PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
1/11
BPG-PPK-PUP-06
PEROLEHAN
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
………………………………
……………………………
Nama:
RAMLAH BT. MOHAMED
Nama:
Jawatan:
KETUA PENOLONG PENGARAH
Jawatan:
Tarikh:
15 FEBRUARI 2008
Tarikh:
DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU 15 FEBRUARI 2008
SALINAN TERKAWAL Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
2/11
BPG-PPK-PUP-06
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dan mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.
2.0
SKOP Prosedur ini digunakan oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mengurus perolehan melalui tiga (3) cara iaitu: 2.1. Pembelian Terus; 2.2. Sebut Harga; dan 2.3. Kontrak Pusat.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualti BPG-PPK-MK-01 3.2. Arahan Perbendaharaan 3.3. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa 3.4. Buku Panduan Perolehan Kerajaan
4.0
DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1. Definisi 4.1.1. Perolehan adalah suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti BPG dan IPG. 4.1.2. Pembelian Terus adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut :
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
3/11
BPG-PPK-PUP-06
a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan sehingga RM10,000.00 bagi setiap jenis item boleh diperoleh daripada mana-mana pembekal/ syarikat. b) Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM10,000.00 sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item boleh diperoleh daripada pembekal/syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. c) Perolehan kerja tidak melebihi RM20,000.00 boleh diperoleh secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas ‘F’ yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. 4.1.3. Sebut Harga adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut : a) Perolehan
bekalan/perkhidmatan
yang
melibatkan
jumlah
perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. Walau bagaimanapun bagi perolehan yang melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan pembekal/syarikat bertaraf
Bumiputra
yang
berdaftar
dengan
Kementerian
Kewangan. b)
Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan kontraktor di daerah daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
4/11
BPG-PPK-PUP-06
4.1.4. Kontrak Pusat adalah kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan tiada had nilai perolehan. 4.1.5. Bekalan
adalah
barangan/peralatan
yang
diperlukan
bagi
menjalankan sesuatu aktiviti. 4.1.6. Kerja adalah pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal. 4.1.7. Perkhidmatan adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperolehi dalam melaksanakan sesuatu kerja. 4.1.8. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga adalah jawatankuasa yang dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua orang pegawai dan seorang daripadanya hendaklah dari kumpulan Pengurusan dan Profesional. Kedua-dua pegawai ini hendaklah dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG. 4.1.9. Jawatankuasa Penilaian Teknikal adalah jawatankuasa yang menilai barangan yang hendak dibeli supaya menepati spesifikasi dan keperluan. 4.1.10. Jawatankuasa
Sebut
Harga
ialah
jawatankuasa
yang
dipengerusikan oleh PPG/TPPG atau Pengarah IPG / Timbalan Pengarah IPG dan dua orang ahli yang dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG. 4.1.11. Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal adalah jawatankuasa yang dilantik oleh PPG atau Pengarah IPG untuk menilai prestasi pembekal.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
5/11
BPG-PPK-PUP-06
4.2. Singkatan
Februari 2008
BKKPM
Bahagian Malaysia
Kewangan,
Kementerian
Pendidikan
BV
Buku Vot/Buku Vot Berkomputer (merujuk kepada proses perolehan secara manual)
ePerolehan
Perolehan secara elektronik
eSPKB
Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan secara elektronik
JAN
Jabatan Akauntan Negara/Negeri
JKPS
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
JKPT
Jawatankuasa Penilaian Teknikal
JKPPP
Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal
JKS
Jawatankuasa Sebut Harga
JT
Juruteknik
KJ
Ketua Jabatan
KPP
Ketua Penolong Pengarah
KPP(PIPG)
Ketua Penolong Pengarah, Unit Pengurusan Institut Pendidikan Guru
KPT
Ketua Pembantu Tadbir
KS(P&K)
Ketua Sub-Unit (Pentadbiran dan Kewangan)
KU
Ketua Unit
OS
Objek Sebagai
P
Pengarah IPG
PA
Pembantu Akauntan
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
6/11
BPG-PPK-PUP-06
Februari 2008
PAK
Penolong Akauntan
PAR
Pembantu Am Rendah
PE
Pegawai Eksekutif
PKK
Pusat Khidmat Kontraktor
PKP
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
PPG
Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru
PT(K)
Pembantu Tadbir (Kewangan)
PT(P)
Pembantu Tadbir (Perolehan)
PT(S)
Pembantu Tadbir (Stor)
PT(T)
Pembantu Tadbir (Pentadbiran)
TP
Timbalan Pengarah IPG
TPPG
Timbalan Pengarah, Bahagian Pendidikan Guru
KUKP
Ketua Unit Khidmat Pengurusan
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
7/11
BPG-PPK-PUP-06
5.0
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab
Tindakan PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN TERUS ATAU KONTRAK PUSAT 1.
