PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 1/12
IPGM-PPK-PT-03
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
Diluluskan oleh:
Disediakan oleh:
………………………….………. Jawatan:
Tarikh:
PENGARAH
……………………………………
Jawatan:
REKTOR
SEKTOR HEP DAN
INSTITUT PENDIDIKAN
HUBUNGAN LUAR
GURU MALAYSIA
15 JUN 2014
Tarikh:
15 JUN 2014
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 2/12
IPGM-PPK-PT-03
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perancangan, pengurusan dan pelaksanaan Hal Ehwal Pelajar latihan keguruan praperkhidmatan dapat dijalankan secara sistematik dan berkesan mengikut keperluan Institut Pendidikan Guru ( IPG ). Prosedur ini merangkumi proses-proses berikut: 1.1. Keberkesanan penilaian pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan di IPG dianalisis dalam tempoh satu bulan selepas pelaksanaan untuk memastikan skor min 4.1 dapat dicapai . 1.2. Keberkesanan pelaksanaan program mentor mentee dianalisis pada setiap hujung semester untuk memastikan skor min 4.1 dapat dicapai. 1.3. 100% kes disiplin bawah akta 174 diurus mengikut prosedur kerja yang ditetapkan dan dianalisis pada setiap hujung semester.
2.0
SKOP Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) dalam mengurus Pendaftaran dan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu, Program Mentor-Mentee serta disiplin bagi pelajar latihan keguruan praperkhidmatan sepenuh masa.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1
Manual Kualiti IPGM-MK-PPK-01
3.2
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar IPGM-PPK-PT-03
3.3
Kit Pendaftaran
3.4
Garis Panduan Pengurusan Pelajar Baharu semasa
3.5
Buku Panduan Program Mentor-Mentee IPGM dan IPG semakan 2011
3.6
Buku Peraturan Pelajar IPG
3.7
Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 3/12
IPGM-PPK-PT-03
3.1.8. Akta Undang-undang Malaysia Akta A1435 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) (Pindaan) 2012 3.1.9. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010: P.U(A)388 3.1.10. Garis Panduan Menentukan Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan 3.1.11. Buku Panduan Tawaran (versi atas talian) /Iklan Tawaran 3.1.12. Contoh Surat Tawaran Institut Pendidikan Guru 3.1.13. Borang Perjanjian Pendidikan Guru
4.0
DEFINISI 4.1
Istilah 4.1.1
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (PHEP) ialah Pengarah IPG yang dilantik oleh Menteri Pendidikan bagi menjalankan prosiding Akta 174.
4.1.2
Pendaftaran Pelajar ialah proses pendaftaran pelajar baharu pra perkhidmatan sepenuh masa yang ditawarkan mengikuti latihan di IPG.
4.1.3
Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah jawatankuasa yang bertanggungjawab bagi mengendalikan dan melaksanakan proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu.
4.1.4
Borang Perjanjian Pendidikan Guru (BPPG) dan Borang Penjamin Dan Saksi (BPDS) ialah borang perjanjian ikatan kontrak antara pelajar dengan Kerajaan Malaysia untuk mengikuti program peringkat diploma dan ijazah pertama yang mesti ditandatangani oleh keduadua pihak dan dua orang penjamin pelajar serta saksi.
4.1.5
Buku Daftar Pelajar ialah buku yang digunakan untuk merekodkan maklumat pelajar.
4.1.6
Minggu Pengurusan Pelajar Baharu ialah satu tempoh yang ditetapkan bagi memberi pendedahan kepada pelajar baharu tentang program yang diikuti dan penyesuaian diri sebagai pelajar di IPG.
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 4/12
IPGM-PPK-PT-03
4.1.7
Jawatankuasa Kerja Unit Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar ialah
jawatankuasa
yang
boleh
dianggotai
oleh
Ketua
Unit
Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar, Penyelaras Program Mentor-Mentee dan beberapa orang wakil mentor di IPG. 4.1.8
Mentor-Mentee adalah program yang dilaksanakan sepanjang tahun secara berjadual untuk pelajar agar mereka dapat berkongsi maklumat, kemahiran dan pengalaman di bawah bimbingan mentor masing-masing.
4.1.9
Kaunselor Pelajar ialah pegawai yang dilantik oleh Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK), KPM ditugaskan untuk memberikan khidmat kaunseling kepada pelajar.
