MEMORANDUM SALING PENGERTIAN ANTARA KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA DENGAN THE AGENCY FOR TECHNICAL COOPERATION AND DEVELOPMENT (ACTED) TENTANG PROGRAM TERPADU PEMBANGUNAN MASYARAKAT BERBASIS WILAYAH
Pada hari ini.R·e.~~s~.tanggal...?.Z ... bulan April tahun Dua Ribu Empat Belas bertempat di Jakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1.
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, atau "Kemendagri", yang dalam Memorandum Saling Pengertian 1n1 diwakili oleh Dr. YUSHARTO HUNTOYUNGO, M.Pd., Kepala Pusat Administrasi Kerjasama Luar Negeri yang berkedudukan di Jalan Merdeka Utara No. 7 Jakarta Pusat 10110 Indonesia, yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2.
The Agency for Technical Cooperation and Development atau "ACTED", adalah suatu lembaga swadaya masyarakat asing yang bersifat kemanusiaan, non sektarian, non-po1itik dan nir-laba yang dalam Memorandum Saling Pengertian ini diwakili oleh GINNY HAYTHORNTHWAITE, Country Representative ACTED yang berkedudukan di Jalan Penjernihan II No. 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat 10210 Indonesia, yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA, selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK sepakat untuk bekerjasama yang dituangkan dalam Memorandum Saling Pengertian ini dengan ketentuan sebagai berikut:
TUJUAN Pasall
Tujuan dari Memorandum Saling Pengertian ini, untuk selanjutnya disebut "MSP'', adalah menyediakan sebuah kerangka hukurn bagi kerjasama antara PARA PIHAK untuk mendukung program Pemerintah Indonesia dalam rangka meningkatkan kesejahteraan sosial dan ekonomi masyarakat melalui Program Terpadu Pernbangunan Masyarakat Berbasis Wilayah dengan kegiatan program di daerah.
1
RUANG LINGKUP Pasal2
PARA PIHAK sepakat untuk bekerjasama pada program-program sebagai berikut: (1). Pengelolaan Risiko Bencana (PRB); (2) . Pengembangan Ekonomi Lokal; (3). Energi Baru Dan Terbarukan; (4). Air Dan Sanitasi; dan (5). Penguatan Kelembagaan Organisasi Berbasis Masyarakat.
WILAYAH KERJA
Pasal3
(1). PARA PIHAK sepakat untuk melakukan kerjasama pada wilayah kerja yang meliputi: Provinsi Sumatera Utara, Sulawesi Tenggara, dan Nusa Tenggara Timur. (2). Setiap perubahan dan/ atau penambahan wilayah kerja lainnya wajib disetujui secara tertulis oleh PARA PIHAK. (3). Bila terjadi bencana alam di dalam maupun di luar wilayah kerja sebagaimana disebut dalam ayat 1 dan 2, PIHAK KEDUA atas persetujuan tertulis PIHAK PERTAMA, dapat menyalurkan bantuan bagi masyarakat yang terkena bencana melalui kerjasama dengan instansi terkait di tingkat pusat dan daerah, serta melaporkan kegiatan tersebu t kepada PIHAK PERTAMA selambat-lambatnya dalam 1 (satu) bulan setelah bantuan disalurkan.
MITRA KERJA
Pasal4
Untuk melaksanakan MSP ini, PIHAK PERTAMA menunjuk Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah sebagai Mitra Kerja, selanjutnya disebut "DITJEN BINA BANGDA", dan PIHAK KEDUA menunjuk ACTED di Indonesia. ARABAN PROGRAM PasalS
(1). Mekanisme kerjasama diuraikan dalam Arahan Program yang wajib dibuat oleh PARA PIHAK yang tercantum dalam lampiran sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari MSP ini.
2
(2). Arahan Program sebagaimana disebut dalam ayat (1) memuat hal-hal tentang fokus program, ruang lingkup program, pembiayaan program, lokasi pelaksanaan program, mekanisme pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, pelaporan dan publikasi serta penutup yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari MSP ini. (3). Semua program yang akan dilaksanakan dalam kerangka kerjasama ini wajib sejalan dengan kebutuhan dan prioritas daerah. (4). Perincian setiap programjkegiatan diatur dalam Rencana Induk Kegiatan (Rencana Kegiatan Tiga Tahun) dan Rencana Kegiatan Tahunan (RKT).
RENCANA KEGIATAN Pasal 6 (1). PIHAK KEDUA wajib menyusun dan menyampaikan Rencana Induk Kegiatan yang berisi keseluruhan programjkegiatan selama tiga tahun kepada PIHAK PERTAMA secara tertulis untuk mendapat persetujuan. (2). PIHAK KEDUA, dengan difasilitasi PIHAK PERTAMA, wajib berkoordinasi dan berkonsultasi dengan Pemerintah Daerah untuk menyusun Rencana Kegiatan Tahunan yang memuat keseluruhan rencana kegiatan setahun. (3). Rencana Induk Kegiatan dan Rencana Kegiatan Tahunan wajib mendapat persetujuan dari PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA.
KEWAJIBAN Pasal 7 (1). PIHAK PERTAMA wajib: a. Memfasilitasi PIHAK KEDUA dalam pengurusan visa, izin kerja, izin tinggal, serta izin keluar dan/ atau izin masuk kern bali ke Indonesia bagi tenaga ahli asing PIHAK KEDUA sesuai dengan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku; b. Memfasilitasi PIHAK KEDUA dalam pengurusan cukai dan pajak sesuai dengan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku; c. Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan program/kegiatan dilokasi t e rpilih bersama-sama dengan instansi pemerintah terkait, dan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program kegiatan yang tercantum dalam MSP.
