingan. Anda dilarang memiliki dan wajib menghindari konflik kepentingan, kecuali jika diungkapkan kepada serta diizinkan oleh perusahaan. Konflik kepentingan dapat ditimbulkan oleh siapa pun yang memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan Anda. Untuk tujuan kebijakan ini, hubungan pribadi yang dekat meliputi pasangan, mitra, kerabat (memiliki hubungan darah, pernikahan, atau adopsi), orang yang berhubungan dekat atau akrab, atau orang yang tinggal bersama Anda. Jangan biarkan kedekatan hubungan atau pertemanan pribadi tersebut menciptakan lingkungan kerja yang tidak nyaman atau tidak adil ataupun berdampak negatif terhadap kinerja pekerjaan Anda. Di samping itu: • Anda tidak diperkenankan untuk mengawasi atau melapor kepada siapa pun yang memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan Anda. • Anda tidak diperbolehkan mengawasi, meninjau, atau memengaruhi evaluasi kerja, gaji, atau tunjangan siapa pun yang memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan Anda. Konflik kepentingan keuangan dapat muncul saat tindakan Anda dipengaruhi, atau terkesan dipengaruhi, oleh keuntungan finansial yang mungkin didapatkan. Keuntungan ini dapat diberikan kepada Anda atau seseorang yang memiliki kedekatan secara pribadi dengan Anda. Konflik kepentingan semacam ini dapat terjadi saat: • Anda memiliki kepentingan keuangan dengan vendor, pemasok, pemilik lahan, atau pesaing (selain investasi tertentu dalam perusahaan publik). • Anda menerima uang, layanan, atau bantuan dari siapa pun selain perusahaan karena bekerja bagi perusahaan.

Perusahaan memiliki rancangan, konsep, penemuan, bentuk, atau hasil kreasi serupa yang Anda kembangkan saat bekerja di perusahaan. Anda tidak diperkenankan untuk bersaing dengan L Brands saat bekerja di perusahaan ini, termasuk: • menggunakan peluang atau mengarahkan orang lain untuk menggunakan peluang bisnis yang ditemukan melalui pekerjaan Anda atas nama perusahaan; • bekerja untuk atau atas nama pesaing, kecuali jika disetujui oleh perusahaan; dan • bekerja sebagai direktur, manajer, ataupun penasihat perusahaan atau organisasi yang terlibat dalam bisnis yang bersaing atau berencana untuk bersaing dengan L Brands, kecuali jika disetujui oleh perusahaan.

Hadiah dan Keramahtamahan Bisnis

Kita sangat berhati-hati saat memberikan atau menerima hadiah ataupun keramahtamahan bisnis. Hindari mengambil atau terkesan mengambil keputusan bisnis berdasarkan pengaruh yang tidak etis. Seluruh pertukaran (menerima atau memberi) hadiah atau keramahtamahan bisnis wajib mematuhi undang-undang dan kebijakan perusahaan yang berlaku. Contoh hadiah meliputi uang tunai atau setara uang tunai (kartu hadiah, sertifikat hadiah, potongan harga, dan diskon), produk, bantuan pribadi, transportasi, akomodasi perjalanan atau liburan, atau peluang bisnis ataupun kerja. Keramahtamahan meliputi jamuan bisnis dan tiket acara olahraga, konser, teater, golf, dan acara lain.

Contoh hadiah dan keramahtamahan yang diizinkan meliputi: • penyediaan jamuan bisnis yang tidak berlebihan; • acara yang sesekali diadakan dengan pengeluaran terkait yang wajar, lazim, dan dianggap sesuai dalam budayanya, pihak eksternal akan hadir bersama Anda, dan Anda telah memberitahukannya kepada manajer Anda (pengeluaran semacam ini dianggap sebagai hadiah jika pihak eksternal tidak hadir bersama Anda); dan • hadiah bernilai USD50 atau di bawahnya. Terdapat beberapa jenis hadiah dan keramahtamahan yang memang dilarang. Anda dilarang memberikan atau menerima (kecuali jika disebutkan dalam pengecualian berikut): • uang tunai atau setara uang tunai; Pengecualian – kartu hadiah yang dapat ditukarkan dengan produk perusahaan kita – angpao/amplop merah (paket warna merah berisi uang tunai yang diberikan saat hari raya atau acara khusus seperti Tahun Baru Imlek). Perusahaan tidak memberikan angpao/amplop merah kepada pihak eksternal; namun demikian, karyawan di kantor wilayah Asia dapat menerima satu angpao/amplop merah senilai USD15 atau kurang dari perorangan, perusahaan, atau grup vendor di luar L Brands pada saat hari raya maupun suatu acara. • segala “balas jasa” (bagian dari suatu perjanjian untuk melakukan segalanya dengan imbalan berupa hadiah atau keramahtamahan); • segala bentuk permintaan hadiah; • hadiah bernilai di atas USD50; Pengecualian – hadiah yang mudah rusak (makanan, bunga, permen, dll.) yang harus dibagikan kepada karyawan lain atau disumbangkan kepada organisasi amal yang sah (untuk sumbangan, hubungi bagian Hubungan Masyarakat)

LAKUKAN

Perusahaan harus memahami kemungkinan konflik kepentingan dan saat konflik ini muncul. Hubungi Kantor Kepala Petugas Kepatuhan jika Anda: • meyakini bahwa Anda memiliki konflik kepentingan atau konflik kepentingan keuangan; • ingin terlibat dalam peluang bisnis atau pekerjaan di luar saat bekerja dengan perusahaan; atau • ingin memperoleh penjelasan mengenai kebijakan konflik kepentingan.


9

LAKUKAN

• Hubungi manajer Anda sebelum memberikan hadiah dan keramahtamahan bisnis atas nama perusahaan. • Ambil keputusan bisnis yang terbebas dari segala pengaruh yang tidak pantas. • Berkonsultasilah dengan Kantor Kepala Petugas Kepatuhan dan Hubungan Masyarakat sebelum memberikan komitmen aset perusahaan untuk sumbangan amal.

