PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 1/7
IPGM-PPK-PUP-10
PEROLEHAN
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
………………………………
……………………………
Jawatan:
Tarikh:
PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN
15 JUN 2014
Jawatan:
Tarikh:
REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
15 JUN 2014
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 2/7
IPGM-PPK-PUP-10
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan semua perolehan yang dibuat mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.
2.0
SKOP Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mengurus perolehan melalui tiga (3) cara iaitu: 2.1. Pembelian Terus; 2.2. Sebut Harga; dan 2.3. Kontrak Pusat.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01. 3.2. Arahan Perbendaharaan. 3.3. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa. 3.4. Buku Panduan Perolehan Kerajaan.
4.0
DEFINISI 4.1. Istilah 4.1.1. Perolehan
adalah
suatu
kaedah
bagi
mendapatkan
bekalan,
perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti IPGM dan IPG. 4.1.2. Pembelian Terus adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut : a) Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak sehingga RM20,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar Julai 2014
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 3/7
IPGM-PPK-PUP-10 atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. b) Agensi
hendaklah
bekalan
membuat
atau perkhidmatan
kajian yang
pasaran hendak
supaya diperoleh
harga adalah
berpatutan dan menguntungkan Kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan; dan c) Perolehan kerja tidak melebihi RM20,000.00 boleh diperoleh secara lantikan terus dalam kalangan kontraktor kelas ‘F’ yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. 4.1.3. Sebut Harga adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut : a) Perolehan
bekalan/perkhidmatan
yang
melibatkan
jumlah
perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000 tetapi tidak melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurangkurangnya
tiga
(3)
pembekal/syarikat
yang
berdaftar
dengan
Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. b) Perolehan
bekalan/perkhidmatan
yang
melibatkan
jumlah
perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurangkurangnya
lima
(5)
pembekal/syarikat
yang
berdaftar
dengan
Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. c) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa dalam kalangan kontraktor di daerah-daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 4/7
IPGM-PPK-PUP-10
4.1.4. Kontrak Pusat adalah kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan tiada had nilai perolehan. 4.1.5. Bekalan adalah barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti. 4.1.6. Kerja adalah pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal. 4.1.7. Perkhidmatan adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh dalam melaksanakan sesuatu kerja. 4.1.8. Elektronik ePerolehan.
Julai 2014
adalah
sistem
kewangan
atas
talian
seperti
eSPKB/
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 5/7
IPGM-PPK-PUP-10
4.2. Singkatan WP
: Wakil Pengurusan
TWP
: Timbalan Wakil Pengurusan
BKKPM
: Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia
BV
: Buku Vot/Buku Vot Berkomputer (merujuk kepada proses perolehan secara manual)
Julai 2014
SKP
: Sektor Khidmat Pengurusan
UKP
: Unit Khidmat Pengurusan
KPP
: Ketua Penolong Pengarah
PP
: Penolong Pengarah
KUKP
: Ketua Unit Khidmat Pengurusan
Ak
: Akauntan
OS
: Objek Sebagai
PAk
: Penolong Akauntan
PEK
: Pegawai Eksekutif Kanan
PE
: Pegawai Eksekutif
KPT
: Ketua Pembantu Tadbir
PA
: Pembantu Akauntan
PT(Kew)
: Pembantu Tadbir (Kewangan)
PT
: Pembantu Tadbir
JT
: Juruteknik
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 6/7
IPGM-PPK-PUP-10
5.0
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab
Tindakan PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN TERUS ATAU KONTRAK PUSAT
PT/JT PEK/PE/KPT/PT
1.
Mengisi borang LAM-PUP10-01 dan menyerahkan kepada Sektor Khidmat Pengurusan/Unit Khidmat Pengurusan.
2.
Menyemak dan mematuhi prosedur perolehan; 2.1 Perolehan terus (Rujuk prosedur perolehan yang sedang berkuat kuasa) 2.2 Sebut harga (Rujuk prosedur sebut harga yang sedang berkuat kuasa)
3.
Memohon kebenaran R/TR/P(SKP) atau P/TP melalui PAk/PE untuk membuat perolehan.
PA/PT(Kew)
4.
Menyemak baki peruntukan.
PAk/PE
5.
Mengesahkan baki peruntukan. Sekiranya tiada peruntukan mohon kepada IPGM
6.
Menyemak dan menyokong permohonan perolehan dan mengemukakan kepada R/TR/P(SKP)/KPP/Ak/P/TP/ KUKP/PEK.(Mengikut hierarki)
WP/TWP
7.
Menerima permohonan perolehan dan meluluskannya. Sekiranya tidak diluluskan, perolehan tidak boleh dibuat.
PA/PT(Kew)/PT
8.
Menyedia Pesanan Kerajaan secara elektronik/manual dan mengemukakan kepada PA.
PT/JT
9.
Merekodkan/ menyediakan surat penghantaran Pesanan Kerajaan kepada pembekal secara elektronik/manual.
10.
Menghantar Pesanan Kerajaan kepada pembekal melalui pos laju/pos berdaftar/serahan tangan.
11.
Menerima barang daripada pembekal berdasarkan pesanan kerajaan.
12.
Menyemak dan mengesah penerimaan barang.
PT/JT/ Pegawai
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PEROLEHAN
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01.07.2014
MUKA SURAT
: 7/7
IPGM-PPK-PUP-10
6.0
REKOD KUALITI
Bil.
Rekod
Lokasi
Tempoh Disimpan
Lampiran
1.
Borang Permohonan Perolehan
SKP/UKP
5 tahun
LAM-PUP-10-01
2.
Buku Vot
SKP/UKP
7 tahun
-
3.
Borang Penilaian Prestasi Pembekal
SKP/UKP
5 tahun
LAM-PUP-10-02
4.
Borang Penilaian Penceramah/Pensyarah Sambilan
SKP/UKP
5 tahun
LAM-PUP-10-03
Julai 2014