3
(2). PIHAK KEDUA wajib:
a. Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia; b. Melaksanakan program yang telah disepakati dalam MSP ini; c. Menyediakan dana bagi kegiatan-kegiatan seperti yang tercantum dalam Arahan Program sesuai dengan Rencana Induk Kegiatan dan Rencana Kegiatan Tahunan sebagaimana disepakati dalam MSP; d. Menyediakan bantuan peralatan dan fasilitas yang diperlukan bagi pelaksanaan program, serta menyediakan tenaga ahli asing yang memiliki keahlian yang tidak tersedia di Indonesia dalam rangka alih pengetahuan dan teknologi kepada tenaga lokal dan masyaraka t sesuai dengan peraturan perundang-undangan Indonesia yang berlaku. Setiap perubahan tenaga ahli asing akan disetujui oleh PARA PIHAK secara tertulis; e. Mengutamakan penggunaan produk-produk buatan lokal yang ramah lingkungan bagi semua peralatan dan bahan-bahan yang akan digunakan dalam rangka pelaksanaan program; f. Menyediakan bantuan pelatihan dan bantuan teknis dalam rangka melaksanakan program-program yang berfokus pada masyarakat dan meningkatkan kapasitas sumberdaya manusia serta kesejahteraan bagi penerima manfaat; g. Membatasi jumlah tenaga asing sebanyak-banyaknya 3 (tiga) orang; h. Mewajibkan semua tenaga asing PIHAK KEDUA mengikuti orientasi yang dilakukan oleh PIHAK PERTAMA; 1.
Mewajibkan semua tenaga asing PIHAK KEDUA memenuhi ketentuan keimigrasian di bidang perizinan dan pengawasan orang asing;
J.
Melaporkan setiap perubahan dan/ atau penarnbahan program yang telah disepakati untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari PIHAK PERTAMA;
k. Mendukung dan memperkuat kapasitas masyarakat dan lembaga masyarakat di perdesaan dalam mendesain dan merencanakan program/ kegiatan;
1. Menjaga citra baik Indonesia di mata masyarakat Internasional dan tidak mempublikasikan segala bentuk informasi negatif yang bertujuan untu~ merusak nama baik Indonesia; m. Mengkoordinasikan kepada PIHAK PERTAMA segala bentuk publikasi tentang Indonesia baik di dalam maupun luar negeri yang diprakarsai oleh PIHAK KEDUA;
4
n. Bertanggungjawab atas segala pengeluaran yang telah disetujui secara tertulis sesuai dengan prosedur akunting PIHAK KEDUA , termasuk untuk biaya orientasi, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan yang diadakan oleh PIHAK PERTAMA bersamasama dengan instansi terkait; o. Selalu berkonsultasi dan berkoordinasi dengan PIHAK PERTAMA dan Pemerintah Daerah dalam rangka setiap pelaksanaan programfkegiatan; p. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program oleh mitra lokal yang didanai PIHAK KEDUA dan melaksanakan audit terhadap mitra terse but; q . Menyampaikan laporan perkembangan pelaksanaan program/kegiatan setiap akhir tahun kepada PIHAK PERTAMA dengan tembusan ke pemerintah daerah, dan bila diperlukan laporan tambahan sesuai kebutuhan. r. Mencantumkan logo PIHAK PERTAMA dan/ a tau Pemda dalam setiap kegiatan dan pembangunan sarana dan prasarana yang dilakukan oleh PIHAK KEDUA. BATASAN AKTIFITAS PIHAK KEDUA DAN STAFNYA Pasal 8
(1) PIHAK KEDUA menjamin bahwa semua kegiatan dan stafyang bertugas dalam status kedinasan berdasarkan MSP ini harus: a.
Memperhatikan, menghormati dan mematuhi hukum dan peraturan perundang-undangan, serta kebijakan Pemerintah Republik Indonesia;
b. Sejalan dengan kepentingan Negara Kesatuan Republik Indonesia; c.
Menghormati keutuhan, kebebasan politik dan kedaulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan tidak mendukung gerakan separatis apapun;
d.
Menghormati kebiasaan, tradisi, kepercayaan masyarakat lokal;
e.
Tidak terlibat dalam kegiatan intelijen/klandestin apapun;
f.
Tidak terlibat dalam kegiatan politik dan komersial apapun;
g.
Tidak terlibat dalam penyebaran agama apapun, dan/ a tau aliran kepercayaan yang dapat m e ngganggu stabilitas kehidupan beragama;
budaya,
adat
istiada t
dan
5
h.
Tidak melakukan aksi penggalangan dana dari individu maupun organisasi di Indonesia untuk mendukung program dan kegia tannya;
1.
Tidak menggunakan kerangka kerjasama di bawah MSP ini dan setiap perjanjian di bawah MSP ini sebagai bentuk kompensasi perdagangan karbon dari Pihak Ketiga.
J.
Tidak melakukan kegiatan yang menganggu hubungan diplomatik; dan
k.
Tidak menggunakan sarana dan prasarana instansi atau lembaga pemerintahan.
(2) Pelanggaran terhadap setiap ketentuan pada ayat 1 Pasal ini, akan mengakibatkan tindakan dari otoritas yang terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan dapat mengakibatkan pencabutan ijin bagi ACTED dan stafnya serta pengakhiran program kerjasama.
STATUS PERLENGKAPAN DAN MATERIAL PENDUKUNG Pasal9 (1). Semua
perlengkapan dan material pendukung program yang diadakan/ dibeli oleh PIHAK KEDUA berkaitan dengan proyek yang didanai dan dilaksanakan oleh PIHAK KEDUA dalam rangka pelaksanaan program wajib hanya digunakan semata-mata demi kepen tingan pelaksanaan program.
