PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MŰSZAKI FŐISKOLAI KAR. Vida Csaba VÁLLALATIRÁNYÍTÁS V. Felülvizsgálati módszerek

PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MŰSZAKI FŐISKOLAI KAR

Vida Csaba

VÁLLALATIRÁNYÍTÁS V.

Felülvizsgálati módszerek

Pécsi Tudományegyetem Pollack Mihály Műszaki Főiskolai Kar Mérnöki Menedzsment Tanszék H-7624 Pécs, Boszorkány u. 2. Postacím: H-7601 Pécs, Pf. 28. Telefon/fax: (36-72) 211- 032

Bevezetés a vállalati folyamatok felülvizsgálatába A szemináriumi anyag MSZ EN 30011-1 Minőségügyi rendszerek felülvizsgálatának irányelvei. Felülvizsgálat MSZ EN 30011-2 Minőségügyi rendszerek felülvizsgálatának irányelvei. Minőségügyi rendszerek felülvizsgálóinak minősítési követelményei MSZ EN 30011-3 Minőségügyi rendszerek felülvizsgálatának irányelvei. Felülvizsgálati programok irányítása szabványok, valamint Szántó Ferencnek a TÜV Rheiland Akadémián elhangzó előadásanyaga alapján készült.

A legjobb vezetési eszközök és módszerek a vállalatirányításban

Összeállította:

Vida Csaba főiskolai adjunktus

Pécs 2000. Vállalatirányítás V.

oldalak: 32/2

TARTALOM

1.

BEVEZETÉS, ALAPFOGALMAK.................................................................................................... 4 1.2. AZ AUDITOK CSOPORTOSÍTÁSA AZ AUDIT CÉLJA SZERINT .................................................................... 4 RENDSZERAUDIT: ................................................................................................................................... 4 ELJÁRÁSAUDIT ....................................................................................................................................... 5 TERMÉKAUDIT ........................................................................................................................................ 5 SZOLGÁLTATÁSAUDIT.............................................................................................................................. 5 1.2. AZ AUDITOK CSOPORTOSÍTÁSA AZ AUDIT VÉGREHAJTÁS MÓDJA SZERINT ............................................. 6 BELSŐ AUDIT .......................................................................................................................................... 6 KÜLSŐ AUDIT .......................................................................................................................................... 6

2.

AUDITÁLÁS ..................................................................................................................................... 6 2.1. AZ AUDIT KEZDEMÉNYEZÉSE ............................................................................................................ 6

3.

AZ AUDIT FOLYAMATA ................................................................................................................. 8

4.

AZ ÉVES AUDITOK TERVEZÉSE .................................................................................................. 8 4.1. A BELSŐ AUDITOK TERVEZÉSE .......................................................................................................... 8 4.2. BESZÁLLÍTÓI AUDITOK TERVEZÉSE .................................................................................................... 8

5. RÉSZLETES AUDIT PROGRAM KÉSZÍTÉSE................................................................................. 10 5.1. AZ AUDITOROK KIJELÖLÉSE ............................................................................................................ 10 5.2. AZ AUDIT ÜTEMEZÉSE .................................................................................................................... 12 5.3. AZ AUDITTERV JÓVÁHAGYÁSA ......................................................................................................... 14 5.4. AZ AUDITOROK ÍRÁSBELI ÉRTESÍTÉSE.............................................................................................. 14 6. FELKÉSZÜLÉS AZ AUDITRA.......................................................................................................... 14 6.1. DOKUMENTUMOK BESZERZÉSE, ÁTVIZSGÁLÁSA ............................................................................... 14 6.2. KÉRDÉSLISTA ÖSSZEÁLLÍTÁSA ........................................................................................................ 15 SZEMPONTOK A KÉRDÉSEKHEZ .............................................................................................................. 16 AZ 5W+H INTERJÚKÉRDÉSEK ............................................................................................................... 17 AZ AUDITKÉRDÉSEK "TÍZPARANCSOLATA"............................................................................................... 18 6.3. AZ AUDITÁLTAK TÁJÉKOZTATÁSA..................................................................................................... 20 6.4. AZ AUDITÁLT SZERVEZET VEZETŐJÉNEK FELADATAI ......................................................................... 20 7. AZ AUDIT VÉGREHAJTÁSA ........................................................................................................... 20 7.1. BEVEZETŐ MEGBESZÉLÉS .............................................................................................................. 20 7.2. TEREPSZEMLE ............................................................................................................................... 20 7.3. A SZERVEZETI EGYSÉGEK FELKERESÉSE (KÉRDEZÉS A HELYSZÍNEN) ................................................ 21 7.4. AZ AUDIT-MEGÁLLAPÍTÁS................................................................................................................ 22 7.5. ELTÉRÉSEK ................................................................................................................................... 23 7.6. AZ AUDITOROK VISELKEDÉSE (MAGATARTÁSA) ................................................................................ 26 8. AZ EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE................................................................................................... 27 9. ZÁRÓ MEGBESZÉLÉS .................................................................................................................... 29 10. A VÁLLALATVEZETÉS TÁJÉKOZTATÁSA, AZ AUDITJELENTÉS ÖSSZEÁLLÍTÁSA ............ 29 11. JAVÍTÓ INTÉZKEDÉSEK ............................................................................................................... 30 12. UTÓAUDIT: A JAVÍTÓ INTÉZKEDÉSEK BEVEZETÉSÉNEK ELLENŐRZÉSE .......................... 30 13. TANÚSÍTÁS .................................................................................................................................... 31

Vállalatirányítás V.

oldalak: 32/3

Vállalati folyamatok felülvizsgálata

Előszó A minőség megtervezésének, fenntartásának és fejlesztésének folyamata - vagy akár a megalakítandó cég szervezeti felépítésének kialakítása, vagy a későbbiekben egy-egy üzleti folyamat elemzése, vizsgálata - a vállalat helyszíni vizsgálatára épít. Ahhoz, hogy a feladatokat meg lehessen tervezni, hatékonyan lehessen megoldani, olyan ismeretekre lesz szükségünk, amelyekre többek között az ISO 9000-es szabványok is utalnak. A vállalati folyamatok tanulmányozását, felülvizsgálatát auditálásnak nevezzük. Az alább közlésre kerülő anyag ezekbe az ismeretekbe vezeti az olvasót.

1. Bevezetés, alapfogalmak Az "auditor" latin szóból származik, jelentése: "hallgató". Az auditálást, mint tevékenységet először Amerikában alkalmazták a minőségügyi rendszerek felülvizsgálatára, majd az ISO 9000 szabványsorozat megjelenésével Európában is elterjedt. Az MSZ EN ISO 8402 szerint a minőségügyi audit: "Rendszerezett és független vizsgálat annak meghatározására, hogy a minőséggel kapcsolatos tevékenységek és a rájuk vonatkozó eredmények megfelelnek-e a tervezett intézkedéseknek, ezeket az intézkedéseket hatásosan megvalósították-e, és alkalmasake ezek a célok elérésére. " Az audit tehát rendszerezett felülvizsgálatot jelent. A rendszerezettség azt jelenti, hogy előre tervezett és reprodukálható, azaz végrehajtható. Ezért a szervezeti egységeknél előzetes tervezés - bejelentés - nélkül tartott vizsgálat semmi esetben sem nevezhető auditnak. Ezen kívül független felülvizsgálatról van szó. Ez azt követeli meg, hogy az auditor sem az auditált területért sem az auditált terület alárendeltjeiért nem lehet felelős, azaz legyen mentes minden olyan befolyástól és hatástól, amelyek objektivitására hatással lehetnek. Az audit feladata tényekkel alátámasztott bizonyíték beszerzése, amely lehetővé teszi a minőségügyi rendszer állapotának információkon alapuló megítélését.

1.2. Az auditok csoportosítása az audit célja szerint •

Rendszeraudit

•

Eljárásaudit

•

termék/szolgáltatás- audit.

Rendszeraudit: A rendszeraudit a teljes minőségügyi rendszer felülvizsgálatát jelenti. Ez a vizsgálat kiterjed valamennyi, a minőséget érintő dokumentumnak a követelményekkel való összevetésére és a vállalati tevékenységeknek az előírások szerinti végrehajtására is. A rendszeraudit a vállalat minőségirányítási rendszerének két lépésből álló vizsgálata. Az 1. lépésben:


Megállapítjuk, hogy a vállalati tevékenységeket szabályozó dokumentumok kielégítik-e a meghatározott követelményeket (ezek

oldalak: 32/4

Vállalati folyamatok felülvizsgálata lehetnek minőségügyi szabványok, vevők, biztonságtechnika, környezetvédelem, stb.). A 2. lépésben:

Szúrópróbaszerűen megvizsgáljuk. hogy a vállalat dolgozói a meghatározott utasítások alapján végzik-e munkájukat.

