PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
1/11
BPG-PUP-09
PENGURUSAN ASET DAN STOR
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
………………………………
……………………………
Nama:
RAMLAH BT. MOHAMED
Nama:
Jawatan:
KETUA PENOLONG PENGARAH
Jawatan:
Tarikh:
15 FEBRUARI 2008
Tarikh:
DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU 15 FEBRUARI 2008
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
2/11
BPG-PUP-09
PENGURUSAN ASET DAN STOR 1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan wujudnya pengurusan pangkalan data yang tepat dan kemaskini; pengesanan dan pemantauan; membolehkan keadaan aset diketahui; serta memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
2.0
SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Pendidikan Guru dan institut pendidikan guru bagi mengenal, mengawal, menyimpan, menjaga, menyelenggara, mendapatkan semula dan melupuskan barang mengikut Pekeliling Perbendaharan Bil.5 Tahun 2007
3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 3.2 Tatacara Pengurusan Aset 3.3 Dokumen Rujukan Harta Modal Dan Inventori 3.3.1
Laporan Penerimaan KEW.PA 1
3.3.2
Daftar Harta Modal Bhg. A KEW.PA -2
3.3.3
Daftar Harta Modal Bhg. B KEW. PA-2
3.3.4
Daftar Inventori KEW.PA 3
3.3.5
Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 4
3.3.6
Senarai Daftar Inventori KEW.PA 5
3.3.7
KEW.PA 6
3.3.8
Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 7
3.3.9
KEW.PA8
3.4 Dokumen Pelupusan Aset
Februari 2008
3.4.1
Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15
3.4.2
Perakuan Pelupusan Aset KEW.PA-16
3.4.3
Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA -17
3.4.4
Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA -18
3.4.5
Sijil Pelupusan Aset KEW.PA -19
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
3/11
BPG-PUP-09
3.5 Dokumen Kehilangan Dan Hapus Kira 3.5.1
Laporan Awal Kehilangan Aset KEW.PA -28
3.5.2
Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat KEW.PA -29
3.5.3
Laporan Akhir Kehilangan Aset KEW.PA.30
3.5.4
Sijil Hapus Kira Aset KEW.PA -31
3.6 Dokumen Alat Tulis:
4.0
3.6.1
Kad Kawalan Stok (3) (KEW..300 J3-Pin .1/89)
3.6.2
Kad Petak (Lampiran 92) (KEW.300 -J4
3.6.3
Borang LAM-PUP 06-01
SINGKATAN
4.1 Singkatan
WP TWP KPP PP PA PDJ KPT PK MK PEK/PE PT(S) PAP
Februari 2008
: : : : : : : : : : : :
Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Penolong Pengarah Pegawai Pengawal Pegawai Aset Pegawai Dokumen Jabatan Ketua Pembantu Tadbir Prosedur Kualiti Manual Kualiti Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif Pembantu Tadbir Pembantu Am Pejabat
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
4/11
BPG-PUP-09
5.0
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab
Tindakan
WP/TWP
1.
Bertanggungjawab melantik Pegawai sebagai Pegawai Aset (PA) untuk mengurus dan dikemukakan kepada pegawai pengawal.
PA
2.
Bertanggungjawab mengadakan Kursus dan Pemantauan mengenai Pekeliling Perbendaharan Bil. .5 Tahun 2007 Tatacata Pengurusan Aset kepada Pembantu Tadbir Stor/PE
3.
Penerimaan Aset Alih
PT(S)
3.1. Bertanggungjawab ke atas setiap barang yang diterima dari pembekal menepati spesifikasi yang ditetapkan. 3.2. Memastikan kuantiti barang yang diterima mengikut pesanan 3.3. Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat digunakan. 3.4. Memastikan sekiranya terdapat kerosakan pada aset tersebut perlu disediakan KEW.PA-1
PT(S)
4.
Pendaftaran Aset 4.1. Memastikan setiap barang yang diterima mestilah di daftarkan kad Harta Modal ke KEW.PA-2 dan KEW.PA4 dan 4.2. Daftar Inventori KEW.PA-3 dan KEW.PA-5
PT (S)
Februari 2008
5.
