Paleis van de Verdraagzaamheid Jaarplan 2012
Voorwoord
Door een zeer succesvolle eerste editie van de jaarlijkse verkiezing van Ambassade en Ambassadeur van de Verdraagzaamheid was 2011 voor het Paleis van de Verdraagzaamheid een topjaar. Het in 2010 nieuw geformeerde bestuur en de andere vrijwilligers hebben er voor gezorgd dat in 2011 een basis is gelegd om op voort te bouwen. Ondanks dit zeer succesvolle jaar zijn niet alle geplande activiteiten voor 2011 gehaald. Een uitgebreide rapportage over de uitvoering van de plannen komt terug in het jaarverslag 2011. Onze taak voor 2012 is samen te vatten als: “Het invullen van de randvoorwaarden voor verdere groei en ontwikkeling op de ingeslagen weg.”
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Inleiding Planmatig vergroten van de naamsbekendheid Opstellen van een manifest Invullen van de randvoorwaarden voor de continuïteit Uitbouwen van de jaarlijkse verkiezing Coördineren themaweek over verdraagzaamheid Verwerven van inkomsten Versterken van de interne organisatie Uitwerken Communicatie- en PR-plan Uitvoeren reguliere en overige activiteiten
Bladzij 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5
1. Inleiding
In het beleidsplan van de stichting staan de richting en visie van de stichting aangegeven. De activiteiten die het bestuur plant en die de (vrijwilligers-)organisatie uitvoert, toetst zij aan de uitgangspunten in dit beleidsplan. Ter voorbereiding van dit jaarplan is in oktober een brainstormsessie georganiseerd over de lange termijn visie en is in november een sterkte-zwakte analyse gemaakt. Bij deze analyse zijn de volgende speerpunten benoemd voor 2012: 1. Het planmatig vergroten van de naamsbekendheid. 2. Het opstellen van een manifest, waarin staat beschreven waar het Paleis van de Verdraagzaamheid voor staat en voor gaat. 3. Het invullen van de voorwaarden voor meer zicht op continuïteit, waarbij geldt dat inkomsten en kennisdeling de voornaamste voorwaarden zijn. 4. Het verder uitbouwen van de verkiezing van de Ambassade en Ambassadeur van de Verdraagzaamheid. Dit jaarplan beschrijft de activiteiten op hoofdpunten. In lijn met de gekozen speerpunten worden de volgende onderwerpen in aparte plannen in meer detail uitgewerkt: • De verkiezing van de Ambassade en Ambassadeur van de Verdraagzaamheid 2012. • Een themaweek over verdraagzaamheid met andere “podia” met als afsluiting van deze week de uitreiking van de titels voor 2012. • Verwerven van inkomsten en het vervaardigen van materiaal om deze activiteit te ondersteunen. • Een operationeel jaarplan onder ander gericht op kennisdeling en het versterken van de interne organisatie. • Communicatie- en PR-strategie en uitwerking. Naast de bovengenoemde activiteiten die uitgewerkt worden in aparte plannen zijn er activiteiten die geen apart plan nodig hebben. Deze worden uitgewerkt in aparte onderdelen van het jaarplan. Tevens wordt bij de activiteiten waar wel een uitwerking voor wordt gemaakt een budget gedefinieerd. Voor het uitvoeren van de taken voor 2012 is een budget vastgesteld per taak. Het totaal van deze budgetten bedraagt € 1.005,=. Dit budget wordt aangevuld met een post onvoorzien van € 70,=, waarmee het totale budget op € 1.075,= uitkomt. Na het vaststellen van dit jaarplan is de coördinator van de uitvoering bevoegd om bedragen uit te geven in lijn met de in het jaarplan gestelde budgetten per taak. De coördinator is ook bevoegd het budget voor onvoorziene zaken te gebruiken. De coördinator rapporteert maandelijks de voortgang van taken en bestedingen aan het bestuur. Het bestuur blijft te allen tijde bevoegd budgetten bij te stellen. Voor 2012 is het verwerven van inkomsten opgenomen als één van de speerpunten. Er zijn nog geen inkomsten begroot, zodat eventuele inkomsten zullen resulteren in financiële meevallers. De bovengenoemde speerpunten en de onderwerpen die in aparte plannen worden uitgewerkt staan in onderstaande hoofdstukken beschreven en zijn voorzien van een budget per onderdeel. Daarnaast is een hoofdstuk geweid aan de algemene activiteiten voor bestuur en organisatie. Ook deze post is voorzien van een budget.
