JANUS PANNONIUS TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR. Vida Csaba. Döntéselmélet és szervezésmódszertan

JANUS PANNONIUS TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MÛSZAKI FÕISKOLAI KAR

Vida Csaba

Döntéselmélet és szervezésmódszertan

Pécsi Tudományegyetem Pollack Mihály Mûszaki Fõiskolai Kar Mérnöki Menedzsment Tanszék H-7624 Pécs, Boszorkány u. 2. Postacím: H-7601 Pécs, Pf. 28. Telefon/fax: (36-72) 211- 032

4. DÖNTÉSELMÉLET 5. SZERVEZSÉMÓDSZERTAN A legjobb vezetési eszközök és módszerek a vállalatirányításban

Összeállította:

Vida Csaba fõiskolai adjunktus

Pécs 1999.

[email protected]

Elõszó Az utóbbi évtizedek gyakorlati tapasztalatai és az elméleti kutatások eredményei alapján számos nagyszerû döntéstámogató eszköz született, amelyek a problémák megoldására korábban nem létezõ lehetõségek sokaságát ígéri. E lehetõségek közül, fontosságánál fogva, kiemelkedõnek ítélem meg azt, hogy mozgósítsuk legnagyobb tartalékunkat: az emberi tehetséget! ....Az ember-gép rendszerek fejlõdése, a rutinfolyamatok automatizálása az emberi tényezõ szerepét nem csökkenti, az alkotó munka lényegét semmiféle instrumentális eszköz nem pótolja. * ... Az elõadásvázlat megírásával arra törekedtem, hogy tudatosuljanak az egyéni alkotás folyamatát mindinkább kiegészítõ rendszerhatások, a csoportprodukciót befolyásoló információk és kapcsolatok. A kiadvány 4. fejezete a problémamegoldás és a döntéshozatal elméleti megalapozását veszi célba. A jelenségeknek azt a vetületét ragadja meg, amely nélkül az alapvetõ céljainkat csak nehezen érhetnénk el. Elõfordulhat, hogy írásom helyenként új megvilágításba helyez olyan tématerületet, amellyel az olvasó - más összefüggésben - már korábban megismerkedett. A terjedelmi korlátok miatt nem törekedtem a teljességre. Az volt a célom, hogy az elõadássorozat a szokásos témavázlatnál részletesebb támogatást kapjon. Az 5. fejezet szervezés módszertannal foglalkozik, a 6. fejezet pedig a döntési módszerek gyakorlati alkalmazásaira mutat be hallgatói munkákat.

A kézirat az alábbi forrásokra támaszkodik. Azokból helyenként szó szerinti idézeteket tartalmaz. Zoltayné, Dr. Paprika Zita Új irányok, perspektívák a döntéshozatalban (Országos Mûszaki Információs Központ és Könyvtár, Bp. 1990.) Dr. Kindler József Döntéselméleti és módszertani tanulmányok I-II. (Veszprémi Vegyipari Egyetem, jegyzet) Kindler-Papp Komplex rendszerek vizsgálata (Mûszaki könyvkiadó, Bp. 1977.) Dr. Susánszky János A racionalizálás módszertana (Mûszaki Könyvkiadó, Bp. 1984.)

*

Dr. Susánszky János: A racionalizálás módszertana. Mûszaki Könyvkiadó, Budapest, 1984.

Tartalom

ELÕ SZÓ 4. DÖNTÉSELMÉLET

6.

4.1.

Probléma-megoldás - döntéshozatal

6

4.2.

A problémák taxiómája

7

4.3.

A probléma-megoldás folyamata

8

4.4.

A normatív döntések elmélete

9

4.5.

A normatív döntési kritériumok

10

4.6. Az objektív racionalitás modelljének axiómái

13

4.7.

Az utilitásmodellek jellemzõi 4.7.1. Az utilitás fogalma 4.7.2. A normatív döntések alkalmazhatóságának feltételei

14 14 14

4.8.

A többtényezõs döntések elmélete 4.8.1. Az eljárás lépései 4.8.2. Példa az eljárás bemutatására

15 15 15

4.9.

A zárt problémák megoldása

21

4.10. Csoportos döntések 4.10.1. Statisztizált döntések 4.10.2. INTERAKTÍV döntések 4.10.3. Köztes módszerek

22 22 23 23

4.11. A csoportfolyamatok kulcsjellemzõi

23

4.12. Csoportos döntési módszerek 4.12.1. Hagyományos csoportmegbeszélések 4.12.2. Osborn-féle BRAIN STORMING (1957) 4.12.3. Dalkey: DELPHI- módszer 4.12.4. Rohrbach-féle 635-ös módszer (brain writing) 4.12.5. Nominális Csoport Módszer (N C M)

25 26 28 30 31 31

4.13. Véleményösszegzési módszerek

42

4.14. NCM jellemzõi

43

5. SZERVEZÉSMÓDSZERTAN

45

A szervezés menete egyes szakemberek szerint

46

5.1.

48

A szervezés elhatározása

3

5.2.

A tényhelyzet fe lmérése 5.2.1. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS VIZSGÁLATA (statikus szemléletû) 5.2.2. FOLYAMATRENDSZER VIZSGÁLATA (dinamikus szemléletû) 5.2.3. A MUNKAMÓDSZER VIZSGÁLATA 5.2.4. AZ INFORMÁCIÓRENDSZER FELMÉRÉSE 5.2.5. CÉLVIZSGÁLATOK

48 48 48 49 49 49

5.3. A helyzetvizsgálati kép elemzése 5.3.1. Mûködési elégtelenségek megállapítása, a szervezettség elemzése 5.3.2. Veszteség- és tartalékfeltáró elemzés 5.3.3. A személyi feltételek elemzése 5.3.4. A MUNKAMÓDSZER ELEMZÉSE 5.3.5. MUNKAHELY és a MUNKAESZKÖZÖK elemzése

50 50 50 51 51 54

5.4. Átszervezési terv készítése 5.4.1. MUNKAMEGOSZTÁS 5.4.2. A munka-összehangolás folyamata 5.4.3. Az át(meg-)szervezési dokumentáció részei

55 57 58 59

5.5. Az új szervezet és munkamódszer bevezetése 5.5.1. A dolgozók bevonása az átszervezésbe. 5.5.2. A fokozatosság elve

60 60 61

5.6. Visszatekintõ elemzés 5.6.1. A végrehajtás ellenõrzése 5.6.2. A szervezés eredményeinek számbavétele 5.6.3. Az átszervezés tapasztalatainak ellenõrzése

61 61 61 61

6. DÖNTÉSELMÉLETI ESETTANULMÁNYOK

62

6.1 Különösen súlyos vízrajzi észlelési problémák megoldása

63

6.2. Egyes környezeti hatástanulmány határidõcsúszási probléma kutatására

67

6.3 Rossz bakteriológiai eredmény

72

6.4. Probléma meghatározás és elemzés a Galgamenti Viziközmû Kft-nél

74

6.5. A Duna Menti Regionális Vízmû Részvénytársaság mûszaki információs rendszerének kialakítása a Szervíz Üzemmérnökség területén 83

5

4.1.

Probléma-megoldás - döntéshozatal

definíció: A probléma-megoldás az a tevékenység, amely a jelenlegi állapotnak a kívánatos állapotba való átalakításával foglalkozik. jellemzõi ? ? A problémamegoldás független a tényleges helyzettõl, valójában csak az észlelthelyzet befolyásolja!(pl. alkoholizmus) ? ? A problémák iránti érzékenység szubjektív és ebbõl következõen relatív is. ? ? A rendszerelemzés módszertani követelmény! (Kisugárzási körlet, gyûrûzõ hatások, hatásvizsgálat) Kérdései: - Melyek az elemzés célkitûzései? - Milyen alternatívákkal érhetõk el ezek? - Hogyan minõsíthetõk az egyes alternatívák? ? ? Két kulcsfogalma: kommunikáció Növeli az eredmény elfogadási valószínûségét Fontos a résztvevõk bizalmának, támogatásának megszerzése. (felvilágosítás, informálás, érvelés, stb.) - A folyamatos és kellõ tájékoztatás elmulasztás érdektelenséghez vezet. -

-

DOKUMENTÁCIÓ Növeli az elemzés iránti bizalmat, Lehetõvé teszi új elemzõk bekapcsolódását, Észlelések feljegyzése folyamatos legyen!

? ? Ösztönözzük az ésszerûsítõ, újító gondolatokat, helyezzünk hangsúlyt az innovációra! esetei: A.) B.) C.)

A jelenlegi állapotot a kívánatosba viszi át A kívánatos állapotot alakítja a jelenleg észlelt állapothoz Mindkét állapotjellemzõ idõvel változik, így közelít egymáshoz. (pl. magasugró esete)

6

4.2.

A problémák taxiómája Bartee -féle problématér

y-

problématípusok: ?? ?? ?? ??

x-

Társadalmi problémák Viselkedési problémák Empirikus Konceptuális

(kémiai kísérlet) (mat.elvi megoldás)

megoldási módok ?? ?? ?? ??

z-

f(x,y,z)

Egyéni Csoportos Szervezeti Társadalmi

(fogyasztói döntések) (bizottsági munka) (hierarchikus rend) (parlamentarizmus)

megoldás folyamata ?? ?? ?? ??

felismerés meghatározás analízis szintézis

(állapoteltérés) (diagnózis) (megismerés) (összeillesztés)

Probléma-felismerés A problémaérzékenységtõl függ! Belsõ okok (pl. számvitel jelzése) vagy külsõ okok (adóhivatal!) hívják fel a figyel met a problémahelyzetre. Lehet tudatos, tervszerû cselekvés is. Kákán csomót keresni a racionalizáló innováció jellemzõ megnyilvánulási formája. (Mc Donald's) Probléma-meghatározás A döntéshozatallal kapcsolatos képességeink ezen a téren a legszeré nyebbek!

7

4.3.

A probléma-megoldás folyamata A racionalizálás folyamata Susánszky szerint

a.) döntés-elõkészítés - a probléma felismerése - a probléma meghatározása tényállapot feltárása helyzet(rendszer)elemzés célkiûzések és kritériumok meghatározása értékelési tényezõk

indító észlelés: külsõ okok belsõ okok diagnózis (program strukturálás) primer probléma szekunder probléma problémaredukció különbségképzés

probléma = az észlelt állapot - elképzelt, kívánatos állapot - a megoldási módozatok tervezése

alternatívák kidolgozása analízis szintézis értékelés kísérlet (szimuláció)

Kísérletet kell végezni -

ha jelentõs a kockázat ha az állapotjellemzõk nem mérhetõk fel jó biztonsággal ha egyes tulajdonságok értékelése mérés nélkül nem lehetséges, ha a megoldás rendszerkapcsolatai nem ismertek általában minden kicsit is kétes esetben. b.) c.) d.)

döntés (optimális variáns választása) megvalósítás visszacsatolás, ellenõrzés

8

4.4.

A normatív döntések elmélete Az alábbiakban röviden ismertetem a normatív iskola fontosabb eredményeit. A normatív iskola jellemzõi Az "optimális" döntések elmélete. Az adott szituációban hogyan kell dönteni? Elõíró (preskriptiv) döntések elmélete.

Ideális esetben a vezetõi döntéseknek teljesen racionálisaknak kellene lenniük. Ezt az állapotot a gyakorlatban azonban csak ritkán érik el. Gyakran kell hiányosismeretek alapján döntéseket hozniuk. Az ilyen döntések eredményei pedig nem tudni, hogy hol fognak elhelyezkedni az átütõ siker és a teljes csõd közötti skálán. A hagyományos gazdasági teóriák azonban azt feltételezik, hogy a vezetõi döntések a bizonyosság körülményei között születnek. Olyan vezetõket ábrázolnak, akik választásaikkal kapcsolatban rendelkeznek a teljeskörû ismeretanyaggal, és ennek alapján választják ki a legjobb lehetõséget cégeik számára. Ezzel a következõket feltételezik: 1. 2. 3. 4.

A vezetõk tökéletesen ismerik a rendelkezésre álló alternatívákat Tökéletesen ismerik az alternatívák következményeit Rendelkeznek a megfelelõ képességekkel az alternatívák következményeinek értékelésére Preferenciáik rendezetten, stabil módon mindig világosak.

Mindez két alapvetõ vezetési elvbõl következik: (1) a vezetõ mindig az elõnyök maximalizálására törekszik (ill. a költségek minimalizálására) és (2) a vezetõk teljes mértékben racionális lények. E tételek érvényességét elõször Herbert. A. Simon kérdõjelezte mg, aki KÜLÖNBSÉGET TETT a „gazdasági ember”és a valódi élet „igazgatási embere”között. Szerinte a vezetõk messze nem tökéletesen racionális lények, és döntéseiket számos tényezõ befolyásolja: a vezetõ mentális (szellemi) képességei, a döntésekben szereplõ érzelmi tényezõk, és az olyan környezeti tényezõk, amelyek felet nincs hatalmuk. Ezt a helyzetet Korlátozott racionalitás c. mûvében írta le. Ez pedig nem csak az emberi elme korlátait, az érzelmeket vette bele a képbe, hanem a jövõbeli események bizonytalanságát, amivel a vállalatnak meg kell birkóznia. Ha a cég nagyon összetett környezetben létezik, amely számos ismeretlen kimenetelû alternatívát foglal magába, akkor minden - szándékunk szerint racionális - viselkedés szükségképpen megkötött lesz. Ebbõl az következik, hogy az ember szinte sohasem képes az „optimális”, azaz a lehetséges legjobb döntés meghozatalára - ez csak véletlenül sikerülhet. Ha még meg is tudná szerezni az összes ismeretet az alternatívákkal és azok következményeivel kapcsolatban, kétséges, hogy az emberi elme korlátai ismertében tökéletes értékelést tudna végrehajtani. Simon szerint az emberek modellekre egyszerûsítik le a valóságot, és csak azokkal az információkkal foglalkoznak, amelyeket kezelni is tudnak. Simon szerint továbbá, ha egyszer egy vezetõ meghatározta az összes alternatívát, akkor a kiválasztásnál megmarad az elsõ „elég jó”vagy „kielégítõ”alternatíva mellett, és nem keresi a végsõkig az optimális lehetõséget. Tehát ahelyett hogy az összes lehetõséget számbavenné és rangsorolná, leáll annál az elsõnél, amely megfelel a minimális követelményeknek. Pl. megelégszik a piaci részesedéssel a teljes piac helyett, vagy kielégíti a „megfelelõ profig”a „maximális profit”helyett, stb. Ezzel a módszerrel jár el az ember, amikor állást keres magának. Nem tudja ugyanis az egész világot körbejárni, és úgy kiválasztani az igazán neki valót, hanem megelégszik az elsõ „elég jóval”ahelyett, hogy az optimális munkahelyet keresné. Ez a módszer azonban nem lebecsülendõ, mivel ha számításba vesszük az emberi információfeldolgozás tökéletlenségeit és az alternatívák keresésének költségeit, vagy a jövõbeni események bizonytalanságát, akkor a vázolt szemlélet egyenesen ésszerûnek tûnik. Simon egész munkássága során elutasította a korábban említett hagyományos közgazdasági elméleteket. A közgazdászok ugyanis azzal foglalkoztak, hogyan kellene a vezetõnek viselkednie.

9

Simon ehelyett azt vizsgálja, hogyan viselkedik a valóságban. Ezért származtatjuk tõle a vezetõi döntések megszületésének valósághû leírását.*

Az iskola követõi az objektív racionalitás feltételezettségébõl indulnak ki! ? ? Feltételezik, hogy a döntéshozó tisztában van azzal hogy milyen értékrend alapján fog dönteni! ? ? Feltételezhetõ, hogy a döntéshozó az értékelési tényezõk szempontrendszerét képes megfogalmazni. ? ? Nem követeli meg a teljes informáltságot, de azt igen, hogy konzisztens módon döntsön. Legyen végtelenül érzékeny! Legyen racionális viselkedésû! ? ? ? ?

? ? ? ?

Jellemzõ vizsgálati elve a hasznosság! Számítási módszere az eredmények bekövetkezésénekvalószínûségét kezeli. A döntés szabályok alapján születik. A szabályok, értékelési tényezõk egzakt módon meghatározhatók.

Az értékek szubjektív kategóriák! Nem bizonyítható, hogy egy döntéshozó által felállított értékrend jóe vagy sem. Csupán arra adhatunk választ, hogy saját értékrendjéhez képest döntései konzisztenseke vagy sem! A szabályalkotásban rejlõ bizonytalanságot érzékeltei a következõ példa.

4.5.

A normatív döntési kritériumok Példa: Egy gazda 5 növény közül egyet akar termeszteni. A kipontozott helyekre próbálja meg beírni a választ!

Alternatívák

a.) b.) c.)

Közepes idõ (E3)

10

0

0

A2

5

5

5

A3 A4 A5

9 6 8

2 1 0

2 4 8

maximax - Optimista - kritérium: ................ maximin -Pesszimista - Wald-kritérium: ................ Optimista-pesszimista - Hurwitz-kritérium A Gazda a legkedvezõbb illetve a legkedvezõtlenebb tényállapot 50% -50% -os bekövetkezésére számít.

A1 A2

*

idõ (E2)

A1

Alternatívák

d.)

Kifizetési mátrix Jó idõ (E1) Rossz

Kifizetési mátrix (Az értékeket ........... -vel szorozni kell, középút nincs.) Jó idõ (E1) Rossz idõ (E2) Összes eredmény

A3

10 5 9

0 5 2

A4 A5

6 8

1 0

0.5*(10+0)= 5

MINIMAX - Regret kritérium Ha nem akarunk az elmulasztott lehetõségek miatt bánkódni.

A fejezet bevezetõje az OMEGAGLEN: problémamegoldás és döntéshozatal címû szöveggyûjteményébõl idéz.

10

1. lépés: Számítsuk ki az elmaradt hasznot, azt a veszteséget, amit azért kell elviselni, mert nem azt az alternatívát választottuk, amely a legnagyobb haszonnal járt volna az adott kimenet (idõjárás) bekövetkezése esetén! Alternatívák A1 A2 A3 A4 A5

Jó idõ (E1) Rossz idõ (E2) Közepes idõ (E3) 10 0 0 5 5 5 9 2 2 6 1 4 8 0 8 A szürke mezõ szerint kellett volna választani.

11

Regret (megbánás) mátrix (veszteség mátrix) Alternatívák A1 max:

Jó idõ (E1)

Rossz idõ (E2)

Közepes idõ (E3)

A2 max: A3 max: A4 max: A5 max: 2. lépes: Nézzük meg, hogy az egyes alternatívákkal maximálisan mekkora veszteség "érhetõ" el. 3. lépés: Azt kell választani, amelyiknél MINI-mális a veszteség a MAX-imális veszteségek közül:....................... -t ! e.)

Átlag - Laplace - kritérium Ha számítani lehet arra, hogy valamennyi eset - idõjárás - egyenlõ eséllyel bekövetkezik. Egyszerû számtani átlagot kell képezni! Laplace-féle kifizetési mátrix Alternatívák A1 A2 A3 A4 A5

átlag

Jó idõ (E1) 10 5 9 6 8

Rossz idõ (E2) 0 5 2 1 0

Közepes idõ (E3) 0 5 2 4 8

Az adott probléma összesített eredménye * Alternatíva A1 A2 A3 A4 A5

maximax (E1) 10 5 9 6 8

maximin (E2) 0 5 2 1 0

Opt. -pessz. Minimax (E1, E2) (regret) 5 8 5 5 5.5 6 3.5 4 4 5

12

Átlag (Laplace) 3.33 5.0 4.33 3.7 5.33

4.6. Az objektív racionalitás modelljének axiómái A modell szerint a DÖNTÉSHOZÓNAK azt a cselekvési változatot kell választani - a bekövetkezési valószínûségekre tekintettel - amellyel a legnagyobb eredményt, a maximális hasznosságot tudja realizálni.

1.)

Az összehasonlíthatóság axiómája

Bármely két elem összehasonlítható: a>b, a
2.)

A TRANZITIVITÁS axiómája

Ha a>b, b>c akkor a>c. Az egymást követõ összemérésnél gyakran értékrendet váltunk! Az ember irracionalizmusának leggyakoribb megnyilvánulási formája.

3.)

A dominancia axiómája

Ha két cselekvés (s1, s2) eredményei (e1, e2) ugyanolyan mértekben preferáltak, de s1 legalább egy tényállapot szerint preferáltabb, mint s2, akkor DÖNTÉSHOZÓ csak az s1-t választhatja.

Tucker: A foglyok dilemmája A dominancia csapdája A dominancia axióma következetes betartása érdekes döntési alaphelyzethez vezet. Egy bankrablás után a seriff letartóztat két gyanús egyént, akiknél pisztolyt talált, és akik erõsen gyanúsíthatók a rablással. Külön cellába zárja õket, hogy ne tudjanak egymással érintkezni. Egyelõre nem lehet elítélni õket, mert nincs ellenük konkrét bizonyíték. Az ügyész a következõ ajánlatot teszi a letartóztatottaknak: 1. Ha csak az egyikük vall, akkor a vallomást tevõ szabadlábra kerül, míg a másikat 10 évre lecsukják. 2. Ha mindketten vallanak, akkor 5-5 év börtönbüntetést kapnak. 3. Ha mindketten tagadnak, akkor valamilyen ürüggyel mindkettõjük nyakába 1-1 évet varrnak. A vázolt esetben a gyanúsítottak preferencia sorrendje a következõképpen alakul. Egyoldalú beismerés kölcsönös tagadás kölcsönös beismerés egyoldalú tagadás

0 év 1 év 5 év 10 év

a.) Ha a két fogolynak egymástól függetlenül kell döntenie, akkor az a legbölcsebb, ha mindketten vallanak. Így elkerülhetik a legrosszabbat, a 10 év börtönt. b.) Ugyanakkor azonban - és ebben nyilvánul meg a helyzet csapda jellege - egyúttal lemondanak a lehetõ legkedvezõbb kimenet lehetõségérõl, a kölcsönös tagadással "elérhetõ" 1 évrõl.

4.)

Függetlenség axiómája Eszerint az eredmény hasznossága nem függhet attól, hogy mekkora a bekövetkezés valószínûsége. A racionális DÖNTÉSHOZÓ nem lehet eleve optimista, vagy pesszimista.

13

4.7.

Az utilitásmodellek jellemzõi

4.7.1. Az utilitás fogalma A fogalom Jeremy Bentham (1748-1832) filozófustól eredeztethetõ, aki hírhedt polgári erkölcsi felfogását a következõkkel hírdette: "… az erkölcsiség alapja a hasznosság, hiszen ami hasznos az erkölcsös… " Értékes megállapításai viszont az alábbiak: Minden cselekvés fájdalommal vagy örömmel jár. Ez megmutatja, hogy mit helyes tennünk! Így bármely két tett esetében megadható az a matematikai eljárás, amellyel eldönthetõ, hogy melyik a hasznosabb. A utilitás jellemzõi: - Pszichológiai mérõszám, szubjektív érték. - Nincs általános utilitásmérõ függvény! - Ha lehet, akkor fejezzük ki a hasznosságot pénzben. - Az utilitás a mindenkori döntési céllal változik.

4.7.2. A normatív döntések alkalmazhatóságának feltételei Ideális körülmények ? ? A döntéshozó feleljen meg a Herbert Simon-féle gazdasági embermodellnek. ? ? Az összes cselekvési változat és tényállapot ismert. ? ? Az összes Eij eredmény megkülönböztethetõ, és utilitása megadható. ? ? A döntési operációs tér jellemzõi alapján a döntési kritériumok (szabályok) meghatározhatók!

14

4.8.

A többtényezõs döntések elmélete

A többtényezõs döntési modellek lényegében utilitásmodellek

4.8.1. Az eljárás lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

A DÖNTÉSHOZÓ azonosítása A tényállapotok, a célok és problémakör meghatározása Az értékelendõ alternatívák (cselekvési változatok) halmazának meghatározása: Si Azon lényeges tulajdonságok (értékelési tényezõk) meghatározása, amelyek alapján az alternatívákat elbíráljuk. A tulajdonságok naturális mérõszámának (relatív súlyának) meghatározása. A tulajdonságok utilitásának meghatározására szolgáló módszer kiválasztása. A naturális mérõszámok transzformálása utilitássá. Minden alternatíva utilitásának meghatározása minden tulajdonság alapján. A többtényezõs modell kiválasztása. Az alternatívák értékelése a modell alapján. A legjobb vagy a kielégítõen jó megoldás kiválasztása.