Memastikan butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendak diisi dengan lengkap dan tepat dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Penerima Aset
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
5/11
BPG-PUP-09
Tanggungjawab
Tindakan 6.
PT(S)
Memastikan Semua Barang Didaftarkan Ke Borang Berikut: 6.1. Daftar Harta Modal, a)
KEW.PA-2
b)
KEW.PA-2 (BAHAGIAN B)
c)
KEW.PA-4
d)
KEW.PA-6
e)
KEW.PA-7
6.2. Daftar Inventori,
PT(S)/PAP
7.
a)
KEW.PA-3
b)
KEW.PA-5
c)
KEW.PA-6
d)
KEW.PA-1
Pelabelan Aset:7.1. Memastikan semua aset yang diterima hendaklah di labelkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. 7.2. Memastikan setiap aset hendaklah ditanda nama dengan Nombor Siri Pendaftaran.
8.
Bertanggungjawab kepada setiap pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkodkan pada KEW.PA-6
9.
Memastikan setiap borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras.
PT(S)/PAP
10. Memastikan semua borang-borang berkenaan mestilah disimpan didalam kabinet besi yang berkunci. PT(S)/PAP
Februari 2008
11. Memastikan senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan dan didaftarkan menggunakan KEW.PA-7 satu salinan disimpan di dalam fail manakala satu salinan lagi hendaklah dipamerkan dilokasi berkenaan.
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
6/11
BPG-PUP-09
Tanggungjawab PA/PEK/PE/KPT
Tindakan 12. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori 12.1.
PT(S)
Bertanggungjawab membuat Laporan tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
13. Penggunaan Borang J3 Dan J4 ( Alat Tulis Pejabat) 14. Penerimaan Barang: 14.1.
Bertanggungjawab merekod semua barang yang diterima daripada pembekal ke kad J3
14.2.
Bertanggungjawab merekod semua Pengeluaran barang dari stor ke kad J4
14.3.
Bertanggungjawab memastikan barang-barang yang diterima mestilah disemak kuantiti dan dalam keadaan baik sebelum direkodkan ke kad J3
15. Penyimpanan Barang: 15.1.
Memastikan barang-barang yang diterima dari pembekal disimpan dengan kemas,teratur dan menggunakan ruang yang maksima.
15.2.
Memastikan barang-barang yang menarik dan senang dicuri disimpan di dalam kabinet berkunci
16. Pengeluaran Barang Dari Stor Ke Unit-Unit.
Februari 2008
16.1.
Bertanggungjawab menyediakan borang LAM-PUP06-01 dua (2) salinan satu disimpan dalam fail dan satu(1) lagi disimpan oleh penerima
16.2.
Mendapat tandatangan dari PPG/TPPG/KPP/Pengarah IPG/KUKP/PEK/PE oleh pegawai yang memerlukan barang
16.3.
Memastikan borang permohonan pengeluaran barang diisi oleh pegawai berkenaan dan telah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
16.4.
Memastikan barang-barang yang dipohon telah direkodkanke kad J4
16.5.
Memastikan pengeluaran barang dalam jumlah kuantiti yang munasabah/diminta.
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
7/11
BPG-PUP-09
Tanggungjawab PAP
Tindakan 17. Pengiraan stok 17.1.
TPW/KPP/PA/PEK/PE
PEK/PE/KPT
Februari 2008
Memastikan pengiraan stok dilakukan dari masa kesemasa
18. Verifikasi Stok 18.1.
Bertanggungjawab melantik Lembaga Pemverifikasi Stok terdiri dari dua orang yang bukan bekerja dalam organisasi tersebut.
18.2.
Memastikan verifikasi stok dilaksanakan dalam tempoh yang telah ditetapkan.
18.3.
Bertanggungjawab menyediakan borang laporan Verifikasi Stok (Kew. 300 – S) dalam dua (2) salinan
18.4.
Memastikan perakuan di Kew 300T telah diverifikasi mengikut masa yang telah ditentukan.
18.5.
Memastikan Laporan Kew.300-S dan Kew .300-UI telah dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak lewat dari tarikh bulan berikut.
19. Pelupusan 19.1.
Bertanggungjawab menguruskan perlantikan ahli lembaga pemeriksa mengikut borang KEW. PA 15.