(2). Apabila PIHAK KEDUA mg1n merubah pemanfaatan danjatau menghapus atas perlengkapan dan material pendukung sebelum berakhirnya program, maka perubahan dan penghapusan dimaksud wajib di konsultasikan terlebih dahulu dengan PIHAK PERTAMA untuk disetujui bersama secara tertulis oleh PARA PIHAK. (3). Setelah berakhirnya program, penyelesaian peralatan dan material wajib didiskusikan bersama-sama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA. (4). Apabila peralatan dan perlengkapan seperti yang disebutkan dalam ayat 1, ayat 2, dan ayat 3 akan dialihkan kepemilikannya kepada Pihak Lain baik sebelum atau setelah masa kegiatan program berakhir, maka serah terima peralatan dan material dimaksud, dituangkan dalam dokumen Berita Acara Serah Terima yang sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.
6
DOMISILI PasallO (1). Kementerian Dalam Negeri berdomisili di Jalan Medan Merdeka Utara
No. 7 Jakarta Pusat 10110, Indonesia dan DITJEN BINA BANGDA berdomisili di Jl. Taman Makam Pahlawan no. 20, Kalibata, Jakarta Selatan, 12750 Indonesia. (2) . ACTED berkantor pusat di 33, rue Godot de Mauroy, 75 009 Paris,
Perancis, dan kantor perwakilan ACTED di Indonesia beralamat di J alan Penjernihan II No. 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat, 10210 Indonesia. (3) . Dalam hal
terjadi perubahan domisili, masing-masing Pihak wajib menginformasikan secara tertulis kepada Pihak lainnya.
PENYELESAIAN PERSELISIHAN Pasalll Setiap perselisihan/ perbedaan terhadap penafsiran dan pelaksanaan MSP ini wajib diselesaikan secara damai melalui konsultasi atau negosiasi diantara PARA PIHAK.
PERUBAHAN Pasal12 (1). Setiap perubahan atas MSP ini wajib dilakukan setelah diadakan konsultasi dan dengan persetujuan tertulis bersama dari PARA PIHAK. (2). Perubahan dimaksud wajib menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari MSP ini dan wajib mulai berlaku pada tanggal yang disepakati oleh PARA PIHAK.
MULA! BERLAKU, JANGKA WAKTU DAN PENGAKHIRAN Pasal13 (1). MSP ini wajib mulai berlaku pada tanggal ditandatangani dan tetap berlaku selama 3 (tiga) tahun. (2). MSP ini dapat dihentikan oleh salah satu pihak setiap saat melalui pemberitahuan secara tertulis m engenai keingina nnya untuk menghentikan MSP ini paling lambat 6 (enam) bulan sebelum tanggal penghentian dimaksud.
7
(3). Pengakhiran MSP ini tidak akan mempengaruhi penyelesaian bidang pekerjaan yang sedang berjalan, kecuali ditentukan oleh PARA PIHAK. Dibuat dalam rangkap 2 (dua) masing-masing dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, semua naskah mempunyai kekuatan hukum yang sama. Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran, naskah dalam bahasa Indonesia yang berlaku.
.
THE FIRST PARTY
THE SECOND PARTY
THE HEAD OF CENTRE FOR MANAGEMENT OF OVERSEAS
COUNTRY REPRESENTATIVE ACTED INDONESIA,
.
~
• e..
..• ~~ ..........
~
C,~pPERATION,
Signed
Signed
4W"~TO H, M.Pd.
8
ARAHAN PROGRAM I. PROGRAM A. FOKUS PROGRAM
Fokus utama dari program kerjasama antara Kemendagri dan The Agency for Technical Cooperation and Development yang selanjutnya disingkat "ACTED" adalah untuk mendukung program pemerintah Indonesia dalam Peningkatan Kesejahteraan Masyarakat dan Wilayah.
B. RUANG LINGKUP
Cakupan program kerjasama ini adalah: 1. Pengelolaan Risiko Bencana (PRB), meliputi :
a. b. c. d. e.
Pembentukan Tim Siaga Bencana Desa (TSBD); Penguatan TSBD melalui Pelatihan Keterampilan teknis; Pelatihan pengelolaan sumber daya alam Peningkatan kesadaran pengelolaan sumber daya alam; Pembentukan sistem peringatan dini yang sesuai dengan kebutuhan; f. Implementasi program kecil Pengelolaan Resiko Bencana; g. Peningkatan kapasitas masyarakat dan aparatur pemerintah kabupaten dan provinsi. 2. Pengemba ngan Ekonomi Lokal, meliputi; a. Peningkatan kapasitas kelompok-k elompok mandiri masyaraka t b. Pelatihan keterampilan tehnis dan jaringan kerja; c. Bantuan peralatan dan perlengkapan yang sesuai. 3. Energi Baru Dan Terbarukan, meliputi; a . Pembentukan komite pengelolaan sampah disekolah binaan; b. Identifika si duta daur ula ng sampah; c. Pelatihan untuk menjadi pelatih (TOT) pengelolaan sampah; d. Pembentukan sistem pengumpulan limbah untuk unit bio-gas dan daur ulang di sekolah binaan; e. Pembuatan lubang untuk pemrosesan kompos; f. Pelatihan teknis tentang penggunaan peralatan bio-gas. 4. Air dan sanitasi, meliputi; a. Pembangunan sumur dangkal dan MCK. b . Pelatihan keterampilan teknis kepada. masing-masing TSBD untuk pemeliharaan MCK dan sumur dangkal di setiap lokasi pengungsian. 5. Penguatan Kelembagaan Organisasi Berbasis Masyarakat a. Pelatihan tentang manajemen organisasi; b. Pendampingan. 1
C. MANAJEMEN 1. Rencana lnduk Kegiatan (Rencana Kegiatan Tiga Tahun)
(1). ACTED bersama Mitra Kerjasama (selanjutnya disebut "DITJEN BINA BANGDA") menyiapkan Rencana Induk Kegiatan (Rencana Kegiatan Tiga Tahun) sebagai acuan dalarn rangka pelaksanaan program yang memuat: a. b. c. d. e. f. g. h. 1.