4.8.2. Példa az eljárás bemutatására

A feladat: Személygépkocsik közül akarunk választani. * 1.

A döntéshozó: A FÕ NÖK

2.

Döntési cél:

Viszonylag olcsó, hozzáférhetõ, jó tulajdonságokkal rendelkezõ kocsit szeretne.

3.

Alternatívák:

(Si)

i=1,2,...,4 (módszer: 635, Brain Storming)

S1(R): RENAULT TWINGO 104,4 S2(O): OPEL ASTRA S3 (I): SEAT IBIZA CARGO S4(S):SUZUKY

*

A feladat 1995. évi adatok alapján került összeállításra. 15

4.

Értékelési tényezõk: É1 É2 É3 É4 É5 -

(Éj) j=1,2,....,5 (módszer: NCM)

Vételár Üzemeltetési költség Mûszaki jellemzõk Tapasztalatok Esztétika, kényelem

É6 - Szervízellátás É7 - Utazósebesség É8 - Csomagtér É9 - Beszerzési lehetõség É10 - Várható élettartam

Megjegyzés: A Brainstorming -gal felállított lista alapján megkérdeztük a Fõnököt, hogy melyek azok a tulajdonságok, amelyek szerint értékelnünk kell az alternatívákat. Az elsõ ötöt választotta.

5.

Az értékesítési tényezõk (Éj) számszerûsítése 5.1.) Mérce (Mk) felállítása ( k=5 verbális fokozat) 1. 2. 3. 4. 5.

NJ J K E R

Nagyon jó Jó Közepes Elfogadható Rossz

5.2.) A tulajdonságok(Éj) naturális mérõszámának - (vj) relatív súlyának - meghatározása Éj Vj

É1 vételár 0.25

É2 üzemeltetés 0.25

É3 mûsz. jell. 0.2

É4 tapasztalat 0.2

É5 eszt., kény. 0.1

? vj = 1 Megjegyzés: A tulajdonságok fontossága többféleképpen vehetõ számításba, pl. az egymáshoz való relatív súlyukkal. Ez meghatározható pl. becsléssel, a páros összehasonlítás módszerével, rangmódszerrel (lásd NCM 4. Lépést!) stb.

16

6.

A tulajdonságok utilitásának (Ujk) meghatározására szolgáló szabály kiválasztása.

-

Valamennyi tulajdonság közepes értéke legyen azonos súlyú. A mérce fokozatok a relatív súlyokkal arányosak legyenek. A mérce legkisebb értéke legyen a max{vj}. Valamennyi tulajdonság közepes értéke legyen azonos súlyú. A mércefokozatok a relatív súlyokkal arányosak legyenek. A mérce legkisebb értéke legyen a max{vj}.

1.25 1.15 =0.95+0.2 1.00

vj

0.95 =0.75+0.2

0.95 0.85 vj

0.75

0.75

0.75

0.65 0.50

0.55

0.55 =0.75-0.2

0.35 =0.55-0.2 0.25

vmax

0.00 R

E

K

J

Nj

A szabály A legkisebb Umin =vmax =0.25 utilitásértékhez (amely a legfontosabb tulajdonság Rossz-értékéhez tartozik, a középérték 2vj -vel nagyobb, azaz 0.75. Az utilitásértékek a középértékhez képest a mindenkori relatív súllyal nagyobbak illetve kisebbek.

17

7.

Éj N J K E R

A naturális mérõszámok transzformálása utilitássá. É1 É2 vételár üzemeltetés v1 = v2 = 0.25 1.25 1.00 0.75 0.50 0.25

É3 É4 mûsz. jell. tapasztalat v3 = v4 = 0.2 1.15 0.95 0.75 0.55 0.35

É5 eszt., kény. v5 = 0.1 0.95 0.85 0.75 0.65 0.55

8. Minden alternatíva utilitásának meghatározása minden tulajdonság alapján. (É1) - Vételár Fokozat Nj J K E R Fokozat Nj K J E

(É1) Kritérium: Vételár - 1 000 000 Ft 1 000 001 - 1 150 000 1 150 001 - 1 300 000 1 300 001 - 1 450 000 1 450 001 - 1 600 000 U1 1.25 0.75 1.00 0.50

Kritérium 796 000 1 200 000 1 070 000 1 400 000

S1 S2 S3 S4

Alternatíva Renault TWINGO OPEL ASTRA SEAT IBIZA CARGO SUZUKY SWIFT

(É2) - Üzemeltetési költség (javítás, biztosítás, stb.) Fokozat Nj J K E R

(É2)

Kritérium: Üzemeltetési költség 50 000 Ft 75 000 100 000 125 000 150 000 -

50 001 75 001 100 001 125 001 -

18

Fokozat E J K Nj

U2 0.25 1.00 0.75 1.25

Kritérium 110 000 60 000 85 000 45 000

S1 S2 S3 S4

Alternatíva Renault TWINGO OPEL ASTRA SEAT IBIZA CARGO SUZUKY SWIFT

(É3) - Mûszaki jellemzõk Fokozat Nj J K E R Fokozat E J K Nj

(É3) Kritérium: mûszaki jellemzõk Nagy teljesítmény, alacsony fogyasztás Nagy teljesítmény, elfogadható fogyasztás Közepes teljesítmény, kis fogyasztás Közepes teljesítmény és fogyasztás Alacsony teljesítmény és közepes fogyaszt. U3 0.55 0.95 0.35 1.15

Kritérium Kt, kf. Nt, ef. At. kf. Nt, a.f

S1 S2 S3 S4

Alternatíva Renault TWINGO OPEL ASTRA SEAT IBIZA ARGO SUZUKY SWIFT

(É4) - Tapasztalatok, továbbértékesítési lehetõség Fokozat Nj J K E R

(É3) Kritérium: tapasztalat Jó a hírneve, megbízható, eladható Mint elõzõ, de nehezen értékesíthetõ Megbízható, de veszteséggel értékesíthetõ Közepes hírnév, nehezen értékesíthetõ Megbízhatatlan, nehezen értékesíthetõ

Fokozat K Nj R J

U4 0.75 1.15 0.35 0.95

Kritérium M, né. Jh, m, e. Kh. né. Jh, m, né.

S1 S2 S3 S4

19

Alternatíva Renault TWINGO OPEL ASTRA SEAT IBIZA CARGO SUZUKY SWIFT

(É5) -

Esztétika, kényelem

Fokozat Nj J K E R Fokozat K J E K

9.

(É3) Kritérium: tapasztalat Gömbölyített; klíma, állítható kormány, tágas terek, ütközésvédelem, 5 ajtós Tágas terek, kiváló a panoráma, ütközés- védelem, 3 ajtós Gömbölyített, tágas terek, panoráma, 3 ajtós Csak az utastere tágas, rossz a kilátás. Szûk terek, 2 ajtós, szögletes U4 0.75 0.85 0.65 0.75

Kritérium G,P, 3a. G,P,Ü,3a. Szûk G,P,3a.

S1 S2 S3 S4

Alternatíva Renault TWINGO OPEL ASTRA SEAT IBIZA CARGO SUZUKY SWIFT

A többtényezõs modell kiválasztása A maximális pontszámú alternatívát ajánljuk!

10. Az alternatívák értékelése a modell alapján. Si S1 S2 S3 S4

U1 vételár 1.25 0.75 1.00 0.50

U2 üzemeltetés 0.25 1.00 0.75 1.25

U3 mûszaki j. 0.55 0.95 0.35 1.15

U4 tapaszt. 0.75 1.15 0.35 0.95

11. A döntéshozó választása Megtörténhet, hogy a Fõnök mégis inkább SUZUKI -t vesz!

20

U5 esztétika 0.75 0.85 0.65 0.75

Össz. ?U 3.55 4.70 3.10 4.60

4.9.

A zárt problémák megoldása

1968-ban felrobbant az Apolló ûrhajó. Három asztronauta életét vesztette. A tudósok elõtt pedig ott volt a probléma: meg kellett válaszolniuk, mi történt és miért. A válasz megtalálásához hívtak egy szakértõt, egy pszichológust, aki lényegesen kevesebbet tudott az ûrhajókról, mint a tudósok. Ennek ellenére Dr. Kepner, aki kollégájával, Dr. Tregoe-val kifejlesztett egy szisztematikus problémamegoldási módszert, megtalálta a szerencsétlenség okát: az ûrhajóban használt levegõ keveréke lobbanékony volt. Miután ezt a hibát kiküszöbölték, a tragédia sohasem ismétlõdött meg. A K-T problémamegoldást, amely tudományos módszereken alapszik, azóta az olyan cégeknél, mint a Rolls Royce, a Monsanto, a Ford, az Esso, a Shell és a Kodak, a vezetõk ezreinek megtanították.

A K-T MÓDSZER A K-T módszer azzal kezdõdik, hogy a probléma meghatározásaigen nagy precizitással történik. Világosan megfogalmazzák, pontosan kifejtve, hogy miben és mennyivel tért el valami a normától. A vezetõ nemcsak azt a kérdést teszi fel, hogy mi romlott el, hanem azt is, hogy mi a megkülönböztetõ jegy a probléma különbözõ aspektusaival kapcsolatban, és hogy történtek-e olyan változások, amelyek a probléma felismeréséhez vezettek. A K-T célja egyrészt a probléma pontos meghatározása. Az pedig, hogy mi nem probléma, éppilyen fontos. A módszer a zárt problémák megoldására különösen hasznos, mert ezeknél olyan tényeket kell keresnünk, mint pl. mikor történt a probléma, mekkora, milyen változásokat idézett elõ, és pontosan miben jelentkezett. A vezetõ nem azt kérdezi, hogy miért keletkezett a probléma, mivel ez az okok felderítését jelentené, és az pedig az elemzés tárgya. A II. fejezetben bemutatott esetek között találunk példát a K-T mátrix használatára. A problémát megoldó vezetõnek pontos választ kell adnia a mátrix mind a 18 részére. Ahhoz, hogy valaki hozzászokjon a mátrix használatához, bizonyos idõre van szüksége, de megéri ez a befektetés. Fõleg olyan zárt helyzetek megoldására alkalmas, amelyekben úgy tûnik, hogy valami elromlott. A nyitott döntési-problémahelyzetekben más módszereket kell alkalmazni - ezt a következõ pontokban tárgyaljuk.

21

4.10. Csoportos döntések Cél: Az egyén korlátainak leküzdése és a közmegegyezés ?? Csoportosítás a döntéshozó szempontjából Egyéni Csoportos ?? Csoportos döntések módszerei Ha a csoport tagjainak érdekei, motivációi, és egyéni céljai megegyeznek: Statisztizált különböznek Interaktív Köztes

4.10.1. Statisztizált döntések Ilyen a hagyományos szavazás. ? ? a csoport tagjai EGYMÁSTÓL FÜGGETLENÜL döntenek, (a döntéshozó független, szabad, nincs korlátozva, és nincs sem közvetlen, sem közvetett kapcsolat a döntéshozók között) ? ? az egyéni preferenciákat formális eljárással statisztikailag összesítik (statisztikai módszerekkel kiértékelik) ? ? a többségi szavazati elv alapján születi meg az eredmény ARROW - féle paradoxon 2-nél több ember 2-nél több dolgot rangsorol, akkor nincs olyan kollektív döntési szabály, amely az egyéni preferenciákat úgy egyesítené, hogy az eleget tegyen egyidejûleg bizonyos etikai és minimális logikai követelményeknek. ETIKAI szabályok -

a döntést ne szabályok alapján hozzák, biztosítani kell az egyén szuverenitását nem lehet diktatúra

LOGIKAI követelmények A modell szerint a DÖNTÉSHOZÓNAK azt a cselekvési változatot kell választani - a bekövetkezési valószínûségekre tekintettel - amellyel a legnagyobb eredményt, a maximális hasznosságot tudja realizálni. Az objektív racionalitás modelljének axiómái: 1.) Az összehasonlíthatóság axiómája 2.) A TRANZITIVITÁS axiómája 3.) A dominancia axiómája 4.) Függetlenség axiómája Példa: 9 döntéshozó A, B és C közül választ. A választás lényegében az elemek összemérésén alapszik. Az alábbi rangsor is kialakulhat: jó köze pes

A B

A B

A B

A B

B C

B C

B C

C B

C B

22

Ross z

C

C

C

C

A

A

A

A

A

Az egyéni rangsorokból logikailag a B következne, míg a többségi szavazati elv alapján az A gyõz. A statisztizált döntés esetében nem is érdemes csoportról beszélni! A véleményaggregálás formálisan megegyezik a többtényezõs modellek utilitásaggregálási módszerével! A csoport tagjaihoz, mint értékelési tényezõkhöz ugyanúgy súlyokat rendelhetünk.

4.10.2. INTERAKTÍV döntések Jellemzõik ? ? a szociálpszichológia eredményeire épít ? ? az információ-átvitel a kölcsönhatáson alapszik Valamely egyén hozzájárulását a döntéshez módosíthatja az, hogy tudomást szerez mások megoldásairól: ?? a hallomással szerzett gondolataik által ?? személyes jellemzõik (mások befolyásolására irányuló képességeik) által. ? ? értekezletek, megbeszélések, bizottságok Vezetõ-centrikus rutin értekezletnél a koordináción és az információcserén van a hangsúly. A cél és a célelérés eszközeit, útját illetõen egyetértés van. ? ? Kreatív csoportos döntésnél nincs érdekazonosság, vagy hiányosak az ismeretek. ? ? A másik véleményére reagálnak, a feladattal rövid periódusokban foglalkoznak, gyakoriak a megszakítások, gyakran eltérnek a tárgytól, nagy energiákat fordítanak a jó kapcsolatok kiépítésére és fenntartására. ? ? A döntés minõsége függ az interakciók számától. ? ? A szociális összefüggésrendszer javítja a döntés minõségét. ? ? Egyesek puszta jelenléte is serkent. ? ? Gondolatközlés kényszere ? szabatosabb megfogalmazás (A homályos gondolatok megfogalmazásakor felszínre kerülhetnek okfejtésünk hibái.) ? ? Az egyéni megoldások eltérõ súlyt kaphatnak. - külsõ presszió (az észlelt többségé, vagy egy nagyhatalmú személyé) késztethet arra, hogy mások véleményét támogassák a maguké helyett) - önértékelõ folyamat játszódik le (ezáltal a saját vélemények rejtve maradnak) - a szelektív súlyozás javíthatja a csoportmegoldás minõségét. - elõnyös az, ha a kisebbség megoldásinak esélyük van arra, hogy figyelembe vegyék õket! ? ? Általában (!) elõnyben van a statisztizált döntéssel szemben. ? ? A csoport jellemzõ módszerei: BRAIN STORMING, 631, DELPHI

4.10.3. Köztes módszerek Jellemzõik ? ? kiküszöbölik a statisztizált és interaktív eljárások hibáit ? ? egyesítik, sõt erõsítik az elõzõ csoportok erényeit ? ? e csoport jellemzõ módszere az NCM (nominális csoport módszer)

4.11. A csoportfolyamatok kulcsjellemzõi Néhány szó a döntés minõségét lerontó és felerõsítõ hatások hatásokról. 1. Általános metodológia : a döntési folyamatok általános strukturáltsága

23

-

a strukturálatlan eljárás változékony összetétel

2. A csoport szereporientációja Minden hozzászólás ú.n. két-típusú probléma a. feladat-megoldási probléma b. szociális-emocionális feladat (Interperszonális akadály: a többiek hogyan reagálnak?) -

A barátságossági aktusok és az ötletek adása egyidejûleg jellemzõ viselkedési forma. Az interperszonális akadályok leküzdése általában megegyezéshez és csoportkohézióhoz vezet. Az interperszonális kapcsolatok teljes hiánya gátoljaa feladatmegoldást, mert a visszacsatolásokból hiányoznak a verbális kiegészítések, az ötletekre vonatkozó megjegyzések.

3. Keresõ viselkedés: /search behavior/ Maga a csoport hogyan jut hozzá az ismeretekhez, lényegében a tagok hogyan állítják elõ az információt. Az emberek hajlamosak arra, hogy értékeljenek, azaz a megoldást keressék, mielõtt még teljes mértékben megértették volna magát a problémát! Hatékonyabbak azok a módszerek amelyek elválasztják egymástól: a probléma meghatározását és a probléma elemzését Keresni kell a problémaorientált eljárásokat! Kerülni kell a megoldás-orientált eljárásokat! Reaktív: Reaktív jellegû a keresõ folyamat akkor, ha a csoport tagjai inkább mások véleményére reagálnak ahelyett, hogy a saját elgondolásaikat terjesztenék a csoport elé. A reakció alapja a csoporttagok között kialakuló, fellépõ kölcsönhatás, az interakció. Hatékonysága ilyen értelemben a szociális-emocionális kapcsolatok alakulásától, a csoportmunkában élezõdõ konfliktusok és véleménykülönbségek jellegétõl függ. A reakciókban rejlõ információtartalom minõsége e szerint tehát javítható azáltal, ha a csoportmódszer a személyeket elválasztja a problémáktól. A közvetlen interaktív módszerek kulcsjellemzõje (ahol is a tagok a feladattal általában csak rövid periódusokban foglalkoznak, a személyes ellentétek miatt gyakran eltérnek a tárgytól - gyakoriak a megszakítások - és nagy energiákat fordítanak a jó kapcsolatok kiépítésére és fenntartására) Tagadhatatlan azonban a reakció információhordozó és a gondolkodási folyamatot gerjesztõ jelentõsége, hiszen megfigyelhetõ, hogy a teremtõ-alkotó feszültséget a véleménykülönbségekbõl táplálkozó reakciók azok, amelyek a tagok közötti kölcsönhatást közvetlenül fokozzák. Rendkívül fontos szerepe van továbbá a proaktív elgondolásokban rejlõ alkotó logika feltárásában. proaktív: A csoportmunka alapját képezõ, úgy nevezett eredeti ötletek, elgondolások feltárását eredményezõ magatartási forma, amely nélkül a hatékony csoportdinamika- vitatható, támogatható ötletek nélkül - nem alakulhat ki. Ennek a magatartási formának az a jellemzõje, hogy a véleményformálást még nem befolyásolja a kölcsönhatás, az interakció. Mivel a szereporientációs kényszer és az egészségtelen konfliktusmegoldási módszerek miatt - amelyek visszavonulásra késztetnek - a csoport által így felhalmozható ismeretek száma általában kevesebb és minõsége is jobbára elmarad a statisztizált döntéssel szerezhetõ ismeretekhez képest, olyan módszerek alkalmazására kell törekedni, amelyek lehetõvé teszik, hogy a tagok elsõsorban a feladatra összpontosíthassák a figyelmüket. (Lásd késõbb a 635 és az NCM módszert, ahol a feladatra való koncentrálást könnyítik meg azáltal, hogy a csoportmunka elején a csoporttagoktól elgondolásaik írásbeli rögzítését igénylik.)

24

4. a normatív viselkedés Normatív viselkedésnek nevezik a gondolatok szabad kifejtésének érzetét és a konformitás szintjét. A csoportnormák hatása az egyéni viselkedésre: - Konformitás ? ? A csoportnormákhoz való igazodás gátolja a kreatív döntéshozatalt, és a gondolatok szabad kifejtésének érzetét. ? ? A csoport tagjai burkolt értékítéleteket alkotnak, még ha ezt nem is fejezik ki nyíl kritikaként. - Státusz különbségek (ezredes hatás) ? ? A csoport alacsony státusú tagjait meggátolják abban, hogy a saját véleményüket kifejtsék. Inkább a magasabb státusúhoz csatlakoznak ? ? A több információval rendelkezõk részérõl való burkolt szankcionálás fenyegetettsége. ? ? A domináns személyiség-típusok befolyása a csoportra - hivatali rangú személy - pszichoaktív személyiség

5. A részvételi egyenlõség A csoport tagjai milyen mértékben vesznek részt a megoldáskeresésben, az értékelésben és a választásban. A normatív viselkedés nagyban befolyásolja. 6. A csoport nagysága és összetétele -

-

-

Az 7 fõ körüli (minimum 7-2=5 fõ, maximum 7+2=9 fõ) csoport alkalmas igazán interakcióra. Az NCM -nél a felsõ határ maximum 9 fõ. A Delphi -nél nincs felsõ határ A heterogén csoportok jobb eredményeket érnek el! különbözõ típusú személyek lényegesen eltérõ véleményû személyek Homogén csoportokban a konfliktusok száma kevesebb! JOBB a heterogén csoport, de csak akkor, ha a negatív hatásokat szabályozni lehet.

Ha a csoport adott, akkor a strukturálni kell a csoport-folyamatot: meg kell határozni a szerepkövetelményeket (hogyan kell a résztvevõknek viselkedni) strukturálni kell a kommunikációs hálókat, azaz tisztázni kell mikor nem kívánatos szabályozott sorrendû megbeszélés az esetleges helyett.

7. Az eljárás konfliktus-megoldás módszere ? ? A konfliktus kreatív problémamegoldáshoz vezethet, ha a problémákat és a személyeket elválasztják egymástól. ? ? A konfliktusok ellenséges érzelmek kialakulásához vezetnek, ha a véleménykülönbségeket személyeskedõ, érzelmektõl fûtött hangnemben próbálják feloldani. ? ? A visszavonulás (csendben maradás) és az erõszakos módszerek (a státus és az agresszió dominanciája) egyaránt negatív hatásúak. ? ? A konfrontáció és a problémamegoldás pozitív hatású.

4.12. Csoportos döntési módszerek

25

4.12.1.

Hagyományos csoportmegbeszélések

Közvetlen, strukturálatlan folyamat, kötetlen szóbeli véleménycsere ? ? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ? ? ? ? ?

a résztvevõk aktivitása és hozzájárulása között nagy a különbség, hosszú elõkészület, a kiindulási alapok hosszadalmas vitatása, idõt rabló monológok, gyakori elkalandozások a témától, idõpazarlás egyéni teljesítmények (magatartások) bizonyítására, kevés az együttesen elért eredmény, a céleléréshez szükséges döntési- és cselekvési kényszer gyengesége, a személyi érdekellentétekben elhomályosulnak a célok.

A konformitás bizonyos mértékére a rend és az irány megtartása érdekében szükség van. Enélkül nem lehetne megegyezni és dönteni. A túlzott konformitást azonban a vezetõnek kell kiküszöbölnie. Amikor a tagok defenzív módon akarják saját magukat meggyõzni valamilyen kérdésrõl, a jelenséget „csoportgondolkodásnak’(group think-nek) nevezzük. Oka az elkeseredett törekvés a konszenzusra, a törekvés a hatalom birtokosai között lévõ nézeteltérések elnyomására. A group think számos történelmi fiaskót okozott ? ? Neville Chamberlain belsõ köre 1937/38-ban, akik a figyelmeztetések végtelen sora ellenére támogatták Hitler lekenyerezését. ? ? Truman elnök tanácsadó csoportja, melynek tagjai a kínai figyelmeztetések ellenére, támogatták az északkoreai háború kiterjesztését (ti. hogy a dolog ellenállásba ütközhet). ? ? Kennedy elnök belsõ köre, melynek tagjai támogatták azt a döntést, hogy kezdjék meg a kubai Disznóöböl invázióját. ? ? Johnson elnök közeli tanácsadói támogatták a vietnami háború kiterjesztését annak a bizonyítéknak az ellenére, hogy ez nem gyõzné le a Vietkongot, és a dolognak kedvezõtlen belsõ következményei is lehetnek. Ezekben a döntésekben nem védték ki a konformitás irányába ható erõs nyomást, nem kérdõjelezték meg a gyenge érveket, nem állították le a kevéssé analitikus, homályos gondolkodásmódot. A group think elõzményei és a belõle következõ csoportdöntés következményei a következõk: Elõzetes feltételek: magas csoportkohézió A csoport inzultálása A kutatásra és értékelésre való módszerek hiánya Direktív vezetés Nagy stressz, és hozzá kevés remény arra, hogy jobb megoldást is talál a csoport, mint a vezetõ vagy más befolyásos tag véleménye. Ezek mellett egy konkurencia-keresõ tendencia is érvényesülhet. A group think tünetei: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

a sebezhetetlenség illúziója kollektív racionalizálás a csoporton kívüliekrõl alkotott sztereotípiák a más véleményen lévõkre nehezedõ közvetlen nyomás öncenzúra az egyhangúság illúziója önjelölt szellemi vezérek

A rossz döntéshozatal tünetei

26

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

az alternatívák tökéletlen vizsgálata a célok tökéletlen vizsgálata a preferált alternatíva kockázatait nem mérik fel nem vizsgálják meg kellõképpen az információkat, hiányos információk alapján döntenek a rendelkezésre álló információkat elõítéletek fényében szelektálják nem értékelik újra az alternatívákat nem dolgoznak ki kontingenciaterveket.