19.2.
Bertanggungjawab mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16
19.3.
Bertanggungjawab mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17
19.4.
Bertanggungjawab menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur
19.5.
Bertanggungjawab mengemukakan permohonan pelupusan kepada urusetia BPG ke Kuasa Melulus:-
19.6.
Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal.
19.7.
Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
8/11
BPG-PUP-09
Tanggungjawab
Tindakan 19.8.
Bertanggungjawab memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan
19.9.
Bertanggungjawab memohon pelanjutan tempoh pelupusan
19.10. Bertanggungjawab memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan 19.11. Bertanggungjawab melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan 19.12. Bertanggungjawab mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18 19.13. Memastikan memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan 19.14. Bertanggungjawab mengemukakan KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus 19.15. Memastikan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 telah di hantar ke Urusetia Aset Alih Kerajaan sebelum 15 Mac tahun berikut. PA
PEK/PE
20. Mengenal pasti aset yang hendak dilupuskan dan menyediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17. 21. Memastikan pelupusan yang telah diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan
PEK/PE/KPT
22. Menyediakan Laporan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan.
PEK/PE/KPT
23. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal bersama salinan laporan
PP
PEK/PE/KPT Februari 2008
24. Melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan mengunakan format KEW.PA-29 untuk dikemukakan kepada pegawai pengawal 25. Menyediakan dan mengemukakan laporan akhir KEW.PA-30
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
9/11
BPG-PUP-09
Tanggungjawab PA/PEK/PE
Februari 2008
Tindakan 26. Kehilangan Dan Hapus Kira 26.1.
Bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan keatas BPG/IPG
26.2.
Bertanggungjawab melaporkan kehilangan aset .
26.3.
Bertanggungjawab menyediakan laporan awal,bagi kes kehilangan.
26.4.
Bertanggungjawab melantik Jawatankuasa Penyiasat secara bertulis dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal.
26.5.
Bertanggungjawab menghantar laporan akhir kehilangan yang dikemukakan oleh Lembaga Penyiasat.
26.6.
Bertanggunjawab mengemukakan dokumen-dokumen ke Urusetia KPM.
26.7.
Bertanggungjawab memaklumkan keputusan yang telah diterima dari urusetia Aset Alih Kerajaan di Bahagian Perolehan KPM
26.8.
Bertanggungjawab mengemukan Sijil Hapus Kira kepada urusetia dan Perbendaharan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan dan memaklumkan kedudukan tindakan jika ada
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
10/11
BPG-PUP-09
6.0
REKOD KUALITI
Bil.
Lokasi
Tempoh Disimpan
Lampiran
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-01
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-02
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-03
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-04
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-05
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-06
Stor BPG/IPG
7 tahun
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-07
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-08
10. Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa KEW.PA-15
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-09
11. Perakuan Pelupusan Aset KEW.PA-16
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-10
12. Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA -17
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-11
13. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -18
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-12
14. Sijil Pelupusan Aset KEW.PA -19
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-13
1.
Rekod Laporan Penerimaan KEW.PA 1
2.
Daftar Harta Modal Bhg. A KEW.PA -2
3.
Daftar Harta Modal Bhg. B KEW. PA-2
4. 5.
Daftar Inventori KEW.PA 3 Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 4
6.
Senarai Daftar Inventori KEW.PA 5
7.
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW.PA 6
8.
Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 7
9.
Laporan Tahunan Harta Modal KEW.PA8
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
11/11
BPG-PUP-09
Bil.
Lokasi
Tempoh Disimpan
Lampiran
15. Laporan Tahunan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -20
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-14
16. Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -28
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-15
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-16
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-17
Stor BPG/IPG
7 tahun
LAM-PUP-09-18
Stor BPG/IPG
7 tahun
-
Stor BPG/IPG
7 tahun
-
Stor BPG/IPG
7 tahun
-
17.
Rekod
Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA -29
18.
Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA.30
19.
Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA -31
20.
Kad Kawalan Stok (3) (KEW.300 J3-Pin .1/89)
21.
Kad Petak (Lampiran 92) (KEW.300 -J4)
22.
Borang LAM-PUP 06-01
Februari 2008
