P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU BAHASA (TETAP)

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Halaman: 1/14 No. Semakan: 04

PEJABAT PENDAFTAR No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU Tarikh: 11/09/2014 BAHASA (TETAP) 1.0

TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa di Universiti Putra Malaysia.

2.0

SKOP Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa di Universiti Putra Malaysia.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Bil.

No. Dokumen

1.

P.U. (A) 1

2.

-

3.

SOK/BUM/GP03/ SARINGAN

4.

SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI

BIL.

Tajuk Dokumen Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 Buku Panduan Perkhidmatan UPM Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan Garis Panduan Lapor Diri Pekeliling JPA Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam

5.

-

6.

-

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002Panduan Pertukaran Pelantikan

-

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2008- Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan Pelantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam

7.



PEJABAT PENDAFTAR No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU Tarikh: 11/09/2014 BAHASA (TETAP) Bil.

No. Dokumen

Tajuk Dokumen

8.

-

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian Dan Pensyarah UiTM

9.

-

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2009Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam

10.

-

11.

-

12.

-

Bil.

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010 – bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi Pengajian Tinggi Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2012 Pindaan Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2013 Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum - Maksimum Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Sistem Saraan Malaysia Surat Pekeliling JPA

13.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004 Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

14.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005 Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred 44

15.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006 Pemanjangan Bantuan Sara Hidup

16.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007 Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam

17.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007 Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan

18.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007 Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

19.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008 Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar



PEJABAT PENDAFTAR No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU Tarikh: 11/09/2014 BAHASA (TETAP) Bil.

No. Dokumen

20.

-

21.

-

22.

-

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2009 – Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana Dan/Atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D) Bagi Maksud Pelantikan Ke Perkhidmatan Awam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2010 – Pindaan Kepada Lampiran A – Senarai Skim – Skim Perkhidmatan Yang Memperuntukan Syarat Lantikan di Peringkat Ijazah Sarjana Dan/Atau Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013 Pindaan Syarat Pemberian Opsyen Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian Di Bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2012

Bil. 23.

4.0

Tajuk Dokumen

Pekeliling Pendaftar -

Minit Mesyuarat JKP/JPU/LPU

TERMINOLOGI/SINGKATAN KPTM JPA LPU JPU JKP (GURU/PROF) PTJ KPTJ KBPSM KS SU JKP PT (P/O) PTJ PT (P/O) PEND

: : : : : : : : : : : :

UPM WP

: :

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Lembaga Pengarah Universiti Jawatankuasa Pengurusan Universiti Jawatakuasa Pemilih (Guru/Profesor) Pusat Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar Setiausaha Mesyuarat JKP (Guru) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar Universiti Putra Malaysia Wakil Pengurusan



PEJABAT PENDAFTAR No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU Tarikh: 11/09/2014 BAHASA (TETAP) 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian dan Ketua Pusat Tanggungjawab bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses pengiklanan, permohonan, saringan, temu duga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap Pensyarah dan Guru Bahasa di Universiti Putra Malaysia. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.




CARTA ALIR 7.1

MULA

7.2

Sediakan Keperluan jawatan

7.3

Terima permohonan

7.4

Buat saringan

7.5

Berjaya? Ya 7.6

Hantar Permohonan Ke PTJ

7.7

Saring Di PTJ

7.8

Terima & semak Borang

Tidak

Lengkap?

7.9

Tidak

Ya Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/ Prof.) Dapatkan Kelulusan JPU/LPU TAMAT

Sahkan lapor Diri di Pejabat Pendaftar

Lapor Diri di PTJ

Tidak

Maklumkan Keputusan Penangguhan

7.11

7.12

7.23

Keluarkan Surat Dukacita

7.14 Tidak

7.22

Ya Keluarkan Surat Tawaran

7.21

7.20

7.13

Lulus?

Terima Tawaran?

Tidak

7.15

7.16

Ya

Ya 7.19

Mohon Penangguhan?