4.1.10 Mentor ialah pensyarah yang dilantik oleh Pengarah IPG yang berperanan sebagai penasihat, pembimbing dan mengendalikan Program Mentor-Mentee. 4.1.11 Mentee ialah pelajar yang berdaftar di IPG. 4.1.12 Kesalahan-kesalahan ialah salah laku tatatertib yang dilakukan oleh pelajar seperti yang terdapat dalam Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011 dan Akta Undang-undang Malaysia Akta A1435 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib)(Pindaan) 2012 dan juga kesalahan-kesalahan tatatertib yang terdapat dalam Buku Peraturan Pelajar IPG, Buku Panduan Dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah, Perjanjian Pendidikan Guru, Surat Tawaran dan lain-lain Pekeliling/Surat Siaran IPGM/KPM yang berkuat kuasa. 4.1.13 Tindakan Pentadbiran ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan pada peringkat IPG terhadap pelajar yang melanggar atau tidak mematuhi peraturan institut. 4.1.14 Tindakan Tatatertib Akta 174 ialah tindakan dan hukuman yang dikenakan mengikut kaedah dalam Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011 Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 5/12
IPGM-PPK-PT-03
4.2
Singkatan WP
:
Wakil Pengurusan (Rektor dan Timbalan Rektor)
TWP
:
Timbalan Wakil Pengurusan ( Pengarah)
BPPG
:
Borang Perjanjian Pendidikan Guru
BPDS
:
Borang Penjamin Dan Saksi
HEP
:
Hal Ehwal Pelajar
IPGM
;
Institut Pendidikan Guru Malaysia
IPG
:
Institut Pendidikan Guru
JHEP
:
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
JPPPB
:
Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu
Julai 2014
KJ
:
Ketua Jabatan
KJ HEP
:
Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar
PPISMP
:
Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan
PISMP
:
Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan
PDPLI
:
Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah
KPM
:
Kementerian Pendidikan Malaysia
KU
:
Ketua Unit
KUK
:
Ketua Unit Kokurikulum
MPPB
:
Minggu Pengurusan Pelajar Baharu
MPPP
:
Majlis Profesional, Pentadbiran dan Pengurusan
PPP
:
Pengambilan dan Penempatan Pelajar
PPHEP
:
Pegawai Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
PHEP
:
Pegawai Hal Ehwal Pelajar
SHEPHL
:
Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 6/12
IPGM-PPK-PT-03
5.0
TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab
Tindakan
WP
1. Mengarahkan SHEPHL mengeluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya. PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU 2. Mengarahkan Pengarah IPG melaksanakan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Panduan Tawaran serta Buku Garis Panduan MPPPB di IPG. PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR 3. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar yang dikenakan hukuman berdasarkan Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011.
Pengarah SHEPHL
PENGURUSAN PELAJAR BAHARU 4. Menguruskan surat tawaran. 5. Menguruskan proses pelaksanaan Minggu Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu berdasarkan Buku Garis Panduan MPPPB di IPG dan Buku Panduan Tawaran. 6. Menyedia dan mengedarkan Perutusan Rektor ke IPG. 7. Melantik pemantau pelaksanaan MPPPB di IPG yang dikenal pasti.
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR 8. Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar.
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 7/12
IPGM-PPK-PT-03
Tanggungjawab
Tindakan 9. Merumuskan analisis data pelajar yang dikenakan tindakan Undang-undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 sebagaimana pada 1 Disember 2011 pada hujung semester untuk tujuan pelaporan MKSP. PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE 10. Mengurus dan melaporkan data keberkesanan Program Mentor-Mentee daripada IPG.
Pengarah IPG
PENGURUSAN PELAJAR BAHARU 11. Mengeluarkan surat panggilan pendaftaran pelajar baharu dengan menggunakan LAM-PT-03-01d. 12. Melantik JPPPB, Mentor, Penceramah/ Fasilitator untuk mengendali dan menguruskan MPPPB dengan menggunakan LAM-PT-03-01a, LAM-PT-03-01b dan LAMPT-03-01c. PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR 13. Menerima pelantikan sebagai PHEP yang diberi kuasa oleh Menteri Pendidikan untuk menjalankan prosiding Akta 174. 14. Menjalankan prosiding dan menjatuhkan hukuman berdasarkan Akta 174. 15. Memanjangkan rayuan pelajar yang dikenakan tindakan Akta 174 kepada Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar di IPGM dalam tempoh 14 hari bekerja. 16. Memaklumkan keputusan rayuan daripada Jawatankuasa Rayuan kepada pelajar.
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 8/12
IPGM-PPK-PT-03
Tanggungjawab
Tindakan PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE 17. Melantik mentor dalam kalangan pensyarah mengikut kumpulan pelajar. 18. Memastikan pelaksanaan Program Mentor-Mentee mematuhi arahan kerja yang disediakan.
Timbalan Pengarah IPG
PENGURUSAN PELAJAR BAHARU 19. Memastikan Minggu Pendaftaran Dan Pengurusan Pelajar Baharu dilaksanakan mengikut Garis Panduan yang ditetapkan. PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR 20. Memastikan pengurusan disiplin dilaksanakan mengikut Peruntukan Akta 174 dan Buku Peraturan Pelajar IPG PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE 21. Memastikan pelaksanaan pengurusan program MentorMentee mematuhi arahan kerja yang ditetapkan.
KJ HEP
PENGURUSAN PELAJAR BAHARU 22. Mengadakan mesyuarat JPPPB untuk membincangkan MPPPB. 23. Membuat persediaan MPPPB seperti buku program, jadual aktiviti, senarai pensyarah tutor, senarai fasilitator/ penceramah serta atur cara majlis pembukaan dan penutupan rasmi. 24. Memberi taklimat berkaitan dengan cara melengkapkan BPPG dan BPS kepada pelajar baharu.