– hadiah yang telah disetujui sebelumnya secara tertulis dari Kantor Kepala Petugas Kepatuhan • hadiah atau keramahtamahan yang melanggar ketentuan lain dalam Pedoman atau hukum yang berlaku; dan • segala hal yang dapat mendorong orang lain melanggar standar perusahaan mereka. Segala hadiah atau keramahtamahan yang Anda berikan haruslah diungkapkan secara akurat dan terperinci dalam formulir penggantian biaya perjalanan dan pengeluaran. Segala hal yang Anda berikan kepada pejabat pemerintah wajib mematuhi semua undang-undang dan ketentuan Kebijakan Antikorupsi Global perusahaan yang berlaku.

Berinteraksi dengan Pemerintah

Kita bersikap jujur dan lugas dengan lembaga pemerintah. Apabila perwakilan pemerintah atau regulasi menghubungi Anda dan meminta Anda untuk memberikan informasi ataupun hadir dalam inspeksi sebagai perwakilan perusahaan, segera beri tahu manajer Anda. Jangan pernah secara sengaja memberikan informasi palsu atau menyesatkan kepada pejabat atau perwakilan pemerintah, ataupun memusnahkan catatan yang berkaitan dengan penyelidikan. Demikian pula, jangan mengarahkan atau mendorong karyawan lain untuk melakukannya.

Kegiatan Politik

Kita meyakini bahwa keterlibatan dalam kegiatan politik dalam masyarakat yang dilayani berperan penting untuk keberhasilan kita. Perusahaan terlibat dalam permasalahan kebijakan publik serta dapat membuat sokongan politik sebagaimana diizinkan oleh undang-undang. Kantor Kepala Petugas Kepatuhan dan departemen Hubungan Pemerintah wajib menyetujui

10


terlebih dahulu segala penggunaan atau komitmen dana atau sumber daya perusahaan lain untuk kepentingan kegiatan politik atas nama perusahaan. Terlibat dalam proses politik sepenuhnya menjadi keputusan pribadi dan sukarela Anda. Apabila Anda memutuskan untuk berpartisipasi, Anda hanya dapat melakukannya pada waktu Anda, dengan menggunakan uang atau sumber daya Anda sendiri. Anda dilarang bertindak atas nama perusahaan dan menggunakan sumber daya atau layanan perusahaan untuk kegiatan politik pribadi Anda, kecuali jika diizinkan oleh perusahaan. Perusahaan menjalin komunikasi dengan para pejabat dan badan pemerintahan di seluruh dunia mengenai permasalahan kebijakan publik yang dapat memengaruhi bisnis kita. Karena pelobian diatur secara ketat pada semua strata, Kantor Kepala Petugas Kepatuhan dan departemen Hubungan Pemerintah harus terlebih dahulu menyetujui kegiatan pelobian atas nama perusahaan.

Kontribusi Amal

Kita berkomitmen untuk melakukannya dengan baik demi hasil yang baik. Untuk bertindak secara adil dan konsisten, Kantor Kepala Petugas Kepatuhan dan Hubungan Masyarakat wajib terlebih dahulu menyetujui seluruh kontribusi amal yang diajukan atau dibuat dengan aset perusahaan dengan mengatasnamakan L Brands, merek, ataupun fungsi tertentu. Beberapa di antaranya mencakup uang, produk, serta penggunaan ruang atau sumber daya kita. Kita tidak akan memberikan kontribusi amal sebagai syarat dari atau untuk memengaruhi keputusan bisnis.

Hubungan Anda dengan perusahaan adalah salah satu bentuk kepercayaan.

Melindungi Informasi Bisnis

Informasi bisnis kita merupakan aset berharga dan kita akan melindunginya. Informasi bisnis meliputi dokumen rahasia, informasi berhak milik, informasi istimewa, ataupun informasi rahasia. Informasi ini dapat berupa dokumen tertulis maupun elektronik, atau dapat berupa informasi yang Anda ketahui atau pelajari dan tidak didokumentasikan secara resmi. Beberapa contoh informasi bisnis di antaranya: • rahasia dagang; • kekayaan intelektual; • jumlah penjualan, termasuk penjualan rata-rata per toko; • informasi mengenai gagasan dan pengetahuan teknis, proses, serta prosedurnya; • peluncuran dan promosi produk yang tidak diumumkan; • pemasaran dan gambar; • informasi pribadi mengenai pelanggan atau karyawan, seperti nomor kartu kredit atau informasi perbankan; dan • daftar vendor. Informasi bisnis tidak diperkenankan untuk dibagikan kepada siapa pun tanpa alasan bisnis atau penegakan hukum yang sah serta sesuai dengan semua undang-undang dan peraturan yang berlaku. Jangan membagikan informasi bisnis dengan siapa pun dan di mana pun di luar perusahaan, kecuali jika Anda diizinkan untuk melakukannya serta sesuai dengan kebijakan perusahaan. Informasi bisnis perusahaan diklasifikasikan menurut tingkat sensitivitasnya. Informasi bisnis pada tingkat tertentu mungkin memiliki persyaratan pengamanan untuk menghimpun, menangani, menyimpan, menyebarkan, mengakses, mengamankan, menahan, serta memusnahkan informasi tersebut.

Lihat Kebijakan Keamanan Informasi perusahaan untuk perincian selengkapnya. Anda bertanggung jawab untuk menjaga keamanan informasi bisnis yang Anda kerjakan, bahkan setelah Anda meninggalkan perusahaan. Bagaimanapun juga, Anda tidak diperbolehkan menggunakan informasi bisnis kita untuk kepentingan atau keuntungan pribadi, baik untuk diri Anda sendiri, orang lain, atau perusahaan lain, bahkan setelah Anda tidak lagi bekerja di perusahaan ini.


