P002

SOKONGAN Halaman: 1/9 KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN No. Semakan: 04

PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/SOK/OSH/P003 PROSEDUR PEMERIKSAAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN 1.0

No. Isu: 02 Tarikh: 20/2/2014

TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara melaksanakan pemeriksaan keselamatan dan kesihatan pekerjaan di tempat kerja bagi memastikan tempat kerja selamat dan sihat serta memenuhi keperluan Akta-akta berkaitan.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan berkaitan.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN No. Dokumen UPM/SOK/OSH/P002

SOK/OSH/GP07/PEMERIKSAAN SOK/OSH/SS01/PEMERIKSAAN SOK/LAB/SS02/PKM

Tajuk Dokumen Prosedur Pengurusan Mesyuarat JKKP Garis Panduan Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM Senarai Semak Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Senarai Semak Pemeriksaan Pengurusan dan Keselamatan Makmal/Bengkel

4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN JKKPM

:

JKKP-PTJ

:

JKKP-UPM

:

PPKKP

:

JPTK KKP KS

: : :

Pegawai Pelaksana KKP

:

Ketua Pemeriksa Pemeriksa

: :

Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Malaysia (DOSH) Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan peringkat Pusat Tanggungjawab Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan peringkat Universiti Putra Malaysia (Induk) Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Jawatankuasa Pemeriksaan Tempat Kerja Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Ketua Seksyen di bawah Seksyen Operasi dan Perkhidmatan PPKKP Dilantik daripada kalangan Ahli JKKP-PTJ (samada dari wakil majikan atau wakil pekerja) / Setiausaha JKKPPTJ Wakil Pemeriksa dari PPKKP Terdiri daripada sekurang-kurangnya:


PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/SOK/OSH/P003 PROSEDUR PEMERIKSAAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN

5.0

Pengerusi JKKP- PTJ Pengerusi JKKP-UPM PGH PKK-PTJ

: : : :

PKK-UPM

:

PPKKP

:

PT (P/O)

:

PTJ Setiausaha JKKP-PTJ TWP PP UPM WP

: : : : :

No. Isu: 02 Tarikh: 20/2/2014

Dua (2) orang wakil PPKKP Ketua PTJ Naib Canselor UPM Pengarah PPKKP Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan peringkat PTJ Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan peringkat UPM Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi di bawah Seksyen Operasi dan Perkhidmatan PPKKP Pusat Tanggungjawab Pegawai Pengurusan & Profesional yang dilantik Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses Universiti Putra Malaysia Wakil Pengurusan

TANGGUNGJAWAB a) b)

Pengarah PPKKP (PGH) dan Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan sepenuhnya. Sesiapa sahaja yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

6.0 CARTA ALIR



7.3

Mula

7.2

Tentukan Jenis Pemeriksaan

PKK- PTJ

7.4

7.3.1

Pelantikan JPTK

Rancang Jadual PKK-PTJ

7.4.1

7.3.2

Perancangan PKK

Laksanakan PKK-PTJ

7.4.2

7.3.3

Jalankan PKK Berkala

Sediakan Laporan PKKPTJ

7.4.3

Laksana Tindakan

Bentang Laporan dalam Mesyuarat JKKP-PTJ

7.4.4

7.3.5

Rekod

7.3.6

Hantar Laporan Kepada Penyelaras

7.3.7

Makluman Status PKK-PTJ

7.3.8

Cadangkan Tindakan Baharu Isukan Semula Tindakan

Pantau Keberkesanan

7.3.9

Berkesan Selesai ?

Tidak Ya

7.5

7.6

7.0

Tarikh: 20/2/2014

PKK-UPM

7.3.4

7.3.10

7.1

No. Isu: 02

PROSES TERPERINCI

Simpan Rekod

Tamat



Tindakan 7.1

Mula

7.2

Tentukan Jenis Pemeriksaan

7.3

PKK-UPM

No. Isu: 02 Tarikh: 20/2/2014

Tanggungjawab

KS/Setiausaha JKKPPTJ/ Pegawai Tentukan jenis Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pelaksana KKP PTJ Pekerjaan samada peringkat UPM atau peringkat PTJ. KS

Ikut langkah 7.3.1

7.3.1 Pelantikan JPTK

Pengerusi JKKP-UPM

Lantik Pengerusi, Penyelaras dan Ahli Jawatankuasa Pemeriksaan Tempat Kerja (JPTK) UPM untuk tempoh sekurang-kurangnya setahun mengikut skop dan kepakaran yang diperlukan. 7.3.2 Perancangan PKK