Pendahuluan; Tujuan; Sasaran; Hasil yang diharapkan; Kegiatan; Tenaga Kerja/Tenaga Ahli; Lokasi dan Kelompok Sasaran/Penerima Manfaat; Pembiayaan; dan Penutup.
(2). Rencana Induk Kegiatan ditandatangani oleh ACTED dan DITJEN BINA BANGDA. (3). Rencana Induk Kegiatan dijadikan acuandalam penyusunan Rencana Kegiatan Tahunan, dan disampaikan kepada masingmasing Pemerintah Daerah di wilayah kerja.
2. Rencana Kegiatan Tahunan
( 1). ACTED menyiapkan Rencana Kegiatan Tahunan se bagai acuan dalam pelaksanaan program di masing-masing wilayah kerja, yang memuat: a. Pendahuluan; b. Tujuan; c. Sasaran; d. Hasil yang diharapkan; e. Kegiatan; f. Tenaga KerjajTenaga Ahli; g. Peran serta Pihak Ketiga; h. Lokasi Pelaksanaan dan Kelompok Sasaran/Penerima Manfaat; 1. Pern biayaan; J. Jadwal Pelaksanaan Program; dan k. Penutup (2). Rencana Kegiatan Tahunan dikonsultasikan oleh ACTED kepada Pemerintah Daerah, difasilitasi oleh DITJEN BINA BANGDA.
2
(3). Rencana Kegiatan Tahunan ditandatangani oleh ACTED dan Pemerintah Kabupaten/Kota, serta diketahui oleh pemerintah Provinsi dan DITJEN BINA BANGDA. (4). Rencana Kegiatan Tahunan dijadikan acuan bagi ACTED dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan kegiatan di masingmasing wilayah kerj a.
3. Pembiayaan Pembiayaan pelaksanaan program kerjasarna ini bersumber dari anggaran ACTED yang diperkirakan sebesar 55.336.026.771 (Lima puluh lima miliar tiga ratus tiga puluh enarn juta dua puluh enam ribu tujuh ratus tujuh puluh satu) Rupiah dan dapat bertambah atau berkurang sesuai dengan perkembangan program selama 3 (tiga) tahun.
4. Lokasi 1. Lokasi pelaksanaan program ACTED meliputi Provinsi: a. Sumatera Utara meliputi Kabupaten Karo dan Kota Medan. b. Sulawesi Tenggara meliputi Kabupaten Buton dan Buton Utara. c. Nusa Tenggara Timur meliputi Kabupaten Timor Tengah Utara dan Malaka. 2.
Penambahan kabupatenjkota dalarn satu provinsi yang sudah tersebut di atas harus disetujui Pernerintah Provinsi dan dilaporkan ke DITJEN BINA BANGDA.
II.PELAKSANAAN A. Tingkat Pusat 1. Kemendagri melalui DITJEN BINA BANGDA memfasilitasi dalam mengoptirnalkan pelaksanaan program kerj asama, baik di tingkat pusat maupun daerah.
2. Kernendagri melalui DITJEN BINA BANGDA menyebarlua skan inforrnasi mengenai program kerjasama kepada Pemerintah Daerah Provinsi dan KabupatenjKota di wilayah kerja. 3. Kemendagri melalui DITJEN BINA ·BANGDA bersama dengan instansi terka it tingkat pusat memfasilitasi pengurusan penernpatan dan perpanjangan izin kerja tenaga asing ACTED di tingkat pusat dan daerah.
3
4. Kemendagri melalui DITJEN BINA BANGDA memfasilitasi dan membina Pemerintah Daerah di wilayah kerja dalarn mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan tahunan. 5. Kemendagri melalui DITJEN BINA BANGDA membentuk Tim Koordinasi Pusat untuk mengefektifkan pelaksanaan MSP. 6. Tim Koordinasi Pusat melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kegiatan kerjasama. 7. DITJEN BINA BANGDA dengan memperhatikan masukan dari Tim Koordinasi Pusat menyampaikan laporan kegiatan tahunan ACTED kepada Menteri Dalam Negeri melalui Pusat Administrasi Kerjasama Luar Negeri (AKLN).
B. Tingkat Provinsi 1. Gubernur melalui Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) wajib bertanggung-jawab mengoptimalkan pelaksanaan program kerjasama dengan ACTED di daerahnya. 2. Dalam rangka perpanjangan penugasan tenaga asing ACTED di Daerah, Bappeda dapat menyiapkan dan menyampaikan rekomendasi dan dokumen hasil evaluasi kinerja tenaga asing ACTED tersebut kepada DITJEN BINA BANGDA. 3. Gubernur melalui Bappeda memfasilitasi Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota di wilayah kerja ACTED dalam mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan tahunan. 4. Dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan program, Pemerintah Provinsi dapat membentuk Tim Koordinasi Provinsi yang terdiri dari unsur instansi terkait.
C. Tingkat Kabupaten/Kota 1. BupatijWalikota melalui Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) bertanggungjawab dalam mengoptimalkan pelaksanaan program kerjasama dengan ACTED di daerahnya. 2. Bappeda memfasilitasi pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan ACTED 3. Bappeda bersama-sama mitra lokal ACTED memfasilitasi masyarakat untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan.
