PROSEDUR PENGURUSAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN AMALI

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P005

PROSEDUR PENGURUSAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN AMALI

1.0

Halaman: 1/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 11/08/2014

TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara Pengurusan JWKA program pengajian prasiswazah.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi perancangan, penyediaan, pengemaskinian, penyebaran, pelaksanaan dan pemantauan penggunaan JWKA bagi semua program pengajian prasiswazah yang ditawarkan untuk setiap semester pengajian kecuali Program Doktor Perubatan, Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh, Program Pengsiswazahan Guru dan Program Pengajian Mod Eksekutif.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen -

Tajuk Dokumen Kalendar Akademik Sesi Pengajian Berkaitan

-

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

-

Buku Panduan Pengajian Prasiswazah - Skema Program Pengajian Manual Pengguna SMP – Modul JWKA

www.smp.upm.edu.my

-

Petikan Minit Senat Berkaitan

-

Manual Pengguna SMP – Modul Bank Kursus

-

Senarai Kursus Universiti/Kursus Sumbangan/Kursus Gunasama)

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’




4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BK Fakulti

: Bahagian Kemasukan :Semua fakulti termasuk, Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Jadual Waktu Kuliah dan Amali : Jadual Waktu Peperiksaan

iDEC JWKA JWP Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan2005) : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Ketua PTJ : Dekan Fakulti, dan Pengarah Pusat KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KBK : Ketua Bahagian Kemasukan PJ : Penolong Jurutera PPT : Penolong Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan Program Prasiswazah : Semua program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian sepenuh masa PT : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan PT PTJ : Pegawai Tadbir PTJ PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Bahagian Kemasukan PT(P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ PTJ : Pusat Tanggungjawab SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ, KPAA dan KBK bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Jadual Waktu Kuliah dan Amali ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.





6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

6.2 Sedia Jadual Kerja

6.2

Sedia Jadual Kerja

PT

a)

Sediakan jadual kerja dua (2) minggu sebelum Semester bermula bagi merancang dan menyediakan JWKA semester berikutnya.

PT

b)

Edarkan Jadual Kerja kepada Fakulti.

PT

6.3 Adakan Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP

6.3

PT

Adakan Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP a)

Sediakan dan edar surat kepada Fakulti untuk Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP

b)

Adakan Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP pada minggu ketiga (3) semester.

c)

Sediakan perkara berikut untuk di bawa ke Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP: i.

PT PTJ

PT

ii.

6.4 Sediakan Draf JWKA PT PTJ

6.4

Cetak JWKA Semester lepas (sesi berkaitan)sebagai panduan penyediaan JWKA mengikut fakulti berkenaan (termasuk kursus Universiti/kursus gunasama yang ditawarkan oleh fakulti lain). Cetak JWKA sesi berkaitan bagi semua fakulti.

Manual Pengguna SMP – Modul JWKA.

Manual Pengguna SMP - Modul JWKA.

Sediakan Draf JWKA a)

Semak contoh JWKA dan sediakan Draf untuk diedarkan ke Jabatan bagi tujuan pengesahan.

b)

Sediakan dan edar draf JWKA ke Jabatan pada minggu keempat (4) bagi penyelarasan peringkat Jabatan.

KJ/TDA

c)

Buat pengesahan bagi penawaran kursus pada minggu kelima (5)

TDA/ PT PTJ

d)

Adakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA peringkat fakulti pada minggu keenam (6) bagi pengesahan JWKA yang telah dilengkapkan.

e)

Buat pemantauan status JWKA peringkat fakulti pada minggu keenam (6). Dapatkan status penyediaan JWKA di peringkat fakulti.

f)

Masukkan data JWKA dalam SMP selewatlewatnya pada akhir minggu ketujuh (7)

PT PTJ

PT PTJ A PT PTJ


Manual Pengguna SMP – Modul




JWKA. A PT PTJ

g)

Cetak dan semak draf JWKA yang lengkap (kod/ kredit kursus, nama kursus, program/ klasifikasi/ kuota calon, kuliah/ amali (hari, masa, tempat dan kumpulan) dan penyelaras/pengajar.

TDA/ KJ

h)

Sahkan draf JWKA yang lengkap dan hantar ke BK pada minggu kelapan (8).

6.5 Terima Draf JWKA

6.5

PT

Terima Draf JWKA a)

Sediakan surat kepada fakulti untuk menghantar draf JWKA pada minggu ketujuh (7).

b)

Terima draf JWKA dan lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD).

c)

Semak dan masukkan lokasi kuliah dan amali ke data JWKA pada minggu ke lapan (8) secara atas talian.

PT

PT(P/O) / PT(P/O) PTJ

6.6 PT

6.6 Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA / JWP

Laksana Mesyuarat Penyelarasan JWKA / JWP a)

Edar surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP kepada Ketua PTJ selewatlewatnya pada minggu kelapan (8) semester semasa.

PT/PT (P/O)

b)

Cetak JWKA mengikut PTJ dan bentangkan dalam mesyuarat Penyelarasan JWKA/JWP untuk pengesahan pada minggu kesepuluh (10).

