PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
1/9
BPG-PPK-PUS-03
LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
………………………………
……………………………
Nama:
MAZLAN BIN MOHAMAD
Nama:
Jawatan:
KETUA PENOLONG PENGARAH
Jawatan:
Tarikh:
15 FEBRUARI 2008
Tarikh:
DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU 15 FEBRUARI 2008
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
2/9
BPG-PPK-PUS-03
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan Latihan Pembangunan Staf (LPS) Bahagian Pendidikan Guru (BPG) dan semua Institut Pendidikan Guru (IPG) dilaksanakan mengikut tatacara yang ditetapkan dengan mengambil kira peruntukan yang diterima bagi memenuhi keperluan kepakaran untuk bidang tugas BPG dan semua institut perguruan.
2.0
SKOP Prosedur ini digunakan oleh BPG dan IPG untuk semua pegawai/pensyarah/staf bagi kursus yang dikendalikan secara dalaman anjuran BPG/IPG serta kursus-kursus luaran yang ditawarkan
oleh jabatan/agensi luar yang lain (kerajaan dan swasta) yang
diluluskan oleh BPG. 3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01 3.2 Senarai Perancangan LPS-BPG / LPS-IPG (Jadual Pelaksanaan Tarikh Kursus LPS). 3.3 Akta Pendidikan, Pekeliling Perkhidmatan yang terkini,Fail Meja, Portfolio dan lain-lain dokumen sokongan yang lain
4.0
DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1
Latihan Pembangunan Staf (LPS) ialah semua kursus, seminar, bengkel, konferens, aktiviti latihan dan forum yang dikendalikan oleh mana-mana Unit di BPG atau Jabatan di IPG serta semua kursus luaran yang ditawarkan oleh jabatan kerajaan atau institusi swasta atau agensi lain yang diluluskan oleh BPG.
4.1.2
Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Institut Pendidikan Guru bagi menyelaraskan segala aktiviti
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
3/9
BPG-PPK-PUS-03
pembangunan staf dan kursus dalam perkhidmatan di institut perguruan masing-masing. 4.1.3
Penyelaras Kursus Dalaman (PKD) ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah institut bagi merancang dan melaksanakan segala aktiviti latihan pembangunan staf untuk pensyarah di institut perguruan masing-masing.
4.1.4
Majlis Profesional Pengurusan dan Pentadbiran Institut (MPPPIBPG) ialah jawatankuasa tertinggi di peringkat Institut Pendidikan Guru yang di pengerusikan oleh Pengarah/Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru dan ahli-ahlinya terdiri daripada KJ, KUG, KULDP, KUP, KUPr, KUKP, Pegawai Sumber, dan Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif. Setiausaha Majlis ini terdiri daripada seorang pensyarah yang dilantik. Mesyuarat diadakan sekurang-kurangnya empat kali dalam tempoh satu tahun.
4.1.5
Majlis Profesionalisme Pengurusan dan Pentadbiran
BPG ialah
jawatankuasa di peringkat BPG yang dipengerusikan oleh Pengarah Pendidikan Guru dan anggotanya terdiri daripada semua Ketua Unit. 4.1.6
Ketua Subunit Latihan Pembangunan Staf ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan Guru bagi merancang dan melaksanakan aktiviti Latihan Pembangunan Staf (LPS) yang dikenal pasti mengikut keperluan untuk pegawai BPG dan pensyarah institut perguruan serta menyelaras segala aktiviti LPS Unit-Unit di BPG dan menyelaras aktiviti LPS bagi pensyarah IPG.
4.1.7
Ketua Penolong Pengarah ialah Ketua-ketua Unit Bahagian Pendidikan Guru.
4.1.8
Bahagian Pendidikan Guru ialah satu bahagian di Kementerian Pelajaran Malaysia yang bertanggungjawab terhadap latihan perguruan IPG.
