Alles uit de kast !
2009-2012
Jaarplan 2012 Het Utrechts Archief Mei 2011 Utrecht
Inhoud Leeswijzer
3
1
‘Alles uit de kast’: Het jaar 2011 in perspectief van het meerjarenbeleidsplan 2009-2012
4
2
De activiteiten in 2011 2.1 Nieuwe activiteiten in 2011: de vertrekpunten 2.2 Communicatie & Marketing 2.3 Kenniscentrum 2.4 Schakel tussen verleden, heden en toekomst 2.5 Hoogge(l)ëerd publiek 2.6 Verruimen van de blik op de wereld 2.7 Bijdragen aan transparantie en good governance 2.8 Samenwerking voorop
6 6 6 8 10 14 17 17 19
3
Randvoorwaarden in Bedrijf 2011 3.1 Facilitair 3.2 Post en archiefzaken 3.3 Financiële Administratie 3.4 ICT 3.5 Personeel
20 20 20 20 21 22
2
Leeswijzer Het jaarplan 2012 geeft een overzicht van de ambities, doelstellingen en speerpunten die Het Utrechts Archief in het vierde en laatste jaar van de beleidsperiode 2009-12 op het programma heeft staan. Na een inleiding Alles uit de kast ! (1) worden de uitgezette lijnen voor 2012 toegelicht (2). In navolging van 2009, 2010 en 2011 is gekozen voor een integrale opzet, waarbij niet per afdeling afzonderlijk de activiteiten staan beschreven, maar gezamenlijk per visielijn. Daarmee sluit het plan aan bij het meerjarenbeleidsplan 2009-12. Met deze presentatievorm willen we eens te meer benadrukken dat de afdelingen samen Het Utrechts Archief vormen en dat we verkokering, zeker nu we op twee locaties gevestigd zijn, zoveel mogelijk willen voorkomen. Om de plannen voor 2012 in de context te kunnen zien van het meerjarenbeleidsplan 2009-2012, zijn per paragraaf de belangrijkste uitgangspunten hieruit vermeld, waarna wordt toegespitst op de voorgenomen activiteiten in 2012. Samen vormen ze een geïntegreerd beleid, dat het uitgangspunt vormt voor een stevige positionering van Het Utrechts Archief, en daarmee voor een consistent communicatie- en marketingbeleid. De afdelingen Inspectie & Archieven, Collectie & Publiek, Communicatie & Marketing, Financiën en Bedrijfsvoering beschikken naast dit gezamenlijke Jaarplan per afdeling over een eigen, meer gedetailleerd werkprogramma dat, indien van toepassing, weer de onderlegger vormt voor individuele werkplannen van de medewerkers. De financiële implicaties van dit Jaarplan zijn nader uitgewerkt in de Begroting 2012. Deze is apart gebonden. Vanwege de reeds ingezette veranderingen bij de afdeling Financiën die op deze kleine afdeling een groot beslag leggen, is ervoor gekozen om ook dit jaar geen rechtstreekse vertaling van de begroting per visielijn te leveren. In het jaarplan en in de begroting is geen rekening gehouden met financiële en wellicht ook inhoudelijke consequenties van de aanstaande decentralisatie. Die waren ten tijde van de opstelling van jaarplan en begroting nog niet bekend.
3
1
‘Alles uit de kast’: Het jaar 2012 in perspectief van het meerjarenbeleidsplan 2009-2012
Centraal in het meerjarenbeleidsplan 2009-2012 staat de doelstelling om de bewezen potentie van de collectie archieven, prenten, tekeningen, kaarten, foto’s, films en boeken beter te benutten. Het beleid van Het Utrechts Archief is er op gericht om – zoveel als mogelijk in samenwerking met anderen - actief en enthousiast de rijkdom van de collectie te laten zien en de bekendheid van Het Utrechts Archief en het gebruik ervan fors te laten toenemen. In 2012 staan –naast vele andere activiteiten- drie doelstellingen centraal. 1. 2. 3.
Personeel en studiezaalbezoekers werken op de gerenoveerde Alexander Numankade in een professionele omgeving en ontwikkelen een digitale studiezaal. De collectie wordt ondergebracht in een state-of-the-art depot. Ons digitale bereik neemt verder toe van 1,5 miljoen naar 1,8 miljoen gebruikers die gemiddeld 8 minuten actief zijn op www.hetutrechtsarchief.nl. We doen dit door meer digitale content aan te bieden, de digitale dienstverlening uit te breiden, en de website als belangrijkste instrument hierin te vernieuwen. Op de locatie Hamburgerstraat realiseren we – naast de permanente, multimediale opstelling - een publieksprogrammering met exposities, (educatieve) activiteiten en evenementen. We streven hier naar stabilisatie van het bereik van educatieve activiteiten (3.000 scholieren/studenten) en een stijging van de bezoekcijfers van 10%.
Na jaren van verbouwen, verhuizen en renoveren is 2012 het eerste jaar dat Het Utrechts Archief definitief is teruggekeerd op de Alexander Numankade. Naar verwachting is dan ook het voormalig gemeentelijk depot weer heringericht en de totale collectie herenigd. Dit vergemakkelijkt de fysieke dienstverlening en dat biedt ruimte voor de (verdere) ontwikkeling van een digitale studiezaal. Naast optimalisering van de dienstverlening voor traditionele gebruikers willen we in toenemende mate nieuwe bezoekers trekken en het bereik van onze informatie in de beleidsperiode 2009-2012 verdubbelen. De verdubbeling van het gebruik van de collectie werd al veel eerder (in 2010) gerealiseerd. De mogelijkheid het bereik al sneller verder uit te bouwen wordt volop benut. We hanteren daarbij (nieuwe) manieren waarmee we (nieuwe) gebruikers en bezoekers met uiteenlopende achtergronden willen interesseren. Van een nieuwe website met gemakkelijk doorzoekbare online Archief- en Beeldbanken tot nieuwe studiezalen, van een multimediaal bezoekerscentrum met verrassende permanente presentatie tot een gevarieerd aanbod van educatieve programma’s, tijdelijke exposities, activiteiten en evenementen. De website www.hetutrechtsarchief.nl is onze meest bezochte ‘locatie’. In 2010 is een belangrijk onderdeel aan de website toegevoegd: een Archiefbank die het voor bezoekers mogelijk maakt digitaal documenten te bestellen en te ontvangen. Het Utrechts Archief ontwikkelde deze faciliteit samen met De Ree archiefsystemen voor het hele veld. Breder gebruik zal bevorderen dat onderzoekers de faciliteit gemakkelijker gaan benutten. Het Utrechts Archief zet ook in 2012 in op promotie van de Archiefbank. 2012 is ook het jaar waarin het bezoek van scholen (primaire doelgroep van Educatie) opnieuw veel aandacht krijgt. Contacten met het onderwijs worden geïntensiveerd. Naast uitbreiding van bekendheid, willen we ook in dit jaar minstens 3.000 jongeren ontvangen, ondanks het feit dat bijvoorbeeld programma’s als die van de Vrede van Utrecht dat niet vergemakkelijken. De taken van een archiefinstelling omvatten, naast de nadruk van politiek en maatschappij op het vergroten van het publieksbereik, meer dan alleen een plaats voor historisch onderzoek en beleving te zijn. Archieven ontstaan als product van en zijn instrument voor het overheidshandelen. Naast het ontsluiten, beheren en beschikbaar stellen van de archieven, is het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding (Inspectie) daarom een rol die nadrukkelijk aandacht krijgt. De gemeentelijke archiefinspectie nieuwe stijl, overigens al geleidelijk gestart in 2008, is gericht op good governance, kwaliteitszorg en risicomanagement en is nu volop in uitvoering. De kwaliteit van de afdeling Inspectie is ook andere gemeenten opgevallen. In 2009 werd al een dienstverleningsovereenkomst met Amersfoort aangegaan. Eind 2010 sluit de gemeente Nieuwegein zich voor al haar archieftaken aan bij Het Utrechts Archief. Uitvoering van die tweede dienstverleningsovereenkomst is in 2011 op stoom gekomen en zal in 2012 ‘going concern’ geworden zijn. In 2012 maken we een begin met een reguliere inspectiecyclus die aansluit bij de innovatieve opzet van het digitale informatiebeheer van de gemeente Nieuwegein. Nieuwegein neemt op dit terrein een leidende positie in.
4
Tot slot: 2012 wordt waarschijnlijk ook het jaar waarin de relatie met de provincie Utrecht verandert doordat de provincie een wettelijke taak krijgt m.b.t. het archiefbeheer van de eigen archieven. Het Utrechts Archief ziet uit naar een versterking van de relatie met de provincie, die nu projectmatig van aard is. Het is mensenwerk om alles wat we ons voor 2012 voornemen voor elkaar te krijgen. Ieder zet zijn/haar talenten in om gezamenlijk onze ambitie waar te maken. Het Utrechts Archief investeert daarom ook in activiteiten die ons allen in staat stellen het beste uit onszelf halen in relatie tot de doelstellingen van Het Utrechts Archief.