Az indokolatlan optimizmus, a jelmondatokban való gondolkodás, az aggasztó hibák figyelmen kívül hagyása, a közös racionalizációkra való támaszkodás odavezet, hogy a legkisebb ellenállásba ütközõ alternatívát tüntetik fel kívánatosnak. Ezeket mind meg kel akadályozni.

27

A group think kialakulásának a következõ módokon vethetünk gátat: 1. Amikor a csoport feladatot kap, a vezetõnek semlegesnek kell lennie. Ne legyenek már a kezdetben preferált megoldások a fejében. A csoportban ki kell alakítani a nyílt kérdezõszellemet, és pártatlanul meg kell vizsgálni a lehetõségek egész sorát. 2. El kell érni, hogy a csoportban minden ellenvetés és kétség elhangozzon. A vezetõnek be kell bizonyítani, hogy elfogadja a saját nézeteit érõ kritikákat. 3. Az alternatívák értékelésénél néhány emberre osszuk ki az ördög ügyvédje szerepét. Ezeknek olyan okosan és meggyõzõen kell érvelniük, mint egy jó ügyvédnek. 4. Az alternatívák megfontolásakor a csoport oszoljon fel különbözõ elnökökkel alcsoportokra, aztán gyûljenek össze, és vessék össze a véleményeiket. 5. Biztosítsunk elég idõt a rivális szervezetekbõl vagy csoportokból érkezõ figyelmeztetõ jelek áttekintésére; dolgozzanak ki néhány alternatívát azzal kapcsolatban, hogy mi lehet a riválisok szándéka. 6. Miután a csoport eldöntötte, hogy milyen akcióba kell lendülni, tartson egy második értekezletet is, amelyen mindenki elmondja, hogy milyen kétségek maradtak benne. A végsõ döntés elõtt újra kell gondolni az egész kérdést. 7. Az ülésre meg kell hívni néhány olyan embert is, akik nem tagjai a csoportnak, de szakemberek a témában. Fel kell kérni õket a tagok véleményének megkérdõjelezésére. 8. A tagok beszéljék meg a csoport elõmenetelét a saját egységükbe tartozó kültagokkal, és mondják el, hogy ezek hogyan reagáltak.

4.12.2.

Osborn-féle BRAIN STORMING (1957)

Alexander Osborn (1888-1966), egy New York-i reklámügynökség elnöke volt a módszer kifejlesztõje. „Az agy kreatívan rohamoz meg egy problémát”- ezt jelenti a név. Az ötletek termelése és nem az értékelése a cél - mint ahogy ezt már a tankönyvbõl tudjuk - a 6-9 fõs csoportokban. Az alapfeltevés: a korlátlan interakciókban kreatív ötletek születnek. Az ülés elõtt két nappal, jó, ha a résztvevõk kézhez kapnak egy oldalnyi leírást a probléma természetérõl, a háttérinformációkkal arra, hogy milyen típusú ötletekre van szükség. Egy óra leforgása alatt általában 50-150 ötlet születik. Ezek közül néhány valóban megfontolásra érdemes lesz. A brainstorming 4 szabálya: 1. Tilos a kritika. Az értékelést egészen addig meg kell akadályozni, míg az összes ötlet meg nem születik. (A kritika ugyanis gátolja az ötletek szabad folyását és a csoport kreativitását.) 2. A szabadonfutózás kívánatos. Minél képtelenebb az ötlet, annál jobb. Sokkal könnyebb „megszelídíteni”mint „kiagyalni”õket. 3. A mennyiségre törekszünk. Minél több ötletünk van, annál nagyobb a valószínûsége, hogy lesz benne remek elgondolás is. 4. Az ötletek kombinációjára és tökéletesítésére törekszünk. A saját ötletek jobbítása és kombinálása mellett arra buzdíthatjuk a tagokat, hogy mások ötleteivel is ugyanúgy járjanak el.

Jellemzõi: ? ? Verbális, közvetlen interaktív kreatív csoportos eljárás. ? ? Különösen olyan feladatok megoldására alkalmas, amelyekre igen kevés, vagy sokrétû megoldási forma áll rendelkezésre. ? ? 9 fõs, heterogén összetételû csoport, ? ? fontos a moderátor személye részei:

ELÕ KÉSZÍTÉS SZABAD ÖTLETELÉS TÖREKVÉS KOMBINÁCIÓKRA ÉRTÉKELÉS VÁLASZTÁS

28

1. lépés:

ELÔKÉSZÍTÉS

A csoport tagok spontán tájékoztatása a témáról. (Kerülni kell a problémát!) Segédeszközök (tábla, U-alakban elhelyezett asztalok) elõkészítése 2. lépés:

SZABAD ÖTLETELÉS

Legfeljebb 15-20 perc, délelõtt, zavartalan környezetben! ?? ?? ??

?? ??

Moderátor feladatai Szabályok ismertetése Az egyértelmû probléma szóbeli közlése, vizuális bemutatása. Ha nem egyszerû a probléma, keresnie kell olyan - nem túl szigorú - definíciót, amelyet mindenki elfogad.

Az ötletek vizuális nyilvántartása. Ha lanyhul a feszültség, akkor új megközelítési módok felvetésével aktivizálnia kell a csoportot. Részvételi szabályok Tilos a vita, a bírálat és a mérlegelés! Nem a minõség, a mennyiség a fontos! Nincs szerzõi jog! (idegen ötletek is közölhetõk) Ne idegenkedj az utópisztikustól, a szokatlantól! Fejezd ki magadat tömören, vezérszavakkal!

3. lépés:

TÖREKVÉS A KOMBINÁCIÓKRA

20-25 perc, délelõtt, zavartalan környezetben!

Moderátor feladatai A teljes lista bemutatása egyszerre! Példák bemutatása, kombináció keresése Ösztönzés az ötletek kombinálására kérdésekkel: Van-e összefüggés a 11. és a 97. ötlet között? Azokat, amelyeket csoportba vonnak, megjelöli, áthúzza. Az ötletet verbálisan igen de írásban nem pontosíthatja. 4. lépés:

ÉRTÉKELÉS

20-40 perc, délelõtt, zavartalan környezetben!

Moderátor feladatai A listába utólag felveszi a csoportmunka befejezése után érkezett ötleteket. Osztályozza az ötleteket. Gondoskodik minden egyes ötlet megvitatásáról, bírálatáról és MINÔSÍTÉSÉRÔL! Megvédi az ötleteket a szokásos frázisoktól (nem jó ahogy eddig csináltuk?) és az újtól való idegenkedéssel szemben. Összefoglalja az eredményeket. Definiálja a nyitva maradt problémákat, problémarészleteket. Résztvevõk feladatai Minden egyes ötletet bírálnak, minõsítenek az alábbiak szerint 29

Megfelel-e az adottságoknak és kielégíti-e a szükségleteket? Realizálható-e vagy sem? Azonnal, rövid- vagy hosszútávon realizálható? Minden további vizsgálat nélkül megvalósítható? Ha a kitûzött célnak nem felel meg, akkor milyen egyéb célra használható? Röviden, szabatosan, vezérszavakban. A hosszabb vitát kiváltó véleményeket utóbb újra meg kell vitatni, ha kell Brain Storming-gal. Elõfordulhat, hogy a problémára adott ötlet összetettsége miatt az értékelést ú.n. LEBONTÓ BRAIN STORMING-gal kell megalapozni. Míg a hagyományos brainstorming módszerek kumulatív módon egyre több alternatíva kialakítását célozzák, a fordított brainstorming egy olyan módszer, amely a lebontásra és a tisztításra törekszik. Itt nem függesztik fel az új ötletekkel kapcsolatos ítéleteket. Az elemzett problémát vagy helyzetet igen kritikusan vizsgálják, arra törekedve, hogy „kipécézzék”a bennük rejlõ összes negatívumot. A cél az, hogy új módozatokat, utakat találjanak ki, melyektõl a helyzet javulását várják. Pl. egy cég új háztartási ollót készül kialakítani. Erre vesznek egy ollót, és minden lehetséges módon megkritizálják: milyen kényelmetlenül lehet megfogni, milyen sok acél kell hozzá, milyen nehéz elérni, hogy igazán éles legyen, stb. Ezek a kritikák vezetnek az új, könnyen kezelhetõ, mûanyag bevonatú fogóval ellátott ollóhoz. NÉHÁNY PÉLDA A BRAINSTORMING EREDMÉNYEKÉNT SZÜLETETT MEGOLDÁSOKBÓL: 1. probléma: A biztosítótársaságoknál a törvény nem engedi, hogy az új ügyfeleknek ingyenes ajándékokat adjanak arra buzdítva õket, hogy kössenek biztosítást. Megoldás: Adjanak mindenkinek ajándékokat, függetlenül attól, hogy kötnek-e biztosítást, vagy sem. Eredmény: 38 % - kal többen kötöttek biztosítást. 2, probléma: Hogyan lehet elkerülni a postaköltséget, ha a „nem”-mel válaszolók nyereményét küldjük meg a „mindenki nyer” féle sorsjátékban? Megoldás: Kérjék meg a nemmel válaszolókat, hogy bélyeggel ellátott, saját címükre megcímzett borítékot küldjenek. Eredmény: 250 000 dollár postaköltség megtakarítás. 3. probléma: 36 olyan nagy cég van, amely iskolai elszeléseket szállít. Mindegyik azonnali szállítást ígér. Hogy tudja a cég kifejezni, hogy õ 24 órán belül teljesíti a rendeléseket, és ezért persze azt reméli, hogy nagyobb részt hasíthat ki a piacból? Megoldás: A rendes megrendelõlap mellé tegyenek be egy szórólapot a cég árukatalógusából, amelyen rajta áll, hogy garantált szállítás 24 órán belül Eredmény: Az eladások 40 % - os növekedése.

4.12.3.

Dalkey: DELPHI- módszer (Rand Corporacion megbízására)

? ? Eredetileg technikai elõrejelzések céljára fejlesztették ki, az elnevezés az ókori jóshelyre utal.

30

? ? Kiküszöböli a közvetlen interakciót, ezáltal annak torzító hatásait. ? ? A résztvevõk kérdõíveket kapnak, amelyeket kitöltenek és visszaküldenek. ? ? A válaszokat statisztikai módszerekkel kiértékelik, összegzik és ezeket visszacsatolják a csoport tagjaihoz. ? ? A csoporttagok ezek alapján újra gondolhatják az ötleteiket, bírálhatják a névtelen többit, és újra elpostázzák azokat. ? ? Kiértékelés, visszacsatolás, egyéni értékelés, összesítés...... ? ? egészen addig, amíg a konszenzus kialakul.

4.12.4.

Rohrbach-féle 635-ös módszer (brain writing)

? ? A BRAIN STORMING kevésbé kötetlen változata. ? ? az információcsere nem verbálisan, hanem írásban történik. ? ? Az információ áramlás eleve rendezett, egyirányú. Elsõ forduló: szabad ötletelés További fordulók: az újabb ötletek csak az elsõ forduló ötleteinek elmélyítését szolgálják. ? ? Az öt forduló szûk mozgásterébõl következik az egyirányban gerjesztett gondolkodási folyamat lényege.

Szabályok Heterogén csoportösszetétel A problémát a 635-ös csoport munkája elõtt a moderátornak vagy egy elõkészítõ brain stormingnak kell tisztáznia. A problémát a csoporttagokkal 2-3 nappal elõbb közölni kell (egyéni elmélyülés, a lappangás szakasza). Szóbeli információcsere nem megengedett, ötletgerjesztõ az írott szöveg. Idõkorlátokat szigorúan be kell tartani. (Ez improvizálásra kényszerít.) az alapötletek rajzban is kifejezhetõk, pszeudó (helyileg nem összetelepített) csoportoknál is alkalmazható. alkalmazási területei: - értékelemzésnél változatok felkutatására, - B.S-gal feltárt ötlet konkretizálására,

4.12.5.

Nominális Csoport Módszer (N C M) (Delbecq és Van de Ven, 1968, 1971, 1975) Eredeti neve: Nominal Group Technique (NGT)

NOMINÁLIS: névleges csoport, mert bár a csoport tagjai fizikailag egy helyen vannak, de közöttük a beszéddel való kommunikációt az eljárásba épített szabályok korlátozzák. Az interakciók közvetlensége szempontjából a Brain Storming és a 635 módszer között helyezkedik el. Az írásbeli és élõszavas fázisok egyaránt megtalálhatók benne.

Az NCM elõkészítése Helyiség: Egy-egy asztal körül a székek U-alakú elrendezésben. Az asztal nyitott végénél legyenek az ötletek felírására szolgáló fali ív.

31

Eszközök: Asztalonként a falra, vagy táblára rögzíthetõ papírívek, ragasztószalag-tekercs, 7X12 cm méretû kartonlapcsomagok, vastag filctollak a felíráshoz, papír és íróeszköz minden résztvevõ számára. Megnyitó: A moderátor tisztázza a csoport céljait és a résztvevõk szerepét. A szerepek meghatározásával csökkenti a tagok közötti státuszkülönbségeket, elõsegíti a szabad kommunikációt, és csökkenti a magas státusú személyek szükségtelenhozzászólási hajlamát.

A megnyitó tartalma 1. 2. 3. 4.

A résztvevõk szívélyes és meleghangú üdvözlése. A csoport fontosságának hangsúlyozása. A tagok aktív részvételének fontossága. A végeredmény felhasználása és célja.

Példa* "Szívélyesen köszöntöm Önöket és egyúttal hadd fejezzem ki köszönetemet azért, hogy részt vesznek ebben a csoportos munkában. Nagyon jól tudjuk, hogy nagyon fontos feladatok közül szakítottuk ki Önöket és éppen ezért rendkívül nagyra becsüljük jelenlétüket. Ismételtem megköszönöm részvételüket. Célunk fontos. Az értekezlet eredményeképpen számos olyan kérdést és nehézséget leszünk képesek elõre látni, amelyekkel a vezetõk és a szervezõk szembe kerülnek amidõn az NCM módszert kívánják bevezetni és használni. Nyilvánvaló, ha nem készülünk fel elõre ezekre a nehézségekre, akkor ennek a hasznos módszernek a sikeres alkalmazása csak nagyon korlátozott és töredékes lesz. Ezen a csoportos megbeszélésén rendkívül fontos, hogy mindegyikünk teljes mértékben bekapcsolódjon a közös munkába. A munka sikere az Önök teljes és aktív részvételétõl függ. Ezen a megbeszélésen nincs közöttünk semmiféle akadályozó különbség, és a munka sikere attól függ, hogy mindegyik résztvevõ a maga saját szakmai, vezetõi, szervezõi látásmódját megossza a többiekkel. Ezért nagyra becsülöm, hogy hajlandók elgondolásaikat, ötleteiket elõterjeszteni, és a következõ kilencven percben, amíg együtt vagyunk intenzíven dolgozni. Köszönöm."

1. lépés:

Az NCM folyamata Az elgondolások (ötletek) szótlan leírása PROAKTÍV-FÁZIS

Elõnyei: ? ? Elegendõ idõ áll rendelkezésre a gondolkodásra és megfontolásra. ? ? A szociális facilitáció (azaz építõ feszültség) keletkezik azáltal, hogy a csoport tagjai látják egymást, amint komolyan dolgoznak. ? ? Közbeszólások elkerülése. ? ? Elegendõ az idõ a proaktív keresésre. ? ? A versengés, a státus-nyomás és konformitás-kényszer elkerülése. ? ? A probléma-centrikusság fenntartása. *

A példa az alábbi NCM-kérdésre vonatkozik: Ön szerint milyen problémákra lehet számítani, ha a módszert vállalatánál alkalmazni szeretné?

32

? ? Az ötletek és elgondolások közötti elhamarkodott választás elkerülése.

33

Moderátor feladatai Az érdemi kérdés írásbeli - az írólapokon vagy a táblán lévõ fali íven - közlése a csoporttal. A kérdés felolvasása. A csoport felszólítása arra, hogy elgondolásaikat rövid kifejezésekkel vagy mondatokkal írják le. A csoport felkérése a szótlan és egymástól független munkára. A feltett kérdésekre adjon rövid válaszokat, de ne térjen ki a folyamathoz nem tartozó kérdésekre.* Szótlan, írásbeli munkájával mutasson példát, törekedve a helyes csoport-viselkedés kialakítására. Gyorsan és személytelenül - nem nézve a szabályok megszegõire - szerelje le azokat, akik megszegik a szótlan munka szabályait. Példabeszéd az 1. lépéshez: "Megkérem Önöket, hogy olvassák el figyelmesen az átadott papírlap felsõ részén levõ kérdést! - A vezetõ kiosztja az írólapokat. Látni fogják, hogy a kérdés, amely értekezletünk középpontjában áll a következõ: Milyen akadályok várhatók, ha az NCM-et megpróbálja saját vállalatánál használni? Szeretném, ha mindegyikük öt percet szánna a kérdés írásos megválaszolására, felsorolva és röviden, néhány szóval fogalmazva meg elgondolásait. Kérem. hogy egymástól függetlenül dolgozzanak azoknak az akadályoknak a felsorolásában, amelyeket Önök - egyénileg - látnak az otthoni bevezetésben. Kérem Önöket, hogy ez alatt - az egymástól függetlenül zajló gondolkodás ideje alatt - ne zavarják meg mások munkáját sem beszélgetéssel, sem mással, és egymás lapjait se nézzék meg. Mivel ezzel az egyéni munkával nagyban hozzájárulnak a késõbbi közös munka sikeréhez, ezért hálás lennék, ha a következõ öt percben elmélyülten dolgoznának. Az öt perc elteltével szólni fogok és meg fogom mondani, hogy hogyan haladunk tovább. Van-e Kérdésük? - Az esetleges kérdésekre a vezetõ rövid, világos választ ad, ügyelve arra, hogy a válaszai ne a feladat megoldására, hanem a probléma megértésére irányuljanak.** Most tehát fogjunk hozzá ahhoz az ötperces egyéni munkához! - a vezetõ ezután saját lapján ugyancsak dolgozni kezd. Mint a csoport érdemi résztvevõje ilyenkor mintául szolgál a csoport többi tagja számára. "

2. lépés:

Az NCM folyamata Az ötletek körbejáró módon való feljegyzése REAKTÍV-FÁZIS

Elõnyei: ? ? Az eldondolások, ötletek közlésében egyenlõ a részvétel. ? ? Nõ a problémaorientáltság. ? ? Létrejön a személytelenítés vagyis az ötletek elválasztása a személyektõl. * ? ? Lehetõség van a reaktív ötletek bekapcsolódására.

* **

*

Célravezetõk a következõ válaszok lehetnek: - Bármit, amit akadálynak gondol, írja le. - vagy reagálhat ekképpen is: - Tekintse úgy a kérdést, mint egy tintafoltot! Nézze a leírt kérdést és ami válaszként eszébe jut azt írja le. A vezetõnek kerülnie kell, hogy a kérdéssel kapcsolatban válaszokat sugalljon a csoportnak. Tapasztalatok szerint, ha a vezetõ túlzott részletességgel fejti ki a csoport feladatát, akkor lényegében a saját véleményét sugallja a csoportnak. Minél inkább tisztázni igyekszik a kérdést példaszerû magyarázataival annál inkább betereli a csoportot saját értelmezési keretébe!

Az ívre felírt és mindenki által jól olvasható ötletek valamennyi résztvevõt újabb ötletekre serkentik. A szótlan szakasz után ettõl a fázistól várható ötletek a reaktív keresés termékei.

34

? ? Az egyéni listába pótlólag felvett ötletek feldiktálására szintén a körbejárás szabálya szerint nyílik lehetõség. ? ? Nõ a nagyobb számú ötlettel való foglalkozás képessége.** ? ? Az egymásnak ellentmondó ötletek jól megférnek egymás mellet. ? ? Írásos feljegyzés és útmutató áll rendelkezésre.*** ? ? A mechanikus körbejáró eljárás fontos viselkedési sémát alakít ki: már a második vagy esetleg csak a harmadik fordulóra minden tag a csoport aktív résztvevõjévé válik oly módon, hogy az eljárás - a szisztémának köszönhetõen - egyben kizárja a magas státusú személyek versengését, az agresszívebb elmék túlsúlyát. A körbejáró eljárás elõnye ? ? Kiküszöböli a zavarérzetet, a konzervatizmust, az önleleplezéstõl való félelmet, stb. (Ha egyszerre kellene az ötleteket elõadni, akkor a tagok az ötleteik tekintélyes részét nem közölnék, csökkenne a megoldások személytelensége - mivel az elgondolásokat hallgatva megtanulják a többiek azokat az elõadóval azonosítani.) ? ? Az résztvevõk példát adnak az önleleplezésre, az utánuk jövõket bátorítják arra, hogy bizarr ötleteikkel is elõrukkoljanak. ? ? Ahogy a lista növekszik, úgy egyre inkább elhomályosul, hogy kitõl származnak az ötletek. A lista egyre inkább az egész csoport produktumává, tulajdonává válik. ? ? Az írásos lista a csoporttagokat teljesítményérzettel tölti el.

Moderátor feladatai

-

A 2. lépés világos szóbeli kifejtése az alábbiakkal: cél a csoport elgondolásainak feltérképezése, az ötleteket rövid szavakkal, kifejezésekkel kell megadni, az elgondolásokat körbejáró módon lehet csak elõadni, az bizonyosan ismétlõdõ elgondolásokat ki kell hagyni, a változatok kívánatosak, ha valaki egy a fentiekhez közelálló elgondolásában újat érez, bátran olvassa azt fel. Hatékony írásbeli rögzítés A nem megfelelõ csoportviselkedés szankcionálása.

**

Szociálpszichológusok között általános az egyetértés abban, hogy az összes ötlet közlése a csoporttal, valamint a részvétel egyenlõsége

***

növeli a csoport kreativitását. A tapasztalat szerint az emberek az elhangzottak 40 %-ára képesek csak emlékezni, azonban ha látja is azokat, akkor akár a 70 %-ára is.

35

Példabeszéd a 2. lépéshez: " Az elmúlt öt percben mindegyikünk felírta saját munkalapjára azokat az akadályokat, amelyeket saját vállalatánál az NCM bevezetésében és alkalmazásában lát. Most azt szeretném, hogy ha mindegyikük közölné erre vonatkozó elgondolásait a csoport többi tagjával is. - Ez fontos lépés, mert az elgondolások listája lesz további megbeszéléseink középpontjában. Ez a lista, mint majd tapasztalni fogják, elõsegíti, hogy megismerjük a gondolatok változatos tárházát. Legalább ilyen fontos azonban, hogy a látvány és a hallomás nyomán megindulhatnak tudatunk mélyén azok a gondolatfolyamok, amelyek eredményeképpen újabb ötletekkel gazdagodunk. - Hogy ezt a célt a lehetõ hatékonysággal és a leggyorsabban elérjük, mindenkit sorjában megkérek arra, hogy saját lapjáról rövid kifejezésekkel, vagy néhány szóval foglalja össze egy elgondolását, ötletét, amelyet felírok majd a csoport minden tagja számára jól látható fali ívre. Miután mindenki - sorrendben körbehaladva feldiktálta valamennyi eredeti és új - a második lépésben született - ötletét, rövid szünetet fogunk tartani. Vitára , megbeszélésre, a véleményeltérések tisztázására csak a szünet után lesz alkalmunk! - Ha valaki a csoportból olyan elgondolást diktál fel, ami másvalaki munkalapján is szerepel, akkor az utóbbi csoporttagnak nem szükséges azt újra feldiktálnia. Ha azonban az illetõ úgy érzi, hogy az õ elgondolása valamennyire is különbözik, akkor csak nyugodtan diktálja fel saját változatát. A témával kapcsolatos változatok ugyanis rendkívül fontosak és segítik kreativitásunkat.." Ezután a vezetõ az asztal körül ülõk közül felszólít valakit, hogy kezdje meg egy elgondolásának felolvasását. A vezetõ a diktálás sorrendjében folyamatosan sorszámozza és felírja a ötleteket a fali ívre. Rendszerint a második fordulóra egyesek azt válaszolják, hogy "Nekem már nincs több ötletem!" Ekkor a következõket kell válaszolni: "- Rendben van. Ön passzolt, azaz ideiglenesen kiszállt a felolvasásból. Ha menet közben újabb ötlete támadna, akkor majd a körbejárási rend szerint, ha újra sorra kerül, azt majd bediktálhatja. Az elmondottak természetesen mindenkire, egyaránt vonatkoznak. " - A vezetõnek a saját munkalapjáról szintén be kell olvasni a saját ötleteit!

