OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA
1.0
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30.05.2014
TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses pelaksanaan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.
2.0
SKOP Prosedur ini menerangkan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam proses memberikan perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka kepada klien.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Terkini Terkini
Terkini Terkini UPM/HEPA/BHEP/SKP/(No. Matrik:) OPR/HEPA/BR22/SKP OPR/HEPA/BR23/SKP OPR/HEPA/BR25/SKP OPR/HEPA/BR26/SKP
UPM/OPR/HEPA/AK006/SKP
UPM/OPR/HEPA/AK007/SKP
Tajuk Dokumen Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499) Akta Kaunselor 580,1998 Fail Sulit Klien Borang Persetujuan Termaklum Borang Penilaian Perkhidmatan Borang Pendaftaran Perkhidmatan Borang Maklum Balas Penamatan Sesi Kaunseling Individu Bersemuka Arahan Kerja Pelaksanaan Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Pembantu Tadbir Kaunseling) Arahan Kerja Perkhidmatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka (Kaunselor)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 4.0
5.0
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30.05.2014
SINGKATAN DAN DEFINISI TNC (HEPA) Dekan FSPM TD HEP FSPM
: : :
BHEP KBHEP SKP KSKP Kaunselor
: : : : :
PTK Klien FSPM UPMKB
: : : :
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Dekan Fakulti Sains Pertanian dan Makanan Timbalan Dekan Hal Ehwal Pelajar Fakulti Sains Pertanian dan Makanan Bahagian Hal Ehwal Pelajar Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar Seksyen Kaunseling Pelajar Ketua Seksyen Kaunseling Pelajar Pegawai Psikologi yang ditempatkan di Seksyen Kaunseling Pelajar dan UPMKB yang mempunyai kelayakan profesional dalam mengendalikan sesi kaunseling Pembantu Tadbir Kaunseling Pelajar Universiti Putra Malaysia Fakulti Sains Pertanian dan Makanan Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu
TANGGUNG JAWAB Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni), Dekan FSPM, TD HEP FSPM, KBHEP dan KSKP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan oleh semua Kaunselor, Pembantu Tadbir Kaunseling SKP/BHEP UPMKB dan klien semasa melalui proses perkhidmatan sesi kaunseling individu.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 6.0
CARTA ALIR 7. 1 Mula
7. 2 Menerima Klien
7. 3 Isi Borang Pendaftaran Perkhidmatan
7 .4 Semak Status Klien Kali Pertama 7. 5 Isi Fail Sulit Klien Susulan Tidak 7. 6 Lengkap ? Ya 7. 7 Laksana sesi
7. 8
Pengesahan sesi
7.99 Isi Borang Penilaian Perkhidmatan
8.0 Tamat
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30.05.2014
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 7.0
Tarikh: 30.05.2014
PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Menerima Klien Minta kad matrik pelajar untuk direkodkan bagi tujuan pendaftaran.
7.3
Isi Borang Pendaftaran Perkhidmatan Isi Borang Pendaftaran Perkhidmatan untuk tujuan rekod
7.4
Klien
Semak Status Klien Semak status berkomputer.
7.5
klien
menggunakan
sistem
maklumat
klien
a.
Jika klien pertama kali mendapatkan perkhidmatan kaunseling, ikut Langkah 7.5
b.
Jika klien tersebut pernah mempunyai rekod kaunseling dan memerlukan sesi susulan, ikut Langkah 7.7
7.7
PTK
Isi Fail Sulit Klien Isi fail sulit klien untuk tujuan rekod.
7.6
PTK
Klien
Lengkap? a.
Jika ya, ikut Langkah 7.7
b.
Jika tidak, ulang semula Langkah 7.5
Laksana Sesi Laksana sesi kaunseling individu secara bersemuka bersama klien.
Kaunselor
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002 PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA
7.8
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 30.05.2014
Pengesahan Sesi Tandatangan kehadiran sesi.
7.9
Klien
Isi Borang Penilaian Perkhidmatan Isi Borang Penilaian Perkhidmatan bagi tujuan analisis mutu perkhidmatan Kaunseling dan Isi Borang Maklumbalas Penamatan Sesi Kaunseling Individu Secara Bersemuka bagi kes penamatan sesi dengan kaunselor.
8.0 8.0 Bil. 1.
Klien
Tamat REKOD KUALITI
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/HEPA/BHEP/SKP/ (No. Matrik) Fail Sulit Klien
Lokasi
Penyenggara
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
Bilik Kaunselor SKP, BHEP dan Bilik Kaunseling BHEP UPMKB
Kaunselor/ PTK
5 Tahun
KSKP/ TD HEP FSPM UPMKB
Bilik Fail SKP, BHEP dan Bilik Kaunseling BHEP UPMKB
KSKP/Kaunselor/ PTK
5 Tahun
KSKP/ TD HEP FSPM UPMKB
Bilik Fail SKP, BHEP dan Bilik Kaunseling BHEP UPMKB
KSKP/Kaunselor/ PTK
5 Tahun
KSKP/ TD HEP FSPM UPMKB
Borang Persetujuan Termaklum (OPR/HEPA/BR22/SKP) 2.
OPR/HEPA/BR25/SKP Fail Borang Pendaftaran Perkhidmatan Borang Pendaftaran Perkhidmatan (OPR/HEPA/BR25/SKP)
3.
OPR/HEPA/BR23/SKP Fail Borang Penilaian Perkhidmatan Borang Penilaian Perkhidmatan (OPR/HEPA/BR23/SKP)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P002
Halaman: 1/6 No. Semakan: 02 No. Isu: 02
PROSEDUR PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SESI KAUNSELING INDIVIDU SECARA BERSEMUKA 4.
OPR/HEPA/BR26/SKP Fail Borang Maklumbalas Penamatan Sesi Kaunseling Individu Bersemuka
Tarikh: 30.05.2014
Bilik Fail SKP, BHEP dan Bilik Kaunseling BHEP UPMKB
KSKP/Kaunselor/ PTK
5 Tahun
KSKP/ TD HEP FSPM UPMKB
Bilik Fail SKP, BHEP dan Bilik Kaunseling BHEP UPMKB
KSKP/Kaunselor/ PTK
5 Tahun
KSKP/ TD HEP FSPM UPMKB
Borang Maklumbalas Penamatan Sesi Kaunseling Individu Bersemuka (OPR/HEPA/BR26/SKP) 5.
Fail Log Sesi Kaunseling Individu Bersemuka
9.0
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
01
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
TNC (HEPA)
WP
22.08.2011
02
OPR: (HEPA)3/2014
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Bil. 11 (2/2014)
TNC (HEPA)
WP
30.05.2014
02
