PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR
Vida Csaba
PROJEKTMENEDZSMENT I.
Alapvetés
Pécsi Tudományegyetem Pollack Mihály Mûszaki Fõiskolai Kar Mérnöki Menedzsment Tanszék H-7624 Pécs, Boszorkány u. 2. Postacím: H-7601 Pécs, Pf. 28. Telefon/fax: (36-72) 211- 032
Projektmenedzsment alapvetés A legjobb vezetési eszközök és módszerek a projektmenedzsmentben
Összeállította:
Vida Csaba fõiskolai adjunktus
Pécs 2000. Projektmenedzsment II.
oldalak: 25/2
A projektek dokumentálása
Tartalomjegyzék 1. MI AZ A PROJEKT? .................................................................................................................. 4 1.1. MIT JELENT A PROJEKT SIKERE? ............................................................................................... 5 1.2. A PROJEKT FÁZISAI: ................................................................................................................ 6 1.3. A PROJEKTMENEDZSMENT HELYE ............................................................................................. 7 2. A PROJEKT DEFINIÁLÁSI FÁZISA........................................................................................... 9 2.1. KI A PROJEKT "VEVÕ JE"? ......................................................................................................... 9 2.2. VEVÕ (PÁLYÁZATKIÍRÓ) IGÉNYEI ............................................................................................. 10 2.3. MIT TARTALMAZZON A PROJEKTET DEFINIÁLÓ DOKUMENTUM?.................................................... 10 2.4. SZERVEZETI MEGOLDÁSOK .................................................................................................... 11 3. PROJEKTTERVEZÉS .............................................................................................................. 12 3.1. TEVÉKENYSÉGEKRE BONTÁS.................................................................................................. 12 3.2. LOGIKAI DIAGRAM VAGY HÁLÓTERV ......................................................................................... 14 3.3. FELELÕ S, VÉGREHAJTÁSI IDÕ , ERÕ FORRÁSSZÜKSÉGLET ........................................................... 15 3.4. KRITIKUS ÚT ELEMZÉS ÉS TARTALÉKIDÕ MEGHATÁROZÁS .......................................................... 16 3.5. NAPTÁRI ÜTEMTERV .............................................................................................................. 17 3.6. ERÕ FORRÁS TERHELÉSI DIAGRAMOK ÉS KÖLTSÉGTERV ............................................................. 18 4. MEGVALÓSÍTÁS ÉS ELLENÕ RZÉS. ...................................................................................... 20 4.1. KOCKÁZATOK (LD. MURPHY TÖRVÉNYE).................................................................................. 20 4.2. PROJEKT KONTROL LÉPÉSEI ................................................................................................... 20 5. A PROJEKT LEZÁRÁSA ......................................................................................................... 23 AJÁNLOTT (ÉS FELHASZNÁLT) IRODALOM:........................................................................... 25
Projektmenedzsment II.
oldalak: 25/3
1. Mi az a projekt?
1. Mi az a projekt? - összefüggõ tevékenységek sorozata - kitûzött eredmény elérésére irányul - meghatározott idõ alatt végzendõ el - adott költségkeret megtartásával Példák: az ember Holdra juttatása családi ház építése ünnepi ebéd elkészítése Nem projekt, mert ismétlõdõ: - menetrendszerû közlekedés - autók sorozatgyártása De projekt, mert mindig más: - egy új vonat beindítása - egy autótípus korszerûsítése - a szüret Szervezési jellegûek: - információrendszer bevezetése - szervezeti átalakítás - népszavazás
4/25
1. Mi az a projekt?
1.1. Mit jelent a projekt sikere? Pl. a konyha átalakítása sikeres volt-e, ha a) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de késõbben b) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de többe került c) c) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de más színû lett a konyhabútor d) d) Minden úgy készült el, ahogy terveztük, de pár hónap múlva leszakadt az összes polc és összetörtek az edények
ERDEMÉNY
IDÕ TARTAM (HATÁRIDÕ )
KÖLTSÉGKERET (ERÕ FORRÁSOK)
