PROSEDUR PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN DAN PENGURUSAN PEROLEHAN PK.UiTM.APB.(P).09

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK. UiTM.APB.(P).09

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN DAN PENGURUSAN PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 1/14

PROSEDUR PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN DAN PENGURUSAN PEROLEHAN PK.UiTM.APB.(P).09

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

Tandatangan Nama

Nor Azliana Norli

Bosirah Daud

Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman

Jawatan

Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)

Pen. Pendaftar Kanan (Pentadbiran)

Dekan

Tarikh

20 Mei 2009

20 Mei 2009

20 Mei 2009



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 2/14

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA Tarikh

No.

No.

Muka

Keluaran/

Para

Surat

Pindaan

Ringkasan Pindaan

Diluluskan



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 3/14

BIL.

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

Muka Hadapan

1

Rekod Pindaan Dokumen Terkawal

2

Isi Kandungan

3

1.0

Objektif

4

2.0

Skop

4

3.0

Dokumen Rujukan

4

4.0

Definisi

5

5.0

Singkatan

7

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

9

7.0

Rekod Kualiti

13

8.0

Lampiran

14


1.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 4/14

OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan aktiviti penyediaan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan serta pengurusan perolehan APB dilaksanakan menepati arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia.

2.0

SKOP Proses ini diguna pakai bagi aktiviti penyediaan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan serta pengurusan perolehan untuk menepati keperluan APB.

3.0

RUJUKAN 3.1

MK.UiTM.APB.01 BIL. NO. RUJUKAN 3.1.1 Seksyen 6.1 Seksyen 6.2 3.1.2 Seksyen 7.1 Seksyen 7.4

3.2

MANUAL KUALITI JENIS Peruntukan dan Penyediaan Sumber Pengurusan Sumber Perancangan bagi Penyediaan Bahan Pengajaran & Pembelajaran Perolehan

Dokumen Sokongan BIL. NO. RUJUKAN 3.2.1 DS.UiTM.APB.25

3.2.2 DS.UiTM.APB.17 3.2.4 DS.UiTM.APB.21

JENIS Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan AP.103. - Akta Prosedur Kewangan 1957 - Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkaitan Fail Pekeliling dan Arahan Perbendaharaan (Ruj.100.APB(PT.6/6) Perancangan Strategik APB 2001-2010


4.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 5/14

DEFINISI

4.1

Anggaran Belanjawan Anggaran Belanjawan merupakan cadangan belanjawan yang mengandungi maklumat berhubung dengan anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan yang belum diluluskan oleh Perbendaharaan.

4.2

Mesyuarat Anggaran Belanjawan Bahagian Mesyuarat yang dipengerusikan oleh D dan dianggotai oleh semua ahli MP.

4.3

Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau Wakil dan dihadiri oleh D serta PPK.

4.4

Perolehan Proses mendapatkan bekalan atau perkhidmatan untuk memenuhi keperluan APB bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

4.5

Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak melebihi RM100.00 dalam satu resit boleh dibuat melalui panjar wang runcit untuk keperluan segera.

4.6

Perolehan Melalui Pembelian Terus Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000.00 untuk satu jenis item atau kelas item dalam tempoh setahun.



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 6/14

Perolehan bekalan/perkhidmatan yang nilainya melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 dan tidak melebihi RM 100,000.00 setahun bagi satu item atau kelas item, hendaklah dibuat daripada pembekal Bumiputera yang berdaftar dalam bidang yang berkenaan. 4.7

Perolehan Melalui Sebut Harga Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM 50,000.00 hingga RM 100,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan lima syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan bagi melebihi RM100,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan tidak kurang daripada lima syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Perolehan Kerja bernilai tidak melebihi RM 20,000.00 boleh diuruskan secara pusingan di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan CIDB. Perolehan Kerja yang melebihi RM 20,000.00 hingga RM 100,000.00 boleh dibuat berdasarkan Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam. Perolehan Kerja melebihi RM 20,000.00 hingga RM 200,000.00 yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam, Sebut harga boleh dipelawa di kalangan kontraktor di daerah-daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.

Jawatankuasa Sebut Harga UiTM bertanggungjawab untuk menilai dan meluluskan perolehan yang melebihi RM100,000.00 hingga RM200,000.00.