Fontos megemlíteni, hogy a rendszeraudit a választott követelményszabvány valamennyi elemére vonatkozik.

Eljárásaudit Az eljárásaudit valamely kijelölt eljárás vagy folyamat minőségének megállapítását célzó vizsgálat. Ez jelentheti, pl. a folyamatnak az eljárás- vagy munkautasításokkal, specifikációkkal, vevői előírásokkal való összehasonlítását, illetve az egyezőség meghatározását. Az eljárás auditok nem csak a termék előállításának, illetve a szolgáltatás folyamatának felülvizsgálatára korlátozódnak, hanem a tevékenység minden fázisát felölelik, így pl. a szerződéskötést, a beszállítók kiválasztását, stb. Cél: A folyamat eredményének előtérbe helyezése, azaz annak megállapítása, hogy az adott eljárás hatékonysága kielégítő- e.

Termékaudit A termékaudit a gyártott termékből vett mintamennyiség vizsgálata annak megállapítására, hogy mennyiben elégíti ki a termékre vonatkozó minőségi követelményeket. A termékaudit során a termék előállításának folyamatát vizsgáljuk. A termék lehet félkész- és késztermék is. Feltétel. hogy a vizsgálat tárgyát képező termék rendelkezzen a minőségi követelményeket egyértelműen meghatározó dokumentációval, azaz a termékhez kapcsolódó: o

nyomtatványokat, minőségi bizonylatokat helyesen töltötték-e ki,

o

az elvégzett vizsgálatok teljes körűek-e,

o

teljesül-e minden vevői kívánság.

Cél: A termékaudit célja, hogy a végellenőrzésen túlmenően egyértelműen bizonyítsa a termék megfelelőségét és az azt létrehozó folyamat alkalmasságát, hatékonyságát. További célok: •

a termék minőségi szintjének semleges megítélése,

•

a termékminőség javítási lehetőségeinek felkutatása,

•

a vizsgálóhely alkalmasságának megítélése,

•

a vizsgálatok célszerűségének megítélése.

A termékaudit hatékonyságát nagymértékben fokozhatják a "vevőszemes" vizsgálatok, amelyek részletes információkkal szolgálnak a termék használhatóságával kapcsolatos vevői észrevételekről.

Szolgáltatásaudit Egy szolgáltatás felülvizsgálata során is a termékauditról leírtaknak megfelelően járhatunk el, azzal az eltéréssel, ami a termék és a szolgáltatás különbözőségéből adódik. Itt külön érdemes kiemelni a vevői megelégedettség vizsgálatát, amely a szolgáltatások esetében általában nehezebben mérhető. Az elégedetlen vásárló, fogyasztó ugyanis nem mindig fejezi ki rosszallását, nem közli véleményét, ennek ellenére legközelebb a konkurencia szolgáltatását veszi igénybe. Vállalatirányítás V.

oldalak: 32/5

Vállalati folyamatok felülvizsgálata 1.2. Az auditok csoportosítása az audit végrehajtás módja szerint A végzés módja szerint különbséget kell tenni belső és külső audit között.

Belső audit A belső auditot, mint neve is mutatja, a vállalat munkatársai végzik, de nem kizárt külső segítség igénybevétele sem, például a rendszerépítésben is közreműködő tanácsadó részéről. Fontos követelmény, hogy a belső auditot olyan személyeknek kell végrehajtaniuk, akik függetlenek a felülvizsgálandó tevékenységek végrehajtásáért közvetlenül felelős személyektől.

Külső audit A külső audit olyan felülvizsgálat, amely nem tartozik közvetlenül a vállalat hatáskörébe, sem szervezetébe. A felülvizsgálatot külső cég vagy annak megbízottja hajtja végre. A külső audit lehet a megrendelő, vagy az általa megbízott és harmadik fél által elvégzett szállítói minőségvizsgálat, de lehet egy akkreditált független fél tanúsító felülvizsgálata is.

2. Auditálás 2.1. Az audit kezdeményezése Az audit kezdeményezése szempontjából különbséget kell tenni a belső és a külső audit között.

2.1.1. Az audit kezdeményezése belső audit során Belső audit esetén a megbízó a vállalatvezetés, illetve annak nevében a minőségügyi vezető/szervezet. Kivételes esetben az auditot kezdeményezheti a másik oldal (auditálandó szervezet) is, de ilyenkor is a vállalatvezetés hatáskörébe tartozik az audit elrendelése. A vállalatvezetés feladatai belső minőségügyi felülvizsgálatok során: •

az eljárás kezdeményezése, az audit szükségességének és céljának meghatározása,

•

az auditor csoport kijelölése,

•

a felülvizsgálat tárgyának kijelölése (mit?, mi alapján?, milyen terjedelemben?),

•

az auditjelentések átvétele, értékelése,

•

a szükséges helyesbítő intézkedések meghozatala,

•

a bevezetett javító intézkedések hatékonyságának felülvizsgálata.

A felülvizsgálandó szervezet vezetőjének feladatai a belső auditok során: •

a munkatársak tájékoztatása az audit céljáról és tárgyáról,

•

az auditorok kíséretéért felelős dolgozó(k) kijelölése,


oldalak: 32/6

Vállalati folyamatok felülvizsgálata •

minden olyan körülmény biztosítása, amely szükséges a hatékony felülvizsgálat elvégzése érdekében,

•

az auditorok által kért információk és bizonyító anyagok rendelkezésre bocsátása,

•

állandó együttműködés az auditorokkal a felülvizsgálat céljának elérése érdekében,

•

az audit jelentésen alapuló hibakiigazító tevékenység kezdeményezése és meghatározása.

A vállalatvezetés, illetve a felülvizsgálandó szervezet vezetése feladatainak iménti felsorolása feltételezi a minőség, a minőségügyi rendszer iránti elkötelezettséget a vállalati szervezet minden szintjén. Az audit előkészítése során az auditvezető közreműködésével a vállalatvezetés dönti el, hogy milyen minőségügyi rendszer elemeket, folyamatokat és a szervezet mely egységeit kell felülvizsgálni. Előfordulhat, hogy a felülvizsgálandó szervezetet, illetve annak vezetőjét is be kell vonni, amikor meghatározzák a vizsgálat tárgyát. A felülvizsgálat tárgyát és mélységét a vállalatvezetés információs igényének megfelelően határozzák meg. Előírják azon szabványokat, szabványelemeket, szabályozó dokumentumokat, amelyekkel a felülvizsgálandó minőségügyi rendszert kell összehasonlítani.

2.1.2. Az audit kezdeményezése külső (beszállítói) audit során A külső audit azt jelenti, hogy a vállalat az alvállalkozói/beszállítói minőségügyi tevékenységét ellenőrzi. A kezdeményezés több oldalról történhet. Beszerzés, vállalatvezetés, a Minőségügyi Kézikönyvben meghatározott szabályozások, stb. Minden esetben szükséges a beszállítókat/alvállalkozókat időben tájékoztatni. Már előre tisztázni kell, hogy a vállalatnak joga van az audit végrehajtására. Éppúgy ismerniük kell az audit vonatkoztatási alapot ill. a követelményeket, melyeket a vállalat minőségirányítási rendszere tartalmaz. Ezek ideális esetben már a szerződési feltételek.

A vállalatvezetés feladatai külső audit esetén: •

a beszállítói audit kezdeményezése,

•

az auditorok kinevezése,

•

megegyezés a javító intézkedésekről,

•

a beszállító tájékoztatása,

•

utóaudit kezdeményezése.

Az auditor csoport feladatai külső audit esetén •

auditterv készítése,

•

a vállalat tájékoztatása,

•

az audit végrehajtása kérdéslista alapján,

•

az eltérések megállapítása,

•

a vállalat vezetésének tájékoztatása, auditjelentés formájában


oldalak: 32/7


3. Az audit folyamata Az ISO 9001-9003 szabványok 4.17. pontja megköveteli a minőségügyi auditok . rendszeres végrehajtását, amelynek folyamata négy alapvető lépésből áll: 1. Az audit előkészítése 2. A audit végrehajtása 3. Az auditjelentés összeállítása 4. A javító intézkedések felügyelete Amennyiben a négy lépés bármelyike nem valósul meg, nem beszélhetünk a szabvány követelményeinek kielégítéséről. Az audit folyamata tehát tartalmazza az audittervek elkészítését, az auditorok kijelölését és felkészülését, a dokumentációk előzetes felülvizsgálatát, a helyszíni felülvizsgálatot annak valamennyi elemével együtt, az auditjelentések elkészítését és elosztását, a szükséges javító intézkedések elrendelését és végrehajtását, ezek eredményességének ellenőrzését. Az audit elvi folyamatát a következő oldal folyamatábra tartalmazza.