Útmutató a feljegyzéshez A lehetõ leggyorsabban kell írni. (A csoport türelme véges!) Azokkal a szavakkal kell írni, amelyeket az illetõ csoporttag használ. A megfogalmazás rövidítésében senki sem segítheti a diktálót! A vezetõ is csak kivételes esetben. A saját szavak használata azért kedvezõ, mert - növeli az egyenlõség és a csoporttagság fontosságának érzetét, - erõsíti a tagoknak a feladattal való azonosulását, - kiküszöböli annak az érzetét, hogy a vezetõ-feljegyzõ manipulál a csoporttal. Az egész listát valamennyi résztvevõ számára jól láthatóvá kell tenni, ezért a betelt fali ívet le kell tépni és azt jól látható helyre ki kell függeszteni. Ha egy bõbeszédû valaki nem képes rövid idõ alatt szóban, értelmesen összefoglalni ötletét, akkor a következõkkel kell a ritmust a vezetõnek visszaállítania: - Szíveskedjék néhány percig gondolkodni még és azután majd visszatérek Önhöz megkérve, hogy néhány szóval diktálja fel elgondolását. - Ezután néhány kör után újra rákérdez a bõbeszédû csoporttagra. A csoporttagok által elkövethetõ hibák: 1. Az elgondolások listázása helyett azok megbeszélésére törekszenek.

36

2. Érveket sorakoztatnak fel az ötletek mellett. 3. Eltérnek a tárgytól. 4. A vezetõtõl az átfedések tisztázását várják. (Hogy egy ötlet azonos-e vagy eltér a már felírtaktól, nem kell vitatni. Az illetõ csoporttagra kell hárítani annak eldöntését, mondván: " Ha Ön úgy véli, hogy elgondolása kicsit is eltérõ, akkor vegyük fel a listára. " Az NCM folyamata Az elgondolások sorrendben való megbeszélése tisztázás céljából Közvetlen interaktív -fázis

3. lépés:

Elõnyei: ? ? Elkerülhetõ, hogy egyetlen elgondolásra vagy ötletcsoportra irányuljon a figyelem. ? ? Lehetõség nyílik a félreértések kiküszöbölésére. ? ? Lehetõség van az egészséges konfrontációra. Az érvek és ellenérvek mögül felsejlik az alkotó logika. ? ? Feltárulnak a rejtett véleménykülönbségek. ? ? Az egyéni ötletekbõl - a megbeszélés kohójában - formálódik a csoportvélemény. A sorrendben való tisztázás elõnyei ? ? A fali íven feljegyzett gondolatokat sorban egymás után tárgyaljuk meg. A vezetõ rámutat az 1. elgondolásra, hangosan felolvassa és megkérdi a csoportot, hogyvan-e ezzel összefüggésben valamilyen kérdésük, tisztázó megjegyzésük, egyetértõ vagy ellentétes véleményük. ? ? A vezetõ idõt enged a megbeszélésre, majd a következõre irányítja a figyelmet. ? ? Fontos, hogy megértsük az így létrejövõ kommunikáció dinamikáját. A megbeszélés lényege a gondolatok tisztázása, nem pedig az érvek ellenérvek felsorakoztatása. Ha érezhetõen mindenki tisztán látja egy gondolat lényegét, akkor tovább kell lépni, hogy maradjon idõ a többi gondolat tisztázására is. ? ? A tisztázás általában nem korlátozódik egy-egy gondolat jelentésére, hanem kitér a gondolatot gerjesztõ logikára, az elemzésre, a gondolat relatív fontosságára is. ? ? A sorrendben való tisztázással lehetõség van - a vezetõtõl és a csoporttól is befolyásolt módon - a káros csoportdinamikai hatások kiszûrésére. Hátrányok ? ? Az ellenvélemények kiválthatnak egyebek között - agresszív interakciót, - véleménytömörülést, - bomlasztó vitákat. ? ? Kimutatható az interakcióban való kiemelkedés, az agresszió szignifikáns hatás az eredményre. (Ezt a tagok ösztönösen is felismerik és sajnos élnek is vele.)

Moderátor feladatai a megfelelõ csoportdinamika kialakítására Cél: Az elemzés és a gondolkodásmód feltárása, nem pedig a véleménykülönbségek feloldása.* Nem engedheti meg, hogy egy kialakult vita elmélyüljön az egyes csoporttagok között. Nem engedheti meg, hogy a megbeszélés indokolatlanul valamelyik elgondolás körül központosuljon. Engedje elhangozni az ellentétes véleményeket, de ezután terelje a figyelmet a következõ gondolatra. *

A véleménykülönbségek ugyanis majd a szavazási eljárás során pontosan rögzítésre kerülnek.

37

A hozzászólás lehetõsége erõsíti a személyes elégedettséget, ezért nem szabad túl rövidre fogni a megbeszélést. Moderátor feladatai A lépés lényegének és céljának szóbeli megvitatása. Hangsúlyoznia kell: a tisztázás csoport-feladat és nem az ötlet szerzõjének kötelessége. A csoport munkájának ütemezése az indokolatlan viták és a megbeszélési aránytalanságok elkerülése céljából. Példabeszéd a 3. lépéshez - Most, miután elgondolásainkat a fali ívekre felírtuk, szeretném, ha mindegyik elgondolás rövid megbeszélésére idõt szánnánk. - Ennek a megbeszélésnek célja az, hogy az íveken szereplõ valamennyi elgondolás jelentését tisztázzuk. Alkalmunk van továbbá arra is, hogy a gondolatok mögött lévõ okfejtésekre valamint az elgondolások fontosságának megítélésére is kitérjünk. Szabadon elmondhatjuk tehát eltérõ nézeteinket és ellentétes véleményünket. Mivel idõnk véges, és mert szeretnénk valamennyi elgondolást tisztázni, ezért olykor megkérem majd a csoportot, hogy lépjünk tovább a következõ elgondolás tárgyalására. Végezetül hangsúlyozni kívánom, hogy az illetõ ötlet szerzõje, ha abban valaki felismeri is saját ötletét, ne érezze kötelességének a hozzászólást! Mint ahogy a csoport bármelyik tagja, úgy Ô is hozzászólhat - tisztázás céljából ha akar, de ez nem kötelessége. - A vezetõ ezután a fali ívhez lép és rámutat az 1. elgondolásra: - Van-e hozzászólás vagy megjegyzés az 1. elgondoláshoz? Megjegyzés A tisztázássorán általában mindegyik ötletek megbeszélésére jut idõ. Az elgondolásokelsõ felére több idõ jut, de így is elegendõ szokott lenni az idõ az utolsó ötlet tisztázására is, mivel a csoporttagok az idõ elõrehaladtával figyelembe veszik az idõkorlátokat és kerülik a hosszadalmas hozzászólásokat. Ha vita fordulna elõ akkor a vezetõnek közbe kell lépni, mondván: - Úgy gondolom, mindannyian megértettük mindkét fél álláspontját, most azonban a rendelkezésre álló idõ rövidsége miatt tovább kell lépnünk a következõ ötletre. Ha valaki az elgondolás szerzõjéhez fordul magyarázatért, a vezetõnek közbe kell lépnie, mondván: - Ne kérjünk fel senkit, hogy magyarázza meg az ötletét, hacsak nem önként vállalkozik erre.

4. lépés:

Az NCM folyamata Elõszavazás az elgondolásokról Statisztizált-fázis

A módszer lényege: Független felsorolás magasabb szintû skála alkalmazásával. A csoport tagjai egymástól függetlenül foglalnak állást. Állásfoglalásaikat rangsorolással, vagy pontozással fejezik ki.

38

Az alábbi példa a rangsorolás módszerét mutatja be.

A csoporttagok az öt darab 7X12 cm-s kartonra külön-külön FELÍRJÁK egy-egy ötlet TELJES megnevezését, és sorszámát. A sorszámot a bal felsõ sarokba, a megnevezést középre kell írni! Ezután, mint a kártyákat szokás, félkörben kiterítik maguk elõtt és jól szemügyre veszik õket. Ezután LEGJOBB: 5 - LEGROSSZABB: 1 - LEGJOBB: 4 - LEGROSSZABB: 2 LEGJOBB: 3 sorrendben értékelik az öt darab ötletet. - Kiválasztják a LEGJOBBAT, és a jobb alsó sarkába ráírnak egy 5-öst, és azt feltûnõen be is karikázzák, majd lefelé fordítva félreteszik. - A maradék négybõl kiválasztják a LEGROSSZABBAT, és a jobb alsó sarkába ráírnak egy 1-est, és azt feltûnõen be is karikázzák, majd lefelé fordítva félreteszik. - A maradék háromból kiválasztják a LEGJOBBAT, és a jobb alsó sarkába ráírnak egy 4-est, és azt feltûnõen be is karikázzák, majd lefelé fordítva félreteszik. - A maradék kettõbõl kiválasztják a LEGROSSZABBAT, és a jobb alsó sarkába ráírnak egy 2-est, és azt feltûnõen be is karikázzák, majd lefelé fordítva félreteszik. - Az utolsónak, mint középsõnek, a jobb alsó sarkába ráírnak egy 3-ast, és azt feltûnõen be is karikázzák. Ezután a vezetõ összeszedi és kiértékeli az egyéni preferenciákat. Az egymástól független állásfoglalások átlagát tekintik a csoport állásfoglalásának. Az egyéni állásfoglalások eredményének visszacsatolása és ezek megtárgyalás után újra szavazás történik. Útmutató a 4. lépéshez NCM folyamata

Moderátor feladatai Kioszt a csoport minden egyes tagja számára elõre meghatározott számú (általában 5 db* ) 7X12 cm méretû kartonlapot. Felkéri a csoportot, hogy az elgondolások listája alapján, egymástól teljesen függetlenül, válasszák ki az általuk legfontosabbnak tartott, meghatározott számú elgondolást. Felkéri a csoportot, hogy ezután pár percig figyelmesen elmélkedjen az elhangzottakról és ezután rangsorolja az ötleteket. Elmondja, és olyan példávalamely nem szerepel a táblán - be is mutatja a rangsorolást, és annak leírási módját.

*

Miért éppen ötöt? A magyarázat a "mágikus hetes számban” rejlik. Miller (1956) fogalmazta meg törvényszerûségként azt a tapasztalaton nyugvó szabályt, hogy egy ember pontosan rangsorolni vagy megítélni hét plusz-mínusz kettõ dolgot képes. Azaz 5-tôl 9-ig képes különbözõ dolog között rendet tenni. Az öt itt a példában önkényesen felvett számként szerepel.

39

Összeszedi a kartonokat, majd mint a kártyában szokás, jól összekeveri õket és a csoport jelenlétében összesíti a táblán az eredményeket. (A késõbbi viták elkerülése végett, minden kartont egyenként felmutat a csoportnak!) Ellenõrzi a statisztikát. Összeadja a végsõ rangszámokat és összeveti a kiosztható rangszámok összegével. "N" résztvevõ esetén N x (1+2+3+4+5) = ? = az ötletekre kiosztott rangszámok összegével. Sok esetben ezzel be is fejezõdik az NCM folyamata. Ha finomabb megkülönböztetésre van szükség, akkor a pontozásos szavazást* célszerû választani. Addig, amíg a rangsorolásos szavazás esetében csak azt tudjuk eldönteni, hogy melyik ötlet fontosabb a többinél, addig a pontozásos módszerrel az is eldönthetõ, hogy mennyivel. Megjegyezzük, hogy a számítógéppel támogatott összemérési rendszerek esetében a páros összehasonlításra épített aránymódszereketszokás alkalmazni. Ennek az a lényege, hogy a képernyõn véletlenszerûen párba rendezett ötletekhez egy-egy szint rendelnek hozzá, majd némi várakozás után a képernyõ közepén lévõ korongban egy lassan körbeforgó óramutató folyamatosan átszínez. Abban a pillanatban, amikor a döntéshozó úgy érzi, hogy a színes körcikkek aránya jól tükrözi az ötletek fontosságának arányát, akkor meg kell nyomni egy gombot. A egyéni preferenciák kiértékelése - konzisztencia vizsgálat, stb. - és a csoport-vélemény összeállítása szintén géppel történik.

*

Általában 100 pontot kell szétosztani a meghatározott számú ötlet között.

40

Példabeszéd a 4. lépéshez - Eddig befejeztük a teljes elgondolás-lista összeállítását. Tisztáztuk az ötletek jelentését, megtárgyaltuk a véleményeltéréseket, és az ötletek mögött lévõ logikát. Most az Önök által legfontosabbnak tartott elgondolások kiválasztására kerül sor. Ennek érdekében átadok mindenkinek öt darab 7X12 cm méretû üres kartonlapot. A vezetõ kiosztja a kartonokat. - Szeretném, ha most kiválasztanák a listából azt az ötöt, amelyet Önök a legfontosabbnak ítélnek meg. Ez a lépés alapos megfontolást és gondos mérlegelést kíván az Önök részérõl. Nézzék a teljes listánkat és amelyiket nagyon fontosnak tartanak, azt jegyezzék fel egy kartonlapra. A vezetõ a fali ívhez megy és felvesz egy kartonlapot. - Kérem, hogy a választott elgondolás sorszámát írják fel a kartonlap bal felsõ sarkába. Ha például valaki úgy ítéli meg, hogy az 51-es sorszámú ötlet - ilyen természetesen nem szerepel a listánkban - nagyon fontos, akkor ezt az 51-es számot kell a karton bal felsõ sarkába felírni. A vezetõ felírja a saját lapjának bal felsõ sarkába az 51-es számot és felmutatja a csoportnak. - Ezután a kartonlap közepére írják fel szavakkal is az elgondolás megnevezését. A vezetõ ráírja a lap közepére azt, hogy "Ide kerül a megnevezés" és felmutatja a csoportnak. - Tegyék ezt meg Önök is a legfontosabb öt elgondolással. Ha ezt befejezték, akkor mindegyikük elõtt öt kartonlap van, amelyek mindegyikén különbözõ számok és megnevezések vannak. Arra kérem Önöket, hogy ebben a fázisban csak a kiválasztásra koncentráljanak és semmiképpen se próbálják az ötleteket rangsorolni. Azt majd késõbb végezzük el. Van-e valakinek kérdése? A vezetõ ezután maga is nekiáll a feladat végrehajtásának, majd miután mindenki elkészült, így folytatja: - Kérem terítsék szét félkörben maguk elõtt az öt kártyát úgy, hogy mind az ötöt át tudják egyszerre tekinteni. Nézzék a kártyákat és döntések el, melyik fontosabb, mint a többi négy. A vezetõ idõt hagy arra, hogy ta nulmányozzák a kártyákat. - Kérem írják a legfontosabbnak ítélt ötlet kártyájának jobb alsó sarkába az 5-ös számot és karikázzák is be. Most lefelé fordítva tegyék félre a kártyát és nézzék a fennmaradó négy kártyát. Melyik ezek közül a legkevésbé fontos? Erre írjanak alulra 1-est! Karikázzák be és lefelé fordítva tegyék félre. A fennmaradó három kártyából melyik a legfontosabb? Ennek jobb alsó sarkába írjanak egy 4-est, karikázzák be és tegyék félre. A megmaradó két kártya közül melyik a kevésbé fontos? Írjanak a jobb alsó sarokba egy 2-est, karikázzák be és tegyék félre. Az utolsó kártya jobb alsó részére végezetül írjanak egy 3-ast! Most, mielõtt összeszedném a lapokat kérem mindenki nézze át újra a lapjait és ha úgy gondolja még módosíthat a rangsoron. A vezetõ ezután összeszedi a lapokat és egy tiszta fali ívre felvezet a lista alapján egy számsort. Jól összekeveri a lapokat, és megkéri az egyik csoporttagot, diktálja be neki a rangszámokat. Megjegyzés: A vezetõ a gondos munka érdekében lassítja a folyamatot azzal, hogy mindig közösen teszik meg a köröket. A legfontosabb és legkevésbé fontos váltogatás az érdeklõdés fenntartását célozza.

5. lépés:

Az NCM folyamata Az elõszavazás eredményének a megbeszélése Interaktív-fázis

Célja: ? ? ? ?

? ? ? ?

Megvizsgálni az ellentmondó szavazati eredményeket. Lehetõséget adni arra, hogy a túl sok vagy túl kevés szavazatokat a csoport újra tárgyalhassa. A megbeszélés eredményeként születõ újabb ötletek felírása a fali ívre. Részvételi problémák esetén a kulcsfigurák "bevonása" a döntési folyamatba.

41

Az NCM folyamata 6. lépés:

A végsõ szavazás Statisztizált-fázis

Célja: ? ? Elmélyíteni a csoporttagokban a befejezettség érzését. ? ? Erõsíteni a teljesítmény-érzetet.

4.13. Véleményösszegzési módszerek Megegyezés Az átlaghoz való visszalépéshez vezet mivel a csoportkohézióra való törekvés miatt a csoporttagok független állásfoglalásaik torzítására kényszerülnek a megegyezés érdekében. Többségi szabály Ugyancsak torzítja a döntéseket, azért mert ? ? a kisebbség állásfoglalása semmit sem számít, ? ? az érdemi döntéstõl független politikai mesterkedéshez vezet, ami a döntés-idegen dinamikát, a határozatképes többség megteremtését viszi a folyamatba. Nyílt szavazás Csoportkényszer - státuskülönbségek, konformitás - befolyásoló hatása alatt áll. Független felsorolás A csoporttagok a legfontosabbnak ítélt, meghatározott számú (általában 5) elgondolást választják ki oly módon, hogy az ötleteket külön-külön felírják egy-egy kartonlapra, amelyeket összegyûjtenek és, mint szavazatokat, megszámlálnak. Elõnyei: ? ? Kiküszöböli a státusból, a személyiségbõl, a konformitás-kényszerbôl származó torzításokat. ? ? Részvételi egyenlõséget biztosít, azaz teret enged a kisebbségi véleménynek is. Hátrány: ? ? A fontosság, jelentõség mértékérõl nem ad felvilágosítást. ? ? Mérési szintje a nominális skála, ami kevesebb információt hordoz, mint a magasabb szintû sorrendi, intervallum, arány - skálák adatai. (lásd az alábbi példát!) A sorrendi skála alkalmazása:

Nominális skála

Sorrendi skála

Ötlet Szavazatok Szavazatok száma: száma: rangszáma: 1 2 3 7

2 1 6 6

3, 2 1 5, 5, 4, 5, 4, 4 1, 2, 1, 3, 1, 2

Rangszámok összesen 5 1 27 10

42

9 10 11 13

6 2 1 6

4, 3, 2, 4, 2, 1 3, 2 2 1, 2, 5, 5, 1, 2

16 5 2 15

Amíg a nominális skála szerint a 3, 7, 9, 13 -as ötletek között nincs különbség, addig a sorrendi skála szerint 3 - 9 - 13 - 7 a sorrend

4.14. NCM jellemzõi 1.

Általános metológia:

Strukturált döntési folyamat, a csoportok közötti változékonyság kicsi. 2.

Csop. szereporientációja

Egyensúly van a szociális-emocionális rész és a feladatmegoldás között. Nominális (írásos) szakasz a feladatra irányítja a figyelmet, a vélemények felolvasása és a csoportos megbeszélés - az eljárás szabályozottsága miatt - enyhíti az interperszonális feszültségeket. 3.

Keresõ viselkedés:

Azzal, hogy megnyújtja a feladatra koncentrálás idõszakaszát és a résztvevõktõl az elgondolások írásos rögzítését kérik, az elsõ lépés jellemzõen proaktív. A második lépésben a feldiktálás alatt az interakció hatására az egyéni, eredeti - proaktív - ötletek kiegészülnek reaktív elemekkel. 4.

Normatív viselkedés:

Az NCM minimálisra csökkenti a konformitás-tényezõket. A rejtett vélemények és a burkolt csoportdinamika hatása minimális. A kissebségi vélemények is hangot kapnak. Az ellentétes és összeegyezhetetlen ötletek írásban jól megférnek egymás mellett. Biztosított a részvételi egyenlõség (a feldiktálás meghatározott - körüljárásos - rendje miatt). Az "elgondolások értelmezése" szakaszban mindenki számára adott a lehetõség a döntés irányának befolyásolására. 5.

Részvételi egyenlõség:

Az NCM -ben nem jelentkezik a domináns személyek hatása. A nominális szakasz mindenki számára egyenlõ esélyt ad. Bár a "vitában" megmutatkozik a domináns személyek hatása, de véleményük csak annak a mintának a részét alkotják, amely éppen a vita tárgya. 6.

Csoport mérete, összetétele:

A közvetlen interaktív csoportokkal szemben - itt 7 fõ a max.létszám - nagyobb létszámot tesz lehetõvé. A felsõ határ körülbelül 9 fõ. Mivel a konfrontáció lehetõsége kicsi - világosak a szerep követelmények, strukturált a kommunikációs háló (szabályozott sorrendû a megbeszélés) - ezért a hatékonyabb HETEROGÉN csoportok is létrehozhatók. 7.

A konfliktus-feloldás módja:

Azzal, hogy személyteleníti a problémát, a véleményeltérések az elgondolásokra irányulnak, nem pedig a személyekre. 8.

Döntési folyamat lezárása:

A döntési folyamat megoldásának érzete. Az NCM csoportban határozottabban kimutatható. 43

9.

Az ötletek száma:

Az átlagos ember csaknem kétszer annyi ötletet produkál ha csoportban dolgozik, mintha azt egyedül tenné! Az NCM lényegesen felülmúlja a Brain Storming -ot, és eredményesebb a Delphi módszernél is. Az elégedettség érzése szignifikánsan kimutatható.

44

5. Szervezésmódszertan

45

A szervezés menete egyes szakemberek szerint

Szabó László

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elhatározás és megbízás Ténymegállapítás Tervezés Szabályozás Bevezetés Ellenõrzés

Susánszky János

1. 2. 3. 4. 5.

Helyzetvizsgálat Helyzetvizsgálati kép elemzése Átszervezési terv készítése Az új szervezet megvalósítása Visszatekintõ elemzés

Chandor, Grahem, Williemson / számítógépes rendszerszervezés / 1.

A célok rögzítése, a lehetõségek felmérése, a rendszervizsgálat területeinek kijelölése, a vezetõ információ igényének megállapítása, a kiadások és megtakarítások becslése, a célkitûzések formális definiálása.

2.

A meglévõ módszerek részletes vizsgálata, ( a felmérés szakasza )

3

Az új eljárás megtervezése ha a meglévõ rendszer vizsgálata kimutatta, hogy nem alkalmas a célok elérésére.

4.

Bevezetés, az új rendszer üzembe állítása, folyamatos mûködtetése, ellenõrzése, dokumentálása.

46

Ladó László 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

A szervezés alapvetõ jellegének meghatározása A szervezési cél meghatározása A szervezést végzõk kijelölése

9.

Valóság- (helyzet-) megismerés és értékelés A felmérés megtervezése Adottságok és lehetõségek - erõforrások - számbavétele Követelmények és korlátok számbavétele, a döntési operációs tér meghatározása A 6. és 7. pont - a céljellemzõk - alapján a céljellemzõk együttes értékelése, integrálása. A végzett felmérés eredményeinek leírása. A vezetõ értékelése (esetleges helyesbítése).

10. 11. 12. 13.

Koncepcióvariánsok készítése Vezetõi döntés a végrehajtandó variánsról Részletes szervezési javaslat kidolgozása Vezetõi ellenõrzés, döntés

14.

