P002

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN & KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P002 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BERKALA 1.0

Halaman: 1/9 No. Semakan: 04

No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara proses pelaksanaan dan pengurusan penyelenggaraan berkala.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi semua jenis penyelenggaraan yang dilaksanakan secara berkala sama ada berkontrak atau kendiri (tidak termasuk tentukuran).

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen SOK/PYG/GP02 SOK/KEW/GP011/BUY

4.0

Tajuk Dokumen Prosedur Perolehan Universiti Manual Peralatan/Jentera/Kenderaan Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

SINGKATAN DAN TERMINOLOGI UPM PPPA JKSHU PTJ PYB FAMS Infrastruktur

: : : : : : :

Universiti Putra Malaysia Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Aset Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Pusat Tanggungjawab Pegawai Yang Bertanggungjawab Fixed Asset Management System Semua Jenis Fasiliti Termasuk Bangunan, Bekalan Elektrik, Bekalan Air, Jalan Raya dan sebagainya kecuali infrastruktur ICT

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN & KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P002 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BERKALA

5.0


No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi. Sesiapa yang terlibat di dalam proses Penyelenggaraan Berkala adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur ini.

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN & KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR


PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P002 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BERKALA

6.0

No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

CARTA ALIR

7.1

MULA

7.2

Kenal pasti Penyelenggaraan

Sedia Jadual Kekerapan Penyelenggaraan

7.3

7.4

7.5

Tidak

Perlu Khidmat Luar?

Selenggara Dalaman

Ya 7.6 Perlu Kontrak

Tidak

Lengkapkan Borang Penyelenggaraan

7.7

Ya 7.13 Sedia Dokumen Tawaran Perkhidmatan

Perolehan Perkhidmatan

Tidak

7.12 Ada Kontrak?

7.14

Ya

Pelaksanaan Perkhidmatan

7.17 Perolehan Alat Ganti

7.8 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar

Ya

Perlu Penambahan Kos?

Tamat

7.9

Sahkan Penyelenggaraan

7.10

Rekod Penyelenggaraan

7.11

7.15

7.16

Tidak

Penilaian Perkhidmatan

Laksana Selenggara

7.18

7.19

SOKONGAN PENYELENGGARAAN PERALATAN & KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET Kod Dokumen: UPM/SOK/PYG/P002 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BERKALA 7.0 Bil. 7.1

PROSES TERPERINCI Tindakan Mula

7.2

Kenal Pasti Keperluan Penyelenggaraan 7.2.1 Kenal pasti jenis infrastruktur yang perlu diselenggara secara berkala dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 3.0 Kenal pasti Peralatan/Infrastruktur. Bagi kekerapan penyelenggaraan kenderaan dan jentera, rujuk Garis Panduan Pengendalian dan Penggunaan Kenderaan dan Jentera Universiti.

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

Sedia Jadual Kekerapan Penyelenggaraan 7.3.1 Sediakan Jadual Kekerapan Penyelenggaraan dan buka Fail Individu Perkhidmatan dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 4.0 Penyediaan Jadual Kekerapan Penyelenggaraan dan bab 5.0 Fail


No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

Tanggungjawab

PYB

PYB

Perlu Khidmat Luar? 7.4.1 Jika Ya, ikut langkah 7.6

PYB

7.4.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.5

PYB

Selenggara Kendiri 7.5.1 Laksana penyelenggaraan kendiri dan tentukan staf yang melaksanakan

PYB

Perlu Kontrak? 7.6.1 Jika Ya, ikut langkah 7.12

PYB


PYB

Lengkapkan Borang Penyelenggaraan 7.7.1 Lengkapkan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17)

PYB

7.7.2 Kemukakan Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) kepada penyelia

PYB


7.8

7.9

7.10

7.13

No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

PYB

Laksana Selenggara 7.9.1 Laksanakan penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala

Jadual

PYB

7.9.2 Pantau perlaksanaan penyelenggaraan yang telah dilaksanakan

PYB

mengikut

Sahkan Penyelenggaraan 7.10.1 Sahkan penyelenggaraan luaran yang telah dilaksanakan pada Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR17) di bahagian 3(b)

Rekod Penyelenggaraan 7.11.1 Rekod penyelenggaraan yang telah dilakukan ke dalam FAMS 7.11.2 Rekod butir penyelenggaraan ke dalam Buku Log Peralatan/Kenderaan/Jentera/ (jika berkaitan)