5/25
1. Mi az a projekt?
1.2. A projekt fázisai: 1. Célmeghatározás vagy definiálás 2. Tervezés 3. Megvalósítás 4. Projekt lezárás Fázisok másképpen: 1. Lelkesedés 2. Kiábrándulás 3. Pánik 4. A bûnösök keresése 5. Az ártatlanok megbüntetése 6. A kívülállók jutalmazása
— A stratégiai akciók projektekké történõ
OPERATÍV MÛKÖDÉS
— A projekteredmény egybevetése a szervezet stratégiai céljaival — A megvalósítási folyamat elemzése
Döntési pont: a projekteredmény elfogadása
PROJEKTKIALALKÍTÁS
ÚTÓELEMZÉS
Döntési pont: a teljesítendõ projektcélok rögzítése (az elérendõ eredmény, a megvalósítás idõ- és költségkorlátai)
SZERVEZETI STRATÉGIA
— A projekt tartalmának megfelelõ tevékenységi folyamatok teljesítése
transzformálása — A projektötletek és a projektváltozatok elõzetes értékelése — Megvalósíthatósági tanulmányok készítése — A teljesítendõ projektváltozat kiválasztása
— A projektstratégia (szerzõdésstratégia) TELJESÍTÉS
ODAÍTÉLÉS — — — —
kialakítása Elõzetes minõsítés A tenderdokumentáció megfogalmazása Ajánlatértékelés Szerzõdés(ek) létrehozása
Döntési pont: az elérendõ eredményért, a teljesítés idõtartamáért és költségeiért való felelõsség, illetve az ezekkel összefüggõ kockázatok allokációjának rögzítése
A projektciklus általános modellje
6/25
1. Mi az a projekt?
1.3. A projektmenedzsment helye A vezetési funkciók a stratégia és a projektek közötti összefüggés tükrében Az összehasonlítás Stratégiai Projektszempontjai menedzsment menedzsment A döntések hosszú távú középtávú idõhorizontja Hatása a szervezet hosszú távon jelentõs középtávon jelentõs egészére A mûködés a várható jövõbeni a definiált eredmény, meghatározó környezet illetve költség- és tényezõje idõkorlátok A tevékenység jellege A funkció gyakorlásának jellege A mûködés mozgástere
komplex, innovatív
komplex, innovatív
folyamatos
egyszeri, visszatérõ
a szervezet egésze
A stratégia megfogalmazása Stratégiai elemzések
Érdekcsoportok elvárásai
Projektek kialakítása (eredmények rögzítése, idõ- és költségkorlátok kialakítása)
rövid távon jelentõs a rendelkezésre álló erõforrások és/vagy az aktuális piaci helyzet rutinszerû, szabályozott folyamatos
a szervezet egésze egy-egy funkcionális vagy több funkcionális egység egység
Külsõ környezet (lehetõségek, korlátok
Belsõ adottságok — erõforrások (erõsségek, gyenge pontok, illetve stratégiai potenciálok
Operatív menedzsment rövid távú
Stratégiai lehetõségek és irányok, illetve stratégiai magatartásformák feltárása
A feltárt stratégiai lehetõségek elemzése
A stratégiamegvalósítás feltételrendszerének kialakítása
A projektmenedzsment funkció érvényesítése
7/25
Döntés a követendõ stratégiáról
A stratégia és a projektek kompatibilitásának vizsgálata
1. Mi az a projekt?
KÜLSÕ KÖRNYEZETI TÉNYEZÕ K
KÜLSÕ ÉS BELSÕ BELSÕ ADOTT ÉRDEKSÁGOK CSOPORTOK
JÖVÕ KÉP ÉS MISSZIÓ
CÉLKITÛZÉSEK
KONKRÉT CÉLOK
STRATÉGIAI PROGRAMOK ÉS AKCIÓK (STRATÉGIAI CÉLFELADLATOK)
PROJEKTEK
8/25
2. A projekt definiálási fázisa.
2. A projekt definiálási fázisa. -
Lenne szíves megmondani, merre kell mennem?
-
Az attól függ, hová akarsz jutni - felelte a Fakutya.
-
Ó , az egészen mindegy - mondta Alice.
-
Akkor az is egészen mindegy, hogy merre mégy - mondta a Fakutya. - Csak menj, menj, ameddig...
- Ameddig valahová el nem jutok - fejezte be Alice. -
Valahová okvetlenül eljutsz - mondta a Fakutya -, ha elég sokáig mégy. (Lewis Caroll: Alice Csodaországban)
2.1. Ki a projekt "vevõje"? aki fizet? aki az eredményben leginkább érdekelt? akinek legnagyobb hatalma van? aki részt vesz a megvalósításban? Projekt
Vevõ
Az ember Holdra juttatása
NASA? "Emberiség"?
Családi ház építése
Családfõ? Családtagok?
Ünnepi ebéd elkészítése
Vendég? Családtagok? Családfõ?
Egy új vonat beindítása
a fõnököm? az utazóközönség?