PERUSAHAAN KITA DAN ANDA

Kita tidak menggunakan informasi bisnis berhak milik atau nonpublik milik perusahaan lain tanpa izin. Anda harus menghormati kerahasiaan informasi bisnis perusahaan lain. Jangan memberikan informasi bisnis perusahaan lain kepada L Brands. Jangan keliru menyebutkan dengan sengaja atau menggunakan cara lain yang tidak pantas guna memperoleh informasi bisnis perusahaan lain. Hormati kewajiban karyawan lain dalam melindungi kerahasiaan perusahaan sebelumnya. Jangan mengunduh, menyebarkan, menyimpan, atau membuat salinan dari buku, majalah, koran, film, rekaman video musik, situs web, produk, atau program komputer yang tidak sah. Apabila Anda tidak yakin mengenai pembagian atau pengamanan informasi bisnis, hubungi manajer Anda.

Informasi Orang Dalam

Di samping melindungi informasi bisnis, kita mematuhi undang-undang perdagangan orang dalam. Informasi orang dalam merupakan informasi (mengenai perusahaan kita atau perusahaan lain) yang bukan merupakan konsumsi publik serta merupakan informasi material – yakni, informasi


11

Informasi material dapat meliputi: • pendapatan dan hasil keuangan lainnya; • penjualan dan penjualan rata-rata per toko; • tingkat inventaris; • keuntungan dan kerugian bisnis yang signifikan; • rencana akuisisi, penjualan, atau merger perusahaan; • perubahan manajemen; dan • strategi bisnis.

LAKUKAN

• Buat dan simpan catatan bisnis yang akurat, lengkap, dan jujur. • Lindungi informasi bisnis L Brands. • Hormati kekayaan intelektual – baik milik perusahaan dan milik pihak lain.

yang dianggap penting oleh investor yang semestinya dalam menentukan langkahnya untuk menjual, membeli, atau menahan sahamnya. Kebijakan perusahaan dan hukum membatasi secara ketat mengenai hal yang dapat kita lakukan selagi kita memiliki informasi orang dalam. Anda dilarang memperdagangkan saham dan sekuritas lain L Brands saat memiliki informasi material yang bukan merupakan konsumsi publik mengenai perusahaan. Hal ini berlaku untuk seluruh karyawan L Brands beserta segenap keluarga dan entitas dalam kendali mereka. Perdagangan termasuk membeli, menjual, dan memindahkan saldo rekening, alokasi investasi, dan arah investasi dalam rencana perusahaan. Jangan membagikan informasi orang dalam kepada siapa pun, kecuali jika mereka memiliki kebutuhan bisnis untuk mengetahuinya dan jangan pernah membagikan informasi orang dalam ke luar L Brands. Bacalah Kebijakan Perdagangan Orang Dalam perusahaan untuk perincian selengkapnya.

Integritas Keuangan dan Catatan yang Akurat

Kita menjamin bahwa catatan perusahaan kita akurat, tepat waktu, adil, dan benar-benar mencerminkan transaksi serta peristiwa yang aktual. Pemegang saham, pelanggan kita, sesama karyawan, khalayak umum, serta entitas pemerintahan dan publik berhak atas catatan bisnis yang akurat serta benar adanya. Kita memastikan bahwa kita menggunakan aset perusahaan sebagaimana mestinya serta mencerminkan seluruh pengeluaran, transaksi, aset, dan kewajiban dengan tepat dalam seluruh catatan keuangan kita. Seluruh karyawan bertanggung jawab untuk membuat catatan yang akurat dan lengkap serta mematuhi pengawasan internal. Apabila Anda tidak yakin mengenai hal yang diperlukan, bicarakan dengan manajer Anda.

12


Kita juga memastikan bahwa kita mematuhi kebijakan perusahaan dan hukum yang berlaku untuk menahan, menyimpan, serta memusnahkan catatan dan data elektronik perusahaan. Setiap orang bertanggung jawab atas informasi dan catatan di bawah kendali kita. Kita harus memahami prosedur penyimpanan catatan yang berlaku pada pekerjaan kita. Informasi dan catatan hanya dapat dimusnahkan sesuai dengan Kebijakan Penyimpanan Catatan perusahaan serta bukan sebagai tanggapan atau untuk mengantisipasi adanya audit, penyelidikan, atau gugatan hukum.

Audit dan Penyelidikan

Kita bekerja sama secara penuh dengan audit dan penyelidikan internal serta eksternal mengenai adanya kemungkinan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan. Jangan memusnahkan atau mengubah dokumen apa pun yang dapat diminta sebagai bagian dari penyelidikan atau audit atas nama perusahaan. Jangan berbohong, dengan sengaja membuat pernyataan palsu atau menyesatkan, ataupun gagal menyediakan informasi yang akurat kepada auditor ataupun penyelidik internal atau eksternal, atau memaksa orang lain berbuat demikian.

Penggunaan Properti Perusahaan

Kita menggunakan waktu kerja dan properti perusahaan demi kepentingan perusahaan. Properti perusahaan meliputi properti, informasi, perlengkapan, dokumen, data, perangkat lunak, aset teknologi, pasokan, produk, sampel, dan layanan pendukung kita. Terkadang, kita dapat menggunakan properti perusahaan untuk keperluan pribadi yang terbatas dan insidental. Jangan bersikap ceroboh atau lalai terhadap properti perusahaan. Selain itu, jangan turut serta dalam mencuri ataupun mengambil properti perusahaan atau properti orang lain tanpa izin. Hal ini meliputi mengambil pasokan, sampel, alat bantu, atau perlengkapan tanpa izin.

