1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan proses perolehan, pemprosesan dan pengkatalogan bahan monograf, media dan terbita...
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BSPM BMAP BPK BPP BTB KB
: : : :
KBSTM PenP PKBS PKSB PPV PPSK PSAS PO PP PPKn UPM
: : : : : : :
:
Bahagian Sumber Pertanian Malaysia Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan Bahagian Pembangunan Koleksi Bahagian Perkhidmatan Pengguna Bahagian Terbitan Bersiri Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Bahagian Sumber Pertanian Malaysia / Ketua Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan / Ketua Bahagian Perkhidmatan Pengguna / Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Bahagian Kualiti dan Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Sistem Teknologi Maklumat Penolong Pustakawan Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina Perpustakaan Perubatan Veterinar Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Pembantu Operasi Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Universiti Putra Malaysia
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN 6.0
Kenalpasti keperluan bahan rujukan fakulti secara pembelian atau hadiah. Agihkan peruntukan mengikut akaun fakulti/koleksi. Dapatkan kelulusan mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan.
Rekod/ Dokumen Rujukan
Jawatan kuasa Pemilihan Syarikat Bekalan Buku Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri
6.2.4
KB/Pustakawan /PPKn/PP
6.3 6.3 Laksana Perolehan
Lantik pembekal.
Laksana Perolehan 6.3.1
Tentukan jenis perolehan i. Jika bahan monograf dan media, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) - A. Pesanan Bahan Monograf dan Media
Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media
ii. Jika bahan terbitan bersiri, rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri (UPM/OPR/PSAS/AK04) dan Garis Panduan Bahan Terbitan Bersiri Permohonan Baharu (OPR/PSAS/GP02/TBB)
Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri
iii. Jika bahan hadiah, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) – C. Pengurusan Bahan Hadiah
A
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Garis Panduan Bahan Terbitan Bersiri Permohonan Baharu
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN Tanggungjawab
Jika terima, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) – B. Penerimaan Bahan Monograf dan Media atau Garis Panduan Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CKN)
Garis Panduan Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri
6.4.2
Jika tidak terima, lakukan peringatan/ tuntutan/ pembatalan. Rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) – B. Penerimaan Bahan Monograf dan Media atau Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CLM).
Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri
Lakukan Penilaian Prestasi Pembekal Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) atau Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/PRE)
Borang Penilaian Prestasi Pembekal Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Jurnal Bercetak) Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Pangkalan Data Dalam Talian) Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri
B. PEMPROSESAN DAN PENGKATALOGAN BAHAN PERPUSTAKAAN Tanggungjawab
Carta alir
Perincian
6.1 Mula
KB
Pustakawan/ PenP/PPKn/PP/ PO
6.2 Rancang Penyediaan Bahan
6.3 Laksana Pemprosesan dan Pengkatalogan Bahan
6.1
Mula
6.2
Merancang penyediaan bahan perpustakaan
6.3
(a)
Tetapkan pencapaian bahan yang akan diproses mengikut piawaian.
(b)
Tetapkan tempoh bahan yang akan diproses.
Rekod/ Dokumen Rujukan
Laksana pemprosesan dan pengkatalogan bahan (a)
Bagi Bahan Monograf, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) – D. Pemprosesan Bahan Monograf
Sistem Pengurusan Perpustakaan Pangkalan Data ACQ CLICKS
(b)
(c)
(d)
KB/Pustakawan /PenP/PP
6.4 Laksana Semakan Akhir
6.4
Bagi Bahan Media, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) – E. Pemprosesan Bahan Media Bagi Bahan Tesis dan Laporan Projek, rujuk Arahan Kerja Pengurusan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) – F. Pemprosesan Tesis dan Laporan Projek
Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media Log Rekod Pemprosesan Bahan Media Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas
Bagi Bahan Terbitan Bersiri, rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Terbitan Bersiri (UPM/OPR/PSAS/AK19)
Laksana semakan akhir (a)
Jika ada pembetulan, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan).
Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan Pangkalan Data ACQ CLICKS
A (b)
Jika tiada pembetulan, hantar bahan ke bahagian / koleksi berkaitan atau susun bahan ke rak.
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Log Penyerahan Bahan Keluar
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN Tanggungjawab
Jawatan kuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri 8.
KETUA PTJ
1 Tahun
UPM/PSAS/100-17/1/14
·
BPK PKBS
BPK
KETUA PTJ
1 Tahun
UPM/PSAS/100-17/1/8
PP/PPKn
KB
Perolehan Penerbitan Pegawai UPM
BPK PKBS
KETUA PTJ
1 Tahun 10.
UPM/PSAS/100-17/1/3
PP/PPKn
KB
BPK PKBS
Perolehan Bahan Hadiah
1 Tahun
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
KETUA PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002 PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
11.
UPM/PSAS/100-17/1/6
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PP/PPKn
Tanggungjawab Menyelenggara KB
Perolehan Tesis & Laporan Projek
Halaman: 9/13 No. Semakan: 07 No. Isu: 02 Tarikh: 01/07/2016 Tempat dan Tempoh Simpanan BPK PPSK PKSB PPV PKBS
Kuasa Melupus KETUA PTJ
1 Tahun 12.
UPM/PSAS/100-17/1/12
PP/PPKn
KB
PP/PPKn
KB
Permohonan Hadiah Bahan Monograf
BPK PKBS
KETUA PTJ
1 Tahun 13.
UPM/PSAS/100-17/1/13 Pertukaran Bahan Hadiah Dengan Institusi Luar
14.