KS

a) Sediakan takwim Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan (PKK) tahunan dan pastikan setiap PTJ menjalani sekurang-kurangnya sekali PKK dalam tempoh 12 bulan. Tentukan tarikh mesyuarat atau perbincangan JPTK UPM dan rekodkan ke dalam takwim. b) Kemaskini Senarai Semak Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan di tempat kerja (SOK/OSH/SS01/PEMERIKSAAN). c) Sediakan templat jadual program PKK PTJ d) Dapatkan pengesahan Pengerusi bagi item (a),(b) dan (c). 7.3.3 Jalankan PKK Berkala

Pemeriksa

Jalankan pemeriksaan berkala mengikut Garis Panduan Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SOK/OSH/GP07/PEMERIKSAAN). 7.3.4 Laksana Tindakan

Ketua PTJ



a)

b)

No. Isu: 02 Tarikh: 20/2/2014

Laksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan berdasarkan laporan pemeriksaan dan cadangan penambahbaikan yang telah disahkan. Kemukakan status tindakan yang diambil kepada PPKKP dalam tempoh 21 hari bekerja selepas tarikh surat pengesahan PKK-UPM dikeluarkan.

7.3.5 Rekod

PT(P/O)

Rekodkan maklumat pemeriksaan ke dalam Log Status Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SOK/OSH/BL03/PEMERIKSAAN). 7.3.6 Hantar Laporan Kepada Penyelaras

PT(P/O)

Kemukakan laporan penuh pemeriksaan kepada KS selepas pemeriksaan dijalankan. 7.3.7 Makluman Status PKK-PTJ a) b)

c)

Maklumkan status PKK PTJ kepada PGH melalui salinan surat pengesahan PKK-UPM. Maklumkan status dan isu berkaitan PKK dalam Mesyuarat Pengurusan PPKKP dan kemukakan status PKK yang telah dilaksanakan kepada JKKP-UPM dalam tempoh tiga (3) bulan sekali. Laksanakan tindakan dan keputusan mesyuarat sekiranya ada.

7.3.8 Pantau Keberkesanan a)

Terima maklum balas dari PTJ dalam tempoh 21 hari bekerja selepas tarikh surat pengesahan PKK - UPM dikeluarkan.

b)

Jika tidak, kemukakan notis peringatan kepada wakil PTJ dan salinan kepada Ketua PTJ dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

7.3. Selesai? a) b)

KS

Jika Ya, ikut langkah 7.5 Jika Tidak, ikut langkah 7.3.10

KS

KS



7.3.10 Isukan Semula Tindakan a)

b) 7.4

No. Isu: 02 Tarikh: 20/2/2014

Ketua Pemeriksa

Isukan semula tindakan jika status tindakan tidak memuaskan/tidak selesai pada sesi pemeriksaan akan datang. Ikut langkah 7.3.4

PKK-PTJ


Ikut langkah 7.4.1 7.4.1 Rancang Jadual PKK-PTJ a) Sediakan Jadual Perancangan PKK-PTJ tahunan dan pastikan dijalankan setiap 3 bulan sekali. b) Bangunkan/Kemaskini Senarai Semak PKK-PTJ dan bincangkan di dalam Mesyuarat JKKP-PTJ. c) Dapatkan pengesahan Pengerusi JKKP-PTJ bagi item (a) dan (b). 7.4.2 Laksanakan PKK-PTJ a) Laksanakan PKK-PTJ mengikut Jadual yang disediakan dengan menggunakan Senarai Semak PKK-PTJ yang dibangunkan melalui kaedah pemerhatian di semua unit kerja di PTJ masing-masing. b) Gunakan Senarai Semak Pemeriksaan Pengurusan dan Keselamatan Makmal/Bengkel (SOK/LAB/SS02/PKM) bagi melaksanakan pemeriksaan di makmal. c) Catatkan penemuan sepanjang PKK-PTJ dijalankan terutamanya keadaan tidak selamat, perbuatan tidak selamat atau perkara-perkara yang memudaratkan kepada keselamatan dan kesihatan. d) Lengkapkan Senarai Semak PKK-PTJ dan serahkan kepada Setiausaha JKKP-PTJ. 7.4.3 Sediakan Laporan PKK-PTJ

Setiausaha JKKPPTJ/Pegawai Pelaksana KKP

Pegawai Pelaksana KKP/Pemeriksa JKKP-PTJ

Setiausaha JKKP-PTJ

Sediakan ringkasan dan laporan keseluruhan pemeriksaan berdasarkan Senarai Semak PKK-PTJ. 7.4.4 Bentang Laporan dalam Mesyuarat JKKP-PTJ