4.

Az éves auditok tervezése

4.1. A belső auditok tervezése A legtöbb hazai vállalatnál a termelés éves tervezéséhez nem áll rendelkezésre elég információ, ezért a felülvizsgálati programok is csak rövidebb időtávra tervezhetők pontosan. Ilyen körülmények között célszerű ún. gördülő tervezést alkalmazni, ami azt jelenti, hogy a legközelebbi negyedévet részletesen meghatározzuk, a következő negyedéveket az időben távolodva egyre kevésbé. Az ilyen tervezés lehetővé teszi az előző auditok tapasztalatainak azonnali átültetését a programba, továbbá biztosítja az alkalmazkodást a változó körülményekhez. Hátránya, hogy több adminisztrációval jár, negyedévente újra kell készíteni és jóváhagyatni.

4.2. Beszállítói auditok tervezése A beszállítók felülvizsgálatának tervezése a minősítésükre vonatkozó eljárás alapján történik. Itt is alkalmazhatunk gördülő tervezést, amelynek során nem csak a minősítés érvényességének meghosszabbítását vehetjük figyelembe, hanem az alvállalkozók beszállításai során nyert tapasztalatokat is.


oldalak: 32/8


AUDIT ELÕKÉSZÍTÉSE

Előkészítés indítása

Éves auditterv

Feladat meghatározása a Mintavállalat bevonásával

Auditorok kijelölése

Helyszín, idõpont kitûzése

Auditterv összeállítása

nem

Tervezés ellenõrzése

Jóváhagyható? nem igen

Auditterv elfogadtatása a Mintavállalat vezetõjével

Jóváhagyható?

igen

Pl. a vállalati SZMSZ -a.

Felkészülés az auditra

Dokumentumok beszerzése

Dokumentumok átvizsgálása

Kérdéslista

Kérdéslista összeállítása nem

Kérdéslista ellenõrzése

Jóváhagyható?

igen

Előkészítés vége

1


Audit végrehajtása

oldalak: 32/9


5. Részletes audit program készítése Az éves terveken kívül szükség van a konkrét felülvizsgálatra vonatkozó részletes audit program elkészítésére is.

5.1. Az auditorok kijelölése A felülvizsgálatot megelőzően az előkészítési szakasz fontos teendője a az auditor csoport (TFCS - teljesítmény felmérő csoport) tagjainak, az auditoroknak a kijelölése. A menedzsment a team élére vezető auditort nevez ki, aki az irányítása alá delegált szakauditorok munkáját felügyeli. A TFCS tagjainak kiválasztása a felülvizsgálatba bevont szervezeti egységek illetve eljárások kijelölése alapján történik. A vezető auditor A vezető auditor a korábbi felülvizsgálatokon megfelelő tapasztalatokat szerzett felülvizsgálók közül kerül kijelölésre. A jártasságon kívül fontos még, hogy a vizsgált szakterület tevékenységéről is rendelkezzen ismeretekkel. A vezető auditor felelőssége a felülvizsgálat lebonyolítására vonatkozik. Irányítja a TFCS munkáját a felkészülés, a lebonyolítás és az audit jelentés összeállítása során. A vezető auditor az audit csoportban a legfontosabb személy. Fellépésétől, szervezési és szakmai rátermettségétől nagyban függ az audit eredménye. A vezető auditortól elvárt tulajdonságok: o

jó kapcsolatteremtő képesség

o

tudásvágy

o

rendszerorientáltság

o

tárgyilagosság

o

jó tervezőkészség

o

problémamegoldó készség

o

jó kutató készség

o

jó beszéd és írás készség

o

kreativitás

o

érdeklődő magatartás

o

jó hallgató készség

o

pszichológiai alkalmasság

o

titoktartás, az adatok bizalmas kezelése

A vezető auditor legfontosabb feladata az audit előkészítése, a csoport irányítása és a beszélgetés vezetése. Aktívan részt vesz az felülvizsgálaton, beszámol az eredményekről és elkészíti az auditjelentést. Ezen kívül felelős a megállapított javító intézkedések követéséért.


oldalak: 32/10

Vállalati folyamatok felülvizsgálata A szakauditor(ok) Az auditor csoport tagjait azon szakemberek közül jelölik ki, akik rendelkeznek elegendő szakmai gyakorlattal, auditor képzettséggel, valamint a vizsgált területhez szakképzettségük, tapasztalataik révén kötődésük van. Természetesen egyúttal függetlenségük is biztosított. Az auditor csoport létszámát mindig az elvégzendő feladat, és a rendelkezésre álló idő határozza meg. A leggyakoribb, hogy a vezető auditort egy szakauditor egészíti ki. A szakauditor az audit során a vezető auditor irányítása alatt dolgozik. Az audit csoport Az audit csoport összeállítása igazodjon az audit feladatához és terjedelméhez. A vállalat egészét átfogó rendszeraudit a szervezeti és szakmai összetettség miatt általában többtagú audit csoport működését igényli, az egyes területeken kompetens személyeket követel meg. Az auditorok feladatait és a képzettségükre vonatkozó követelményeket a következő táblázat foglalja össze.

Vezető auditor

Feladat

- teljes felelősség - az auditterv kidolgozása - az audit csoport képviselete - auditjelentés elkészítése

Minősítés az MSZ EN 30011-2 szerint

Min. 4-szer auditált (legalább 20 napon keresztül)

Auditor

- Felelős az audit lefolytatásáért - Szakmai ismeretek folyamatos fejlesztése - Részvétel a közös a vélemény kialakításában - előírt iskolai végzettség - min. ügyi képzettség - audit technikák, szervezet ismerete - 4 év gyakorlat, ebből 2 év minőségügyi területen - személyes tulajdonságok és alkalmasság

Az audit csoporttal szemben támasztott követelmények: o

ismernie kell az audit technikáját,

o

rendelkezzen ismeretekkel és tapasztalatokkal a rendszerre és a termékekre vonatkozó irányítási rendelkezések tekintetében,

o

titoktartás.

Titoktartás A külső audit elleni fenntartások gyakori oka a félelem, hogy a vállalati titkok kitudódnak.


oldalak: 32/11

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Egy korrekt módon végrehajtott audit nem érinti a vállalati titkok körét. Az auditor csak a rendelkezésre álló írásos szabályozások után érdeklődik, és azok betartását vizsgálja. Azok konkrét tartalma nem tárgya az auditnak. Ha valamelyik eljárás vállalati titoknak számít, az auditornak ezt tiszteletben kell tartania és a megfelelő kérdést egy másik helyen, azaz egy másik eljárásnál kell feltennie. Az auditor a tudomására jutott információkat köteles bizalmasan kezelni, azokat csak a megbízó részére adhatja át. Rendszeraudit esetén az audit csoport tagja lehet: o

minőségirányítási szakember,

o

fejlesztésben jártas szakember,

o

és/vagy gyártási (szolgáltatási) kérdésekben jártas szakember,

o

és/vagy vizsgálati technikákban jártas szakember

A belső audit általános előírása: az auditor nem auditálhat olyan területet, ahol személyesen vagy szakmailag illetékes.

5.2. Az audit ütemezése Ennek során az audit csoport (TFCS - teljesítményt felmérő csoport) javaslatot tesz az o

az audit időpontjára (nap, óra, perc),

o

a bevezető megbeszélés helyszínére,

o

az audit időbeli lefolytatásának menetére.

Az audit vázlatos időtervét - lehetőleg műszaknap/óra/perc részletezettséggel általában elegendő vonalas ütemtervben (GANTT diagram) feldolgozni. A következő oldalon példát mutatunk be az audit időtervre, illetve az auditáltak tájékoztatására.


oldalak: 32/12


CÉG NEVE, AZONOSÍTÓ ADATAI

EMBLÉMA

Felülvizsgálat dátuma: 1998. 10. 30. Felülvizsgálat azonosító száma: A-12 Oldalszám: 1

AUDITTERV Nyomtatványszám: RN-01.01.02 Készült: 1998-09-30 A felülvizsgálat típusa:

eljárásaudit

Készítette: Ellenőrizte: Kiss Károly Minő Márta vezető auditor minőségügyi vezető A felülvizsgálat ideje(-tól -ig):

Jóváhagyta:

1998.10.30. 9:00 - 15:00 -ig

Antal Gábor, Vass Tass

Az átvizsgálás területe:

Üzem

Az átvizsgálás célja:

A dokumentálási fegyelem vizsgálata.

Az értékelő jelentés határideje:

1998.11.10.