5
2
De activiteiten in 2012
2.1
Nieuwe activiteiten in 2012: de vertrekpunten
In 2007 zijn zes visie-lijnen geformuleerd met ambities, heldere doelstellingen en speerpunten waarop onze activiteiten in de periode 2009-2012 gericht zullen zijn. Deze kunnen als volgt op hoofdlijnen worden samengevat: Het Utrechts Archief • is een kenniscentrum voor een brede en gevarieerde groep gebruikers • is een schakel tussen verleden, heden en toekomst • biedt een voortdurende wisselwerking tussen aanbod en publiek • nodigt mensen uit om vanuit de eigen omgeving de blik op de wereld te verruimen • draagt bij aan good governance door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer • wil voor collega’s en culturele instellingen als initiatiefvolle, inspirerende en betrouwbare partner herkenbaar zijn In de loop van 2011 wordt duidelijk welke effecten de voornemens uit het Regeerakkoord 2010 hebben voor Het Utrechts Archief. Inzet van de staatssecretaris van OCW is om de provincies via een wetswijziging verantwoordelijk te maken voor hun eigen archieven nadat die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Intentie is om daarmee de rijksbezuiniging van 25% te neutraliseren. Provincies compenseren de korting van het rijk door voor het beheer van hun eigen archieven te gaan betalen. Voor ons betekent dit een intensievere relatie met de provincie. Daar zien we naar uit. De provincie Utrecht ondersteunde al diverse innovatieve projecten. Het vergt daarnaast van onze organisatie ook inzet op nieuwe verantwoordingsstructuren en kostprijsberekening. Vooralsnog hebben de beide partners in de WGR aangegeven een begroting zonder bezuinigingsopdracht te verwachten. We houden er rekening mee dat er geen of nauwelijks compensatie van indexeringen op huur en personeelskosten zal plaatsvinden, wat toch een lichte bezuiniging betekent. Alle afdelingen dragen in meer of mindere mate bij aan deze visielijnen. Samen vormen ze een geïntegreerd beleid, waarin samenhang en onderlinge afstemming centraal staan. Dit geheel vormt ook het uitgangspunt voor de positionering van Het Utrechts Archief, hetgeen zijn vertaling vindt in het communicatie- en marketingbeleid.
2.2 Communicatie & Marketing Communicatie en marketing zijn cruciaal voor een stevige en consistente positionering van Het Utrechts Archief. De activiteiten scharnieren tussen interne en externe processen, tussen verschillende afdelingen, tussen aanbod en publiek, tussen identiteit en imago, tussen kwalitatieve en kwantitatieve ambities en doelstellingen. Communicatie en marketing werken zowel adviserend, onderzoekend en conceptontwikkelend als ondersteunend, vormgevend en uitvoerend. Daarmee doorlopen de activiteiten alle lagen van de organisatie, van strategische beleidsvorming tot logistieke uitvoering. Positionering In de relatief nog steeds nieuwe positionering van Het Utrechts Archief is het sinds de openstelling van de locatie op de Hamburgerstraat (juni 2008) nog altijd van groot belang dat er goede overeenstemming is tussen wat intern gedragen wordt, en extern uitgedragen wordt. Dit betekent ook dat er een goed evenwicht gezocht wordt tussen de verschillende locaties. In de loop van 2012 wordt dit voor zowel medewerker als bezoeker eenvoudiger nu het depot en de studiezaal originelen weer gevestigd zijn op één locatie. Het behouden van consistentie en één gezicht in de externe communicatie en marketing zal in 2012 een aandachtspunt blijven. Dienstverlening In 2011 is de digitale dienstverlening uitgebreid met de afronding van de Archiefbank. In 2012 kan bekeken worden of dit implicaties gaat hebben voor het fysieke bezoek aan de studiezalen. In 2011 was ook al een deel van de bouwtekeningen via de Archiefbank te raadplegen. Gestreefd wordt naar een snelle digitalisering van de rest van de bouwtekeningen. Ook komen in de loop van 2012 de eerste gegevens van de Doop/Trouw/Begraaf registers online in een brede provinciale index. Naar verwachting zal het studiezaalbezoek aan de Hamburgerstraat in 2012 hierdoor meer afnemen dan dat dit in 2010 gedaan heeft (1,5 %). [In 2010 was er sprake van een daling van 18 % van fysiek bezoek aan de beide studiezalen, maar die viel eenvoudig te verklaren door een ontmoedigingsbeleid in verband
6
met de verbouwing.] In 2013 kan vervolgens een betrouwbare uitspraak worden gedaan over de daadwerkelijke implicaties van de uitbreiding van de digitale dienstverlening. Werving publiek Fysiek Een belangrijke doelstelling voor 2012 is publieksverbreding en hiermee ook een toename van bezoek en gebruikmaking van het archief. Steeds vaker vindt de bezoeker zijn weg naar het digitale archief waar het bezoek aan de fysieke studiezaal licht afneemt. Voor de exposities geldt dat het bezoekersaantal toeneemt. In 2012 wordt met behulp van een gevarieerde tentoonstellingsplanning die zich richt op verschillende doelgroepen gestreefd naar een toename van het fysieke bezoek. Voor het werven en betrekken van publiek wordt – naast de inzet van traditionele middelen en media – steeds meer gebruik gemaakt van toepassingen op het gebied van nieuwe en social media. In 2011 werd Twitter al ingezet als medium om de transparantie van Het Utrechts Archief te bevorderen, en is er daarnaast uitgebreid onderzocht wat nieuwe media nog meer voor Het Utrechts Archief kunnen betekenen. In 2012 zal een uitgebreidere mix van nieuwe media worden ingezet die elkaar kunnen ondersteunen en versterken. Ook zal – afhankelijk van onderwerp en te bereiken doelgroep – meer gezocht worden naar een integratie van nieuwe media in de klassieke media (direct mail, persberichten, digitale nieuwsbrieven, website folders enz.). Vooralsnog concentreerde de participatie in social media zich voornamelijk op de afdeling Communicatie en Marketing, met een try-out voor twee inhoudelijk betrokkenen uit verschillende lagen van de organisatie. Voor 2012 is het van belang dat meerdere medewerkers in de organisatie bijdragen aan deze interactiemogelijkheden. Het Utrechts Archief heeft op de locatie Hamburgerstraat een gevarieerd aanbod dat wisselt van wetenschappelijk tot laagdrempelig en toegankelijk, waarbij de collectie altijd als uitgangspunt wordt genomen. Om dit aanbod goed op de publieksgroepen te kunnen afstemmen en nieuwe doelgroepen te kunnen aanspreken is het zaak om inzicht te hebben in het bezoekersprofiel en de beoordeling van de exposities en randprogrammering. Met een continu bezoekersonderzoek (gesubsidieerd door de provincie Utrecht in 2011 en 2012) kan een helder beeld worden opgeroepen van de bezoeker van de vaste- en tijdelijke exposities. Ook wordt hiermee in kaart gebracht wat verbeterpunten van dienstverlening en opstelling zijn. In 2012 kan aan de hand van de gegevens van het eerste jaar worden bepaald welke groepen al aangesproken worden en welke groepen kansrijk zijn om aan te boren. Hiermee kan met marketing en communicatie gerichter beleid worden gevoerd. Randprogrammering In 2011 werd met de randprogrammering sterker de focus gelegd op de periode waarin tijdelijke exposities plaatsvonden. In 2012 zal nog meer getracht worden de programmering inhoudelijk en planmatig aan te laten sluiten op deze exposities. Dit zorgt voor een sluitend en consistent programma, waarmee Marketing en Communicatie zich kan richten op specifieke doelgroepen. Digitaal Vaak vindt een eerste kennismaking plaats via de website van Het Utrechts Archief. Met jaarlijks vele digitale bezoekers wordt in 2012 verwacht dat dit aantal zal toenemen nu via de Archiefbank een groter deel van de collectie digitaal beschikbaar is geworden. Hiermee is de collectie nog meer ontsloten en kan een vraaggerichte digitale dienstverlening bewerkstelligd worden. Een beweging die in de archieven steeds meer draagvlak krijgt, en waar in 2012 in de communicatie over de digitale ontsluiting van de collectie de focus op moet liggen; het is een beweging waar Het Utrechts Archief als een van de pioniers in Nederland trots op mag zijn. Op de website wordt bewust geen onderscheid gemaakt in de expositiebezoeker en de archiefbezoeker. Het Utrechts Archief richt zich immers op een breed publiek en wil daarbij een gezicht behouden. De ervaring leert echter dat de huidige structuur van de website te gecompliceerd is om het publieksprogramma (exposities en randprogrammering) eenvoudig te communiceren en aan te bieden aan de potentiële expositiebezoeker. In 2011 is onderzocht wat de mogelijkheden zijn om dit te verbeteren. In 2012 zal hier met beperkte middelen een oplossing voor gezocht worden. Samenwerking voorop De intensivering van de gezamenlijke marketing van de Musea Utrecht met de daaruit voortvloeiende gezamenlijke evenementen, en de breed gedeelde drager (Vrede van Utrecht 2013) voor de tentoonstelling van het najaar 2012 zullen een grote bijdrage moeten leveren aan het fysieke bezoek in 2012. Twee grote gezamenlijke evenementen zijn de Stadsdag (waarvan Het Utrechts Archief mede initiatiefnemer is) en Museumnacht.