Penggunaan properti perusahaan secara tidak pantas dapat menimbulkan risiko hukum serta keuangan kepada perusahaan. Misalnya, mematuhi Kebijakan Keamanan Informasi perusahaan saat mengunduh perangkat lunak dan melindungi kata sandi komputer beserta informasi yang tersimpan dalam sistem kita. Kecuali jika diatur sebaliknya oleh hukum yang berlaku, jangan mengharapkan adanya privasi di dalam properti kita ataupun saat menggunakan sistem atau jaringan kita. Perusahaan berhak menelusuri seluruh properti perusahaan kapan saja, termasuk, namun tidak terbatas pada ruangan kantor, meja, email, pesan instan dan pesan pada perangkat seluler, surat suara, serta perangkat, layanan, dan aplikasi komunikasi serta komputasi yang disediakan perusahaan. Harap diketahui bahwa kegiatan Anda, termasuk kegiatan pribadi yang dilakukan di dalam properti atau menggunakan sistem atau jaringan perusahaan, dapat kita ketahui.

Kekayaan Intelektual

Kita melindungi merek dagang dan kekayaan intelektual perusahaan karena mereka merupakan sebagianaset kita yang paling berharga. Kita semua bertanggung jawab melindungi aset tersebut, termasuk melaporkan adanya produk palsu atau distribusi produk secara tidak pantas yang dilakukan oleh pihak lain. Kekayaan intelektual kita meliputi hasil kreasi sah yang dilindungi hukum, seperti hak cipta, merek dagang, paten, merek, hak desain, dan rahasia dagang. Hal tersebut juga meliputi penemuan, rancangan, pengetahuan teknis, dan inovasi yang Anda susun atau buat ketika mereka: • muncul atau diilhami oleh informasi bisnis perusahaan ataupun pekerjaan apa pun yang Anda lakukan untuk kepentingan perusahaan; • dihasilkan dari penggunaan Anda atas aset, fasilitas, atau waktu perusahaan; atau • muncul dari pekerjaan Anda dengan mengatasnamakan perusahaan. Untuk melindungi perusahaan serta diri Anda sendiri, sangatlah penting untuk menghormati undang-undang yang mengatur hak cipta, penggunaan materi hak cipta milik orang lain dengan adil,

merek dagang, dan kekayaan intelektual lainnya, termasuk hak cipta, merek dagang, serta merek milik perusahaan sendiri. Apabila Anda tidak yakin jika Anda telah menggunakan kekayaan intelektual kami dengan layak, hubungi manajer Anda atau departemen Hukum.

Komunikasi Eksternal

Perusahaan hanya merilis informasi yang berkaitan dengan kinerja dan posisi keuangannya mengenai persoalan serta strategi yang signifikan melalui karyawan yang berwenang untuk berbicara mewakili perusahaan di depan khalayak umum. Perusahaan hanya akan menanggapi investor dan media melalui juru bicara yang telah ditunjuk. Apabila Anda pernah dimintai komentar oleh investor atau media dengan mengatasnamakan perusahaan, arahkan permintaan tersebut dengan sopan menuju bagian Komunikasi. Lihat bagian Kontak.

Anda tidak dibatasi

untuk membagikan informasi mengenai hubungan kerja Anda kepada orang lain atau bekerja sama dengan lembaga praktik hubungan kerja apa pun yang sah. Anda juga tidak dibatasi untuk melaporkan adanya kemungkinan pelanggaran hukum kepada lembaga atau entitas pemerintah atau melakukan pengungkapan lainnya yang dilindungi oleh hukum atau peraturan yang berlaku. Anda tidak memerlukan izin terlebih dahulu dari perusahaan untuk membuat laporan tersebut, dan Anda tidak diwajibkan untuk memberi tahu perusahaan bahwa Anda telah membuat laporan tersebut.

Semua permintaan untuk berbicara secara eksternal sebagai perwakilan perusahaan pada kesempatan seperti konferensi industri, presentasi pendidikan, dan diskusi panel harus disetujui oleh bagian Komunikasi. Partisipasi dalam studi kasus, laporan pemerintah, karya terpublikasi lainnya, atau nominasi penghargaan juga harus disetujui sebelumnya. Permohonan untuk menggunakan logo perusahaan atau memasukkan nama perusahaan dalam siaran pers, situs web, atau pada pameran dagang yang diadakan pihak eksternal, termasuk media, harus diarahkan pada bagian Komunikasi.


13

permintaan sumbangan sebagai bagian dari kampanye yang disponsori perusahaan

Terkadang, perusahaan dapat meminta sumbangan kepada karyawan sebagai bagian dari kampanye yang disponsori perusahaan untuk organisasi yang didukung oleh L Brands, seperti United Way atau Pelotonia. Komunikasi, permintaan sumbangan, atau promosi apa pun sebagai bagian dari kampanye yang disponsori oleh perusahaan kepada karyawan hanya dapat diselenggarakan sesuai dengan kebijakan perusahaan serta harus disetujui terlebih dahulu oleh bagian Hubungan Masyarakat dan Komunikasi.

LAKUKAN

• Arahkan pertanyaan media untuk komentar yang mengatasnamakan perusahaan kepada bagian Komunikasi. • Gunakan media digital dengan penuh tanggung jawab. • Pelihara tempat kerja yang sejalan dengan kebijakan perusahaan.

14


Menggunakan Media Digital

Kita menggunakan media Digital dengan penuh tanggung jawab. Pelanggan, pesaing, dan karyawan di seluruh dunia dapat mengakses informasi yang terpasang pada saluran media digital dengan mudah. Gunakan akal sehat saat memposting informasi dan ingatlah bahwa kebijakan perusahaan kita tetap berlaku, sekalipun kegiatan online Anda tidak berkaitan dengan bisnis kita. Sebagai contoh, sebagaimana Anda tidak akan mendiskriminasi atau menghina pelanggan ataupun sesama karyawan secara langsung, Anda tidak diperbolehkan melakukan hal tersebut secara online. Jangan memposting informasi bisnis, termasuk posisi keuangan perusahaan, tren penjualan, prediksi, peluncuran produk di masa mendatang, serta promosi, daftar vendor, informasi pribadi mengenai pelanggan atau karyawan lain seperti nomor kartu kredit, informasi perbankan, atau informasi lainnya yang dapat membahayakan keamanan Anda dan orang lain. Hormati semua hak cipta dan undang-undang kekayaan intelektual.