UPM/PSAS/100-10/8/1
PP /PPKn
KB
PP /PPKn
KB
UPM/PSAS/100-17/1/2
PP /PPKn
KB
UPM/PSAS/100-17/1/8
PP /PPKn
KB
UPM/PSAS/BTB/8.2.43
UPM/PSAS/BTB/8.2.51
PP
KB
OPR/PSAS/BL02/BYR
PP
KB
OPR/PSAS/BL02/RKD
KETUA PTJ
BTB
KETUA PTJ
BTB
KETUA PTJ
BTB
KETUA PTJ
7 tahun PP /PPKn
KB
Log Penyerahan Dokumen Pembayaran BTB 21.
BTB
7 tahun
Perjanjian Lesen
20.
KETUA PTJ
7 tahun
Pangkalan Data / Jurnal Dalam Talian
19.
BTB
7 tahun
Perolehan Bahan Terbitan Bersiri Bercetak 18.
KETUA PTJ
7 tahun
Perolehan Bahan Terbitan Bersiri / Sumber Elektronik 17.
BTB 7 tahun
UPM/PSAS/100-10/8/2 Fail Pesanan Terbitan Dalam Negeri
16.
KETUA PTJ
1 Tahun
Terbitan Dari Luar Negara 15.
BPK
BTB
KETUA PTJ
7 tahun PP
KB
Log Rekod Langganan Jurnal BTB
BTB 1 tahun
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
KETUA PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 10/13
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
No. Semakan: 07
PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
22.
OPR/PSAS/BL02/UTK
23.
Log Peruntukan (Belanja Mengurus) BTB Baucer BTB
Tarikh: 01/07/2016
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PP /PPKn
KB
BTB
KETUA PTJ
PP /PPKn
KB
7 tahun BTB
KETUA PTJ
7 tahun
· Baucer BTB 24.
No. Isu: 02
Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri
PP
KB
BTB PKBS
KETUA PTJ
1 tahun
· Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MHN) · Borang Maklumbalas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM)
B. PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
1.
-
PenP/ PPKn/PP
KB
Log Penyerahan Bahan Keluar ·
Tempat dan Tempoh Simpanan BPK BSPM PPSK
Kuasa Melupus KETUA PTJ
PKSB PPV PKBS
Log Penyerahan Bahan Keluar OPR/PSAS/BL01/PBK
1 Tahun 2.
-
PenP / PPKn/PP
KB
KETUA PTJ
PKSB PPSK PPV
Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas ·
PKBS
Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas (OPR/PSAS/BL04/TRM)
1 Tahun 3.
Log Pemprosesan Bahan Media ·
PenP / PP
KB
Log Pemprosesan Bahan Media OPR/PSAS/BL01/PBM
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
BPK PKBS 1 Tahun
KETUA PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 11/13
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
No. Semakan: 07
PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN 4.
-
PenP / PPKn/PP
KB
Log Rekod Nombor Aksesan Bahan BPD (OPR/PSAS/BL05/RNA)
5.
-
BMAP
KETUA PTJ
Kekal PPKn/ PP
KB
Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan ·
Tarikh: 01/07/2016
PPSK PKSB PPV PKBS
Log Rekod Nombor Aksesan Bahan BPD ·
No. Isu: 02
Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK)
BPK PPSK PKSB PPV
KETUA PTJ
BTB PKBS 2 Bulan
6.
-
PPKn/PP
KB
Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah ·
-
KBSTM / KBTM
KB
Rekod Bibliografi · 8.
9.
10.
PenP/PP
KB
PP/PPKn
KB
OPR/PSAS/BL02/EDR
PP
KB
PP
KB
OPR/PSAS/BL02/LTH
OPR/PSAS/BL02/LWP
KETUA PTJ
BTB
KETUA PTJ
BTB
KETUA PTJ
1 tahun PP
KB
Log Rekod Latihan / Demo Pangkalan Data Langganan 13.
PKBS
7 tahun
Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPV 12.
KETUA PTJ
1 Tahun
Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH)
UPM/PSAS/BTB/8.2.44
PKBS 2 Bulan
Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB)
Laporan Penggunaan Pangkalan Data 11.
KETUA PTJ
Kekal
Borang Log Proses Bahan Hadiah ·
KBSTM / KBTM
Rekod Bibliografi
Borang Log Identifikasi Bahan ·
KETUA PTJ
1 Tahun
Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BL01/RBH)
7.
BPK PKBS
BTB
KETUA PTJ
1 tahun PP
KB
Log Lawatan Pembekal BTB
BTB 1 tahun
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
KETUA PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 12/13
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
No. Semakan: 07
PROSEDUR PENGURUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN 14.
-
PP
No. Isu: 02 Tarikh: 01/07/2016
KB
BTB
KETUA PTJ
PKBS
Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri
1 tahun · Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/PTB) 15.
16.
17.
Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri · Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA) Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri · Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR) Borang Proses Penjilidan Jurnal