7
Echte vriendschap van belang In 2010 en 2011 is de Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief als ‘Utrechtse Vriendschap’ nieuw leven ingeblazen door een actief bestuur. In een tijd waarin extra middelen van de overheid niet/nauwelijks nog beschikbaar zijn en ook de mogelijkheden van fondsen teruglopen, is een goede relatie met mensen die zich bij het archief betrokken voelen van groot belang. In 2011 is voor het eerst in jaren weer een activiteitenprogramma voor Vrienden opgesteld. In 2012 wordt dit aanbod gestabiliseerd met de Paulusnacht rond 25 januari als hoogtepunt. In 2012 zal de focus daarnaast liggen op het werven van bedrijfsvrienden en gouden vrienden. Activiteiten 2012 Corporate communicatie ‐ Voortzetting en verdere ontwikkeling van structurele werkzaamheden op gebied van interne en externe communicatie die zich uit in een heldere positionering, herkenbaarheid, en toenemende naams- en productbekendheid. ‐ Integratie van nieuwe media in de klassieke media. Public Relations, promotie, free publicity ‐ Het genereren van free publicity (die resulteert in een toename van de advertentiewaarde). ‐ Promotie en publiekswerving voor tentoonstellingen en aanvullende en aansluitende randprogrammering. ‐ Marketingcommunicatie ‐ Toename gebruik digitale dienstverlening (waaronder Archiefbank) stimuleren. ‐ Continue evaluatie van publieksgroepen en –aanbod en aan de hand hiervan eventueel aanboren van nieuwe doelgroepen. ‐ Structurele samenwerking met lokale culturele partners op snijvlak van marketing en positionering van Utrecht als culturele stad zoals Stichting Cultuurpromotie Utrecht, Vrede van Utrecht en de Musea Utrecht. ‐ Structurele samenwerking met nationale culturele of inhoudelijk betrokken partners zoals BRAIN, NHM, Nederlandse Museumvereniging en Open Monumentendag. Projecten ‐ Evalueren en doorontwikkelen van de website met betrekking tot het virtuele aanbod en de werving van en voor het publieksprogramma. ‐ Breed samenwerkingsverband inclusief tentoonstelling en randprogrammering in het kader van Vrede van Utrecht. ‐ Activiteiten Utrechtse Vriendschap, Paulusnacht, uitbreiden bedrijfsvrienden/gouden vrienden
2.3
Kenniscentrum
Met zijn rijke archieven en collecties op het gebied van stad en provincie Utrecht, de Nederlandse Spoorwegen en landelijke kerkelijke instellingen is Het Utrechts Archief een kenniscentrum voor een brede gevarieerde groep gebruikers. Expertise in huis Uit het meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief doet meer dan toegang tot data bieden. Het biedt bezoekers en gebruikers context bij de informatie die ze zoeken. Op de eerste plaats door middel van ‘het makelen van informatie’. En daarnaast door middel van (digitale) publicaties, diverse vormen van hulp bij onderzoek (w.o. onderzoeksgidsen en werkstukonderwerpen), cursussen, tentoonstellingen etc. De kennis van eigen medewerkers speelt daarbij een belangrijke rol. Zowel de expertise die in huis is op specifieke terreinen als de basiskennis over de geschiedenis van stad en provincie en over de eigen collectie. Medewerkers moeten zelf goede digitale zoekers zijn, zodat zij mensen op weg kunnen helpen zelf het antwoord op uiteenlopende
8
vragen te vinden. Voor de meeste bezoekers is juist de kennis over grote lijnen van de geschiedenis van stad en provincie en bekend zijn met wat zich in de collectie bevindt en hoe daarin gezocht moet worden, voldoende om een toegevoegde waarde te bieden. Voor vakgenoten en wetenschappelijk gerichte onderzoekers willen we een volwaardige gesprekspartner zijn, waar mogelijk adviseur. Deze kennis van medewerkers moet onderhouden worden. Activiteiten 2012 In voorgaande jaren is geïnvesteerd in opleiding van medewerkers op het terrein van kennis over de eigen collectie, de ‘collectie Utrecht’ en vaardigheden zoals klantgerichtheid. Het MT besteedde aandacht aan leidinggevende kwaliteiten. In 2012 krijgt dit een vervolg op collectieve en/of individuele basis: • Het studiezaalteam investeert verder in digitale vaardigheden en draagt in overleg met het afdelingshoofd thema’s voor scholing aan. Deze scholing is vooral gericht op digitale sociale vaardigheden (web 2.0), zodat Het Utrechts Archief geleidelijk ook een digitale studiezaal beschikbaar heeft op www.hetutrechtsarchief.nl. • Het in aantal afgenomen management neemt ook in 2012 ruimte om aandacht aan samenwerking en de ontwikkeling van vaardigheden en kennis op het terrein van leidinggeven te schenken. Daarnaast wordt door hen geïnvesteerd in financiële kennis t.b.v. nieuwe vereisten op het terrein van verantwoording.
Themalijn Oorlog en Vrede Uit het meerjarenbeleidsplan In de periode 2009-2012 wordt het kenniscentrum verder versterkt door aandacht te richten op twee thema’s. De thema’s worden op uiteenlopende wijze benaderd en leveren verschillende producten op waardoor een meerwaarde voor diverse doelgroepen bereikt wordt. Het eerste thema betreft Oorlog en Vrede. Het thema sluit aan bij andere initiatieven, waaronder het feit dat het Defensiemuseum in 2013 (o.v.) in Soesterberg zijn deuren opent, en dat fort Vechten functioneert als Waterliniebezoekerscentrum. De Vrede van Utrecht, die in 2013 grootschalig wordt gevierd, wordt breed opgepakt met aandacht voor oorlog en vrede over een lange periode. Het Utrechts Archief beschikt over een uitgebreide collectie 19e en 20e-eeuwse militaire archieven die stuk voor stuk slecht ontsloten zijn. Parallel aan de inventarisatie van dat complex, wordt een onderzoeksgids gepubliceerd in samenwerking met diverse partijen. Voor militaire archieven geldt dat vele puzzelstukken niet in Utrecht, maar elders - bijvoorbeeld in het Nationaal Archief in Den Haag - te vinden zijn. De aanpak van dit thema is er tevens op gericht de bezoeker een overzicht te bieden in de veelheid van bronnen in Utrecht en elders. De laagdrempelige onderzoeksgids in combinatie met het geïnventariseerde complex 19e en 20eeeuwse militaire archieven stimuleert de onderzoeksmogelijkheden. Binnen het thema passen eveneens de voorbereidingen voor een bijdrage van Het Utrechts Archief aan een reeks tentoonstellingen over de Vrede van Utrecht in 2013. Activiteiten 2012 • Er wordt in beperkte mate gewerkt aan de inventarisatie van een reeks onvoldoende ontsloten archieven van militaire organisaties uit de 19e en 20e eeuw. • Er wordt een tijdelijke tentoonstelling georganiseerd met als thema Utrecht als garnizoensstad • Ten behoeve van een tentoonstelling in het kader van de Vrede van Utrecht/2013 wordt vooronderzoek gedaan naar o.m. de huizen van gezanten gedaan. Themalijn Nationale en Utrechtse canon Uit het meerjaren beleidsplan De nationale canon vormt het vertrekpunt voor het tweede thema Nationale en Utrechtse canon. Het Utrechts Archief beheert diverse archieven die de bron voor de nationale canonvensters vormen. Een investering in het beheer en de digitalisering van juist die bronnen is gewenst. Presentatie op internet wordt daardoor mogelijk. Speciale aandacht gaat daarbij uit naar de kastelen en buitenplaatsen (en bijbehorende familiearchieven) in de provincie, één van de canonvensters van de nationale canon. Op dit punt wordt het beleid aangepast. Vanwege onvoldoende middelen en afnemende relevantie stelt Het Utrechts Archief geen canon van de geschiedenis van de stad Utrecht op haar website beschikbaar.
9
Themalijn Kastelen en buitenplaatsen Het jaar 2012 wordt landelijk gepresenteerd als het jaar van de Buitenplaats. Daarbij is de definitie van het fenomeen ‘buitenplaats’ zo gekozen dat ook de meeste kastelen zijn inbegrepen. Ook in de provincie Utrecht zal dit thema breed worden uitgemeten, waarbij zowel de provincie Utrecht als het Utrechts Landschap een belangrijke rol spelen in de organisatie. Het Utrechts Archief, dat binnen de provincie de belangrijkste bewaarplaats is van de archieven en collecties die van de vele kastelen en buitenplaatsen in de provincie zijn overgeleverd, wil graag op dit themajaar aanhaken. Een reeks activiteiten is in voorbereiding. Activiteiten 2012 • Lancering van een themasite Kastelen en buitenplaatsen op de website van Het Utrechts Archief met een thematische zoekingang op alle relevante archieven en collecties, in samenwerking met de vijf Kasteelmusea in de provincie. Onder voorbehoud van financiële steun van de provincie (Schatkamer) • Digitaliseren van een substantiële selectie uit de archieven van huis Amerongen, huis Zuylen en huis De Haar, te publiceren in de Archiefbank en als onderdeel van genoemde themasite. Onder voorbehoud van financiële steun van de provincie (Schatkamer). • Publicatie van de gedrukte inventaris van het archief van huis Hardenbroek. • Acquisitie van de fotocollecties van huis Doorn, huis Zuylen en huis De Haar. Bewegend beeld Uit het meerjarenbeleidsplan • Op het terrein van bewegend beeld is Het Utrechts Archief de thuisbasis van het expertisecentrum, het Utrechts Provinciaal Filmarchief. Het betreft een samenwerkingsproject met archieven en historische verenigingen in de provincie. Het biedt kennis en faciliteiten op het gebied van het beheer en de conservering (digitalisering) van bewegend beeld. Het Utrechts Provinciaal Filmarchief is opgezet met financiële steun van de Provincie Utrecht en Het Utrechts Archief. De provincie Utrecht heeft in het kader van De Utrechtse Schatkamer subsidie verleend voor de uitvoering van de tweede fase van het Utrechts Provinciaal Filmarchief in de periode 1 januari 2010 tot en met 31 december 2011. Het succesvolle Utrechts Provinciaal Filmarchief wordt in 2012 voortgezet. Activiteiten 2012 • Op website van Het Utrechts Archief zal in 2012 een pagina gewijd worden aan Film en bioscoop in Utrecht. De filmcollectie kan via deze pagina worden doorzocht. • De vertoning van historisch filmmateriaal is opgenomen in het activiteitenprogramma.
2.4
Schakel tussen verleden, heden en toekomst
Het Utrechts Archief vormt een schakel tussen verleden, heden en toekomst. Op vakkundige en doelmatige wijze verwerft, ontsluit, beheert en conserveert het archieven en collecties. Het ambieert actuele bronnen te verwerven zodat ook de geschiedenis van morgen wordt bewaard. Ontsluiten Uit het meerjarenbeleidsplan Door het vakkundig en doelmatig verwerven, ontsluiten, beheren en conserveren van de collectie vormt een archief een duurzame schakel in de beheerketen. Met het Gemeentearchief Utrecht en het Rijksarchief in de provincie Utrecht als voorlopers bestaat er inmiddels een lange traditie die ervoor zorgt dat nergens anders zoveel continue bronnen aanwezig zijn om de geschiedenis van stad en provincie te kunnen bestuderen. Dat geldt ook voor twee andere onderwerpen: die van de landelijke kerkelijke organisaties en de Nederlandse Spoorwegen, waarvan Het Utrechts Archief de archieven beheert.