Vezetõi végrehajtási utasítás és mûködési szabályzat kidolgozása.

15. 16.

Oktatás, kísérletek Bevezetés

17. 18.

Célelérés ellenõrzése Vezetõi minõsítés

8.

A továbbiakban Susánszky János megközelítését választottam a téma elmélyültebb vizsgálatához.

47

5.1.

A szervezés elhatározása 1. fázis

A szervezési munka fázisai: (a célok általános megfogalmazása) - elõre eltervezett módon (szervezési terv alapján) - nem tervezett módon (külsõ v. belsõ okból )

5.2.

A tényhelyzet felmérése 2. fázis

A szervezési munka fázisai:

célja: A rendszer megismerése és leírása, elemzés elõfeltételeinek megteremtése. módszere: TAGOLÁS lehetõvé teszi - a hiba felismerését elemi szinten, - a szükségtelen munkaelemek feltárását, - a problémafelhõ feloldását. dokumentációja:

Helyzetvizsgálati jelentés

feladata:

Adatgyûjtés általában a vállalatról, különösen a racionalizálni kívánt folyamatról.

5.2.1. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS VIZSGÁLATA ( statikus szemléletû) (A tényhelyzet felmérése)

-

feladatkör, hatáskör és felelõsségi kör követelményének érvényesülése kapcsolatok feltárása: függelmi, funkcionális vagy szakmai, fegyelmi, kooperációs vagy tanácskozási, információs vagyis adatszolgáltatási és adatigénylési kapcsolat, ellenõrzési kapcsolat. - szervezet szélességi és mélységi tagolásának vizsgálata szélesség: munkamegosztás mélység: vezetési szintek száma

5.2.2. FOLYAMATRENDSZER VIZSGÁLATA ( dinamikus szemléletû) (A tényhelyzet felmérése)

-

cél ? mûködési- (folyamat-) rendszer ? szervezeti rendszer (felépítés) összhangjának vizsgálata: makroszemlélet (A vállalati folyamatokkal a gazdaságtan foglalkozik.) mikroszemlélet: egy-egy folyamat mikroszerkezetén az elemi összetevõk hierarchiáját értjük. PL.: technológiai folyamat (munka) folyamat mûvelet mûveletelem mozdulat

48

-

eszközei: a folyamatábrák, a folyamatmodellek, a statisztikai táblák, a bizonylatok, a nyomtatványok, a különféle gépi és nem gépi szervezéstechnikai eszközök.

5.2.3. A MUNKAMÓDSZER VIZSGÁLATA (A tényhelyzet felmérése)

-

Dinamikusan, mozgásában mutatja be a rendszert. Azt vizsgálja, hogyan mûködik a vizsgált funkció? Azt kívánja feltérképezni, hogy a rendszer folyamatainak mûködését hogyan szolgálja a szervezeti tagozódás?

-

Végezhetõ:

? munkahelyenként és(vagy) ? folyamatonként.

-

Eszközei:

? ?

Interjúk Kísérõszelvényes adat-felvételezés

Kérdései -

Mit csinálnak? Hol csinálják? Mikor végzik? Ki végzi? Hogyan csinálják?

Miért van erre szükség? Miért éppen ott csinálják? Miért éppen akkor végzik? Miért ez a személy végzi? Miért így csinálják?

Mi a célja? Hol kellene csinálni? Mikor kellene végezni? Ki volna erre alkalmasabb? Nincsen-e alkalmasabb módszer?

5.2.4. AZ INFORMÁCIÓRENDSZER FELMÉRÉSE (A tényhelyzet felmérése)

-

-

Vállalatra vonatkozó információk köre (A vizsgálat két tartományra, a külsõ és belsõ adatforrásokra terjed ki.) Össze kell állítani, el kell készíteni az organizáció (a szervezés) törzsadatállományát. A kapcsolódó jogszabályok, utasítások, elõírások, szabályzatok, dokumentációk, adathordozók összegyûjtése, rendszerezése. Információk rögzítésének, tárolásának, feldolgozásának módszerei és technikai eszközei. Az információáramlás útjainak és módjainak feltárása.

-

Eszközei:

-

? ? ? ?

Interjúk, amelyek a személyes kikérdezésen alapulnak Kísérõszelvényes adat-felvételezés Táblázatok, mátrixok, grafikus modellek, stb. Bizonylatok (bizonylatbázisú adat-felvételezés)

5.2.5. CÉLVIZSGÁLATOK (A tényhelyzet felmérése)

-

Célja - a szervezési feladat által igényelt - elemzési arányok kijelölése. Analizáló jellegû vizsgálatok.

49

5.3. A helyzetvizsgálati kép elemzése 3. fázis

A szervezési munka fázisai: A teljes organizáció 60-70 %-át teszi ki a felmérés és elemzés! célja:

Feltárni a jelenlegi helyzet és a követelmények közötti különbségek okait.

módszerei: a.

KAUZÁLIS (ok- okozati) és a TELEOLOGIKUS (a cél és az eszköz viszonya) GONDOLKODÁSMÓD EGYÜTTES HASZNÁLATA

b.

A SZISZTEMATIKUS ÉS AZ INTUÍCIÓN ALAPULÓ PROBLÉMAMEGKÖZELÍTÉS KÜLÖNVÁLASZTÁSA. (Kerüld az utóbbit!)

c.

A MIKRO- ÉS MAKROSZEMLÉLET ÖTVÖZÉSE a makroszemlélet a külsõ környezet vizsgálatát teszi lehetõvé, míg a mikroszemlélet lehetõvé teszi sok kis hiba feltárását.

d.

Legfõbb szempont a hibák, veszteségforrások, a tartalékok feltárása.

dokumentációja:

Helyzetvizsgálati elemzés

feladata:

A helyzetvizsgálati kép értékelése, a szervezeti vagy a munkamódszerbeli hibák felfedése, a tartalékok feltárása.

5.3.1. Mûködési elégtelenségek megállapítása, a szervezettség elemzése 3. fázis: A helyzetvizsgálati kép elemzése

-

A "van" és a "kell" állapot eltérésének vizsgálata. Az állapot-eltérések okainak megállapítása.

5.3.2. Veszteség- és tartalékfeltáró elemzés 3. fázis: A helyzetvizsgálati kép elemzése

-

Az állapot-eltérés eredményezheti a racionalizálás igényét. A tartalékok általában a veszteségek csökkentésével arányosan kiaknázhatók. A tartalék- és veszteségfeltáró elemzés menete: ? Elõkészítõ munka (a feltáró elemzés módszerének megválasztása, programjának kidolgozása) ? Az elemzés megszervezése és lebonyolítása(csoport összeállítása, összefoglaló anyag elkészítése, javaslatok kidolgozása) ? Hasznosítási intézkedések kidolgozása

50

5.3.3. A személyi feltételek elemzése 3. fázis: A helyzetvizsgálati kép elemzése

-

Mennyiségi vizsgálat (Létszám elemzés) ? ? ? ? ?

-

A munkaerõ szakmánkénti összetétele Állománycsoportonkénti megoszlása Terhelésingadozás vizsgálata Munkaidõmérleg vizsgálata Fluktuáció vizsgálata

Minõségi vizsgálat ? ? ?

A munkaerõ alkalmasságának - szakképzettség, munkakörülmény - (a munkakör és az egyén összhangjának) vizsgálata. A munkaerõ személyi kapcsolatai (formális és informális kapcsolatok) A munkaerõ gazdasági jellegû kapcsolatai (munkanorma, bér, stb.)

5.3.4. A MUNKAMÓDSZER ELEMZÉSE 3. fázis: A helyzetvizsgálati kép elemzése

-

Az elemzési fázis egyik legmunkaigényesebb területe! Közvetlen a hatása a termelékenység növekedésére.

Szempontok

veszteségforrások és javaslatok

? Rend

(A tervszerû, hatékony, pontos munkavégzés feltétele, a szervezettség jellemzõje.) - pazarlás, szabálytalanság - ideges, kedvetlen munkaerõ - a tervszerûség akadálya

? Áttekinthetõség -

(idõrendi, mennyiségi, területi csoportosítás) lassító hatású a munkára rossz döntésekre inspirál a tervtõl (rendtõl) való eltérések nem mutatkoznak meg az elemek nem ismerhetõk fel, nem kereshetõk ki gyorsan

? Egyszerûség

(azt vizsgáljuk, hogy a munka bonyolultsága mibõl fakad) szakképzettségi igény nõ - termelékenység alacsony, - rejtett hibák sokasága.

? Párhuzamosság vizsgálja.)

(Ugyanazon eredmény több helyen való felesleges -

a folyamat szabályozatlansága kapacitáskorlát, felesleges munka-erõlekötés magasabb önköltség, felesleges ismétlõdéseket okoz (pl. a bizonylatolás)

51

-

kidolgozását

? Egyidejûség elve *

(A munkamegosztás, a folyamatképzés során végrehajtott munkakoncentráció elve, azaz az egy helyen, egy i dõben, egy "brigád" által elvégezhetõ részfeladatok összevonhatók!) - több elem ? megszaporodnak a vezetés irányítási feladatai - hosszabb átfutási idõ - kis munkavolumen ? alacsony kihasználtság - túlrészletezettség ? fokozottabb koordinációs, kooperációs igény - eszközök kihasználatlansága

? Elõkészítés elve

(Az "elõzmény" ? tevékenység ? hatás összhangjának megteremtése.) (Úgy kell tekinteni minden részletre, mint az utána következõ elõkészítõjére!) (Az elõkészítõ folyamatok kivonhatók a munkahelyrõl, és koncentrálhatók!) -

a munkafront, mint szûk keresztmetszet az elõkészítés és a gyártás ütközése a segédüzemi kapacitások, célgépek kihasználatlansága magasabb szakképzettségi szint

? Legkevesebb mozdulat és legrövidebb út elve (A szükségességet sohasem a végrehajtó szervezet, hanem a vállalati célrendszer alapján ítéljük meg! Felesleges minden olyan elem, amely az eredményes mûködéshez nem nélkülözhetetlen! ) - felesleges erõkifejtés, - felesleges idõközök (követési idõk*, technológiai és egyéb megszakítások, várakozások) ? Ellenõrzés elve

(A valóságos állapotnak a kívánatossal való egybevetése)

célja: - Megelõzõ ellenõrzés: (PREVENTÍV) - Megállapítást célzó:

* *

A hibák keletkezésének megelõzése. Az eltérés felismerése.

Ábra a folyamatkapcsolási módokról. ciklogram: kapacitás, munkafront, követési idõ viszonya; lassítási paradoxon

52

A jó ellenõrzés ismérvei -

Kizárja a hiba keletkezését, ismétlõdését. Állandó, folyamatos tevékenység. Szabályozó jellegû, azaz visszahat a tervezésre. Költségminimumot biztosít.

Módszerei - egyidejû: - különidejû:

(Minden tevékenység egyben ellenõrzi is az õt megelõzõt.) (Önálló ellenõrzési mûveletek a folyamatban)

általános(Minden mûveletre kiterjedõ.) részleges (Mintavételes. Bizonyos idõközönként, bizonyos darabszámra kiterjedõ) munkafolyamatba épített mûveletekkel (rendszerint MEO végzi). vezetõi ellenõrzõ beavatkozással - közvetett: (Folyamatra irányuló.) - közvetlen: (Végrehajtóra irányuló) - ÁTFOGÓ MINÔSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER (TQM)

Ellenõrzés hiányából fakadó veszteségforrások -

többletköltség (garanciális és szavatossági) piaci helyzet romlása (image) a munkafegyelem romlása a minõség romlása határ-idõeltérések a vezetõi munka devalválódása szervezettség romlása

Az ellenõrzés szempontjai -

Mi a hiba? Mi az oka a rendellenességnek? A káros következmények milyen mértékûek? Ki a felelõs a bekövetkezésért? Milyen intézkedések szükségesek? Az ismételt elõfordulást hogyan lehet kizárni?

53

4/4. la

5.3.5. MUNKAHELY és a MUNKAESZKÖZÖK elemzése 3. fázis: A helyzetvizsgálati kép elemzése

-

A munkahely megszervezésének jelentõsége abban áll, hogy a munka tárgyán a munkaeszközökkel a munkaerõ itt hajtja végre tervszerû feladatait. Az építõiparban létesítményként akár többször is jelentkezõ feladat.*

Az elemzés fontosabb területei ?

A munkahely telepítése Kérdések:

?

-

Megfelelõ helyen történik a munkavégzés? Miért éppen itt történik a munkavégzés? Hová lenne célszerûbb telepíteni? Célszerû-e egyes egységek áthelyezése? Célszerû-e és elegendõ-e másfajta telepítés? Milyen a munkahelyi rend? Milyen a telepítés hatása a munkavégzés költségeire?

A munka-helytelepítés elemzésének fontosabb részterületei ?? Térközök csökkentése -

A térközök (pl. követési ~ ) csökkentése általában csökkenti a folyamatidõket. A káros térközök csak nagy energia költségek mellett hidalhatók át. Az anyagok, eszközök és a bizonylatok útja legyen rövid! Vizsgálni, ismerni kell a forgalom útját és méretét! Vizsgálni kell nincsenek-e párhuzamosságok! (Azonos információkat felhasználó személyeket úgy kell elhelyezni, hogy a távolság ne indokolja valamely folyamat felesleges kettõzését!)

??Munkakörülmények vizsgálata -

Kerülni kell a munkavégzés kényelmi szempontjait lebecsülõ, káros szemléletet! A telepítés feleljen meg a tevékenység fiziológiai természetének, igényeinek! Ellenõrizzünk a szellõztetés, a tisztántarthatóság, a fûthetõség, a zajvédelem követelménye szerint! Kerüljenek a folyamatok megfelelõ helyre!

??Területkihasználás -

?

Kerülni kell a túlzsúfoltságot, hisz az balesetveszéllyel jár! Dobd ki a túlméretezett, felesleges bútorokat!

A munkahelyek kialakítása Kérdések:

*

-

Miért éppen ilyen a kialakítás? Fiziológiailag helyes-e a kialakítás? Ergonómiai szempontból helyes a kialakítás?

Organizációs elrendezési tervek bemutatása

54

?

A munkaeszközök elhelyezése Kérdések:

-

?

(színek, megvilágítás, hõmérséklet, zaj, testhelyzetek, stb.) Áttekinthetõ-e a munkahely? Milyen a munkahelyi rend? Hogyan érvényesül a legrövidebb út, legkevesebb mozdulat elve? Milyen az elrendezés hatása az anyagmozgatási költségekre?

Van-e elegendõ terület az anyagok tárolására? Elegendõ-e a közlekedõ utak szélessége, kialakítása? Hogyan érvényesül a legkevesebb mozdulat, legrövidebb út elve? Nincsenek kéznél a szerszámok; hozzá nem férhetõ a telefon, stb. A biztonsági zóna elegendõ-e a gépek és a személyek között? Az elrendezés követi-e a mozgás természetét? 5/3. lap

A munkaeszközök alkalmazása Kérdések:

-

Megfelelnek-e az igénybe vett eszközök? Számuk elegendõ-e? Használatuk gazdaságos-e? Hol használhatók még fel a kihasználatlan eszközök? Mi a módja a teljesítményfokozásnak? (új eszköz, eszközmódosítás, eszközök átcsoportosítása,

??Könnyû kezelhetõség

konvertálás)

A komplikált eszköz rontja a teljesítményt! (Ha intenzív szellemi munkát vagy sokféle, különbözõ mozdulatot kíván!)

?? Hibalehetõségek csökkentése

A jó szerszám a selejt csökkenésével jár!

?? Kisebb élômunkaigény

Megfelelõ eszközök igénybevétele nélkül a termelékenység kisebb.

?? Gazdaságosság

A ráfordítások és eredmények egybevetése alapján döntsünk.

5.4. Átszervezési terv készítése 4. fázis

A szervezési munka fázisai:

feladata: -

Számba venni a rendelkezésre álló személyeket, eszközöket, a módszereket, a kiaknázható tartalékokat, és dönteni ezek alkalmazhatóságát illetõen.

-

Biztosítani a szellemi alkotómunka kiteljesedését. (tervezési fázis!)

-

A lehetséges cselekvési változatok (megoldások) feltárása. (Az elemzés - azaz a tényállapotok és a elvárások ismerete - alapján keressük azokat a lehetõségeket, amelyekkel a célelérés biztosított.

-

Rendszerbe foglalni a kiválasztott munkamódszert, a keretet adó struktúrát, a legalkalmasabb személyi, és tárgyi feltételeket.

55

jellemzõi: -

Minden részletében döntések sorozata. (A döntéselmélet módszerei alkalmazhatók.) Fokozott körültekintést, fokozott elõrelátást kíván. Az egyes szakterületek ismerete nélkül nem végezhetõ el!

készítésének alapelvei:

? ? ?

Gazdasági elv Adottságokhoz való alkalmazkodás elve Elemekbõl való felépítés elve -

A.

munkamegosztás munka-összehangolás - osztályképzés - folyamatképzés

(koncentráció) (konstrukció)

GAZDASÁGI ELV -

Ne a legfejlettebb megoldást keressük, hanem a gazdaságosat! Meddig érdemes a ráfordításokat növelni?

E/B E: eredmény B: befektetés

3. változat

1.változat 2. változat

B -

A szervezés célja ne a maximális, hanem a legkedvezõbb eredmény legyen! A szervezés eredményeképpen gazdaságos állapot akkor következik be, ha a EREDMÉNY és a RÁFORDÍTÁSOK viszonyított értéke a legnagyobb.

56

B. Az adottságokhoz való alkalmazkodás elve -

A szervezés nem tûr merev szabályokat! "Szervezési sémák" nincsenek! Csak helyes módszer!

-

A vállalatot minden esetben egyedinek kell tekinteni! Óvakodni kell a szervezeti formák kritika nélküli lemásolásától!

-

Nem megvalósítani kell a kiválasztott - másutt már bevált - módszert, hanem az egyedinek tekintett üzem sajátosságaihoz hozzáigazítani!

C. Az elemekbõl való felépítés elve -

A globális megközelítés nem vezet eredményre!

-

Szintetikus módszer. Nem az egészbõl indulunk ki (mint ahogy a helyzetvizsgálati kép kialakításánál tettük: analitikus módszer), hanem a részletekbõl.

-

Részek vizsgálata ?

-

A struktúra képzés lényegében munkamegosztást és munka-összehangolást igényel.

folyamatelemek elõírása ?

folyamatrendszer felépítése.

5.4.1. MUNKAMEGOSZTÁS Munkamegosztáson valamely egészet alkotó folyamatnak a végrehajtó munkaerõk közötti felosztását értjük. -

Az egészet képezõ munkafolyamatot részeire bontjuk (tagolás) A részek ellátására - az egyidejûség elve alapján - erre alkalmas személyeket bízunk meg.

- SPECIALIZÁCIÓ (lényegében a munkamegosztás végsõ célja, következménye) ? ?

egynemû funkcióknak azonos szervezeti egységgel (személlyel) való végrehajtása az egy munkaerõre jutó tevékenységféleségek számának csökkentése

1. lépés:

Meg kell határozni, hogy melyek az osztható ( amelyekben a munkarészletek jól elhatárolhatók)

2. lépés:

Ki kell választani a munkamegosztás

57

munkák.

szempontjait.

A munkamegosztás szempontjai

-

rang szerinti megkülönböztetés (fõ-, mellék- és mellérendelt folyamatok) mélységi megkülönböztetés (a specializáció is igényli) szakképzettségi igény (csak a homogén feladatkör gazdaságos!) munkakörülmények (a feltétel-biztosítás költség!) teljesítési határidõ (ma és a holnap rövid- és hosszúlejáratú feladatainak különválasztása) megosztás a felelõsségvállalás mértéke szerint (lényegében a vezetés szintjei szerint) a technológia igénye (a manuális és gépesíthetõ mûveletek szétválasztása) a vezetés szempontjai (a centralizáció és a decentralizáció problémája veti fel pl. a mélységi és szélességi tagolás elfogadható mértékének problémáját ) gazdasági vonatkozások ? specializáció (munkaerõ, munkaeszköz, munkahely) ? állandóságra való törekvés (az alkalmi és az állandó feladatok különválasztása ? a szervezettséget is méri)

-

-

3. lépés:

Meg kell állapítani a munkamegosztás mértékét. (lényegében a specializáció elfogadható szintjét)

4. lépés:

Elõ kell írni a munkarészleteket végrehajtó dolgozók szükséges szakképzettségét.

5.4.2. A munka-összehangolás folyamata ? ? ?

struktúraképzés ? Munka-összehangolás Munka-összehangolás az a tevékenység, amellyel a megosztott mukaelemeket egymással összefüggésbe hozzuk. két irányú tevékenység: Osztályképzés (KONCENTRÁCIÓ) -

folyamatelemeknek szervezeti egységekhez való kapcsolása, a munkavolumen - a feladatkörök - felmérése, az osztály, csoport létszámának meghatározása.

Folyamatképzés (KONSTRUKCIÓ) A mûveletek olyan összekapcsolása, amely biztosítja a szervezeti egységek harmonikus együttmûködését. Jellemzõi: - a végrehajtás optimális sorrendjének tervezése, - a mûveletsor dinamikus szabályozása (az idõ függvényében), a felesleges idõközök kiküszöbölése, - a munkahely telepítése , a káros térközök kiküszöbölése,

58

-

a kontaktusban lévõ munkahelyek (szervezeti egységek) közötti

kapcsolatok

kiépítése és elõírása. -

? ? ?

szabályozáselmélet felhasználása, alkalmazása, A vállalat, mint sajátos kibernetikai rendszer szabályozandó folyamathálózat a folyamatokat fenyegetõ káros behatások elkerülése a folyamatjellemzõknek (gazdasági, mûszaki paraméterek) a kívánatos határok közé szorítása

5.4.3. Az át(meg-)szervezési dokumentáció részei a.) A mûködést szabályozó rész tartalma ? ?

A folyamatok hálózata (a mûködési rendszer elemei), A folyamatok (mûveletek) idõterve, sorrendterve, (folyamatábrák, munkamenettervek)

? ? ? ?

a személyei feltételek (létszám, szakképzettség) terve, munkahelyek telepítési terve, munkahelyek kialakításának terve, munkamódszer és a kívánt teljesítmény részletes leírása,

? ? ?

az át(meg-)szervezett egység szervezeti felépítése, ügyrend (az egységek, személyek feladat-, hatás- és felelõsségi köre) döntési szabályok elõírása,

?

az egyes folyamatok, mûveletek ellenõrzési rendje (helye, ideje, módja, gyakorisága, stb.), az egyes szervezetek számonkérésének,minõsítésének rendje (ténymegállapító, közvetlen, vezetõi ellenõrzés), az információhálózat terve.

? ?

A szigorú szabályozás elõnyei: -

a végrehajtás egyöntetûsége, egyértelmû a felelõsség, könnyebb a betanítás az áthelyezéseknél, áttekinthetõk, ellenõrizhetõk a folyamatok.

59

A szigorú szabályozás hátrányai: -

csökken a vállalat rugalmassága, a túlszabályozottság többletköltséggel jár csökken a kezdeményezõ készség, az alkotókedv, nõ a folyamatok megvalósítási ideje.

b.) A gazdasági indoklás tartalma

? ? ?

átszervezés költségelõirányzata (havi bontásban), átszervezés forrás-elõirányzata (havi bontásban), a realizálható gazdasági eredmény.

5.5. Az új szervezet és munkamódszer bevezetése 5. fázis

A szervezési munka fázisai:

elvei:

A dolgozók bevonása az átszervezésbe. A fokozatosság elve

5.5.1. A dolgozók bevonása az átszervezésbe.

-

A mûködés eredményessége nagymértékben függ ? az alkotókedvtõl, ? a munkaszellemtõl, ? a fegyelmezettségtõl.

-

Az egyéni akarat és a szervezeti célkitûzések viszonya. (Ugyanaz a szervezet mûködhet jól de rosszul is!)

-

A szervezéssel szembeni tartózkodás azújtól való idegenkedésre vezethetõ vissza (a megszokás és a jó teljesítmény között szoros a kapcsolat).

-

Fontos a résztvevõk bizalmának, támogatásának megszerzése. (felvilágosítás, informálás, érvelés, stb.)