PT PTJ

c)

Maklumkan pindaan/ tambahan pada JWKA (jika ada)

PT

6.7 Pengesahan JWKA dan JWP

6.7

KPAA

6.8 Muat Naik JWKA

6.8

Pengesahan JWKA a)

Buat semakan pada JWKA yang telah dibuat pindaan semasa Mesyuarat Penyelarasan.

b)

Buat pengesahan pada JWKA yang telah lengkap.

Muat Naik JWKA

PT

a)

Muat naik JWKA ke laman web BK selewatlewatnya minggu kesebelas (11) pada semester berkenaan untuk makluman pensyarah dan pelajar.

PT/ PT PTJ

b)

Maklumkan kepada pihak fakulti untuk mencetak JWKA yang telah lengkap mulai minggu ke sebelas (11).

B


Rujuk: Manual Pengguna SMP – Modul JWKA.


PROSEDUR PENGURUSAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN AMALI TDA

PT

PT/ PT PTJ

c)

B

6.9 Notis Pemantauan Pelaksanaan JWKA Pemantauan Pelaksanaan JWKA

6.10 Laksana Pemantauan JWKA

6.9


Jika terdapat perubahan JWKA, pindaan hendaklah mendapat kelulusan dengan alasan yang munasabah.

Notis Pemantauan Pelaksanaan JWKA Keluarkan surat/notis pemantauan pelaksanaan kepada semua Penolong Pendaftar PTJ dan Juruteknik Bahagian Kemasukan selewat-lewatnya seminggu sebelum semester bermula.

6.10

Laksana Pemantauan JWKA a)

Laksanakan pemantauan JWKA untuk tempoh dua (2) minggu pertama semester bermula.

PT/PT(P/O)/ PJ/PT PTJ

b)

Laksanakan pemantauan JWKA mengikut zon Dewan Kuliah seliaan BK dan PTJ.

PT/PT(P/O)/ PJ/ PT PTJ

c)

Masukkan maklumat Pemantauan Waktu Kuliah dan Amali dalam SMP.

PT

d)

Sahkan pemantauan JWKA secara rawak mengikut Zon Dewan Kuliah seliaan BK dan dewan kuliah di fakulti.

PT

e)

Buat laporan analisis pemantauan dan bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan, Bahagian Akademik.

PT

f)

Buat edaran analisis pemantauan kepada semua Fakulti.

6.11 Tamat

6.11

Tamat


Jadual

Rujuk: Manual Pengguna SMP: Modul JWP



7.0 Bil 1.


REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/600-6/1/2

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara

JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER  Jadual kerja  Surat ke fakulti mengenai Jadual Kerja  Surat Makluman Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP  Senarai Kehadiran Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP  Minit Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP  Surat Pemantauan Status JWKA dan Laporan Status penyediaan JWKA  Surat hantar Draf JWKA  Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD)  Surat terima Draf JWKA dari PTJ  Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA/ JWP kepada Ketua PTJ  Minit Mesyuarat Penyelarasan JWKA  JWKA yang telah lengkap dan telah disahkan  Surat / Memo dari PTJ yang memerlukan Tempat Kuliah/ Amali  Surat Makluman mencetak JWKA yang telah lengkap  Surat/ Memo pembetulan/ perubahan JWKA (Jika ada)  Notis Pemantauan Pelaksanaan JWKA  Jadual Pemantauan JWKA  Laporan Pemantauan Pelaksanaan JWKA  Minit Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik yang Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PT

Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat Dokumen dan Rekod (AKD) 5 Tahun

Kuasa Melupus KPAA



Bil

2.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Berkaitan Surat laporan analisis pemantauan JWKA kepada PTJ  Surat-surat berkaitan UPM/(PTJ)/600-6/1/2

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

PT (P/O)

PT PTJ

JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER  Surat edaran dan Jadual kerja  Salinan Surat Makluman Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP  Salinan Minit Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP  Surat/memo edaran draf JWKA  JWKA yang telah disahkan oleh Jabatan  Surat / memo panggilan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti  Minit/ Catatan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti  Draf JWKA yang telah lengkap dan telah disahkan  Salinan Surat hantar Draf JWKA  Salinan Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA/ JWP kepada Ketua PTJ  Salinan Minit Mesyuarat Penyelarasan JWKA  Surat Makluman dari Bahagian Kemasukan untuk mencetak JWKA yang telah lengkap  Notis Pemantauan Pelaksanaan JWKA  Surat ke Bahagian Kemasukan mengenai laporan pemantauan JWKA di Fakulti  Salinan Surat laporan analisis pemantauan JWKA beserta laporan.  Surat-surat berkaitan



Tempat dan Tempoh Simpanan

Pusat Dokumen dan Rekod (PTJ) 3 Tahun

Kuasa Melupus

Ketua PTJ



9.0


SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNCAA

WP

03/01/2011

TNCAA

WP

12/09/2011

TNCAA

WP

09/05/2012

TNCAA

WP

14/08/2012

TNCAA

WP

11/08/2014

02

02

02

02

01

02

03

04

51/2011

32/2012

86/2012

3/2014

Mesyuarat Pengurusan Akademik 5/2011 Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 9/2014 (Khas)


PROSEDUR PENGURUSAN JADUAL WAKTU KULIAH DAN AMALI

Recommend Documents