10
Het Utrechts Archief heeft een lange traditie in het investeren in een kwalitatief goede ontsluiting van de collectie. Dat beleid wordt zoveel mogelijk voortgezet. Er wordt extra aandacht besteed aan het verwerven, ontsluiten en beheren van actuele bronnen, zoals het archief van RTV Utrecht. Daarvoor zijn extra financiële middelen gewenst (PM). Beeld is in toenemende mate belangrijk. Daaraan wordt op diverse fronten aandacht besteed. De vlucht van bijvoorbeeld Google Earth en vergelijkbare programma’s heeft de populariteit van geografisch materiaal aanzienlijk vergroot. Er zal, waar mogelijk bijvoorbeeld in samenwerking met de Provincie Utrecht die over een grote collectie digitaal geografisch materiaal beschikt, worden onderzocht hoe de verschillende bestanden met geografisch materiaal integraal doorzoekbaar gemaakt kunnen worden. In 2005 gold een kwart van alle door Het Utrechts Archief beheerde archieven als niet of onvoldoende ontsloten (toegangsniveau 0, 1 of 2). Van deze archieven (totale omvang 4150 m) is in de periode 2005-2008 een aanzienlijk gedeelte onderhanden genomen en tenminste van een globale toegang (niveau 3 of hoger) voorzien. In 2009 was de doelstelling om in de periode tot en met 2012 nog eens 1600 m (400 m per jaar) op deze wijze te (her)ïnventariseren. In 2010 is echter besloten deze ambitie voor 2011 en 2012 bij te stellen naar 100 m per jaar, zodat eind 2012 in totaal 1000 m van de achterstand van 2005 zal zijn weggewerkt. Bij de selectie van de in 2011-2012 te bewerken bestanden wordt prioriteit verleend aan alle niet of onvoldoende ontsloten archieven van kastelen en buitenplaatsen. Waar mogelijk zullen ook externe middelen worden geworven om deze doelstelling te verwezenlijken. In de periode 2009-2012 zal een groot aantal nadere toegangen (indexen, repertoria) via de website digitaal doorzoekbaar worden. Het betreft een selectie van alle nadere toegangen van voldoende niveau (ca. 40 in totaal, gemiddeld 10 per jaar). Alle online doorzoekbare nadere toegangen worden zo veel mogelijk voorzien van images van de originele stukken. Activiteiten 2012 • 100 meter niet of onvoldoende ontsloten archief wordt ge(her)ïnventariseerd. • 200 meter voldoende ontsloten maar onvoldoende verpakt archief wordt opnieuw verpakt. • 15 nadere toegangen naar Mais Flexis worden geconverteerd en op de website gepubliceerd. • Van een aantal nadere toegangen zullen de archiefbestanddelen waarop deze betrekking hebben, worden gedigitaliseerd en op de website aan de betreffende nadere toegang worden gekoppeld. Hierbij wordt prioriteit gegeven aan de indexen op de bouwtekeningen van de gemeente Utrecht 1853-1910 en op de bouwtekeningen van de gemeente Utrecht 1910-1953. In aansluiting op het beleid van de voorbije jaren wil Het Utrechts Archief ook in 2009-2012 blijven investeren in het nader ontsluiten van belangrijke archiefseries voor het familie- en huizenonderzoek. Daartoe zal een tweetal grote en in de dienstverlening zeer succesvolle (lang)lopende projecten worden gecontinueerd, namelijk:Wiewaswie (voorheen Genlias): index op de Burgerlijke Stand 1811-1960 (totaal 1.500.000 records) en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken ca. 1600-1811 (aantal records onbekend) van alle gemeenten in de provincie Utrecht. Notaris (vanaf 2010 als onderdeel van de Archiefbank): repertorium op de Notariële akten van notarissen in de stad Utrecht 1560-1811 (totaal 345.000 records), met scans van alle akten. Het eerste project gebeurt met hulp van 40 à 50 vrijwilligers, het tweede tot eind 2010 met hulp van 8 à 10 betaalde krachten en vanaf 2011 met een groep van 4 à 6 gespecialiseerde vrijwilligers. Activiteiten 2012 • Wiewaswie: indiceren en online publiceren van 25.000 DTB-inschrijvingen van de stad Utrecht (op basis van bestaande papieren indexen) (als onderdeel van het project DTB Utrecht digitaal i.s.m. de Kring van Utrechtse archivarissen).. • Wiewaswie: indiceren en online publiceren van 65.000 DTB-inschrijvingen van andere plaatsen in de provincie (als onderdeel van het project DTB Utrecht digitaal i.s.m. de Kring van Utrechtse archivarissen). • Notaris: verfijnd indiceren van 4.000 akten en het online publiceren met bijbehorende scans van 10.000 akten uit de periode 1560-1750. • Militieregisters: indiceren via crowd sourcing van de militieregisters van de provincie Utrecht 1814-1920 via velehanden.nl (project i.s.m. SA Amsterdam) In het kader van ontsluiting van de collecties beeldmateriaal en bibliotheek vinden in 2012 de volgende activiteiten plaats: • Er worden 700 boeken en tijdschriften ontsloten
11
• •
•
Daarnaast worden 550 artikelen uit 82 series lopende tijdschriften betreffende stad en provincie Utrecht ontsloten 1700 boeken en tijdschriften uit de bibliotheek van het voormalige rijksarchief worden (her)ontsloten. In 2011 zullen 91500 beelddocumenten toegankelijk gemaakt worden: de in datzelfde jaar verworven tekeningen, prenten en films; negatieven en digitale opnamen van de Fotodienst van Het Utrechts Archief; foto’s uit de collectie Nederlandse Spoorwegen; foto’s uit de collectie Utrechts Nieuwsblad; foto’s van bijzondere gebeurtenissen in de stad Utrecht (Historische Atlas); en kaarten uit de voormalige Topografische Atlas van de provincie Utrecht.
Acquisitie Uit het meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief zal inzetten op continuïteit bij de verwerving van particuliere archieven, en net als in de vorige beleidsperiode, er naar streven dat 80% daarvan in toegankelijke staat wordt aangeleverd. Een belangrijk aandachtspunt vormt de overdracht van ruim 3 kilometer archieven van de Protestantse Kerk Nederland. Deze overbrenging is in 2007 gestart. Afronding is gepland voor 2015. In de beleidsperiode zal circa 1200 meter overgebracht worden. Activiteiten 2012 Als archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht, de provincie Utrecht en de rijksinstellingen in de provincie Utrecht verwacht Het Utrechts Archief tussen 2009 en 2012 een groot aantal archieven van deze overheden. Een belangrijk aandachtspunt daarbij vormt de overbrenging van archieven van de gemeente Utrecht uit de periode na 1970. In verband met de bouw van het nieuwe Stadskantoor heeft de gemeente Utrecht ca. 3 km archief voor bewerking geselecteerd (project Grote Schoonmaak), waarvan 400 m voor overbrenging in aanmerking komt. • Begeleiden van de overbrenging van archieven van de gemeente Utrecht (nog geen cijfers voor 2012 bekend). • Begeleiden van de overbrenging van archieven van rijksinstellingen in de provincie Utrecht (nog geen cijfers voor 2012 bekend). Het Utrechts Archief vervult een bijzondere rol als beheerder van archieven van kerkgenootschappen, dat wil zeggen van kerkelijke organen op landelijk en bovenlokaal niveau. In dat verband zal de komende jaren bijzondere aandacht worden besteed aan het begeleiden van de landelijke archieven van de voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland. De overdracht van deze archieven (in totaal ruim 3 km) is in 2007 gestart. Afronding is gepland voor 2015. In de periode 2009-2012 zal ca. 1200 meter worden overgebracht. • Begeleiden van de overdracht van ca. 300 meter PKN-archieven. Het Utrechts Archief zet in op continuïteit bij de verwerving van particuliere archieven en zal er, net als in de vorige beleidsperiode, naar streven dat 80 % daarvan in toegankelijke staat wordt overgedragen. Basis voor de verwerving van deze archieven vormt het in 2011 vastgestelde beleidsplan acquisitie. Begeleiden van de overdracht van tenminste 200 meter particuliere archieven uit de categorie stad en provincie, waaronder: • Overdracht archieven van de Humanistische beweging, 2e tranche (20e eeuw, 30 meter). • Overdracht archieven voorgangers Protestantse Gemeente Utrecht (1970-2004, 96 m). • Overdracht archief roeivereniging Orca (5 m) Ook de collecties zullen in 2012 aangevuld worden: • De bibliotheek met circa 800 boeken, tijdschriften en lopende periodieken. • Daar staat tegenover dat op basis van het acquisitieprofiel 250 boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief worden afgestoten. Het betreft o.m. dubbele exemplaren. • Voor de collectie beeldmateriaal zullen circa 1.570 documenten verworven worden. Het gaat onder meer om affiches, bewegend beeld, tekeningen, prenten en foto’s. Overbrengingen en fysieke depotcapaciteit Uit het meerjarenbeleidsplan Na de oplevering van de in 2010 te renoveren depottoren (voorheen gemeentezijde) en herplaatsing van alle tijdelijk elders geplaatste bestanden eind 2010 resteert in beide depottorens aan de Numankade nog ruim 2700 meter. Voor
12
de jaren daarna is een instroom te verwachten van 500 a 700 meter per jaar. Dit is lager dan de in 2008 geraamde 1000 meter per jaar. Uit de meest recente informatie van de gemeente Utrecht blijkt namelijk dat van de archieven die in het kader van het project Grote Schoonmaak bij de gemeente Utrecht worden bewerkt, in de periode tot en met 2012 slechts 400 meter voor overbrenging in aanmerking komt in plaats van de destijds genoemde 2500 meter. Dit betekent dat de depots aan de Alexander Numankade niet zoals eerder voorzien in 2011 maar in 2014 vol zullen zijn. Daarom zal een plan opgesteld worden om de depotcapaciteit uit te breiden zodat nieuwe ruimte beschikbaar komt tegen het einde van de beleidsperiode. Het is onvermijdelijk dat hiervoor extra middelen gevonden moeten worden (PM). Activiteiten 2012 • Herinrichten van de voormalige G-toren na oplevering van de renovatie (nu voorzien eind 2011), inclusief een depot met bijzondere berging voor de collectie beeldmateriaal en enkele depots met koudeberging voor fotografisch en filmmateriaal • Terugverhuizen naar de depots aan de Alexander Numankade van ca. 6,5 km archieven vanuit de tijdelijke opslag bij M&R in Kampen en 500 meter archieven vanuit het depot van de provincie. • Actualiseren van het Collectie Hulpverlenings Plan na oplevering van de gerenoveerde depottoren (nu voorzien eind 2011). • Voortzetten van overleg met Rijk, Gemeente en Provincie over de financiering van extra depotcapaciteit Sleutels tot de Utrechtse Geschiedenis Uit het meerjarenbeleidsplan In samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Utrecht wordt een aantal sleutels tot de Utrechtse geschiedenis ontsloten via internet. Veel mensen zijn niet in staat om Latijn of Middelnederlands te lezen. Toch is een aantal belangrijke historische bronnen uit de vroegere tijd juist in het Latijn of Middelnederlands geschreven. Samen met de Universiteitsbibliotheek Utrecht wil Het Utrechts Archief in de periode tot 2013 tien bijzondere verhalende historische bronnen gedigitaliseerd op internet plaatsen met transcriptie, vertaling en annotatie. Activiteiten 2012 In samenwerking met de Universiteitsbibliotheek Utrecht worden in de periode 2010-2013 tien verhalende historische teksten over de Utrechtse geschiedenis voor 1600 ontsloten en online gepubliceerd. De teksten zijn afkomstig uit de collecties van beide instellingen. Dit project zal grotendeels met externe financiële middelen worden gefinancierd. Een groot deel van het uitgave- en transcriptiewerk zal met hulp van vrijwilligers gebeuren. • Publiceren op internet van een tweetal sleutels (images, transcriptie, evt. vertaling en commentaar): de kloosterkroniek van het kartuizerklooster Nieuwlicht en de kroniek van het Nicolaasconvent. Restauratie en conservering De werkzaamheden op het terrein van restauratie en conservering gaan steeds uit van de behoefte van de gebruiker en hebben als doel een behandeling van de wegens hun materiële staat van raadpleging uitgesloten inventaris- en catalogusnummers van archivalia, beelddocumenten en bibliotheekwerken, tot het voor hernieuwde raadpleging minimaal noodzakelijk niveau. Activiteiten 2012 • Voor restauratie en conservering komen in 2012 in aanmerking: 3500 bladen uit archieven (ten behoeve van het digitaliseren voor de Archiefbank); 60 bibliotheekwerken, 420 beelddocumenten. • De medewerkers restauratie en conservering behandelen circa 80 in de publiekspresentatie te exposeren objecten