Átvizsgálandó dokumentumok:

Kalibrálási napló Munkalapok Szerszám-kivételezési bizonylatok Mérőműszer-nyilvántartási lapok Műhelynapló

Az audit ütemterve: Dátum, időpont (-tól -ig)

Tevékenység, terület

Interjúpartner

98.10.30. 9:00-9:20

Bevezető megbeszélés

mindenki

98.10.30. 9:20-9:50

Terepszemle

Kísérő Károly

98.10.30. 9:50-10:30

Üzemvezető

98.10.30. 10:30-11:30

Dokumentálási rendszer áttekintése Szerszám csoport

98.10.30. 11:30-12:30

Ebédszünet

98.10.30. 12:30-13:00

Szerelde

98.10.30. 13:30-14:00

Csomagolóműhely

98.10.30. 14:00-14:30

Zárómegbeszélés

Ügyvezető igazgató Auditorok:

Megjegyzés

Fúró Ferenc

mindenki

E tervet megkapták Név

Üzemvezető

Kelt

Aláírás

Név

Kelt

Aláírás

Fúró Ferenc

Szer Szilárd Dodoz Zuárd Kísérő Károly


oldalak: 32/13


5.3. Az auditterv jóváhagyása Az audittervet a végleges jóváhagyás előtt le kell ellenőrizni, és a résztvevőkkel egyeztetni kell.

5.4. Az auditorok írásbeli értesítése Az auditorok írásos megbízást kapnak a feladatról. Minden érdekelt felet értesíteni kell, lehetőleg legalább négy héttel az audit időpontja előtt.

6. Felkészülés az auditra A feladattal megbízott és kijelölt auditor csoportnak első lépésben fel kell készülnie a felülvizsgálat lebonyolítására. A felkészülés során átvizsgálják a dokumentációkat, majd ezek alapján összeállítják a kérdésjegyzéket, amelynek felülvizsgálatát a vezető auditor végzi el. Végezetül elkészítik az audit részletes időtervét, amelyet megküldenek az érintett szervezeti egység(ek)nek.

6.1. Dokumentumok beszerzése, átvizsgálása A dokumentáció átvizsgálásánál a rendelkezésre álló szabályozásokat összehasonlítják az audit vonatkoztatási alappal. Az audit vonatkoztatási alapja lehet, pl. egy szabvány, vagy valamely belső üzemi szabályozás, de alapul vehetők akár a vevői követelmények is. Felhasználható dokumentumok általánosságban a következők: o o o o o o o

SZMSZ munkaköri leírások igazgatói utasítások minőségügyi kézikönyv eljárás utasítások munka- és vizsgálati utasítások egyéb dokumentációk

A dokumentáció átvizsgálásánál a következő alapkérdéseket kell tisztázni: o

A dokumentációk megfelelnek-e az alaki, formai követelményeknek?

o

Kielégítő és helyes-e a szakmai rész?

o

A különböző szintű szabályozások között nincs-e ellentmondás?

o

A dokumentációkat kötelező érvénnyel bevezették-e?


oldalak: 32/14

Vállalati folyamatok felülvizsgálata A szabályozó dokumentációk vizsgálata belső audit esetén az auditor íróasztalánál történik. Természetesen lesznek olyan dokumentumok, feljegyzések, amelyeket nem tudunk előre beszerezni, ezek átvizsgálása csak a helyszínen lehetséges. Külső audit esetén még korlátozottabban állnak rendelkezésre a dokumentumok, azonban ilyenkor is ajánlatos a beszerezhető dokumentumok otthoni áttanulmányozása. Ebben a fázisban jegyzetet kell készíteni a megállapított eltérésekről, hiányzó szabályozásokról ill. azokról a témákról, amelyeket majd a helyszínen felül szeretnénk vizsgálni. Ilyen pontok lehetnek: •

Az utasításokat ismerik-e az érintettek és rendelkezésre állnak-e azok minden felhasználási helyen?

•

Eszerint dolgoznak-e?

•

A végrehajtást alkalmas dokumentálják-e?

módon,

a

meghatározott

szabályozás

szerint

6.2. Kérdéslista összeállítása Különösen kezdő auditoroknál okoz nagy gondot a kérdések megfogalmazása, a kérdéslista összeállítása. Könnyíthetünk a helyzeten, ha a konkrét kérdések megfogalmazása előtt két segítő kérdést teszünk fel: •

Mit is ellenőrzünk?

•

Mit keresünk abban, amit ellenőrzünk?

Például: Mit ellenőrzünk?

A nem megfelelő termékek kezelését.

Mit keresünk?

Hogyan különítik el a nem megfelelő termékeket? Mivel és hogyan jelölik ezeket? Ki dönt a nem megfelelő termékek további sorsáról? Hogyan biztosítják a véletlenszerű felhasználás megakadályozását? Hogyan jár el, ha egy hibás egységet (alkatrészt) fedez fel? Hogyan biztosítják, hogy a hibás egység ne kerüljön ki a vevőhöz? Hol lett ez az eljárás írásban rögzítve? Hogyan dokumentálják ezt a tevékenységet? Milyen javító intézkedéseket hoznak az ismétlődés elkerülésére?

A kérdésjegyzék készítésénél különbséget kell tenni a belső és a külső audit között. Kérdésjegyzék belső audithoz Belső auditok esetén az auditorok a vizsgált üzleti folyamatról, tevékenységről átfogó ismeretekkel rendelkeznek. A belső audit során arra törekszünk, hogy megvizsgáljuk, sikerült-e az audit vonatkoztatási alapot dokumentált szabályzatokká alakítani. Nem Vállalatirányítás V.

oldalak: 32/15

Vállalati folyamatok felülvizsgálata ritka, hogy az auditor elégtelen, ill. hibás utasításokra és szabályozásokra bukkan. A belső auditnál a kérdéseket lehetőleg részletesen a vállalati folyamatokra kell megszabni (összeállítani):

• •

Hogyan tartják be a XY szabályozást? Hogyan járnak el Z esetben?

A kérdéslista felépítése követheti a vonatkozó szabvány elemeit, de az egyes folyamatok alapján attól eltérő módon is megszerkeszthető. A második szerkesztési mód hátránya, hogy több szervezési ráfordítást igényel.

Kérdésjegyzék külső (beszállítói) audithoz A külső audit végrehajtásánál sajnos nem határozható meg részletesen, egyértelműen az audit vonatkoztatási alapja. Ha ez nem lehetséges, mert nem áll rendelkezésre, akkor a dokumentációkra vonatkozó kérdéseinket szaporítani kell. A helyszíni audit során a külső vállalatnál a dokumentáció meglétét, megfelelőségét, betartásának a gyakorlatban történő alkalmazását kell megállapítanunk. Alapszabály:

A beszállítói audit során azt kell megállapítani, hogy a beszállító üzleti folyamatai, termékei, szolgáltatásai mennyiben elégítik ki a mi vevői követelményeinket. A kérdéslistát ezeknek a célkitűzésnek megfelelően kell felépíteni, azaz a kérdések megválaszolását követően egyértelműen megállapítható legyen, hogy a beszállító alkalmazható- e, ha igen, milyen feltételekkel? A külső auditok kérdéslistája nem lehet mindenre kiterjedően részletes, hiszen majd csak a helyszínen derül ki egyes témakörök értelmezhetősége. Könnyíthetünk a helyzeten, ha a konkrét kérdések megfogalmazása előtt két segítő kérdést teszünk fel: •

Mit is ellenőrzünk?

•

Mit keresünk abban, amit ellenőrzünk?

Szempontok a kérdésekhez Általánosságban mindenre rákérdezhetünk, amit írásban lefektettek. Olyan dolgok után is érdeklődhetünk, ami a termelékenység szempontjából érdekes lehet. Egyik szabvány sem követel meg dokumentumokat a hibás egységek költségkimutatására, ennek ellenére mégsem lehet elégedett az auditor, ha nem állnak rendelkezésre (dokumentált) szabályozások. Speciális szervezéstechnikai, vezetési eszközök után (pl. FMEA) csak abban az esetben érdeklődhetünk, ha ezen technikák alkalmazásáról szerződésben megállapodás született. A kérdéslista összeállításánál tehát pontosan figyelni kell arra, hogy a beszállítók esetében mit határoztunk meg szerződésben ill. a dokumentációkban. Ha semmilyen megállapítást nem találtunk, akkor szigorúan véve semmit sem kérdezhetünk. Általánosságban meg kell jegyezni a kérdezésről, hogy soha nem teszünk fel olyan kérdést, ami igennel vagy nemmel megválaszolható.


oldalak: 32/16

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Az un. nyitott kérdésekre adott válaszok rendszerint tanulságosabbak. Helytelen

Helyes

Zárt kérdés

Nyitott kérdés

"Elkülönítik a hibás egységeket?"

"Mit tesznek a hibás egységek felfedezése esetén?"

