Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 1/9
PROSEDUR
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PK.UniMAP.(O).10 Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________ (Prof. Ir. Dr. Rezuwan Kamaruddin) Dekan Pengurusan Akademik
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
1.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 2/9
OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyediaan jadual waktu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti Universiti Malaysia Perlis (UniMAP).
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Pengajian
untuk
memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh Staf Pusat Pengajian di UniMAP.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
3.0
4.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 3/9
SINGKATAN JJW
:
Jawatankuasa Jadual Waktu
JW
:
Jadual Waktu
PR
:
Pengerusi Rancangan
PP PPA
:
Penolong Pendaftar Pejabat Pengurusan Akademik
PP PPK
:
Penolong Pendaftar Pusat Pengajian Kejuruteraan
TD (A&P)
:
Timbalan Dekan ( Akademik & Penyelidikan )
DEFINISI Jawatankuasa Penyediaan Jadual Waktu
:
Kumpulan yang bertanggungjawab ke atas penyediaan jadual waktu pensyarah.
Kuliah
:
Proses pengajaran yang berkaitan dengan kursus yang ditugaskan dalam bentuk teori di bilik kuliah.
Bahan Kuliah
:
Nota pengajaran yang digunakan.
Skima Kerja / Panduan Rancangan Mengajar
:
Ringkasan aktiviti pengajaran bagi satu semester yang terdapat dalam Borang HEA-01.
Pensyarah
:
Pensyarah UniMAP.
Pensyarah Servis
:
Pensyarah Pusat Pengajian lain yang memberi servis.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
5.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 4/9
DOKUMEN RUJUKAN Bil.
Jenis Dokumen
5.1. Manual Kualiti
5.2
Buku Panduan Akademik
5.3
Kompilasi Dokumen Pengurusan Akademik
Lokasi Bilik Dokumen
No. Dokumen MK-UniMAP-01
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
6.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 5/9
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab
PR
PR
JJW, PR, TD(A&P)
JJW, TD(A&P)
JJW JJW, Dekan / PR / TD(A&P) / Pusat Pengajian “Servicing”
Tindakan 1. Kumpulkan maklumat pemilihan kursus.
2. Sediakan maklumat beban tugas.
3. Sediakan maklumat keperluan ruang dan tugas akademik pensyarah.
4. Kumpul maklumat keperluan dari Pusat Pengajian “Servicing”.
5. Sediakan maklumat tugas akademik yang lengkap.
6. Adakan perbincangan dengan Dekan / PR / TD(A&P) / Pusat Pengajian “Servicing”
7. Sediakan jadual waktu. JJW
8. Adakan semula perbincangan, jika ada masalah.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 6/9
9. Dapatkan pengesahan Dekan untuk dokumen „servicing‟, senarai kursus, tugas akademik, JW (Pensyarah dan Pelajar). 10. Serahkan Dokumen senarai kursus dan JW (Pelajar) kepada Jabatan Pendaftar untuk tujuan pra-pendaftaran.
PP PPA
11. Dapatkan data muktamad dari Keputusan Peperiksaan Akhir. 12. „Upload‟ JW ke dalam Portal
JJW
13. Semak jika berlaku perubahan bilangan kumpulan pelajar.
PP PPK
14. Edar Dokumen senarai kursus, tugas akademik, JW (Makmal, Pensyarah, Bilik Kuliah dan Pelajar) kepada pihak yang berkenaan.
JJW
15. Dapatkan maklumbalas / perubahan data / pertindihan kuliah. Ambil tindakan jika perlu.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
7.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 7/9
REKOD KUALITI Bil. 1.
Jenis Rekod Fail Jadual Waktu
Lokasi
Tempoh
Bilik Dokumen
1 tahun
Unjuran Maklumat PR Servicing Senarai Kursus Tugas Akademik J/W (Makmal, Pensyarah, Bilik Kuliah & Pelajar)
8.0
LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 –
Tajuk Carta Alir Prosedur Penyediaan Jadual Waktu
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 8/9 Lampiran 1
Carta Alir Prosedur Penyediaan jadual Waktu Kuliah Tanggungjawab
Aliran kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula
TD (A&P), PR, PP PPA, Pensyarah Pusat Pengajian, JJW
1. Pengumpulan data untuk perancangan struktur JW
Saranan PR
PR, JJW
2. Sediakan unjuran bilangan kumpulan untuk setiap kursus.
Unjuran
TD (A&P), PR, JJW
3. Mesyuarat berkaitan tugas akademik berdasarkan unjuran dan saranan PR
Senarai kursus & tugas akademik
JJW dan Wakil Pusat Pengajian „servicing‟
4. Perbincangan dengan kursus servicing tentang apa dan bagaiman keperluan masing-masing dapat dipenuhi
Servicing
JJW, TDA&P, PR
5. Kompilasi / senarai kursus / kumpulan vs pensyarah dan pensyarah vs beban
Senarai kursus & tugas akademik
Ya a
JJW
a)
Perlu pensyarah sambilan?
b)
Masalah tugas akademik?
6. Penyediaan JW Pelarasan dengan staf Pengajian „servicing‟
Ya Dekan PA
Pusat
a)
Clash?
b)
Masalah tugas akademik?
JW (Makmal, Pensyarah, Ruang dan Pelajar)
7. Pengesahan JW oleh Dekan PA
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).10 2 Julai 2009 01 00 9/9
JJW, PP(PA)
8. Pengedaran JW (Upload ke dalam Portal
JJW, Jabatan Pendaftar
9. Serah JW kepada Jabatan Pendaftar untuk Pendaftaran Pelajar
Pusat Pengajian, Jabatan Pendaftar
10. Pelajar mendaftar Ya
Fail Pemilihan Pelajar
Masalah: a)
Clash?
b)
Bilangan Pelajar
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