Permintaan Sumbangan dan Distribusi

Ada saat ketika kita semua terdorong untuk berkontribusi pada suatu hal yang sangat kita yakini. Akan tetapi, sangatlah penting untuk melindungi kegiatan kerja karyawan serta hubungan dengan mitra bisnis kita dari oknum yang mementingkan keuntungan, produk, atau sudut pandang pribadinya. Maka dari itu, kita memiliki panduan mengenai permintaan sumbangan uang, waktu, sumber daya, atau distribusi literatur. Panduan ini berlaku sama bagi karyawan yang meminta sumbangan dan yang dimintai sumbangan. Kecuali jika Anda diizinkan

oleh Kantor Kepala Petugas Kepatuhan dan Hubungan Masyarakat: • Jangan meminta sumbangan selama jam kerja. • Jangan mendistribusikan literatur selama jam kerja atau pada area kerja. Kafe dan area istirahat tidak dianggap sebagai area kerja. Rehat, makan, dan jam istirahat yang diizinkan lainnya tidak dianggap sebagai jam kerja. • Jangan menggunakan telepon atau kop surat perusahaan untuk meminta sumbangan kepada karyawan, vendor, mitra bisnis lain, atau untuk mendistribusikan literatur apa pun. • Jangan meminta sumbangan kepada vendor atau mitra bisnis dengan mengatasnamakan perusahaan. Jangan pernah meminta kepada vendor atau mitra bisnis jika terdapat pemahaman, saran, atau ekspektasi yang tersirat maupun tersurat untuk mendukung kepentingan pribadi atau upaya amal yang akan menguntungkan vendor atau hubungan bisnis pihak lain dengan perusahaan. Sebagai tambahan, harap diketahui bahwa: • Kegiatan yang tidak disponsori oleh perusahaan dilarang diselenggarakan di dalam properti perusahaan, sekalipun di luar area kerja atau di luar jam kerja. Contohnya termasuk: - pameran buku, promosi majalah, penjualan permen, penjualan kue kering, penjualan pembungkus kado, penjualan bunga, atau penjualan promosi dari pihak luar lainnya; dan - memposting atau mengiklankan barang atau jasa untuk dijual. • Pihak bukan karyawan dilarang meminta sumbangan atau menyebarkan literatur di dalam properti perusahaan.

PERNYATAAN Tanda tangan saya di bawah ini menunjukkan bahwa saya telah menerima Pedoman Perilaku L Brands : Saya menyatakan bahwa: • Saya bertanggung jawab untuk mematuhi semua kebijakan perusahaan, termasuk yang tercantum dalam Pedoman Perilaku, serta revisi apa pun yang dilakukan. • Perusahaan dapat mengubah Pedoman Perilaku dari waktu ke waktu sesuai keperluan, dan saya akan menerima pemberitahuan mengenai perubahan ini. • Pedoman Perilaku bukan merupakan kontrak hubungan kerja dan tidak mengubah status saya yang bekerja tanpa paksaan. Perusahaan atau saya sendiri dapat memutuskan ketenagakerjaan saya, dengan atau tanpa sebab, kapan saja di A.S. dan di seluruh lokasi lainnya jika diperkenankan oleh hukum. • Saya tidak dapat mengungkapkan informasi bisnis perusahaan tanpa alasan bisnis atau penegakan hukum yang sah (serta sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku). • Perusahaan dapat menghimpun dan menahan informasi pribadi saya untuk urusan ketenagakerjaan, sesuai dengan kebijakan privasi perusahaan. • Perusahaan dapat mengakses, menghimpun, memutus, menggunakan, mengungkapkan, memindahkan, mengomunikasikan, dan/atau mengalihkan (termasuk lintas perbatasan) informasi apa pun yang disampaikan melalui komputer dan/atau jaringan komunikasi perusahaan. • Perusahaan dapat merilis informasi pribadi saya sesuai kebutuhan kepada otoritas tunjangan pekerja atau pihak lainnya yang sesuai bilamana saya mengalami cedera di tempat kerja atau penyakit yang berhubungan dengan pekerjaan. • Pelanggaran atas setiap kebijakan perusahaan, termasuk yang tercantum dalam Pedoman Perilaku, dapat mengakibatkan dijatuhkannya tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Saya memahami bahwa: • Saya dapat membagikan informasi mengenai hubungan kerja saya kepada orang lain dan dapat bekerja sama dengan lembaga praktik hubungan kerja apa pun yang sah. • Saya dapat melaporkan adanya kemungkinan pelanggaran terhadap undangundang atau peraturan yang berlaku kepada lembaga atau entitas pemerintahan serta dapat membuat pengungkapan lainnya yang dilindungi di bawah hukum dan peraturan yang berlaku. Saya tidak memerlukan izin dari perusahaan untuk membuat laporan tersebut, dan saya tidak diwajibkan untuk memberi tahu perusahaan mengenai laporan atau pengungkapan tersebut atau setiap penyelidikan yang terkait. Catatan: Tanda tangan elektronik dapat berfungsi sebagai pernyataan setelah formulir dilengkapi secara online.