Tidak

Diluluskan? Luluskan Penangguhan

7.18

7.17

PTJ Lengkapkan Borang

7.10




PROSES TERPERINCI TINDAKAN

7.1

Mula

7.2

Sediakan Keperluan Jawatan 7.2.1 Sediakan keperluan jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa bertaraf tetap berdasarkan bidang yang diperlukan.

7.3

TANGGUNGJAWAB

KPTJ

Terima Permohonan 7.3.1 Terima permohonan dari calon melalui Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01).

PT (P/O) PEND

KPTJ 7.3.2 Jika terima permohonan dari calon melalui Borang permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/ BR03/JAWATAN 01) di PTJ, terus ke langkah 7.7. 7.4

Buat Saring 7.4.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN) dalam tempoh 14 (empat Belas) hari dari tarikh terima permohonan yang lengkap.

7.5

Berjaya? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika tidak, tamat.

PT (P/O) PEND/ KPTJ




Hantar Permohonan Ke PTJ 7.6.1 Hantar surat dan Borang Permohonan beserta dengan Borang Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) untuk mendapatkan ulasan Dekan dan Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK).

PT (P/O) PEND

7.6.2 Dapatkan Ulasan Dekan. 7.7

Saring di PTJ 7.7.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN).

KPTJ

7.7.2 Pilih calon yang memenuhi bidang dan keperluan.

KPTJ

7.7.3 Hantar senarai nama calon yang terpilih beserta borang permohonan, borang pengambilan perancangan tugas akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) dan ulasan Dekan serta Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) ke Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya 60 (enam puluh) hari selepas menerima borang permohonan.

KPTJ

7.7.4 Hantar senarai nama penilai luar seramai lima (5) orang yang masih sah tempoh pelantikan (bagi jawatan Profesor).

KPTJ

7.7.5 Hantar surat makluman calon gagal saringan dan salinkan kepada Pejabat Pendaftar.

KPTJ




7.9

Terima dan Semak Borang 7.8.1 Terima borang permohonan beserta dengan Borang Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS), Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Pelantikan Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) dan ulasan Dekan dari PTJ.

PT (P/O) PEND

7.8.2 Semak dokumen dan pastikan permohonan adalah lengkap.

PT (P/O) PEND

7.8.3 Dapatkan maklumbalas dari PTJ sekiranya tidak menerima kembali borang permohonan dalam tempoh yang ditetapkan.

PT (P/O) PEND

Lengkap? 7.9.1 Jika ya ikut langkah 7.11

PT (P/O) PEND

7.9.2 Jika tidak ikut langkah 7.10 7.10

PTJ Lengkapkan Borang 7.10.1 Mohon PTJ untuk melengkapkan dokumen dan hantar ke Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja.

7.11

PT (P/O) PEND/ PT (P/O) PTJ

Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/Prof.) 7.11.1

Sediakan senarai calon untuk dibawa ke Mesyuarat JKP (Guru/Prof.).

PT (P/O) PEND

7.11.2 Aturkan Mesyuarat JKP (Guru/Prof.) dan maklumkan kepada ahli JKP (Guru/Prof.) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai.

SU JKP

7.11.3 Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat JKP (Guru/Prof.) (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP)

SU JKP




Dapatkan Kelulusan Naib Canselor/LPU 7.12.1

Sediakan Kertas Kelulusan Naib Canselor memperakukan keputusan mesyuarat JKP (Guru).

bagi

7.12.2 Sediakan Kertas Kelulusan LPU bagi memperakukan keputusan JKP (Prof.). 7.13

PT (P/O) PEND

KBPSM

Lulus? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.15 7.13.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14

7.14

Keluarkan Surat Dukacita 7.14.1 Keluarkan surat kepada calon yang tidak berjaya.

7.15

Keluarkan Surat Tawaran 7.15.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit kelulusan Pihak Berkuasa Melantik (PBM) diterima.

7.16

PT (P/O) PEND

PT (P/O) PEND

Terima Tawaran? 7.16.1 Jika ya, ikut langkah 7.17 7.16.2 Jika tidak, proses tamat

7.17

Mohon Penangguhan? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21

7.18

Luluskan Penangguhan 7.18.1 Maklumkan permohonan penangguhan calon melapor diri kepada Pendaftar dan dapatkan keputusan kelulusan penangguhan dari PTJ.