4.8


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 7/14

Tender Tender terbuka merangkumi bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas item. Bagi perkhidmatan yang melebihi RM 200,000.00, kelulusan pengecualian hendaklah hendaklah diperolehi daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

5.0

SINGKATAN UiTM

:

Universiti Teknologi MARA

APB

:

Akademi Pengajian Bahasa

D

:

Dekan

TD(A)

:

Timbalan Dekan (Akademik)

TD(P&A)

:

Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni)

KBI(P)

:

Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris(Pengurusan)

KBI(A)

:

Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris (Akademik)

KBAE(P)

:

Koordinator Jabatan (Pengurusan)

KBAE(A)

:

Koordinator Jabatan Bahasa Asia & Eropah (Akademik)

KPM

:

Koordinator Pengajian Melayu

PMUET

:

Penyelaras MUET

KP/U

:

Koordinator Program Usahasama

KIT

:

Koordinator IT

KUPP

:

Koordinator UPP

PYB

:

Pegawai Yang Bertanggungjawab

MPBD

:

Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan Dalaman

MPAB

:

Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan

PB

:

Penolong Bendahari, Zon Kewangan APB

MP

:

Ahli Mesyuarat Pengurusan

PPK

:

Penolong Pendaftar Kanan

Bahasa

Asia

&

Eropah



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 8/14

PE(P)

:

Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)

PT

:

Pembantu Teknik

PMT

:

Pembantu Makmal Tertinggi

PMK

:

Pembantu Makmal Kanan

PM

:

Pembantu Makmal

JTKK

:

Juruteknik Komputer Kanan

JTK

:

Juruteknik Komputer

JTA

:

Juruteknik Audio Visual

PTO

:

Pegawai Kerani (Operasi)


6.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 9/14

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB D

TINDAKAN A. Penyediaan Anggaran Belanjawan. 1.

Terima Pekeliling Penyediaan Cadangan

Belanjawan

yang terbaru dari Bahagian Kewangan dan Bahagian Pembangunan

UiTM

untuk

menyediakan

cadangan

Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan APB. 2.

Arah PPK, TD(A), TD(P&A) untuk mengambil tindakan sewajarnya.

PPK

3.

Keluarkan

memo/notis

kepada

semua

PYB

untuk

menyediakan cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan mengikut format yang dibekalkan.

PYB

4.

Sediakan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan untuk unit masing-masing.

5.

Kemukakan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan berserta justifikasi kepada PPK untuk diselaraskan.


PPK


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 10/14

6.

Kumpul semua cadangan anggaran belanjawan yang diterima, selaras dan sediakan rumusan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan.

7.

Aturkan MPBD yang dipengerusikan oleh D.

8.

Catatkan keputusan MPBD berhubung dengan Cadangan Anggaran Belanjawan Bahagian APB.

9.

Pastikan pindaan atau pembetulan dilaksanakan dan kemukakan Cadangan Anggaran Belanjawan ke Pejabat Bendahari Zon untuk dimajukan ke Bahagian Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM mengikut jadual yang ditetapkan.

10.

Hadiri Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau wakil mengikut jadual yang ditetapkan oleh Pejabat Bendahari.

PYB

11.

Catat peruntukan yang diperakukan oleh MPAB.

B.

Pengurusan Perolehan.

12.

Kenal pasti bekalan/perkhidmatan yang diperlukan serta kaedah perolehan yang perlu diikuti.

13.

Jika keperluan segera dan harga permohonan kurang daripada RM100.00, perolehan dibuat dengan Panjar Wang Runcit (Lampiran 2).

14.

Jika

permohonan

pembelian

kurang

daripada

RM100,000.00 setahun bagi satu jenis item atau kelas item, perolehan secara terus hendaklah dipatuhi. (Rujuk Definisi 4.6) 15.

Jika

perolehan

bekalan/perkhidmatan

melebihi

RM100,000.00 hingga RM200,000.00 dan perolehan kerja yang melebihi RM 20,000 hingga RM 200,000 , perolehan



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 11/14

secara Sebut Harga hendaklah dipatuhi (Rujuk Definisi 4.7). 16.

Jika Perolehan melebihi RM 200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas item perolehan secara tender hendaklah dipatuhi.

17.

Kemukakan

permohonan

bekalan/perkhidmatan

dan

spesifikasi

berdasarkan

senarai

perolehan pembekal

yang telah dikenal pasti dengan menggunakan Borang Permohonan

Pembelian

Barang-barang/Perkhidmatan

(Lampiran 1) kepada Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) untuk semakan. PE(P)

18.