-

Az új eljárás bevezetését az oktatás, a kiképzés elõzze meg! (A biztonságérzetet csökkenti az átszervezés, az alkalmatlanságtól való félelem.)

-

A folyamatos és kellõ tájékoztatás elmulasztás érdektelenséghez vezet.

-

Hallgassuk meg a dolgozók észrevételeit is!

-

Ösztönözzük az ésszerûsítõ, újító gondolatokat, helyezzünk hangsúlyt azinnovációra!

- Anyagi ösztönzés ? célprémium.

60

5.5.2. A fokozatosság elve -

Az átszervezés ellenõrzését, irányítását könnyíti meg. Hozzászokhat a dolgozó az új munkamódszerhez. Módszere: ? részleges bevezetés ? kísérleti bevezetés ? általános bevezetés

részleges bevezetés -

az átszervezési tervet részekre bontjuk, a fokozatosságban az elõkészítés elvét alkalmazzuk - minden változás elõzi, alapozza a következõt! az egyes részlet megvalósítását igyekszünk gyorsan végrehajtani ( kizárandó a régi és új párhuzamosságát), dokumentációja az átszervezési ütemterv (feladatok, határidõk, felelõsök)

kísérleti bevezetés -

Az új módszernek és az átszervezendõ terület egy kisebb részében való kipróbálása. Célja a rejtett hibák feltárása, kiküszöbölése. Lehetõséget ad az elõzmény ? folyamat ? hatás viszonyának vizsgálatára.

5.6. Visszatekintõ elemzés 6. fázis

A szervezési munka fázisai:

célja: A hosszabb, rövidebb ideje mûködõ új szervezet, munkamódszer felülvizsgálata. -

Eredmények megfelelnek? Az új jobb, mint a régi? Milyen egységek, folyamatok nem mûködnek kielégítõen? Van-e lehetõség racionalizálásra? A szabályozottság elegendõ?

5.6.1. A végrehajtás ellenõrzése -

A mûködés kezdetén mûködik egy, a régi - a begyakorlott - módszerhez visszahúzó erõ. Ha elmarad, akkor visszaáll az átszervezés elõtti állapot.

5.6.2. A szervezés eredményeinek számbavétele -

A tervezett és a tényleges költségek összehasonlítása. Mutatószámok képzése, elemzése.

5.6.3. Az átszervezés tapasztalatainak ellenõrzése -

A visszatekintõ elemzés átmenetet biztosít a következõ átszervezéshez. A tanulságok felhasználhatók a következõ feladat megoldásában. Összefonódik a rákövetkezõ racionalizálás helyzetvizsgálatával.

61

6. Döntéselméleti esettanulmányok

II. RÉSZ

Szöveggyûjtemény

Problémafeltárás és elemzés Kepner-Tregoe módszerrel Dömötör Szilveszter Alexy Rezsõ Kaszás Béla Artim András

Különösen súlyos vízrajzi észlelési problémák Határidõcsúszás Lakossági tiltakozás veszélyes üzem létesítése ellen Rossz bakteriológiai eredmény

Problémafeltárás és elemzés az NCM módszerrel Ritecz György Jakab Tibor

Problémák a Galgamenti Víziközmû Kft-nél DMRV Mûszaki Információs rendszere

62

Esettanulmány a Kepner-Tregoe módszer felhasználásával Dömötör Szilveszter

6.1 Különösen súlyos vízrajzi észlelési problémák megoldása Gyõr, 1996.augusztus Bevezetés, általános ismertetés Munkahelyem az Észak-dunántúli Vízügyi Igazgatóság, ahol vízrajzi kiértékelési és vízkészlet-gazdálkodási feladatokkal foglalkozom. A vízrajzi munkának és az adatok pontosságának különös jelentõsége van, hiszen ezek képezik a vízgazdálkodás alapját. Ezen belül is kiemelt fontosságúak a Szigetközben és a Duna szigetközi szakaszán végzett vízrajzi észlelések, mivel a Duna elterelését követõen kialakult helyzetben ezek az adatok képezik a minisztériumok ( KHVM - KTM ) közötti, valamint a kormányközi (magyar-szlovák) egyezetések és tárgyalások alapját az átadott vízmennyiségeket és az üzemeltetési jellemzõket illetõen. A felszíni vizek vízállásainak észlelése alapvetõen kétféle lehet:

a) az ún. kézi észlelés, azaz naponta egy vagy két meghatározott idõpontban végzett vízmérce leolvasás és annak vízrajzi jelentõlapon történõ dokumentálása.

b) elektronikus vízállás-regisztráló mûszerek felhasználásával sûrû, óránkénti vízállásadatok gyûjtése és ezeknek 2-4 hetenként történõ kinyerése. Bármely módon történik is az adatgyûjtés, a feldolgozás mindig számítógépen történik úgy, hogy a két adatsorból egy ún. összefésült adatsort állítunk elõ, amely tartalmazza mind a kézi, mind a regisztrált adatokat. Az így kapott adatsor tehát a legrészletesebb és legmegbízhatóbb. Elõállításának feltétele, hogy a két adatsor között nem lehet adott mértékûnél nagyobb eltérés bármely vizsgált észlelési idõpontban. Ha ez nem áll fenn, akkor az eltérés okát szigorúan meg kell keresni. Az általam az alábbiakban tárgyalt probléma a Duna ásványrárói szelvényében e l võ vízmérce észlelési rendellenességeit jelenti. A vízmérce a Duna 1816.0 fkm-ben helyezkedik el, tehát kb. 5 km-el a szabi alvízcsatorna betorkollása fölött. Az alvízcsatornán tér vissza a szlovák fél által 1992-ben elterelt Duna teljes vízhozama az eredeti fõmederbe. Az ásványrárói vízállásadatok kiemelt fontosságát tovább

63

növeli, hogy ezeken az eredményeken keresztül bizonyítható a szlovák fél által el nem ismert csúcsrajáratás ténye is. Fenti okokból ezen az észlelõállomáson a kézi észlelés mellett elektronikus adatgyûjtés is folyik. A probléma megoldásánál a Kepner-Tregoe módszer meglehetõsen hatékonyan használható, hiszen mint a kérdésekre adott válaszokból kitûnik, a probléma zárt, célravezetõ csak bekövetkezési körülményeinek vizsgálata lehet, hiszen a „miért”-re hosszú gondolkodás után sem lehet közvetlen választ adni.

A módszer alkalmazása 1/a. Mi a probléma? A Duna ásványrárói vízmércéjén a kézi és regisztrált adatsorok közötti idõnkénti nagymértékû eltérés. 1/b. Mi nem probléma? A hibákkal terhelt idõszakokon kívül az adatsorok teljesen egybevágnak, azaz a kézi leolvasás idõpontjában a mûszer ugyanazt a vízállást regisztrálta. 1/c. Mi ennek a problémának a megkülönböztetõ jele? Egy megkülönböztetõ jelet találtam: ha a regisztráló mûszerek meghibásodnak (ez máshol is elõfordul, bár ritka), akkor az adatkinyeréskor a mûszer által mutatott és a mércén leolvasott vízállások között mindig volt eltérés, így azonnal megbízhatatlannak tudtuk minõsíteni a regisztrált adatsort. Az ásványrárói állomásnál azonban ilyen eltérést soha nem találtunk! Természetesen ez nem jelenti azt, hogy a regisztrált idõsor biztosan hibátlan, de nagymértékben növeli annak valószínûségét 2/a. Hol van a probléma? A probléma a vízállásadatok keletkezésénél van, de csak az ásványrárói vízmércénél. 2/b. Hol nincs probléma? A vízállások mellett, azzal egyidõben vízhõmérsékletek észlelése is folyik, ezekkel az adatokkal nincs probléma! Nincs ilyen probléma más vízmércéknél gyûjtött vízállásadatoknál sem. 2/c. Mitõl más ez adott probléma esetén? Az ásványrárói vízmérce észlelõje által észlelt más vízmércéknél nincs ilyen probléma! 3/a. Mikor jelentkezett a probléma? A probléma ciklikusan jelentkezik, a hibás idõszakok hossza azonban nem azonos. A hibás ciklusok között eltelt idõ is teljesen változó. Idõben a probléma elõször a Duna elterelése (1992.november) után jelentkezett, azonban megfelelõ grafikus feldolgozóprogram hiányában ez csak most vált megállapíthatóvá. 3/b. Mikor nem jelentkezett a probléma? A válasz az elõbbi kérdésre adott válaszok „inverze”.

64

3/c. Mi más (mi változott meg) abban a periódusban, amikor a probléma fellépett? A megoldásban tk. ennek a kérdésnek a megválaszolása segített a legtöbbet, bár az is igaz, hogy ez igényelte a legtöbb idõt, munkát és gondolkodást. Az észlelt és a regisztrált idõsorokat grafikusan ábrázolva megállapíthatóvá vált, hogy nagyvizes idõszakban a hiba nem fordult elõ. Kisvizes idõszakban szinte folyamatosan, középvizeknél esetlegesen fordult elõ. Olyan jellemzõ vízállást azonban nem találtam, ami határt jelentett volna. 4/a. Kihez, v. mihez kapcsolódik a probléma? A probléma csak az ásványrárói vízmércénél fordult elõ ebben a formában, így ennek észlelõjéhez kapcsolható. Miután az észlelõ figyelmét erre felhívtuk, határozottan állította, hogy õ az észlelési rendnek megfelelõen észlel. Külsõ „tanúk” megerõsítették, hogy az adott idõpontban (reggel 7 óra és du. 4 óra) látják az észlelõt távozni. Ezt megerõsítette két véletlenszerû ellenõrzés is. 4/b. Kihez v. mihez nem kapcsolódik a probléma? A 3/c. pontban említettek szerint a kisvizes idõszakban szinte folyamatos volt a probléma, ám volt egy kisebb (kb. 10 napos) idõszak, ahol nem jelentkezett Ekkor viszont az észlelõ szabadságon volt és a szakaszmérnökség által megbízott másik észlelõ végezte a leolvasást. Ez a tény azt erõsítette, hogy nem a regisztrálómûszer lehet a hibás. 4/c. Mitõl más ez a problémás ember? Tulajdonképpen nem más. A többi -általa észlelt- állomáson ilyen hiba nem fordult elõ, munkájáról más tekintetben jó a vélemény. 5/a. Milyen gyakran jelentkezik a probléma? A probléma gyakorisága a 3. kérdéscsoportra adott válaszokban benne van, a gyakoriság tehát legjobban a Duna vízjátékához köthetõ. 5/b. Milyen gyakran nem jelentkezik a probléma? Válasz mint fent. 6/a. Mennyire nagy a probléma, nõ v. csökken? A probléma nagy, jelentõségét a bevezetõben említett okok is növelik. A probléma nem nõtt és nem csökkent, azaz mindig csak a fenti helyen idõpontokban és vízállapotoknál jelentkezett. 6/b. Mennyire nem nagy a probléma? Válasz mint fent.

65

6/c. Mi a más a probléma nagyságával, növekedésével kapcsolatban? Érdekes momentum volt, hogy az észlelõ figyelmének felhívása, és az ellenõrzés a probléma mértékén nem változtattak, azaz nem csökkentek a hibás idõszakok, ez viszont növelte az észlelõ iránti bizalmat.

Kiértékelés A fenti hat kérdéscsoportra adott válaszok alapján az alábbi összegzést adhattuk: ? ? A regisztrálómûszerek megbízhatósága nagy, a hibás idõszakokban sem mutatkoztak azok a jelek, melyek az esetleges meghibásodásukkor mindig megvoltak. ? ? Az észlelõ helyes észlelést bizonygat, s esetlegesen hanyag munkájára nincs közvetlen bizonyítékunk, az általa észlelt más mércék adatai megbízhatók. ? ? A hibák elõfordulása jól köthetõ a kisvizes tartományokhoz, de volt kivétel. ? ? A kivétel más észlelõ esetén jelentkezett. Fentiek alapján természetesen nem találtuk meg azonnal a megoldást, de a körülmények ezen módszer szerinti vizsgálata nyilvánvalóvá tett valamit: a hiba oka olyan dolog lehet amit pontosan az egyszerûsége, de egyben rendkívüli nagysága jellemez. Ezután már csak ilyen - abszurdnak tûnõ - lehetséges hibaforrásokat kerestünk, mikor egy, a területet nagyon jól ismerõ kolléga felvetette, hogy idõnként esetleg más, általunk nem is használt vízmércét olvas le az észlelõ. A megoldás tényleg ez volt: Az állami vízmércétõl kb. 500 m -re egy, általunk már az észlelésbõl kivont régi vízmérce adatait olvasta le az észlelõ, így nem kellett naponta kétszer elgyalogolnia a hivatalos mércéhez. Ezt azonban a mérce rövidsége miatt csak a kisvizes idõszakban tehette meg, ha a régi mércét meghaladta a víz, akkor elment a tényleges állami vízmércéhez és az adatok már pontosak voltak. A helyettesítésével megbízott személy a régi mércérõl nem is tudott, így õ jól olvasott le. A két vízmérce azonos, viszzaduzzasztott, ezért felszínesés nélküli víztérben fekszik, így az észlelõ a vízállásokat azonosnak tekintette. Nem tudhatta azonban, hogy a mércék „0” pontja jelentõsen eltér.

66

Esettanulmány a Kepner-Tregoe módszer felhasználásával Alexy Rezsõ

6.2. Egyes környezeti hatástanulmány határidõcsúszási probléma kutatására 1996.augusztus AZ ELÕ ZMÉNY ISMERTETÉSE Egy Betéti Társaság vállalkozási körébe tartozik a "környezeti hatásvizsgálatok" készítése . A megbízások évi 2-3 KHV elkészítésére szorítkoznak, így a megfelelõ szakemberek állandó foglalkoztatása nem lehetséges. Ezért egy-egy ilyen feladat elvégzéséhez alkalmanként a Társaság megbízásos formában foglalkoztatja az egyes környezeti elem vizsgálatához szükséges szakértõt. Az egyes szakértõ munkája kiterjed a jelenlegi állapot részletes ismertetésére, továbbá a beruházás környezeti elemre történõ hatáselemzésére, ill. kölcsönhatásokfeltárására a kivitelezés alatt, valamint az üzemelés idõszakában. Összesen hat fõ különbözõ szakági területrõl dolgozik egy-egy hatásvizsgálaton. Ezek mindegyike a helyszín ismerete, vizsgálata és adatbeszerzése után otthon állítja össze a megfelelõ fejezetekbe beépítendõ részanyagokat. Az egyik szakember ( BT tag ) véglegesíti, ill. a fõ- és alfejezeteknek megfelelõen a hatástanulmányt összeállítja a (Környezetvédelmi Felügyelõség által) megadott számban. A BT az anyagokat bizonyos idõszakban mindig késve adta át a Megbízóknak.

MÓDSZER A PROBLÉMA MEGTALÁLÁSÁRA Egy tevékenységben a normális állapottól eltérést tapasztaltak. Ezt az eltérést szükséges feltárni, mely után a problémát a BT meg kívánja oldani. A probléma megtalálására a KEPNER-TREQVE módszert alkalmaztam, mellyel a probléma kutatása nagy biztonsággal lehetséges. Ezen módszer mátrixos feldolgozása igen áttekinthetõvé teszi a probléma megtalálását, valamint nagy pontosságú, aránylag gyors eredményt hoz. ALAPADATOK - a KHV-t eredményezõ tanulmány (KHT) határidõ csuszással készül el, - nyári idõszakra jellemzõ a határidõ csúszás, - hat fõ szakértõ dolgozik, - önálló alfejezeteket készítenek, - otthon dolgoznak,

67

PROBLÉMA KUTATÁS KEPNER-TREGVE MÁTRIX MÓDSZERREL 1 Mi a probléma?

2 Mi nem probléma?

KHT elkészítése határidõ csúszással.

KHT elkészül

Hol a probléma,?

Hol nincs probléma?

Egy anyagrész idõre nem készül el. Miben más a hely?

Az egyik bedolgozó szakértõ szezonálisan elköltözik. Mikor jelentkezett a probléma?

Mikor minden szakértõ a saját lakásában lakik. Mikor nem jelentkezett a probléma?

Segéd anyagok tárolása és elérési lehetõsége. Mi más van? Mi változott meg?

Üdülési idõszakban az elsõ nyári KHT összeállításánál Kihez vagy mihez kapcsolódik a probléma? Csak egy szakértõhöz a hatból.

Bármelyik más évszakban.

Üdültetés, nyáron teljes lakás kiadás. Mitõl más a probléma? Embertõl, dologtól!

I.

II.

3 Mi a probléma megkülönböztetõ jegye?

III.

IV.

Kihez, mihez nem?

A hatból öt szakértõhöz nem.

Milyen gyakran jelentkezik Milyen gyakran nem? a probléma? V.

Állandóan, de csak nyaranta Õ sztõl tavaszig nincs szezonban az egyik probléma, mert minden szakértõ nem a lakásában szakértõ otthon az állandó dolgozik. lakásában dolgozik . Mennyire nem nagy? Mennyire nagy a probléma?

VI. Hat bedolgozóból egy állandóan késik .

Õ t anyagrész mindig idõre elkészül.

68

Minden KHT-hez Õ adja az egyik anyagrészt. Mi a probléma megjelenési gyakoriságában a más? Megbízásfüggõ de nyáron állandósult. Õ sztõl tavaszig egy szakértõ saját lakásában, nyáron egy másik faluban egy kis épületben lakik és dolgozik. Mi a más a probléma nagyságával, növekedésével kapcsolatban? Nyaranta állandósult, nagy probléma.

A TÁBLÁZAT RÉSZLETEZÉSE I.1. Mi a probléma? A TEAM által készített, az egyes szakértõk részanyagaibólösszeállított néhány környezeti hatásvizsgálat tanulmánya az elvárt határidõre nem készült el. I.2. Mi nem probléma? A KHT-k a megrendelõk felé mindig átadásra kerültek, melyeket a szakhatóságok elfogadtak és a környezetvédelmi engedélyeket megkapták. I.3. Mi a probléma megkülönböztetõ jegye? Az egyes tanulmány fõ fejezeteihez egy-egy anyagrész (alfejezet) nem készül el határidõre, melynek következtében a hatástanulmány sem állítható össze. II.1. Hol a probléma? A Balaton parton élõ szakértõk ( 3 fõ ) közül 2 fõ üdültetéssel is foglalkozik. Ezek közül az egyik szezonálisan el is költözik. Az állandó lakásból egy nyári laknak megfelelõen berendezett pincéhez. II.2. Hol nincs probléma? Amikor a team tagjai az állandó lakásukon élnek, tartózkodnak ésdolgoznak, akkor ugyanis határidõre mindenki elkészül a részanyagával. II.3. Miben más a hely? A segédanyagokat, rajzokat és a beszerzett adatokat a csoport tagjai az állandó lakásukon tárolják. Aki kiköltözik, annak a lakása és ideiglenes nyári lakhelyeközött mintegy 20 km távolság van. Ez a mai viszonyok mellett nem jelenthetne áthidalhatatlan gondot, azonban az állandó lakást szezonban más lakja. III.1. Mikor jelentkezett a probléma? Azon hatástanulmány összeállításánál jelentkezett a határidõ probléma, amelyet már az elsõ nyári idõszakban készítettek. III.2. Mikor nem jelentkezett a probléma? Tavasszal és õsszel sohasem volt a tanulmány anyagának leadási határidejével probléma. Téli évszakban nem készíthetõ a hatásvizsgálat, ugyanis nincs vegetáció. Az élõvilágra ( élõ szervezet vizsgálata, tanulmányozása ) is kihatással lehet a térségben tervezett beruházás. Így a KHT elkészítésének vállalása tartalmaz vagy tavaszi, vagy õszi idõszakot is. III.3. Mi más van? Mi változott meg? A Balaton és térségében, mint üdülõ körzetben a szezonális idõszak a jellemzõ, mégpedig a nyári évszak ( VI.10.-VIII.30. között ) .A lakáskiadók egy része kiköltözik a nagyobb bevétel reményében. A szezonban az egyik szakértõ kiadja a teljes lakását, üdültet. A másik szakértõ a szobakiadás mellett otthon lakik és dolgozik. IV.1. Kihez, vagy mihez kapcsolódik a probléma? A hat szakértõbõl csak egy adja le az elkészített anyagrészét határidõ után. IV.2. Kihez, mihez nem? 69

A team hat fõ szakértõjébõl öt mindig pontosan, sõt határidõ elõtt adja le az elkészített anyagrészét. IV.3. Mitõl más a probléma? Embertõl, dologtól? Minden szakirányú anyagrészt mindig ugyanazon szakértõk készítik, így az is aki határidõn túl adja le az anyagot. Személyi változás nem történt, az anyagrészeket a kezdettõl fogva ugyanazok a csoport tagok végzik. V.1. Milyen gyakran jelentkezik a probléma? A probléma mindig a nyári évszakban, de állandóan jelentkezik, ha a megbízási teljesítést a szezon közepétõl kora õszéig állapították meg. Tehát maga a vizsgálatok, majd anyagrészek elkészítése esik a nyári idõszakra. V.2. Milyen gyakran nem? Öszi-téli-tavaszi hatásvizsgálatok végzése és az anyagrészek elkészülte mindig idõre történik, így a KHT határidõre mindig leadásra kerül. V.3. Mi a probléma megjelenési gyakoriságában a más? A probléma gyakorisága attól függ, hogy a megbízás milyen idõszakra esik. A nyári évszaki megbízások során a probléma állandósult, de ezeknek évi gyakorisági száma nem meghatározható a megbízások idõszakfüggõsége miatt. Az azonban tény, hogy nyári idényben a probléma állandósult, azaz 100% gyakoriságú, egyéb évszakban a gyakoriság 0%. VI.1. Mennyire nagy a probléma? Egyazon idõszakokban egyazon szakértõ a hatból mindig késik az általa készített anyagrésszel, mely a teljes KHT határidõcsúszását hozza magával. Ez nagy probléma etikai ,jogi és anyagi hátterei miatt. VI.2. Mennyire nem nagy? Másik idõszakokban mind a hat szakértõi anyagrész, és így a KHT is határidõre elkészült. Nyári idõszakokban öt anyagrész készült el. VI.3. Mi a más a probléma nagyságával, növekedésével kapcsolatban? A kialakult probléma csak nyári idõszakokban jelentkezik, tendenciájában állandósult, vagyis nem csökken, de nem is növekedett.

MEGÁLLAPITÁSOK KIÉRTÉKELÉSE A Környezetvédelmi Felügyelõség által elõirt "Környezeti Hatásvizsgálat"-ot a megbízók azonnal el kivájnák végeztetni idõszaktól függetlenül. A tavaszi-nyári-õszi évszakokban rövidebb idõ alatt készíthetõ el a vizsgálat, ugyanis a botanikai szakértõnek szüksége van a vegetációs idõszaki vizsgálatokra is, amely ezen idõben lehetséges. Ha viszont a megbízó téli évszakban rendeli meg a KHT-t, úgy számolnia kell a hosszabb vizsgálati idõvel (kora tavaszi vegetáció már kutatható). Más szakértõ munkájához évszakbeli kikötés nincs A hatástanulmányok elkészítése a vizsgált BT-nél megbízásfüggõ, vagyis évenkénti száma, továbbá évszakbeli gyakorisága véletlen jellegû. A BT által készített környezeti hatásvizsgálatok végeredményét rögzítõ hatástanulmányok csak a nyári (balatoni szezonális) idõszakokban nem készültek el határidõre, amikor üdültetés folyik. Ezzel az is megállapítható, hogy egyéb idõszakokban készített KHT-k határidõre átadásra kerültek. A hat szakértõbõl az idényben kettõ üdültet, melybõl az egyik a teljes lakását kiadja, és kiis költözik mintegy 20 km-re lévõ nyári lakba. Négy fõ nem üdültet, ill. nem közvetlen balatonparti lakosok.

70

Rögzíthetõ továbbá, hogy a KHT határidõcsúszása csak nyári szezonális idõszakban történik, akkor állandó jelleggel, egy anyagrész határidõ utáni elkészítése miatt. Ez mindig ugyanaz az anyagrész, amelyet mindig ugyanaz a szakértõ készít. Õ az a team tag aki a balatonparton lakik, üdültet, és ki is költözik lakásából. A lakás és nyári lak közötti távolság nem nagy és nem is elérhetetlen, de ekkor a lakásban mások laknak. A lakás "dolgozószobájában" tárolja a vizsgálatokhoz szükséges anyagokat, amelyek az üdültetés-lakáskiadás során nem hozzáférhetõek.