7.12

No. Semakan: 04

Dapatkan Khidmat Selenggara Luar 7.8.1 Dapatkan sebut harga khidmat selenggara luar dengan merujuk Prosedur Perolehan Universiti

7.10.2 Sahkan penyelenggaraan kendiri di Format Senarai Semak Perkhidmatan (Service Sheet) SOK/PYG/DF12 7.11

Halaman: 5/9

PYB

PYB

PYB

PYB

Ada Kontrak? 7.12.1 Jika Ya, ikut langkah 7.15

PYB


PYB

Sedia Dokumen Tawaran Perkhidmatan 7.13.1 Sediakan dokumen tawaran perkhidmatan dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 6.1 Penyediaan Dokumen

PYB


7.15

7.16

7.17

7.18

Perolehan Perkhidmatan 7.14.1 Lantik Kontaktor dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Bekala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 6.2 Perolehan Perkhidmatan Pelaksanaan Perkhidmatan 7.15.1 Laksana perkhidmatan dengan merujuk Garis Panduan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/GP02) di bawah bab 6.3 Pelaksanaan Perkhidmatan

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

PYB

PYB

Perlu Penambahan Kos? 7.16.1 Jika Ya, ikut langkah 7.17

PYB


PYB

Perolehan Alat Ganti 7.17.1 Laksana proses perolehan alat ganti/peralatan dengan merujuk kepada Prosedur Perolehan Universiti, Pejabat Bendahari Penilaian Perkhidmatan 7.18.1 Laksanakan penilaian prestasi pembekal/kontraktor/perunding dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari 7.18.2 Penerimaan dan pengesahan perkhidmatan perlu merujuk kepada Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)

7.19

Halaman: 6/9

Tamat

PYB

PYB

PYB



No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

REKOD KUALITI

Bil.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

1.

UPM/(Kod PTJ)/300-3/3/1 Penyelenggaraan Berkontrak (Tajuk)

Tanggungjawab Mengumpul & Memfail Pentadbir Kontrak/Pegawai Yang Diberi Kuasa

Tangungjawab Menyelenggara PYB PTJ

Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ

Kuasa Melupus Ketua PTJ

7 tahun

Butiran aset/infrastruktur Jadual Perancangan dan Pemantauan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/DF09) Spesifikasi Perkhidmatan Salinan Surat Setuju Terima ( > RM50,000.00) (Jika Berkaitan) Format Senarai Semak Perkhidmatan (Service Sheet) (SOK/PYG/DF12) Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15)(jika berkaitan) Salinan Surat Sah Laku Harga Kontrak Perkhidmatan (SOK/PYG/DF07) (Jika Berkaitan) Minit Keputusan JKSHU (Jika Berkaitan) Surat Endorsemen (SOK/PYG/DF08) (Jika Berkaitan) Minit Mesyuarat Serah Tapak (Jika Berkaitan) Kertas Permohonan Melanjutkan Tempoh Kontrak Perkhidmatan (SOK/PYG/DF10) – (Jika Berkaitan) Borang Keluar Masuk Barang (SOK/PYG/BR16) (Jika Berkaitan) Surat-surat berkaitan 2.

UPM/(Kod PTJ)/300-3/3/2 Penyelenggaraan Kendiri Butiran aset/infrastruktur Jadual Perancangan dan Pemantauan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/DF09)

PYB PTJ

PYB PTJ

PTJ 3 tahun

Ketua PTJ


Bil.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod


No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

Tanggungjawab Mengumpul & Memfail

Tangungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

PYB PTJ

PYB PTJ

PTJ

Ketua PTJ

Format Senarai Semak Perkhidmatan (Service Sheet) (SOK/PYG/DF12) Borang Permohonan Pembelian Stok/Alatan Kerja Staf Teknikal (SOK/PYG/BR03) (jika berkaitan) Surat dan dokumen berkaitan 3.

UPM/(Kod PTJ)/300-3/3/3 Penyelenggaraan Tanpa Kontrak Borang Penyelenggaraan (SOK/PYG/BR017) Butiran Aset Jadual Perancangan & Pemantauan Penyelenggaraan Berkala (SOK/PYG/DF09) Surat dan dokumen berkaitan

3 tahun


9.0


No. Isu: 02

Tarikh: 30/04/2013

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak Oleh

Diluluskan / Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

Pengarah Pembangunan

WP

03/01/2011

02

01

02/2011

Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 7/2011


WP

10/05/2011

02

02

18/2011



WP

08/08/2011

02

03

08/2012



WP

09/05/2012

02

04

03/2013



WP

30/04/2013

P002

Recommend Documents