_____________________________________________________________________ Nama karyawan (harap dicetak) _____________________________________________________________________ Nama merek atau divisi _____________________________________________________________________ Tanda tangan karyawan (wajib) _________________________ Tanggal REV 12_2016


15

16


KONTAK Saluran Langsung Etika Untuk melaporkan perilaku tidak etis atau dugaan pelanggaran pedoman perilaku kita

AMERIKA SERIKAT

KANADA

DI LUAR AMERIKA UTARA

www.lb.ethicspoint.com +1.888.884.7218

www.lb.ethicspoint.com +1.866.892.4241

www.lb.ethicspoint.com Tiongkok Daratan Selatan: 10.800.120.1239 Utara: 10.800.712.1239 Hong Kong 800.964214 India 000.800.100.1071 000.800.001.6112 Indonesia 001.803.011.3570 007.803.011.0160 Israel 1.809.21.4405 Korea 00798.14.800.6599 00308.110.480 00798.1.1.009.8084 Filipina 1.800.1.114.0165 Singapura 800.120.4201 Sri Lanka Kode Akses Langsung + 1.888.884.7218 112.430.430 (di luar Kolombo) 2.430.430 (Kolombo) Taiwan 00801.13.7956 Uni Emirat Arab Kode Akses Langsung + 1.888.884.7218 8000.555.66 Britania Raya Kode Akses Langsung + 1.888.884.7218 0.500.89.0011 (C&W) 0.800.89.0011 (British Telecom) Vietnam 120.11067

Informasi Karyawan/ Sumber Daya Manusia

HR Direct +1.866.473.4728

HR Direct +1.855.770.8707

HRAccess Layanan Mandiri Karyawan https://hraccess.lb.com

HRAccess Layanan Mandiri Karyawan https://hraccess.lb.com

HRAccess Layanan Mandiri Karyawan https://hraccess.lb.com Mast Far East Pusat Layanan SDM +852.2734.4000 Britania Raya Sumber Daya Manusia +44(0) 207.557.6670

Intranet Karyawan

http://www.gettingtonext.com

http://www.gettingtonext.com

Mast Far East http://msthrfeweb/ Britania Raya http://www/gettingtonext.com

Komunikasi

[email protected] +1.800.945.5088




17

AMERIKA SERIKAT

KANADA

DI LUAR AMERIKA UTARA

Hubungan Masyarakat

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Pusat Operasi Keadaan Darurat

+1.800.765.7465 emergencyoperationscenter@ lb.com

+1.800.765.7465 emergencyoperationscenter@ lb.com

+1.800.765.7465 Nomor Bebas Pulsa Internasional 08.082340479 [email protected]

Verifikasi Ketenagakerjaan

The Work Number® www.theworknumber.com +1.800.996.7566 +1.800.367.5690 + kode perusahaan 10217 (non-anggota)

Seluruh Merek/Fungsi di Kanada Mitra Sumber Daya Manusia Setempat

Mast Far East Mitra Sumber Daya Manusia Setempat

Departemen Penggantian Biaya Pengeluaran

+1.877.415.7168 [email protected]

+1.877.415.7168 [email protected]

Mast Far East Tim keuangan setempat

Urusan Pemerintah




Kantor Kepala Petugas Kapatuhan

Etika & Kepatuhan Jennifer Estey, Direktur L Brands Inc P.O. Box 16000 Columbus, OH 43216 USA [email protected] +1.614.415.2721



Antikorupsi Global Patrick Lietz, AVP L Brands Inc P.O. Box 16000 Columbus, OH 43216 USA [email protected] +1.614.415.6311



Penasihat Kepatuhan & Etika James Ervin, Jr. L Brands Inc P.O. Box 16000 Columbus, OH 43216 USA [email protected] +1.614.415.7367



Penasihat Umum L Brands Inc P.O. Box 16000 Columbus, OH 43216 USA [email protected]



Kepala Petugas Kepatuhan L Brands Inc P.O. Box 16000 Columbus, OH 43216 USA [email protected]



[email protected]

[email protected]

[email protected]

Kantor Penasihat Umum

18

Britania Raya +44(0) 207.557.6670 [email protected]

Britania Raya +1.877.415.7168 [email protected]


File Karyawan Anda

File karyawan Anda memuat informasi yang diwajibkan oleh hukum serta juga dapat memuat informasi mengenai riwayat kerja Anda, besaran gaji atau upah, evaluasi kinerja, dan informasi lain yang berkaitan dengan pekerjaan Anda. Semua file tersebut dianggap sebagai properti perusahaan dan tidak akan dibuang dari properti kami ataupun dirilis kepada siapa pun tanpa otorisasi sebagaimana mestinya. Semua permintaan akses ke atau salinan file karyawan wajib diarahkan kepada HR Direct atau mitra Sumber Daya Manusia Anda. Untuk melihat file Anda sendiri, hubungi mitra Sumber Daya Manusia Anda. Karyawan toko harus menghubungi manajer toko atau manajer distrik mereka.

Referensi

Umumnya, perusahaan tidak memberikan surat referensi kerja, dan karyawan, termasuk manajer, tidak boleh memberikan surat referensi kerja dengan mengatasnamakan perusahaan. Apabila Anda menerima permintaan referensi, arahkan permintaan tersebut kepada mitra Sumber Daya Manusia Anda untuk memperoleh jawaban. Sebagai jawaban atas permintaan informasi dari pihak eksternal mengenai mantan karyawan atau karyawan saat ini, perusahaan hanya akan melakukan verifikasi tanggal penerimaan kerja, status ketenagakerjaan (penuh atau paruh waktu), jabatan kerja, departemen, dan tempat kerja. Lihat bagian Kontak untuk mengetahui informasi kontak verifikasi ketenagakerjaan.

Pemberian Upah dan Aturan Hukumnya

Isi Pedoman Perilaku atau kebijakan perusahaan lainnya tidak ditujukan untuk melarang pembahasan besaran upah atau setiap hak yang dilindungi hukum yang berlaku (termasuk standar tenaga kerja atau ketenagakerjaan).

Karier Anda

Peluang Karier Perusahaan kami menyediakan peluang pertumbuhan. Kami berupaya mendorong pengembangan diri dari dalam. Keputusan promosi didasarkan pada berbagai faktor, termasuk kinerja dan kemampuan Anda untuk memikul tanggung jawab tambahan.