ÖSSZEFOGLALÁS A Betéti Társaság által készített egyes környezeti hatásvizsgálatok határidõ csúszásának feltárására a KEPNER-TREQVE módszer a legalkalmasabb. Mátrixos feldolgozásával pontos és áttekinthetõ probléma kutatást biztosit az alkalmazója számára. Tárgyi vizsgálódásunk során megállapítható volt az alábbi: A BT egy TEAM alkalmazásával készít környezeti hatásvizsgálatokat. Az eredményt képezõ tanulmányok egy része mindig késéssel kerül átadásra a megbízók felé. Rögzíthetõ, hogy csupán a nyári idõszakban készítetteknél volt jellemzõ, de akkor mindig. Egyik csoporttag minden nyáron kiadja lakását, melybõl ez idõ alatt ki is költözik. Ez a bedolgozó szakértõ a részanyagokhoz felhasználandó segédanyagokat, rajzokat állandó lakásán tárolja, amelyek nyári szezonban nem hozzáférhetõek (mások lakják a lakást). 1996. szeptember.15. Alexy Rezsõ

71

Esettanulmány a Kepner-Tregoe módszer felhasználásával Artim András

6.3 Rossz bakteriológiai eredmény 1996.augusztus

I. Elõzmények P. városában a vízellátást és szennyvízelvezetést biztosító víziközmûveket a P. VÍZMÛ KFT. üzemelteti. A közmûves vízellátás során rendszeres minõség ellenõrzés mûködik, mely két részbõl tevõdik össze. A területileg illetékes ÁNTSZ végzi a hatósági vízminõségi vizsgálatokat, míg a KFT. a szükséges önkontrol vizsgálatokat látja el. A vizsgálatok a víz kémiai-bakteriológiai jellemzõit elemzik. A vizsgálatok eredményeinek feldolgozása során - 3 év adatai - felfigyeltem arra, hogy minden év április havi mintaeredményei rendszeresen magasabb hibaszázalékot mutatnak, mint az év egyéb idõszakainak mintái. Az alábbiakban ezen probléma megoldását kísérlem meg a Kepner-Tregoe módszerrel.

II. Probléma kutatás: Mi a probléma?

Mi nem probléma?

Rossz bakteriológiai eredmény. A szolgáltatott víz mennyisége elegendõ. Hol van a probléma? Hol nincs probléma? Az ivóvízhálózaton. Mikor jelentkezett a probléma?

A víztermelõ kutaknál és a víztisztító mûben. Mikor nem jelentkezett a probléma?

Mi ennek a problémának a megkülönböztetõje? Csak vízminõségi probléma, a mennyiség elegendõ. Mitõl más ez, az adott probléma esetén? A hálózat meghatározott részein jelentkezik. Mi más abban a periódusban Amikor a probléma fellépett? Új üzemeltetõ.

Három éve. Kihez vagy mihez kapcsolódik a probléma?

Csak néhány mintaeredmény rossz, de a hálózatnak mindig ugyanazon a szakaszán.

Három évvel ezelõtt. Kihez vagy mihez nem kapcsolódik a probléma?

A hálózat egyéb szakaszain nincsenek rossz bakteriológiai eredmények. 72

Mitõl más a problémás ember vagy dolog? Az új üzemeltetõ nyári csúcsüzemi felkészülést végez, mely intenzív hálózat öblítésekkel jár együtt az érintett szakaszon.

Milyen gyakran jelentkezik a probléma?

Milyen gyakran nem jelentkezik a probléma?

Mi a probléma megjelenési gyakoriságában a más?

Évente egy alkalommal, április hónapban. Mennyire nagy a probléma, kisebb vagy nagyobb lesz?

Évente tizenegy alaklommal.

Nyári csúcsfelkészülés idõszaka az áprilisi hónap. Mi a más a probléma nagyságával vagy növekedésével kapcsolatban?

A hálózat 25%-át érinti, de jellegét tekintve jelentõs. Stagnál.

Mennyire nem nagy a probléma?

A hálózat 75%-át nem érinti.

Területileg tekintve viszonylag kicsi, de jellegét tekintve jelentõs, és állandó.

III. Elemzés: 1. A szolgáltatott ivóvíz mennyisége megfelelõ, de bakteriológiai szempontból a minõsége kifogásolható. 2. A rossz bakteriológiai eredmények csak a hálózat egy bizonyos szakaszán jelentkeznek, a víztermelõ kutakból és a víztisztító mûbõl kikerülõ ivóvíz minõsége jó. A szennyezõdés a hálózat érintett szakaszán kerül be a vezetékbe. 3. A probléma három éve az új üzemeltetõ belépésével együtt jelentkezett. 4. Az eredmények a hálózatnak mindig ugyanazon szakaszán rosszak, amely szakaszon a nyári csúcsüzemi felkészülés velejárójaként igen intenzív hálózat átmosások és öblítések történnek. 5. A rossz eredmények csak a nyári csúcsfelkészülési idõszakban jelentkeznek. 6. A probléma állandó, területileg kicsi, de jellegénél fogva jelentõs.

IV. Megoldás: Az érintett szakasz részletekbe menõ helyszíni felülvizsgálata során az alábbiakat állapítottuk meg. 1. A kérdéses szakaszon található tolózár aknák egy része víz alatt van a tömszelence tömítések elégtelensége, ill. a befolyó csapadék vizek miatt. 2. Az igen intenzív hálózat öblítések során a tûzcsapokon nagy mennyiségben kilépõ víz hatására a vezetékben relatív vákuum jelenik meg. 3. A vezetékben fellépõ relatív vákuum a hibás tömszelence tömítéseken keresztül a tolózár aknákban lévõ vízbõl visszaszívásra képes a vezetékbe. 4. A IV.1-3. pontok alapján azt a következtetést vontuk le, hogy a hálózat átmosások során a hibás tolózár tömszelence tömítéseken a hálózatba bekerülõ víz okozza a rendszeresen visszatérõ vízminõségi problémákat.

Paks, 1996. július hó 29.

73

Esettanulmány a nominális csoport módszer felhasználásával Ritecz György

6.4. Probléma meghatározás és elemzés a Galgamenti Viziközmû Kft-nél 1996.augusztus

I. Elõzmények, feladat Egy valós vállalati probléma meghatározása és elemzése valamelyik csoportos döntési módszerrel. A Galgamenti Víziközmû Kft. (2191. Bag, Dózsa György u. 20.) 11 helyi önkormányzat tulajdonában lévõ Kft, 100 %-ban önkormányzati tulajdonú gazdálkodó szervezet, melynek ügyvezetõje vagyok. A Kft üzemelteti a 11 önkormányzatot ellátó Galgamenti Regionális Vízmûvet, melynek legjellemzõbb mûszaki paraméterei az alábbiak: ? ? víztermelés 2 db vízbázisról (Tura és Aszód), melyek kapacitása 5.584 m3/nap illetve 1.240 m3/nap, ? ? fõnyomó és elosztóvezetékek hossza: 398 km, ? ? vízbekötések száma: 11.234 db, ? ? ellátott lakosság: 44.500 fõ. A Kft. számviteli nyilvántartását vállalkozásban egy BT. végzi, képviselõje Pásztorné Dajka Zsuzsa. A könyvelõ cég augusztus hónapban elkészítette a Kft. I. félévi mérlegét és külön felhívta az ügyvezetõ figyelmét, hogy a víztermelés a félév során 758.725 m3 volt, a vízértékesítés viszont csak 494.689 m3, tehát a vízveszteség 264.036 m3, azaz 34,8 % és az árbevétel elmaradása miatt a Kft. féléves mérlege veszteséget mutat. Az ügyvezetõnek feltétlenül meg kell határoznia és elemeznie ezt a problémát. E vállalati probléma feltárását választottam ki, melyet a Nominális Csoport Módszer segítségével szeretnék meghatározni.

II. Az NCM választásának okai ? ? A probléma meghatározásába feltétlenül be kell vonni a Kft. elsõ számú vezetõjét, a mûszaki irányítókat, a tulajdonos önkormányzatok legalább 1 képviselõjét, és az ivó vízhálózaton dolgozó vezetõ szerelõket, akik a tényleges karbantartási és hibaelhárítási munkákat végzik. A csoport résztvevõi között tehát jelentõsek a státuszkülönbségek és ezért fennáll a kedvezõtlen dominanciahatás veszélye. Ezt mindenképpen el kellett kerülni. ? ? A résztvevõk száma ne legyen se túl kevés, se túl sok, úgy ítélem meg, hogy 7 fõ kiválasztása és összehívása szükséges és elégséges.

? ? Feltétlenül fontos, hogy a különbözõ szakterületeken, illetve a vezetés különbözõ szintjein dolgozó munkatársak a problémával kapcsolatos tapasztalataikat írásban is rögzítsék, mert ha csak szóban hangzik el, akkor néhány jelentõs probléma elsikkadhat, vagy nem kapja meg a súlyának megfelelõ teret. ? ? Az NCM egyesíteni képes a proaktív (írásos) és az interaktív (közvetlen megbeszélés) fázisok elõnyeit. ? ? A csoportban minden résztvevõ igyekszik a saját tapasztalatát közölni és megismerve a csoport többi tagjának véleményét, az egyéni kreativitás növekszik.

III. A feladat megfogalmazása A Galgamenti Víziközmû Kft. a Regionális Vízmûvet úgy üzemelteti, hogy a két vízbázis kútjaiból (összesen 25 db) folyamatosan termeli a vizet térszinten elhelyezett un. alsótároló medencékbe, és innen a turai és bagi gépházakban lévõ magasnyomású szivattyúkkal továbbítja a fogyasztók részére, illetve az ellennyomó medencékbe. Kartal és Galgamácsa települések újabb átemeléssel jutnak vízhez és Galgamácsáról ismételt átemeléssel további 2 települést látunk el. Folyamatosan mérjük a kutakból kitermelt és az átemelt vízmennyiséget és valamennyi vízfogyasztónál a vízbekötések mérõvel vannak ellátva. A termelõi mérõk és a fogyasztói mérõk leolvasása, adatainak folyamatos nyilvántartása és feldolgozása eredményeképpen derült ki, hogy a Kft-nél rendkívül nagy a különbség - 34,8 % - a termelt és a fogyasztók részére értékesített víz között. A fogyasztó a saját vízmérõjén leolvasott mérõállás szerint kapja a számlát és fizeti a vízdíjat. A magas veszteség miatt a Kft. 1996. I. féléves árbevétele elmarad a tervtõl. A NCM csoportban résztvevõknek azt a problémát kell meghatároznia, hogy: "mi okozza a magas vízveszteséget?"

IV. Az NCM helyszíne, idõpontja, résztvevõi Helyszín:

a Galgamenti Víziközmû Kft. Bagon lévõ központi irodaépületének I. emeleti tárgyalóterme. Idõpont: 1996. szeptember 04. (szerda) 9,00 óra. Résztvevõk: 1./ a Kft. mûszaki vezetõje 2./ a Kft. bagi üzemvezetõségének vezetõ szerelõje 3./ a Kft. turai üzemének vezetõje 4./ Ritecz György a Kft. ügyvezetõje 5./ a Kft. galgamácsai üzemvezetõségének vezetõ szerelõje 6./ a Kft. csatornaüzemének vezetõje 7./ Aszód Város Polgármesteri Hivatalának Mûszaki Iroda vezetõje, a Kft tulajdonosainak képviselõje. A felkért moderátor Pásztorné Dajka Zsuzsa.

V. Az NCM eljárás leírása Bevezetés A Kft. tárgyalótermét elõre berendeztük, az asztalokat U alakban helyeztük el, körben székekkel. Az asztal nyitott végénél a lambériával burkolt falra papír fali ívet helyeztünk el. Mind a 8 résztvevõ helyére írólapokat és tollakat helyeztünk el. Elõkészítettük a fali ívre történõ felíráshoz a 4 színû vastag filctollkészletet és a 7 x 12 cm méretû kartonlap-csomagot egyben. Az asztalon cellux és rajzszeg is ki volt helyezve. A moderátor - Pásztorné Dajka Zsuzsa - köszöntötte a megjelenteket és ismertette a csoport feladatát és a kitûzött célt: Pásztorné Dajka Zsuzsa: mint a csoportban az egyetlen nõ - bár ennek a munka szempontjából nincs jelentõsége - szívélyesen köszöntöm Önöket, az ügyvezetõ engem kért fel, hogy vezessem le az NCM csoport mai munkáját. 75

A felkérés számomra rendkívül megtisztelõ, bízom benne, hogy a vezetõi feladatot megfelelõen el tudom látni. Nagyon köszönöm Önöknek, hogy részt vesznek ebben a csoportos munkában. Nagyon jól tudom, hogy egy vízmûnél mindig nagyon sok és fontos feladat van, de higgyék el, hogy nagyon fontos a csoport mai munkája is, mert egy jelentõs problémát kell feltárni. A mai csoportmegbeszélés során olyan problémákat tudunk feltárni, amelyek kiküszöbölése a Kft. egész gazdálkodására és az 1997. évi vízdíj meghatározására is kihat. A csoport sikere az Önök teljes és aktív részvételétõl függ. A kérésem az, hogy mindenki a mindennapi munkája során szerzett tapasztalatait ismertesse és ossza meg a többiekkel. A mai csoportmunka kb. 90 percig fog tartani, ha fegyelmezettek leszünk és intenzíven dolgozunk. Köszönöm figyelmüket és térjünk rá a munkára. I. lépés Az elgondolások szótlan leírása (proaktív fázis). A moderátor - Pásztorné - a fali ívre felírja a kérdést: "Mi okozza a magas vízveszteséget a Galgamenti Víziközmû Kft. területén?" Majd a kérdést fel is olvassa. A kérdést az értekezlet megkezdése elõtt egy-egy írólapra is felírtam, ezeket találják meg Önök az asztalon maguk elõtt. Kérem, hogy a problémával kapcsolatos elgondolásaikat rövid kifejezésekkel vagy mondatokkal írják le. Kérem, hogy szótlanul és egymástól függetlenül dolgozzanak. Próbáljanak koncentrálni arra, hogy csak a felírt kérdésre válaszoljanak, illetve az ezzel kapcsolatos legfontosabb tényezõket írjákfel.

5 perc áll rendelkezésükre, hogy a papírlapra ötleteiket, válaszaikat felírják. Az 5 perc elteltével szólni fogok és meg fogom mondani, hogy hogyan haladunk tovább. Van-e kérdésük? P. Gábor: a kérdésre saját tapasztalatunk szerint adjuk meg a választ, vagy javaslatokat írjunk a vízveszteség megszüntetésére? Pásztorné Dajka Zsuzsa: a kérdés nagyon jó, köszönöm szépen. Tekintettel arra, hogy a probléma nagyon összetett, úgy gondolom, hogya mai csoportértekezleten igyekezzünk meghatározni magát a problémát és ezt elemezzük. Tekintettel a rendelkezésünkre álló nagyon rövid idõre, úgy gondolom, hogya megoldáskeresést egy következõ, hasonló összejövetelen célszerû megtennünk. T. András: az elõttünk lévõ lapra a nevünket is felírjuk? Pásztorné Dajka Zsuzsa: nem, mert éppen ez a lényege a mai munkánknak, hogy a problémát elválasszuk a személyektõl. Önök itt fizikailag egy helyen vannak, de gondolataikat, tapasztalataikat külön-külön tudják írásban közölni. Ezzel egy interakciós csoportmunka hátrányait ki tudjuk küszöbölni. Van-e még kérdés? Ha nincs, akkor kezdjük meg a munkát, én magam is- ismerve a Kft. tevékenységét - tapasztalataimat felírom a saját papíromra. A csoport tagjai a moderátorral együtt dolgozni kezdtek. II lépés Az ötletek körbejáró módon való feljegyzése (reaktív fázis). 5 perc elteltével a moderátor ismét felállt. Pásztorné Dajka Zsuzsa: eltelt az 5 perc, mindegyikünk felírta saját munkalapjára azokat az általa ismert okokat, hogy mi okozza a Kft-nél a magas vízveszteséget. Most azt szeretném, ha mindegyikük közölné erre vonatkozó elgondolásait a csoport többi tagjával is.

76

Mindenkit megkérek, hogy sorban, saját lapjáról rövid kifejezésekkel, vagy néhány szóval foglalja össze egy-egy elgondolását, melyet majd felírok erre a fali ívre, hogy a csoport minden tagja számára jól látható legyen. Ha valakinek kifogytak a leírt ötletei, passzolhat, de ha újabb gondolata született, azt még a következõ körben feldiktálhatja. Ha valaki már feldiktálta a saját ötletét és a következõ csoporttagnál ez szintén szerepel, akkor azt újra nem kell feldiktálnia. Ha azonban úgy érzi, hogy az Ö elgondolása valamennyire is különbözik a már felírt ötlettõl, akkor csak nyugodtan diktálja fel a saját változatát. Ha mindenki feldiktálta a saját ötletét, rövid szünetet fogunk tartani. Vitára, megbeszélésre a véleményeltérések tisztázására csak a szünet után kerüljön sor, tehát most a feldiktálás alkalmával még senkit nem kérek meg, hogy reagáljon az elhangzottakra. Ülési sorrendben, balról-jobbra megkezdõdik a diktálás.( A teremben ülõk az alábbi sorrendben kezdték meg az ötletek feldiktálását: P. Gábor, H. Péter, B. László, T. András, Ritecz György, T. Tibor, V. Attila.) Az alábbi ötletek születtek és kerültek fel a táblára: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.

A kutakban nem mindegyik termelõi vízmérõ hiteles. A lakótelepi lakásokban a mellékvízmérõkkel rendelkezõk "lopják" a vizet. A beépített fogyasztói vízmérõk nem hitelesek, a területünkön van 15 éves mérõ is, bár a hitelesítési idõ 4 év. A mérõk nincsenek plombálva, a fogyasztó könnyen leszerelheti és mérés nélkül veheti a vizet. A leolvasók nem olvasnak le minden mérõt, sokszor becslést alkalmaznak. A zártkerti tulajdonosok tûzcsapról mérés és díjfizetés nélkül viszik a vizet. Sokszor túlfolynak a tárolómedencék. Több medencénél hibás a vízszintmérõ. A hálózaton nem mûködnek a szakaszoló tolózárak,ezért egy-egy hiba esetén leürül a medence. Domonyvölgyben nagyon "vasa" a kút vize, ezért a hálózatot gyakran kell mosatni. Pontatlan a számlázás. Nincs megfelelõ közmûnyilvántartás, ezért nem találjuk a szakaszoló tolózárakat. Telefonhálózatépítés folyik a területen, az elégtelen közmûnyilvántartás miatt Sokszor elvágják a vezetékünket. A fogyasztó nem enged be a lakásába ellenõrzésre. A kútba elhelyezett mérõ és a gépházi induktoros mérõ nem azonos értéket mutat. Nincs nyomvonal-keresõ mûszerünk. A külterületen ritkán járjuk be a vezeték nyomvonalát. Nincs olyan közmûtérkép, amelyen minden közmû szerepelne. A kutak homokolnak, gyakran kell a medencéket mosni. A gépházban az átemelõszivattyú tömszelencéje folyik. A leolvasó sokszor téved a leolvasásnál. Az elfogyasztott vízmennyiséget. A leolvasó becslése miatt csak a következõ számlázási idõszakban számlázzuk az elfogyasztott vízmennyiséget. Kevés mérõ van leplombálva. Mindegyik faluban még nagyon sok a közkút a hálózaton. Akinek vízbekötése van, az is a közkútról hordja a vizet. A lakótelepen a közösképviselõk nem fizetik a közös fogyasztást. Aszódon egy presszó "feketén", mérõ nélkül van bekötve. A polgármesteri hivatalok nem vezetnek a településrõl egységes közmûnyilvántartást. Az átm. 400-as acélcsõvezeték több helyen lyukas, és nagy az elfolyás, amely nem jön a felszínre. Az ÁNTSZ vizsgálatoknál túl sok vizet engedünk ki. A hálózati térképeink pontatlanok. Néhány leolvasó nem tudja leolvasni a vízmérõt. Sok az olyan vízmérõ, amelynek leolvasása nehézkes (nem digitális a kijelzés). Tûzoltók veszik a tûzcsapról a vizet, de nem fizetnek érte.

77

39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49.

A községi sportpályát a mérõ megkerülésével locsolják. A fogyasztó összeköti a saját vízmûvének és a közmûbekötésnek a vezetékét. A télen lakatlan üdülõknél szétfagynak a vízmérõk. A fogyasztók vitatják a leolvasást és nem fizetnek. A mérõaknákba beépített ólomcsövek gyakran kilyukadnak. Sok a jóváírás. A szennyvízcsatorna mosatáshoz a tûzcsapról vételezik a vizet. Építkezésekhez a közkútról vételezik a vizet. A dolgozók nem lelkiismeretesek, egy-egy hibánál túl lassú a kizárás. Éjszakai meghibásodásnál a készenlétest sokára lehet értesíteni. Kevés a gépjármû, ezért hosszú a kivonulási idõnk.

Pásztorné Dajka Zsuzsa: megköszöni az ötletek feldiktálását és bejelenti, hogy rövid cigarettaszünetet tartunk, 5 perc múlva találkozunk. III. lépés Az elgondolások sorrendben való megbeszélése, tisztázás céljából (közvetlen interaktív fázis). Pásztorné Dajka Zsuzsa: most, miután elgondolásainkat a vízveszteség problémával kapcsolatban a fali ívre felírtuk, szeretném, ha mindegyik elgondolás rövid megbeszélésére idõt szánnánk. Ennek az a célja, hogy valamennyi ok jelentését tisztázzuk, hogy azon mindannyian ugyanazt értsük. Lehetõség van a felírt rövid gondolat kifejtésére, vagy az éppen soron következõ ok fontosságának kihangsúlyozására. Ha a csoport valamelyik tagjának eltérõ véleménye van, azt is meghallgatjuk. Mivel idõnk véges, és a fali íven 45 ok szerepel, ezért kérem a csoport tagjait, hogy tömören fogalmazzanak. Az ötlet feldiktálója ne érezze kötelességének a hozzászólást. Csak akkor szóljon hozzá, ha tisztázás céljából fontosnak tartja. Ezek után nézzük az elsõ indokot. (Rámutat a fali íven az elsõ ötletre.)

78

Van-e hozzászólás, vagy megjegyzés? P. Gábor: Turán 5 db kútban nem hiteles a vízmérõ. B. László: Aszódon a 10 kút közül csak kettõben nem jó a mérõ. Pásztorné Dajka Zsuzsa: a 2./ ponthoz van-e észrevétel? Ritecz György: Aszódon tapasztaltuk 5 lakásban, hogy a felszerelt mellékvízmérõt megkerülve tudnak vizet venni. A ház elõtti kerti csap 3 esetben nem volt mérõsítve. Pásztorné Dajka Zsuzsa: a 3./ pont nagyon lényeges, ki kíván kiegészítést tenni? P. Gábor: jogelõdünk, a Pest Megyei Víz- és Csatornamû Vállalat nem követelte meg a 4 évenkénti hitelesítést. Ezért van a területen sok régi mérõ. Pásztorné Dajka Zsuzsa: a számítógépes vízmérõ-nyilvántartás szerint a beépített vízmérõk több mint fele, szám szerint 6.250 db mérõ hitelesítése 10 évnél régebbi. Ritecz György: 1 db mérõ hitelesítési cseréjének költsége közel 4.000,- Ft. Nehéz anyagi fedezetet teremteni a jogelõd üzemeltetõ mulasztásának pótlására. H. Péter: a 4./ ötlethez, az ólomzár könnyen felnyitható. Az újabban bevezetett mûanyag plomba már sokkal jobb. A plombálást lassan tudjuk végezni, mert napközben sok fogyasztó nem tartózkodik otthon. Pásztorné Dajka Zsuzsa: úgy látom, hogy az 5./, 11./, 14./, 21./, 22./, 32./, 33./ ötletek összevonhatók, mert ezek a leolvasással, számlázással kapcsolatosak. Ritecz György: úgyszintén összevonhatók a 4./, 23./ pontok. V. Attila: a zártkertek tulajdonosait sem lehet elzárni a víztõl, mondja a 6./ ponttal kapcsolatban, de díjfizetést be kellene vezetni. P. Gábor: a 7./ és 8./ pontok összevonhatók. T. András: a 9./ ponthoz, Vácegres esetében már többször elõfordult, hogy nem tudtunk szakaszolni, ezért elfolyt a medencében tárolt 200 m3 víz. V. Attila: a 12./, 13./, 18./, 30./, 31./ pontban felírt problémák mind a közmûnyilvántartás hiányosságaira vezethetõk vissza. Sajnos az önkormányzatok nem rendelkeznek elég pénzzel, hogy felmérhessék a közmûhálózatukat és folyamatosan vezessék a nyilvántartást. Ritecz György: a 16./ és 45./ pont az elégtelen eszközállományt tartalmazza, elsõsorban anyagi kérdés. A 15./ ötlethez P. Gábor megjegyzi, hogy ezt a mérõhibát Turán tapasztalták. B. László: a 17./ -hez: a Galga-patak partján lakatlan területen halad az átm. 300-as fõvezeték Tura és Bag között, és tovább Bag-Galgamácsa között. A 35 km hálózat bejárásához kevés a rendelkezésünkre álló 8 fõ szerelõ. Ritecz György: A 19./-hez: mindkét vízbázison tapasztaltuk a kutak homokolását, mert a tárolómedencékben egyre több a kilapátolandó homok. H. Péter: javasolja, hogy a 24./ és 25./ pontokat vonjuk össze, mert mindkettõ a közkutakkal kapcsolatos.