PT (P/O) PEND




Diluluskan? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.20 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21

7.20

Maklumkan Keputusan Penangguhan 7.20.1 Maklumkan keputusan permohonan penangguhan kepada calon.

PT (P/O) PEND

7.21 Lapor Diri di PTJ 7.21.1 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan atau sehari selepas tarikh tamat tempoh penangguhan lapor diri dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

CALON/ PT (P/O) PTJ

7.22 Sahkan Lapor Diri di Pejabat Pendaftar

7.23

7.22.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI).

PT(P/O) PEND

7.22.2 Jika tiada permohonan penangguhan dan calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, tawaran dianggap terbatal.

PT(P/O) PEND

Tamat




REKOD KUALITI

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

1.

UPM/PEND/500-1/3

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara KBPSM

Keperluan Perjawatan PTJ Surat-menyurat berkaitan permohonan jawatan PTJ 2.

UPM/PEND/500-1/1

Tempat dan Tempoh Simpanan KBPSM

Kuasa Melupus Pendaftar

1 Tahun

PT (P/O)

KBPSM

Perancangan Perjawatan Tahunan UPM- Keperluan Jawatan

KBPSM

Pendaftar

3 Tahun

Surat-surat berkaitan mesyuarat perjawatan Surat-menyurat ke KPTM Kelulusan Perjawatan dari KPTM Salinan Waran Perjawatan dari Perbendaharaan. 3.

UPM/PEND/500-1/3/4

PT (P/O)

KS

Seksyen Pelantikan

Pendaftar

Permohonan Jawatan (Akademik) 1 Tahun Surat penghantaran Borang Permohonan Jawatan Akademik ke Fakulti Surat dan senarai calon yang dipilih/tidak dipilih daripada Dekan Surat permohonan minta dokumen lengkap dari calon Surat panggilan temuduga 4.

UPM/PEND/500-1/9

PT (P/O)

KS

Seksyen Pelantikan

Mesyuarat J/K Pemilih (Guru) 1 Tahun Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Guru) Surat panggilan mesyuarat kepada Dekan Fakulti

Pendaftar



PEJABAT PENDAFTAR No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU Tarikh: 11/09/2014 BAHASA (TETAP)

Bil 5.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/PEND/500-1/9/3

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara KS

Tempat dan Tempoh Simpanan Seksyen Pelantikan

Kuasa Melupus Pendaftar

Minit Mesyuarat J/K Pemilih 2 Tahun 6.

UPM/PEND/500-1/12/3

PT (P/O)

KS

Surat Makluman Calon Tidak Berjaya

Seksyen Pelantikan

Pendaftar

1 Tahun

Surat Makluman Calon Tidak Berjaya 7.

UPM/No. Staf

PT (P/O)

KS

Bilik Fail Pejabat Pendaftar

Fail Peribadi Pegawai (No. Staf) Borang Akuan (SOK/BUM/BR03/AKUAN 01) yang telah dilengkapkan Borang Butir-butir Perkhidmatan Yang Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta) (SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj)2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN 02) yang telah dilengkapkan Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia (SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan

Sehingga tamat perkhidmatan

Pendaftar



PEJABAT PENDAFTAR No. Isu: 02 Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU Tarikh: 11/09/2014 BAHASA (TETAP)

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan Laporan Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baru (SOK/BUM/BR03/ MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan Surat Aku Janji Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses temuduga (PEND/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus




SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

KB

WP

03/01/2011

02

01

SOK-BUM 5/2011

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke229

WP

22/08/2011

02

02

SOK-BUM 06/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke232

WP

05/06/2012

02

03

SOK-BUM 08/2013

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Secara Edaran 8/11/2013

WP

15/11/2013

02

04

SOK-BUM 4/2014

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali ke- 243

WP

11/09/2014

KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia

P002 PROSEDUR PELANTIKAN PENSYARAH DAN GURU BAHASA (TETAP)

Recommend Documents