Memaklumkan kepada PT(P) mengenai stok yang habis/tidak cukup berdasarkan permohonan dari Jabatan/Unit (Rujuk LAM-PUP06-01) melalui borang LAM-PUP06-02; atau
2.
Mengenal pasti kerja-kerja pembaikan/pembinaan dan memaklumkan kepada PT(P) melalui borang LAM-PUP06-02.
3.
Menyemak dan mematuhi prosedur perolehan.
4.
Memohon kebenaran KS(P&K)/PP atau P/TP melalui PA dan PE/KPT untuk membuat perolehan.
PA/PT(K)
5.
Menyemak dan mengesahkan baki peruntukan
PE/KPT
6.
Menyemak dan menyokong permohonan perolehan dan mengemukakan kepada P/TP/KS(P&K)/PP.
P/TP/KS(P&K)/PP
7.
Menerima permohonan perolehan dan meluluskannya.
PT(P)
8.
Menyedia Pesanan Kerajaan secara menual/ePerolehan dan mengemukakan kepada PA untuk merekodkan tanggungan ke dalam BV.
PA/PT(K)
9.
Merekod tanggungan ke dalam BV dan kembalikan kepada PT(P).
PT(P)
10.
Menyedia surat penghantaran Pesanan Kerajaan kepada pembekal secara menual/ePerolehan.
11.
Merekod penghantaran Pesanan Kerajaan.
12.
Menghantar Pesanan Kerajaan kepada pembekal melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan.
13.
Menerima barang daripada pembekal berdasarkan pesanan kerajaan.
14.
Menyemak dan mengesah penerimaan barang.
PT(S)/JT/ Pegawai
PT(P)
PT(S)/JT/ Pegawai
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
8/11
BPG-PPK-PUP-06
Tanggungjawab PAK/PA/PT(K)
Tindakan 15.
Menyemak perakuan pembekal dan pengesahan penerimaan barang oleh PT(S)/JT/Pegawai secara manual/ePerolehan
16.
Menyemak invois secara manual/ePerolehan dan menyediakan baucar bayaran secara manual/eSPKB.
PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA KS(P&K)/ KUKP
17.
Menyediakan spesifikasi barang/perkhidmatan dan kerja serta membuat anggaran kos.
KS(P&K)/ KUKP
18.
Menyediakan dokumen sebutharga.
19.
Mengenal pasti sekurang-kurangnya lima kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera atau PKK kelas F (perolehan kerja).
20.
Menyerahkan dokumen sebut harga kepada P/TP/KPP(PIPG) untuk disemak dan ditandatangani.
P/TP/KPP(PIPG)
21.
Menyemak dan menandatangani dokumen sebutharga.
PT(P)/JT
22.
Menghantar dokumen sebut harga kepada kontraktor melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan.
23.
Merekod kehadiran kontraktor yang melawat tapak pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan.
24.
Menyediakan Peti Sebutharga dan menyerahkan kunci kepada JKPS.
25.
Memastikan Peti Sebutharga dikunci tepat pada masa dan tarikh tutup.
26.
Membuka Peti Sebutharga.
27.
Mencatatkan nombor bersiri pada muka surat hadapan borang sebut harga mengikut susunan pembukaan dan menandatanganinya.
28.
Menyemak, mengesah, menandatangani Jadual Harga dan Jadual Spesifikasi.
29.
Menyediakan Jadual Pembuka Sebutharga.
JKPS
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
9/11
BPG-PPK-PUP-06
Tanggungjawab
Tindakan 30.
Menyediakan jadual sebut harga mengikut susunan harga terendah hingga tertinggi untuk dipamerkan di papan kenyataan
31.
Menyerahkan dokumen sebut harga berserta Jadual Pembuka Sebut Harga kepada KS(P&K)/KUKP.
PPG/TPPG/P/TP
32.
Melantik JKPT bagi menilai tawaran sebut harga.
JKPT
33.
Menilai dan memaklumkan tawaran yang memenuhi spesifikasi Jabatan.
KS(P&K)/KUKP
34.