79

B. László: a 43./ - 44./ pontok összevonását javasolja, mert mindkettõben a karbantartást és hibaelhárítást végzõ dolgozók hozzáállásáról van szó.

A moderátor - Pásztorné - megállapítja, hogy több észrevétel nincs, és összefoglalja az elgondolások eddigi megbeszélését és tisztázását és javaslatottesz az elhangzottak alapján az összevonásokra. Javasolja, hogy az így összevont ötletek új névvel kerüljenek fel a II. fali ívre. Az 5./ pont alatt összevonandó: a 11./, 14./, 21./, 22./, 26./, 32./, 33./ 40./ Az ötlet új neve: Számlázás A 4./ pont alatt összevonandó: a 23./ Az ötlet új neve: Mérõplombálás A 7./ pont alatt összevonandó: a 8./ Az ötlet új neve: Medence vízszintmérés A 12./ pont alatt összevonandó: a 13./, 18./, 28./ 31./ Az ötlet új neve: Közmûnyilvántartás A 16./ pont alatt összevonandó: a 45./ Az ötlet új neve: Elégtelen eszközök A 24./ pont alatt összevonandó: a 25./ Az ötlet új neve: Közkutak A 43./ pont alatt összevonandó: a 44./ Az ötlet új neve: Dolgozók hozzáállása. A jelenlévõk jelzik, hogy az összevonásokkal egyetértenek, így a moderátor a II. számú fali ívre felvezeti az összevonásokat és felírja az összevont pontokhoz az ötlet új nevét. Megállapítja, hogy az eredetileg felírt 45 ötletbõl az összevonások után 28 db ötlet maradt a táblán.

80

IV. lépés Elõszavazás az elgondolásokról (statisztizált fázis) A moderátor mind a 7 résztvevõnek kioszt 5-5 db. 7 x 12 cm méretû papírlapot. Felkéri a csoportot, hogy az elgondolások módosított listája alapján egymástól teljesen függetlenül válasszák ki az általuk legfontosabbnak tartott 5 db elgondolást. Kéri a csoportot, hogy pár percig csendben elmélkedjenek az elhangzottakról és még egyszer tekintsék át a fali íveken lévõ ötleteket. Ezt követõen az 5 papírlapra írják fel külön-külön az 5 db legfontosabbnak ítélt ötletet. A papír bal felsõ sarkába írják fel az ötlet számát - ügyeljenek az összevonás utáni sorszámokra-, majd a papír közepére magát az ötletet. Ezután mint a kártyákat szokás, félkörben terítsék ki maguk elõtt, nézzék át, majd válasszák ki a legjobbat és a jobb alsó sarkába írjanak egy 5 -öst és azt feltûnõen karikázzák be, majd lefelé fordítva tegyék félre. A maradék 4-bõl kiválasztják a legrosszabbat és a jobb alsó sarkába ráírnak egy 1-est és azt szintén karikázzák be, majd lefelé fordítva tegyék félre. A maradék háromból kiválasztják a legjobbat, a jobb alsó sarokba 4-est írnak, félreteszik. A maradék kettõbõl kiválasztják a rosszabbat és 2-est írnak rá. Az utolsónak, mint középsõnek a jobb alsó sarkába 3-ast írnak. Kérem kezdjék meg a kis lapokra a felírást és a rangsorolást. A csoporttagok jelzik, hogy elkészültek, a moderátor összeszedi a lapokat és mintegy kártyát, összekeveri. Az összekevert lapokból átad az elsõ helyen ülõ Pásztor Gábornak 5 db papírlapot és kéri, hogy diktálja fel. A diktálás szerint a III. számú fali íven rögzíti az ötlet számát és a szavazatok rangszámát. A következõ 5 lapot Horváth Péternek adja át, akinek diktálására szintén felírja a szavazatot kapott ötletek számát és a rangsort. A leírás ily módon folytatódik, míg mind a 35 szavazólap eredménye felkerül a fali ívre.

V. lépés Az elõszavazás eredményének megbeszélése (interaktív fázis) A moderátor kiértékel a szavazás eredményét. A fali íven összeadja az egy-egy ötletre leadott szavazatok számát, a jobb oldalra pedig felírja a rangszámok összesített végeredményét. Megállapítja, hogy a táblán maradt 28 ötletbõl 15 db ötlet kapott szavazatot, a szavazatok száma 35 db, a rangsor szerinti összpontszám 105.

81

Az összesítésben megállapítja, hogy a végeredmény helyes. Az NCM munka kiderítette, hogy a Kft-nél a vízveszteség egy rendkívül összetett probléma következménye, hisz a csoport résztvevõi a munka elsõ szakaszában 45 indokot soroltak fel. Az összevonások után maradt 28 db. indok több mint a fele, szám szerint 15 db. kapott szavazatot, amely valóban a probléma összetettségét és szerteágazó okait bizonyítja. Az eredmény egyértelmû. A szavazatok száma és a rangszámok összesítése szerint is az elsõ 3 indok sorrendje azonos a következõk szerint: I. (4-es sorszámú ötlet): Mérõplombálás. II. (12-es sorszámú ötlet): Közmûnyilvántartás III. (5-ös sorszámú ötlet): Számlázás. A II-es számú fali íven látható, hogy az elsõ 3 helyre rangsorolt probléma az összevonások után tisztázódott minden résztvevõ elõtt. Ezek már önmagukban is összetettek. A csoport heterogén összetételét az mutatja, hogy egyetlen ötlet sem kapott 7 szavazatot, a 4./ sorszám is csak a csoport 6 tagjánál szerepelt a szavazólapon. A IV-VII. helyezés már eltérõ a szavazatok száma és a rangszámok szerint. Szavazatok száma szerint: IV-V. (a 16-os számú probléma): azaz az: Elégtelen eszközök. Holtversenyben: IV-V. (a 7-es számú probléma): azaz a: Medence vízszintmérés. A rangszámok szerinti sorrend: IV. (a 9-es számú ötlet): a hálózaton nem mûködnek a szakaszoló tolózárak, ezért egy-egy hiba esetén leürül a medence. Ez a probléma 2 db szavazatot kapott csak, de egy I. és II. helyet, tehát minden bizonnyal a hálózati szerelõk tapasztalják leginkább ezt a problémát. V. (a 16-os számú ötlet): elégtelen eszközök. VI - VII. holtversenyben ( a 7. számú ötlet): a Medence vízszintmérés, illetve a 3-as számú ötlet: A beépített fogyasztói vízmérõk nem hitelesek, a területünkön van 15 éves mérõ is, bár a hitelesítési idõ 4 év.

A problémák olyan összetettek, hogy folytathatnánk tovább az NCM munkát, de a tervezett 90 percünk lejárt. A legközelebbi alkalommal a ma feltárt problémákat célszerû tovább bontani, majd rá lehet térni a problémák kiküszöbölésének megoldásaira is. A mai NCM munka eredményét a Kft. vezetésének figyelmébe ajánljuk és javasoljuk az 1996. II. félévben hasznosítani. A csoport résztvevõinek megköszönöm a fegyelmezett viselkedését, aktív munkáját, megállapítom, hogy az NCM kísérlet sikeres volt. Bag, 1996. szeptember 04. Ritecz György

82

I. Modellek a szervezésben

83/89

Esettanulmány a nominális csoport módszer felhasználásával JAKAB TIBOR

6.5. A Duna Menti Regionális Vízmû Részvénytársaság mûszaki információs rendszerének kialakítása a Szervíz Üzemmérnökség területén 1996.július 23.

A FELADAT MEGFOGALMAZÁSA A DUNA MENTI REGIONÁLIS VÍZMÛ RT (DMRV RT) területén egységes Mûszaki Információs Rendszer nincs kialakítva. Ennek a feladatnak a megoldását az elkövetkezendõ 1 éven belül meg kell találni. Ehhez szeretnénk segítséget nyújtani jelen dolgozattal és másik két szakmérnök hallgató kollégám (Balogh Zsolt, Adamcsek Gábor) saját szakterületükre vonatkozó munkájával. Jómagam a DMRV RT Szerviz Üzemmérnökségnél kialakítandó mûszaki információs rendszer felállításához szükséges követelmények megfogalmazását tûztem ki célul. Mielõtt ebbe belekezdenék, röviden ismertetném az Rt felépítését, abban a Szerviz Üzemmérnökség elhelyezkedését. A VÍZMÛVEK-et, az 1928-ban alapított Váci Vízmû és utódszervezeteinek jogutódjaként az Országos Vízügyi Hivatal elnöke 1972-ben alapította. Ekkor mûködési területe a Dunakanyar bal- és jobb partjára terjedt ki, tevékenységi körébe a víz- és csatornaszolgáltatás és fürdõk üzemeltetése, a mezõgazdasági vízhasznosítás, építési és ipari szolgáltatás tartozott. Mûködési területe Gyõr-Sopron, Komárom és Bács-Kiskun megyékre terjedt ki. A cég 1993. április 1.-ig államigazgatási felügyelet alá tartozó közüzemi vállalatként mûködött. Az ÁV Rt vonatkozó döntése és határozata alapján - a korábbi vállalat jogutódjaként 1993. Áprilisában cégünk részvénytársasággá alakult át, 100 %-os állami tulajdonlással. A társaság szervezete a tagolt területi elhelyezkedéshez, az összetett tevékenységi körhöz alkalmazkodva került kialakításra. A társaság központjának irányításával ? ? a közüzemi szolgáltatást az alábbi területi szervezeti egységek: - DUNA BALPARTI ÜZEMIGAZGATÓSÁG - VÁC - DUNA JOBBPARTI ÜZEMIGAZGATÓSÁG - SZENTENDRE 83

I. Modellek a szervezésben

84/89

- GÖDÖLLÕ I ÜZEMIGAZGATÓSÁG - GÖDÖLLÕ - NYUGAT-NÓGRÁD VÍZMÛ KFT- BALASSAGYARMAT végzik. ? ? Az építés-szerelést a Fõépítés Vezetõség; a kút- és hálózattisztítást, hírközlést, szervízszolgáltatást a Szerviz Üzemmérnökség látja el. (lsd. 1.sz. melléklet) A feladat megoldásához a Nominális Csoport Módszert alkalmaztam. Indokaim: ?? ?? ?? ??

a csoport összetétele (beosztásuktól függõen) igen heterogén, létszám: 8 fõ a csoport tagjai között a státusz különbségek léteztek a munkában a proaktív és az interaktív fázisok megfelelõ arányban képviselve voltak a konfrontáció és problémamegoldás aránya kedvezõnek látszott.

Résztvevõk köre: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

P. CSABA B. PÉTER I. GÁBOR B. ZSOLT A. GÁBOR M. ATTILA SZ. KÁROLY J. TIBOR

Irányítástechnikai csoportvezetõ (Szerviz ÜM.) Szolgáltatási Osztály fõmunkatárs (DMRV Rt Központ) Szolgáltatási Osztály fõmunkatárs (DMRV Rt Központ) Üzemviteli csoportvezetõ (DMRV RT Balparti ÜIG) Üzemtechnikus (DMRV RT Balparti ÜIG) Munkavédelmi vezetõ ( DMRV RT Balparti ÜIG) Mûszaki elõadó ( DMRV RT Balparti ÜIG) Üzemvezetõ helyettes ( Szerviz Üzemmérnökség)

I. lépés: Az alapkérdés megfogalmazása, tisztázása a résztvevõkkel. Milyen igénye van a DMRV Rt-nél bevezetésre kerülõ mûszaki információs rendszerrel kapcsolatban a Szerviz Üzemmérnökség területén? Tevékenységi kör: ? ? irányítástechnika hálózatellenõrzés-vizsgálat (víz- és csatorna) ? ? kúttisztítás ? ? emelõgép ellenõrzés A kérdés tisztázása rövid idõ alatt sikerült. Minden résztvevõ egy A4-es papíron megkapta a kérdést és dolgozni kezdett. 5 perc után a II. fázisban (proaktív) a következõ ötletek születtek. III. lépés: Az ötletek körbejáró módon való feljegyzése ( proaktív fázis). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Az irányítástechnikával felszerelt telepek megjelenítése a diszpécserközpontokban. Átfogó közmûnyílvántartási rendszer felállítása (aktualizált alaptérképek, szerelvény nyilvántartás....? minden ami egy jól mûködõ térinformatikai rendszerhez kell). Irányítástechnikai adatgyûjtés megoldása. Emelõgép felülvizsgálathoz szükséges nyilvántartás felállítása (alapadatok, vizsgálati idõpontok . ? minden szükséges adat). Ivóvíztározó medencék adatai (térfogat, zárkamra rajz...? minden szükséges adat). Vizsgálati eredmények katalógusa (minden említett területrõl). Kút-mérési jegyzõkönyvek nyilvántartása. Hálózat aktualizálás, digitalizáció végrehajtása (víz- csatorna) Irányítástechnikával nem rendelkezõ telepek listája. Hidraulikai szimuláció, elemzések végrehajtása (vízveszteség, számítások) Irányítástechnikai adatátvitel biztonságának javítása. Veszélyes gépek idõszakos felülvizsgálatainak nyilvántartása. 84

I. Modellek a szervezésben

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.

85/89

Hálózati nyomásadatok felvitele. A szolgáltató üzemek rendelkezésére álló vizsgálati keretek nyilvántartása (belsõ szolgáltatások szakágankénti kontingensei). Információ a napi javítási tevékenységekrõl (hol - milyen belsõ szolgáltatási munkák történtek meg). Videótár létrehozása (csatorna - kútvizsgálatokról). Hálózatvizsgálathoz szükséges mérõhelyek kijelölése. Kutak földtani, mûszaki, üzemviteli nyilvántartásának a létrehozása. Adatátviteli perifériák minõségi cseréje. Zónák (nyomás) szerinti fogyasztások nyilvántartása, zónák szerinti vízmennyiség mérés megteremtése. Zónahatárok pontosítása. Irányítástechnikai rendszeren végzett javítások, változtatások nyilvántartása. Összhang a számviteli és mûszaki információs rendszer között. Hálózati hibahelyek, hibák nyilvántartása. Rendszervázlatok, mûködési vázlatok számítógépes megjelenítése. Emelõgépek ügyeleti rendjének a nyilvántartása. Települések fõmérõsítése és rendszeres ellenõrzése. Szabad vizsgálati kapacitások (belsõ szolgáltatások) közlése, nyilvántartása. Rendszeres fõmérõ ellenõrzés. Irányítástechnikai berendezések nyilvántartása. Kábelhálózat nyilvántartása. Hibahelyek, javítások módjainak nyilvántartása. Ivóvízhálózatokon végrehajtott változások, javítások nyilvántartása. Katódvédelmi rendszerek nyilvántartása. Szivattyú diagnosztikák rendszeres végzése, nyilvántartása. Elzárószerelvények karbantartásának ütemezése. Szivattyú nyilvántartás.

IV. lépés:

Sorrendben való tisztázás (interaktív-fázis).

Ennek során próbáltuk egyeztetni, hogy a résztvevõk ugyanazon tartalmat értsék egy-egy fogalom, ötlet megjelenítésekor. Ezen lépés során elkerülhetetlennek látszott, hogy egyes hasonló tartalmú - egy azonos témakör köré csoportosuló- ötleteket azonos körbe helyezzünk. Ezzel is megkönnyítve a végleges rangsorolást. Így került sor a következõ ötletek " összevonására". + 3-as ötlet az 1-be + 13-20-21-es ötlet a 17-be + 8- 33-as ötlet a 2-be + 9 - 22-es ötlet a 31-be + 19-es ötlet a 11-be + 29-es ötlet a 14-be + 30-as ötlet a 28-ba + 34-es ötlet a 32-be + 35-ös ötlet a 37-be V. lépés: Elõszavazás az elgondolásokról (statisztizált-fázis) Az ötletek rangsorolását, pontozását az N.C.M. módszerben leírt módon hajtottuk végre. Mindenki 5 db ötletet nevezhetett meg és azt a leírt módon osztályozhatta. Az eredmény az 1.sz. táblázatban látható. Vélemény összegzési módszerként a Független felsorolás módszerét választottam. Indokaim: ? ? A MIR felállításához szinte mind a 37 ötletre szükség van. ? ? Számomra szükség volt bizonyos konkrét sorrend felállítására ? ? Várható volt, hogy a fontossági osztályozáskor lesznek kiugró értékek mind a résztvevõk köre, szakmai képzettsége alapján mindenki más-más dolgot tartott a számára legfontosabbnak.

85

I. Modellek a szervezésben

86/89

Az eredmény értékelése (2. sz. táblázat) A 2-es ötlet torony-magasan fontos volt minden résztvevõ számára. Ez érthetõ is, hiszen a MIR szempontjából elkerülhetetlen ezen ötlet megvalósítása. Nevezetesen: ? 2. Átfogó közmûnyílvántartási rendszer felállítása - mind a 8 résztvevõ szavazott erre (nominális skála 8) - mindenki 5; 4 adott az ötletre, így a sorrendi skála alapján a legtöbb pontot (38) kapta. ? 6. Vizsgálati eredmények katalógusa - nominális skála 5 - rangsorrend 15 Ezen ötlet második helyre kerülése nem meglepetés. A Szerviz Üzemmérnökség un. "belsõ szolgáltatásokat" végez a közmûves Üzemigazgatóságok (továbbiakban: ÜIG-gok) számára. A mai napig nem megoldott a gyors, naprakész információk ismerete. Túl nagy az idõcsúszás, mire az információ a felhasználóhoz - megrendelõhöz ér. A végsõ dokumentálás módja munkaterületenként más - más. ? 1.

Az irányítástechnikával felszerelt telepek megjelenítése a diszpécser központokban, adatgyûjtés megoldása (3. hely). A végsõ értékelésnél az 5. helyre került (26) ötletet is ide soroltuk. 26. Az irányítástechnikai rendszer és a MIR közötti adatforgalom megteremtése. A probléma felvetése teljesen jogos. Egyik oldalról egy már meglévõ rendszer üzemel, másik oldalról pedig azt a diszpécserközpontokban " nem látjuk" megfelelõ módon. Nem tud hasznosulni a meglévõ fontos információ. A 26-os ötletet nem kell külön magyarázni.

? 17. Hálózat vizsgálathoz szükséges mérõhelyek kijelölése: + 13-as: hálózati nyomásadatok felvitele + 20-as: zónák (nyomás) szerinti fogyasztások nyilvántartása zónák szerinti vízmennyiségmérések megteremtése + 21-es: zóna-határok pontosítása Égetõen szükséges a hálózatellenõrzések, vízveszteség feltárások végzése szempontjából, nem véletlen a 4. helyre való kerülés.

86

I. Modellek a szervezésben

87/89

ÖSSZEGEZVE: A résztvevõk nagyon "sajnálták", hogy csak öt kérdést vethetnek papírra. Számtalan nagyon fontos dolog így kimaradt a szûkebb végsõ értékelésbõl. Ezért szükségesnek tartom megjegyezni, hogy mind a 37 ötletnek van létjogosultsága a MIR elkészítésekor. Az NCM módszer viszont nagyon jó volt arra, hogy éreztessük önmagunk számára, hogy milyen súlya van bizonyos ötleteknek, feladatoknak. Ennek érzékeltetésére néhány konkrét példát szeretnék bemutatni. A Mûszaki Információs Rendszer felállítása után elvárható, hogy a hozzáférési jogosultság elbírálása után egy adott munkahelyen az aktuális adatok lekérdezhetõvé váljanak, akkor is, ha azon nem az adott munkahelyen keletkeztek, de az objektumelv alapján eggyé szervezhetõk. Ezekre szeretnék a következõkben egy-egy példát bemutatni. A termelési adatok számítógéppel való gyûjtése az eddigi feladatokat sokkal hatékonyabban képes megoldani. Az adatokat összekötjük az egyes objektumokkal, így a termelési adatokat összekapcsolhatjuk egyéb információkkal is, például vízminõségi adatokkal (ezek pedig a laborban keletkeznek). Az objektumok segítségével a termelési adatok (pillanatnyi és hosszú távú összegek) összekapcsolhatók a hidraulikai modellel és tervezhetõ a vízmérleg, vízkormányzás. (1.- 26.- 10.- 17. ötletek) A pontos hidraulikai elemzésnek közvetett hatása van az energiafelhasználásra, mivel a pontos rendszerismerettel a szivattyúk kedvezõbb hatásfokon üzemeltethetõk. A hidraulikai elemzés következtében az ellátást optimális (lehetõ legkisebb) nyomásszinten tudjuk megoldani, ezzel közvetett módon csökkenthetõ a vízveszteség. A naprakész hibanyilvántartás segítségével tervezhetõvé válnak a karbantartási, felújítási munkálatok. Csõtörés esetén ( a hibanyilvántartást a hálózat-nyilvántartással összekapcsolva ) a zárási terv segítséget ad ( a fogyasztói adatbázissal összekötve ) a kiesett fogyasztók szükségellátásának biztosítására. ( 6.- 32. - 36. - 37. ötletek). A hiba megszüntetése után a rendszer rákérdezhet elzárt tolózárakra, így csökkenthetõ a nem szükségszerûen lezárt tolózárak száma, ami megint energia-megtakarítást eredményez. Ez csak egy kiragadt gondolatfuttatás volt, melyet egy késõbbi fázisban külön kell elemezni a konkrét rendszer létrehozásakor. Ez már nem a mostani NCM feladata, de jól mutatja az ötletek hasznosíthatóságát.

87

I. Modellek a szervezésben

88/89

VÉGEZETÜL: A feladat ilyen módon való megoldása újszerû volt a kollégák körében. Többségében lelkesen, érdeklõdve dolgoztak. Ezúton szeretném személyesenmegköszönni aktív közremûködésüket. 1.sz. táblázat Ötlet száma

Szavazatok száma

Szavazatok rangszáma

Rangszámok összesen

2 5 28 26 17 12 4 7 1 18 16 6 31 11 10 14

8 2 1 3 5 1 1 2 3 2 1 5 2 1 2 1 40

5;4;5;5;4;5;5;5 1; 3 4 3; 3; 2 2; 5; 1; 1; 1 3 2 1; 2 4; 5; 1 2; 3 2 1; 3; 3; 4; 4 2; 2 4 4; 1 3

38 4 4 8 10 3 2 3 10 5 2 15 4 4 5 3 120

Sorrend

Ötlet száma

Nominális skála

Rangszámok összesen

1. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

2 6 1 17 26 18 10 11 28 5 31 12 14 7 4 16

8 5 3 5 3 2 2 1 1 2 2 1 1 2 1 1 40

38 15 10 10 8 5 5 4 4 4 4 3 3 3 2 2 120

2. sz. táblázat

ÖSSZESEN:

88

I. Modellek a szervezésben

89/89

KÉZIRAT LEZÁRVA. 1998.

89