9/25
2. A projekt definiálási fázisa.
2.2. Vevõ (pályázatkiíró) igényei Megfogalmazza-e? Ha nem, meg kell tõle tudni: ? ? háttér-információk ? ? a végtermékkel kapcsolatos igények ? ? a menetközbeni kommunikáció igénye ? ? idõ-, erõforrás és költségkorlátok ? ? fölrajzi igények ? ? mi a sikeres teljesítés (mérõszámok) ? ? kockázati tényezõk ? ? tartalmi korlátok ? ? prioritások
2.3. Mit tartalmazzon a projektet definiáló dokumentum?
1. Problémameghatározás
?
2. Funkcionális célok
?
3. Várható eredmények (hatékonyság, gazdaságosság, minõség)
?
4. A befejezés követelményei, a teljesítés paraméterei
?
Opcionálisan
Tartalom
Kötelezõen
(lehet, hogy elõírják, pl. a pályázati kiírásban)
5. Feltételezések, kiindulási pontok
?
6. Kockázati tényezõk
?
7. Erõforrásigények és korlátok
?
(A projektet definiáló dokumentum átvezet a tervezés fázisába)
10/25
2. A projekt definiálási fázisa.
2.4. Szervezeti megoldások
Funkcionális szervezet
Könnyûsúlyú projektvezetõ
Szakterületi vezetõ (SzV)
SzV
SzV
SzV
SzV
SzV
Ö
Beosztott mérnökök
Projekt vezetõ (PV)
Nehézsúlyú projektvezetõ
SzV
Összekötõ (Ö)
Tigris-team SzV
SzV
Ö
SzV
PV PV
11/25
SzV
SzV
3. Projekttervezés
3. Projekttervezés 1. Tevékenységekre bontás 2. Logikai diagram vagy hálóterv 3. Felelõs, végrehajtási idõ, erõforrásszükséglet 4. Kritikus út elemzése és tartalékidõ meghatározás 5. Naptári ütemterv 6. Erõforrás terhelési diagramok és költségterv
3.1. Tevékenységekre bontás
Tevékenység:
van idõtartama erõforrásokat fogyaszt van kezdési és befejezési dátuma pl. egy eszköz beszerzése
Mérföldkõ:
nincs idõtartama fontos határpontot jelent és van felelõse segít az elõrehaladás figyelésében pl. gázfelhasználási engedély aláírása
A bontás több lépcsõben is készülhet és részletessége különbözõ lehet
Szempont, hogy lehessen hozzá részcélt felelõst eredményt idõtartamot és erõforrásokat rendelni
12/25
3. Projekttervezés
1A. Tevékenység: „Végy egy kannát” 2. Tevékenység: Önts vizet a kannába Eszköz: Idõ:
3. Tevékenység: vízforralás Eszköz: Idõ: Eszköz: Idõ:
1 személy 0,5 perc
1 személy 1 személy 1 perc
1 teavízforraló kanna 4 perc
- Márpedig Malackát nem találom meg a Hét Fenyõfák vidékén - tette hozzá-, mert õ egy bizonyos határozott helyre van szervezve. Azért hát elmegyek arra a határozott helyre, csak tudnám merre van. - És az egész dolgot sorban kidolgozta a fejében, következõ sorrendben: A DOLGOK UTÁN VALÓ KUTATÁS SZABÁLYOS RENDJE: 1. Határozott Hely.
(Megkeresni Malackát.)
2. Malacka.
(Megtudni tõle, ki az a Kis.)
3. Kis.
(Ezt kell megtudni.)
4. Nyuszi.
(Meg kell mondani neki, hogy megtaláltam Kist.)
5. Megint Kis.
(Meg kell mondani neki, hogy megtaláltam Nyuszit.)
(Milne: Micimackó kuckója)
13/25
3. Projekttervezés
3.2. Logikai diagram vagy hálóterv A tevékenységek sorrendjének, összefüggéseinek meghatározása Megelõzõ
és
Követõ
tevékenység
tevékenység
A
B B
A
C
A1
B
A2
C
a sorrend alapja lehet: - fizikai vagy más objektív kényszerûség (technológiai követelmény) - konvenciókon és tapasztalatokon alapuló feltételezés
C
F
I
A
B
D
G
START
FINIS J E
H
Szoftver bevezetési projekt hálóterve
14/25
3. Projekttervezés
3.3. Felelõs, végrehajtási idõ, erõforrásszükséglet
Team kiválasztás és feladatkiosztás a) készség - szaktudás adatbázis példa Ismeret, készség ? ? vezetés ? ? felmérés ? ? tervezés ? ? manuális ? ? jogi
András
Béla
Csilla
++
Diana
Edit +
++ + ++
++ ++ ++
b) tevékenység - felelõs hozzárendelési mátrix
Tevékenység 1. 2. 3. 4. 5. 6.