4
4. Dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan kegiatan, Pemerintah Kabupaten/Kota dapat membentuk Tim Koordinasi Kabupaten/ Kota yang terdiri dari unsur instansi terkait. D. Peran serta Pihak Ketiga
1. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, ACTED dapat melibatkan kelompok-kelompok masyarakat, Perguruan Tinggi, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan Yayasan yang berbadan hukum dan secara sah terdaftar di KESBANGPOL di Pemerintah Pusat dan Daerah. 2. ACTED memberitahukan kepada Pemerintah Daerah tentang peran serta pihak ketiga dalam pelaksanaan kegiatan kerjasama. III. PEMANTAUAN DAN EVALUASI
1. ACTED,
DITJEN BINA BANGDA, dan Pemerintah Daerah menyepakati programjkegiatan dan lokasi yang akan dipilih untuk dipantau dan di evaluasi. 2. Tim Koordinasi Pusat melakukan pemantauan dan evaluasi Administrasi maupun operasional terhadap perkembangan pelaksanaan programjkegiatan ACTED tiga kali selama periode MSP atau sesuai kebutuhan dan kesepakatan pada lokasi programjkegiatan yang telah disepakati sebagaimana dimaksud pada butir 111.1 atas beban biaya ACTED. 3. Tim Koordinasi Pusat dapat melakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan kerjasama pada lokasi program/ kegiatan, sesuai kebutuhan atas be ban biaya APBN, dan dapat berkoordinasi dengan ACTED. 4 . Apabila diperlukan, ACTED dapat mengundang perorangan atau lembaga independen untuk melakukan pemantauan, dan dilaporkan ke DITJEN BINA BANGDA. 5. Tim Koordinasi Pusat yang melakukan pemantauan dan evaluasi perkembangan pelaksanaan programjkegiatan, memberikan umpan balik kepada ACTED. 6. Pemerintah Provinsi danjatau Pemerintah Kabupaten/Kota dapat melakukan pemantauan secara berkala dan/ a tau sewaktu-waktu terhadap perkembangan pelaksanaan program/kegiatan ACTED, atas beban biaya APBD, yang hasilnya dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui DITJEN BINA BANGDA 7. Hasil evaluasi akhir dan Rapat Koordinasi Nasional dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam memperpanjang MSP.
5
IV. PELAPORA.N DAN PUBLIKASI A.
PELAPORA.N
1. ACTED menyusun dan menyampaikan Laporan tengah tahunan dan Tahunan kepada DITJEN BINA BANGDA dengan tembusan ke pemerintah daerah. 2. Laporan tengah tahunan memuat ringkasan kegiatan. 3. Materi Laporan tengah tahunan dan Laporan Tahunan, memuat: a. Pendahuluan; b. Tujuan; c. Sasaran; d. Keluaran/Hasil yang dicapai; e. Lokasi Pelaksanaan dan Kelompok Penerima manfaat; f. Kegiatan yang telah dilaksanakan; g. Tenaga KerjajTenaga Ahli yang digunak:an; h. Peran serta Pihak Ketiga; 1. Pembiayaan; J. Permasalahan dan Upaya Pemecahannya; k. Penutup 4. Apabila diperlukan, ACTED dapat menyampaikan laporan insidentil sesuai kebutuhan kepada DITJEN BINA BANGDA. B. PUBLIKASI
1. ACTED melakukan koordinasi dengan DITJEN BINA BANGDA
mengenai publikasi selain dari ruang lingkup kerjasama sebagai mana diatur dalam MSP. 2. ACTED bersama-sama dengan DITJEN BINA BANGDA, serta Pemerintah Daerah dapat melakukan publikasi bersama tentang hasil pelaksanaan program kerjasama. V. PENUTUP
Arahan Program ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Memorandum Saling Pengertian antara Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia dan ACTED.
6
MEMORANDUM OF UNDERSTANDING BETWEEN THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS OF THE REPUBLIC OF INDONESIA AND THE AGENCY FOR TECHNICAL COOPERATION AND DEVELOPMENT (ACTED) ON INTEGRATED PROGRAM OF SUSTAINABLE AND LOCAL COMMUNITYBASED DEVELOPMENT
Today,. '~~~.!?~7. .. , April. ..?gif~ ... ' 2014, in Jakarta we, the undersigned below:
1.
The Ministry of Home Affairs of The Republic of Indonesia, or "MoHA", in this Memorandum of Understanding represented by Dr. YUSHARTO HUNTOYUNGO, M.Pd., the Head of Centre for Management of Overseas Cooperation, located at Jalan Merdeka Utara No . 7 Jakarta Pusat 10110 Indonesia, hereinafter referred to as THE FIRST PARTY.
2.
The
Agency
for Technical Cooperation and
Development or
"ACTED", is a foreign humanitarian, non-profit, non-sectarian, nonpolitical, non-governmental organization in this Memorandum of Understanding represented by GINNY HAYTHORNTHWAITE, the Country Representative of ACTED having its address on Jalan Penjernihan II No. 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat 10210 Indonesia, hereinafter referred as THE SECOND PARTY.
THE FIRST PARTY and THE SECOND PARTY collectively referred as THE PARTIES have agreed to cooperate and to establish Memorandum of Understanding with the provisions as follows:
OBJECTIVE
Article 1 The objective of this Memorandum of Understanding, hereinafter referred as "MoU", is to provide a legal framework for the cooperation between THE PARTIES to support the program of Indonesian Government of the Republic of Indonesia in improving the social welfare and economy of the community through an Integrated of Sustainable and Local Community-based Development Program with multi-sectoral programs in the region.
1
SCOPE Article 2
THE PARTIES agreed to cooperate in the following programs: (1). Disaster Risk Management; (2). Local Economic Development; (3). New and Replenish Energy; (4). Water and Sanitation; (5). Community-Based Organizational Empowerment.