2. Planmatig vergroten van de naamsbekendheid
Vooral door de organisatie van de Verkiezing van de Ambassade en Ambassadeur van de Verdraagzaamheid 2011 is de naamsbekendheid flink gegroeid. Voor 2012 is de naamsbekendheid als speerpunt opgenomen. Bij het vergroten van de naamsbekendheid spelen de volgende zaken: • Hoeveel mensen hebben wel een van het Paleis van de Verdraagzaamheid gehoord. • Hoeveel mensen weten waar het Paleis van de Verdraagzaamheid voor staat. • Hoe kunnen we meer mensen bereiken. Uiteindelijk draagt een grotere naamsbekendheid bij aan het bereiken van meer mensen die ook sympathie hebben voor het initiatief of er zelfs op één of andere manier aan bij willen dragen. Uitingen Jaarplan 2012 Stichting Paleis van de Verdraagzaamheid
blad 2 van 5
augustus 2012
om de naamsbekendheid te vergroten moeten daarom niet ten koste gaan van de sympathie voor dit initiatief. Het vergroten van de naamsbekendheid wordt verder uitgewerkt in een apart plan voor de communicatie en de PR. Zie hiervoor hoofdstuk 9. Het budget voor deze activiteit is meegenomen in het hoofdstuk 9 Communicatie- en PR-plan.
3. Opstellen van een manifest
Doel van deze activiteit is het vastleggen van een duidelijke definitie waar het Paleis van de Verdraagzaamheid voor staat. Het Paleis van de Verdraagzaamheid staat voor het bevorderen van de Verdraagzaamheid, maar wat verstaat zij onder verdraagzaamheid en tot in welke mate wil zij het bevorderen? Welk doel streeft het Paleis van de Verdraagzaamheid na met het bevorderen van de verdraagzaamheid? Een antwoord op deze vragen zal terug te vinden zijn in het manifest. Het manifest is een basis document, dat houvast geeft bij toekomstige discussies; het geeft aan waar de stichting voor staat. Daarom is de activiteit voor het opstellen van een manifest gepland in de eerste maanden van het jaar. De volgende stappen worden onderkent: 1. In januari is een concept klaar. Dit concept is de inhoudelijke af. 2. In februari is het manifest klaar. De tekst is zo opgesteld dat deze staat als een huis. Daarnaast is deze in ook als folder uit te geven, bijvoorbeeld aan nieuwe bestuursleden. Mogelijke acties tijdens het uitvoeren van deze activiteit, zijn: 1. Het opstellen van de tekst. 2. Het (laten) herschrijven van de tekst. 3. Het vormgeven van het manifest. 4. In eerste instantie 10 manifesten laten vervaardigen. Het totale budget voor deze activiteit is € 30,=. Het ontwikkelen van promotiemateriaal op basis van het manifest zit in het Communicatie- en PR-plan.