Menyediakan analisis sebut harga berdasarkan perkaraperkara berikut:
Urusetia
JKS
34.1
Kod Penyebutharga;
34.2
No. Pendaftaran, Kod Bidang dan Tarikh Luput;
34.3
Harga Tawaran;
34.4
Kedudukan Harga;
34.5
Tempoh Siap Kerja/Penghantaran;
34.6
Pengalaman;
34.7
Ulasan JPKT; dan
34.8
Syor/Cadangan Urusetia
35.
Memanggil mesyuarat JKS.
36.
Membentangkan analisis sebut harga kepada JKS.
37.
Membuat keputusan pemilihan berdasarkan kriteria berikut : 37.1. Tawaran yang menguntungkan Kerajaan; 37.2. Tawaran yang memenuhi spesifikasi; 37.3. Rekod perkhidmatan yang baik; dan 37.4. Kesesuaian menyiapkan kerja/penghantaran.
PEKPT
38.
Menyediakan surat setuju terima sebut harga kepada kontraktor yang berjaya.
PPG/TPPG/P/TP
39.
Menyemak dan menandatangani surat setuju terima.
PT(P)
40.
Merekod dan menghantar surat setuju terima kepada kontraktor
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
10/11
BPG-PPK-PUP-06
Tanggungjawab
Tindakan melalui pos/hantaran tangan.
PE/KPT
41.
Menerima surat setujuterima yang telah ditandatangani oleh kontraktor dan cagaran keselamatan.
42.
Menyedia Dokumen Kontrak dalam tiga (3) salinan.
43.
Memukakan tiga (3) salinan dokumen kontrak kepada kontraktor untuk ditandatangan dan disetemkan.
44.
Menerima semula tiga (3) salinan dokumen kontrak daripada pembekal dan mengemukakan kepada PPG/P untuk ditandatangan.
45.
Membuat salinan secukupnya untuk dihantar kepada BKKPM/JAN, Jabatan Audit dan PA. Dokumen asal difailkan.
PA/PT(K)
46.
Merekodkan tanggungan ke dalam BV.
PT(S)/JT
47. Memperakui bekalan/perkhidmatan dan kerja yang telah dilaksanakan.
PA/PT(K)
48.
Menyemak perakuan pembekal dan pengesahan penerimaan barang oleh PT(S)/JT/Pegawai.
49.
Menyemak invois dan menyediakan baucar bayaran secara manual/eSPKB
50.
Melantik Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal BPG/IPG.
PT(P)
PPG/P PEGAWAI
KS(P&K)/KUKP
51. Membuat Penilaian Prestasi Pembekal melalui Borang LAMPUP06-03 atau LAM-PUP06-04 dan mengemukakan kepada KS(P&K)/KUKP. 52. Menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal untuk dibentang dalam Mesyuarat Penilaian Prestasi Pembekal.
JKPP
53. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Prestasi Pembekal setiap 6 bulan iaitu pada bulan Julai bagi laporan setengah tahun pertama dan pada bulan Januari tahun berikutnya bagi separuh tahun kedua.
PE/KPT
54. Mengemukakan laporan dan minit mesyuarat ke Unit PIPG, BPG dua kali setahun.
PE/KPT
55.
Februari 2008
Kemaskini Daftar Pembekal berdasarkan keputusan JKPPP.
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUATKUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
11/11
BPG-PPK-PUP-06
6.0
REKOD KUALITI
Bil.
Rekod
Lokasi
Tempoh Disimpan
Lampiran
1.
Borang Pesanan Barang Setor
Unit/Jabatan/Setor BPG dan IPG
5 tahun
LAM-PUP06-01
2.
Borang Permohonan Perolehan
Pejabat Am/Setor BPG dan IPG
5 tahun
LAM-PUP06-02
3.
Pesanan Kerajaan
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
4.
Daftar pembekal atau kontraktor
Pejabat Am BPG/IPG
5 tahun
5.
Dokumen Sebut Harga
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
6.
Laporan Analisis Sebut Harga
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
7.
Kertas Keputusan Mesyuarat JKS
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
8.
Minit Mesyuarat JKS
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
9.
Surat Setuju Terima Sebutharga
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
10.
Buku Vot
Pejabat Am BPG/IPG
7 tahun
11.
Borang Penilaian Prestasi Pembekal
Pejabat Am/ Jabatan/Unit BPG dan IPG
5 tahun
LAM-PUP06-03
12.
Borang Penilaian Penceramah/Pensyarah Sambilan
Pejabat Am/ Jabatan/Unit BPG dan IPG
5 tahun
LAM-PUP06-04
Februari 2008