13
2.5
Hoogge(l)ëerd publiek
Het Utrechts Archief wil de geschiedenis dichterbij halen voor een brede groep ‘bezoekers aan het verleden’, gaande van een eerste kennismaking met cultureel erfgoed tot en met diepgravend wetenschappelijk onderzoek. Geschiedenis voor en door mensen vraagt een voortdurende wisselwerking tussen aanbod en publiek. Het Utrechts Archief stelt op gevarieerde wijze informatie en expertise beschikbaar aan diverse bezoekersprofielen en ontwikkelt met het oog op publieksverbreding doelgroepgerichte programma’s. Uit het meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief werkt met en voor vele verschillende doelgroepen: overheden en particuliere archiefvormers, partners en intermediairen, scholieren en toeristen, actieve gebruikers en incidentele bezoekers. Daarnaast is er ook het nog te bereiken publiek dat misschien wel nieuwsgierig is naar het verleden, maar dat zijn weg naar het archief nog niet gevonden heeft. In deze beleidsperiode wil het archief zijn aanbod, dienstverlening en communicatie hierover doelgroepgericht ontwikkelen en differentiëren en het publieksbereik verder verbreden. Het bereiken van de doelstelling om het gebruik van onze informatie te verdubbelen en nieuwe bezoekers te trekken wordt bepaald door de wijze waarop we onze bronnen doelgroepgericht onder de aandacht brengen en aanbieden. De focus in 2009-2012 ligt op maatwerk voor uiteenlopende doelgroepen. Die doelgroepen worden via vijf kanalen bereikt: de website, de studiezalen, de publiekspresentatie, een publieksgerichte en educatieve programmering en samenwerkingsprojecten op locatie. Vergroten digitale toegankelijkheid via www.hetutrechtsarchief.nl Het voorportaal van Het Utrechts Archief is de website, via welke veelal de eerste kennismaking plaats vindt. Een grote groep gebruikers maakt zelfs uitsluitend gebruik van de website. Deze is wervend, actueel en betrouwbaar en gemakkelijk doorzoekbaar voor diverse doelgroepen, sluit aan bij individuele wensen en is snel te vinden door zoekmachines. De content van de website neemt gestaag toe. Door nu het proces goed te organiseren en in gang te zetten wil Het Utrechts Archief binnen nu en 12 jaar (drie beleidsperiodes) 10% van de meest geraadpleegde en meest kwetsbare delen van de collectie (bij de huidige stand van de techniek) gescand op internet aan bieden. Per jaar betekent dat digitalisering van 500.000 gescande pagina’s uit archieven en 100.000 uit de bibliotheek. In 2009-2012 betreft het dus bijna 2,4 miljoen gescande pagina’s. Een doelstelling die overigens alleen gehaald kan worden als extra middelen beschikbaar gesteld worden. Door niet alleen een keus te maken voor veel geraadpleegde, maar ook voor de meest kwetsbare bestanden wordt eveneens een bijdrage geleverd aan duurzame bescherming van archiefmateriaal en collectiebestanden. Activiteiten 2012 • Beschikbaar stellen van nieuwe onderdelen op de website • Monitoren gebruik website • Ontwikkelen nieuwe website Archiefbank Op basis van het in 2008 opgestelde informatie- en digitaliseringsplan wil Het Utrechts Archief in de periode 20092020 de meest geraadpleegde en meest kwetsbare 10 % van de collectie digitaliseren en online publiceren. Vanaf 2010 wordt dankzij nieuw te ontwikkelen functionaliteit op de website aan bezoekers van de site de mogelijkheid geboden om images van archiefmateriaal tegen vastgestelde tarieven te lezen en te downloaden, gekoppeld aan de beschrijvingen in de toegangen en nadere toegangen/indexen. De Archiefbank biedt ook mogelijkheden voor het online indienen van een verzoek tot digitalisering door bezoekers van de website (scanning on demand). Doelstelling is 500.000 images per jaar te produceren, waarvan 200.000 via scanning on demand, 250.000 ten behoeve van indiceringsprojecten en 50.000 ten behoeve van bijzondere projecten, zodat de archiefbank in 2012 2 miljoen images zal bevatten. Activiteiten 2012 • Digitaliseren en online publiceren van 50 meter archief via scanning on demand (1 meter per week): 200.000 images in 2012 (deels te financieren met inkomsten uit de Archiefbank en bijdragen van archiefvormers) • Digitaliseren en online publiceren van 250.000 images ten behoeve van indiceringsprojecten in 2012. Dit betreft met name de DTB van de provincie Utrecht en de bouwtekeningen van de gemeente Utrecht uit de
14
•
periode 1853-1953 en de periode 1954-1978. Verder wordt gewerkt aan het (intern) digitaliseren van de notariële akten van de stad Utrecht van voor 1811. Digitaliseren en online publiceren van 50.000 images ten behoeve van bijzondere projecten, waaronder het scannen van archiefmateriaal uit diverse archieven van kastelen en buitenplaatsen (onder voorbehoud van financiering door derden).
Optimale dienstverlening op de studiezalen Uit het meerjarenbeleidsplan Wie de studiezaal voor beginnende onderzoekers (locatie Hamburgerstraat ) of de studiezaal originelen (locatie Alexander Numankade) bezoekt, doet dat doorgaans doelgericht. Bezoekers hebben een concrete vraag meestal over (1) een historische gebeurtenis, (2) de afkomst van een familie of (3) de omgeving waarin iemand woont, (4) een bedrijf, (5) een streek. Zij kunnen (nog) geen gebruik maken van digitale informatie, zijn op zoek naar informatie in originele bronnen of willen gegevens in originele stukken verifiëren. Via de website hebben zij kunnen zien wat beschikbaar is en hebben zij hun onderzoek kunnen voorbereiden en stukken al aangevraagd. Op de studiezalen worden alle bezoekers, starters en diepgravers, ondersteund bij hun zoektocht. Bezoekers worden vakkundig en klantgericht geholpen. Aanvulling meerjarenbeleidsplan In 2010 is besloten om de raadpleging van de belangrijkste bronnen voor genealogisch en huizenonderzoek, die nu in de vorm van microfiches en –films worden aangeboden in de studiezaal aan de Hamburgerstraat, vanaf 2011 met voorrang te digitaliseren. De indexen op dit materiaal en de bijbehorende scans zullen in 2011-2016 geleidelijk beschikbaar komen in de Archiefbank op de website van Het Utrechts Archief. Dit zal –zo is de prognose- in 2016 leiden tot sluiting van de studiezaal aan de Hamburgerstraat. In 2012 zal prioriteit worden gegeven aan een goede digitale toegang op alle bouwtekeningen. Activiteiten 2012 • Stapsgewijs wordt een digitale studiezaal ingericht, waar interactieve onderzoeks- en dienstverleningsfaciliteiten mogelijk onderdeel van uitmaken • In september 2011 is een nieuwe studiezaal originelen op de locatie Alexander Numankade in gebruik genomen. Deze studiezaal is zowel toegerust voor digitale dienstverlening als voor terbeschikkingstelling van originele archivalia en bibliotheekwerken. De dienstverlening op de studiezaal wordt gecombineerd met receptietaken. Door een bezetting van gemiddeld drie personen op de studiezaal, een informatiemakelaar, een baliemedewerker en een logistiek medewerker, wordt naast een goede dienstverlening, ook een veilige uitgifte en inname van originele, onvervangbare documenten gegarandeerd. • Optimaliseren gegevens in archiefbeheersysteem (niet-raadpleegbaarheid wegens de materiële staat; uitleenprioriteiten) in 2012. • Het presenteren van een digitale toegang op alle bouwtekeningen van de gemeente Utrecht (index met scans) op de website, als onderdeel van de Archiefbank in 2011-2012. Uitnodigende publiekspresentatie en exposities Uit het meerjarenbeleidsplan De stap naar de studiezaal voor originele documenten is voor velen een stap te ver. Daarom is begin deze eeuw het besluit gevallen een publiekspresentatie in de Utrechtse binnenstad in te richten die de mogelijkheid biedt nieuwe en omvangrijkere bezoekersgroepen aan te trekken. Het Utrechts Archief heeft het onderwijs, onderverdeeld in diverse niveaus, als primaire doelgroep gekozen. Daarnaast richten we ons op (2) cultuurhistorisch geïnteresseerden vanuit de stad en provincie, (3) gezinnen en 4) toeristen die stad en provincie beter willen leren kennen. De publiekspresentatie is – in combinatie met tijdelijke tentoonstellingen - een belangrijk middel om te bereiken dat Utrechters meerdere malen in aanraking komen met de collectie: als scholier, als zij de (tijdelijke of semipermanente) expositie bezoeken en wanneer zij zelf informatie zoeken over bijvoorbeeld familie of eigen huis. In 2013 is de semi-permanente presentatie toe aan een opfrisbeurt om te voldoen aan nieuwe eisen en standaarden. Hierin krijgt de provincie een nieuwe impuls door speciale aandacht in de expositie voor waterwegen met bijbehorende bebouwing (kastelen en buitenplaatsen). Activiteiten 2012
15
Vaste presentatie • Toevoegen nieuwe content / wisseling stukken • Start projectplan Vernieuwing vaste opstelling 2013/4 Wisselexposities ten minste 10.000 individuele bezoekers bezoeken de prikkelende wisselexposities organisatie van bijbehorende activiteiten als lezingen, filmvoorstellingen en cursussen organiseren van drie tijdelijke exposities in 2012: het betreft een expositie over de stereografie in Utrecht en een expositie over Utrecht als garnizoensstad. Het thema voor de derde expositie is nog open.