4. Invullen van de randvoorwaarden voor de continuïteit
In 2011 is een inventarisatie van de risico's gemaakt en zijn maatregelen benoemd. Bepaalde maatregelen moeten verder worden uitgewerkt. De risico's zijn te clusteren in de volgende groepen: 1. Financiële risico's, waaronder aansprakelijkheidsrisico's en juridische risico's. 2. Risico's op het gebied van de continuïteit van ons diensten aanbod, zoals schade aan gegevens, het uitvallen van de website en het uitvallen van personen met kennis. 3. Risico's op het gebied van de continuïteit van onze uniciteit, zoals een andere organisatie die het idee overvleugeld of het niet goed vastleggen van onze kernwaarden. Voor het invullen bovengenoemde randvoorwaarden zijn onder andere de volgende activiteiten nodig: 1. Het verwerven van inkomsten. Dit onderdeel staat uitgewerkt in een apart hoofdstuk. 2. Het zorgen voor goede afspraken met vrijwilligers en dit vastleggen in contracten. 3. Aanvullende maatregelen voor ICT infrastructuur en back-up. 4. Het zorgen voor een goede infrastructuur en goede afspraken over het delen van kennis. 5. Het zorgen voor uniciteit door een goed manifest. Dit staat al beschreven in hoofdstuk 3. Het totale budget voor deze activiteit is € 20,=.
Jaarplan 2012 Stichting Paleis van de Verdraagzaamheid
blad 3 van 5
augustus 2012
5. Uitbouwen van de jaarlijkse verkiezing
De verkiezing van de Ambassade en Ambassadeur van de Verdraagzaamheid 2011 was een groot succes. Natuurlijk vraagt dit om een minimaal vergelijkbaar vervolg in 2012. Voor 2012 zal een apart uitwerkingsplan worden gemaakt en zal worden ingezet op ondersteuning door vrijwilligers en fondsen. De inschatting van de kosten is gebaseerd op een uitvoering die vergelijkbaar is met 2011. Meerkosten voor een grotere aanpak zal moeten komen uit co-financiering. De belangrijkste kosten voor de verkiezing zijn: 1. Kosten voor de website (professionele poll-software en het aanpassen van de website op basis van de nieuwe gegevens van de verkiezing) . 2. Bekendmaken van de verkiezing. Dit kan eventueel samen met het bekend maken van het programma van de themaweek. 3. Organisatie uitreiking; waaronder de huur van een zaaltje en de aankleding van de avond. Op basis van de gemaakte kosten voor de verkiezing in 2011 is het totale budget voor deze activiteit gesteld op € 440,=.
6. Coördineren themaweek over verdraagzaamheid
In 2011 is al een oproep naar diverse podia gedaan om aandacht te besteden aan verdraagzaamheid in de week voorafgaand aan de UNESCO internationale dag van de Verdraagzaamheid. Deze oproep was toen te laat om nog in de diverse agenda's mee te nemen. Voor 2012 zullen we de diverse podia benaderen of zij interesse hebben om in hun programmering iets op te nemen rond het thema verdraagzaamheid en om een gemeenschappelijke agenda uit te geven. De uit te voeren activiteiten zullen dan bestaan uit: 1. Benaderen organisaties die mee willen werken. 2. Opstellen gemeenschappelijke agenda (en website). 3. Zoeken sponsors voor dit onderdeel. 4. Embleem ontwikkelen voor theater dat meedoet die week. De kosten zitten dan vooral in eventuele kosten voor het maken van een gemeenschappelijke agenda en advertentie kosten. Kosten technisch is het niet haalbaar om de agenda als advertentie aan te bieden, tenzij hiervoor (co-)financiering wordt gevonden. Het uitgeven van een gemeenschappelijk persbericht kan wel en het bekend maken van de agenda op social media en op een website. Er wordt hierbij vanuit gegaan dat vijf organisaties meedoen en de kosten voor het Paleis van de Verdraagzaamheid één-vijfde deel van de totale kosten zijn. De kosten moeten zeer beperkt zijn. De kracht zal moeten liggen in de samenwerking. Het budget voor het aandeel van het Paleis van de Verdraagzaamheid voor deze activiteit is € 20,=.
