SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROSEDUR PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
NO. DOKUMEN
: POB-FEMA-15
REVISI
: 01
NO. SALINAN
:
Bogor, 12 Agustus 2014
Dekan Fakultas Ekologi Manusia
Dr. Arif Satria NIP:19710917 199702 1 003
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-15
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 12/08/2014
PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
No. Revisi
: 01
1. TUJUAN Tertib administrasi dalam pengurusan undur diri yang diajukan oleh mahasiswa kepada Ketua Departemen dan Dekan Fakultas Ekologi Manusia. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pengurusan pengunduran diri sebagai mahasiswa FEMA-IPB. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. Adum adalah Administrasi Umum 3.2. FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia. 3.3. IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun 2011. 5. KETENTUAN UMUM Mahasiswa yang akan mengundurkan diri harus melampirkan persyaratan sebagai berikut : a) Surat Pernyataan dan persetujuan orang tua bermaterai, b) Surat Persetujuan Pemberi Beasiswa (untuk penerima beasiswa BUD atau beasiswa lainnya), c) Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) asli serta kartu keanggotaan lainnya yang terkait dengan status sebagai mahasiswa.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
2
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-15
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 12/08/2014
PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
No. Revisi
: 01
6. PROSEDUR 6.1
Mahasiswa mengajukan surat permohonan pengunduran diri ditujukan kepada Ketua Departemen yang diketahui oleh orang tua dan ditandatangani diatas materai diserahkan kepada Komisi Pendidikan (Komdik) Departemen.
6.2
Komdik Departemen menerima, meneliti berkas pengunduran diri dan menyampaikan kepada Ketua Departemen.
6.3
Ketua Departemen menerima dokumen, meneliti, dan melakukan konfirmasi kepada Pembimbing Akademik atau Komdik Departemen. Apabila menyetujui, maka Ketua Departemen menugaskan Komdik Departemen untuk membuat surat persetujuan pengunduran diri ditujukan kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
6.4
Komdik Departemen menugaskan Staf Bagian Akademik Departemen untuk membuat Surat Persetujuan Pengunduran Diri yang ditujukan kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
6.5
Staf Bagian Akademik Departemen membuat Surat Persetujuan Pengunduran Diri, menyerahkan kepada Komdik Departemen untuk di koreksi dan paraf.
6.6
Komdik Departemen memeriksa dan paraf pada Surat Persetujuan Pengunduran Diri, selanjutnya mengirimkan kepada Ketua/Sekretaris Departemen untuk ditandatangani.
6.7
Ketua/Sekretaris Departemen menerima, memeriksa dan menandatangani Surat Persetujuan Pengunduran Diri, menyampaikan kepada Staf Bagian Akademik Departemen untuk diserahkan kepada Staf Administrasi Umum Departemen atau Mahasiswa yang bersangkutan.
6.8
Staf Administrasi Umum Departemen atau Mahasiswa yang bersangkutan menyampaikan surat persetujuan pengunduran diri kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan melalui Staf Bagian Akademik Fakultas.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-15
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 12/08/2014
PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
No. Revisi
: 01
6.9
Staf Bagian Akademik Fakultas menerima, mencatat pada Agenda Persuratan Bagian Akademik selanjutnya membuat surat persetujuan pengunduran diri
6.10
Staf Bagian Akademik Fakultas menyampaikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas untuk diperiksa dan paraf pada surat.
6.11
Kepala Tata Usaha Fakultas menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diserahkan kepada Dekan.
6.12
Dekan menerima, meneliti dan menandatangani surat persetujuan pengunduran diri, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas.
6.13
Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat persetujuan pengunduran diri yang telah ditandatangani, menggandakan dan mengarsipkan.
6.14
Staf Bagian Akademik Fakultas menyerahkan surat kepada Staf Administrasi Umum Fakultas untuk mendistribusikan kepada : a. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Pendidikan b. Direktur Administrasi Pendidikan c. Kepala Biro Keuangan d. Ketua Departemen yang bersangkutan e. Pembimbing Akademik yang bersangkutan f. Mahasiswa yang bersangkutan
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
4
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-15
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 12/08/2014
PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
No. Revisi
: 01
7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS
REKAMAN / DOKUMEN
KETERANGAN
Mulai
MAHASISWA
1
Permohonan pengunduran diri
Mengajukan surat permohonan pengunduran diri kepada Kadep
KOMISI PENDIDIKAN
2
Permohonan pengunduran diri
Menerima, meneliti dan menyampaikan kepada Ketua Departemen
KETUA DEPARTEMEN
3
Permohonan pengunduran diri
Menerima, meneliti dan melakukan konfirmasi kepada PA & Komdik 4 Setuju ?
Tdk
Selesai
Ya
KOMISI PENDIDIKAN
5
Menugaskan Staf Admin Akademik Departemen membuat Surat Persetujuan Pengunduran Diri STAF BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN
6
Membuat surat persetujuan pengunduran diri, menyerahkan kepada Komdik
KOMISI PENDIDIKAN
7
Memeriksa dan paraf pada surat persetujuan pengunduran diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
A
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
5
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-15
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 12/08/2014
PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
No. Revisi
: 01
AKTIVITAS
REKAMAN / DOKUMEN
KETERANGAN
A
KETUA DEPARTEMEN
8
Menerima, memeriksa dan tanda tangan pada surat persetujuan pengunduran diri
STAF TU DEPARTEMEN/ MAHASISWA
9
Menyampaikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas
STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
10
Menerima, mencatat dan membuat surat persetujuan pengunduran diri
KEPALA TU FAKULTAS
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri Agenda Persuratan Bag. Akademik
11
Menerima, memeriksa dan paraf pada surat Persetujuan pengunduran diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
12
Menyampaikan kepada Wakil Dekan untuk tanda tangan
WAKIL DEKAN
13
Menerima, memeriksa dan menandatangani surat persetujuan pengunduran diri
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
B
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
6
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-15
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 12/08/2014
PENGURUSAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI MAHASISWA
No. Revisi
: 01
AKTIVITAS
REKAMAN / DOKUMEN
KETERANGAN
B
STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
14
Menerima, menggandakan dan menugaskan Staf Administrasi Umum Fakultas untuk mendistribusikan surat sesuai tujuan
Surat Persetujuan Pengunduran Diri
Selesai
8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas
9. DOKUMEN PENDUKUNG No
Kode
Nama Dokumen
Lokasi
1
-
Surat Permohonan Pengunduran Diri dari mahasiswa
Bag. Akademik Departemen
2
-
Surat Persetujuan Pengunduran Diri dari Departemen
Bag. Akademik Departemen
3
-
Surat Persetujuan Pengunduran Diri dari Fakultas
Bag. Akademik Fakultas
4
-
Agenda Persuratan Akademik
Bag. Akademik Fakultas
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
7