AREAS OF COOPERATION Article 3
(1). THE PARTIES agreed to cooperate in the following target areas: the provmces of North Sumatra, Southeast Sulawesi, and East Nusa Tenggara. (2). Any changes and/or additional of other working areas should have written approval from THE PARTIES. (3). In the case of force majeure outside or inside the target areas as mentioned in the articles 1 and 2, THE SECOND PARTY with written agreement from THE FIRST PARTY is allowed to provide supports/aids for the community affected by the disaster through cooperation with related institutions - central and local, and report the activities to THE FIRST PARTY not later than 1 (one) month after the first distribution.
COUNTERPART Article 4
For the purpose of implementing the MoU, THE FIRST PARTY assigned the Directorate General of Regional Development as a counterpart of THE SECOND PARTY, hereinafter referred as "DITJEN BINA BANGDA".
PROGRAM DIRECTION Article 5
(1). The cooperation mechanism is described in the program direction which should be made by THE PARTIES in the attachments as the .integrated part of this MSP.
2
(2). The program direction as mentioned in the article (1) consists of matters related to program focus, scope, budgeting, target areas, mechanism of implementation, monitoring and evaluation, reporting and publication as well as the closing as the integrated parts of this MSP. (3). All programs in to be implemented in this cooperation must in line with the local priority and needs. (4). The detail of each program or activity is stipulated in the master plan (3year activity plan) and Annual Activity Plan (RKT).
PLAN OF OPERATION Article 6 (1). THE SECOND PARTY shall prepare and submit a written master plan
containing overall three-year programs to THE approval.
FIRST PARTY for
(2). THE SECOND PARTY, facilitated by THE FIRST PARTY, shall consult with the Local government in preparing an Annual Activity Plan containing the overall annual plan of activities. (3). The Master plan and the Annual Activity Plan should be approved 1n writing by THE FIRST PARTY and THE SECOND PARTY.
OBLIGATIONS Article 7 (1).
THE FIRST PARTY shall: a. Facilitate THE SECOND PARTY in arranging the visa, working permit, stay permit, entry and re-entry permit for THE SECOND PARTY's foreign staffs in accordance with the prevailing Indonesian laws and regulations; b. Facilitate THE SECOND PARTY in arranging customs and tax exemption facilities in accordance with the prevailing Indonesian laws and regulations; c. Monitor and evaluate the implementation of programs activities based on the agreed locations in cooperation with related government institutions and evaluate the implementation of program activities described within this MoU.
3
(2).
THE SECOND PARTY shall: a. Comply with all applicable laws and regulation in Indonesia; b. Implement all programs that have been mutually agreed under this MoU; c. Provide financial assistance, necessary for the implementation of all programs as stipulated in the Program Direction in accordance with the Master Plan and Annual Activity Plan that have been agreed under this MoU; d. Providing equipments and facilities necessary for the implementation of all program, and provide foreign experts only in so far as Indonesian experts are not available, in the framework of transfer of knowledge and technology to the local staffs and the communities in accordance with the prevailing Indonesian laws and regulations. Any changes of foreign experts shall be agreed in writing by THE PARTIES;
e. Put priority on the use of locally made and environmental friendly products for all equipments and materials used in the implementing the program; f.
Provide training and technical assistance in implementing the program focused on community and building the capacity of human resource as well as the welfare of the beneficiaries;
g. Limit the number of foreign staff to maximum of 3 (three); h. Require all foreign staffs of THE SECOND PARTY to follow orientation held by THE FIRST PARTY; 1.
Require all foreign staffs of THE SECOND PARTY to comply the immigration regulations relating to permits and foreigners monitoring procedure;
J.
Inform any changes and or omission of the agreed programs and secure written approval by THE FIRST PARTY;
k. Support and strengthen rural communities and institutions capacity
in
design~ng
and arranging the program/ activity;
1. Maintain Indonesian's good image in the International community and refrain from publishing any negative information that may intentionally damage Indonesian reputation; m. Coordinate with THE FIRST PARTY regarding any national and international publications on Indonesia initiated by THE SECOND PARTY; 4
n. Be responsible for all reasonable expenses previously agreed in writing according to THE SECOND PARTY's accounting procedures, including for orientation, monitoring and evaluation of the project conducted by THE FIRST PARTY together with related institutions; o. Consult and coordinate with THE FIRST PARTY and the local government in order to ensure every program/ activity implementation; p. Monitor and evaluate the program implementation by local partners funded by THE SECOND PARTY and auditing those partners; q. Submit progress-development report every end of the year to THE FIRST PARTY annually, with copy to the local government and additional reports if deemed necessary; r. To include THE FIRST PARTY and/or local governments logo in every activities and infrastructure undertaken by THE SECOND PARTY.
LIMITATION ACTIVITY OF THE SECOND PARTY AND ITS STAFFS Article 8
(1) THE SECOND PARTY assures that its activities and staffs assigned to official status under the MoU, shall: a.
Observe, respect and comply with the laws and regulations, and as policies of the Government of the Republic of Indonesia;
b. Be in line with The Unitary State of The Republic of Indonesia's interest; c.
Respect the integrity, political freedom and sovereignty of the unitary State of the Republic of Indonesia and refrain from supporting any separatist movements;
d. Respect the customs, traditions, culture, religions, and beliefs of the local community; e.
Refrain from involving in any intelligence/clandestine activities;
f.
Refrain from engaging any political and commercial activities;
g.
Refrain from conducting any religious, and or belief propagation that poten.t ially sabotage the religious stability conditio~s in Indonesia;
5
h. 1.
Refrain from doing fund raising activities from individuals or local organizations in Indonesia to support its programs and activities; Refrain from utilizing the framework of cooperation under this MoU and each agreement under the MoU as a form of carbon trading a third-party compensation
J.
Refrain from conducting any activities that cause harm to diplomatic relations; and
k.