CARA KITA MENDUKUNG PEDOMAN

PERUSAHAAN LAIN KEBIJAKAN TENTANG HUBUNGAN KERJA ANDA

Evaluasi Kinerja Perusahaan meyakini perlunya memberikan umpan balik yang konsisten dan membangun kepada karyawan guna menggalakkan perkembangan serta pertumbuhan profesional. Kinerja pekerjaan, hasil bisnis, dan kondisi ekonomi merupakan faktor utama dalam menetapkan setiap potensi peningkatan. Umumnya, Anda akan turut serta dalam proses evaluasi kinerja sekali setahun dan juga dapat berpartisipasi dalam evaluasi kemajuan periodik yang diadakan sepanjang tahun. Pengunduran Diri Anda bebas mengundurkan diri dari jabatan Anda kapan saja. Namun demikian, kami menyarankan Anda untuk memberi tahu dua minggu sebelumnya sebagai bentuk kesopanan (atau sesuai dengan waktu yang disebutkan dalam perjanjian hubungan kerja Anda). Perusahaan dapat memilih untuk melepaskan Anda sebelum tanggal yang Anda ajukan dalam surat pemberitahuan dua minggu Anda. Dalam kasus ini, Anda akan dibayar atas seluruh jam kerja Anda atau untuk memenuhi kewajiban kontrak, jika ada.


19

Meninggalkan Perusahaan Apabila Anda meninggalkan perusahaan, manajer atau mitra Sumber Daya Manusia Anda akan menjelaskan mengenai aturan pemberian gaji terakhir dan pemberhentian tunjangan. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai dampaknya pada tunjangan utama, bacalah materi tunjangan, HR Direct, atau hubungi mitra Sumber Daya Manusia Anda. Sebelum meninggalkan perusahaan, Anda harus mengembalikan semua properti perusahaan, termasuk peralatan elektronik, kartu kredit perusahaan, kartu identitas karyawan Anda, kunci toko, kartu diskon, dll. Apabila Anda adalah karyawan dari A.S. dan memiliki kartu gaji, Anda harus menyimpannya bilamana Anda dipekerjakan kembali oleh perusahaan.

Penjadwalan dan Kehadiran

Jam kerja Anda tergantung pada tempat kerja dan kebutuhan bisnis.

KARYAWAN KANTOR PUSAT

Jam kerja setiap kantor dapat berlainan, tetapi jam standar kami dimulai pukul 08.30 hingga 17.30, hari Senin sampai Jumat. Jadwal kerja Anda dapat bervariasi tergantung pada departemen, lokasi geografis, dan/atau musim pada setiap tahun. Tanyakan kepada manajer Anda mengenai jam kerja khusus untuk posisi Anda.

KARYAWAN PUSAT LAYANAN PELANGGAN, PUSAT DISTRIBUSI, DAN GUDANG PENGIRIMAN

Jadwal kerja di pusat layanan pelanggan, pusat distribusi, dan fasilitas pengiriman ditentukan berdasarkan kebutuhan bisnis. Anda akan mendapatkan panduan kehadiran khusus selama orientasi.

KARYAWAN TOKO

Alat bantu manajemen tenaga kerja kami menyusun jadwal berdasarkan kebutuhan bisnis dan ketersediaan karyawan. Jadwal diberikan seminggu sebelum karyawan mulai bekerja melalui email (jika ada) dan ditempelkan di ruang belakang. Ketersediaan dan permintaan libur wajib diajukan melalui sistem penjadwalan online (atau secara tertulis jika tidak tersedia sistem penjadwalan online) sebelum jadwal disusun. Bicarakan dengan manajer untuk mengetahui jam kerja toko Anda. Pihak manajemen akan mengupayakan yang terbaik untuk menyetujui permintaan Anda sembari memungkinkan kita memenuhi kebutuhan bisnis. Setelah jadwal diumumkan, manajemen toko hanya akan menyampaikan perubahan jadwal kepada Anda melalui percakapan lisan.

Datanglah Tepat Waktu Anda wajib hadir tepat waktu, baik saat memulai hari ataupun kembali dari jam rehat atau makan. Apabila Anda terlambat, beri tahukan keterlambatan tersebut kepada manajer Anda sesegera mungkin sebelum jam masuk kerja/shift. Keterlambatan serius dengan alasan apa pun akan memengaruhi kinerja Anda dan dapat mengakibatkan dijatuhkannya tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Apabila Anda terpaksa harus pulang lebih awal, bicaralah dengan manajer Anda. Anda tidak diizinkan meninggalkan kerja atau istirahat selama jam kerja/shift tanpa seizin manajer Anda. Ketika Anda Tidak Dapat Masuk Kerja Apabila terjadi sesuatu yang membuat Anda tidak dapat masuk kerja, segera hubungi manajer Anda (karyawan toko, pusat distribusi/gudang pengiriman, dan pusat pelayanan pelanggan tidak diperkenankan mengirimkan pemberitahuan melalui pesan teks, email, pesan instan, dan komunikasi elektronik lainnya). Hubungilah manajer Anda sesegera mungkin, tetapi tidak lebih dari dua jam sebelum jam masuk kerja/shift. Manajer Anda bertanggung jawab untuk mencari karyawan pengganti bagi shift Anda.

20


• Apabila Anda tidak masuk kerja/shift selama lima hari atau lebih berturutturut karena cedera atau sakit, Anda wajib mendapatkan surat dokter. (Perusahaan juga berhak meminta surat dokter untuk ketidakhadiran kerja/shift Anda meskipun kurang dari lima hari berturut-turut.) • Untuk semua jenis ketidakhadiran lebih dari lima hari kerja/shift, setelah menghubungi manajer Anda, hubungilah HR Direct untuk menentukan kelayakan permintaan cuti Anda. (Lihat Informasi Karyawan pada bagian Kontak untuk mendapatkan perincian kontak berdasarkan lokasi.) Kelalaian untuk menghubungi manajer Anda ketika Anda tidak masuk kerja (kecuali jika Anda mendapatkan izin cuti) dapat berdampak pada pekerjaan Anda. Perusahaan berhak memutuskan hubungan kerja jika karyawan tidak masuk kerja/shift selama tiga hari berturut-turut tanpa laporan. Perusahaan akan menganggap Anda memutuskan hubungan kerja dengan sukarela dan bagian Sumber Daya manusia akan menandai file Anda “tidak untuk dipekerjakan kembali”.