4.1.9
Ketua Jabatan
ialah pensyarah kanan/pensyarah yang dilantik oleh
Pengarah Pendidikan Guru untuk mengurus sesebuah Jabatan.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
4/9
BPG-PPK-PUS-03
4.1.10 Kursus Dalaman ialah semua kursus yang dianjurkan oleh BPG / yang dikelolakan oleh sesebuah Jabatan di IPG. 4.1.11 Kursus Luaran ialah semua kursus pendek yang ditawarkan oleh Agensi Luar (Jabatan kerajaan atau institusi swasta atau agensi lain). 4.1.12 Penganjur Kursus ialah Unit di BPG dan Jabatan di IPG yang dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan sesuatu kursus. 4.1.13 Peserta Kursus Luar ialah pegawai BPG, pensyarah atau staf sokongan IPG yang mengikuti kursus anjuran agensi luar. 4.1.14 Unit BPG ialah semua unit di BPG iaitu Unit DPP, Unit KDP, Unit KUR, Unit PEN, Unit HEP, Unit PIPG, Unit PPP, Unit TMK dan Unit R&D. 4.1.15 Jabatan ialah jabatan dan unit di institut perguruan. 4.1.16 Ketua Unit Kokurikulum ialah pensyarah kanan/pensyarah yang dilantik oleh
Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk mengurus gerak kerja
kokurikulum institut.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
5/9
BPG-PPK-PUS-03
4.2 Singkatan TPPG –LDP BPG BPG/IPM KDP KJ KPP KS LPS LPS MPPP PE/ PEK PKD PLP KUK KULDP
Februari 2008
:
: : : : : : : : : : : : :
Timbalan Pengarah Pendidikan Guru Sektor Pengurusan dan Latihan Dalam Perkhidmatan Bahagian Pendidikan Guru Bahagian Pendidikan Guru/ Institut Perguruan Malaysia Kursus Dalam Perkhidmatan Ketua Jabatan Ketua Penolong Pengarah Ketua Sub Unit Latihan Pembangunan Staf Latihan Pembangunan Staf Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran Pegawai Eksekutif/ Pegawai Eksekutif Kanan Penyelaras Kursus Dalaman Pengurusan Latihan Perguruan Ketua Unit Kokurikulum Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
6/9
BPG-PPK-PUS-03
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab
Tindakan MENGENAL PASTI TAHAP KEPAKARAN
TPPG -LDP/ Pengarah Institut
KPP-KDP/ KS LPS / KULDP/PKD
1. Mengarahkan semua KPP, KJ, PEK/PE untuk meminta pegawai/pensyarah/staf bawah pentadbiran mereka supaya melengkapkan Borang Matriks Kompetensi bagi semua staf sebelum tahun berikutnya. (Rujuk LAMPUS03-01A/ LAM-PUS03-01B/ LAM-PUS03-01C). 2. Menerima Borang Matriks Kompetensi daripada semua KPP/KJ/PEK/PE untuk dibuat analisis bagi menentukan jurang tahap kepakaran semua pegawai/pensyarah/staf dan seterusnya membentangkan laporan analisis tersebut semasa mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPG.
TPPG-LDP//Pengarah
3. Mengarahkan semua KPP/KJ/KS LPS/KULDP/PKD/KUG, dan PEK/PE mencadangkan kursus yang sesuai bagi mengurangkan jurang kepakaran pegawai/pensyarah/staf berkenaan.
KPP,KJ,PKD, KUG dan PEK/ PE
4. Menyediakan dan menyerahkan Jadual Cadangan/Perancangan Kursus Tahunan (Rujuk LAMPUS03-02A) dan Format Rangka Kursus LPS BPG/IPG (Rujuk LAM-PUS03-02B) kepada KS LPS/KULDP.
KS LPS/KULDP/PKD
5. Menyediakan satu senarai lengkap kursus yang dicadangkan oleh setiap Unit BPG dan IPG. (LAMPUS03-02A). 6. Mengemukakan Jadual Cadangan/Perancangan Kursus Tahunan BPG/ IPG semasa mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPM untuk dipertimbangkan dan diluluskan pelaksanaannya. (LAM-PUS03-02A) 7. Menyediakan Senarai Perancangan Latihan Pembangunan Staf BPG / IPG (Jadual Cadangan/Perancangan Kursus Tahunan) yang terkini dan mendapatkan tandatangan pengesahan TPPG-LDP/ Pegawai yang diwakilkan / Pengarah. (LAM-PUS03-02A).
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
7/9
BPG-PPK-PUS-03
Tanggungjawab KS LPS/KULDP/PKD
Tindakan 8. Menyediakan dan mengedarkan Senarai Perancangan LPS-BPG / LPS-IPG (Jadual Pelaksanaan Tarikh Kursus LPS) kepada Pengarah, Timbalan Pengarah, KJ, semua penyelaras LPS Unit di BPG, PEK/ PE dan pihak yang memerlukan. 9. Memaklumkan kepada KS LPS/KULDP/PKD jika ada cadangan tambahan kursus.
Penganjur Kursus
PENGENDALIAN KURSUS DALAMAN 10. Mengisi dan mengedar surat perlantikan kepada peserta dan fasilitator jika kursus itu merentasi Unit-BPG /JabatanIPG. (Rujuk LAM-PUS03-03A). 11. Mengedarkan Borang Pencalonan Peserta kepada KPP/Ketua Jabatan /Ketua Unit. (Rujuk LAM-PUS03-03B).
Penganjur Kursus/ KS LPS/KULDP/PKD KPP/KS LPS/KULDP/ PKD
Penganjur Kursus/
12. Menjalankan kursus yang dirancang. Bagi kursus yang melebihi 12 jam perlu melengkapkan LAM-PUS03-04A & LAM-PUS03-04B jika digugurkan. 13. Memaklumkan kepada KS LPS/ KULDP/PKD jika ada kursus yang dipinda tarikh, dibatalkan atau ditukar dengan kursus lain. 14. Menyediakan dan mengedarkan sijil kehadiran peserta bagi kursus yang dikendalikan melebihi enam jam.