Refrain from utilizing facilities and infrastructure from Governmental Agency and Institutions
(2) Any violation of any provisions in paragraph 1 will result in measures by the relevant authorities in accordance with the prevailing laws and regulations in Indonesia and may lead to revocation of permit for ACTED and or the staffs concerned and termination of the cooperation program.
STATUS OF EQUIPMENT AND MATERIAL SUPPORTER Article 9 (1) Equipments and materials provided/purchased by THE SECOND PARTY to support the implementation of the program shall be used solely for the purpose of the implementation of the program. (2) If THE SECOND PARTY wishes to change of purpose and or abolish the equipment and materials before the end of the program, such change shall be consulted first with THE FIRST PARTY and shall be agreed in writing by THE SECOND PARTY and THE FIRST PARTY. (3) After the completion of the program, disposal of the equipment and materials should be discussed by THE PARTIES. (4) When equipments and materials as mentioned in article 1, article 2, and article 3 will be transferred its stake to another party either before or after the completion of the program, than the said handing over of the materials and equipment shall be documented in Handing over Minutes accordance with the Indonesian laws and legislation.
6
DOMICILE Article 10
(1). The MoHA is domiciled at Jalan Medan Merdeka Utara No. 7, Central Jakarta 10110, Indonesia and DITJEN BINA BANGDA is domiciled at Jl. Taman Makam Pahlawan no. 20, Kalibata, South Jakarta, 12750 Indonesia. (2). ACTED having its address on 33, rue Godot de Mauroy, 75 009 Paris, France and ACTED representative office in Indonesia having its address on Jalan Penjernihan II No. 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat, 10210 Indonesia. (3). If any change occurs in address or domicile, each party shall send written notice to the other party.
SETTLEMENT OF DISPUTES Article 11
Any dispute between THE PARTIES concerning the interpretation on/ or application of this MoU shall be settled amicably through consultation or negotiation between THE PARTIES.
AMENDMENT Article 12
(1). Any amendments or revisions of this MoU shall be made after consultation and in mutual agreement in writing by THE PARTIES. (2). Such amendment shall constitute an integral part of this MoU and shall come into force on the date as may be determined upon by THE PARTIES.
COME INTO FORCE, DURATION AND TERMINATION Article 13
(1). The MoU shall come into force on signed date and shall remain in effect for 3 (three) years. · (2). The MoU may be terminated by either party at any time by sending a written notification of its intention to terminate this MOU at least 6 (six) months in advance.
7
(3). The Termination of the MoU will not affect the completion of the ongoing programs, unless it has been determined by THE PARTIES.
Done in 2 (two) duplicate each of texts in Indonesian and English, signed by the parties, and all texts being equally authentic. In the case of divergence of interpretation, the Indonesian language shall prevail. THE FIRST PARTY
THE SECOND PARTY
THE HEAD OF CENTRE FOR MANAGEMENT OF OVERSEAS CQOP£RATION,
COUN~~ENTATNE
Signed
AeTEii:RrooNESIA,
Signed GINNY RAYTHORNTHWAITE
8
PROGRAM DIRECTION I. PROGRAM
A. PROGRAM FOCUS
The primary focus of the cooperation between Ministry of Home Affairs of the Republic of Indonesia (MoHA) and The Agency for Technical Cooperation and Development, hereinafter referred as "ACTED" is to support the Indonesian Government program Indonesia in Improving the Community Welfare and the Region. B. SCOPE
The program scopes of the cooperation are as follows: 1. Disaster Risk Management (PRB): a. Forming the Vill!tge Disaster Preparedness (TSBD); b. Empowering the TSBD through Technical Skill Training; c. Natural Resources Management Training d. Raising Awareness on Natural Resources Management; e. Establishing the early warning system as needed; f. Implementation of small program- Disaster Risk Management; g. Capacity Building for the community and government employees at the sub-district and provincial level. 2. Local Economic Developme nt; a. Capacity building for Self-Reliance Community Groups b. Training on Technical Skill and Working Network; c. Support of appropriate tools and equipments. 3. New and Replenish Energy; a . Establishment of waste manageme nt committees 1n partner schools; b . Identification of recycling garbage ambassador; c. Training to be a trainer (TOT) waste management; d. Establishment of waste collecting sy stems for bio-gas units and recycling in the partne r schools; e. Making hole s for composting; f. Technical training on the use of bio-gas appliances. 4 . Water and Sanitation; a. Setting up shallow well and MCK (toilets). b. Technical Skill Training for each TSBD to m a intain MCK and well in each evacuation location. 5. Community-Based Organizational Capacity Building a. Training on the Organizational Management; b . Working with activity. 1
C. MANAGEMENT 1. The Master plan (3-year Activity Plan)
(1). ACTED together with its partner (hereinafter referred as "DITJEN BINA BANGDA") shall prepare a master plan of operation (a ThreeYear Plan) as a reference for the program implementation, containing: a. Introduction; b . Goals; c. Objective; d. Expected Outputs; e. Activities; f. Employees/Experts; g. Location and Target Groups /Beneficiaries; h. Funding; and i. Closing. (2) . The Master Plan shall be signed by both ACTED and DITJEN BINA BANGDA. (3). The Master Plan shall be used as terms of reference to prepare Annual Activity Plans, and shall be submitted to the Local Government in each respective working area.
2. Annual Activity Plan
(1). ACTED prepares the Annual Activity Plan as terms of reference for the implementation of program in each respective working area, containing: a. Introduction; b. Goals; c. Objective; d. Expected Outputs; e. Activities; f. Employees I Experts; g. Third party's participation; h. Location and target groups/beneficiaries; 1. Funding; J. Program Implementation Schedule; and k. Closing (2). The Annual Activity Plan shall be consulted by ACTED to the local government, facilitated by DITJEN BINA BANGDA.