Semak permohonan berdasarkan anggaran kos yang telah diluluskan.

19.

Jika

teratur,

kemukakan

Borang

Permohonan

dan

speksifikasi Bekalan / Perkhidmatan ke Jawatankuasa Teknikal untuk kelulusan jika berkaitan. Sekiranya tidak lulus ulang tindakan 17 dan 18. 20.

Kemukakan Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan (Lampiran 1) ke Pejabat Bendahari Zon untuk kelulusan.

21.

Terima

keputusan

permohonan

perolehan

daripada

Pejabat Bendahari Zon dalam bentuk Pesanan Jabatan (LO) (Lampiran 6). 22.

Jika peruntukan tidak mencukupi buat virement atau permohonan

bajet

tambahan

kepada

Bahagian

Belanjawan, Pejabat Bendahari. 23.

Jika diluluskan, ambil tindakan sewajarnya.

24.

Jika tidak diluluskan, ulang tindakan 12 hingga 18.



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 12/14

KIT/PPK/PE(P)/PT/PMT/JT

C.

Verifikasi Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan dan Urusan Pembayaran

25.

Semak bekalan yang dihantar oleh pembekal disertakan

KK/JTK/JTA/ PMK/PM/PTO

dengan Pesanan Jabatan (LO) (Lampiran 6), Nota Hantaran (DO) dan Inbois. 26.

Pastikan bekalan/perkhidmatan yang diterima memenuhi spesifikasi, mutu dan mengikut tarikh yang telah ditetapkan.

27.

Lengkapkan

Borang

Pengesahan

Bekalan/Kerja

berserta

cop

mutu

Penerimaan dan

dapatkan

pengesahan daripada Dekan. 28.

Kembalikan bekalan/perkhidmatan kepada Pembekal jika ianya tidak mengikuti spesifikasi dan mutu.

PE(P)

29.

Serahkan Pesanan Jabatan, Inbois, Nota Hantaran dan pengesahan penerimaan bekalan (Lampiran 4)/ kerja (Lampiran 5) yang telah ditandatangani kepada Pejabat Bendahari untuk pembayaran berserta surat arahan pembayaran.

30.

Buat susulan dengan PB untuk memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari selepas penerimaan barangan atau perkhidmatan.

31.

Sekiranya pembayaran masih belum dibuat dalam tempoh tersebut, pastikan PB memaklumkan tarikh sebenar pembayaran akan dibuat kepada pembekal melalui surat dan satu salinan kepada Akademi Pengajian Bahasa.


7.0 BIL 7.1.


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 13/14

REKOD KUALITI JENIS REKOD Borang Permohonan Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan

RUJUKAN Fail Pembelian Peralatan Komputer 300-APB(PT.3/3)

LOKASI Pejabat Pentadbiran

TEMPOH 5-7 Tahun

Fail Wang Panjar Runcit 400.APB(PT.8/2) Fail Sebut Harga 300.APB.(PT. 8/5

Pejabat Pentadbiran

5-7 Tahun

Pejabat Pentadbiran

5-7 Tahun

Fail Tender 300-APB(PT.8/4)

Pejabat Pentadbiran

Fail Pembelian Peralatan Audio 300-APB(PT.4/5) Fail Pembelian Peralatan Pejabat 300-APB(PT.4/3) 7.2.

Borang Bayaran Panjar Wang Runcit

7.3.

Borang Sebut Harga Barang-Barang / Perkhidmatan

7.4

Laporan Penilaian Sebut Harga

7.5

Dokumen Tender

5-7 Tahun


8.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 01


NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/03

MUKA SURAT

: 14/14

LAMPIRAN 8.1

Contoh Borang Permohonan Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan Borang PB 3/80 (Pindaan1/2002)

Lampiran 1

8.2

Contoh Borang Bayaran Panjar Wang Runcit – (Borang KW/6/77)

Lampiran 2

8.3

Format Analisa Sebut Harga

Lampiran 3

8.4

Contoh Borang Pengakuan Penerimaan Barang-barang Bekalan

Lampiran 4

8.5

Contoh Borang Pengesahan Kerja

Lampiran 5

8.6

Contoh Borang Pesanan Jabatan (LO)

Lampiran 6

PROSEDUR PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN DAN PENGURUSAN PEROLEHAN PK.UiTM.APB.(P).09

Recommend Documents