KS LPS/KULDP/PKD 15. Menyediakan laporan (LAM-PUS03-06) termasuk analisis penilaian kursus (LAM-PUS03-04) menggunakan teknik statistik (peratusan/kekerapan) mengikut format laporan kursus. 16. Menyerahkan Laporan Kursus (LAM-PUS03-06) kepada KS LPS/KULDP KPP-KDP/KS LPS/
17. Melaporkan pelaksanaan kursus (LAM-PUS03-06) secara keseluruhan semasa Mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPG.
KULDP/PKD PENCALONAN KURSUS LUARAN TPPG -LDP/ Pegawai yang Diwakilkan /Pengarah
Februari 2008
18. Menerima maklumat tentang tawaran seminar/ kursus pendek daripada penganjur Agensi Luar (pelbagai sumber – Jabatan Kerajaan atau Institusi Swasta).
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
8/9
BPG-PPK-PUS-03
Tanggungjawab
Tindakan 19. Memaklumkan dan mengedarkan tawaran kursus kepada KS LPS / KULDP untuk pencalonan berdasarkan analisis Matriks Kompetensi (rujuk LAM-PUS03-01) dan Panduan Kriteria Pemilihan Calon bagi Kursus Anjuran Agensi Luar (LAM-PUS03-08 ). Keputusan muktamad tertakluk kepada keputusan Pengarah.
KS LPS/KULDP/PKD
20. Menerima pencalonan dan mendapatkan kelulusan pencalonan daripada TPPG -LDP/ Pegawai yang diwakilkan / Pengarah institut kecuali bagi Kursus Luar Negara yang pencalonan / dan pemilihan calonnya dibuat oleh Pengarah BPG.
KS LPS/KULDP
21. Menghantar kepada penganjur hanya borang pendaftaran yang telah diisi oleh calon yang terpilih atau calon yang dipersetujui oleh Pengarah BPG. 22. Memfailkan salinan borang permohonan calon. 23. Memaklumkan kepada KPP/Pengarah Institut /KJ/PKD/PEK/PE untuk mengadakan kursus dalaman di peringkat BPG/Institut perguruan seperti yang dicadangkan oleh peserta kursus (rujuk LAM-PUS03-07) jika perlu. MEREKOD DALAM BUKU PERKHIDMATAN ( Bagi Kursus yang Ada Sijil)
Peserta Kursus
24. Memaklumkan kepada Pegawai Eksekutif sijil kursus yang diterima supaya direkodkan dalam buku perkhidmatan.
PEK/ PE PENILAIAN PROGRAM LPS BPG/IPM KSLPS/KULDP/PKD
25. Menerima LAM-PUS03-07* : Borang Penilaian Keberkesanan Kursus yang Telah Diikuti Pegawai/Pensyarah/Staf. LAM-PUS03-07 perlu diterima dalam masa dua (2) bulan sekembali peserta daripada berkursus. * LAM-PUS03-07 ini hendaklah digunakan bagi LPS - yang jangka masa kursus melebihi 12 jam Borang LAM-PUS03-09 tidak digunakan lagi dan.diganti dengan borang LAM-PUS03-07 26. Membentangkan Laporan Penilaian Program LPS BPG/IPG bagi satu-satu tahun dalam mesyuarat MPPP BPG/MPPP IPG akhir tahun sebelum merancang program
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM SOKONGAN LATIHAN PEMBANGUNAN STAF
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
9/9
BPG-PPK-PUS-03
Tanggungjawab
Tindakan LPS tahun yang berikutnya dengan menggunakan borang LAM-PUS03-06. Borang LAM-PUS03-10 tidak digunakan lagi.dan diganti dengan borang LAM-PUS03-06
5.0
REKOD KUALITI
Bil.
1.
Rekod
Keperluan Staf Institut
Lokasi
Tempoh Disimpan
KDP-BPG,
1 tahun
Bilik LDP
Lampiran
LAM-PUS03-01A LAM-PUS03-01B LAM-PUS03-01C
2.
3.
4.
5.
Jadual Cadangan /Perancangan Kursus Tahunan dan Format Rangka Kursus
KDP-BPG,
Surat Pelantikan Peserta/Fasilitator dan Borang Pencalonan Peserta
KPP/KDP-BPG/ Penganjur Kursus/Bilik LDP
Borang Penilaian Kursus dan Laporan Kursus Format laporan kursus LPS BPG/institut
1 tahun
Bilik LDP
LAM-PUS03-02A LAM-PUS03-02B
1 tahun
LAM-PUS03-03B LAM-PUS03-03A
KDP-BPG,
LAM-PUS03-04
Bilik LDP
1 tahun
KDP-BPG,
1 tahun
LAM-PUS03-05
1 tahun
LAM-PUS03-06
1 tahun
LAM-PUS03-07
1 tahun
LAM-PUS03-08
Bilik LDP 6.
7.
Laporan Pegawai/ Kakitangan yang Mengikuti Kursus Luaran
KDP-BPG,
Borang Penilaian Keberkesanan Kursus
KDP-BPG,
Bilik LDP
Bilik LDP 8.
Laporan Penilaian Program LPS
KDP-BPG, Bilik LDP
Februari 2008