7. Verwerven van inkomsten
Momenteel kent het Paleis van de Verdraagzaamheid nog geen inkomsten. De reserves zijn voldoende om de uitgave voor 2012 te dekken en ontstaan door giften van de oprichters van de stichting. Daarnaast worden nog een deel van de kosten betaald door ICT alternative. Aangezien ICT alternative momenteel ontmanteld wordt, zullen deze kosten in de toekomst ook voor het Paleis van de Verdraagzaamheid komen. Voor 2013 en verder is het van belang om inkomsten te derven die de kosten dekken en die ruimte bieden voor verdere ontwikkeling. Voor dit onderdeel zal een apart uitwerkingsplan worden gemaakt. De inschatting van de kosten voor het verwerven van inkomsten zijn gebaseerd op: 1. Het zorgen van goed promotiemateriaal. Dit is echter al meegenomen in de uitwerking van het communicatie en PR plan. Zie hoofdstuk 9 “uitwerken Communicatie- en PR-plan”. 2. Kosten voor inzameling, materiaal, e.d. 3. Kosten voor promotie van een eenmalige inzameling. Jaarplan 2012 Stichting Paleis van de Verdraagzaamheid
blad 4 van 5
augustus 2012
4.
Kosten voor het maken van effectieve aanvragen voor subsidies of co-financiering.
Het totale budget voor deze activiteit is gesteld op € 50,=.
8. Versterken van de interne organisatie
Voor verdere groei van de organisatie is het nodig dat de interne organisatie hierop is voorbereid. Hiervoor is het onder andere nodig dat acties worden uitgevoerd om kennisuitwisseling te ondersteunen. Daarnaast moet er een goede basis zijn om vrijwilligers te werven en aan te sturen. Voor 1. 2. 3. 4. 5. 6.
het versterken van de interne organisatie worden de volgende zaken onderkend: Voorzieningen treffen voor kennisdeling. Versterken van het bestuur. Zorgen dat de organisatie klaar is voor ondersteuning door vrijwilligers. Vrijwilligers binden en koesteren. Oriënteren op een mogelijke locatie voor het uitvoeren van vrijwilligersactiviteiten. Versterken van relaties met andere organisaties.
Het totale budget voor deze activiteit is gesteld op € 50,=.
9. Uitwerken Communicatie- en PR-plan
Het Paleis van de Verdraagzaamheid maakt voor de communicatie en PR momenteel gebruik van de website, nieuwsbrieven, social media (Facebook en Twitter) en informatie flyers en visitekaartjes. Daarnaast is er in het kader van de titeluitreiking contact geweest met diverse redacties van kranten en tijdschriften. Voor 2012 zal de stichting meer focussen op doeltreffende communicatie. Hiervoor wordt een apart Communicatie- en PR-plan ontwikkeld. De inschatting van de kosten voor de ontwikkeling en uitvoering van dit Communicatie- en PR-plan zijn gebaseerd op: 1. De kosten voor de ontwikkeling en productie van goed promotiemateriaal. 2. Het aanpassen van de huisstijl en de daaraan verwante kosten. 3. Verdere ontwikkeling van de huidige communicatiemiddelen. 4. Ontwikkelen nieuwe communicatiemiddelen. 5. Bezoek aan markten ter promotie. 6. Meer inspelen op de actualiteit. Het totale budget voor deze activiteit is gesteld op € 75,=.
10. Uitvoeren reguliere en overige activiteiten
Bij de uitvoering van reguliere taken moet worden gedacht aan de bedrijfsvoering en de website en de daaraan gerelateerde kosten. De inschatting van de kosten: 1. Inschrijving Kamer van Koophandel en uittreksels: € 80,= 2. Kosten van de bankrekeningen: € 130,= 3. Inschrijving bij de VrijwilligersCentrale Amsterdam: € 35,= 4. Kosten voor de website en de emailadressen: PM (in 2012 wordt € 380,= nog betaald door ICT alternative) 5. Kosten voor de postbus: PM (in 2012 wordt € 175,= betaald door ICT alternative) 6. Algemene bestuurskosten, zoals zaalhuur voor vergaderingen en kosten voor koffie, e.d. € 75,= Het totale budget voor deze activiteit is gesteld op € 320,=. Jaarplan 2012 Stichting Paleis van de Verdraagzaamheid
blad 5 van 5
augustus 2012