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 9/12
IPGM-PPK-PT-03
Tanggungjawab
Tindakan PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR 25. Memberikan taklimat kepada pelajar baharu tentang Akta 174 dan peraturan IPG yang berkuat kuasa.
26. Mengumpulkan bahan bukti dan menyediakan laporan untuk tindakan tatatertib.
PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE 27. Memberikan taklimat kepada semua mentor untuk mengurus Program Mentor-Mentee. 28. Memastikan keberkesanan pelaksanaan Program MentorMentee.
Pensyarah/ Mentor
PENGURUSAN PELAJAR BAHARU 29. Melaksanakan MPPPB berpandukan Garis Panduan Minggu Pengurusan Pelajar Baharu IPG. 30. Menyemak dan memastikan BPPG dan BPS serta dokumendokumen yang berkaitan diisi dengan betul oleh pelajar. PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR 31. Mengurus rekod kehadiran kuliah bagi kumpulan akademik masing-masing. 32. Mengisi Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan LAM-PT-03-03 dan menyerahkannya kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. 33. Mengisi Bahagian A Borang Maklumat Salah Laku Pelajar LAM-PT 03-04a jika pelajar melakukan kesalahan tatatertib dan pelajar dikehendaki memberikan penjelasan secara
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
NO.KELUARAN
: 09
NO.PINDAAN
: 01
TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
MUKA SURAT
: 10/12
IPGM-PPK-PT-03
Tanggungjawab
Tindakan bertulis kepada pensyarah berkenaan. 34. Mengisi Bahagian B, Borang Maklumat Salah Laku Pelajar jika pelajar perlu dikenakan tindakan tatatertib dan menyerahkan borang tersebut kepada JHEP. PENGURUSAN PROGRAM MENTOR-MENTEE 35. Melaporkan nama pelajar yang perlu diberi khidmat kaunseling. 36. Mengendalikan sesi Mentor-Mentee mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh pihak IPG.
Julai 2014
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
6.0
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
01
TARIKH KUAT KUASA
:
01.07.2014
MUKA SURAT
:
11/12
IPGM-PPK-PT-03
REKOD KUALITI Tempoh
Bil.
Rekod
Lokasi
1,
Surat Pelantikan JPPPB
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01a
2.
Surat Pelantikan Mentor
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01b
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01c
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01d
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01e
Surat Pelantikan Penceramah/
3.
Fasilitator Surat Panggilan Pendaftaran Pelajar
4.
Baharu Surat Undangan Ke Majlis Perasmian
5.
Dan Penutupan MPPPB
Disimpan
Lampiran
6.
Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01f
7.
Kit Pendaftaran
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01g
8.
Laporan MPPPB oleh KJHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01h
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-01i
Penilaian Keberkesanan MPPPB
9.
Daripada Persepsi Pelajar
JHEP/ SHEPHL
10.
Laporan Sesi Mentor-Mentee
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-02a
11.
Borang Rujukan Khidmat Kaunseling
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-02b
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-02c
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-03
JHEP
5 Tahun
LAM-PT-03-04a
5 Tahun
LAM-PT-03-04b
5 Tahun
LAM-PT-03-04c
5 Tahun
LAM-PT-03-04d1
Penilaian Keberkesanan Program 12.
Mentor-Mentee Daripada Persepsi Pelajar
13.
Borang Rumusan Kehadiran Kuliah Bulanan
14.
Borang Maklumat Salah Laku Pelajar
15.
Kes Tindakan Tatatertib (Prima Facie)
16.
Fakta Pertuduhan
17.
Notis Kehadiran Kepada Pelajar Dalam
Julai 2014
JHEP/ SHEPHL JHEP/ SHEPHL JHEP/
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
Bil.
19.
20.
21. 21.
:
09
NO.PINDAAN
:
01
TARIKH KUAT KUASA
:
01.07.2014
MUKA SURAT
:
12/12
IPGM-PPK-PT-03
Rekod
Lokasi
Perbicaraan Tatatertib
SHEPHL
Notis Kehadiran Kepada Ibu/Bapa 18.
NO.KELUARAN
Pelajar Dalam Perbicaraan Tatatertib
JHEP/ SHEPHL
Notis Kehadiran Kepada Saksi Dalam
JHEP/
Perbicaraan Tatatertib
SHEP&HL
Laporan Prosiding Perbicaraan Akta
JHEP/
174
SHEPHL
Hukuman Kesalahan Tatatertib
JHEP/ SHEPHL
Surat Tindakan Tatatertib Terhadap
JHEP/
(Nama Pelajar) Bawah Akta 174
SHEPHL
Tempoh Disimpan
Lampiran
5 Tahun
LAM-PT-03-04d2
5 Tahun
LAM-PT-03-04d3
5 Tahun
LAM-PT-03-04e
5 Tahun
LAM-PT-03-04f
5 Tahun
LAM-PT-03-04g
5 Tahun
LAM-PT-03-04h
Surat Tindakan Tatatertib Terhadap (Nama Pelajar) Bawah Akta 174 kepada 22.
Penjaga/ Penjamin 1/ Penjamin 2/ KUPP/ Mentor/ KUK/Pegawai Kewangan
Julai 2014
JHEP/ SHEPHL