Een educatieve programmering Uit het meerjarenbeleidsplan Om mensen dichter bij de bron te brengen, en om hen te leren zoeken in de archieven en de sensatie te laten ervaren van het ontdekken, ontwikkelt Het Utrechts Archief voor verschillende doelgroepen een educatief aanbod. Voor het onderwijs - zowel voor basisonderwijs (vanaf 10 jaar) als voor voortgezet onderwijs - biedt Het Utrechts Archief diverse lesprogramma’s met activiteiten en rondleidingen over een aantal aan de canon en de tijdvakken van De Rooij gerelateerde thema’s. Deze lesprogramma’s worden, evenals het educatief materiaal voor de publiekspresentatie en voor de website, zo veel mogelijk in samenwerking met het onderwijs samengesteld. De nadruk hierin ligt op het zelf verzamelen en leren interpreteren van historische gegevens. Deze educatieve activiteiten vinden deels plaats op locatie, en grotendeels in Het Utrechts Archief aan de Hamburgerstraat. Ze kunnen in schoolverband, in familieverband of individueel worden ondernomen. Met het project Utrecht, met recht een kinderstad, werd in 2010 contacten gelegd met alle basisscholen in de stad Utrecht. De positieve respons hierop nodigt uit om in 2011 hier een vervolg aan te geven. Daarnaast zal een samenhangend aanbod worden gepresenteerd van cursussen, lezingen, workshops en tijdelijke tentoonstellingen. Hierbij gelden twee leidraden: de cultuurhistorische agenda in samenwerking, vaak in samenwerking met andere culturele instellingen zoals de culturele zondagen, de stadsdag en Utrechtse festivals De landelijke cultuurhistorische agenda, zoals de maand van de geschiedenis en open monumentendag, vaak in samenwerking met andere culturele instellingen Ook de programmering van (film)voorstellingen en andere activiteiten zullen zo veel mogelijk volgens deze twee leidraden worden ingevuld. Het aanbod van cursussen en workshops vindt plaats in relatie tot onze missie als kenniscentrum m.b.t. Collectie Utrecht. Activiteiten 2012 Onderwijs • 3.000 scholieren (en studenten) te gast voor een aantrekkelijk educatief programma • Opbouwen en intensiveren van relaties met het onderwijs • Organisatie van docentendag(en) per onderwijsgeleding Cursussen • Cursus paleografie Rondleidingen • Organisatie en coördinatie rondleidingen en groepsbezoeken voor ca 3.000 deelnemers • Thematische rondleidingen bij tentoonstellingen • Audiotour voor buitenlandse bezoekers Activiteiten en evenementen • Programmering en organisatie van een samenhangend aanbod van activiteiten zoals lezingen, cursussen, historische filmvertoningen, voorstellingen, en specifieke kinderactiviteiten tijdens de schoolvakanties
16
• • •
2.6
Deelname aan collectieve culturele evenementen, zoals Culturele Zondagen, Museumnacht, Kindermuseumnacht, Week van de Geschiedenis, Open Monumentendag, waarmee gestreefd wordt naar 6000 bezoekers Bijzondere bijeenkomst rond 25 januari: de Paulusnacht voor relaties en Vrienden van Het Utrechts Archief Speciale aandacht voor de Stadsdag 2012, waarbij opzet van een Stichting/Comité van Aanbeveling, een coördinatiepunt met productieteam en collectieve promotie.
Verruimen van de blik op de wereld
Het Utrechts Archief stelt mensen in staat om de eigen leefomgeving en belevingswereld in relatie te brengen tot (andermans) historische contexten, en wil daarmee een bijdrage leveren aan het vergroten van onderlinge verbondenheid. Het nodigt mensen uit om vanuit de eigen omgeving de blik op de wereld te verruimen. Uit het meerjarenbeleidsplan Archieven bieden mensen van diverse leeftijden en diverse komaf bij uitstek de mogelijkheid om vanuit ‘het kleine’, het bekende, het persoonlijke, een grotere regio of een groter tijdvak in beschouwing te nemen. Als culturele overheidsinstelling wil Het Utrechts Archief een bijdrage leveren aan wederzijds begrip tussen en kennis over elkaar. Daartoe entameren wij in de beleidsperiode projecten, dan wel nemen wij deel aan bestaande projecten. Activiteiten 2012 • bijdragen aan cursussen inburgering • stimuleren van maatschappelijke stages • acquisitie van migrantenarchieven • bijdrage aan het nationale project ‘vijf eeuwen migratie in samenwerking met het Instituut voor Sociale Geschiedenis
2.7
Bijdragen aan transparantie en good governance
Transparantie en good governance van het gemeentebestuur zijn gebaat bij gedegen informatie- en archiefbeheer. Het Utrechtse Archief draagt bij door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. Uit het meerjarenbeleidsplan De gemeente Utrecht streeft er naar vanaf 2011 al haar diensten digitaal via internet aan te bieden, voor betere toegankelijkheid en flexibiliteit ten behoeve van burgers, bedrijven en organisatie. Overheidsinformatie (bij gemeente, provincie en rijk) wordt steeds minder op papier en steeds meer in digitale vorm vastgelegd. Door de dynamiek en de vluchtigheid van het digitale verkeer, kan de duurzame toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van gemeentelijke informatie in gevaar komen, en daarmee het vermogen tot bewijsvoering, verantwoording en transparantie. Het Utrechts Archief draagt bij aan de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer, door het uitoefenen van het archiefwettelijk toezicht bij de gemeente Utrecht en het inrichten van een digitaal depot. Bij het toezicht richt Het Utrechts Archief zich op de beslissingen van proceseigenaren en wordt aangesloten op het werkproces en de daaraan verbonden risico’s. Methodische innovatie en samenwerking met andere vakdisciplines, zoals auditing, kwaliteitsmanagement, ICT en informatiearchitectuur zijn hierbij van groot belang. De ontwikkeling van het digitaal depot zal zo veel mogelijk in samenwerking met de gemeente Utrecht en met collegaarchiefinstellingen zoals het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam worden uitgevoerd. De gewenste financiële middelen voor bijvoorbeeld de koppeling tussen beheerapplicaties en digitaal depot, voor deelname aan de gemeenschappelijke ontwikkeling van preserveringstools en de file storage moeten nog berekend en toegekend worden (PM). Activiteiten 2012 De inspectiepunten worden in een cyclus van 4 jaar geïnspecteerd. Alle organisaties zijn ten minste éénmaal geïnspecteerd. Afhankelijk van de ontwikkelingen en urgentie wordt per dienst het jaar en de intensiteit van de vervolginspectie bepaald. In 2012 staan de volgende organisaties op het inspectieprogramma:
17
• • • • • • • • •
Centraal Museum Muziekcentrum Vredenburg Dienst Stadsontwikkeling Bestuurs- en concerndienst (follow up) Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (follow up) Geneeskundige en Gezondheidsdienst (follow up) Stadswerken (follow up) Veiligheidsregio (follow up) Regiopolitie Utrecht (follow up)
In 2012 zijn de inspecties mede gericht op de volgende concernbrede ontwikkelingen en voorlichting: 1. 2.
Toetsing digitaliseringstraject in het kader van het stadskantoor 2012/13, inclusief advies bij machtiging vervanging en invoering Documentmanagementsysteem (DMS). Toetsing project ‘Grote Schoonmaak’, de bewerking van de semistatische archieven van de diensten van de gemeente Utrecht.