Setiausaha JKKP-PTJ



a)

b) 7.5

8.0

Tarikh: 20/2/2014

Bentangkan semua laporan pemeriksaan yang dilakukan samada diperingkat PTJ/ UPM/ pihak ketiga lain yang dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan sekali Mesyuarat JKKP-PTJ dengan merujuk Prosedur Pengurusan Mesyuarat JKKP (UPM/SOK/OSH/P002). Ikut langkah 7.5

Simpan Rekod a) Simpan semua dokumen yang berkaitan PKK-UPM dalam Fail Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan (UPM/(PKKP)/200-4/4/1) dan Fail Pemeriksaan KKP-PTJ (UPM/(Kod PTJ)/200-4/4/1) serta kemaskini Log Status Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan (SOK/OSH/BL03/PEMERIKSAAN). b) Simpan semua dokumen yang berkaitan pemeriksaan tempat kerja merangkumi rekod PKK-PTJ, PKK-UPM, PKK-Anugerah Tempat Kerja Selamat dan dokumen PKK lain dalam Fail Aktiviti JKKP-PTJ (UPM/(Kod PTJ)/2004/4/1/2).

7.6

No. Isu: 02

Tamat

REKOD KUALITI

PT(P/O)

Setiausaha JKKPPTJ/Pegawai Pelaksana KKP



Bil 1

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/(PKKP)/100-9/1/(JPTK)

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT(P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara KS

Mesyuarat Jawatankuasa Pemeriksaan Tempat Kerja  Surat Pelantikan Ahli JPTK  Minit Mesyuarat  Surat Panggilan Mesyuarat  Bahan Mesyuarat  Surat/dokumen berkaitan 2.

UPM/(PKKP)/200-4/4/1

UPM/(PKKP)/200-4/4/1/1

PT(P/O)

KS

UPM/PKKP/200-4/4/1(Kod PTJ)

PT(P/O)

KS

UPM/(Kod PTJ)/200-4/4/1/2

Kuasa Melupus PGH

Bilik Fail PPKKP

PGH

Bilik Fail PPKKP

PGH

7 Tahun

PT(P/O)

KS

Pemeriksaan KKP-PTJ  Notis PKK-UPM  Senarai Semak Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SOK/OSH/SS01/PEMERIKSAAN)  Borang Kehadiran Mesyuarat Pembukaan (SOK/OSH/BR13/BUKA)  Borang Kehadiran Mesyuarat Penutup (SOK/OSH/BR14/TUTUP)  Surat Pengesahan PKK-UPM  Surat-surat berkaitan

5.

Tempat & Tempoh Simpanan Bilik Fail PPKKP

7 Tahun

Log Status Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan  Log Status Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan (SOK/OSH/BL03/PEMERIKSAAN) 4.

Tarikh: 20/2/2014

7 Tahun

Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan  Takwim Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan  Surat/dokumen berkaitan

3.

No. Isu: 02

Bilik Fail PPKKP

PGH

7 Tahun


Setiausaha JKKP-PTJ

Bilik Fail PTJ

Ketua PTJ


PEJABAT NAIB CANSELOR UPM/SOK/OSH/P003 PROSEDUR PEMERIKSAAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Bil

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Aktiviti JKKP-PTJ  Laporan PKK-PTJ  Senarai Semak PKK-PTJ  Salinan Senarai Semak Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SOK/OSH/SS01/PEMERIKSAAN  Laporan rumusan Analisis Pematuhan Makmal/Bengkel  Laporan rumusan Analisis Pemeriksaan Pengurusan dan Keselamatan Makmal/Bengkel  Laporan PKK-UPM  Laporan PKK-Anugerah Tempat Kerja Selamat  Surat/Dokumen berkaitan

9.0

No. Isu: 02 Tarikh: 20/2/2014 Tempat & Tempoh Simpanan 7 Tahun

Kuasa Melupus

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TWP PP

WP

03/01/2011

02

01

CPD 13/2011

TWP PP

WP

22/08/2011

02

02

OSH: 1/2012

TWP PP

WP

09/05/2012

02

03

OSH: 4/2013

TWP PP

WP

10/09/2013

02

04

OSH: 1/2014

PGH

WP

20/2/2014

Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-9 Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor (secara edaran: 30 April 2012) Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor ke 21 (20 Jun 2013) Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-23

P002

Recommend Documents