András
Béla
Csilla
Diana
F F F F F F
Végrehajtási idõ és erõforrások meghatározása
Mértékegység:
Edit
munkaráfordítás (ember * nap) nem mindig szorozható össze
Elemekre bontás Számítások, becslések Bizonytalanságok, minimum, maximum
15/25
két pl.
3. Projekttervezés
3.4. Kritikus út elemzés és tartalékidõ meghatározás
6 3 4
A 0 1 1 0 0 1
START
B 1 4 3 0 1 4
WBS kód Legkésõbbi Legkésõbbi kezdés befejezés Végrehajtási idõ Tartalék idõ Legkorábbi Legkorábbi kezdés befejezés
C 9 2 7
9 2 7
F 11 2 9
D 8 10 2 4 4 6
G 10 11 1 4 6 7
E 4 8 4 0 4 8
8 3 8
H 11 0 11
FINIS J 12 13 1 1 11 12
T E= 13 hét
Szoftver bevezetési projekt kritikus út elemzése
kritikus úton és azon kívüli tevékenységek tartalékidõ:
I 11 13 2 0 11 13
pl. J-nek van
1 hét
C-F-nek együtt
2 hét
legkorábbi kezdet legkésõbbi befejezés ahhoz, hogy a teljes projekt idõben kész legyen
Kritikus út rövidítése ?? Erõforrások bõvítése ?? Erõforrások átcsoportosítása a kritikus útra ?? Háló megváltoztatása -
Párhuzamos tevékenységek megengedése
-
Átlapolások megengedése
?? Becslések felülvizsgálata ?? Projektdefiníció felülvizsgálata -
Funkcionális célok csökkentése (minõség?)
-
Tevékenységek elhagyása (kockázat?)
16/25
3. Projekttervezés
3.5. Naptári ütemterv
Gantt diagram egyszerû, szemléletes megfelel a naptári idõnek nem látszik a logikai kapcsolat
Egyes tevékenységek ütemezése (csak a kritikus úton kívülesõk) ?? ASAP a lehetõ legkorábban (kezdeni vagy befejezni) ?? ALAP a lehetõ legkésõbben(kezdeni vagy befejezni) ?? elõírt napon történõ kezdés vagy befejezés WBS kód
Végrehajtási idõ
A B C D E F G H I J
1,0 3,0 3,0 2,0 4,0 2,0 1,0 3,0 2,0 1,0
Megelõzõ tevékenység százalékos készenléte — 100 A 100 B 100 B 100 B 100 C 100 D 100 E 100 F, G, H 100 F, G, H
0
1
2
3
4
5
6
7
Szoftver bevezetési projekt GANTT diagramja
17/25
8
9
10
11
12
13
14
3. Projekttervezés
1. Vég — Kezdet:
A
B (B 0 százalékának van 100% A-ra szüksége)
2. Kezdet — Kezdet:
A
B (B 0 százalékának van 0% A-ra szüksége)
3. Vég — Vég: A
B (B 100 százalékának van 100% A-ra szüksége)
3.6. Erõforrás terhelési diagramok és költségterv
Kapacitáskorlátok túllépése Megoldások: ?? Erõforrások bõvítése (túlóra, új munkaerõ) ?? Erõforrások átcsoportosítása ?? Tartalékidõ felhasználása a nem kritikus tevékenységek átütemezésére ?? Tartalékidõ felhasználása a nem kritikus tevékenységek meghosszabbítására ?? Nem egyenletes erõforrás-terhelés a tevékenységeken belül (hajrá) ?? Funkcionális célok csökkentése
18/25
3. Projekttervezés
WBS kód
B C D E F G H I J
Végrehajtási idõ
Megelõzõ tevékenység százalékos készenléte — 100 A 100 B 100 B 100 B 100 C 100 D 100 E 100 F, G, H 100 F, G, H
1,0 3,0 3,0 2,0 4,0 2,0 1,0 3,0 2,0 1,0
Judit Béla Géza Mari János Sándor
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
20
20
50 20
50 20
20
20
100
20
20
70
120
20
0
0
180
Erõforrás terhelés (%)