Het Utrechts Archief zal in 2012 intensief verder werken aan het realiseren van een digitaal depot. In dit kader worden de volgende acties ondernomen: 1. De vervolgpilot Gebruik Digitaal Depot RHC’s – Nationaal Archief is in december 2010 met een evaluatierapport afgesloten. Het project krijgt in 2011 op vier onderdelen een vervolg, elk met een werkgroep, onder leiding van een landelijke stuurgroep: a. Processen en procedures b. Informatiearchitectuur c. Metadata; d. P&O-zaken. Alle RHC’s nemen nu deel aan het project. Het Utrechts Archief doet mee aan de eerste drie werkgroepen, waarvoor zij een voorzitter (a) en tweemaal een sectielid levert (b en c). 2. In vervolg op de toezegging van het College van Burgemeester en Wethouders op de aanbevelingen in het verslag van de gemeentearchivaris over 2008, is in 2010 een project gestart om het digitaal depot in te passen in de plannen voor de invoering van digitaal werken en archiveren in het Stadskantoor. Dit project wordt in 2011 voortgezet. Het streven is dat het digitaal depot van Het Utrechts Archief ingezet wordt voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden van de gemeente Utrecht. Dit plan is onderdeel uitmaken van het document Op Koers, actielijn De Basis op Orde. 3. BRAIN, De KVAN, het Nationaal Archief, de RHC’s, het gemeentearchief Rotterdam en het stadsarchief Amsterdam zijn in 2010 gestart met een project Gemeenschappelijke voorziening digitaal depot. Het doel is een plan voor een landelijke digitaal depotinfrastructuur aan de belangrijkste stakeholders (ministeries BZK en OC&W, VNG, IPO en Unie van Waterschappen) te presenteren, waarin de urgentie van een digitaal depot duidelijk voor het voetlicht wordt gebracht en de grote efficiencywinst van een gezamenlijke aanpak wordt benadrukt. In 2011 zal verder aan de realisatie van dit plan worden gewerkt, afhankelijk van de besluitvorming van de stakeholders. Archiefinspectie Archief Eemland Sinds 1 mei 2009 verzorgt Het Utrechts Archief de archiefinspectie van het Archief Eemland. Deze omvat in totaal zestien beheerseenheden. In 2012 staan inspecties bij de volgende organisaties op het programma: • • • • •
Archief EemlandAmersfoort WSO Ontwikkelingsbedrijf VathorstAmersfoorts Stadsgebied (CSG) Amersfoort DIAGemeente Bunschoten Gewest EemlandGemeente Renswoude (follow up) Gemeente Amersfoort, thematische inspectie na invoering DMSBunschoten
Archiefinspectie Gemeente Nieuwegein Sinds 1 januari 2011 verzorgt Het Utrechts Archief het archiefbeheer en de archiefinspectie voor de gemeente Nieuwegein. In 2011 zal een meerjarenplanning worden opgesteld voor de inspectie. In 2012 zal tenminste een
18
organisatieonderdeel worden geïnspecteerd. Dit gebeurt op basis van een 2011 ontwikkelde methodiek die aansluit bij de innovatieve inrichting van het informatiebeheer bij de gemeente Nieuwegein.
2.8
Samenwerking voorop
Het Utrechts Archief kan de rollen zoals hiervoor beschreven alleen vervullen in samenwerking met andere partners, zoals overheden, particuliere archiefvormers en andere collega-instellingen. Het wil voor hen als initiatiefvolle, inspirerende en betrouwbare partner herkenbaar zijn. Uit het meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief wil voor overheden en particuliere archiefvormers een toegankelijk aanspreekpunt zijn, dat behalve op het terrein van toezicht en acquisitie ook zijn experts voor adviezen beschikbaar stelt. Voor het archiefwezen in algemene zin, wil Het Utrechts Archief zijn kennis en ervaring opbouwen en delen met collega’s. In samenwerkingsverbanden, zowel beleidsvormend als in de uitvoering wil het de professionaliteit binnen het vak vergroten. Daarnaast wil Het Utrechts Archief – als een van de beheerders van de collectie Utrecht - een actieve bijdrage leveren aan de positionering van de stad en provincie en aan projecten die de historische en culturele verbondenheid met stad en provincie versterken. Dit kan zijn door deelname aan structurele samenwerkingsverbanden, als participerend in projectmatige en thematische evenementen. Activiteiten 2012 • • • • • • • •
in beroepsmatige samenwerkingsverbanden en netwerken zitting hebben en een actieve, stimulerende bijdrage leveren (w.o. Taskforce Archieven, Nederlandse Museumvereniging, Kring van Utrechtse archivarissen, International Council for Archives, BRAIN) deelnemen aan structurele samenwerkingsprojecten die tot doel hebben de historische en culturele verbondenheid met Utrecht te versterken en in toenemende mate gezamenlijk beleid te voeren op het gebied van marketing en programmering (w.o. Museumkwartier, Utrechts Museum Overleg, IUM) onderzoeken van verdergaande samenwerking met Dom/Domplein 2013/Restauratieatelier Van Speelklok tot Pierement deelnemen aan culturele erfgoedprojecten die tot doel hebben Utrecht lokaal, nationaal en internationaal te positioneren (w.o. Verleden van Nederland, Nationaal Historisch Museum, Vrede van Utrecht, Culturele Hoofdstad, Stadsdag Utrecht) deelnemen aan activiteiten en evenementen die tot doel hebben cultureel erfgoed onder een breed publiek onder de aandacht te brengen (w.o. Landelijke archievendag, Week van de Geschiedenis, Open Monumentendag) in samenwerking met de Stichting Vrienden van het Utrechts Archief/ De Utrechtse Vriendschap ontwikkelen van projecten en activiteiten die de toegankelijkheid van het archief vergroten deelname aan het bestuur van Musea in het Museumkwartier, inclusief bijdrage aan gezamenlijke marketingmanager’ Museumkwartier Deelname aan diverse redacties van tijdschriften en publicaties, zoals Tijdschrift Oud Utrecht en Jaarboek Oud Utrecht; GM2, tijdschrift over geografie, geschiedenis, monumenten, musea, Utrecht; redactieraad van Erfgoed-Utrecht; Hetutrechtsarchiefnet.nl; Sabine
19
3 3.1
Randvoorwaarden in bedrijf 2012 Facilitair
Volgens de huidige planning zal het gerenoveerde kantoor aan de Alexander Numankade in juni 2011 worden opgeleverd en de maanden juli en augustus worden ingericht. De tijdelijke huisvesting in het kantorenpand in Rijnsweerd zal daarom per 1 augustus 2011 worden verlaten. Voor de faciliteiten aan de Alexander Numankade zal in 2012 nadere uitwerking, evaluatie en bijstelling plaatsvinden m.b.t. • alle beveiligingsaspecten (o.a. afstemming systemen voor het kantoordeel en de archieftorens, bewaking, afspraken inwonenden, opstellen en evalueren protocollen, etc.) • facilitaire contracten (schoonmaak, onderhoud, (p-) faciliteiten etc.) • eventuele samenwerkingsvormen met toekomstige medehuurders, (te denken valt aan de huismeester functie, vergaderfaciliteiten etc.) • centrale servicedesk (personele invulling en geautomatiseerd systeem) • logistieke aspecten in het kader van bilocatie (post- en archiefzaken, voorraden etc.) Het voormalig gemeentelijk archiefdepot zal volgens de huidige planning in september 2011 volgens Deltaplannormen volledig zijn gerenoveerd en per eind december 2011 volledig nieuw zijn ingericht. Naweeën van de inrichting en verhuisperikelen zullen nog de nodige aandacht en tijd vergen van vooral de facilitaire medewerkers. Daarnaast zal het pand Hamburgerstraat voldoende bediend moeten worden, want de wisselende publieksactiviteiten zullen, inmiddels going concern, ‘gewoon’ doorgaan. Ook de ondersteuning van de nieuwe publieke functies (verhuur en arrangementen), het beheren en faciliteren van twee locaties (met drie gebouweigenaren) vergt de nodige tijd en aandacht. Voor het pand aan de Hamburgerstraat staan afhankelijk van de beschikbare budgetten nog een aantal verbeteringen op het wensenlijstje. Benoemenswaardig is ondermeer de toegang tot de kelderverdieping, waarvoor al richtinggevend een alternatief ontwerp en kostenbegroting is gemaakt. Verder zullen akoestische aanpassingen voor de serre en een doorbraak tussen de keuken en de centrale hal op de begane grond het gebruik van beide ruimtes verbeteren. Tenslotte zou door het opofferen van een van de cellen in de kelderverdieping ten bate van een extra doorgang tussen gang en expositiezaal de logistieke doorstroming verbeteren en dan met name op momenten dat er grote publiekstrekkers in het gebouw te bewonderen zijn en bij grotere manifestaties of happeningen.
3.2
Post en archiefzaken
De in 2009 ingezette lijn om ondermeer een Documentair Structuur Plan te vervaardigen zal de komende jaren worden doorgezet. De ontwikkeling van een set regels en procedures voor de eigen archiefvorming zal in de loop van 2011 zijn beslag krijgen en in 2012 worden vervolmaakt. Deze set bestaat uit een archiefbeheersregeling, een informatiebeleid en een archiefordening gebaseerd op de werkprocessen in de organisatie en zaaksgewijs archiveren. Met ingang van 2012 moeten de nieuw opgestelde regels fasegewijs worden doorgevoerd. Het resultaat is dat de eigen informatie op orde is en voldoet aan de regels die onze eigen inspectie vraagt van anderen.
3.3
Financieel administratieve processen
In 2011 zijn de financieel administratieve processen op orde gebracht en is het primaire systeem volledig ingericht . In 2012 worden MARAPs vier keer per jaar besproken en verderr vormgegeven naar de sturingswensen van de amaners.