Az 5W+H interjúkérdések Az 5W+H kérdéseknek is nevezett interjúkérdéseket a minőségügyi auditban (felülvizsgálatban) használják. A hat nyíltláncú kérdés, amely a beszélgető partnert arra készteti, hogy a kérdések megválaszolásával minél több információt adjon (angolul öt kérdés W betűvel, egy H betűvel kezdődik, innen az 5W+H elnevezés). A kérdések jól használhatók bármely dokumentum tartalma teljességének ellenőrzésére is (minőségügyi eljárások, munkautasítások, feljegyzések). A kérdések: 1. Ki?

A cselekvést végző személy

2. Mit?

A cselekvés tárgya

3. Miért?

A cselekvés indoka

4. Mikor?

A cselekvés időpontja

5. Hol?

A cselekvés helye

6. Hogyan?

A cselekvés módja, eszköze.

A kérdéslistát jóváhagyás előtt ellenőrizni kell!


oldalak: 32/17

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Az auditkérdések "tízparancsolata" A felülvizsgálat eredményessége nagymértékben függ a feltett kérdésektől, ezért azok megfogalmazásakor be kell tartani az alábbiakat!

1. Kerüld a szuggesztív kérdéseket! "Önnek is az a véleménye, hogy a célkitűzések megismertetésére egy új információs csatorna szükséges, vagy nem?" 2. Kerüld az eldöntendő kérdéseket! Az eldöntendő kérdések csak két válasz lehetőségét nyújtják: "igen" vagy "nem". Eldöntendő kérdésekkel nem lehet jó beszélgetési légkört kialakítani. A beszélgetés menetét az auditor irányítja és az információ gyakran nem elegendő a tények értékelésére. 3. Tegyél fel nyitott kérdéseket! "Hogyan szabályozták.. ?" "Melyik eljárásutasítás tartalmazza ezt?" "Hol tárolják ezeket a feljegyzéseket?" 4. A kérdéseket mindig egyenként tedd fel! Annak érdekében, hogy a beszélgetőpartnerünket ne terheljük túl, illetve, hogy a kérdéseinkre kielégítő választ tudjon adni. "Mit tesz a rajzok módosítása esetén, hol van ez az eljárás dokumentálva, és ki a felelős a módosításért?" 5. Kérdéseidet ne ismételd meg! Az ismétlődő kérdések gyanút keltenek. 6. Kerüld a kérdés figyelmetlenségből adódó ismétlését! Ez a beszélgetőpartnert bizonytalanná és ingerültté teheti. 7. A kérdés legyen világos, rövid! 8. A kérdés legyen precízen megfogalmazott, félre nem érthető! 9. A kérdés legyen célratörő! 10. A kérdésnek legyen szakmai háttere! 11. Használd az 5W+H kérdéseket!


oldalak: 32/18



EMBLÉMA

Iratszám:

Az audit azonosító száma: 08.

AUDIT KÉRDÉSJEGYZÉK Nyomtatványszám: RN-01.01.03 Vizsgált terület:

Válaszadók:

Üzem

Fúró csiga, Gép Géza

08/1

Az audit dátuma:

1998.10.30.

Vizsgált dokumentumok:

Auditorok:

Vitéz Vendel, Sári Fáni Ssz Szabv. elem

Kérdés

Dokumentáció Megjegyzés

1.

4.13. Hogyan jár el, ha hibás egységet fedez fel?

2.

4.13. Hogyan dokumentálja a nem megfelelő termékek kezelésével kapcsolatos tevékenységeket?

2.

4.13. Hogyan dokumentálja a nem megfelelő termékek kezelésével kapcsolatos tevékenységeket?

É(rtékelés):

Végrehajtás

É Megjegyzés

Eltéréslap száma É

0 = nem megfelelő 2 = részben teljesítve (még éppen 1 = részben teljesítve elfogadható) (az eredmény nem fogadható el) 3 = teljesítve

Megnevezés


Iratszám

Mellékletek/Eltéréslapok Lapszám Megnevezés

Iratszám

Lapszám

oldalak: 32/19

Vállalati folyamatok felülvizsgálata 6.3. Az auditáltak tájékoztatása Az auditálandó egységeket (osztály, beszállító) az audit előtt időben tájékoztatni kell annak időpontjáról, menetrendjéről és a vizsgálandó szabványelemekről.

6.4. Az auditált szervezet vezetőjének feladatai Az auditról kapott tájékoztatást követően az auditált szervezet vezetőjének feladatai: •

az illetékes személyek tájékoztatása az audit céljáról és terjedelméről

•

felelős személy kinevezése az audit csoport kísérésére

•

az audit csoport részére a szükséges eszközök rendelkezésre bocsátása

•

a vállalati dokumentumokhoz és a kimutatásokhoz való hozzáférés biztosítása

•

az audit csoporttal való együttműködés

•

az auditjelentés alapján a szükséges javító intézkedések megállapítása és bevezetése

7. Az audit végrehajtása 7.1. Bevezető megbeszélés A belső audit kezdése előtt a résztvevőket egy megbeszélésen tájékoztatni kell az audit céljáról, időbeli lefolyásáról, az audit során alkalmazott módszerekről. Fontos, hogy a bevezető megbeszélésen valamennyi érdekelt személy jelen legyen. Amennyiben az időtervhez képest szükséges változtatást beiktatni, úgy azt ilyenkor kell egyeztetni. Az audit céljának ismertetésekor a vezető auditor mindenképpen térjen ki annak hangsúlyozására, hogy a hibák feltárása, a helyesbítő intézkedések meghozatala az auditáltak érdekében történik. Kérje ehhez a résztvevők segítségét, egyúttal tegyen ígéretet az auditorok részéről megnyilvánuló pozitív együttműködésről. Külső auditnál a bevezető megbeszélést a vállalatvezetéssel célszerű megtartani. Itt az audit céljának ismertetésekor a korrekt vevő-megrendelő kapcsolat előtérbe helyezését szükséges megemlíteni. A beszélgetés tartalma az auditorok bemutatkozása, az audit célkitűzései, és eljárásmódja legyen. Továbbá utalni kell arra, hogy az audit végén egy rövid megbeszélés lesz, melyben az audit eredményét ismertetik és esetleg megvitatják. A bevezető megbeszélés tartalmi követelményei: •

az auditorok bemutatkozása

•

az audit céljának és terjedelmének ismertetése

•

tájékoztatás az audit időbeli lefolyásáról

•

megállapítani, hogy áz auditálás feltételei biztosítottak-e

•

a felmerülő kérdések megvitatása

7.2. Terepszemle Külső auditnál ajánlatos a bevezető megbeszélés után a felülvizsgálat helyszínén egy rövid látogatást (legfeljebb 30 percnyi terepszemle) tartani, hogy általános benyomást kapjunk a munkahely elrendezéséről, a gyártási helyekről, rendezettségi állapotról, a


oldalak: 32/20

Vállalati folyamatok felülvizsgálata géppark állapotáról, stb. A látogatás során nem célszerű audit kérdést feltenni, csak általános kérdéseket, amelyek a tájékozódást szolgálják.

7.3. A szervezeti egységek felkeresése (kérdezés a helyszínen) A bevezető megbeszélést, illetve a terepszemlét követően az auditorok a tervnek megfelelően felkeresik a szervezeti egységeket.

Az audit beszélgetések lefolytatása Bemutatkozás A beszélgetõpartner nevének és a hely feljegyzése Az egyes folyamatok végigkövetése Kérdéslista Nyitott kérdések pl. ki, hol, mit, mivel, hogyan, miért?

Helyszíni vizsgálat

Az eredmények feljegyzése

•

bemutatkozás

•

a beszélgetőpartner nevének és a hely feljegyzése

•

az egyes folyamatok végigkövetése

•

helyszíni vizsgálat

•

az eredmények feljegyzése, dokumentálása

•

nyitott kérdések (pl. ki, hol, mit, hogyan, miért?)