160 140 120 100 80 60 40 20 0 2
3
13
20
200
1
12
20
Erõforrás terhelés számítása
0
11
4
5
6
7
8
9
Erõforrás terhelési hisztogram
19/25
10
11
12
13
14
20 60
20
80
20
4. Megvalósítás és ellenõrzés.
4. Megvalósítás és ellenõrzés. 4.1.
Kockázatok (ld. Murphy törvénye) elemzése tulajdonképpen már a terv része
Ütemezés a kritikus úton levõ tevékenységek optimista becslések külsõ tényezõktõl függõ tevékenységek sok megelõzõ tevékenység
Erõforrások hiányzõ erõforrások túl sok koordinálandó erõforrás vállalati politika megváltozása költségek megváltozása
Célok változó célok versenytárs termék megjelenése technológia változása
Elõre felkészülni rá PM (projekt menedzsment) eszközök Ellenõrzési pontok Tartalék erõforrások azonosítása Alkudozási stratégiák
4.2. Projekt kontrol lépései Monitoring:
naprakész információk gyûjtése
Összehasonlítás:
a terv és az aktuális helyzet
Eltérések elemzése:
okok, hatások
Beavatkozások meghatározása
(az eltérések csökkentése érdekében)
Tervváltozat
revízió
Kommunikáció
20/25
4. Megvalósítás és ellenõrzés.
Részletek Monitoring Informális Beszélgetések Hozzáfértehõség MBWA (management by walking around)
Formális Értekezletek Dokumentálás Elektronikus adatgyûjtés PM szoftver Tárgyalások az érintettekkel Hivatalos helyzetjelentések (audit, minõségi szemlék)
Összehasonlítás (audit) Tevékenységek idõbeli helyzete befejezõdött
kezdési idõpont befejezési idõpont idõtartam
folyamatban van
kezdési idõpont készültségi fok
még nem kezdõdött el el kellett volna kezdeni? jól van ütemezve?
Tényleges munkaráfordítások mennyisége Tényleges költségek
Eltérések elemzése Miért volt? Mi a hatása?
21/25
4. Megvalósítás és ellenõrzés.
Beavatkozások meghatározása Nem kell tenni semmit, rendben halad Kisebb változtatások Új tervváltozat
A projektterv aktualizálása (újra elkészítése, futtatása) módosítási lehetõségek, mint elõbb
Kommunikáció tudjanak a változtatásokról változtatások rendszere (ki? mit? változat sorszáma, dátuma) projekt team értekezlet
22/25
5. A projekt lezárása
5. A projekt lezárása
Sok projektet nem zárnak le formálisan! Nem hagyja magát lezárni, a projektszervezet túlélésre törekszik Pl.:...................................... "Nincs idõ rá", mert jön a következõ projekt Nem akarják a "hibákat" hangsúlyozni
Lehetséges értékelési forma: Probléma
Végrehajtási faktor Nincs
Ismétlõdõ
Állandó
Oka
Hatása
Ütemezés Funkcionális célok Költségkeret Emberi erõforrások Projekt-lezárás
Más lehetséges értékelési forma A Projekt erõsségei és gyengeségei a szakmai képviselõk v. koordinátorok szerint Szempont Ütemezés Funkcionális célok Költségkeret Emberi erõforrások Projekt-lezárás
erõsségek
23/25
gyengeségek
5. A projekt lezárása
Alapkérdések: o
A kitûzött célokat elérte-e, határidõre és költségkereten belül?
o
Ez volt-e a legcélszerûbb útja a célok elérésének?
o
Valódi igényeket elégített-e ki?
Szervezeti tanulás a tanulságok a jövõben hasznosíthatók
24/25
IRODALOM
Ajánlott (és felhasznált) irodalom: AGGTELEKY BÉLA - BAJNA MIKLÓS: Projekttervezés, projektmenedzsment: Vezetõk és tervezõk kézikönyve. KÖZDOK, Budapest, 1994. GÖRÖG MIHÁLY: Általános projektmenedzsment. Aula, Budapest, 1996. GÖRÖG MIHÁLY: Bevezetés a projekt menedzsmentbe. Aula, Budapest, 1996. HARRIS, JEAN: Sharpen your team's skills in project management. McGraw Hill, London, 1997 KERZNER, HAROLD: Project management. van Nostrand Reinhold, New York, 1994. MEREDITH, JACK R. - MANTEL, SAMUEL J.: Project management. Wiley, New York, 1995 NEMESLAKI ANDRÁS: Projekt menedzsment: Project management. Nemzetközi Menedzser Központ, Budapest, 1995. PAPP OTTÓ: Project menedzsment: Projektek tervezése, szervezése, irányítása. BME Mérnöktovábbképzõ Intézet, Budapest, 1995. WISCHNEWSKI, ERIK: Modernes Projektmanagement. Wieweg, Braunschweig Wiesbaden, 1993.
25/25