20
3.4
ICT
Consolidatie In 2012 treffen we de voorbereidingen voor een omvangrijke vernieuwslag die in 2013 word gemaakt. Vervanging van (bijna) alle hardware aan zowel server- als cliënt zijde biedt dan mogelijkheden om de werkprocessen te stroomlijnen en innovatieve mogelijkheden in te bedden. Bestaande hard- en software zal in 2012 zoveel mogelijk worden geconsolideerd en niet vervangen. Normaal onderhoud zoals o.a. updates uitvoeren en ondersteuning vanuit de helpdesk zal regulier plaatsvinden. Opleiding medewerkers In 2012 zal intern een palet aan cursussen aan de medewerkers worden aangeboden. Het betreft het werken met het nieuwe besturingssoftware en de nieuwe kantoorautomatiseringsoftware. Deze cursussen worden in huis ontwikkeld en gegeven door eigen ICT medewerkers. Innovatie Werkprocessen De vernieuwslag van 2013 maakt gebruik van nieuwe technieken mogelijk. In 2012 zullen hier keuzes in worden gemaakt. Denk hierbij aan het digitaliseren van informatiestromen (facturen / post / P-dossiers). Ook samen werken door verschillende auteurs aan hetzelfde document (‘collaboration software’) , bijvoorbeeld het jaarverslag of projectdocumentatie. Daarnaast dient de implementatie van een ‘workflow management systeem’ te worden onderzoek om de werkprocessen binnen de organisatie te ondersteunen. Voordelen zijn met name te behalen bij de werkprocessen rondom het contact met (virtuele) bezoekers. Website In 2012 willen we online met een deels nieuwe website. Onze bestaande website bedient inmiddels al jaren onze meer traditionele onderzoeker. Het ontwerp van de website sluit echter niet naadloos aan bij de doelgroep die op zoek is naar de publieksactiviteiten van Het Utrechts Archief. Om deze kant van het Utrechts Archief uit te lichten zal er een nieuwe website worden ontwikkeld. De ervaringen die we hiermee opdoen zullen meegenomen worden in de totaal vernieuwde website die na verwachting in 2013/4 operationeel zal worden. Digitale studiezaal In 2012 is het inmiddels mogelijk het archiefonderzoek grotendeels digitaal uit te voeren. Het archief is grotendeels via internet digitaal toegankelijk, de archiefstukken zelf zijn en kunnen eenvoudig worden gedigitaliseerd (Archiefbank). Wat ontbreekt is vooral de menselijke maat. Door het toepassen van ‘social networking and community’ met het voor de digitale bezoeker mogelijk zijn om medeonderzoekers te ontmoeten, maar ook om (realtime) contact te leggen met de informatiemakelaars van Het Utrechts Archief. In 2012 moeten de grote lijnen van de digitale studiezaal zichtbaar worden zodat zij daarna geïmplementeerd worden in de nieuwe website en werkprocessen. Vaste- en tijdelijke exposities Team ICT zal een actieve adviserende en begeleidende rol spelen bij de vervanging van de hard- en software componenten van het educatorium, auditorium en de vaste expositie. E-depot Het is evident dat ontwikkelingen op het gebied van E-depot grote gevolgen zullen hebben voor ICT binnen Het Utrechts Archief. Op moment van schrijven is nog onduidelijk wat de gevolgen van landelijke initiatieven zullen zijn voor Het Utrechts Archief. Wel worden waar mogelijk keuzes gemaakt die het aanhaken aan nieuwe en andere systemen niet in de weg staan.
21
3.5
Personeel
Om het beleid, de ambities en doelstellingen zoals hierboven voor de beleidsperiode 2009-2012 geformuleerd, te kunnen realiseren, is een enthousiast en deskundig team van betrokken medewerkers onontbeerlijk. Het Utrechts Archief heeft veel in huis: naast kwaliteit, kennis en ervaring zijn dit ook collegialiteit, gedrevenheid en gastvrijheid. Bovendien is Het Utrechts Archief als organisatie leergierig en nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen en naar mogelijkheden zichzelf voortdurend te verbeteren. Veranderingen gaan door De terugkeer naar de locatie Alexander Numankade heeft rust gebracht. In de eerste maanden van 2012 zal alleen nog sprake zijn van de laatste terugverhuizingen van materiaal naar het gerenoveerde depots. Daarmee is een periode van vele verhuisbewegingen, die overigens uitstekend doorstaan is, afgerond. De focus voor 2012 ligt voor veel medewerkers op het uitbouwen van de digitale dienstverlening. Naar verwachting zal in 2012 de samenwerking met de provincie gestalte krijgen. In welke vorm is nog onduidelijk, maar wel helder is dat als gevolg van decentralisatie van een deel van de rijkstaken de provincie een meer structurele partner van Het Utrechts Archief wordt. Op dit moment is nog niet te voorzien op welke basis de samenwerking plaatsvindt en welke rol van Het Utrechts Archief en zijn medewerkers verwacht wordt. Ook is nog niet duidelijk of het een taakverzwaring (toezicht) betreft. Dit wordt pas in de loop van 2011 duidelijk. Belangrijk bij de aanstaande veranderingen blijft • zijn er voldoende mensen om het werk te doen? Bij ziekte of extra werk het eventueel tijdelijk inzetten van extra personeel. • Aandacht van leidinggevenden voor medewerkers bij functioneringsgesprekken, loopbaangesprekken en op- en afbouw van hun loopbaan. • Maar daarnaast natuurlijk ook de aandacht bij de dagelijkse gang van zaken. Bewust belonen van goed afgeleverd werk en het vieren van successen met elkaar. • Goede communicatie over personele kwesties via e/mail, publicatieborden en in medewerkersbijeenkomsten. De aandacht voor medewerkers op bovengenoemde gebieden zal van positieve invloed zijn op het ziekteverzuim. Het ziekteverzuimcijfer lag in 2010 hoog: boven de 10%, dit als gevolg van langdurig zieken In 2012 wil Het Utrechts Archief het ziekteverzuimbeleid terugbrengen, in verhouding tot de leeftijdsopbouw en samenstelling van het personeelsbestand. Het streven is om in 2012 een ziekteverzuim bereikt te hebben van zo’n 5% door middel van een effectief ziekteverzuimbeleid.. Dit kan bereikt worden door preventieve maatregelen, met aandacht voor ‘de juiste medewerker op de juiste functie’, een adequaat scholingsbeleid om hierin te kunnen groeien, en het wederzijds bespreekbaar maken van situaties waarin medewerkers op hun werkplek onvoldoende tot hun recht komen. Frequente verzuimers (meer dan 2 maal per jaar ziek) zullen meer aandacht krijgen om de aard en oorzaken ervan gezamenlijk te analyseren en om in overleg tot verbetering van de situatie te komen. Personeels Informatie Systeem Om de processen voor de afdeling P&O zo efficiënt mogelijk te laten verlopen zal de afronding van de invoering van het Personeels Informatie Systeem hoge prioriteit hebben. Ook de goede verdeling van taken tussen personeelsadviseur, salaris/ en personeelsadministratie zal nader onder de loep genomen worden. Ontwikkeling van medewerkers in relatie tot de ontwikkeling van de organisatie De verdere ontwikkeling van Het Utrechts Archief als kenniscentrum, als vakkundig beheerder en toezichthouder, als samenwerkingspartner, als ontwikkelaar van een gevarieerd en doelgroepgericht aanbod en als gastheer, vragen aandacht voor kennisverbreding en –verdieping en vaardigheden. Investering in opleiding, training en cursussen wordt ondanks de financieel moeilijkere tijden zoveel mogelijk in stand gehouden in een personeelsmanagement dat erop gericht is het beste in mensen naar boven te halen. Zie verder hoofdstuk II.1, expertise in huis
22
Begin 2010 is er een zogenaamde ‘vlootschouw’ gehouden over het hele personeel. In het strategische personeelsoverleg zijn per afdeling de functies en medewerkers tegen het licht gehouden waarbij naar kwaliteiten, kennis en vaardigheden gekeken is in relatie tot de organisatiestructuur en het opgestelde beleid van Het Utrechts Archief op dit moment en in de komende jaren. Uitkomsten zijn besproken per leidinggevende en gezamenlijk in een MT 2-daagse. De eventuele gevolgen voor de medewerkers worden in de aanstaande beoordelingsronde met hen individueel besproken. Het kan gaan om een opleiding, aanpassing van taken, aanspreken op functioneren en in een enkel geval om een organisatorische wijziging. Om medewerkers die al lange tijd op een zelfde functie bij het archief werkzaam zijn te stimuleren en te inspireren, zullen creatieve manieren worden aangeboord om verstarring en beroepsblindheid tegen te gaan, door bijvoorbeeld een tijdelijke detachering bij een collega-archief, het ontwikkelen van een andere specialisering of deelname aan project- of werkgroepen. E-ontwikkelingen en het proces van digitalisering zorgt ook voor nieuwe impulsen binnen de functies van medewerkers.
Betrokkenheid en medezeggenschap Voor organisaties en diegenen die erin werken, is het van groot belang om zich betrokken te kunnen voelen: bij het beleid, de uitvoering ervan, bij de organisatie, de cultuur en bij de collega’s met wie men samenwerkt. Het Utrechts Archief wil deze betrokkenheid bij zijn medewerkers stimuleren door een beroep te doen op ieders ideeën, door ontvankelijk te zijn voor reacties en suggesties en door mogelijkheden te geven deze kenbaar te maken. Een van de belangrijkste actoren hierin is de Ondernemingsraad, wiens adviezen en medezeggenschap op prijs worden gesteld. Ook in 2012 vinden ca. 7 overlegvergaderingen tussen Ondernemingsraad en directie plaats, waarin belangrijke besluitvorming die de belangen van alle medewerkers betreffen, worden besproken. Desgewenst vindt afhankelijk van de situatie ook tussentijds (in)formeel overleg plaats. Daarnaast is in de twee Algemene Overleggen en een overleg met het bestuur ruimte om ‘met de benen op tafel’ de afgelopen periode te evalueren en vooruit te kijken naar belangrijke ontwikkelingen die op stapel staan en waarbij de betrokkenheid van de medezeggenschap van belang is. In 2012 zullen een belangrijk aandachtspunten de gevolgen van de mogelijke bezuiniging, de E-ontwikkelingen en de decentralisatie zijn.. Integriteit In het kader van good governance en professioneel gastheerschap is het goed gebruik om zaken als gedragscode en integriteit te ijken met een integriteitsverklaring. Nieuwe medewerkers wordt gevraagd hiervan kennis te nemen en deze te onderschrijven, waarmee ze zich engageren aan de ‘stijl van het huis’, die in deze de integriteitsverklaring van de gemeente Utrecht volgt.
23