Auditeltéréslap

A helyszínen megvizsgálják, hogy a szabályzatok előírásait, megállapításait a gyakorlatban alkalmazzák-e. Ez a felülvizsgálat csak szúrópróbaszerűen történhet, valamennyi vizsgálati utasítás alaki helyességét általában nem lehet leellenőrizni. A munkatársak kérdezése a helyszínen, a munkahelyeken történik. Példák a helyszínen feltett kérdésekre "Mi történik ha...?" "Hol van ez szabályozva?" "Hogyan dokumentálja ezt?" "Hol van a jelölés, amit az XY utasítás követel meg?"


oldalak: 32/21

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Bár az auditor elvben csak abban a témakörben tehet fel kérdéseket, ami a kérdéslistában szerepel, adódhatnak olyan szembetűnő nem megfelelőségek, észrevételek is, amelyeket az auditornak joga van megvizsgálni. Fontos szempont, hogy ez a kérdezés nem az auditáltak számára idegen környezetben - vállalati tanácsterem - történik, hanem a munkatársak munkakörnyezetében ott, ahol rendelkezésre áll minden feltétel. Tehát az auditorok keresik fel a szervezeteket, nem pedig az illetékes munkatársak járulnak az auditorok elé. Az auditáltnak a helyszínen minden szükséges dokumentációval rendelkeznie kell. Ezáltal az auditornak lehetősége van az egészen speciális dokumentációkat is (megrendelési akta, vizsgálati jegyzőkönyv, gyártmánykísérő lap, stb.) megtekinteni. Az audit során nemcsak az osztály- és üzemvezetőket kérdezik meg, hanem azok munkatársait is. Minden választ dokumentált bizonyítékkal kell igazolni, vagy annak igazságtartalmát valamilyen más módon hihetővé kell tenni. Az auditor belátásától illetve utasításaitól függ, hogy milyen bizonyítékot fogad el. Az audit folyamán ajánlatos egy adott termékhez kapcsolódó valamennyi dokumentációt megtekinteni és nyomon követni. A kiválasztás az auditor feladata legyen. Ha átengedjük a választást az auditáltnak, abba a hibába eshetünk, hogy egy jól előkészített, kifésült helyzetről kapunk tájékoztatást, amely nem jellemzi az adott területet. Ha lehetséges, minden auditált helyen hivatkozni kell erre a termékre. Megjegyzés Külső auditnál a kiválasztott termék nem feltétlenül olyan termék, amit a vállalat saját üzemében állítanak elő. Egy auditnál a rendszert egészében vizsgálják és nemcsak annak betartását a saját termékek vonatkozásában. Az audit során minden megállapítást fel kell jegyezni. Különösen az eltérések pontos dokumentálása szükséges. Az előírás és a tényleges kivitelezés között tapasztalt különbséget érthetően, a lényeges elemek kiemelésével közérthetően kell megfogalmazni.

7.4. Az audit-megállapítás Az audit során megállapított és bizonyítékkal igazolható tényt audit-megállapításnak nevezzük. Valamely tény megállapítása történhet: • • • •

kérdezés dokumentációvizsgálat a tevékenység megfigyelése szemrevételezés

alapján.


oldalak: 32/22

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Példák audit-megállapításokra. 1.

Kérdezés alapján

"Kovács úr igazolja, hogy a "Jelölésmódosítás" eljárást ismeri és az alapján jár el."

2.

Dokumentációvizsgálat alapján

"A Z vizsgálati utasítás alkalmas a tolómérők kalibrálásának biztosítására."

3.

A tevékenység megfigyelése alapján

"A hajlítási folyamatot pontosan az X munkautasítás alapján végzik.

4.

Szemrevételezés alapján

"Az Y keménységmérő műszer nem rendelkezik kalibrálást igazoló címkével."

Az utolsó példánál negatív audit-megállapítás, egy eltérés szerepel. Az audit-megállapításokat az audit kérdésjegyzékben megfelelő formában dokumentálják. Egyes esetekben célszerű a bizonyítékokat (másolatokat) mellékelni. Ha egy auditmegállapításhoz a jegyzőkönyvben mellékleteket csatolnak, a kérdésjegyzékben fel kell jegyezni azok ismertetőit, azonosítóit dátummal együtt.

7.5. Eltérések Mi az eltérés? Minden eljárás, feljegyzés, szabályozás, ami a szabályzatban rögzítettektől eltér vagy annak ellentmond, eltérésként értékelendő. Gondot jelenthet, ha az eljárások nem bizonyíthatók, vagy azok bizonyítékai nem követelhetők. Ebben az esetben az auditortól - és az ő belátásától - függ, hogy elfogadja-e a szóbeli igazolást. Ilyenkor tanácsos nemcsak az osztály- és üzemvezetőket, hanem azok illetékes szakembereit is megkérdezni. Az is szolgálhat bizonyítékul, ha mindketten azonos felvilágosítást adnak. Hasonlóképpen van ez a hiányzó ill. kevésbé részletezett eljárások esetén. Az értékelés nagymértékben függ a munkatárs képzettségétől. Ha egy eljárás teljes egészében hiányzik, akkor az rendszerint eltérésnek számít. Ha nem teljes, akkor az auditornak felül kell vizsgálni, hogy a követelményeket megfelelően betartják-e. Néhány tipikus, sokszor visszatérő eltérés • • • • • • •

A kalibrálási határidőket túllépték. A termékek jelölése hiányos. A helyesbítő intézkedések illetékességei, határidői nem tisztázottak. A vizsgálatokat vizsgálati utasítások nélkül végzik. A minőségügyi vezető hatásköre nem elegendő. Az utasítások nincsenek aláírva. A rajzok különböző kiadási állapotban állnak rendelkezésre.


oldalak: 32/23

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Tudnivalók az eltérések dokumentálásához 1. Minden észlelt eltéréshez ki kell tölteni egy audit eltérési lapot! 2. Ügyeljünk az eltéréslapok pontos kitöltésére! A rosszul kitöltött eltéréslapok később sok problémát okozhatnak, különösen akkor, ha az eltérés megfogalmazása nem eléggé körültekintő, pontatlan. Helytelen meghatározás "Egy mérőóra nem volt kalibrálva"

A pontos meghatározás "Az A üzemben az XYZ mérőóra nem volt kalibrálást igazoló címkével ellátva".

A második megállapítás az első példával ellentétben nem vonható kétségbe. 3. Ügyeljünk az észlelt eltérés pontos dokumentálására! Az is nagyon fontos, hogy az észlelt eltérést nagyon pontosan dokumentáljuk. Nem szabad leírni, hogy "nem kalibrálták", ha azt nem ellenőriztük, csak azt, hogy "nincs rajta kalibrálást igazoló címke". Az észlelt eltérések a záró megbeszélésen megvitathatók az illetékes terület vezetőjével. Az irodalomban nem található utalás arra vonatkozóan, hogy az auditornak az eltérés okát is vizsgálnia kell. Az okok feltárását az illetékes területnek kell felvállalnia. Külső audit estén az okok vizsgálata az auditor számára könnyen igen terjedelmessé válhat. Az észlelt eltéréseket az illetékes területvezetővel azonnal meg kell beszélni. Semmi titokzatoskodás! Az auditáltnak tudnia kell, hogy mit állapított meg az auditor. Ha ezt nem tudja, bizonytalanná vagy agresszívvé válik. Tekintettel arra, hogy az auditor is tévedhet, meg kell adni a lehetőséget a vizsgált terület képviselőjének is, hogy véleményét írásban, az audit eltérési lapon kifejthesse. Az észlelések, vélemények írásos rögzítése és aláírása megfelelő bizonyító erővel bír, ezáltal elkerülhetők az utólagos véleményeltérések, viták.

A következő oldalon példát mutatunk be az eltérések dokumentálására.


oldalak: 32/24



EMBLÉMA

Vizsgált terület megbízottja:

Az audit azonosító Eltéréslap száma: száma: 08. H-13/1 Az audit dátuma:

Fúró Ferenc

1998.10.30.

Résztvevők:

Auditorok:

AUDIT ELTÉRÉSLAP Nyomtatványszám: RN-01.01.03 Vizsgált terület:

Üzem A nem teljesített követelmény: MSZ EN ISO 9001 4.13. pont RU 13.01.01 Munkautasítás 5.4. pontja

Vitéz Vendel, Kalapács Károly

1. Tapasztalt eltérés:

A 13/786 rajzszámú kötőelem végellenőrzése során a nem megfelelő minősítésű termékek elkülönítése és jelölése nem a 13-01-01 sz. munkautasítás szerint történik. Lakattal lezárt láda helyett a vizsgálóasztal melletti polcon tárolják, feliratozás nélkül. 2.A vizsgált terület képviselőjének véleménye:

Az előírt láda nem áll rendelkezésre. Az eltérés súlyozása: Dátum:

csekély eltérés

1998.10.30.

nagyobb eltérés

................................................ Vezető auditor

lényeges eltérés ................................................ Az átvizsgált terület vezetője

3. Elrendelt intézkedés:

A munkautasítás szerinti láda legyártását elrendelem. A tervezésért és kivitelezését felelős Művezető. Határidő: 1997. 06.20.

A végrehajtás határideje:

A végrehajtás felelőse:

1998. 11.05.