2
(3). Annual Activity Plan shall be signed by ACTED and the local government-district/ city, and acknowledged by the Regional Government of Province and DITJEN BINA BANGDA. (4). Annual Activity Plan shall be used as terms of reference for ACTED and Local government in the implementation of activities in respective working area. 3. Funding
The Funding for the Implementation of these cooperation program are sourced from ACTED' estimated to be approximately IDR 55,336,026,771 (Fifty-five billion, three hundred and thirty six million twenty-six thousand seven hundred and seventy-one rupiahs) and can be increase or reduce according to the program development for 3 (three) years.
4. Location 1. The locations of the ACTED program are namely: a . The province of North Sumatra - Karo District and the City of Me dan. b. The province of Southeast Sulawesi - The districts of Buton and Buton Utara. c. The province of East Nusa Tenggara - The districts of Timor Tengah Utara and Malaka. 2.
The additional district/ city in a province mentioned earlier should be approved by the Provincial Government and reported DITJEN BINA BANGDA.
II. IMPLEMENTATION
A. Central level
1. The MoHA through DITJEN BINA BANGDA shall facilitate the optimum implementation of cooperation programs at both central and local level. 2. The MoHA through DITJEN BINA BANGDA shall disseminate information on the cooperation programs to the Provincial and District/City Governments in each respective working area. 3. MoHA through DITJEN BINA BANGDA and relevant institutions at central level shall facilitate placement and working permit extension of foreign staffs of ACTED at central and regional level.
3
4. The MoHA through DITJEN BINA BANGDA shall facilitate and supervise the local government in the respective working area to optimize the implementation of annual activities. 5 . The MoHA through DITJEN BINA BANGDA shall establish a Central Coordination Team to ensure effectiveness of the implementation of MoU . 6. The Central Coordination will conduct monitoring and evaluation of the implementation of cooperation activities. 7. DITJEN BINA BANGDA by taking into consideration inputs from the Central Coordination Team shall submit the ACTED annual activity report to the Minister of Home Affairs through the Centre for the Management of Overseas Cooperation (Pusat AKLN).
B. Provincial Level 1. Governor through the Regional Planning Boards (Bappeda) shall be responsible to optimize the implementation of the cooperation program with ACTED in respective working area.
2. In order to extent the assignment period of foreign staffs of ACTED, Regional Planning Boards shall provide recommendations and documents on performance evaluation results of ACTED foreign staffs to DITJEN BINA BANGDA. 3. Governor through Regional Planning Boards shall facilitate the District/ City Governments within ACTED working areas to optimize the implementation of the annual activities. 4. In order to facilitate the implementa tion of the program, the Governments may establish a Provincial Coordinating Team consisting of related institutions.
C. District/ city level 1. The District Leader /Mayor through the Regional Planning Board (Bappeda) shall be responsible to optimize the implementation of cooperation program with ACTED in their respective working area.
2. Regional Planning Board shall facilitate the implementation of cooperation program with ACTED 3. Regional Planning Board together with the local partners of ACTED shall facilitate communities to participate in the implementation of the program. 4
4. In order to facilitate the implementation of the cooperation program, District/Municipal Governments may establish a District /City Coordinating Team, consisting of related institutions. D. The Third Parties Participation
1. In implementing the activities, ACTED may involve community groups, Universities, Non Profit Organizations, and the Foundation which are legal and registered in KESBANGPOL (Politics of National Unity Body) at Central and Regional level. 2. ACTED informs the participation of the third parties in the implementation of cooperation activities to the local government. III. MONITORING AND EVALUATION 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACTED, DITJEN BINA BANGDA, and the local government shall agree on programs/ activities and selection of location to be monitored. The Central Coordinating Team shall monitor and evaluate administration and operational the development of the Implementation of ACTED programs/ activities three times during the period of MoU or based on need and agreement in the agreed locations as contemplated in point 111.1 above at ACTED expense. The Central Coordinating Team may monitor and evaluate the cooperation activities in the program/ activity locations on the National Budget funding, and may make coordination with ACTED. ACTED may, if necessary, invite independent individuals or institutions to undertake monitoring, and they should be reported to DITJEN BINA BANGDA. The Central Coordinating Team which undertakes monitoring and evaluation progress of the implementation of the programs/ activities, shall give feedbacks to ACTED. Provincial and/or District/City Governments can undertake monitoring regularly andjor incidentally of the implementation of the ACTED programs/ activities, at the expense of the Local Government's budget, the result of which shall be reported to the Minister of Home Affairs through the DITJEN BINA BANGDA. Results of the final evaluation and the National Coordination Meeting put into consideration for MoU extension.
5
IV. REPORTING AND PUBLICATION A.
REPORTING 1. ACTED shall prepare and submit Mid-Year reports and annual
reports to DITJEN BINA BANGDA, with copy to the local government. 2. Mid-year reports shall contain a summary of activities 3. The Annual ReJ.>orts shall contain: a. Introduction; b. Goals; c. Objectives; d. Expected Outputs; e. Location and Target Groups/beneficiaries; f. Implemented Activities; g. Employees/Experts; h. Participation of Third parties; 1. Funding; J. Problems and Resolution; k. Closing 4. ACTED may, if necessary, submit incidental report as needed to DITJEN BINA BANGDA. B. PUBLICATION 1. ACTED shall make coordination with DITJEN BINA BANGDA on
publications of anything out of the scope of the cooperation as started in the MoU. 2. ACTED together with DITJEN BINA BANGDA and the local governments may jointly publicize results of the cooperation program. V. CLOSING
This program Direction constitutes an integral part of the Memorandum of Understanding between The Ministry of Home Affairs of Republic of Indonesia and ACTED.
6
