OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 1/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA 1.0
TUJUAN Menerangkan kaedah melaksanakan kerja-kerja perolehan bahan Perpustakaan melalui proses pembelian dan hadiah.
2.0
SKOP Prosedur ini terpakai untuk pemerolehan bahan monograf dan media melalui permohonan daripada pegawai akademik, pustakawan, pengguna atau pemilihan bahan-bahan yang dihantar oleh pembekal.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/PSAS/DR01/DPK UPM/OPR/PSAS/AK01 UPM/OPR/PSAS/AK02 UPM/OPR/PSAS/AK03 OPR/PSAS/GP01/BOA OPR/PSAS/GP01/PPP
4.0
Tajuk Dokumen Sistem Virtua Virtua Online Documentation Dasar Perkembangan Koleksi Nielsen Book Data Global Books In Print (GBIP) Pangkalan Data ACQ CLICKS Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah Garis Panduan Pengendalian Bahan ‘On Approval’ Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media
TERMINOLOGI/SINGKATAN BPK FO KB NT PKBS PP PPKn
: : : : : : :
Bahagian Pembangunan Koleksi Fresh Order (Pesanan terus) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Naskhah Tambahan Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 2/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA PPSK PSAS UPM
5.0
: :
Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia
TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 3/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA 6.0 Carta Alir Prosedur Perolehan Bahan Monograf dan Media
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 4/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA 7.0
PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1
Mula
7.2
Terima Permohonan daripada Pengguna atau Bahan-Bahan ‘On Approval’ daripada Pembekal yang telah Dibuat Pemilihan.
Tanggungjawab
Pustakawan/PP
7.2.1 Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan ‘On Approval’ (OPR/PSAS/GP01/BOA) bagi bahan-bahan ‘On Approval’. 7.3
Semak Sistem Virtua Untuk Mengesan Sama Ada Bahan telah Sedia Ada dalam Koleksi.
PP
7.3.1 Jika ada, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika bahan tiada dalam koleksi, ikut langkah 7.6. 7.4
Buat Keputusan Sama Ada Naskhah Tambahan Diperlukan?
Pustakawan
7.4.1 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.5. 7.4.2 Jika perlu, ikut langkah 7.6. 7.5
Maklum kepada Pemohon (Jika Perlu). Seterusnya Ikut Langkah 7.14.
Pustakawan
7.6
Tentukan Sama Ada Perlu Dibuat Pembelian atau Pohon Hadiah.
Pustakawan
7.6.1 Jika perlu buat pembelian, dapatkan senarai harga bagi permohonan bahan “fresh order” daripada pembekal yang dilantik. Seterusnya, ikut langkah 7.9. 7.6.2 Jika perlu pohon hadiah, ikut langkah 7.7.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 5/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA Tindakan
Tanggungjawab
7.7
Kenalpasti Organisasi untuk Dapatkan Bahan dan Uruskan Permohonan Hadiah.
Pustakawan
7.8
Pastikan Sama Ada Permohonan Hadiah Diterima atau Tidak.
PP/Pustakawan
7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9. 7.9
7.10
Uruskan Pesanan Bahan 7.9.1 Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) bagi pemilihan pembekal.
Pustakawan
7.9.2 Rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) bagi penyediaan pesanan.
PP
Adakah Bahan yang Dipesan Diterima?
PP
7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.11. 7.11
Lakukan Peringatan/Pembatalan: a. Beri peringatan kepada pembekal sekiranya tidak mendapat maklum balas daripada pembekal (atau); b. Buat pembatalan pesanan : i.
ii.
Batalkan rekod pesanan dalam sistem Virtua, pangkalan data ACQ CLICKS (jika berkenaan) dan pada borang pesanan salinan jabatan. Maklumkan pembatalan kepada pemohon dengan
PP/Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 6/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA Tindakan
iii.
7.12
Tanggungjawab menghantar borang pesanan salinan pemohon. Failkan borang pesanan salinan jabatan yang telah dibatalkan.
Laksanakan Penerimaan Bahan
PPKn/PP
(Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK02)) (Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah (UPM/OPR/PSAS/AK03)) 7.13
Lakukan Penilaian Prestasi Pembekal (Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Pembekal Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP))
7.14
Tamat.
KB/Pustakawan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 7/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA 8.0
Bil
REKOD KUALITI
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PP
Tanggungjawab Menyelenggara
1.
UPM/PSAS/BPK/8.1.301
2.
Laporan Penilaian Prestasi Pembekal · Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) UPM/PSAS/PPSK/8.11.209
3.
Laporan Penilaian Prestasi Pembekal · Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) Pangkalan Data ACQ CLICKS
KBSTM
KBSTM
4.
Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media UPM/PSAS/PKBS/8.14.203
PP
PP
5.
Laporan Penilaian Prestasi Pembekal · Borang Penilaian Prestasi Pembekal (OPR/PSAS/BR01/PPP) OPR/PSAS/BL01/PSM
6.
Log Pesanan Bahan Monograf dan Media · Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) UPM/PSAS/BPK/8.1.205 Laporan Dari Pembekal
PP
Tempat dan Tempoh Simpanan BPK
Kuasa Melupus KB
1 Tahun
PP
PP
PPSK
KB
1 Tahun
Server Lotus Notes Kekal PKBS
KBSTM
KB
1 Tahun
Pustakawan/ PenP/PP
Pustakawan/ PenP/PP
BPK PPSK PKBS BKK
KB
6 Bulan PP
PP
BPK 1 Tahun
KB
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P002
Halaman: 8/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02
PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF Tarikh: 30/05/2014 DAN MEDIA Bil 7.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/PSAS/PPSK/8.11.207
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PP
Tanggungjawab Menyelenggara PP
UPM/PSAS/PKBS/8.14.44c
PP
PP
KB
PKBS
KB
1 Tahun
Surat-Menyurat
9.0
Kuasa Melupus
1 Tahun
Laporan Pembekal 8.
Tempat dan Tempoh Simpanan PPSK
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
Ketua Pustakawan
WP
03/01/2011
02
01
OPR(PSAS)2/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
Ketua Pustakawan
WP
22/08/2011
02
02
OPR(PSAS)1/2012
Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012
Ketua Pustakawan
WP
30/01/2012
02
03
OPR(PSAS)2/2013
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013
Ketua Pustakawan
WP
30/04/2013
02
04
OPR(PSAS)2/2014
Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas
Ketua Pustakawan
WP
30/05/2014