Fúró Csiga

Ellenőrzésért felelős:

Vitéz Vendel

........................................ Ügyvezető igazgató

4. A végrehajtás (javítás) ellenőrzése:

A ládát határidőre, a munkautasításnak megfelelő kialakításban elkészítették. Alkalmazását a műhelynapló 1997. 06.19-i bejegyzése szerint megkezdték. Dátum: 1998-11.10. Ellenőrzésért felelős: Vitéz Melléklet megnevezése


Az intézkedés hatékonysága

Vendel Iratszám

Megfelelt Lapszám Melléklet megnevezése

Új intézkedés kell Iratszám Lapszám

oldalak: 32/25

Vállalati folyamatok felülvizsgálata 7.6. Az auditorok viselkedése (magatartása) Az auditor személyes beállítottsága, magatartása meghatározó az audit eredményessége szempontjából. Minden auditornak tisztában kell lennie azzal, hogy az audit során nagyon érzékeny területet érint. Ki az, aki szívesen ellenőrizteti a saját munkáját? Ki az, aki örül, ha tevékenységében hibát találnak? Természetes tehát az auditált személy idegenkedése, "vizsgadrukkja", rosszabb esetben félelme az audittal szemben. Fél a felelősségre vonástól; fél, mert miatta nem kap a vállalata kedvező minősítést; fél, mert a megrendelő rossznak minősíti a cég üzleti rendszerét. Az auditor mindezek tudatában olyan magatartást tanúsít, amellyel elnyeri az auditáltak bizalmát, oldja a bennük lévő feszültséget, félelmet. Csak az a személy képes elérni az audit célját, akiben megbíznak, akitől segítségre számíthatnak.

A helyes magatartás szabályai 1. Kelts bizalmat! A jó auditor a legfontosabbal, a vevő bizalmával és kritikájával ajándékozza meg a vizsgált terület munkatársait. Minden észrevétele csak javítja a rendszert. Az auditornak nem lehet az a célja, hogy: "eltéréseket keresek", e helyett: "igazolom az önök hatékonyan működő üzleti rendszerét" a helyes viselkedés. 2. Viselkedj egészen természetesen! 3. Ne tégy lebecsülő kifejezéseket, mint: "Ezt jobban is lehetne csinálni!" "Itt valaki elalszik!" "Ezt nekem másképpen mondták!" 4. Ügyelj a hanglejtésedre! Csupán a rossz hanglejtés is érzékenyen zavarhatja az auditor és az auditált személy kapcsolatát. 5. Ne tégy javaslatot a javító intézkedésekre! Az auditornak nem kell javító intézkedéseket javasolnia, hacsak ezt kifejezetten nem kérik. Ebben az esetben is ajánlott az óvatosság. Ez nem az auditor feladata, és véget nem érő vitához vezethet azzal az eredménnyel, hogy "Ő sem tudja jobban". 6. Ismerd el, ha hibáztál! "Az auditor is csak ember", ebből következik, hogy nem tévedhetetlen. Amennyiben a beszélgetés folyamán hibát követ el, mindig célszerű beismerni. A hibákért elnézést kell kérni, de nem kell azonnal térdre esni. 7. Igyekezz alkalmazkodni a körülményekhez! Az auditornak alkalmazkodónak kell lennie. Gyakran megesik, hogy az audit beszélgetés során meglepő fordulat következik be és az auditált átveszi a beszélgetés irányítását. 8. Ne kritizálj! Az auditor nem inkvizítor és annak jogkörével sem rendelkezik. Az auditornak csak meg kell állapítania az eltérést. Természetesen a légkörtől függően eltérhetünk ettől az állásponttól.


oldalak: 32/26

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Amennyiben az audit alatt az auditor egy érzékeny témával kapcsolatban meggondolatlanul kritikát gyakorol, az sokat árthat és megkérdőjelezheti az audit eredményét. Ha mindenképpen kritikát kell gyakorolni, akkor az o

ne személyes, inkább tárgyi legyen,

o

ne harmadik fél jelenlétében,

o

ne egy harmadikról,

o

ne telefonon,

o

írásban csak megállapodás után történjen.

Mielőtt egy dolgozót megkérdezünk, vagy a dokumentációban kezdünk vizsgálni, ajánlatos az illetékes vezető beleegyezését kérni. A vezető jóváhagyását követően az auditor mutatkozzon be a dolgozónak és ismertesse a vizsgálat célját néhány mondatban. (Ennyi időt mindenképpen szentelni kell erre!). Az auditor belső szolgáltatást teljesít, nem rendőr és nem államügyész! Az ideális auditor tulajdonságai o

zavarhatatlan figyelem,

o

barátságosság, érdeklődés, nyitottság,

o

magabiztosság,

o

tárgyilagosság,

o

megfelelő értékrend (személyes célzás és vádaskodások kerülése),

o

megállapításainak megismétlése és igazolása,

o

vita kerülése.

8. Az eredmények értékelése Az audit eredményének minősítésére több módszerből választhatunk. Az értékelés történhet: o

az eltérések száma,

o

az eltérések száma és súlyossága és

o

a kérdésekre adott pontok alapján.

Egy eltérés súlyosságának megítélése és értékelése nem egyszerű feladat, átfogó ismereteket és jelentős szaktudást igényel. Emellett az előírt követelmények megfelelő értelmezéséhez nagyon fontos, hogy az auditor nagy tapasztalattal rendelkezzen. Amennyiben az auditor a vizsgálat során eltérést fedez fel, meg kell határoznia annak súlyosságát. Itt meg kell említeni, hogy nem minden eltérés egyértelmű. Az értékelésnél tekintetbe kell venni az eltérés módját, jelentőségét, gyakoriságát és az üzleti folyamatra, tevékenységre kifejtett hatását. Az eltéréseket különbözőképpen minősíthetjük, pl.: Jelentős eltérés

Semmilyen esetben sem fogadható el (hiba).

Nagy eltérés

Már nem fogadható el (hiba).

Csekély eltérés

Még elfogadható.


oldalak: 32/27

Vállalati folyamatok felülvizsgálata A következőkben bemutatunk néhány példát az eltérések csoportosításához és értékeléséhez.

Jelentős eltérések: o o o o o

nincsenek vizsgálati utasítások, nincs kialakított rendszer a vizsgálóeszközök ellenőrzésére, nincs kialakított rendszer a beszállítók értékelésére, nincs világosan megfogalmazott minőségpolitika, nincs kialakított rendszer a dokumentumok kiadására és jóváhagyására.

Nagy eltérések: o

a vizsgálati eljárás nem tartalmazza minden esetben a vizsgálandó adatokat és a kritériumokat,

o

több vizsgálati eszköznél túllépték a kalibrálási határidőt,

o

a különböző beszállítók minőségügyi tevékenységét nem értékelik,

o

több dokumentumot kiadtak arra jogosulatlan területek részére.

Csekély eltérések: o o o o

az egyik vizsgálati utasításban hiányoznak az alkalmazandó vizsgálóeszköz adatai, de a jó eszközt használják, az egyik vizsgálati eszköznél kis mértékben túllépték a kalibrálási határidőt, az egyik beszállító minőségügyi tevékenységét nem értékelik, egy dokumentum nem állt rendelkezésre az adott területen.

Az eltérés súlyosságának megítélésére alkalmazható további módszer egy megfelelő pontrendszer kialakítása. A Német Autóipari Szövetség (Der Verband der Automobilindustrie VDA) VDA - Schrift c. előírásgyűjteményében (6. kötet 1. része) egy lehetséges pontértékelő módszert mutat be "Minőségirányítás az autóiparban, minőségügyi felülvizsgálat" címmel.

Pontértékelés: Teljes körű minőségirányító rendszer bevezetése

Tárgy igen

nem

Értékelés igen nem

A rendszer hatékony működtetése a gyakorlatban

igen

igen

Nagy részben

10

8

Pontszám

6

4

Igen/nem nem 0

Megjegyzés A "nagy részben" fogalom azt jelenti, hogy a rendszer hatékony működése kb. 3/4 részben igazolható. Minden kérdést külön meg kell vizsgálni. A dokumentáció átvizsgálása és a helyszíni vizsgálat után az eredményeket összevetik és együttesen értékelik. Ha az irányítási követelményeket: o

a minőségügyi rendszerben leírták és szabályozták és

o

a gyakorlatban hatékonyan végrehajtják úgy, hogy az bizonyítható, akkor


oldalak: 32/28

Vállalati folyamatok felülvizsgálata az auditált terület értékelése 10 pont. Abban az esetben ha az irányítási követelményeket nem dokumentálták és azok hatékonysága sem bizonyítható, az eredmény 0 pont. A 10 és a 0 pont között megfelelő fokozatok találhatók.