Cara Berbusana demi Kesuksesan Anda

Syarat ketentuan berbusana kami bervariasi berdasarkan pekerjaannya. Perusahaan tidak mewajibkan karyawan untuk membeli dan memakai produk L Brands. Namun demikian, Anda akan diminta untuk menyesuaikan busana Anda atau menanggalkan aksesori tertentu agar sesuai dengan kebijakan merek atau protokol keamanan di dalam fasilitas kami. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai ketentuan busana kerja Anda, bacalah materi orientasi atau prosedur operasi standar merek, atau berbicaralah dengan manajer Anda.

Informasi Kontak Karyawan Pastikan Anda selalu memperbarui informasi kontak Anda sehingga kami dapat menghubungi Anda jika sewaktuwaktu terjadi keadaan darurat. Untuk melindungi keamanan dan privasi karyawan, kami tidak menampilkan informasi kontak karyawan di ruang belakang toko ataupun area umum lainnya di dalam fasilitas kami.

Properti Pribadi

Simpanlah barang-barang pribadi Anda di dalam loker, rak meja, atau area yang ditentukan lainnya dalam keadaan terkunci. Jangan meninggalkan barang-barang pribadi Anda tanpa menyimpannya dengan baik. Perusahaan tidak bertanggung jawab atas kehilangan, pencurian, atau kerusakan barang pribadi.

KETIKA ANDA TIDAK DAPAT MASUK KERJA KARYAWAN TOKO

Telepon toko dan bicaralah kepada manajer yang bertugas. Manajer toko harus menelepon toko dan manajer distrik.

KARYAWAN PUSAT DISTRIBUSI/GUDANG PENGIRIMAN Telepon

nomor sambungan pemantau kehadiran karyawan untuk lokasi Anda yang dapat ditemukan pada materi orientasi.

Merokok dan Menggunakan Produk Tembakau Anda dilarang merokok dan menggunakan produk tembakau (termasuk rokok biasa, rokok elektronik, rokok berpipa, rokok gulung, tembakau hirup, ataupun tembakau kunyah) di dalam semua fasilitas, pusat distribusi atau toko kami, termasuk ruang belakang kami. Apabila Anda merokok atau menggunakan produk tembakau lainnya, lakukan hanya di area khusus yang disediakan. Anda wajib mematuhi kebijakan terkait aturan merokok/ menggunakan tembakau di tempat perbelanjaan atau fasilitas tempat kerja Anda.


21

Cek Pribadi Ketentuan dalam Pedoman Perilaku bukan merupakan kontrak hubungan kerja dan dapat diubah sewaktu-waktu. Isi Pedoman Perilaku sama sekali tidak ditujukan untuk menjamin hubungan kerja karyawan ataupun menjamin syarat dan ketentuan hubungan kerja. Hubungan kerja ini dilakukan tanpa paksaan di seluruh lokasi A.S. dan di lokasi di luar A.S. jika diperkenankan oleh hukum, serta dapat diputuskan oleh karyawan atau perusahaan kapan saja, dengan alasan apa pun atau tanpa alasan, serta dengan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya. Tidak ada manajer atau perwakilan lain dari perusahaan yang berwenang untuk menandatangani perjanjian apa pun dalam periode waktu tertentu atau membuat perjanjian yang berlawanan dengan ketentuan Pedoman Perilaku, status pemberlakuan atau kebijakan atau praktik lainnya dari perusahaan, kecuali jika terdapat perubahan tertulis yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu karyawan dan Wakil Presiden Sumber Daya Manusia atau Kantor Penasihat Umum.

22


Kami hanya menerima cek pribadi untuk jumlah pasti pembelian Anda di toko kami. Anda tidak dapat menukarkan cek gaji Anda dengan uang tunai atau menguangkan cek gaji Anda di toko. Jangan menuliskan cek pribadi di rekening yang mati atau rekening yang tidak memiliki dana yang mencukupi guna menutupi biaya belanja Anda. Apabila Anda melakukannya, Anda dapat dijatuhi tindakan disipliner, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.

Sebelum dan Setelah Jam Bisnis

Selain karyawan yang bertugas, dilarang berada di dalam toko sebelum atau sesudah jam bisnis kecuali dengan seizin manajer distrik atau Kantor Pusat. Karyawan hanya boleh memasuki ruang belakang ketika mereka melaksanakan tugas terkait pekerjaan mereka.

Pengunjung dan Penelepon Untuk mencegah timbulnya masalah keamanan di tempat kerja, jangan biarkan siapa pun atau jangan membantu siapa pun memperoleh akses

ilegal ke properti kami. Karyawan wajib mendampingi pengunjung sepanjang waktu. Aturannya, karyawan yang mengunjungi toko atau fasilitas lain perusahaan akan memberikan identitas mereka ketika tiba dan menunjukkan tanda pengenal perusahaan. Kami tidak mengizinkan pihak bukan karyawan, pengunjung, atau pelanggan memasuki ruang belakang ataupun pusat distribusi kami tanpa persetujuan. Apabila Anda gagal mengonfirmasi bahwa penelepon adalah karyawan perusahaan, Anda tidak boleh memberikan informasi apa pun, termasuk informasi bisnis dan informasi pribadi pelanggan ataupun karyawan, seperti perincian gaji, informasi cek atau kartu kredit, nomor jaminan sosial atau nomor identifikasi nasional lainnya, nomor telepon rumah, alamat, atau jadwal kerja. Arahkan penelepon kepada manajer Anda atau sumber daya lain yang tepat sesuai dengan yang tercantum pada bagian Kontak. Selain itu, laporkan permintaan informasi tersebut ke Pusat Operasi Keadaaan Darurat (Emergency Operation Center atau EOC) sebagaimana tertera pada bagian Kontak.

REV 12_2016

PEDOMAN PERILAKU UNTUK KARYAWAN

Recommend Documents