9. Záró megbeszélés Az audit befejezése után - külső és belső audit esetén is - kerül sor az un. záró megbeszélésre, amelyen az auditorokon kívül az auditált szervezet képviselői vesznek részt. A megbeszélés során az auditorok átfogó értékelést adnak a vizsgált területen nyert tapasztalataikról, ismertetik az elért eredményeket, beszámolnak az észlelt eltérésekről. Amennyiben erre már most lehetőség van, az intézkedésre jogosultak (vállalatvezetés) meghatározzák, hogy a javító intézkedéseket meddig kell bevezetni és hatékonnyá tenni. Általában ekkor születik döntés az ellenőrzés - utóaudit - időpontjáról is. UTÓAUDIT Amennyiben a záró értekezleten nem születik döntés a javító intézkedésekről, úgy az utóaudit időpontját csak később tűzhetik ki. Az utóaudit időpontjának megállapításához fontos, hogy meghatározzák a javító intézkedések bevezetésének és hatékony működtetésének határidejét.

10. A vállalatvezetés tájékoztatása, az auditjelentés összeállítása Az auditot követően a vállalatvezetést minden esetben tájékoztatni kell az audit eredményéről. A tájékoztatás írásban, auditjelentés formájában történik, de célszerű a tájékoztatást szóban is kiegészíteni. Az auditjelentés a következőket tartalmazza: -

auditorok *

-

az audit ideje *

-

az auditált terület *

-

a kérdések száma

-

pozitív eredmények

-

az eltérések száma *

-

az eltérések listája és esetleg a megállapított javító intézkedések *

-

eltérések, amelyekre nem állapítottak meg javító vállalatvezetést felkérve a feladat végrehajtására) *

-

időpontjavaslat a következő auditra

intézkedéseket.

(a

A * - gal megjelölt pontokat mindenképpen szerepeltetni kell. A jelentés szétosztása a vállalatvezetés feladata. Belső auditnál néha érdemes egyes területek eltéréseiről a többi területet nem informálni. Azaz biztosítani kell, hogy minden terület csak a nála talált eltérésekről kapjon részletes felvilágosítást.


oldalak: 32/29


11. Javító intézkedések Minden észlelt eltérésre javító intézkedést kell bevezetni. Ezek megállapításáért való illetékesség tekintetében a vélemények igen szerteágazóak. Van aki azt a véleményt képviseli, miszerint a javító intézkedések meghozataláért és bevezetéséért az illetékes területek a felelősek. Sajnos van olyan álláspont is, hogy a javító intézkedések megállapításáért az audifor is felelős. Alapszabály: Javító intézkedéseket csak és kizárólag a minőségügyi rendszer szabályozó dokumentumaiban erre felelősséggel és hatáskörrel feljogosított személyek hozhatnak meg és vezethetnek be. Az auditor hatásköre csak a felülvizsgálatra, az eltérések feltárására és azok írásos dokumentálására terjed ki. Az auditor minden esetben felelős azért is, hogy az utóauditon a javító intézkedések bevezetését és hatékonyságát felülvizsgálja. Ehhez meg kell kapnia a visszajelzést a tervezett javító intézkedésekről és ezek bevezetési határidejéről.

12. Utóaudit: a javító intézkedések bevezetésének ellenőrzése A javító intézkedések bevezetésének és hatékonyságának vizsgálata a vállalatvezetés által elrendelt és jóváhagyott utóauditon történik. Ennek időpontja igazodik a javító intézkedések bevezetésének időpontjához. Az utóaudit folyamán az auditor nem csak magát az eltérést ellenőrzi, hanem az egész irányítási elemet, amelyet megkifogásolt. Példa: Az eltérés: egy nyomtatványt elévült kiadási állapotban találtak. Az utóauditon az auditor nem csak azt vizsgálja meg, hogy ez a nyomtatvány most aktuális kiadási állapotban van-e, hanem azt is, hogy hatékonyan működik-e a nyomtatványkezelés rendszere. Különös tekintettel az eltérésre hozott javító intézkedésre.

Az utóaudit eredményeit az azt megelőző audittal azonos módon értékelik.


oldalak: 32/30


13. Tanúsítás Mit jelent a tanúsítás? A tanúsítvány egy elismervény, amely nem más, mint egy harmadik független fél igazolása, hogy az adott termék, szolgáltatás, minőségügyi rendszer kielégíti az adott technikai követelményeket. Az emberek lehetőleg pontosan szeretnék tudni, hogy a pénzükért mit vásárolnak. A tanúsítást megkövetelheti pl. egy hatóság, aki biztos akar lenni abban, hogy a termék megfelel az előírásoknak (szabályozott terület); biztosítótársaságok, akik a különböző rizikó faktorokat pontosan meg akarják becsülni és amennyire lehet mérsékelni; és természetesen a vevők, a végfelhasználók.

Tanúsíttatni lehet: o terméket o személyes minőséget o és minőségügyi rendszert.

A következőkben csak a minőségügyi rendszerek tanúsításáról lesz szó. A tanúsítás annak bizonyítéka, hogy egy arra illetékes hely a vállalat minőségügyi rendszerét és működési tevékenységét átfogóan megvizsgálta és folyamatosan felülvizsgálja. Amennyiben a vizsgálat pozitív eredménnyel zárul, a tanúsító hely erről igazolást (tanúsítványt) állít ki. A tanúsító szervezet a tanúsítás iránt érdeklődő vállalattal egy előzetes megbeszélést un. indító megbeszélést folytat. A beszélgetés célja a tanúsítási folyamat feltételeinek és lépéseinek megvilágítása. A beszélgetés során kiderül, hogy a vállalat bevezette-e a minőségügyi rendszert. vagy teljesítette-e annak alapvető feltételeit. Az első lépés a vállalat előkészítése a tanúsításra. A tanúsító szervezet egy átfogó kérdésjegyzéket ad át a vállalatnak, akinek ezt ki kell töltenie. A válaszokból egyértelműen megállapítható, hogy a vállalat bevezette-e és működteti-e a tanúsításra kész minőségügyi rendszert. Hiányosságok esetén tisztázzák a helyzetet. A vállalat lehetőséget kap a problémák megszüntetésére. A kérdőív egy előaudittal is helyettesíthető. Az előaudit során szerzett ismeretek a további tanúsítási audit részét képezik. Az esetleges hiányosságok felvétele után nagyobb az esély egy problémamentes tanúsítási audit végrehajtására. A második lépés a minőségügyi dokumentáció átvizsgálása. A vállalat átadja az írásos dokumentációját a tanúsító szervezetnek. A dokumentáció a minőségügyi kézikönyvbő! és az eljárás-utasításokból áll. Az irányadó mindig a kézikönyv, amely tartalmazza a vállalat szervezeti felépítését, az egyes tipikus üzemi folyamatokat és a felelősségeket. A tanúsító szervezet ebben a fázisban tudatosan megvizsgálja a minőségirányítási rendszer "papírformáját". Amennyiben azt rendben találja, következik a harmadik lépés. A tanúsítási audit harmadik lépésében a tanúsító szervezet a helyszínen megbizonyosodik arról, hogy a minőségügyi rendszert az előírt dokumentumok alapján működtetik-e, illetve azok szerint végzik-e tevékenységeiket. Általában két auditor végzi a felülvizsgálatot. A helyszíni vizsgálat során olyan kérdéseket tesznek fel a dolgozóknak, amelyekre kapott válaszokból meg tudnak győződni a rendszer működőképességéről, a követelményeknek való megfelelőségről. o

Milyen tevékenységet végez?

o

Mi alapján csinálja ezt?

o

Mit tesz, ha zavar történik?


oldalak: 32/31

Vállalati folyamatok felülvizsgálata Ilyen és ehhez hasonló kérdéseket tesznek fel a tapasztalt és a szakmát értő auditorok. Ha az audit során az auditorok olyan eltéréseket észlelnek, amelyek kijavításáról csak utólag tudnak a helyszínen meggyőződniük, szükséges egy későbbi időpontban végrehajtandó utóaudit. A negyedik lépés, a tanúsítvány megítélése, ami a tanúsító helynél történik A tanúsító szervezet eldönti, hogy a gyakorlatban az üzemi eljárások során a vállalat teljesíti-e a szabvány által támasztott követelményeket, és megítélik-e részére a tanúsítványt. A tanúsítvány általában három évig érvényes. Az érvényességi időtartam alatt - általában évente - felügyeleti auditokon győződnek meg az auditorok a minőségügyi rendszer működőképességéről és állandó javításáról. A tanúsítvány érvényességének meghosszabbításához ismétlő audit szükséges. A sikeres ismétlő auditot követően újabb három évre hosszabbítják meg a tanúsítvány érvényességét. A vállalat és a tanúsító szervezet között kötött szerződés tartalmazza mindkét fél kötelességeit.

Kézirat lezárva. 2000.04.03.


oldalak: 32/32

PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MŰSZAKI FŐISKOLAI KAR. Vida Csaba VÁLLALATIRÁNYÍTÁS V. Felülvizsgálati módszerek

Recommend Documents